Loading...
HomeMy WebLinkAboutFiscal Year 2020 Approved Budget, City of Bozeman         FISCAL  YEAR  2020  FOR FISCAL YEAR 2020                  JULY 1, 2019 TO JUNE 30, 2020  CITY OF BOZEMAN, MONTANA            TABLE OF CONTENTS   EXECUTIVE SUMMARY      CITY MANAGER’S BUDGET MESSAGE  1        BUDGET SUMMARY       9  B A C K G R O U N D      1 1     CITY STRUCTURE      12    CORE VALUES        12    CITY VISION AND STARTEGIC GOALS  12    ECONOMIC OUTLOOK      14  BUDGET PROCESS      15    FUNDING STRUCTURE      15    BUDGET POLICIES      17  FINANCIAL AND RESERVE POLICIES  18    AWARDS AND ACCOMPLISHMENTS  19    FY2020 BUDGET SUMMARY    19       FUND SUMMARIES      29  SUMMARY OF ALL FUND        REVENUES BY TYPE      31                     SUMMARY OF ALL FUND   EXPENDITURES BY TYPE   33  GENERAL FUND       35  SPECIAL REVENUE FUNDS    39  DEBT SERVICE FUNDS      54  CONSTRUCTION FUNDS     56  ENTERPRISE FUNDS      57  INTERNAL SERVICE FUNDS    64  PERMENANENT FUNDS     65      ACTIVITY/DEPARTMENT DETAIL  67  GENRAL GOVERNMENT     71  CITY COMMISSION    73  CITY MANAGER     75  CITY CLERK      77    NEIGHBORHOODS    79    CITY ATTORNEY     81  FINANCE      83  FACILITIES MANAGEMENT  85    INFORMATION TECHNOLOGY  87    HUMAN RESOURCES    89    COMMUNITY DEVELOPMENT     91  MUNICIPAL COURT    93  PUBLIC SAFETY        95  P O L I C E      9 7     F I R E           9 9   BUILDING INSPECTION      101  P A R K I N G      1 0 5       P U B L I C   W O R K S       105  PUBLIC WORKS ADMINISTRATION           107   ENGINEERING        109  GIS/ASSET MANAGEMENT    111  SOLID WASTE & RECYCLING                       113  STORMWATER        115  STREETS        117            VEHICLE MAINTENANCE      119  WASTEWATER‐ OPERATION    121                        WASTEWATER‐ RECLAIMATION   123  FACILITY  WATER‐ OPERATIONS      125                        WATER‐ TREATMENT PLANT    127  WATER‐ CONSERVATION    129                                 PUBLIC WELFARE     131  RECREATION                                133  FORESTRY        135  P A R K S       137  CEMETERY        139  LIBRARY                                             141   ECONOMIC DEVELOPMENT                143   SUSTAINABILITY      145  AFFORDABLE HOUSING     147  OTHER  NON‐DEPARTMENTAL                             149              CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY               153  FY 2020‐CAPITAL IMPROVEMENT PLAN BUDGET 155      A P P E N D I C E S       163  STATISTICAL SECTION                     165  FISCAL POLICIES                                              169   LONG RANGE FINANCIAL PLANNING    177  GENERAL FUND MINIMUM FUND BALANCE  185   A N A L Y S I S   GLOSSARY OF KEY TERMS                                         191                   Executive Summary        June 24, 2019  Bozeman City Commission:  We are pleased to present to you the Approved Budget for Fiscal Year 2019‐2020 (FY20). This budget represents  the thoughtful work of dozens of people in developing the spending plan for our organization for the coming fiscal  year.  Bozeman is a vital, growing, and changing city. This year we have focused on equipping the organization to  cope with our community’s continued rapid growth. We have incorporated the City’s Strategic Plan into budget  priorities: Community Outreach, Affordable Housing, Planning & Land Use Initiatives, Annexation Analysis & Study,  and Parks & Trails Maintenance District. The City is going forward with building the Bozeman Public Safety Center  after its passage in FY19.  The City’s total budget this year is estimated to be $204.8 million. This will support 448.93 full‐time equivalent  employees and $73 million in capital spending. The FY20 budget estimates an annual increase in taxes and  assessments for the typical residential property owner of $121.70, or $10.14 per month. This includes a partial  year payment of Bozeman Public Safety Center bonds and other increases based on recent rate studies, growth,  inflation, and Strategic Plan objectives.   Strategic Plan On  April  16,  2018,  the  City  adopted  its  current  Strategic  Plan.  The  FY19  budget  began  the  first  steps  in  accomplishing this plan. The Strategic Plan significantly informs the items approved in the FY20 budget. We have  made substantial changes to this budget document and have details regarding strategic plan efforts by division in  the  Activity  Detail  section  of  this  document.  The  full  plan  can  be  found  at https://www.bozeman.net/city‐ projects/bozeman‐strategic‐plan.      Community Outreach – Many divisions have plans for community outreach and communication,   working towards transparency and access for city residents. We are developing the City’s updated  communication plan. Throughout the organization, communication has become part of work plans  and  budgets.  For  example,  the  Information  Technology  department  is  budgeting  for  a  push  notification platform and many Public Works departments are communicating service levels.              Affordable Housing – The Affordable Housing Action Plan is being funded in FY20 and will be used  to identify performance metrics for affordable housing and possible funding sources. This budget  includes projects that have been brought forward and approved by the Community Affordable  Housing Advisory Board, such as the Tschache Lane project and Timber Ridge Senior Living project.  An additional 2 mills ($219,980) were added to further build the fund balance, brining this year’s  total property tax mills for affordable housing to 5 ($542,125).   1       Planning & Land Use Initiatives‐ The Downtown Plan, the Neighborhood Conservation Overlay  District, and the Community Growth Plan update will promote continued investment in the city’s  inventory of historic structures relative to ongoing infill and redevelopment. Engineering will also  continue its planning and execution efforts for a well‐planned City.     Annexation Analysis & Study – Currently, the staff is working with the Commission to evaluate and  update policies. Based on the revised annexation policies, staff will begin planning possible areas of  annexation and the extension of service plans for areas that are wholly surrounded. This will have a  positive impact on the budget with funding, while adding service area and the number of special  improvement districts for funding the infrastructure to bring City services online.    Parks Maintenance District – The FY20 budget includes education efforts and election costs for a  vote on a Parks and Trails Maintenance District.       Strategic Vision 7‐ We will continue work towards a high performing organization and being a “best  in class” employer. With this budget proposal, we will continue to work towards market rate pay  and invest in training for employees. We are developing and tracking performance measures for  each division, as you will see in the Activity Detail section, of this document. Some measures are  new  and  will  be  tracked  going  forward  while  others  we  have  historical  data  to  show  our  performance.   Continued Growth Our community continues to see growth in all areas. We see strong building permit activity, and increased traffic  counts and congestion on City streets. According to the 2017 Census estimates, the City of Bozeman population  has increased by 25% since the 2010 Census, whereas Gallatin County outside of Bozeman has increased by 18.5%.   The City of Bozeman has enough water and sewer mains to stretch from Bozeman to Denver and has 110 miles of  stormwater mains. The City also has 925 acres of parkland, two swim facilities, and four recreation facilities. Much  of our budget decisions have been made in  response  to  the  prolonged  growth  that  Bozeman continues to experience.   Level of service ‐ There were 266 new single  family homes and 593 multi‐family residential  units built in Bozeman in 2018. In order to  maintain service levels and perform the work  necessary  to  accomplish  our  Strategic  Plan  action items, we must expand our staff in key  areas, such as public safety and public works,  292 285 373 403 266 338 497 356 420 593 0 200 400 600 800 1,000 2014 2015 2016 2017 2018 New Residential Units Single Family Multi‐Family 2     for a total of 15.85 additional full time equivalents (FTE).    Transportation‐  The  City  is  responsible  for  maintaining 215.1 miles of streets, and the street  mileage the City is responsible for maintaining has  increased  by  22%  since  2010.  $18.5  million  is  planned for transportation expenditures, with $9.9  million in capacity expanding projects.   Clean water supply and conservation‐ The City of  Bozeman has 288 miles of water mains under our  roadways. The water distribution system (water  mains) has increased by 22% since 2010. The  average  growth of the number of water accounts  has been 4.1% a year for the last five years. We  expect the trend to continue. With the proposed  tiered rates for water use we should encourage  water conservation along with our expansion  efforts of $6.9 million in operational, and  maintenance efforts of $10.1 million.   Challenges This year it was a very difficult task to balance the needs and desires of the community with the resources that  we have available. The General Fund continues to see demands for funding that are growing faster than our  projected revenues. We simply could not fund all Department and outside requests. We had to make difficult  choices about what to include in the budget and what to trim, delay, or forego in the plan.   The General Fund is used to account for all financial resources of the City that are not required to be segregated  into a separate fund. The General Fund is the most complex fund, it receives the most numerous sources of  revenue and supports the highest number of departments. With the proposed tax increase, overall revenue is  estimated to increase by 3.5%. With less expected carry‐over funding and no large one‐time funding, as we saw  in FY19, expenditures had to be held to a total increase of less than 1% in order to balance the budget and maintain  reserve levels.    We were hopeful that this year’s Legislative Session would give us additional tools and resources for funding,  especially in the General Fund.  However, the session ended without the passage of a local option tax and without  any increases in the inflation‐factor for property taxes (currently set at one‐half of the three‐year average rate of  inflation).  During the last days of the session, Senate Bill 160 passed.  The bill immediately added $105,000 in  Workers Compensation costs for firefighters in the General Fund, without any funding from the State of Montana  or increase in our property tax cap.     170 180 190 200 210 220 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 City Maintained Road Mileage 235 255 275 295 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 Mileage of Water Mains 3     FY20 Approved Budget The City of Bozeman’s Fiscal Year 2020 budget shows large increases in total revenues and expenditures. One  main source of this is the bond issuance and the construction of the Bozeman Public Safety Center. The bond  issuance and other debt financing for large capacity projects has other financing revenue up $73 million and capital  spending up $38.6 million from FY19. Major factors affecting the rest of the revenue sources are the increase in  charges for services, the estimated 4% growth in taxable value, and the additional levy of property tax mills. The  Fiscal Year 2020 budget has over $80.6 million in personnel and operational expenditures, which is a 9% increase  over FY19 ($6.6 million).    Revenues Property Taxes‐ With the growth of the City, expected service levels, and the strategic plan initiatives, it is  necessary to increase the property tax mill levy. This is essential to address the needs of the expanding City  while funding ongoing operations with sustainable revenues. This year, with the expected first partial bond  payment for the Bozeman Public Safety  Center, the levy in total is approved at  209.15  mills  on  all  taxable  property  within city limits. To calculate property  t a x  r e v e n u e s ,  a  4 %  g r o w t h  r a t e  i s   assumed  from  new  construction,  leaving the estimated value of a mill at  $108,490.  This is a re‐appraisal year,  which makes it difficult to estimate the  change in the levy and to estimate the  median  home.  The  total  annual  property tax for  the  median  home is  estimated  to  be  $820.53,  an  $95.87  increase from the prior year.     Special  Assessments‐  City  property  owners  pay  annual  street  maintenance,  arterial street,  and  tree  maintenance assessments based on the square footage of the lot they own. With the growth of the street  network and other rising costs, the Street  Maintenance  FY20  budget  is  larger;  therefore,  8%  is  the  increase  in  the  assessment. With the gas tax funding and  our capital improvement plans there is no  change needed to the Arterial & Collector  fund. For Tree Maintenance we needed an  inflationary increase of 2%.     FY18 Approved  Changes          Streets 17%,      Trees 15%        Arterial Street  63% FY19 Approved  Changes          Streets 5%,        Trees 5%          Arterial Street     (‐28%) FY20  Recommended  Changes         Streets 8%,       Trees 2%         Arterial Street    0% 188.76  210.16  205.30  187.33  191.24  209.15  175.00 180.00 185.00 190.00 195.00 200.00 205.00 210.00 215.00 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 FY20 Tax Levy 4     Utility Rates‐ The City completed a water and sewer system rate study, which adjusted both water and sewer  rates for all user classes based on costs of services.  The study also approved updating  water rates for the residential customer by adjusting the tier structure and adding a  fourth tier. This structure will aid in conservation efforts and help the City with any  future drought. For Stormwater we are recommending a 4% increase in the Stormwater  fees  to  keep  up  with  growth  and  construction  costs.  This  is  the f i r s t  i n c r e a s e  i n   Stormwater fees since 2015.   Expenditures Staffing‐ Budgets for personnel expenditures include both increases in wages and benefit costs and the  addition of some positions to our work teams.  With the highly competitive job market in Bozeman, extremely  low unemployment and surrounding areas, we will need to make pay adjustments that attempt to keep up  with the wage inflation of our competitors.   Three firefighter positions are being added under a multi‐year  contract agreement that provides no wage increase for firefighters this year, but reduces work hours (from  51 hrs./week to 48 hrs./week) for a 3.8% increase in net hourly pay.   This was done in response to a market‐ based compensation analysis.  In order to take a strategic approach to staffing, we are developing a three‐ year plan to address staffing levels across all departments in the organization. This year, we have focused on  public safety and maintaining levels of service to our citizens.  We are recommending the addition of 15.85  FTE.        Operating‐ Many factors have caused changes in operational budgets, which vary by fund. Growth, inflation,  capital  projects,  and  Strategic  Plan  priorities  have  influenced  increases  in  operating  costs.  For  FY20,  operational costs total $42.5 million, which is a 10% increase from FY19. This increase is in many areas and  throughout most departments. There are contracted services for studies relating to the strategic plan and  increases in contract renewals with vendors.  Capital‐ FY20 has over $73 million in capital expenditures, which is a 112% increase over FY19. A large portion  of this is the Bozeman Public Safety Center’s $40 million construction. The outlook for FY20 includes another  sewer capacity‐expanding project. The Norton East Ranch Outfall Diversion (WWIF38) is $5,200,000 and will  need financing at this point in the plan. There are major roads funded through the Street Impact Fee Fund and  Arterial Collector District, and a good portion is for building the roads surrounding the new high school. Road  maintenance, vehicle replacements, and building improvements are in the plan as well.   FY19 Proposed  Changes  FY20 FY20  Proposed General  Government 76.05              2.10              78.15               Public Safety 147.30            4.00              151.30             Public Services 124.75            8.75              133.50             Public Welfare 84.98              1.00              85.98               Total 433.08 15.85 448.93 Net FTE % Increase From Pervious Year 3.66% 5     Reserves The FY20 budget has a reduction in total fund balances mainly due to planned infrastructure spending. The  General Fund reserve will maintain its required minimum of 16.67% of annual revenues. We are recommending  that the Commission move towards the Government Finance Officer Association’s updated best practice with a  risk‐based approach to funding beyond the 16.67% of revenues method. We have performed an initial analysis  based on the updated best practice (Appendix D) and recommend the City work towards a reserve 17% of  expenditures.  We suggest that we accomplish this increase in reserves over the next year or two by: (1) not  spending down additional cash carry‐over in the General Fund, and (2) not allocating property tax dollars that  exceed our estimates.  In Special Revenue and Enterprise funds, efforts have been made to maintain a reasonable  fund balance based on the operating conditions and circumstances of the fund.   Recent water and wastewater  rate studies have outlined needed reserves, which included establishing a drought reserve for the water fund.     FY20 Citizen Impact A typical residential property owner will see taxes and assessment increases of $121.70 for the year, or $10.14  per month.  The estimated cost per mill is $3.92. The typical r esident is calculated using an average sized lot (7,500s  qft), median home of $292,000 (this was the median home taxable value at last appraisal cycle and could change)  and water use of 10‐HCF (would be charged tier 2 rate per recent rate study):    Looking Forward In developing this year’s spending plan, we realize that there are a number of projects on the near horizon that  will impact our budget in the coming years.  We have been doing the work to plan for them at the financial and  operational level, and they represent exciting opportunities and significant challenges for our community and  organization.    Parks and Trails District‐ The creation of a Parks and Trails Maintenance District allows us to use an assessment  for funding of Parks operations and maintenance. This tool would free up the portion of the General Fund currently  used for Parks, personnel, operation, and capital. When voters pass the Parks and Trails Maintenance District in  2020, the funding would begin in next year’s budget (FY21).  The Commission will need to examine this and its  current capital plan when deciding the FY21 budget impacts.  Levy/Assessment FY19 Approved FY20   Recommended Recommended  increase % Change Street Assessment 207.92 224.55 16.63                  8% Arterial Street Assessment 51.78 51.78 ‐                       0% Tree (Forestry ) Assessment 23.61 24.05 0.44                     2% Property Taxes  724.66 820.53 95.87                  13% Storm Water Services 70.92 73.76 2.84                     4% Water Service  542.05 555.81 13.76                  3% Sewer Services 630.99 630.99 0.00                     0% 129.54                10.79                  Total Annual Estimated Increase  Monthly Increase Average Citizen ‐ 7,500 Sqft lot, TV $292,000, 10‐HCF water use  6      Bozeman Public Safety Center full bond payments levy and operational mills – Fiscal Year 2021 will see a full  bond payment on the property tax rolls, which will increase the mill levy for property owners.  In addition, in FY22  the City will begin funding operational costs for the building, including added staff.  Added costs are expected to  be approximately $523,000.  A small portion of this amount that supports records staff could be generated  through a reduction of the 9 mills held back for funding 911 and Records Services (Resolution No. 3954.)  The rest  of the funding would come from a General Fund mill levy increase, bringing us very close to our mill levy cap.   Staffing plan‐ We have been working on a city‐wide multi‐year staffing plan that projects staffing levels for all of  our departments.  Through this process, we have identified many positions needed (especially in the General  Fund) if we intend to maintain and improve our services in this growing community.  A number of those positions  have been included in this proposed budget.   However, the majority of requested positions could not be funded  with our existing resources (33 requested in FY20, 15.85 included in FY20 budget.)  Going forward, we will need  to discuss broader strategies to add staffing to the organization.    Conclusion In closing, we are thankful to the Commission, community members, and staff who participated in the many  processes that resulted in this budget.  Staff spent many hours discussing the Strategic Plan, which helped guide  our priorities for FY20, working together, we have consistently  found innovative ways to deliver services and invest  in our community in fiscally responsible ways. We believe that the FY20 Approved Budget will allow us to continue  to operate and advance the City of Bozeman.   We are a resilient, enterprising, and creative community.  The FY20 Approved Budget is an achievable plan to  provide efficient and effective services, and to achieve the Commission’s vision and priorities set out in the  Strategic Plan for the City of Bozeman.    Respectfully,  Andrea Surratt, City Manager     Anna Rosenberry, Assistant City Manager     Kristin Donald, Finance Director    7 8         Budget Summary   9 10     Budget Summary Municipal budgets serve a number of important functions. In addition to laying out a spending plan for the city,  and allocating resources to meet the diverse needs of the community, Bozeman’s budget:   Is a principal policy and management tool for the city’s administration, reflecting and defining the annual  work program;   Provides a framework for the city to accomplish its vision and strategic plan; and   Reflects core city values of integrity, leadership, service, and teamwork.  This Budget Summary provides information about the city, along with information about the budget process,  revenues, expenditures, and city programs and services. It is intended to provide an accessible, transparent way  of learning about the city budget, while accurately showing how the city invests its resources.    Background The City of Bozeman is located on the eastern slope of the Rocky Mountains and is the county seat of Gallatin  County, Montana.  Gallatin County encompasses over 2,500 square miles, bordering Yellowstone National Park to  its south.  The City encompasses an area over 18 square miles with its next‐closest municipality being the City of  Belgrade, approximately 7 miles from our outermost boundary.  Bozeman is located 143 miles west of Billings and  200 miles east of Missoula. Named after one of its early settlers, John Bozeman, the town was incorporated in  1874 and declared a city in 1883 before Montana was admitted into the United State in 1889. Bozeman is home  to Montana State University – Bozeman and the Fighting Bobcats. The local newspaper is the Bozeman Daily  Chronicle, and the City is served by Bozeman Yellowstone International Airport at Gallatin Field.  T o d a y ,  B o z e m a n  i s  t h e  f o u r t h   largest city in the state and is the  principal  city  of  the  Bozeman  micropolitan  area,  which  consists of all of Gallatin County.   The City is named after John M.  Bozeman,  founder  of  the  Bozeman  Trail.  Located  in  the  fastest‐growing  county  in  the  st at e , Boz e man  was e l ec te d  an  All‐American City in 2001 by the  National Civic League.  Bozeman  residents  are  known  as  Bozeman‐ites.   The City has seen large amounts of growth in the last five years going from a population of under 40,000 to over  46,000. The population is expected to reach 50,000 in 2019. The average age is 27.9 and 55.6% of the population  has Bachelor’s Degree or higher.   35 , 9 4 4   36 , 9 3 3   37 , 2 8 0   37 , 3 1 4   38 , 1 1 6   38 , 7 5 3   38 , 8 6 0   41 , 6 6 0   43 , 4 0 5   45 , 2 5 0   46 , 5 9 6    ‐  5,000  10,000  15,000  20,000  25,000  30,000  35,000  40,000  45,000  50,000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Estimated Population 11     City Structure The Bozeman City Commission  is  composed  of  four  members  and a Mayor that are elected by  the voters of the city at large in  accordance  with  the  City  Charter.  At  every  regular  city  election, the voters of the City  shall elect a mayor at large for a  term of four years. The person  so elected shall serve as Deputy  Mayor and a Commissioner for  the first two years of their term,  and  mayor  for  the  balance  of  their  term  of  office.  The  City  Manager  is  selected  by,  and  reports  to  the  City  Commission.  The City Manager's office is responsible  for  over‐seeing  City  staff  and  completing  tasks  as  directed by the City Commission.  Core Values City Commission Resolution No. 3832 adopted the  City’s  core  values  in  2005.    They  were  developed  through extensive discussions the City Manager had  with  staff  groups  from  all  departments  including  department directors.  These core values are what  create the culture of our organization.  City Vision and Strategic Goals The plan was adopted in spring 2018. Below are the vision and vision statements adopted by the Commission as  part of the Strategic Plan:  Vision Bozeman  remains  a  safe,  inclusive  community,  fostering  civic  engagement  and  creativity,  with  a  thriving  diversified economy, a strong environmental ethic, and a high quality of life as our community grows and changes.  Strategic Vision Statements: 1) An Engaged Community. We foster a culture of engagement and civic leadership based on innovation and best  practices involving community members of all backgrounds and perspectives.  2) An Innovative Economy. We grow a diversified and innovative economy leveraging our natural amenities,  skilled and creative people, and educational resources to generate economic opportunities.  3) A Safe, Welcoming Community. We embrace a safe, healthy, welcoming and inclusive community.  Integrity •Be honest, hardworking,  reliable and accountable to  the public. Leadership •Take initiative, lead by  example, and be open to  innovative ideas. Service •Work unselfishly for our  community and its citizens. Teamwork •Respect others, welcome  citizen involvement, and  work together to achieve  the best result. City of Bozeman Citizens Mayor ‐ Cyndy  Andrus Deputy  Mayor‐ Chris Mehl Commissio ner‐ Terry  Cunningha m Commissio ner‐ I‐Ho  Pomeroy Commissio ner‐ Jeff  Krauss Municipal  Judge City Manager‐ Andrea Surratt City  Departments 12     4) A Well‐Planned City. We maintain our community's quality of life as it grows and changes, honoring our sense  of place and the 'Bozeman feel' as we plan for a livable, affordable, more connected city.  5) A Creative, Learning Culture. We expand learning, education, arts, expression and creativity for all ages.  6) A Sustainable Environment. We cultivate a strong environmental ethic, protecting our clean air, water, open  spaces and climate, and promote environmentally sustainable businesses and lifestyles.  7) A High Performance Organization. We operate as an ethical, high performance organization anticipating future  needs, utilizing best practices, and striving for continuous improvement.  FY2020 Goals The Commission  reviewed the seven priorities from FY19 and removed the Bozeman Public Safety Center, which  was supported by City voters. The debt  issuance  and  construction  costs  for  the  center are included in FY20 budget. They  also removed Partnerships for Education  and  Learning  because  in  FY19  great  strides  were  made  with  Montana  State  University  and  the  Bozeman  School  District that are continuing in FY20. The  remaining  five,  became  the  priories  for  FY20 and the budget.  In addition to these  top five priorities, five new projects are  included in FY20 efforts:    1% for Art Program Establishment   Intersection  Level  of  Service  Communication   Sewer Capacity Communication   Street Light Study   Vendor Gender Pay project  FY2020 Economic Outlook The population of the City has been growing over the last ten years. There were 1,282 residential building  permits in 2018 and 52 new commercial building permits. This growth has increased the need for City services  and infrastructure.  Montana State University has seen a steady growth of enrollment over the last three years  as well. Tourism is growing with the Bozeman Yellowstone Airport seeing an increase in passengers of 11.8% in  2018 and expecting the same growth for 2019.     13     The Consumer Price Index has grown over the last 10 years for the united State and particularly for the Western  States. For FY18 the three year average change was 2.03% while the Western State CPI‐U is showing 2.95% three  year average change.     Currently, the unemployment rate is 2.6% and per capita income is $28,784.  The median home price for 2018  was $374,750. The top three major employers are Bozeman Deaconess Hospital, Oracle America and Bozeman  School District #7. Recent job growth is at 4.6% and the Bozeman area has the strongest economy for a city with  fewer than 50,000 people in the U.S., according to POLICOM’s recent report.   See Appendix A for more statistical details about the City’s demographics and tax base.  0.0% 1.0% 2.0% 3.0% 4.0% 5.0% 6.0% 7.0% 8.0%  $22,000  $23,000  $24,000  $25,000  $26,000  $27,000  $28,000  $29,000  $30,000 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Income Per Capita and Poplation Percent Change Per capita Income % Change in Population 210.2 216 219.2 225.7 229.6 233.0 234.8 236.5 241.4 246.5 251.1 219.6 218.8 221.2 227.5 232.4 236.1 239.1 243.0 247.7 257.3 265.2 200 210 220 230 240 250 260 270 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 CPI‐U United States CPI Western States CPI 14     Budget Process The City plans for the long‐term needs of our community through a number of efforts and studies.  Consultants  and staff, with numerous public hearings and advisory board meetings prior to their formal adoption by the  Commission,  usually  develop  these  documents.    Once  adopted,  we w o r k  d i l i g e n t l y  t o  i m p l e m e n t  t h e   recommendations and changes outlined in the plans.  The starting point is the Strategic Plan and then the other  master plans that have been developed for each area of concern or study. Along with these documents, the capital  improvement plan is used to budget for capital projects. The following chart outlines our process and timing for  the budget:  Funding Structure To better understand this budget document a basic understanding of the structure, often‐used terms, and fund  types  is  helpful.  The  City’s  operating  expenditures  are  organized  into  the  following  hierarchical  categories:   Activities, Departments, Divisions, and Budget Units.    Activity:   Activity represents the highest level of summarization used in the City’s financial structure.    This level is primarily used for entity‐wide financial reporting and for summarization in this budget  document.  Department:  Department is the second level of summarization used in the City’s financial structure.  This  function classification represents a grouping of related operations and programs aimed at accomplishing  a broad goal or providing a major service.    Division:  Department can be further split into divisions, which are usually associated with functioning  work groups that have more limited sets of work responsibilities.  Their primary purpose is organizational  December Capital Improvement  Plan is adopted and  is based on  department master  plans, citizen  engagement,  advisory boards and  the strategic plan. January ‐ February Commission  evaluates the  strategic plan and  goals for the up‐ coming years. February ‐ April  Staff develop  budgets and revenue  projections. The City  Manager reviews and  prepares proposed  budget. May‐June  The City Manager  provides to the  Commission the  proposed budget for  adoption.  The  Commission adopts  final budget. Agust ‐ September Commission adopts  Mill Levy based on  certified values and  set assessments  based on the budget 15     and budgetary accountability.    Budget Unit: Divisions may be further subdivided into budget units.  A budget unit is used to account  for a specific service performed within a division in the pursuit of individual goals and objectives.  A  budget unit is aimed at accomplishing a specific service or regulatory program for which a government is  responsible.    Funds: The activities are funded through various means that are accounted for within specific funds. The City has a  comprehensive fund plan for financial accounting in accordance with the provisions of the recommendations of  the National Council on Governmental Accounting as outlined in their publication Governmental Accounting,  Auditing, and Financial Reporting (GAAFR), which is the standard accounting guide for local governments.    Governmental funds are a group of funds that account for activities associated with the City's basic operations.  This  group  of  funds  uses  a  modified  accrual  basis  of  accounting  and  focuses  on  operating  revenues  and  expenditures.  General Fund:  The General Fund is used to  account  for  all  financial  resources  of  the  City,  except  for  those  required  to  be  accounted for in another fund.  The General  Fund  supports  such  basic  services  as  the  Legislative Branch, Judicial Branch, General  Administration,  Police,  Fire,  Finance,  Engineering,  Recreation,  and  Library  services. The City's General Fund is financed  heavily  by  property  taxes,  which  provide  nearly half of the General Fund revenue.    Special  Revenue  Funds:   Special  Revenue  Funds are used to account for the proceeds  of  specific  revenue  sources  (other  than  expendable  trusts,  or  for  major  capital  projects)  that  are  legally  restricted  to  expenditure for specific purposes.    Debt Service Funds:  Debt Service Funds are  used  to  account  for  the  accumulation  of  resources for, and the payment of, general  long‐term debt principal and interest.    Capital Project Funds:  Capital Project Funds are used to account for financial resou rces to be used for the  acquisition or construction of major capital facilities (other than those financed by proprietary funds).    Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special Revenue  Funds Debt Service Capital Project Proprietary  Funds Enterprise Funds Fiduciary Funds 16     Proprietary Fund Types Proprietary funds are a group of funds that account for activities that are often seen in the private sector and are  operated in a similar manner as in the private sector. This group of funds uses a full accrual basis of accounting  and focuses on net income and capital maintenance.  Internal Service Funds:  Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services  provided by one department to other departments on a cost‐reimbursement basis.    Enterprise Funds:  Enterprise Funds are used to account for operations that are financed and operated in  a manner similar to private business enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs  (expenses, including depreciation) of providing goods or services to the general public on a continuing  basis be financed or recovered primarily through user charges.    Fiduciary Fund Types Fiduciary funds are trust and agency funds that account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity  or as an agent for individuals, private organizations, other governmental units, or other funds. These include  expendable trust funds, non‐ expendable trust funds, pension trust funds, and agency funds.   Trust Funds:  Trust Funds are used to account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity.   These include (a) expendable trust funds, (b) permanent trust funds, and (c) pension trust funds. Trust  Funds are supported by donations and interest income.  Budget Policies State statute provides the “Local Government Budget Act” in MCA 7‐6‐4001.   This section of the law was adopted  by the 2001 Legislature to replace the “Municipal Budget Law” and other various sections of code that related to  city finances.   See detailed Budget and Fiscal Policies in Appendix B. The law limits the amount of expenditures to  approved appropriations, requires reporting to the State after final budgets and tax levies are adopted, and  provides for a detailed preliminary and final budget adoption within the confines of the State determined property  tax assessment time‐table. The Budget must be “balanced,” and the City can use fund balance as a resource to  balance the budget.  Fund balance should not be used as a long‐term approach to balancing the budget. Planned  uses of fund balances should be limited.   It is also appropriate to use fund balance when fund balances have increased beyond the reserve requirements  due to higher than anticipated revenues. In this circumstance, the use of fund balances will be used for one‐time  expenditures, not ongoing operating costs. In all circumstances, it is important to retain sufficient undesignated  fund balance for unforeseen circumstances. The City's budget encompasses both the operating budget and the  capital improvement budget.  Each budget unit includes amounts appropriated for both operating expenses and  capital items   Basis of Budgeting The basis of budgeting and accounting refers to when a transaction or related event is recognized in an agency’s  budget, or in the operating statement, both of which follow GAAP principles. All governmental funds (including  the general, special revenue, debt service and capital projects funds) use modified accrual as both the basis of  17     budgeting and for accounting/financial reporting. Under the modified accrual system, revenues are recognized in  the accounting period in which they become “measurable and available.” “Measurable” means the amount of the  transaction can be determined and “available” means collectible within the current period or soon enough  thereafter to pay liabilities of the current period. Property tax is reported as a receivable and deferred revenue  when the levy is certified and as a revenue when due for collection in the subsequent year. An allowance for  estimated uncollectible taxes is included in the estimated tax needed to balance the budget.  The basis of accounting for proprietary funds is full accrual, where revenues are recognized when earned and  expenditures  when  they  are  incurred.  The  basis  of  budgeting  for  proprietary  funds  is  full  accrual  with  the  exceptions of depreciation and amortization. For capital assets and capital purchases, funds are budgeted from a  perspective of the actual cash outlay required (cash basis).   Financial and Reserve Polices The following financial policies are established to provide direction in the fulfilling of duties and responsibilities  for the City of Bozeman. The following is a summary of the policies that have a direct impact on the budget  process; a complete listing of Fiscal Policies to be adopted with the budget are in Appendix B.  Long‐range Planning The City needs to have the ability to anticipate future challenges in revenue and expense imbalances so that  corrective action can be taken before a crisis develops. To provide city officials with pertinent data to make  decisions for multi‐year policy direction, the Finance Director prepares revenue and expenditure forecasts. These  forecasts will identify changes in revenue and expenditures due to projected new development in the City,  program changes, collective bargaining agreements, asset replacement schedules and capital projects coming  online.  Capital Planning, and Asset Inventory and Condition Assessment The City annually prepares its Capital Improvement Program to plan capital projects and equipment needs for a  five‐year period. The plan is created on the fund basis and reviews all capital needs greater than $10,000. The plan  can be found on the city website.  Revenue Policies The City values a diversified mix of revenue sources to mitigate the risk of volatility. The major source of revenue  for the General Fund is property tax, which comprises 56% percent of total General Fund revenue in 2019. Since  property values are impacted by the economy and housing market, it is important to make every effort to improve  the diversity of the City’s revenue sources. Tax dollars should support essential city services that benefit and are  available to everyone in the community (such as parks, police and fire protection). For services that largely or  solely benefit individuals, the City should recover full or partial costs of service delivery through user fees.  Use  of  One‐time  and  Unpredictable  Revenues  ‐ One‐time  revenues  should  be  used  only  for  one‐time  expenditures and not for ongoing expenditures. By definition, one‐time revenues cannot be relied on in future  budget years. Appropriate uses of one‐time revenues include early debt retirement, capital expenditures that  will reduce operating costs or address deferred capital needs, and special projects that will not incur ongoing  operating costs.   18     Expenditure Policies Expenses should always be for City operations and strategic goals. Department heads and the Finance Department  monitor expenditures. All expenditures must comply with City laws, rules and regulations and have proper support  and authorization.   Debt Capacity, Issuance and Management The City shall evaluate and consider the following factors in analyzing, reviewing and recommending the issuance  of obligations before presenting a proposal to the Commission and voters as needed:  1. Purpose, feasibility and public benefit of the project  2. Impact on debt ratios generally applied by rating agencies  3. Availability of appropriate revenue stream(s)  4. Aggregate debt burden upon the City's tax base, including other entities' tax supported debt  5. Analysis of financing and funding alternatives, including available reserves from other City funds   Awards and Accomplishments The Government Finance Officers Association of the  United States and Canada (GFOA) presented an award  of Distinguished Budget Presentation to the City of  Bozeman  for  its  annual  budget  for  the  fiscal  year  beginning July 1, 2018.  The City has received this  award for each budget it has prepared in the past 27  years.   In order to receive this award, a governmental unit  must publish a budget document that meets program  criteria as a policy document, as an operations guide,  as a financial plan and as a communications device.  This award is valid for a period of one year only.  We  believe our current budget continues to conform to  program requirements, and we are submitting it to  GFOA to determine its eligibility for another award.   FY 2020 Budget Summary The City of Bozeman’s Fiscal year 2020 budget shows a large increase in revenues and expenditures and one main  source of this is the bond issuance and the construction of the Bozeman Public Safety Center. The bond issuance  and other debt financing for large capacity projects has other financing revenue up $81 million and capital  spending up $38.6 million from FY19. The major factors affecting the rest of the revenue sources are the increase  in charges for services, the estimated 4% growth in taxable value, and the additional levy of property tax mills.  Fiscal Year 20 budget has over $80.6 million in personnel and operation expenditures, which is a 9% increase over  FY19 ($6.6 million).    19   FY 2 0 2 0 Fi n a n c i a l Su m m a r y  G e n e r a l   Fu n d    S p e c i a l   Re v e n u e    D e b t   S e r v i c e    C o n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s     E n t e r p r i s e    I n t e r n a l   Se r v i c e    Permanent   All Funds  Pr o j e c t e d   B e g i n n i n g    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 7, 0 7 6 , 6 0 6 $        2 0 , 3 5 8 , 1 8 0 $    4 , 9 2 3 , 4 7 7 $        5 , 1 2 8 , 1 0 9 $        2 8 , 6 4 3 , 6 3 0 $    4 1 1 , 4 5 4 $              1 , 3 9 9 , 9 4 1 $     67,941,397 $  Es t i m a t e d   R e v e n u e s 32 , 6 8 7 , 6 9 8        2 6 , 03 3 , 4 2 2        4 0 , 75 1 , 6 0 3        ‐                                 3 6 , 4 8 8 , 9 0 3         9, 3 8 0 , 0 6 6            90,000            145,431,692   Tr a n s f e r s   I n 36 9 , 4 8 3                  4, 26 5 , 8 7 7            ‐                                 3 8 , 0 4 4 , 7 3 3        95 5 , 0 0 0                  10 5 , 4 5 8                  ‐                  43,740,551     To t a l   E s t i m a t e d   R e v e n u e s 33 , 0 5 7 , 1 8 1        30 , 29 9 , 2 9 9        40 , 75 1 , 6 0 3        38 , 0 4 4 , 7 3 3         37 , 4 4 3 , 9 0 3         9, 4 8 5 , 5 2 4            90,000            189,172,243   Bu d g t e d   E x p e n d i t u r e s 34 , 2 1 1 , 8 7 7        31 , 51 0 , 6 3 5        3, 44 3 , 7 0 2            41 , 4 6 7 , 3 6 2         41 , 0 8 1 , 4 7 1         9, 3 7 7 , 6 5 4            ‐                 161,092,701   Tr a n s f e r s   o u t 35 5 , 0 0 0                  5, 07 6 , 7 5 3            37 , 60 2 , 0 7 0        ‐                                 7 0 6 , 7 2 8                  ‐                                 ‐                  43,740,551     To t a l   A p p r o p r a t i o n s 34 , 5 6 6 , 8 7 7        36 , 58 7 , 3 8 8        41 , 04 5 , 7 7 2        41 , 4 6 7 , 3 6 2         41 , 7 8 8 , 1 9 9        9, 3 7 7 , 6 5 4            ‐                 204,833,252   In c r e a s e / ( D e c r e a s e )   i n    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l (1 , 5 0 9 , 6 9 6 )        (6 , 28 8 , 0 8 9 )        (29 4 , 1 6 9 )              (3 , 4 2 2 , 62 9 )        (4 , 3 4 4 , 2 9 6 )         10 7 , 8 7 0                  90,000             (15,661,009)   Pr o j e c t e d   E n d i n g    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 5, 5 6 6 , 9 1 0 $        14 , 0 7 0 , 0 9 1 $    4, 6 2 9 , 3 0 8 $        1, 7 0 5 , 4 8 0 $        24 , 2 9 9 , 3 3 4 $    51 9 , 3 2 4 $              1,489,941 $    52,280,388 $  Fi n a n c i a l   S u m m a r y ‐   A p p r o v e d   B u d g e t   F i s c a l   Y e a r   2 0 1 9 ‐ 2 0 2 0 Ge n e r a l   F u n d 18 % Sp e c i a l   Re v e n u e 15 % De b t   S e r v i c e 22 % Co n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s 20 % En t e r p r i s e 20 % In t e r n a l   Se r v i c e 5% Pe r m a n e n t 0% Re v e n u e   b y   F u n d   T y p e General Fund 17%Special Revenue 17% De b t   S e r v i c e 20% Co n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s 21 % En t e r p r i s e 20 % In t e r n a l   Se r v i c e 5% Pe r m a n e n t 0% Ex p e n d i t u r e s   b y   F u n d   T y p e 20     FY2020 Estimated Mill Levies and Values   FISCAL YEAR FY15 FY16 FY17 FY18 FY19  FY20 MILL VALUE (net of TIFD's)87,894$          86,564$          89,325$          101,195$        104,321$        108,490$         PERCENTAGE CHANGE 2.6% ‐1.5% 3.2% 13.3% 3.1% 4.0% GENERAL FUND: All‐Purpose 144.77 155.78 148.21 134.39 139.69 142.19 SPECIAL REVENUE: City Planning 2.00 2.00 2.00 2.00 2.00                 2.00                  Health/Med Insurance 23.18 27.11 26.40 24.48 25.44               25.95                Fire Capital & Equipment 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00                 4.00                  Transfer to Stormwater ‐ Landfill Project 1.57 1.62 1.56 1.38 0.71                 0.69                  Transfer to Landfill Closure ‐ Monitring ‐                   ‐                    4.00 3.67 2.38                 2.58                  Senior Transportation 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00                 1.00                  Workforce Housing 1.00 3.00 3.00 3.00 3.00                 5.00                  TOTAL SPECIAL REVENUE 32.75 38.72 41.96 39.53 38.53               41.22                DEBT SERVICE:     BPSC GO Bonds ‐                   ‐                    ‐                    ‐                    ‐                    13.29                Park & Trail G.O.Bonds 8.13 12.49 12.06 10.68 10.38               9.93                  Library G.O. Bonds 3.11                 3.16                 3.07                 2.73 2.64                 2.52                  TOTAL DEBT SERVICE 11.24 15.65 15.13 13.41 13.02 25.73 Total Levied 188.76 210.16 205.30 187.33 191.24            209.15             Percentage Change in Mills 9.4% 12.4% ‐2.6% ‐8.6% 1.9% 9.6% Property Taxes Levied 16,590,871$  18,191,892$  18,338,501$  18,956,859$  19,950,675$  22,690,261$   Percentage Change in Dollars 11.9% 9.7% 0.8% 3.4% 5.2% 13.7% * These funds are being combined into the All Purpose Levy.  They are all subject to MCA 15‐10‐420. General Fund Reduction 1,271,667$     363,096$        703,800$        907,719$        718,772$        81,130$           911 Mills (Resolution No. 3954)770,733$        779,076$        803,925$        910,755$        938,889$        976,410$         Total Authorized But Not Levied 2,042,400$     1,142,172$     1,507,725$     1,818,474$     1,657,661$     1,057,540$       Number of Mills Not Levied 23.85              13.19              16.88              17.97              15.89              9.75                  Maximum Levy Allowed 212.61            223.35            222.18            205.30            207.13            218.90             MILL LEVIES & MILL VALUES Tax Authority Authorized but Not Levied 188.76  210.16 205.30  187.33 191.24  209.15  23.85  13.19 16.88  17.97 15.89  9.75  FY15 FY16 FY17 FY18 FY19  FY20 Total Levied  Number of Mills Not Levied 21     FY2020 Revenues Overall, revenues are estimated at $186 million, a $78 million increase in revenue or 73%, over the prior year. The  large difference is mainly due to the bond issuance for the Bozeman Public Safety Center, along with water and  sewer capacity projects being funded through financing as well; therefore, 46% of revenues is other financing  sources. Charges for services make up 29% of revenues, followed by taxes at 15%.     For the General Fund, taxes make up 49% of the revenue sources followed by intergovernmental revenue.    Property Taxes 15% Special  Assessments 1% Licenses &  Permits 2% Inter‐ governmental 5% Charges for  Services 29% Fines and  Forfeitures 1% Interest  Income 0% Other Revenues 1% Other Financing  Sources 46% All Funds Revenue by Type Property Taxes 49% Gallatin  County  Option 5% Grants 0% County  Shared ‐ Library 2% State Shared 22% General  Government  Charges 10% Fines and Fees 3% Miscellaneous  Revenue 1% Transfers 8% General Fund Revenue by Type 22     FY2020 Appropriations Expenditures, often called “Appropriations,” are classified under one of six  major categories:  Personnel &  Benefits, Operating Expense, Capital, Debt Service, Transfers, and Other Financing Uses.  The graph below shows  the relative percentage of the FY20 budget expenditures for all funds. Again, with the Bozeman Public Safety  Center and other capital projects, Capital makes 36% followed by Operations at 20% and Personnel at 19%.  In general, governmental agencies see their largest percentage of expenditures as personnel.  With our growing  City, there is a need for more infrastructure spending. The General Fund personnel expenses are a much higher  percentage, at 66%. There are fewer capital items in the General Fund than all the funds as a whole.     Personnel &  Benefits 19% Operations 20% Capital 36% Debt Service 3% Transfers 22% Other  Financing  Uses 0% All Funds Expednitures by Type Personnel &  Benefits 66% Operations 29% Capital 4% Debt Service 0% Transfers 1% General Fund Expenditures By Type 23     FY2020 Changes in Fund Balance/Working Capital    Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital   General Fund 10 General Fund 7,076,606              33,057,181         34,566,877         5,566,910                Special Revenue Funds   100 Planning Fund 1,148,732              1,450,574           1,873,348           725,958                   103 Health‐Medical Insurance 411,839                  2,815,374           2,815,384           411,829                   108 Community Transportation 59,625                    900                      ‐                       60,525                     109 Highway Safety Improvement Projects 23,462                    200                      ‐                       23,662                     110 Gas Tax Apportionment 1,578,972              1,421,750           2,120,350           880,372                   111 Street Maintenance District 334,133                  6,203,836           6,462,343           75,626                     112 Tree Maintenance 271,260                  782,945              787,767              266,438                   113 Fire Impact Fee 2,497,496              416,134              20,451                 2,893,179                114 Street Impact Fee 3,124,141              4,490,095           7,565,195           49,041                     115 Building Inspection Special Revenue 922,552                  1,975,200           2,657,236           240,516                   116 Dowtown Improvement District 1,885,421              1,729,400           2,816,000           798,821                   119 Economic Development Loan Fund 829,753                  50,000                 31,000                 848,753                   120 Community Housing 1,002,092              556,950              934,458              624,584                   121 Housing Revolving Loan Fund 2,485                      1,195                   ‐                       3,680                        123 Big Sky Ec Dev Grant ‐                          50,000                 50,000                 ‐                            125 Drug Forfeiture 42,589                    199,474              242,052              11                             128 Fish Wildlife And Park Management Areas 12,766                    200                      8,000                   4,966                        130 Americans With Disability Act 36,307                    400                      ‐                       36,707                     131 Beautification of Bozeman 1,018                      10                        ‐                       1,028                        132 Bogert Park Special Revenue 17,967                    6,275                   5,000                   19,242                     133 Recreation Department Special Revenue 16,252                    2,075                   ‐                       18,327                     135 Cemetery Department Special Revenue 2,444                      30                        ‐                       2,474                        136 Park Department Special Revenue 13,217                    2,600                   ‐                       15,817                     137 Library Department Special Revenue 44,253                    20,000                 ‐                       64,253                     138 Law & Justice Center 274,125                  ‐                       19,125                 255,000                   139 Police Department Special Revenue 280,534                  15,000                 40,000                 255,534                   140 Police Domestic Violence ‐                          187,040              187,040              ‐                            141 Street Arterial Construction 627,223                  2,627,747           2,396,000           858,970                   143 TIF Midtown (formerly N7th)1,600,000              2,467,949           3,001,852           1,066,097                144 TIF NE Urban Renewal 320,000                  142,500              339,500              123,000                   145 TIF Mandeville Industrial 75,744                    25,000                 ‐                       100,744                   Various Lighting Dist.'s (146‐170, 181, 182, 200‐243)491,152                   457,286               477,499               470,939                   174 Victim Witness Advocate 299,646                  68,500                 90,000                 278,146                   175 Senior Transportation 2,707                      108,740              108,490              2,957                        176 Business Improvement District 8,297                      168,350              167,160              9,487                        177 Neighborhood Associations 994                         10                        ‐                       1,004                        178 Veteran's Treatment Court 37,844                    115,500              152,346              998                           179 Diaster Relief Fund 140,777                  11,000                 ‐                       151,777                   CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 24      Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital  183 Fire Department Special Revenue 79,046                     4,000                    50,000                  33,046                     184 Parks Master Plan Develop 23,708                     ‐                        ‐                        23,708                     186 Development Impacts 154,169                   1,500                    5,000                    150,669                   187 Fire Department Equipment 656,899                   436,460               1,068,000            25,359                     188 City/County Drug Forfeiture 132,985                   1,300                    ‐                        134,285                   189 Story Mansion Special Revenue 5,797                      35,000                 40,792                 5                               191 Tourism BID 1,200                      1,101,200           ‐                       1,102,400                193 Street Maintenance ‐ Babcock SID 8,383                      2,650                   ‐                       11,033                     194 Street Maintenance ‐ Durston SID 136,688                  41,450                 ‐                       178,138                   199 Sports Park ‐                          51,000                 51,000                 ‐                            850 Park Land ‐ Cash in Lieu 721,486                  54,500                 5,000                   770,986                   Total Special Revenue Funds 20,358,180            30,299,299         36,587,388         14,070,091               Debt Service Funds 300 Special Improvement District Revolv. Fund 3,229,669              18,700                 867,070              2,381,299                303 G.O. Refunding Series 2012 86,848                    273,300              273,300              86,848                     304 Park & Trails Bond ‐                           1,076,788           1,076,788           ‐                            305 TIF 2007 Downtown Bonds ‐                          418,898              418,898              ‐                            307 Bozeman Public Safety Center ‐ GO Bonds ‐                           38,406,716         38,376,716         30,000                     310‐448 SID Funds 1,606,960              525,201              1,000                   2,131,161                450 Sports Park Loan ‐                          32,000                 32,000                 ‐                            Total Debt Service Funds 4,923,477              40,751,603         41,045,772         4,629,308                Construction Funds 500's Capital Projects 5,128,109              38,044,733         41,467,362         1,705,480                Enterprise Funds 600 Water 9,323,836              11,946,576         10,171,734         11,098,678              610 Water Impact Fee ‐ Net Assets 6,157,774              1,930,831           6,963,052           1,125,553                620 Waste Water 3,216,959              10,036,394         9,124,612           4,128,741                630 Waste Water Impact Fee ‐ Net Assets 6,233,498              6,540,674           7,343,417           5,430,755                640 Solid Waste 1,755,498              4,165,681           5,154,777           766,402                   641 Landfill Post‐Closure & Monitoring 6,209                      282,000              287,417              792                           650 Parking Enterprise 1,289,609              1,063,340           1,082,669           1,270,280                670 Storm Water 660,247                  1,478,407           1,660,521           478,133                   Total Enterprise Funds 28,643,630            37,443,903         41,788,199         24,299,334              Internal Service Funds   710 Vehicle Maintenance Shop 6,164                      1,390,212           1,387,800           8,576                        720 Health‐Medical Self‐Insurance Fund 405,290                  5,044,794           5,044,794           405,290                   750 Public Works Administration ‐                           3,050,518           2,945,060           105,458                   Total Internal Service Funds 411,454                  9,485,524           9,377,654           519,324                   Permanent Funds 800 Cemetery Perpetual Care 1,399,941              90,000                 ‐                       1,489,941                Total All Funds 67,941,397           189,172,243      204,833,252      52,280,388             CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 25     FY2020 Staffing Changes   We strive to maintain service levels with our growing community. We have a strategic approach to staffing this  year and have developed a three‐year staffing plan to address our staffing needs on a citywide level. Going  forward, we hope this staffing plan process will become more refined and predictable for the organization and  community.  FY18 FY19 Proposed  Changes  FY20 FY20 Total General  Government City Commission 2.10 2.10                  ‐                2.10                  City Manager 9.00 9.00                 ‐                9.00                  Municipal Court 9.50 9.50                 0.10              9.60                  City Attorney 10.70 10.70              1.00              11.70               Finance 12.50 13.50              ‐                13.50               Community Development 13.00 14.25              1.00              15.25               Facilities Management 4.50 5.00                 ‐                5.00                  Information Technology 6.00 7.00                 ‐                7.00                  Human Resources 4.00 5.00                 ‐                5.00                  71.30 76.05              2.10              78.15               Public Safety Police 72.70 74.55              1.00              75.55               Fire 46.00 47.00              3.00              50.00               Building Inspection 19.50 19.75              ‐                19.75               Parking 6.00 6.00                 ‐                6.00                  144.20 147.30            4.00              151.30             Public Services Public Works Administration 11.50 16.25              2.00              18.25               Streets 21.85 21.35              0.95              22.30               Stormwater 7.50 7.50                 1.00              8.50                  Water 25.95 26.45              1.20              27.65               Wastewater 28.80 28.55              1.00              29.55               Solid Waste Collection/Recycling 17.15 17.15              1.60              18.75               Vehicle Maintenance 7.50 7.50                 1.00              8.50                  120.25 124.75            8.75              133.50             Public Welfare Parks and Recreation 51.46 53.46              ‐                53.46               Library 28.02 28.02              ‐                28.02               Ecomic Development 2.00 2.00                 1.00              3.00                  Sustainability 1.50 1.50                 ‐                1.50                  82.98 84.98 1.00 85.98 Total Employees 418.73 433.08 15.85 448.93 Net FTE % Increase From Pervious Year 3.43%3.66% FTE Summary By Department 26   Or g a n i z a t i o n a l Ch a r t 27 28     Fund Summaries 29     Fund Summaries The purpose of fund summaries is to capture and detail the financial condition of each City fund. A fund summary provides  information on revenues, expenditures and ending funds available. In addition, it functions as a planning mechanism, as  it  allows  expenditures  to  be  matched  to  available  revenues  and/or  fund  balance.  Fund  summaries  also  identify  components of funds available and anticipated uses. It is important to note that sources and uses are always balanced  because a fund’s sources either are expended, become restricted, committed or assigned, or become unrestricted  (unreserved or undesignated) funds available.  City funds can be divided into three categories: governmental funds, proprietary funds and fiduciary funds. By maintaining  separate funds, the City is able to comply with laws that require certain money to be spent for specific purposes.  Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special  Revenue Funds Street Impact  Fee Street  Maintenance Building  Inspection Fire Impact Fee City Planning Health Medical  Insurance Gas Tax Drug  Forfeitures Victim  Advocate Tree  Maintenance Law and Justice  Center Community  Transportation Fire  Department  Equipment Economic  Development  Revolving Loan Housing  Revolving Loan Community  Housing Downtown  Improvement Street Lighting Park Land TIF N.E. Urban  Renewal TIF N 7th  Corridor Perpetual  Cemetery Care Capital  Improvement  Funds General  Improvement  Funds Debt Service  Funds SID Sinking  Debt Special  Improvment  District  General  Obligation  Bonds Tax Increment  Financing  Bonds Proprietary  Funds Enterprise  Funds Water Water Impact  Fee  Wastewater Wastewater  Impact Fee Solid Waste Parking Stormwater Internal Service  Fiduciary Funds 30   Su m m a r y of al l Fu n d Re v e n u e s by Ty p e Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l Fu n d s Pr o p e r t y Ta x e s Sp e c i a l A s s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r Se r v i c e s Fi n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 17 , 7 0 3 , 1 9 3 $ 41 4 , 9 7 5 $ 7 , 96 5 , 9 9 3 $ 2 , 9 1 6 , 0 3 7 $ 1 , 12 2 , 0 0 0 $ 7 5 , 0 0 0 $ 11 0 , 5 0 0 $ 2 , 7 4 9 , 4 8 3 $ 33,057,181 $ 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 21 6 , 9 8 0 11 1 , 8 5 1 7 8 8 , 8 0 0 6 , 5 0 0 5 3 , 4 0 0 2 7 3 , 0 4 3 1,450,574 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 8 1 5 , 3 7 4 2,815,374 10 8 - C o m m u n i t y T r a n s p o r t a t i o n 90 0 900 10 9 - H i g h w a y S a f e t y I m p r o v e m e n t Pr o j e c t s 20 0 200 11 0 - G a s T a x 1, 4 1 6 , 7 5 0 5 , 0 0 0 1,421,750 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 1 8 , 0 0 0 6 , 1 3 9 , 3 3 6 1 0 , 0 0 0 3 6 , 5 0 0 6,203,836 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 7 7 4 , 9 4 5 3 , 0 0 0 5 , 0 0 0 782,945 11 3 - F i r e I m p a c t F e e 40 4 , 1 3 4 1 2 , 0 0 0 416,134 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e 4, 4 2 9 , 0 9 5 6 0 , 0 0 0 1 , 0 0 0 4,490,095 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 1, 9 5 8 , 7 0 0 1 , 5 0 0 1 5 , 0 0 0 1,975,200 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 1, 6 7 4 , 4 0 0 4 5 , 0 0 0 1 0 , 0 0 0 1,729,400 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 50,000 50,000 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 54 2 , 4 5 0 5, 0 0 0 9 , 5 0 0 556,950 12 1 - H o u s i n g R e v o l v i n g L o a n 20 1 , 1 7 5 1,195 12 3 - B i g S k y E c o n . D e v e l o p m e n t G r a n t 50 , 0 0 0 50,000 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 11 5 , 0 0 0 6 0 , 0 0 0 7 0 0 23,774 199,474 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 20 0 200 13 0 - A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t y 40 0 400 13 1 - B e a u t i f i c a t i o n o f B o z e m a n 10 10 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 17 5 6 , 1 0 0 6,275 13 3 - R e c r e a t i o n S p e c i a l R e v e n u e 75 2 , 0 0 0 2,075 13 5 - C e m e t e r y S p e c i a l R e v e n u e 30 30 13 6 - P a r k S p e c i a l R e v e n u e 10 0 2 , 5 0 0 2,600 13 7 - L i b r a r y S p e c i a l R e v e n u e - 2 0 , 0 0 0 20,000 13 9 - P o l i c e S p e c i a l R e v e n u e 2, 5 0 0 1 2 , 5 0 0 15,000 14 0 - P o l i c e D o m e s t i c V i o l e n c e 18 7 , 0 4 0 - 187,040 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 1, 3 7 2 , 8 4 0 7, 0 0 0 52 5 , 0 5 7 722,850 2,627,747 14 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 65 1 , 9 4 9 9, 5 0 0 1,806,500 2,467,949 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 13 9 , 5 0 0 3, 0 0 0 14 2,500 14 5 - T I F M a n d e v i l l e F a r m I n d u s t r i a l 25 , 0 0 0 25,000 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g Di s t r i c t s 45 0 , 2 5 4 5, 8 9 0 1 , 1 4 2 457,286 17 4 - V i c t i m / W i t n e s s A d v o c a t e 65 , 0 0 0 3 , 5 0 0 68,500 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 10 8 , 4 9 0 25 0 108,740 31      Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l Fu n d s Pr o p e r t y Ta x e s Sp e c i a l A s s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r Se r v i c e s Fi n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 17 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t 10 0 2 5 , 2 5 0 143,000 168,350 17 7 - N e i g h b o r h o o d A s s o c i a t i o n 10 10 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 11 3 , 0 0 0 2 , 5 0 0 115,500 17 9 - D i s a s t e r R e l i e f 11 , 0 0 0 11,000 18 3 - F i r e D e p a r t m e n t S p e c i a l R e v e n u e 1, 0 0 0 3 , 0 0 0 4,000 18 6 - D e v e l o p m e n t I m p a c t s 1, 5 0 0 1,500 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 43 3 , 9 6 0 2, 5 0 0 436,460 18 8 - C i t y / C o u n t y J o i n t F o r f e i t u r e - 1 , 3 0 0 1,300 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 35 , 0 0 0 35,000 19 1 - B o z e m a n T o u r i s m B I D 1, 1 0 0 , 0 0 0 1, 2 0 0 1,101,200 19 3 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - B a b c o c k S I D 65 0 2 , 0 0 0 2,650 19 4 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - D u r s t o n S I D 50 0 4 0 , 9 5 0 41,450 19 9 - S p o r t s P a r k 51 , 0 0 0 51,000 85 0 - C a s h i n L i e u o f P a r k l a n d 4, 5 0 0 5 0 , 0 0 0 54,500 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 15 , 0 0 0 3 , 7 0 0 18,700 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 3 , 3 0 0 273,300 30 4 - P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 7 6 , 7 8 8 1,076,788 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 418,898 418,898 30 7 - BP S C G O B on d s 1, 4 4 1 , 7 1 6 36,965,000 38,406,716 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 41 7 , 6 2 7 13 , 0 4 5 9 4 , 5 2 9 525,201 45 0 - S p o r t s P a r k L o a n 32 , 0 0 0 32,000 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 38,044,733 38,044,733 60 0 - W a t e r F u n d 1, 5 0 0 1 0 , 45 5 , 0 7 6 1 6 0 , 0 0 0 13 0 , 0 0 0 1 , 200,000 11,946,576 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 1, 9 2 5 , 8 3 1 5 , 0 0 0 1,930,831 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 35 , 0 0 0 9 , 92 1 , 3 9 4 8 0 , 0 0 0 - 10,036,394 63 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 1, 3 2 0 , 6 7 4 2 0 , 0 0 0 5 , 200,000 6,540,674 64 0 - S o l i d W a s t e F u n d 4, 1 3 2 , 4 7 3 7 , 2 7 5 2 5 , 9 3 3 4,165,681 64 1 - L a n d f i l l C l o s u r e C o s t s 2, 0 0 0 28 0 , 0 0 0 282,000 65 0 - P a r k i n g F u n d 45 6 , 0 0 0 5 0 , 0 0 0 30 0 , 0 0 0 5 , 0 0 0 25 2 , 3 4 0 1,063,340 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 1, 3 9 7 , 9 0 7 5 , 5 0 0 7 5 , 0 0 0 1,478,407 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 1, 3 8 9 , 4 6 2 2 5 0 500 1,390,212 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 5, 0 4 4 , 7 9 4 5,044,794 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 2, 9 4 5 , 0 6 0 105,458 3,050,518 80 0 - C e m e t e r y P e r p e t u a l C a r e 80 , 0 0 0 10 , 0 0 0 90,000 27 , 1 0 3 , 1 0 0 $ 3 , 37 2 , 7 2 1 $ 2, 84 7 , 6 7 5 $ 9 , 99 1 , 1 3 4 $ 5 4 , 15 1 , 5 1 8 $ 1 , 54 7 , 0 0 0 $ 5 8 2 , 0 8 0 $ 1 , 87 3 , 7 7 6 $ 87,703,239 $ 189,172,243 $ %  o f   T o t a l 14 % 2 % 2 % 5 % 2 9 % 1 % 0 % 1 % 4 6 % 1 0 0 % 32   Su m m a r y of al l Fu n d Ex p e n d i t u r e s by Ty p e      Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l F u n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Uses TOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 22 , 7 3 4 , 7 1 5 $ 1 0 , 1 4 9 , 1 1 2 $ 1 , 2 8 3 , 5 8 0 $ 4 4 , 4 7 0 $ 3 5 5 , 0 0 0 $ 34,566,877 $ 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 1, 4 1 6 , 5 7 3 4 2 1 , 7 7 5 3 5 , 0 0 0 1,873,348 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 8 1 5 , 3 8 4 2,815,384 11 0 - G a s T a x 1, 1 5 7 , 5 0 0 2 4 0 , 0 0 0 7 2 2 , 8 5 0 2,120,350 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 1, 7 5 6 , 5 9 4 2 , 1 7 5 , 1 3 6 1 , 5 1 0 , 0 8 0 3 1 0 , 8 0 0 7 0 9 , 7 3 3 6,462,343 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 45 5 , 1 0 3 2 4 2 , 6 6 4 9 0 , 0 0 0 787,767 11 3 - F i r e I m p a c t F e e 20 , 4 5 1 20,451 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e - 7 , 3 7 6 , 0 0 0 1 8 9 , 1 9 5 7,565,195 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 1, 8 6 9 , 2 9 1 7 8 7 , 9 4 5 - 2,657,236 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 17 , 9 2 9 2 , 3 7 9 , 1 7 3 4 1 8 , 8 9 8 2,816,000 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 31 , 0 0 0 31,000 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 81 , 7 0 8 8 5 2 , 7 5 0 934,458 12 3 - B i g S k y E c D e v F u n d 50 , 0 0 0 50,000 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 23 3 , 1 5 2 8 , 9 0 0 242,052 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 8, 0 0 0 8,000 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 5, 0 0 0 5,000 1 38 - L a w & J u s t i c e C e n t e r 19 , 1 2 5 19,125 13 9 - P o l i c e S p e c i a l R e v e n u e F u n d 40 , 0 0 0 40,000 14 0 - P o l i c e D o m e s t i c V i o l e n c e 18 7 , 0 4 0 187,040 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 15 , 0 0 0 2, 3 8 1 , 0 0 0 2,396,000 14 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 26 , 3 7 9 2, 9 7 5 , 4 7 3 - 3,001,852 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 26 , 3 7 9 22 0 , 1 2 1 93 , 0 0 0 - 339,500 14 5 - T I F M a n d e v i l l e F a r m I n d u s t r i a l - - 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g D i s t r i c t s 45 8 , 3 5 9 19 , 1 4 0 477,499 17 4 - V i c t i m / W i t n e s s A d v o c a t e 90 , 0 0 0 90,000 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 10 8 , 4 9 0 108,490 17 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t 16 7 , 1 6 0 167,160 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 34 , 3 8 6 11 7 , 9 6 0 152,346 33      Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l F u n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Uses TOTAL 18 3 - F i r e D e p t S p e c i a l R e v e n u e 50 , 0 0 0 50,000 18 6 - D e v e l o p m e n t I m p a c t s 5, 0 0 0 5,000 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 46 8 , 0 0 0 6 0 0 , 0 0 0 1,068,000 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 40 , 7 9 2 40,792 19 1 - B o z e m a n T o u r i s m B I D - - 19 9 - S p o r t s P a r k 51 , 0 0 0 51,000 85 0 - C a s h I n L i e u o f P a r k l a n d 5, 0 0 0 5,000 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 86 7 , 0 7 0 867,070 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 3 , 3 0 0 273,300 30 4 - B o n d S & I P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 7 6 , 7 8 8 1,076,788 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 41 8 , 8 9 8 418,898 30 7 - B P S C G O B o n d s 1, 6 4 1 , 7 1 6 3 6 , 7 3 5 , 0 0 0 38,376,716 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 1, 0 0 0 1,000 45 0 - S p o r t s P a r k L o a n 32 , 0 0 0 32,000 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 28 0 , 0 0 0 4 1 , 1 8 7 , 3 6 2 41,467,362 60 0 - W a t e r F u n d 2, 1 7 3 , 7 3 4 4 , 6 0 3 , 3 7 0 2 , 2 2 6 , 5 0 0 1 , 1 6 8 , 1 3 0 10,171,734 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 6, 2 9 5 , 7 2 9 6 6 7 , 3 2 3 6,963,052 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 2, 1 2 8 , 9 7 9 4 , 1 2 9 , 1 3 3 1 , 6 2 7 , 5 0 0 1 , 2 3 9 , 0 0 0 9,124,612 63 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 35 0 , 0 0 0 6, 4 2 4 , 0 0 0 53 0 , 0 1 2 39 , 4 0 5 7,343,417 64 0 - S o l i d W a s t e F u n d 1, 4 6 5 , 4 2 0 2, 7 9 9 , 3 5 7 89 0 , 0 0 0 5,154,777 64 1 - L a n d f i l l C l o s u r e C o s t s 22 6 , 0 0 0 61 , 4 1 7 287,417 65 0 - P a r k i n g F u n d 42 6 , 7 6 4 42 5 , 9 0 5 23 0 , 0 0 0 1,082,669 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 58 0 , 9 3 8 26 8 , 3 7 2 65 0 , 0 0 0 16 1 , 2 1 1 1,660,521 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 54 1 , 4 6 8 84 6 , 3 3 2 1,387,800 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 5, 0 4 4 , 7 9 4 5,044,794 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 2, 0 8 9 , 2 4 8 78 0 , 8 1 2 75 , 0 0 0 2,945,060 38 , 0 5 8 , 7 6 0 $ 42 , 5 7 3 , 5 5 0 $ 73 , 0 5 1 , 1 6 8 $ 6, 9 9 0 , 3 2 5 $ 44 , 1 5 9 , 4 4 9 $ - $ 204,833,252 $ %  o f   T o t a l 19 % 21 % 36 % 3% 22 % 0%100% 34     General Fund The General Fund is used to account for all financial resources of the City, except for those required to be accounted for  in another fund.  The General Fund supports such basic services as the General Administration, Police, Fire, Finance,  Recreation, and Library services. Over the past ten years, the average percent increase in revenue is 4% while expenditure  change is 5%.     Revenues The City's General Fund is financed heavily by property taxes, which provide nearly half of the General Fund revenue.   Other  revenue  sources  include:  licenses  and  permits,  intergovernmental  revenue,  charges  for  services,  fines  and  forfeitures, interest on investments, operating transfers, and miscellaneous revenues. For the budget, we have estimated  4% growth and have proposed levying three additional mills to bring annual revenues in line with annual operations. Below  are the property tax trends:        22,902,157  26,965,254  33,057,181  22,881,261  27,428,654  34,566,877   ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000  35,000,000  40,000,000 General Fund for the last 10 years and FY20 Approved Revenue Expenditures Fund balance Fiscal  Year  City Taxable  Value Change  in TV City Tax  Levy Property Tax  Dollars General Fund  Portion 2015 87,894          2.64% 188.76 16,590,871        12,724,414      2016 86,564          ‐1.51% 210.16 18,191,892        13,484,940      2017 89,325          3.19% 209.91 18,338,501        13,238,858      2018 101,195        13.29% 187.33 18,956,859        13,599,596      2019 104,321        3.09% 191.24 19,950,675        14,563,212      ** 2020 108,490        4.00% 207.15 22,473,281        15,426,193      35     We are estimating the General Fund to generate $33 million in total revenue, with 49% is from property taxes, 22% from  the State Entitlement share and 10% for charges for services.  The following chart shows the breakdown of esimated  revenues.  Expenditures This year’s General Fund budget has $34.3 Million in expenditures. Personnel expenses are the highest portion at $22.7  million,  followed  by  operations  of  $10.1  million.  The  capital  expenditures  are  $1.2  million,  which  includes  vehicle  replacements, portion of the road by Rose Park and Police portable radio lease. The break down by percentage is below:     Personnel &  Benefits 66% Operations 29% Capital 4% Debt Service 0%Transfers 1% General Fund Expenditures By Type Property Taxes 49% Gallatin County  Option 5% Penalty & Interest 0% Grants 0% County Shared ‐ Library 2% State Shared 22% General  Government  Charges 10% Fines and Fees 3% Miscellaneous  Revenue 1% Transfers 8% General Fund Revenue by Type 36     The expenditures by division show Police with 26% followed by Fire with 16%, both have an increase in staff for FY20  with one Police officer added and three Fire Fighters. Non‐Departmental is the next largest portion, which accounts for  the general liability and property insurance and the non‐cash transfer for State share of Police and Fire retirement. See  budget details in the Activity/Division Detail section.   Fund Balance The City policy for General Fund Reserve is to maintain at least 16.67% of the year’s revenue in ending fund balance. For  the FY20 approved budget, we estimate to have 16.67% at the end of the fiscal year. We are recommending the fund  balance policy work towards a risk based assessment model where the reserve is set at budget time. We performed a  preliminary analysis and want to work towards 17% of expenditures, if there is cash carryover or mill values are higher  than expected, the additional amount should go towards this effort. See Appendix D for risk based analysis.    City Commission 1% City Manager 4% Municipal Court 3% City Attorney 4% Finance 3%Facilities Management 5% Information Technology 4% Human  Resources 2% Police 26% Police Pension (Non‐ Departmental) 5% Fire 16% Fire Pension (Non‐ Departmental) 3% Cemetery 2% Parks 7% Library 7% Recreation 6% Economic Development 1% Sustainability 0% Non‐Departmental 4%  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000 5,566,910 5,831,829  General Fund‐ Fund Balance 37          FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Property Taxes 14,067,669                 15,076,534              16,023,193            Gallatin County Option 1,621,597                   1,545,000                1,680,000              Penalty & Interest 92                                ‐                            ‐                          Business/Animal Licenses and Permits 395,109                     409,475                   414,975                  Grants 47,933                         40,000                      40,000                    County Shared ‐ Library 666,757                     696,280                   706,762                  State Shared 6,971,332                   6,906,231                7,219,231              General Government Charges 2,760,257                   2,940,941                2,916,037              Library Fines 47,559                         50,000                      50,000                    Police Court Fines 1,007,617                   1,023,000                1,025,000              Parking Fines 12,550                         38,000                      25,000                    Snow Removal Fines 26,016                         20,000                      22,000                    Interest Income ‐                               75,000                      75,000                    Admin Reimbursement 1,500                           ‐                            ‐                          Miscellaneous Revenue 74,550                         12,000                      36,000                    Refunds & Reimbursements 1,025,290                   25,000                      25,000                    Rents and Royalties (Leases) 40,296                         40,950                      44,000                    Sales/Unclaimed Property ‐                               5,500                        5,500                      Transfers 2,323,901                   2,560,119                2,729,483              Loan Proceeds 8,006                          431,500                    ‐                          Proceeds‐Asset Disposition 12,208                         20,000                     20,000                    Total Revenues 31,110,239                31,915,530             33,057,181            Expenditures Personnel & Benefits 22,531,001                21,960,888             22,734,715            Operations 6,237,763                  9,788,744               10,149,112            Capital 704,076                     1,523,717               1,283,580              Debt Service 4,702                          3,650                       44,470                    Transfers 632,084                     491,188                   355,000                  Total Expenditures 30,109,626                33,768,187             34,566,877            010 ‐ General Fund FUND 38     Special Revenue Funds Special Revenue Funds are used to account for the proceeds of specific revenue sources that are legally restricted to  expenditure for specific purposes. The revenue is generated in different ways; some have assessments on properties,  property taxes, charges for services, and some are funded through grants or donations. The City currently has 119 special  revenue funds with a total of $36.5 million expenditures planned in FY20.  Information on the programs funded or partially  funded by these Special Revenue Funds can be found in the description by division in the Activity/Division Detail section.  Highlighted in the following discussion are our Transportation special revenue funds and some of our major program  special revenue funds, followed by the financial information for all special revenue funds.  Transportation Special Revenue funds Street  Maintenance  Fund  relies  on  assessments  for  revenue  generation  for  street  maintenance  and  reconstruction.  The City expanded, the Streets program  starting in FY16 to include increased maintenance. The City  has seen an increase in the quantity of streets to maintain  as well. This year we are increasing the assessment by 8%  to be able to adjust to growth.     The  Street  Maintenance  fund  budget includes increased  amounts of pavement maintenance, capital projects, and  the addition of Streets workers. This trend will continue  with  the  Capital  Improvement  Plan  and  the  three‐year  staffing plan showing increases for further growth.        0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 20.0% 6.9%6.4% 10.0% 15.0% 17.0% 5.0% 8.0% Street Maintenance Assessment  Rate Change  ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000 2,012,817  3,743,738  6,203,836  2,087,184  4,335,599  6,462,343  Street Maintenance Fund Financial Trends  Revenue Expenditures Street maintenance  Assessments                          Lot Size FY18 Approved  Increase   Streets 17%      FY19 Approved  Increase          Streets 5%        FY20 Approved  Changes          Streets 8% Small ‐ 5,000 sgft 131.99 138.59 149.67 Average= 7,500 sqft 198.02 207.92 224.55 Large= 10,000 sqft 264.02 272.22 229.40 39      Arterial & Collector Street District Fund is a relatively new fund and has seen a phase‐in approach with funding. Many of  the projects funded help in the Street Impact Fee program’s efforts. Due to the role Street Impact Fees play in the  expansion of our Arterial & Collector streets, the A&CD capital plan is tied to projects on the Street Impact Fee CIP.  Most  projects receive funding from both sources. The District will be providing the “local share” of some projects in advance of  development.  The city intends to create a payback district to recover the “local share” once an adjacent project is  developed.    This  payback  will  be  deposited  to  the  Arterial  &  Collector  Fund.    The passing of the new gas tax  reduced rates in FY19. We will not have a  rate change for FY20. The appropriations  are  mainly  planned  from  the  Capital  Improvement Plan and the project listing  can be found in the Capital Expenditures  Summary Section.     Gas Tax Fund accounts for revenues from State gasoline taxes apportioned from the State of Montana Department of  Transportation. These go towards street maintenance projects and projects associated with the above arterial and  collector fund. The total appropriation for FY20 is $2.1 million.  Street Impact Fee Fund‐ Street Impact Fees go towards capacity expanding road improvements. The appropriations are  based on the Capital Improvement Plan and total $7.5 million. Both the Capital Improvement Plan and the project listing  can be found in the Capital Expenditures Summary Section.  Program Special Revenue Funds Tree Maintenance Fund accounts for special assessment revenues levied, received, and expended for tree maintenance  provided in the public right of way. In previous years, we raised the assessment by 15% to aid working towards the Urban  Forestry Management Plan, and in FY19 approved a 5% increase.  The desired reserve levels are being achieved and with  basic inflation of costs and staffing, we are recommending an inflationary increase of 2%.       Arterial & Collector  Assessments                          Lot Size FY18 Approved  Increase   Arterial &  Collector 63%     FY19 Approved  Decrease          Arterial &  Collector (28%)     FY20 Approved  No Change  Arterial &  Collector  Small ‐ 5,000 sgft 46.64 34.52 34.52 Average= 7,500 sqft 69.97 51.78 51.78 Large= 10,000 sqft 93.29 69.03 69.03 Tree Assessments                 Lot Size FY18 Approved Increase  Tree 15%               FY19 Approved  Increase  Tree 5%     FY20 Approved  Increase Tree 2% Small ‐ 5,000 sgft 14.98 15.73 16.05 Average= 7,500 sqft 22.48 23.61 24.08 Large= 10,000 sqft 28.34 31.49 32.11 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 FY20 0.0% 2.0% 2.0% 15.0% 15.0% 5.0% 2.0% Tree Maintenance Assessment Increase  40     Community Development Planning Fund is a special revenue fund that accounts for revenues and expenditures related  to community planning and zoning operations. There are two major revenue sources for the fund, mills from the general  mill levy along with planning fees. The Community Development Fund now has four fees that are restricted for use on  long‐range and other planning document updates, and technology (Long‐Range, Conservation Overlay, Entryway Corridor,  and Technology.) The total planned expenditures are $1.87 million.  Building Inspection Fund is supported entirely by the revenue from building fees and permits.  Revenues and expenditures  are statutorily restricted to amounts that support the building safety program. This fund is dependent on construction in  the City and therefore is monitored based on economic conditions. In addition, it is reported in the quarterly report to the  Commission.  Total planned expenditures are $2.65 million.  The Workforce Housing Fund is where our affordable housing program is accounted for. Affordable Housing is part of our  Strategic Plan and a priority for FY20. With the hiring of the Program Manager, the City is forming an updated plan to be  approved by the Commission. The fund receives three mills of the general mill levy as well as cash‐in‐lieu of affordable  housing for projects. The Commission approved an additional 2 mills for FY20 to continue to build the reserve.           568,698  761,209  1,002,092  624,584   ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000  1,200,000 Actual FY17 Actual FY18 Approved FY19 Recommended FY20 Workforce Housing Fund Ending Fund Balance Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: 41     All Special Revenue Funds:       FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Property Taxes 199,071                     210,488                   216,980                  State Shared 114,495                     110,733                   111,851                  Charges for Services 909,607                     785,500                   788,800                  Interest Income ‐                              6,500                       6,500                      Refunds & Miscellaneous Revenue 49,330                        53,400                     53,400                    Transfers 106,750                     127,575                   273,043                  Total Revenues 1,379,253                  1,294,196               1,450,574              Expenditures Personnel & Benefits 881,772                     990,695                   1,416,573              Operations 337,908                     369,281                   421,775                  Capital ‐                              301,218                   35,000                    Total Expenditures 1,219,680                  1,661,194               1,873,348              103 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Property Taxes 2,435,316                  2,654,566               2,815,374              Total Revenues 2,435,316                 2,654,566                2,815,374              Expenditures Transfers 2,407,104                   2,654,566                2,815,384              Total Expenditures 2,407,104                   2,654,566                2,815,384              108 ‐ Community Transportation Revenues Interest Income 993                              1,200                        900                         Total Revenues 993                              1,200                        900                         Expenditures Capital ‐                            ‐                          Total Expenditures ‐                               ‐                            ‐                          Revenues Interest Income 244                              200                           200                         Total Revenues 244                              200                           200                         FUND Special Revenue Funds 100 ‐ Community Development/Planning 109 ‐ Highway Safety Improvement Projects 42        FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues State Shared 971,627                     1,402,031               1,416,750              Interest Income ‐                              9,000                       5,000                      Total Revenues 971,627                     1,411,031               1,421,750              Expenditures Operations 502,278                     244,500                   1,157,500              Capital 653,164                     927,000                   240,000                  Transfers ‐                              ‐                           722,850                  Total Expenditures 1,155,442                  1,171,500               2,120,350              Revenues Penalty & Interest 16,152                        11,500                     11,500                    Permits 17,407                        18,000                     18,000                    Public Service 5,460,337                  5,730,198               6,139,336              Interest Income (974)                            10,000                     10,000                    Other Financing Sources 35,509                        ‐                           ‐                          Refunds & Reimbursements 173,172                     10,000                     25,000                    Proceeds‐Asset Disposition 12,827                        ‐                           ‐                          Loan Proceeds 244,531                     ‐                           ‐                          Transfers 31,900                        ‐                           ‐                          Total Revenues 5,990,861                  5,779,698               6,203,836              Expenditures Personnel & Benefits 1,676,893                  1,629,339               1,756,594              Operations 1,937,735                  2,019,801               2,175,136              Capital 805,722                     1,314,500               1,510,080              Debt Service 223,985                     315,207                   310,800                  Transfers 1,313,800                  695,478                   709,733                  Total Expenditures 5,958,135                  5,974,325               6,462,343              Revenues Penalty & Interest 2,094                          1,200                       2,000                      Grants 750                             ‐                           ‐                          State Revenue 7,825                          ‐                           ‐                          Public Service 689,113                     730,821                   774,945                  Interest Income 3,578                          2,200                       3,000                      Sale of Raw Materials 15,050                        3,000                       3,000                      Total Revenues 718,410                     737,221                   782,945                  Expenditures Personnel & Benefits 432,444                     435,400                   455,103                  Operations 143,947                     244,177                   242,664                  Capital 124,773                     146,000                   90,000                    Total Expenditures 701,164                     825,577                   787,767                  FUND Special Revenue Funds 112 ‐ Tree Maintenance 110 ‐ Gas Tax 111 ‐ Street Maintenance 43      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Public Safety 599,364                     380,363                   404,134                  Interest Income ‐                              12,000                     12,000                    Total Revenues 599,364                     392,363                   416,134                  Expenditures Operations 44,984                        ‐                           ‐                          Transfers ‐                              ‐                           20,451                    Total Expenditures 44,984                        ‐                           20,451                    Revenues Public Service 5,523,020                  4,226,250               4,429,095              Interest Income ‐                              115,000                   60,000                    Admin Reimbursement ‐                              1,000                       1,000                      Grants ‐                              ‐                           ‐                          Total Revenues 5,523,020                  4,342,250               4,490,095              Expenditures Operations 161,261                     45,000                     ‐                          Capital 7,663,383                  6,373,000               7,376,000              Transfers ‐                              ‐                           189,195                  Total Expenditures 7,824,644                  6,418,000               7,565,195              Revenues Permits 2,199,692                  1,783,700               1,958,700              General Government 67                               1,500                       1,500                      Interest Income ‐                              15,000                     15,000                    Miscellaneous Revenue 2                                  ‐                           ‐                          Total Revenues 2,199,761                  1,800,200               1,975,200              Expenditures Personnel & Benefits 1,341,328                  1,702,127               1,869,291              Operations 777,494                     706,608                   787,945                  Capital ‐                              251,681                   ‐                          Total Expenditures 2,118,822                  2,660,416               2,657,236              FUND Special Revenue Funds 113 ‐ Fire Impact Fee 114 ‐ Street Impact Fee 115 ‐ Building Inspection Fund 44      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Property Taxes 1,232,868                  1,820,000               1,674,400              State Shared 56,050                        45,000                     45,000                    Interest Income ‐                              10,000                     10,000                    Other Revenues ‐                              ‐                           ‐                          Total Revenues 1,288,918                  1,875,000               1,729,400              Expenditures Personel ‐                              ‐                           17,929                    Operations 459,248                     1,618,500               2,379,173              Transfers 721,473                     434,000                   418,898                  Total Expenditures 1,180,721                  2,052,500               2,816,000              Revenues Interest Income 1,549                          ‐                           ‐                          Loan Principal ‐                              25,000                     25,000                    Loan Interest 21,737                        25,000                     25,000                    Total Revenues 23,286                        50,000                     50,000                    Expenditures Operations 37,782                        31,000                     31,000                    Total Expenditures 37,782                        31,000                     31,000                    Revenues Property Tax Revenue 302,781                     315,732                   542,450                  Interest Income 398                             4,000                       5,000                      Loan Principal & Interest ‐                              9,500                       9,500                      Transfers 20,500                        166,188                   ‐                          Total Revenues 323,679                     495,420                   556,950                  Expenditures Personnel 27,052                        78,708                     81,708                    Operations 100,010                     293,150                   852,750                  Total Expenditures 127,062                     371,858                   934,458                  Revenues Interest Income 22                               10                             20                            Loan Principal ‐                              1,000                       1,000                      Loan Interest 7                                  275                          175                         Total Revenues 29                               1,285                       1,195                      Expenditures Operations ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures ‐                              ‐                           ‐                          FUND Special Revenue Funds 116 ‐ TIFD Downtown Improvement 119 ‐ Economic Development Loan 120 ‐ Community Housing Fund 121 ‐ Housing Revolving Loan 45      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Grants 70,000                        50,000                     50,000                    Total Revenues 70,000                        50,000                     50,000                    Expenditures Operations 70,000                        50,000                     50,000                    Total Expenditures 70,000                        50,000                     50,000                    Revenues Grants 65,295                        75,000                     70,000                    State Shared 46,136                        ‐                           45,000                    Police Court Fines 72,985                        54,000                     60,000                    Interest Income 784                             70                             700                         Other Financing Sources 122,069                     28,872                     23,774                    Total Revenues 307,269                     157,942                   199,474                  Expenditures Personnel & Benefits 260,567                     222,710                   233,152                  Operations 10,119                        8,500                       8,900                      Total Expenditures 270,686                     231,210                   242,052                  Revenues Interest Income 216                             150                          200                         Total Revenues 216                             150                          200                         Expenditures Operations ‐                              8,000                       8,000                      Total Expenditures ‐                              8,000                       8,000                        Revenues Interest Income 377                             300                          400                         Total Revenues 377                             300                          400                         Revenues Interest Income 10                               9                               10                            Total Revenues 10                               9                               10                            FUND Special Revenue Funds 123 ‐ Big Sky Econ. Development Grant 125 ‐ Drug Forfeiture Fund 128 ‐ Fish Wildlife & Park Mgmt 130 ‐ Americans with Disability 131 ‐ Beautification of Bozeman 46      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Interest Income 194                             100                          175                         Donations 11,750                        5,000                       5,000                      Refunds & Reimbursements 1,086                          1,200                       1,100                      Total Revenues 13,030                        6,300                       6,275                      Expenditures Operations 10,175                        5,000                       5,000                      Total Expenditures 10,175                        5,000                       5,000                      Revenues Interest Income 72                               100                          75                            Donations 4,634                          2,000                       2,000                      Total Revenues 4,706                          2,100                       2,075                      Expenditures Operations 9,500                          ‐                           ‐                          Total Expenditures 9,500                          ‐                           ‐                          Revenues Interest Income 25                               20                             30                            Total Revenues 25                               20                             30                            Revenues Interest Income 173                             100                          100                         Donations 31,144                        ‐                           ‐                          Miscellaneous Revenue 2,320                          2,500                       2,500                      Total Revenues 33,637                        2,600                       2,600                      Expenditures Operations 515                             ‐                           ‐                          Capital 8,980                          ‐                           ‐                          Total Expenditures 9,495                          ‐                           ‐                          Revenues Grants ‐                              ‐                           ‐                          Interest Income (342)                            100                          ‐                          Donations 16,030                        75,000                     20,000                    Other Financing Sources 35,000                        ‐                           ‐                          Total Revenues 50,688                        75,100                     20,000                    Expenditures Operations 45,784                        ‐                           ‐                          Total Expenditures 45,784                        ‐                           ‐                          FUND Special Revenue Funds 132 ‐ Bogert Park Special Revenue 133 ‐ Recreation Special Revenue 135 ‐ Cemetery Special Revenue 136 ‐ Park Special Revenue 137 ‐ Library Special Revenue 47      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Expenditures Operations 19,125                        19,125                     19,125                    Total Expenditures 19,125                        19,125                     19,125                    Revenues Grants 6,200                          ‐                           ‐                          Interest Income 2,567                          2,000                       2,500                      Donations 2,933                          2,000                       3,000                      Miscellaneous Revenue 7,808                          10,000                     9,000                      Refunds & Reimbursements ‐                              500                          500                         Total Revenues 19,508                        14,500                     15,000                    Expenditures Operating 35,406                        ‐                           40,000                    Capital ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures 35,406                        ‐                           40,000                    Revenues Grants 44,936                        ‐                           187,040                  State Shared ‐                              ‐                           ‐                          Transfers 53                               ‐                           ‐                          Total Revenues 44,989                        ‐                           187,040                  Expenditures Personnel & Benefits 2,666                          ‐                           ‐                          Operating 42,323                        ‐                           187,040                  Total Expenditures 44,989                        ‐                           187,040                  Revenues Penalty & Interest 4,894                          2,334                       2,500                      Street Maintenance Assessments 1,821,677                  1,333,854               1,372,840              Other Revenues/Refunds 221,891                     378,688                   522,557                  Interest Income ‐                              20,031                     7,000                      Transfers ‐                              ‐                           722,850                  Total Revenues 2,048,462                  1,734,907               2,627,747              Expenditures Operating 34,180                        115,000                   15,000                    Capital 1,707,236                  3,453,000               2,381,000              Total Expenditures 1,741,416                  3,568,000               2,396,000              FUND Special Revenue Funds 140 ‐ Police Domestic Violence 141 ‐ Street Arterial Construction 138 ‐ Law & Justice Center 139 ‐ Police Special Revenue 48      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Property Taxes 638,613                     651,949                   651,949                  Interest Income ‐                              9,500                       9,500                      Proceeds Sales of TIF Bonds ‐                              ‐                           1,806,500              Transfers 48,835                        ‐                           ‐                          Total Revenues 687,448                     661,449                   2,467,949              Expenditures Personnel ‐                              ‐                           26,379                    Operating 184,331                     1,491,900               2,975,473              Capital 397,951                     ‐                           ‐                          Transfers 36,000                        40,000                     ‐                          Total Expenditures 618,282                     1,531,900               3,001,852              Revenues Property Taxes 144,461                     139,500                   139,500                  Grants 1,356                          ‐                           ‐                          Interest Income 3,765                          1,500                       3,000                      Proceeds of Bond Sale ‐                              ‐                           ‐                          Total Revenues 149,582                     141,000                   142,500                  Expenditures Personnel ‐                              ‐                           26,379                    Operating 19,987                        420,100                   220,121                  Debt Service 92,000                        ‐                           93,000                    Transfers 10,000                        14,000                     ‐                          Total Expenditures 121,987                     434,100                   339,500                  Revenues Property Taxes 56,063                        25,000                     25,000                    Interest Income 198                             ‐                           ‐                          Total Revenues 56,063                        25,000                     25,000                    Expenditures Operating 4,721                          4,000                       ‐                          Total Expenditures 4,721                          4,000                       ‐                          Revenues Penalty & Interest ‐                              113                          1,142                      Special Assessments 425,319                     426,562                   450,254                  Interest Income 5,929                          4,925                       5,890                      Total Revenues 431,248                     431,487                   457,286                  Expenditures Operating 442,189                     440,617                   458,359                  Transfers 31,900                        31,900                     19,140                    Total Expenditures 474,089                     472,517                   477,499                  FUND Special Revenue Funds 143 ‐ TIF Midtown (N 7th Corridor) 144 ‐ TIF NE Urban Renewal District 145 ‐ TIF Mandeville Farm Industrial 146 ‐ 170;181;182; 200 ‐243  ‐ Lighting Districts 49      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Police Court Fines 72,052                        63,000                     65,000                    Interest Income 4,084                          3,100                       3,500                      Total Revenues 76,136                        66,100                     68,500                    Expenditures Operating 81,500                        150,000                   90,000                    Total Expenditures 81,500                        150,000                   90,000                    Revenues Property Taxes 99,539                        105,244                   108,490                  Interest Income 470                             200                          250                         Total Revenues 100,009                     105,444                   108,740                  Expenditures Operating 100,678                     105,244                   108,490                  Total Expenditures 100,678                     105,244                   108,490                  Revenues Principal 128,136                     143,000                   143,000                  Penalty & Interest ‐                              200                          100                         Donations/other ‐                              19,500                     25,250                    Total Revenues 128,136                     162,700                   168,350                  Expenditures Operating 132,939                     162,175                   167,160                  Total Expenditures 132,939                     162,175                   167,160                  Revenues Interest Income 10                               8                               10                            Total Revenues 10                               8                               10                            Revenues Grants 39,838                        113,000                   113,000                  State Shared ‐                              ‐                           ‐                          Refunds & Reimbursements 2,464                          7,000                       2,500                      Transfers ‐                              ‐                            Total Revenues 42,302                        120,000                   115,500                  Expenditures Personnel & Benefits 10,346                        ‐                           34,386                    Operating 29,681                        87,156                     117,960                  Total Expenditures 40,027                        87,156                     152,346                  FUND Special Revenue Funds 178 ‐ Veteran's Treatment Court 176 ‐ BID Downtown Improv Dist 177 ‐ Neighborhood Association 174 ‐ Victim/Witness Advocate 175 ‐ Senior Transportation 50      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Interest Income (6,656)                         11,000                     11,000                    Total Revenues (6,656)                         11,000                     11,000                    Revenues Interest Income 1,022                          650                          1,000                      Donations 6,205                          3,000                       3,000                      Grants 53,346                        ‐                           ‐                          Total Revenues 60,573                        3,650                       4,000                      Expenditures Operating 89,252                        40,000                     50,000                    Total Expenditures 89,252                        40,000                     50,000                    Revenues Transfers ‐                              ‐                           ‐                          Total Revenues ‐                              ‐                           ‐                          Expenditures Operating 1,999                          ‐                           ‐                          Total Expenditures 1,999                          ‐                           ‐                          Revenues Interest Income 1,815                          1,500                       1,500                      Other Revenue 100                             ‐                           ‐                          Total Revenues 1,915                          1,500                       1,500                      Expenditures Operating 7,903                          ‐                           5,000                      Total Expenditures 7,903                          ‐                           5,000                      187 ‐ Fire Dept Equipment Revenues Property Taxes 398,156                     420,976                   433,960                  Other 5,569                          ‐                           ‐                          Interest Income ‐                              2,500                       2,500                      Total Revenues 403,725                     423,476                   436,460                  Expenditures Operating 17,904                        ‐                           ‐                          Capital 583,137                     606,000                   468,000                  Transfers ‐                              ‐                           600,000                  Total Expenditures 601,041                     606,000                   1,068,000              FUND Special Revenue Funds 179 ‐ Disaster Relief (Hail Damage Events) 183 ‐ Fire Department Special Revenue 184 ‐ Parks Master Plan/Improvement Grants 186 ‐ Development Impacts 51      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  188 ‐ City/County Joint Drug Forfeiture Revenues Fines ‐                              500                          ‐                          Interest Income 1,361                          1,100                       1,300                      Total Revenues 1,361                          1,600                       1,300                      Revenues Charges for Sevices 25,610                        22,000                     35,000                    Total Revenues 25,610                        22,000                     35,000                    Expenditures Operating 31,946                        57,302                     40,792                    Capital ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures 31,946                        57,302                     40,792                    Revenues Special Assessments 1,028,397                  1,200,000               1,100,000              Penalty & Interest ‐                              1,200                       1,200                      Total Revenues 1,028,397                  1,201,200               1,101,200              Expenditures Operations 1,028,397                  1,200,000               ‐                          Total Expenditures 1,028,397                  1,200,000               ‐                          Revenues Principal 1,928                          2,000                       2,000                      Interest 595                             1,200                       600                         Interest Income 40                               ‐                           50                            Total Revenues 2,563                          3,200                       2,650                      Revenues Principal 52,299                        40,000                     40,000                    Interest 521                             500                          500                         Interest Income 935                             400                          950                         Total Revenues 53,755                        40,900                     41,450                    FUND Special Revenue Funds 193 ‐ Street Maint ‐ Babcock SID 194 ‐ Street Maint ‐ Durston SID 189 ‐ Story Mansion Special Revenue 191 ‐ Bozeman Tourism BID 52      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  199‐ Sports Park Revenues Other ‐                              ‐                           51,000                    Total Revenues ‐                              ‐                           51,000                    Expenditures Operating ‐                              ‐                           51,000                    Total Expenditures ‐                              ‐                           51,000                    Revenues Cash in Lieu of Parkland 187,144                     ‐                           50,000                    Interest Income ‐                              4,500                       4,500                      Total Revenues 187,144                     4,500                       54,500                    Expenditures Operations 4,320                          ‐                           5,000                      Total Expenditures 4,320                          ‐                           5,000                      FUND Special Revenue Funds 850 ‐ Cash in Lieu of Parkland 53     Debt Service Funds Debt Service Funds are used to account for the accumulation of resources for, and the payment of, general long‐term debt  principal and interest. General Obligation Bonds are backed by the full faith and credit of the City and are payable from  ad valorem property taxes. Except for refunding bonds issued to achieve savings, Bozeman voters must approve general  obligation debt prior to issuance. A large change for FY20 is expected with the issuance of General Obligation bonds for  the Bozeman Public Safety Center in late summer, first part of FY20. There is also a loan initiated during 2019 to fund two  additional turf fields and the Sports Park that will be repaid through user group fees managed by the Sports Park  Foundation. Debt schedules are located at the end of the Activity/Division Section under the Non‐Departmental.       FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Interest Income ‐                               26,000                      15,000                    Loan Interest 3,685                           3,500                        3,700                      Other ‐                              224,011                    ‐                          Total Revenues 3,685                          253,511                    18,700                    Expenditures Transfers ‐                              224,011                   867,070                  Total Expenditures ‐                              224,011                   867,070                  Revenues Property Taxes 274,863                     275,900                   273,300                  Total Revenues 274,863                     275,900                   273,300                  Expenditures Debt Service 276,500                     276,900                   273,300                  Total Expenditures 276,500                     276,900                   273,300                  Revenues Property Taxes 1,078,563                   1,083,136                1,076,788              Total Revenues 1,078,563                   1,083,136                1,076,788              Expenditures Debt Service 1,081,238                   1,088,138                1,076,788              Total Expenditures 1,081,238                   1,088,138                1,076,788              Revenues Transfers In 422,637                     423,673                   418,898                  Total Revenues 422,637                     423,673                   418,898                  Expenditures Debt Service 422,288                     423,673                   418,898                  Total Expenditures 422,288                     423,673                   418,898                  FUND Debt Service Funds 300 ‐ SID Revolving Fund 303 ‐ G.O. Refunding Series 2012 304 ‐ Bond S & I Parks & Open Space Bond 305 ‐ 2007 Downtown TIF Bonds 54      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Property Taxes ‐                              ‐                           1,441,716              Proceeds Sales of GO Bonds ‐                              ‐                            36,965,000            Transfers ‐                              ‐                           ‐                          Total Revenues ‐                              ‐                            38,406,716            Expenditures Debt Service ‐                              ‐                           1,641,716              Transfers ‐                              ‐                            36,735,000            Total Expenditures ‐                              ‐                            38,376,716            Revenues Special Assessments 415,290                     439,129                   417,627                  Penalty & Interest 91,390                        152,985                   94,529                    Interest Income 10,589                        1,200                       13,045                    Total Revenues 517,269                     593,314                   525,201                  Expenditures Debt Service 972                             385,800                   1,000                      Transfers ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures 972                             385,800                   1,000                      Revenues Special Assessments ‐                              ‐                           32,000                    Total Revenues ‐                              ‐                           32,000                    Expenditures Debt Service ‐                              ‐                           32,000                    Total Expenditures ‐                              ‐                           32,000                    450‐ Ssports Park Foundation Turf Field Loan 310‐448‐ SID Funds FUND Debt Service Funds 307 ‐ Bozeman Public Safety Center‐ GO  Bonds 55     Construction Funds Capital Projects Funds account for the construction of general improvement projects financed by special assessments  other than those financed by proprietary funds. Citizens and public officials in Bozeman have supported significant public  investments that make Bozeman the city it is today. The City’s Capital Improvement Program (CIP) develops the Five‐Year  CIP, manages the City’s annual budget process for funding citywide capital maintenance and expansion projects, supports  strategic  capital  planning  and  programming  efforts  with  City  departments,  and  provides  analysis  for  judicious  financial  decision  making.  A  Capital Improvement is a project or effort  that maintains, improves, or constructs a  C i t y  a s s e t ,  s u c h  a s  b u i l d i n g s ,   transportation  networks,  or  parks  and  recreation facilities. The large change in  these funds for FY20 is the construction of  the  Bozeman  Public  Safety  Center  approved by the voters in November 2018.      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Interest Income ‐                               ‐                            ‐                          Transfers 1,313,800                  284,011                    38,044,733            Other Funding 1,363,457                   ‐                            ‐                          Total Revenues 2,677,257                  284,011                    38,044,733            Expenditures Operating 105,274                     735,000                   280,000                  Capital 5,777,080                  284,011                    41,187,362            Transfers ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 5,882,354                   1,019,011                41,467,362            FUND Construction Funds 500‐566 ‐ Construction Funds 56     Enterprise Funds Enterprise Funds are used to account for efforts that are financed and operated in a manner similar to private business  enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs (expenses, including depreciation) of providing goods  or services to the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily through user charges.  The  following is a discussion of some of the major enterprise funds and ones with larger changes for FY20, followed by all  Enterprise Fund financials.    Water Fund‐ City property owners are, by and large, required to use the City’s Water treatment systems. The City recently  underwent a rate study that included water conservation rate examination, and drought rate and reserve design. The rate  study was presented and accepted by the Commission on April 15, 2019. The plan outlines targets for reserves that  includes a drought reserve to cover times of extreme drought. The drought reserve rate will be $0.08 per CCF. The rates  for the residential class will be based on their usage on the tier system pictured below to encourage water conservation  and discourage over watering.        Then rates will change based on user class:        57     With these changes, appropriate users classes will be charged based on their cost of service and the City will be able to  achieve and maintain appropriate revenue levels and reserves. Overall, the fund has maintained a healthy reserve and  improved, as well as maintained, the City’s water system.      Wastewater Fund‐ City Property owners are, by and large, required to use the City’s Sewer treatment systems. The City  recently underwent a rate study presented and accepted by the Commission on April 15, 2019. Rates vary by user class:        With these changes, appropriate users classes will be charged based on their cost of service and the City will be able to  achieve and maintain appropriate revenue levels and reserves. Overall, the fund has maintained a healthy reserve and  improved as well as maintained the City’s sewer system. The fund balance needs growth as the infrastructure is starting  to age.    ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000 Water Fund Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance 58         Stormwater Fund‐ The City’s Stormwater fund started in 2013 and had its current rate structure set in April 2015, rates  are based on impervious area, and existing infrastructure. The rate has not changed since the 2015  restructure. With inflation costs and growth, we are recommending a 4% rate increase. With increasing  the rate and with projected growth, the fund will be able to maintain a 45‐dayoperating resevre and a  depreciation reserves to be able to replace unexpected loss of equipment.      Solid Waste Fund ‐The City’s Solid Waste Fund accounts for the garbage and recycling service provided to citizens.  Revenues are comprised of solid waste and recycling fees. Expenses are for personnel, operations and capital items. Fund  balance is sufficient for depreciation coverage and for an event, if we lose the use of a truck unexpectedly. We are currently   performing a rate study that will determine if a rate increase is needed by early August 2019. For this budget, revenue has  been estimated based on past growth with no rate change.        ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000 Wastewater Fund Revenues Expenditures Fund Balance  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Budget 2020 Approved Storm Water Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance 59     All Enterprise Funds:                FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Penatly & Interest 66                               ‐                           ‐                          State Shared 59,029                        1,500                       1,500                      Utility Charges 8,544,654                  8,985,959               10,455,076            Interest Income (1,639)                         168,495                   160,000                  Donations ‐ Contributed Capital 4,874,798                  ‐                           ‐                          Cah in Lieu‐Water Rights 1,180,122                  ‐                           ‐                          Miscellaneous Revenue ‐                              50,000                     50,000                    Refunds & Reimbursements 500                           Rents & Royalties 38,567                        80,000                     80,000                    Administrative Reimbursement 1,486,808                  ‐                           ‐                          Other Financing Sources ‐                              1,750,000               1,200,000              Total Revenues 16,182,405                11,036,454             11,946,576            Expenditures Personnel & Benefits 3,203,117                  2,085,584               2,173,734              Operating 5,573,070                  4,634,920               4,603,370              Capital 971,834                     4,316,009               2,226,500              Debt Service ‐                              1,165,630               1,168,130              Total Expenditures 9,748,021                  12,202,143             10,171,734            Revenues Utilities & Enterprise 2,757,565                  1,883,070               1,925,831              Interest Income (344)                            5,000                       5,000                      Total Revenues 2,757,221                  1,888,070               1,930,831              Expenditures Operating 152,736                     ‐                           ‐                          Capital 279,399                     1,586,020               6,295,729              Transfers ‐                              600,000                   667,323                  Total Expenditures 432,135                     2,186,020               6,963,052              FUND Enterprise Funds 600 ‐ Water Fund 610 ‐ Water Impact Fee 60        FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Penalties & Interest 23                               ‐                           ‐                          State Shared 36,704                         1,500                        35,000                    Utility & Enterprise 8,876,015                   9,559,623                9,921,394              Interest Income ‐                               91,238                      80,000                    Refunds & Reimbursements 29,035                         ‐                            ‐                          Contributed Capital 4,102,663                   ‐                            ‐                          Other Financing 1,007                           ‐                            ‐                          Total Revenues 13,045,447                 9,652,361                10,036,394            Expenditures Personnel & Benefits 1,987,336                   2,017,844                2,128,979              Operating 3,267,033                   4,069,269                4,129,133              Capital 1,502,439                   3,352,500                1,627,500              Debt Service ‐                               1,476,059                1,239,000              Transfers    ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 6,756,808                   10,915,672              9,124,612              Revenues Utility & Enterprise 1,810,489                  1,282,208               1,320,674              Loan Proceeds ‐                              7,985,000               5,200,000              Interest Income ‐                              20,000                     20,000                    Total Revenues 1,810,489                  9,287,208               6,540,674              Expenditures Operating 83,977                        ‐                           350,000                  Capital 127,634                     8,625,000               6,424,000              Debt Service ‐                              ‐                           530,012                  Transfers ‐                              ‐                           39,405                    Total Expenditures 211,611                     8,625,000               7,343,417              FUND Enterprise Funds 620 ‐ Waste Water Fund 630 ‐ Waste Water Impact Fee 61      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Penalty & Interest 234                             ‐                           ‐                          State Shared 24,471                        ‐                           ‐                          Recycling Revenue 446,931                     408,035                   483,771                  Utilities & Enterprise 3,479,192                  3,508,627               3,648,702              Interest Income 151                             6,995                       7,275                      Miscellaneous Revenue ‐                              ‐                            Refunds & Reimbursements 3,078                          ‐                           ‐                          Rents and Royalties ‐                              8,240                       8,570                      Roll‐Off Container Rental 14,778                        16,695                     17,363                    Total Revenues 3,968,835                  3,948,592               4,165,681              Expenditures Personnel & Benefits 1,463,392                  1,351,142               1,465,420              Operating 2,769,103                  2,312,942               2,799,357              Capital 736,637                     100,000                   890,000                  Transfers ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures 4,969,132                  3,764,084               5,154,777              Revenues Interest 2,914                          ‐                           2,000                      Transfers 368,084                     250,000                   280,000                  Total Revenues 370,998                     250,000                   282,000                  Expenditures Operations 303,372                     250,000                   226,000                  Capital 61,417                        61,417                     61,417                    Total Expenditures 364,789                     311,417                   287,417                  Revenues Licenses and Permits 612,118                     414,000                   456,000                  Charges for Services 64,308                        50,000                     50,000                    Fines and Forfeitures 281,954                     300,000                   300,000                  Interest Income ‐                              5,000                       5,000                      Loan Interest 762                             840                          840                         Miscellaneous Revenue 18,401                        ‐                           ‐                          Rents & Receivables 1,837                          1,500                       1,500                      Transfers from other Funds 250,000                     250,000                   250,000                  Total Revenues 1,229,380                  1,021,340               1,063,340              Expenditures Personnel & Benefits 389,115                     353,362                   426,764                  Operating 744,665                     393,978                   425,905                  Capital 159,336                     112,031                   230,000                  Total Expenditures 1,293,116                  859,371                   1,082,669              FUND Enterprise Funds 640 ‐ Solid Waste Fund 641 ‐ Landfill Post Closure and Monitoring Costs 650 ‐ Parking Fund 62      FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues State Shared 8,299                          ‐                           ‐                          Utilities & Enterprise 1,325,150                  1,317,688               1,397,907              Interest Income ‐                              5,500                       5,500                      Contributed Capital 685,144                     ‐                           ‐                          Transfers from other Funds 140,000                     75,000                     75,000                    Total Revenues 2,158,593                  1,398,188               1,478,407              Expenditures Personnel & Benefits 548,094                     408,583                   580,938                  Opeartions 286,662                     240,373                   268,372                  Capital 889,821                     635,000                   650,000                  Debt Service 194,068                     160,346                   161,211                  Transfers    ‐                              ‐                           ‐                          Total Expenditures 1,918,645                  1,444,302               1,660,521              FUND Enterprise Funds 670 ‐ Storm Water Fund 63     Internal Service Funds Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services provided by one department to other  departments  on  a  cost‐reimbursement  basis.    The  City  has  three Internal  Services,  and  fund  750‐  Public  Works  Administration was new in FY19 to allocate the Public Works Adm inistration, GIS, and Engineering to the enterprise funds.  Fund 710‐ Vehicle Maintenance accounts for the maintenance and repair of vehicles used in operation of City services.  Medical Health Insurance Fund 720 Accounts for insurance premiums received from the various City employees and  retirees, and the related costs of health and dental premiums paid to the City’s insurance provider.   FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues General Government 1,270,857                   1,264,876                1,389,462              Interest Income ‐                               250                           250                         Refunds & Reimbursements 9,030                           500                           500                         Total Revenues 1,279,887                   1,265,626                1,390,212              Expenditures Personnel & Benefits 492,099                     481,127                   541,468                  Operating 890,303                     778,335                   846,332                  Capital ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 1,382,402                   1,259,462                1,387,800              720 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Public Welfare 4,803,540                   4,820,912                5,044,794              Refunds & Reimbursements 6,702                           ‐                            ‐                          Transfers In ‐                               ‐                            ‐                          Total Revenues 4,810,242                   4,820,912                5,044,794              Expenditures Operating 4,814,456                   4,820,912                5,044,794              Total Expenditures 4,814,456                   4,820,912                5,044,794              Revenues General Government ‐                               2,381,457                2,945,060              Transfers ‐                               ‐                           105,458                  Total Revenues ‐                               2,381,457                3,050,518              Expenditures Personnel & Benefits ‐                               1,693,903               2,089,248              Operating ‐                              588,006                   780,812                  Capital ‐                              106,548                   75,000                    Total Expenditures ‐                              2,388,457               2,945,060              FUND Internal Service Funds 710 ‐ Vehicle Maintenance 750 ‐ Public Works Administration 64     Permanent Funds Perpetual Cemetery Care Fund 800 accounts for the maintenance fee received from the sale of City cemetery lots, which  is to be used for perpetual care. Beginning in FY19, 35% of all revenue is recorded in to the fund.  The fund balance has  seen healthy growth over the last five years and is estimated to be just under $1.5 million by the end of FY20.         FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  Revenues Public Welfare 118,028                     75,000                     80,000                    Interest Income ‐                              13,500                     10,000                    Total Revenues 118,028                     88,500                     90,000                    800 ‐ Cemetery Perpetual Care Permanent Funds FUND 65 66     Activity/Department Details    67     Activity/Division Detail As stated in the Budget Summary, the budget is separated by activity. Within those activities are the divisions. See  below the Activities and the corresponding divisions.        Activity General  Government City Commission City Manager Municipal Court City Attorney Finance Human  Resources Information  Technology Community  Development Facility  Management Public Safety Police Fire Building  Inspection Parking Public Service Public Works  Admin Streets Storm water Water Water  Reclamation   Facility Solid Waste  Collection &  Recycling Vehicle  Maintenance Public Welfare Parks and  Recreation Library Economic  Development Other Non‐ Departmental Debt Service Special  Improvement  District 68     The divisions are part of larger Departments. The following table lists the Department and corresponding divisions  with  their  activity  shown  with  the  corresponding  color  to  the  chart  on  the  previous  page.   Departments Municipal Court City Commission City Manager City Attorney Finance Human  Resources Information  Technology Community  Development Building  Inspection Affordable  Housing Strategic  Services GIS/Asset  Management Facility  Management SustainabilityPolice Fire Public Works  Admin City Engineer Streets Storm water Water Water Reclamation  Facility Solid Waste Collection & Recycling Vehicle  Maintenance Parks and  Recreation Forestry Recreation Parks Cemetery Library Economic  Development Parking Neighborhoods 69 70     General Government 71     General Government City Commission- The City Commission is the legislative body of city government comprised of a mayor and four  commissioners. Responsibilities of the Commission include: establishment of policies governing the operation of  the City and appointment of members to citizen advisory boards and commissions.   City Manager – The role of the City Manager is to operate at the will of the City Commission with a focus on policy,  long range planning, and strategy. The purpose of  the City Manager’s office is the administration of the  City operations and is to provide overall leadership,  direction, coordination, and support for the City’s  activities.   City Clerk (City Manager)‐ The City Clerk’s Office is  dedicated to preparing the proceedings of the City  Commission and preserving the City records, along  with enhancing the ability of the citizenry to  participate in local government.  Neighborhoods (Economic Development) - The  Neighborhoods Program creates systems for communication and engagement with Bozeman neighbors.    City Attorney - The City Attorney is the legal advisor and primary attorney for the city and as such is responsible  for protecting the legal interests of the city and directing the legal operations of the city.  The City Attorney and  legal department staff: represent the city before all courts, administrative agencies, and all city legal proceedings.   Finance - The Finance Department is charged with the overall Finance, Accounting and Treasury administration  of the City.  The Department is comprised of three divisions: Administration, Accounting, and Treasury.  The  Finance Department provides support to other departments for all financial matters.   Facilities Management (Strategic Services)- Facilities Management is responsible for coordinating remodeling,  renovations, and new construction projects. Contracted services  include activities such as: janitorial services; snow  removal; lawn care; and building systems ventilation, mechanical controls, and building generators.   Information Technology - The Information Technology Department purpose is to manage and operate the City’s  enterprise applications, hardware, and networking services.  The division provides technology services, support  to all departments across the city, and maintains daily operations of the data centers.  Human Resources - The Human Resources Department’s purpose is to support City functions by ensuring the  capability and stability of the workforce. The department supports management and employees with current  lawful information, sound recruitment practices, and benefits, protecting the employment rights of the City and  its employees.    Planning (Community Development) ‐  Plans  for  the  growth  and  development  of  the  City  of  Bozeman.  Responsible  for  Long  Range  Planning,  Development  Review,  Historic  Preservation,  Impact  Fees,  Affordable  Housing and serving related Advisory Boards and Commissions.  Municipal Court- Municipal Court accounts for costs associated with the judicial branch of City government. The  Municipal Court hears cases involving city ordinances, misdemeanor cases defined by state criminal codes, may  conduct (preliminary hearings) in felony cases, and Orders of Protection.  72     City Commission Major Objectives:  Work closely with the administration and other  government officials to lobby for state legislation  beneficial to cities.   Improve public facilities and the quality of  services delivered to the public in order to meet  the needs of the citizenry.    Ensure that all decisions are protective of the  health, safety and general welfare of the citizens  of this community.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making 1% of the  funds expenses  FY19 Accomplishments  Passed the Bozeman Public Safety Center Bond  initiative.    FY19 Strategic Plan  Set FY19 Strategic Priorities  FY20 Strategic Plan  Set FY20 Strategic Priorities      Commission 1% General Fund 73     FY20 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   Operating budget includes technology for the Commission room  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY COMMISSION 010‐ General                215,704               295,016               295,877 0.3% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY COMMISSION Salaries & Benefits                130,176               131,266               158,873 21.0% CITY COMMISSION Operating                  84,274                 82,200               135,950 65.4% CITY COMMISSION Capital                           ‐                  80,000                          ‐   ‐100.0% CITY COMMISSION Debt Service                     1,254                   1,550                    1,054 0.0% CITY COMMISSION Transfers                           ‐                           ‐   0.0% TOTALS                215,704               295,016               295,877 0.3% Department Division   FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY COMMISSION 1110‐ City Commission                215,704               295,016               295,877 0.3% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 54% Operating 46% Capital 0% Debt Service 0%Transfers 0% 74     City Manager Major Objectives: The City Manager’s office is support of the Mission,  Values, and Goals of the City and to implement the  City’s Strategic Plan.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 3% of the  fund’s expenditures.    FY19 Accomplishments  Made  advancements  with  the  Strategic  Plan  implementation and reporting.   Hired the Communication Coordinator position.   Education efforts for the Bozeman Public Safety  Center and its passing.  FY19 Strategic Plan There were many accomplishments across the  organization. The City Manager’s Office specifically:   A i d e d  i n  t h e  B o z e m a n  P u b l i c  S a f e t y  C e n t e r   education  efforts  and  working  towards  communication action items.   Collaborated with MSU with the EPIC‐ N program   Worked toward enhancing communication  FY20 Strategic Plan The City Manager is charged with implementing the  plan.   There is a focus on the five priorities and the other  projects selected by the Commission. Within the  City Manager’s Office there is a focus on:   A community that supports creativity, education,  and an innovative economy   A high performing organization that utilizes best  practices  to  anticipate  future  needs,  and  engages  the  community  for  continuous  improvement City  Manager 3% General Fund 75     FY20 Budget   Personnel  No FTE Changes  Operating   Reduction with non‐legislative year and no new staff  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  CITY MANAGER 010‐ General              891,042               944,508              951,156 0.7% Department Category  FY18  Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY MANAGER Salaries & Benefits              711,009               788,719              814,010 3.2% CITY MANAGER Operating              178,779               155,239              137,146 ‐11.7% CITY MANAGER Capital                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% CITY MANAGER Debt Service                   1,254                       550                         ‐   ‐100.0% CITY MANAGER Transfers                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% TOTALS              891,042               944,508              951,156  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  CITY MANAGER 1210‐ City Administration              891,042               944,508              951,156 0.7% TOTALS              891,042  944,508                            951,156  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 86% Operating 14% Capital 0% Debt Service 0%Transfers 0% 76     City Clerk (City Manager’s Office) Major Objectives:  Support the City Commission by preparing the  proceedings and managing the public meeting  process.   Preserve  the  City’s  records  and  manage  organization,  accuracy,  accessibility,  and  completeness.   Coordinate  the  City’s  many  citizen  advisory  boards, commissions, and committees.   Perform  centralized  administrative  tasks  including  bid/RFP/RFP  management,  records  requests,  public  noticing,  public  comment,  codification,  election  coordination,  ethics  and  financial  disclosure  tracking,  grant  approvals,  etc.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up less than 1%  of the fund’s expenditures.  FY19 Accomplishments Procedural improvements:   Online public notices   Alcohol licensing cheat‐sheet   Resolution/Ordinance title consistency   Board/commission/committee accuracy and  consistency  FY19 Strategic Plan Strategic Plan ‐ 1.1 Outreach  b.)  Dramatically  increase  transparency  and  create  access to all city documents  Performance Measures  Performance Measures  Maintain and track a high standard of citizen  engagement and trust by creating processes  to  distribute  all  received  public  comment,  targeted to specialized recipients, within 1  business day to enable timely information  distribution among the commission, boards,  and staff.     Track  disposition  across  city  departments,  with  a  long  term  goal  of  significantly  increased  disposal,  document  and  disposition  transparency  through  a  formalized  process,  and  increased  facility  space.    FY20 Strategic Plan Strategic Plan ‐ 1.1 Outreach  b.)  Dramatically  increase  transparency  and  create  access to all city documents  Software that contributes:   Laserfiche  –  digitized  and  accessible  documents, very few cities do what we do!   Municode  –  code  stays  up  to  date  and  centralized  instead  of  remaining  in  ordinance text   Granicus  –  accessible  video,  minutes,  and  packet materials with search capability   Vendor  TBA  –  closed  captioned  videos  critical  per  Web  Content  Accessibility  Guidelines  City Clerk 1% General Fund 2,908  4,615 4,558 4,500 4,600  0 2,000 4,000 6,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Documents Processed for Public Access 77     FY20 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   Increase in software licensing agreements  Capital   None    Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved   % Change   CITY CLERK 010‐ General              185,320               297,839              259,175  ‐13.0% Division Category  FY18  Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY CLERK Salaries & Benefits              148,371               211,314              159,355 ‐24.6% CITY CLERK Operating                28,290                 84,975                98,775 16.2% CITY CLERK Capital                   7,405                          ‐                            ‐   0.0% CITY CLERK Debt Service                   1,254                    1,550                   1,045 ‐32.6% CITY CLERK Transfers                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS              185,320               297,839              259,175  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  CITY MANAGER 1220‐City Clerk              185,320               297,839              259,175 ‐13.0% TOTALS              185,320  297,839                            259,175  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 62% Operating 38% Capital 0% Debt Service 0% 78     Neighborhoods (Economic Development) Major Objectives:  Advance  engagement  opportunities  and  communication with Bozeman neighbors.   Increase  the  geographic  representation  of  neighbors  by  developing  outreach  systems.  Strengthen collaborations and partnerships with  other public agencies like MSU and stakeholders  like  the  business  community  and  nonprofit  sector.    Budget Allocation Funded by the General Fund, making up less than  1% of the fund’s expenditures.    FY19 Accomplishments  Advanced  engagement  opportunities  for  problem solving and policy discussion and input  with  Bozeman  Neighbors.  Some  selected  examples:   Worked  closely  with  new  Communications  Coordinator  to  advance  Citywide  information  sharing.    Partnership with MSU to create an Off Campus  Living program to support MSU students living in  Bozeman:  staff, programming, budget, etc.  FY19 Strategic Plans  1.2  Community  Engagement  –  Broaden  and  deepen engagement of the community in city  government,  innovating  methods  for  inviting  input from the community and stakeholders.    1.3  Public  Agencies  Collaboration  –  Foster  successful  collaboration  with  other  public  agencies and  build on  these  successes.  (1.3c  Enhance our relationship with MSU)  Performance Measures  Monitor  program  activity  both  inside  and  outside of formal neighborhood boundaries  t o  d e m o n s t r a t e  t h e  r e a c h  o f  c o m m u n i t y   engagement.     Track  partnerships  with  community  stakeholders  to  better  understand  the  impact we can have when working together.     Measure  and  communicate  projects  completed by City departments to show the  value of the services we provide.  FY20 Strategic Plan  1.2b Community Engagement Plan – Develop a  plan to increase community engagement in city  decision‐making processes   1.3c Enhance our relationship with MSU Neighborh oods 0% General Fund 79     FY20 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   Slight increase for postage and outreach  Capital   None Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  NEIGHBORHOODS 010‐ General                65,961                  96,791               102,462 5.9% Division Category  FY18  Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change NEIGHBORHOODS Salaries & Benefits                53,337                  68,816                 72,422 5.2% NEIGHBORHOODS Operating                12,624                  27,975                 30,020 7.3% NEIGHBORHOODS Capital                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% NEIGHBORHOODS Debt Service                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% NEIGHBORHOODS Transfers                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% TOTALS                65,961                  96,791               102,442  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  Economic  Development 1260‐ Neighborhood                65,961                  96,791              102,462 5.9% TOTALS                65,961  96,791                              102,462  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 71% Operating 29% Capital 0%Debt Service 0% Transfers 0% 80     City Attorney Major Objectives:  To  be  a  critical  part  of  the  City’s  leadership  through integration with department directors,  HPO members, the City Commission, and other  city agencies.    To enforce  state  laws  and  city  ordinances  pertaining to misdemeanor offenses within the  city and to prosecute criminal cases in a timely  and efficient manner.   To  direct  the  legal  operations  of  the  city  and  serve as the city's legal counsel.   Budget Allocation Funded mainly from the General Fund, making up 4%  of the fund’s expenditures  The Department oversees the programming for the  special revenue fund 174Victim/Witness advocate.  Total funding breakdown:     FY19 Accomplishments  Continuing  to  build  our  team  through  professional  development,  training,  and  coordination.    Continued  effective  integration  into  all  City  departments as demonstrated by a significant  list of accomplishments    Increase in efficiency and effectiveness of the  prosecution team FY19 Strategic Plans City Attorney’s Office plays a role in the majority of  strategic plan items Performance Measures FY20 Strategic Plan Resources are needed to participate in all aspects of  strategic plan implementation. City  Attorney 4% General Fund 010‐ General  Fund 94% 174‐ Victim  Witness  Advocat… 81     FY20 Budget   Personnel  One FTE added to the Department but funding is from the 100‐Planning Fund and the 750 – PW Admin Fund for  work needed specifically for those areas  Operating   Reduction in the Special revenue fund and slight increase in the General Fund  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY ATTORNEY 010‐ General Fund            1,188,539        1,258,873          1,315,436 4.5% CITY ATTORNEY 174‐ Victim Witness Advocate               185,000             150,000                90,000  ‐40.0%            1,373,539        1,408,873          1,405,436  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CITY ATTORNEY Salaries & Benefits            1,076,328        1,119,223          1,168,766 4.4% CITY ATTORNEY Operating               297,211             289,650              236,650 ‐18.3% CITY ATTORNEY Capital                          ‐                          ‐                            ‐   0.0% CITY ATTORNEY Debt Service                          ‐                          ‐                            ‐   0.0% CITY ATTORNEY Transfers                          ‐                          ‐                            ‐   0.0% TOTALS            1,373,539        1,408,873          1,405,416  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  CITY ATTORNEY 1410‐ City Attorney            1,161,351        1,232,873          1,309,436 6.2% CITY ATTORNEY 1430‐1446‐ Civil Litigation                 26,747               25,000                  5,000 ‐80.0% CITY ATTORNEY 1460‐ Criminal Prosecution ‐  General                       441                1,000                  1,000 0.0% CITY ATTORNEY 1462‐ Criminal Prosecution ‐  Victim/Witness               185,000             150,000                90,000 ‐40.0% TOTALS            1,373,539        1,408,873          1,405,436  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 83% Operating 17% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 82     Finance Major Objectives:  To assure efficient and effective management of  the  public's  resources  by  providing  quality  financial  services  and  safeguarding  the  City’s  Assets   To manage and account for the City's finances in  accordance with Generally Accepted Accounting  Principles,  as  set  forth  by  the  Governmental  Accounting  Standards  Board  and  prepare  a  Comprehensive Annual Financial Report.   To  prepare  a  comprehensive  budget  on  an  annual basis that encompasses all funds of the  City.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 3% of the  fund’s expenditures.    FY19 Accomplishments  Government  Finance  Officers  Association  Awards for the Comprehensive Annual Financial  Report and Budget Book   Rate and fee studies in many areas and funds  (Water,  Wastewater,  Cemetery,  Parks  &  Recreation and upcoming Solidwaste)   New Parking software implementation FY19 Strategic Plans  We worked towards item 7.1 b ‐Create a Culture  of Innovation by:  o Changing our CIP database system for project  tracking and plan development and now the  CIP merges into the annual budget for time  savings on many levels  o Trained on Lean Principals in an office setting,  making goals that are already in the testing  phase that will make us more efficient and  giving us several hours of time savings.   7.3 C Improve Departmental Collaboration‐ we  worked with many departments and efforts with  the CIP, and Parks & Trails District.  Performance Measures  Receive Awards for financial reporting; FY17  Comprehensive  Annual  Financial  Report  received  Government  Finance  Officer  Association’s  certificate  in  Achieving  E x c e l l e n c e  i n  F i n a n c i a l  r e p o r t i n g  a n d  t h e   FY19  Budget  received  their  Distinguished  Budget Award.    Through lean process eliminate waste, and  s t r i v e  f o r  e f f i c i e n c y  w h i l e  r e m a i n i n g   effective.  FY19  progress  $1,069  hard  cost  savings per year and 768 hours of staff time  per  year  (one  efficiency  reporting  change  saved 600 hours of staff time).   Review  workload  indicators  to  determine  performance measurements.  FY20 Strategic Plan The Finance Department supports the strategic plan  efforts  across  the  organization  and  will  focus  internally on:   We worked towards item 7.1 b ‐Create a Culture  of Innovation   7.3 C Improve Departmental Collaboration Finance 3% General Fund 83     FY20 Budget     Personnel  No FTE changes. Note: Utility billing staff is budgeted under fund 750‐ PW Admin fund  Operating   Minor reductions made  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FINANCE 010‐ General Fund        1,132,468            957,847             1,001,680 4.6% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FINANCE DEPARTMENT Salaries & Benefits           917,538            756,309                805,392 6.5% FINANCE DEPARTMENT Operating           214,930            199,538                196,288 ‐1.6% FINANCE DEPARTMENT Capital                       ‐                  2,000                           ‐   0.0% FINANCE DEPARTMENT Debt Service                       ‐                          ‐                             ‐   0.0% FINANCE DEPARTMENT Transfers                       ‐                          ‐                             ‐   0.0% TOTALS        1,132,468            957,847             1,001,680  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved   % Change  FINANCE DEPARTMENT 1510‐ Finance Administration           261,736            269,421                281,303 4.4% FINANCE DEPARTMENT 1520‐ Accounting           426,852            434,114                457,303 5.3% FINANCE DEPARTMENT 1530‐ Treasury           443,880            254,312                263,074 3.4% TOTALS        1,132,468  957,847                      1,001,680  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 80% Operating 20% Capital 0%Debt Service 0% Transfers 0% 84     Facilities (Strategic Services)  Major Objectives:  Provide  a  safe,  comfortable,  and  professional  working environment in all city facilities.   Maintain all buildings and related equipment in  good working condition in a proactive manner  that will help extend useful life.   Maintain  a  proactive  approach  for  long‐term  facility planning and project scheduling in order  t o  a v o i d  c o s t l y  p r o b l e m s  o f  d e f e r r e d   maintenance.   Implement  building  design,  maintenance,  and  operational practices resulting in energy saving  measures.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 5% of the  fund’s expenditures.      FY19 Accomplishments  Completed  Phase  I  of  City  Works  Retooling,  Implementation of Site Wide Electronic Service  Requests   Completed  the  Professional  Building  Electrical  Upgrade (Safety, Increased Asset Lifecycle)   Completion  of  Story  Mill  Community  Center  Upgrade & Recreation Staff Relocation  FY19 Strategic Plans 3.1.a  Public Safety   Preliminary Design Support   Department  will  be  participating  with  TEEX  &  MSU on Business Continuity  6.3.d  Vulnerability  Assessment  &  Resiliency  Framework   FD  Structures  Inventory  &  Adaptive  Capacity  Interviews  Performance Measures  Monitor  the  ratio  of  preventative  vs.  corrective  vs.  general  maintenance  for  all  City facilities.      Track the initiation to completion time for  internal service requests.     Establish a Facility Condition Index (FCI) for  all  City  owned  buildings  to  help  prioritize  current and future needs.   FY20 Strategic Plan 6.3.d  Vulnerability  Assessment  &  Resiliency  Framework  •  FD Structures Inventory & Adaptive Capacity  Interviews Facilities 5% General Fund 85     FY20 Budget   Personnel  No FTE Changes  Operating   Increase in service costs for  overall 6% increase              Capital     Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT 010‐ General Fund             181,295      1,776,131           1,572,966 ‐11.4% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT Salaries & Benefits             287,122           378,572               356,169 ‐5.9% FACILITIES MANAGEMENT Operating             884,773      1,110,528           1,183,297 6.6% FACILITIES MANAGEMENT Capital                 9,400           287,031                 33,500 ‐88.3% FACILITIES MANAGEMENT Debt Service                     ‐                            ‐   0.0% FACILITIES MANAGEMENT Transfers                     ‐                            ‐   0.0% TOTALS         1,181,295      1,776,131           1,572,966  Division Sub‐Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT 1810‐ City Hall             482,402           761,900               558,589 ‐26.7% FACILITIES MANAGEMENT 1820‐ Fire Station #1               35,606             51,659                 53,189 3.0% FACILITIES MANAGEMENT 1830‐ Shop Complex               75,074           109,159               109,190 0.0% FACILITIES MANAGEMENT 1840‐ Professional Building             164,537           320,504               292,825 ‐8.6% FACILITIES MANAGEMENT 1850‐ Senior Center               85,663             83,465                 83,465 0.0% FACILITIES MANAGEMENT 1860‐ Library             281,705           368,670               383,489 4.0% FACILITIES MANAGEMENT 1870‐ Fire Station #2               16,458             21,535                 22,945 6.5% FACILITIES MANAGEMENT 1880‐ Fire Station #3               39,850             59,239                 69,274 16.9% TOTALS         1,181,295  1,776,131     1,572,966          Department Budget by Fund Department Budget by Category                                                                             Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 22% Operating 76% Capital 2% Debt Service 0% Transfers 0% Fund ‐ Division Project #Project Name Amount General Fund‐ Fac ilities GF274 CITY HALL BOZ CREEK IMPROVEMENT      33,500  86     Information Technology Major Objectives:  Support  all  technology  related  hardware/software for the city.   M a i n t a i n  a n t i v i r u s  a n d  o t h e r  s e c u r i t y  r e l a t e d   components to keep City data safe.   Design  and  support  systems  that  provide  continuity of operations in the event of a system  failure.   Support Strategic plan objectives as they pertain  to City Technology and communications.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 4% of the  fund’s expenditures.      FY19 Accomplishments  New  SAN  deployed  and  configured  for  replication   Redundant Internet Connectivity setup   Zuercher implemented on PD/Fire equipment  FY19 Strategic Plans Department involved in 22 items   Communications Plan‐Push Notifications‐1.1a   Transparency and document access‐1.1b   PD and FD Technology‐3.1d   Public Safety Center‐3.1a  Performance Measures  Monitor response time related to help desk  calls to ensure adequate level of service.     Monitor  the  percentage  of  total  devices  deployed  compared  to  the  total  devices  scheduled  for  deployment  to  gauge  efficiency in deployments.    FY20 Strategic Plan City Communication plan and protocol 1.1a   $10,000 Granicus Gov Delivery Communications  Platform‐Push Notifications. IT 4% General Fund 60.6 62.5 64.0 57.0 52.0 54.0 56.0 58.0 60.0 62.0 64.0 66.0 FY16 Actual FY17 Actual FY18 Actual FY19 Approved Number of City Staff per Full Time  Employee  87     FY20 Budget   Personnel  No FTE change  Operating   Increase due to software maintenance contracts  Capital  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY 010‐ General Fund               986,250         1,331,185             1,336,193 0.4% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY Salaries & Benefits               606,199           712,461                740,212 3.9% INFORMATION TECHNOLOGY Operating               264,529            392,538                418,981 6.7% INFORMATION TECHNOLOGY Capital               115,522            226,186                177,000 ‐21.7% INFORMATION TECHNOLOGY Debt Service                          ‐                        ‐                             ‐   0.0% INFORMATION TECHNOLOGY Transfers                          ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS               986,250         1,331,185             1,336,193  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY 1910‐ Information Technology               986,250         1,331,185             1,336,193 0.4% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Fund ‐ Division Project #Project Name Amount General Fund‐ Cemetery GF268  SW MT VETERAN'S CEMETERY       45,000  General Fund‐IT GF062  PERSONAL COMPUTER (PC) RE      50,000  General Fund‐IT GF080  CITY‐WIDE SWITCHES&ROUTRS      50,000  General Fund‐IT GF265  SERVER REPLACEMENT GF          20,000  General Fund‐IT GF289  SERVER FARM SOFTWARE UPGRADES       35,000  General Fund‐IT GF310  APC REPLACE  FOR DATA CEN      12,000  General Fund‐IT GF312  ISCI FLASH UPGRADE CHALL       10,000    177,000  Salaries &  Benefits 56% Operating 31% Capital 13% Debt Service 0% Transfers 0% 88     Human Resources Major Objectives:  Process the City’s payroll and process all related  payment and tax filings   Manage the City’s employee benefits   Monitor  compliance  with  labor  contracts,  employee handbook, laws, rules, and regulations   Support Strategic Plan objectives as they pertain  to the City’s workforce  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 2% of the  fund’s expenditures.      FY19 Accomplishments  Recruitment‐ filled 136 positions   Payroll‐ 550 W‐2s issued, 480 1095s issued   Implemented  Advanced  Scheduling  with  the  Police Department  FY19 Strategic Plans  7.2a  Be  a  “Best  in  Class”  Employer  We  are  engaging in pay studies for non‐rep and open  contracts  to  determine  market  pay  for  our  positions.  We  received  a  Wellness  Program  study  of  our  comparators  and  found  to  offer  equivalent or better Wellness Program.   7 . 2 b  D e v e l o p  a n d  I m p l e m e n t  a n  I n n o v a t i v e   Onboarding Program for New Employees ‐ With  our new benefits portal.    7.3a Implement Department Staffing Plans ‐ This  has been our second year utilizing Staffing Plans.   7 . 3 d  S e t  D i v e r s i t y  G o a l s  I n  t h e  p a s t  y e a r  w e   focused  recruitment  efforts  on  diversity  by  advertising  specifically  with  veteran,  women,  and  minority  groups  in  addition  to  regular  advertising  Performance Measures  Calculate the turnover rate to better  understand the costs related to staff  retention.      Use selection ratios to understand the  success of the recruitment program.     Use the recruitment cycle time (job posting  to final offer) to measure  the timeliness of  the recruitment program  FY20 Strategic Plan  Increase training budget to assist with achieving  “Best in Class” Employer status with professional  development offered to department employees.  (7.2a)   Increase training budget to provide leadership  development and other trainings for employees  to be considered “well‐trained” and enhance the  attractiveness  of  the  City  as  a  place  to  work.  (7.2a)   Continue  to  work  to  hire  an  HR  Generalist  in  order to help us achieve Strategic Plan goals such  as  onboarding,  employee  recognition,  and  training to strive for employee excellence. This  position requires additional office space to be  configured as well as training. (7.2b,c)   Maintain  diversity  advertisement  budget  for  focused effort on achieving diversity goals. (7.2d)  HR 2% General Fund 89     FY20 Budget   Personnel  No FTE change  Operating   Increase in training to aid in efforts for Strategic Vision 7‐ High performing organization  Capital  None   Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change HUMAN RESOURCES 010‐ General Fund                 395,523              540,718              568,710 5.2% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change HUMAN RESOURCES Salaries & Benefits                333,344              413,518              467,510 13.1% HUMAN RESOURCES Operating                  57,929                 97,200              101,200 4.1% HUMAN RESOURCES Capital                    4,250                 30,000 0.0% HUMAN RESOURCES Debt Service                         ‐                            ‐   0.0% HUMAN RESOURCES Transfers                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS                395,523              540,718              568,710 5.2% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change HUMAN RESOURCES 2010‐ Human  Resources                395,523              540,718              568,710 5.2% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 82% Operating 18% Debt Service 0% Transfers 0% 90     Planning (Community Development) Major Objectives:  Continually working toward making the planning  process accessible, understandable and efficient  for citizens   Evaluate  and  make  recommendations  to  the  Planning  Board,  City  Commission  and  the  Director of Public Works on all annexations and  subdivisions of land   Review business licenses for compliance with the  city’s zoning ordinance  Budget Allocation Planning Fund – Special Revenue Fund    FY19 Accomplishments City Projects lead by Planning Division    Community Plan Updates   NCOD Review   Downtown Bozeman Improvement Plan  FY19 Strategic Plans  Increasing Outreach & Community Engagement  by working with Neighborhoods to coordinate  public events to provide general public access  ( E n g a g e d  C o m m u n i t y |  O b j e c t i v e  I t e m s  1 . 1 &  1.2)   Promote  informed  conversation  on  growth  through  the  Community  Plan  (Growth  Policy) Update  process  by  offering  numerous  community  involvement  opportunities  throughout  the  process.  (Well  Planned  City  |  Objective Item 4.1a)   Continuously  adding  data  and  information  available to the public through GIS tracking tools  (Well Planned City | Objective Item 4.1c)   Update the Downtown Plan (Well Planned City |  Objective 4.4a)  Performance Measures  Track the median compliance time from  complaint to closure for zoning code  compliance complaints to show the  effectiveness of the code compliance  program and gauge our public education  communication efforts.     Measure the median review time for  projects and plans by type to both identify  where additional efficiencies can be made  internally as well as infer public and design  professionals understanding of the planning  process.     Calculate the median number of work days  to review a building permit for zoning  compliance to identify planning’s influence  on the total building permit review time.  FY20 Strategic Plan  C o m m u n i t y  E n g a g e m e n t  P l a n  –  I n c r e a s e   community engagement in City decision making  process   (Objective 1.2)   Public Agencies Collaboration – Foster successful  collaboration  with  other  public  agencies  and  build on these successes (Objective 1.3e)   Update  Historic  Preservation  Guidelines  –  Update  the  NCOD  Guidelines  and  promote  continued investment in the city’s inventory of  historic structures relative to ongoing infill and  redevelopment (Objective 4.2d)  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 100‐Community Development  Fund 91     FY20 Budget   Personnel  Addition, of a Planner II and funding half of a City Attorney position  Operating   Consulting services increase with the next round NCOD and public outreach funding  Capital     Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 100‐Community Development  Fund            1,219,680           1,661,194            1,873,348  12.8% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT Salaries & Benefits               881,772               990,695            1,416,573 43.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Operating               337,908               369,281               421,775 14.2% COMMUNITY DEVELOPMENT Capital                          ‐                301,218                 35,000 ‐88.4% COMMUNITY DEVELOPMENT Debt Service                          ‐                            ‐                            ‐   0.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Transfers                          ‐                            ‐                            ‐   0.0% TOTALS            1,219,680           1,661,194            1,873,348  53.6% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 1610‐ Planning Operations               452,402               798,553               793,670 ‐0.6% COMMUNITY DEVELOPMENT 1620‐ Development Review               441,268               513,353               633,524 23.4% COMMUNITY DEVELOPMENT 1630‐ Long‐Range Planning               320,555               349,288               446,154 27.7% TOTALS            1,214,225  1,661,194                    1,873,348  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 100 Planning CD06 PLANNING VEHICLE REPLACEMENT REQUEST                     35,000  Salaries &  Benefits 76% Operating 22% Capital 2%Debt Service 0% Transfers 0% 92     Municipal Court Major Objectives:  Continue providing an up‐to‐date court docket.   Plan an  efficient operating space for  the new  BPSC.   Begin planning for a smooth transition to the  New Bozeman Public Safety Center.   Maintain  an  efficient  collection  system  concentrating  on  CitepayUSA.com,  Municipal  Services  Bureau,  and  collection  of  fines  and  restitution.  Budget Allocation Funded mainly by General Fund    The Veteran Court is provided for by a grant and  accounted for in the Special revenue fund 178‐ Veteran Treatment Grant.    Performance Measures Municipal  Court 3% General Fund General  Fund 86% Veteran  Treatment  Grant  Fund 14% 7,057 5,947 6,221 6,500 6,800 7,672 6,436 7,046 7,200 7,500 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Citations Officer Citations Total Citations $114,060  $137,702 $125,057 $130,000 $132,500   $‐  $50,000  $100,000  $150,000 Restitution Collected 10 9 777 0 2 4 6 8 10 12 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Number of Appeals 93     FY20 Budget   Personnel  FTE increase of .10 for part time judge  Operating   Increase in grant funding operations  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change MUNICIPAL COURT 010‐ General Fund             829,465           867,868              908,059 4.6% MUNICIPAL COURT 178‐ Veteran Court               40,028             87,156              152,346 74.8%          TOTALS             869,493           955,024           1,060,405  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change MUNICIPAL COURT Salaries & Benefits             689,743           697,956              776,463 11.2% MUNICIPAL COURT Operating             170,573           257,068              281,682 9.6% MUNICIPAL COURT Capital                 8,235                      ‐                            ‐    MUNICIPAL COURT Debt Service                    942                      ‐                    1,900 0.0% MUNICIPAL COURT Transfers                        ‐                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS             869,493           955,024           1,060,045 11.0% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change MUNICIPAL COURT 1310‐Municipal Court             869,493           955,024           1,060,045 11.0% Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 73% Operating 27% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 94     Public Safety 95     Public Safety Police- The Police Department budget accounts for costs associated  with  providing  all  law  enforcement  services  within  the  City  of  Bozeman. The general fund budget primarily supports the operation of  the patrol, investigative and support services divisions. Officers from  these  divisions  are  responsible  for  detecting,  preventing,  and  investigating all crimes occurring within the City as well as providing a  broad range of public safety services.  Fire Department - The  Fire  Department  provides  fire,  rescue,  hazardous  materials,  and  emergency  medical  services  throughout  Bozeman, while ensuring that firefighters are equipped and trained to  nationally  recognized  consensus  standards.    Additionally  the  department maintains a fire prevention program that is comprised of  fire and life safety inspections, community outreach, school programs,  emergency preparedness, and public education.    Building Inspection (Community Development) ‐ The Building Division unit accounts for expenditures utilized  to monitor construction projects within the City of Bozeman jurisdictional area as allowed by state law. The intent  of this budget unit is to provide guidance and to enforce the minimum building code standards in order to  safeguard life, health, property and public welfare by  regulating and controlling the use, design, quality of  materials  and  construction  of  buildings  and  structures within the Bozeman city limits.    Parking (Economic Development)‐  The  Parking  Services  Division  (PSD),  recently  joined  to  the  Economic  Development  Department,  has  responsibility  for  managing  and  enforcing  public  parking within the City of Bozeman, to include the  Downtown (B‐3), MSU & Bozeman High Residential  Parking  Permit  Districts,  Bridger  Park  Downtown  Garage,  the  Black/Rouse/N  Willson/S.  Willson  surface lots, and on all on‐street parking.  96     Police Major Objectives:  Detect,  investigate,  and  proactively  deter  criminal  activity  and  apprehend  and  hold  criminal offenders accountable.   Provide assistance to those who cannot care for  themselves or those in danger of physical harm.    Develop positive programs, in partnership with  the  members  of  our  community,  to  address  public  safety  issues  through  community  engagement and outreach.  Budget Allocation Funded mainly by the General Fund  Additional programs are funded by special revenue  funds. FY19 Accomplishments  Continued  to  maximize  efficiencies  with  non‐ sworn  positions  to  leverage  existing  sworn  officer  staffing  for  patrolling  and  emergency  response.    Commenced implementation of new Records  Management System replacing 20‐year‐old  legacy system.  FY19 Strategic Plans  3.1a,  Develop  a  Criminal  Justice  Facility  Plan: With partners, developed a plan with Fire, Courts  and Prosecution for the Bozeman Public Safety  Center    3.1d Update Public Safety Technology Systems‐  in partnership with Gallatin County updated RMS  and CAD for public safety services  Performance Measures   FY20 Strategic Plan  3.1.d Update Public Safety Technology Systems‐  Continued  implementation  of  records  management system.   3.2.c  Develop  a  City/County  Social  Service  Network.  Work with Gallatin County and other  community  partners  on  a  comprehensive  strategy for addressing mental health, substance  abuse and addiction and housing challenges.  Police 26% General Fund 50,359  47,136  50,548 51,000  51,750   44,000  45,000  46,000  47,000  48,000  49,000  50,000  51,000  52,000  53,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Total Calls for Service 95.22 86.01 71.8 80.0 82.0 0 20 40 60 80 100 120 140 160 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Crime Rate per 1,000 Citizens Average Crime Rate for Comparable MT Communities 691 673 650 625 580 600 620 640 660 680 700 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Mental Health‐Related Calls for Service  (officer hours) 97     FY20 Budget   Personnel  One FTE added ‐ Police Officer  Operating   Additional $44,000 for Community  Therapist Program and the return of  OVW grant funding   Capital   The capital items are as approved  capital plan:         Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change POLICE 010‐ General Fund           8,624,258        8,541,786            8,994,621  5.3% POLICE 125‐ Drug Forfeiture              270,686            231,210                242,052  4.7% POLICE 138‐ Law & Justice Ctr. Prepaid Rent                19,125              19,125                  19,125  0.0% POLICE 139‐ Police Special Revenue                35,406                       ‐                   40,000  100.0% POLICE 140‐ Police Domestic Violence                44,989                       ‐                 187,040  100.0%     TOTALS           8,994,464        8,792,121            9,482,838  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change POLICE Salaries & Benefits           7,926,143        7,534,344            7,866,925 4.4% POLICE Operating              921,845            870,777            1,157,913 33.0% POLICE Capital              114,636            387,000                458,000 18.3% POLICE Debt Service                         ‐                         ‐                             ‐   0.0% POLICE Transfers                         ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS           8,962,624        8,792,121            9,482,838  7.9% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change POLICE 3010‐ Police Operations           6,779,742        6,250,961            7,237,004 15.8% POLICE 3020‐ Crime Control & Investigations           1,726,254        2,069,015            1,743,165 ‐15.7% POLICE 3040‐ Drug Forfeiture              270,686            231,210                242,052 4.7% POLICE 3070‐ Animal Control              182,436            240,935                260,617 8.2% TOTALS           8,959,118        8,792,121            9,482,838  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Fund ‐ Division Project  #P r o j e c t   N a m e A m o u n t General Fund‐ Police GF053  PATROL CAR & EQUIP RPLCMT   118,000  General Fund‐ Police GF166  COUNTY RADIO LEASE          295,000  General Fund‐ Police GF292  MOBILE DATA EQUIP              30,000  General Fund‐ Police GF293  NON‐PATROL CAR NEW VEHICLES      15,000    458,000  Salaries &  Benefits 83% Operating 12% Capital 5% Debt Service 0%Transfers 0% 98     Fire Major Objectives:  Continued Implementation of Fire Master Plan   Continued  pursuit  of  Fire  Department  Accreditation   Bozeman Public Safety Center  Budget Allocation Fire is supported operationally through the General  Fund.     The Fire Department is supported also by special  revenue funds with one being for its capital  replacements;    FY19 Accomplishments  Bozeman  Public  Safety  Center  and  Fire  Department Strategic Plan    Training Program – Blue Card IMS, Fire Instructor  I and Fire Officer I, 14 Safety Officers  FY19 Strategic Plans  1.3.c  Enhance  our  relationship  with  Montana  State University   3.1.b Improve emergency preparedness plans   3.1.c Implement fire station location plan    3.1.d Update public safety technology systems   3.2.b Perform a community risk assessment  Performance Measures  Calculate the emergency call response  times (call processing, turnout, and  response).   FY20 Strategic Plan  1.3.c  Enhance  our  relationship  with  Montana  State University ‐ COOP / Fire Station 2   3.1.b Improve Emergency Preparedness Plans ‐  COOP / Community Program    3.1.c Implement Fire Station Location Plan ‐ BPSC  / Fire Station 2   3.1.d Update Public Safety Technology Systems ‐  Fire  Station  Alerting,  FY‐19  carry  over  project  and  continue work with CAD system and 911   3.2.b Perform a Community Risk Assessment ‐  Finish work started in FY‐19  Fire 16% General Fund 010‐ General  Fund 83% 113‐ Fire  Impact  Fees 0% 183‐ Fire  Departme nt Special  Revenue… 187‐ Fire Capital &  Equipment  Replacement… 5,567  6,264  5,798 6,000 6,088  4319 4696 4589 4800 4700 806 1682 1642 1700 1724 0 1,000 2,000 3,000 4,000 5,000 6,000 7,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Incident Numbers Number of Apparatus Used For All Runs Total Calls Number of Overlapping Incidents 214 326 357 240 240 0 100 200 300 400 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Ho u r s Training Hours Per Fire Fighter National Standard (240 hours) 99     FY20 Budget   Personnel  Addition of three Fire Fighters, per contract to make  a shift change  Operating   Operational increases due inflation and increases in  vehicle maintenance charges  Capital   Funded by special revenue fund.      Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FIRE 010‐ General Fund               6,449,144           5,327,652              5,500,325  0.0% FIRE 113‐ Fire Impact Fees                    44,984                          ‐                               ‐    0.0% FIRE 183‐ Fire Department Special  Revenue                    89,252                 40,000                    50,000  0.0% FIRE 187‐ Fire Capital & Equipment  Replacement                  601,041              606,000              1,068,000  100.0%         TOTALS               7,184,421           5,973,652              6,618,325  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FIRE Salaries & Benefits               5,849,654           4,924,814              5,064,356 2.8% FIRE Operating                  751,630              442,838                 485,969 9.7% FIRE Capital                  583,137              606,000                 468,000 ‐22.8% FIRE Debt Service                             ‐                            ‐                               ‐   0.0% FIRE Transfers                             ‐                            ‐                  600,000 0.0% TOTALS               7,184,421           5,973,652              6,618,325  10.8% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FIRE 3110‐ Fire Administration                  535,770              517,893                 411,028 ‐20.6% FIRE 3120‐ Fire Operations               6,586,364           5,369,959              6,119,897 14.0% FIRE 3130‐ Operational Readiness                    43,761                 47,000                    48,000 2.1% FIRE 3140‐ Fire Prevention                    14,850                 25,400                    26,000 2.4% FIRE 3160‐ Hazardous Materials                       3,676                 13,400                    13,400 0.0% TOTALS               7,184,421           5,973,652              6,618,325  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by Division Salaries &  Benefits 77% Operating 7% Capital 7% Debt  Service 0% Transfers 9% Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 187 Fire Capital FE06 Radio Replacement Program                 250,000  187 Fire Capital FE12 Personal Protective Equip                    38,000  187 Fire Capital FE17 Wildlands Apparatus                         55,000  187 Fire Capital FE18 Light Duty Vehicles                         80,000  187 Fire Capital FE19 Utility Vehicle                    45,000                  468,000 187 Fire Capital & Equipment Replacement Total 100     Building Inspection (Community Development) Major Objectives:  Recruit  staff  to  provide  an  adequate  level  of  qualified  staff  to  handle  our  current  and  projected workload.   Build a diverse workforce in both experience and  education without sacrificing our work quality,  service and minimum performance standards.   Revaluate  and  adjust  the  Division  operational  budget to eliminate any unnecessary spending  but  ensure  funding  for  all  of  the  necessary/required Division expenditures.  Budget Allocation Department is funded in a single fund, Building  Inspection Fund – Special Revenue Fund.    FY19 Accomplishments  Continued working to improve coordination and  communications between the Building Division,  other city departments and our customers.   Provided  expert  technical  advice  and  consultation for our customers.   Continued working with other city departments  to simplify the overall permitting process.  FY19 Strategic Plans  Continue to provide educational opportunities  for our customers and our staff.   Maintain the Building Division web page to keep  it functioning as a valuable tool and information  source for our customers.  Performance Measures FY20 Strategic Plan  Continue to make staff time available allowing  customers  to  make  appointments  with  Plans  Examiners  and  the  Building  Official  to  review  plans and code requirements.   Continue with our Winter Training Program to  provide building code based classes for our staff  and our customers.   ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 115‐ Building Inspection Fund $200  $101  $176  $85  $170  $164 $130 $132 $67 $160 $0 $50 $100 $150 $200 $250 $300 $350 $400 Mi l l i o n s   o f   D o l l a r s Building Permit Valuation Commercial Permits Valuation Residential Permits Valuation 661 221 372 656 350 270 370 407 135 300 0 200 400 600 800 1,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Residential Permits Multi‐Unit Single Family 101     FY20 Budget   Personnel  No changes in FTE  Operating   Increase due to overhead charges from administrative functions  Capital   No capital items for Fy20 and none currently in schedule in the CIP FY20‐FY24   Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget  FY20 Approved % Change BUILDING  INSPECTION 115‐ Building Inspection Fund            2,118,822            2,660,416            2,668,026  0.3% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget  FY20 Approved % Change BUILDING INSPECTION Salaries & Benefits             1,341,328             1,702,127             1,880,081 10.5% BUILDING INSPECTION Operating                777,494                706,608                787,945 11.5% BUILDING INSPECTION Capital                           ‐                 251,681                           ‐   ‐100.0% TOTALS            2,118,822            2,660,416            2,668,026  0.3% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change BUILDING INSPECTION  Buidling Inspection             2,118,822             2,660,416            2,668,026  0.3% Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 70% Operating 30% Capital 0% 102     Parking (Economic Development) Major Objectives:  Regulate  the  use  of  on‐street  and  off‐street  public  parking  to  the  best  use  of  our  citizens  through  equitable  enforcement  and  management practices.   Operate  the  Parking  Services  Division  in  an  effective and fiscally sustainable manner.   Facilitate  a  prosperous  local  economic  environment  through  the  provision  of  safe,  convenient,  available,  and  cost‐appropriate  public parking resources.  Budget Allocation Parking Fund‐ Enterprise fund    FY19 Accomplishments  Implementation  of  industry‐best  parking  technology, including fixed and mobile license‐ plate‐recognition  technology,  digital  customer  parking portal, and new parking data platform.   Legislative  adoption  of  Ordinance  #  2013  (12/2018)  updating  and  improving  parking  regulations within the Bozeman Municipal Code,  Significant  progress  toward  satisfaction  of  the  2016  Strategic  Parking  Management  Plan,  to  include creation of digital parking inventory (by  ‘blockface’)  of  the  Downtown,  new  brand‐ specific  parking  signage,  renaming  all  public  parking lots, implementation of best  practices  for management and enforcement. FY19 Strategic Plans 4.2 (c) Parking Management by District   The  Parking  Services  Division,  in  collaboration  with  Economic  Development  Department,  Neighborhoods,  and  Bozeman  Parking  Commission continues to pursue satisfaction of  the 2016 Strategic Parking Management  Performance Measures  Calculate the percent of downtown land  area devoted to off‐street parking, to  demonstrate a flat or declining trend over  time (i.e. more land available for other  uses).     Measure the effectiveness of on‐street  parking management by demonstrating  that, over time, an increasing percentage of  downtown block faces have occupancy  rates within, but not exceeding, the target  range of 75‐85%.     Measure fiscal health of the public parking  management system by tracking, over time,  a ratio of total revenue per paid public  parking space to total cost per paid public  parking space.   FY20 Strategic Plan  1.4  Business  and  Institutional  Partnerships  ‐  Explore opportunities for partnerships with key  business groups and non‐profit organizations.   4.2  High  Quality  Urban  Approach  ‐  Parking  M a n a g e m e n t  b y  D i s t r i c t  ‐   D e v e l o p  a   comprehensive, integrated approach to parking  management  for  the  downtown,  midtown,  university, and other districts. Consider a range  of solutions including both on‐street parking and  parking garages.   4.3 Strategic Infrastructure Choices ‐ Prioritize  long‐term  investment  and  maintenance  for  existing and new infrastructure.   4.4  Vibrant  Downtown,  Districts  &  Centers  ‐ Promote  a  healthy,  vibrant  Downtown,  Midtown,  and  other  commercial  districts  and  neighborhood  centers  –  including  higher  densities and intensification of use in these key  areas.  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 650‐ Parking Enterprise Fund 103     FY20 Budget   Personnel  No FTE added  Operating   Increase in costs, such as DMV fees, postage and roof snow removal  Capital   Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKING 650‐ Parking Enterprise Fund               1,293,116           859,371            1,082,669 26.0% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKING Salaries & Benefits                  389,115           353,632               426,764 20.7% PARKING Operating                  744,665           393,708               425,905 8.2% PARKING Capital                  159,336           112,031               230,000 105.3% PARKING Debt Service                             ‐                         ‐                            ‐   0.0% PARKING Transfers                             ‐                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS               1,293,116           859,371            1,082,669  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKING 3310‐ Parking Administration                  455,340           356,839               326,950 ‐8.4% PARKING 3320‐ Parking Operations/Enforcement                  310,341           284,727               380,283 33.6% PARKING 3330‐ Parking Garage Operations                  527,435          217,805               375,436 72.4% TOTALS               1,293,116           859,371            1,082,669  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 650 Parking P004  SURFACE PARKING LOT HARDWARE & SOFTWARE  SYSTEMS                     15,000  650 Parking P020   PARKING VEHICLE LEASES                         45,000  650 Parking P023 PARKING TECHNOLOGY PHASE II                      150,000  650 Parking NEW IVR ‐ Voice message system                    20,000                  230,000 650 Parking Total Salaries &  Benefits 40% Operating 39% Capital 21% Debt Service 0%Transfers 0% 104     Public Works 105     Public Works Public Works Administration- Public Works administration oversees and supports the Public Works’ divisions.  Engineering - Provide professional level technical support to the other Public Works divisions and other City  Departments.   GIS & Asset Management (Strategic Services)‐ Geographic Information System provides the foundation for data  collection, analysis and visualization for many aspects of city government.  Asset Management leverages this data  to minimize risk and life‐cycle costs to effectively deliver best‐in‐class service throughout the community.    Solidwaste ‐ The Solid Waste Division (SWD) proudly serves the City of Bozeman Solid Waste customers by  providing them with a myriad of programs and services that effectively and efficiently manage municipal solid  waste generated within the Bozeman City limits.   Stormwater‐ Manage stormwater infrastructure through maintenance, improvement, and repair activities to  ensure the adequate control and conveyance of urban stormwater runoff, reducing the City’s liability associated  w i t h  f l o o d i n g .  P r o t e c t  a n d  i m p r o v e  w a t e r w a y  h e a l t h  a n d   treatment  infrastructure  projects  to  safeguard  the  public,  environment, and local waterways from pollution.  Streets Maintenance - The goal of the Street Maintenance  division is to help provide for a network of safe roadways for  the traveling public and access to desired destinations in a  quick,  convenient,  safe  and  comfortable  manner  while  minimizing harmful effects on the environment.  Vehicle Maintenance ‐ The Vehicle Maintenance budget unit accounts for the costs of repairing and maintaining  vehicles of the City. The budget unit operates under an internal service fund. Charges are assessed against  departments, which have vehicles repaired.  Wastewater – Operations ‐ Providing and maintaining a wastewater collection system for the City.  The Division  maintains a program of inspecting, cleaning, root cutting, repairing sanitary sewer mains and manholes, and  tapping for new wastewater stubs.  Wastewater operations is also responsible for maintaining the City’s eight  sanitary sewer lift stations.  Wastewater- Water Reclamation Facility (WRF) ‐ The WRF is an award‐winning plant with the main objective  being to protect and enhance the water quality of the East Gallatin River where it discharges. Through its beneficial  reuse program, the WRF maintains compliance with the Montana Pollutant Discharge Elimination System (MPDES)  discharge permit administered by the DEQ.   Water – Operations - Operating and maintaining the City’s water transmission and distribution system. We are  responsible  for:  locating,  maintaining,  and  repairing  existing water  lines  and  appurtenances;  overseeing  installation of new water lines; installing and rotating water meters and reading all meters monthly.   Water- Water Treatment Plant (WTP) ‐ Water Treatment Plants maintain a quality drinking water supply. The  City has 2 WTPs: 22 MGD Sourdough Plant and 3.7 MGD Lyman Creek Plant. All plants are operated 24 hours per  day, 365 days per year.   Water- Water Conservation ‐ Protect and enhance water resources through conservation in order to meet the  IWRP’s 50‐year demand reduction target.    106     Public Works Admin Major Objectives:  C o o r d i n a t e  t h e  a c t i v i t i e s  o f  t h e  P u b l i c  W o r k s   Dept. Divisions.    Establish and maintain policies, procedures, and  protocol for the department’s functions.    Provide general oversight of activities affected  by new federal and state mandates.    Assure  master  plan  implementation  is  cost‐ effective and that infrastructure improvements  are constructed in a quality manner to provide  reliable  service  for  immediate  and  long‐term  needs.  Budget Allocation Public Works Admin Internal Service Fund FY19 Accomplishments The Administrative Division has functioned well  with anticipation of a new Public Works Director.    FY19 Strategic Plans 7.3 C Improve Departmental Collaboration‐Worked  with Finance and all Public Works divisions on the  CIP in a new system. Performance Measures This function oversees the performance of all of  public works.  FY20 Strategic Plan Oversee all of Public Works Strategic Plan efforts in  FY20  Public  Works  Admin 24% 750‐ PW Admin 107     FY20 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   Increase for utility billing machines for envelope stuffing and opening  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 750‐ Public Services Admin.                             ‐                  577,353                 693,816  20.2% PUBLIC WORKS ADMIN 600‐ Water Fund                  261,220                           ‐                              ‐    0.0%              TOTALS                  261,220                577,353                 693,816  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN Salaries & Benefits                  215,755                456,850                 562,011 23.0% PUBLIC WORKS ADMIN Operating                    45,465                  64,455                 131,805 104.5% PUBLIC WORKS ADMIN Capital                             ‐                   56,048                            ‐   ‐100.0% PUBLIC WORKS ADMIN Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% PUBLIC WORKS ADMIN Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS                  261,220                577,353                 693,816  20.2% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4010‐ Public Services  Administration                  261,220                577,353                 693,816  20.2% TOTALS                  261,220  577,353             693,816               Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 81% Operating 19% Capital 0% Debt Service 0%Transfers 0% 108     Engineering Major Objectives:  Design and oversee construction of the annual  street,  water,  and  wastewater  replacement  projects   Review  and  ensure  that  public  infrastructure  installed by private sector conforms to the City’s  standards   Develop  and  implement  the  City’s  water,  wastewater, stormwater, water resources, and  transportation  master plans  and  associated  capital budgets  Budget Allocation Engineering personnel and basic operating costs are  funded Public Works Admin Internal Service Fund:    The Division also oversees the Impact Fee fund and  Arterial & Collector funds, which fund large capital  expansion projects.    FY19 Accomplishments  5.30 million gallon water storage tank   Baxter Lane corridor upgrades   Completed  220  substantial  development  application reviews (compared to 162 the prior  year)  FY19 Strategic Plans Strategic vision 4 many accomplishments were made  t o  a c h i e v e  t h i s  v i s i o n  s t a t e m e n t  a l o n g  w i t h   communication to citizens.   Performance Measures  FY20 Strategic Plan Continue work with Strategic vision 4 action items  along with communication to citizens. Also, focus on  t h e  vi si on  stat e m e nt  7 an d  work i ng  toward s b e st  practices and service delivery. ENGINEER ING 43% 750‐ PW Admin Public  Works  Admin  Fund 5% Impact  Fee funds  and A&C 95% 162 226 220 230 231 0 50 100 150 200 250 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Development Application Reviews 109     FY20 Budget   Personnel  1 FTE add‐ Engineering Inspector   Operating   Increases in outside consulting work for  the division  Capital   Oversees capital in the impact fee funds  and the Arterial & Collector fund, see  listing in the Capital section of the  budget book    Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change ENGINEERING 750‐ Public Services Admin.                             ‐             1,016,765             1,255,758  23.5% ENGINEERING 600‐ Water Fund                  498,128                           ‐                             ‐    0.0% ENGINEERING 114‐ Street Impact Fee               7,824,644            6,418,000             7,565,195  17.9% ENGINEERING 141‐ Street Arterial  Construction               1,741,416            3,568,000             2,396,000  ‐32.8% ENGINEERING 610‐ Water Impact Fee                  432,135            2,186,020             6,963,052  218.5% ENGINEERING 630‐ Wastewater Impact Fee                  211,611            8,625,000             7,343,417  ‐14.9%              TOTALS            10,707,934          21,813,785         25,523,422  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change ENGINEERING Salaries & Benefits                  401,387                812,815                973,288 19.7% ENGINEERING Operating                  528,895                363,950                683,470 87.8% ENGINEERING Capital               9,777,652          20,037,020         22,440,729 12.0% ENGINEERING Debt Service                             ‐                             ‐                 530,012 0.0% ENGINEERING Transfers                             ‐                 600,000                895,923 0.0% TOTALS            10,707,934          21,813,785         25,523,422  17.0% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4020‐ Engineering                  498,128            1,016,765             1,255,758 23.5% PUBLIC WORKS ADMIN Impact Fee funds and A&C            10,209,806          20,797,020         24,267,664 16.7% TOTALS            10,707,934          21,813,785          25,523,422  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries & Benefits 4% Operating 3% Capital 88% Debt Service 2% Transfers 3% 110     GIS/Asset Management(Strategic Services) Major Objectives:  Reduce  operations  &  maintenance  costs  by  leveraging data to be more efficient   Plan for future growth while mitigating issues  related to aging infrastructure    Measure,  monitor  and  communicate  performance for city services   Engage  citizens  and  provide  transparency  to  effectively communicate value  Budget Allocation Funded by the Public Works Admin Internal Service  Fund  FY19 Accomplishments  AVL Replacements (x23 +9)   Service Requests for VM & Facilities   Forestry  o Mobile Data Collection Tool  o Work Order Management (“light”)  o Automated Dashboards  o Public Web Apps  FY19 Strategic Plans  Community Risk Assessment (3.2.b)   Land Use & Infrastructure Tracking (4.1.c)   Parks & Trails Maintenance District (4.3.a)   Art Trail Map (5.2.a) Performance Measures  Track the web mapping applications: “Hours of  Use”  FY20 Strategic Plan  System Integrations (7.3.b)   Data Analysis Tools (7.4.a)   Performance Measures (7.4.b & 7.4.c)   Service Delivery Expectations (7.4.d) GIS/  ASSET  MANAGE MENT 34% 750‐ PW Admin Level of  Service  (defined) Overall Risk  (analyzed) Deferred  Maintenance  (declining) Preventative  Maintenance  (in place) Measured  Outcomes  (communicat ed) 75 77 83 90 112 0 20 40 60 80 100 120 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Cityworks Users 111     FY20 Budget   Personnel  One FTE added a GIS Analyst  Operating   Increases due to software maintenance contracts and computer replacements  Capital     Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change GIS/ASSET MANGT 750‐ Public Services Admin.                             ‐                 794,339                995,486  25.3% GIS/ASSET MANGT 600‐ Water Fund                  690,673                           ‐                              ‐    0.0%              TOTALS                  690,673                794,339                995,486  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change GIS/ASSET MANGT Salaries & Benefits                  348,498                424,238                553,949 30.6% GIS/ASSET MANGT Operating                  236,075                286,601                366,537 27.9% GIS/ASSET MANGT Capital                  106,100                  83,500                   75,000 ‐10.2% GIS/ASSET MANGT Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% GIS/ASSET MANGT Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS                  690,673                794,339                995,486  25.3% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4025‐ GIS                  690,673                794,339                995,486 25.3% TOTALS                  690,673                794,339                995,486  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 750 Public Works Admin GIS03  ASSET MANAGEMENT SOFTWARE                    75,000                     75,000 750 Public Works Admin Total Salaries & Benefits 56%Operating 37% Capital 7% Debt Service 0% Transfers 0% 112     Solid Waste Major Objectives:  Offer quality service to the residents of Bozeman   Promote waste reduction thru recycling efforts   Optimize operational efficiencies Budget Allocation Solid Waste Fund – Enterprise Fund     The Division also oversees the Landfill Post Closure  fund:    FY19 Accomplishments  Streamline reports for finance to bill for services   Route Optimization currently in progress  FY19 Strategic Plans  Increasing  Solid  Waste  Recycling  Services  throughout  the  community  was  identified  in  6.3b Climate Action section of the Strategic Plan.  Recycling service accounts have increase by 15%  this past year.   Currently  working  on  an  automated  yard  waste/food scrap collection program. Feedstock  to  include  food  scraps  &  soiled  paper  items  (pizza boxes, napkins).  Performance Measures FY20 Strategic Plan Increasing  Solid  Waste  Recycling  Services  throughout  the  community  was  identified  in  6.3b  Climate Action section of the Strategic Plan.  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 640‐ Solid Waste Fund  ‐  100,000  200,000  300,000  400,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 641 ‐ Landfill Post Closure 27.7%32.7%34.2%37.3%38.3% 72.3%67.3%65.8%62.7%61.7% 9,600 10,100 11,173 11,500 12,000  0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 14,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Residential Customers Recycling & Refuse Customers Refuse Only Customer  ‐  5,000  10,000  15,000  20,000  25,000  30,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Tonnage Diverted From The Landfill Residential Refuse Commercial Refuse Roll‐Off Refuse Residential Recycling Commercial Recycling Compost 113     FY20 Budget   Personnel  Removing two short‐term workers, .40 FTE, and adding two Solid Waste Operators for a total of 1.6 FTE increase  Operating   Increases in costs of operations for gas and recycling charges  Capital   Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SOLIDWASTE 640‐ Solid Waste Fund               4,969,132            3,764,084             5,154,777  36.9% SOLIDWASTE 641 ‐ Landfill Post Closure                  364,789                311,417                 287,417 0.0%              TOTALS               5,333,921            4,075,501             5,442,194  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SOLIDWASTE Salaries & Benefits               1,463,392            1,351,142             1,465,420 8.5% SOLIDWASTE Operating               3,072,475            2,562,942            3,025,357 18.0% SOLIDWASTE Capital                  798,054                161,417                 951,417 489.4% SOLIDWASTE Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% SOLIDWASTE Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS               5,333,921            4,075,501             5,442,194  33.5% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SOLIDWASTE 5810‐Collection Operation               4,689,402            3,466,438             4,691,539 35.3% SOLIDWASTE 5820‐ Recycling                  279,730                297,646                 463,238 55.6% SOLIDWASTE Landfill Post Closure                  364,789                311,417                 287,417 ‐7.7% TOTALS               5,333,921            4,075,501             5,442,194  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 640 Solidwaste SW32 Front Load Truck Replacement                 270,000  640 Solidwaste SW36 Side Load Truck ‐ New                    290,000  640 Solidwaste SW53 Pickup Truck                                30,000  640 Solidwaste SW55 Side Load Truck                          300,000                  890,000  641 Landfill Closure Closure Costs                    61,417                     61,417  640 Solidwaste Total 641 Landfill ClosureTotal Salaries & Benefits 27% Operating 56% Capital 17% Debt Service 0% Transfers 0% 114     Stormwater Major Objectives:  Protect the public from flooding and pipe failures   Improve stream health   Comply with environmental regulations  Budget Allocation Stormwater Fund – Enterprise Fund    FY19 Accomplishments  Inspected  and  maintained  22%  of  the  public  storm sewer   Emergency ordinance update, providing broader  authority   Completed 5 capital projects, initiated 15  FY19 Strategic Plans  Worked  towards  strategic  vision  4  for  a  well‐ planned City   FY20 Strategic Plan  Continue working towards strategic vision 4 for  a well‐planned City    Work  towards  vision  statement  7  High  Performing Organization   Performance Measures  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 670‐ Storm Water Fund FY17    Actual n/a FY18    Actual D‐ FY19  Approved D+ FY20  Recom. C‐ ** See the City of Bozeman and Montana State University Stormwater Management Plan for more information at  https://www.bozeman.net/government/stormwater/learn‐about‐stormwater.  115     FY20 Budget   Personnel  Adding one FTE Stormwater Technician   Operating   Increases in costs of operations and initial costs for new employee.  Capital     Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STORM WATER 670‐ Storm Water Fund              1,918,645               1,444,302             1,660,521  15.0% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STORM WATER Salaries & Benefits                 548,094                  408,583                580,938 42.2% STORM WATER Operating                 286,662                  240,373                268,372 11.6% STORM WATER Capital                 889,821                  635,000                650,000 2.4% STORM WATER Debt Service                 194,068                  160,346                161,211 0.5% STORM WATER Transfers                            ‐                               ‐                             ‐   0.0% TOTALS              1,918,645               1,444,302             1,660,521  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STORM WATER 4510‐ Admin., Enforc. & Mapping                 845,025                  646,678 720,299              11.4% STORM WATER 4520‐ Operations & Mtc.                 215,929                  197,624 290,222              46.9% STORM WATER 4530‐ Construction                 857,691                  600,000 650,000              8.3% TOTALS              1,918,645               1,444,302             1,660,521  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 670 Stormwater STDM01 DOWNTOWN TRUNK LINE REHAB                 400,000  670 Stormwater STDM02 MANLEY DITCH REHAB                       100,000  670 Stormwater STUO01 STORMWATER FACILITY PLAN                 150,000                  650,000 670 Stormwater Total Salaries &  Benefits 35% Operating 16% Capital 39% Debt Service 10% Transfers 0% 116     Street Maintenance Major Objectives:  Implement an efficient pavement management  plan,  in  turn  creating  yearly  maintenance  programs for failing street infrastructure.   Utilize  pavement  condition  assessment  for  planning  and  scheduling  our  repairs  from  potholes to complete reconstruction   Maintain streets and alley right‐of‐ways to allow  traffic to move in a safe and prudent manner.   Improve the quality of summer and winter street  maintenance  work  and  communicate  to  the  citizens so that they may be better informed and  plan for it.  Budget Allocation The main source of funding is the Street  Maintenance Fund‐ Special Revenue Fund, there are  other special revenue funds and a construction fund  that make up the total funding:    FY19 Accomplishments  Milled and Overlay In House‐ Lindley Place, Ice  Pond Road, 3 blocks of S. 4th and Interior Landfill  Road.   Working  with  MRL,  replaced  crossing  at  Broadway and Mendenhall.   Maintained  and  cleared  City  streets  during  r e c o r d  s n o w f a l l  y e a r  w i t h  n o  s c h o o l  o r  r o a d   closures  FY19 Strategic Plans  1.1 Outreach‐ Use of Next Door, Facebook and  Twitter to keep our citizens informed where we  are working.   3.3e  Friendly  Community‐  Be  aware  of  pedestrian facilities in our snow operations such  as clearing ADA ramps and HC parking spaces.   4.5c,d  Housing  and  Transportation  Choices‐  Enhancing  the  Pedestrian  and  Cycling  System.   Sweeping and cleaning bike lanes year round.  Infrastructure  for  Non‐motorized  Transportation.   Performance Measures  Calculate the materials swept per mile  traveled.     Monitor the citywide Pavement Condition  Index (PCI).    Strategic Plan  2.1  Business  Growth‐  Support  access  to  b u s i n e s s e s  b y  c u s t o m e r s  a n d  e m p l o y e e s  b y   having a 3AM Commercial Snow Route getting  routes plowed and snow removed before 8AM.   4.4  Vibrant  Downtown,  Districts  &  Centers‐  Sweep  Downtown  and  Midtown  weekly.   Prioritize Downtown snow removal to facilitate  ease of parking during winter months.   4.5c,d  Housing  and  Transportation  Choices‐  Enhancing  the  Pedestrian  and  Cycling  System.   Sweeping and cleaning bike lanes year round.  110‐ Gas  Tax Fund 21% 111‐ Street  Mainenance  Fund 64% 146‐170,  181‐182,  200‐243‐ Lighting  Districts 5% 504‐ Construction  Funds 10% 15.0 15.7 14.8 14.4 13.8 12.5 13.0 13.5 14.0 14.5 15.0 15.5 16.0 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Street Mileage per Full Time Employee 117     FY20 Budget   Personnel  1.20 FTE added and decreasing .25 for a total increase of .95 FTE ‐  Adding a City Streets worker and a short‐term  worker, and removing a seasonal worker  Operating   Operational costs increasing with maintaining more roads and an increase in general construction costs.  Capital   Many replacement and new vehicles and annual street projects, see Capital section for all the detailed capital  listing for the Street maintenance fund and Gas tax fund  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STREETS 010‐ General Fund                  186,331                               ‐                               ‐   0.0% STREETS 108‐ Community Transportaion Fund                             ‐                                 ‐                               ‐   0.0% STREETS 110‐ Gas Tax Fund               1,155,422                 1,171,500              2,120,350 81.0% STREETS 111‐ Street Mainenance Fund               5,958,135                 5,974,325              6,462,343 8.2% STREETS 146‐170, 181‐182, 200‐243‐ Lighting  Districts                  474,089                    472,517                 477,499 1.1% STREETS 504‐ Construction Funds                  747,589                    284,011              1,072,000 277.5%    TOTALS               8,521,566                 7,902,353            10,132,192  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STREETS Salaries & Benefits               1,676,893                 1,629,339              1,756,594 7.8% STREETS Operating               3,100,433                 2,736,818              3,810,135 39.2% STREETS Capital               2,206,475                 2,525,511              2,822,080 11.7% STREETS Debt Service                  223,985                    315,207                 310,800 ‐1.4% STREETS Transfers               1,313,800                    695,478              1,432,583 106.0% TOTALS               8,521,586                 7,902,353            10,132,192  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change STREETS 4110‐ Street Operations               3,864,945                 4,526,247              5,090,270 12.5% STREETS 4130‐ Street Construction               3,590,831                 2,284,665              4,045,083 77.1% STREETS 4150‐ Street Lighting                  562,969                    530,517                 535,499 0.9% STREETS 4171‐ Traffic Signs & Markers                  502,821                    560,924                 461,340 ‐17.8% TOTALS               8,521,566                 7,902,353            10,132,192  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 17% Operating 38% Capital 28% Debt Service 3% Transfers 14% 118     Vehicle Maintenance Major Objectives:  To  maintain  vehicles  and  equipment  in  good  running condition thereby enabling various City  personnel to perform daily assignments safely  and without delay due to mechanical failure or  breakdown.    The  Division  emphasizes  the  importance  of  having  a  well‐structured  preventative  maintenance program online for all equipment  and vehicles.  Budget Allocation Internal Service Fund‐ Vehicle Maintenance Internal  Service Fund FY19 Accomplishments  Worked  with  the  Fire  Department  on  a  maintenance and repair plan including supplying  a  mechanic  on  site  during  large  events  to  monitor equipment.   Schedule  seasonal  equipment  months  before  season starts.   K e p t  L i b r a r y  b o o k m o b i l e  i n  s e r v i c e  w i t h  z e r o   complaints of illiteracy.    FY19 Strategic Plans  6.3  Climate  Action‐  Reduce  community  and  municipal  Greenhouse  Gas  (GHG)  emissions,  increase  the  supply  of  clean  and  renewable  energy:  foster  related  businesses.    Vehicle  Maintenance staff addresses vehicle emissions  concerns a soon as we are aware of it.  No “just  drive it with the check engine light on”.  One of  our  mechanics  is  a  certified  alternative  fuel  technician.  Performance Measures  Calculate and monitor preventative vs  reactive maintenance     Measure the percentage of uptime that  vehicles are operational  o FY18 Water/Sewer: 98%  o FY18 Streets: 91%  o FY18 Police: 94%    FY20 Strategic Plan  6.3  Climate  Action‐  Reduce  community  and  municipal  Greenhouse  Gas  (GHG)  emissions,  increase  the  supply  of  clean  and  renewable  energy:  foster  related  businesses.    Vehicle  Maintenance staff addresses vehicle emissions  concerns a soon as we are aware of it.  No “just  drive it with the check engine light on”.  One of  our  mechanics  is  a  certified  alternative  fuel  technician.   1,150,000  1,200,000  1,250,000  1,300,000  1,350,000  1,400,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 710‐ Vehicle Maintenance  Fund 4 4 4 5 6 7 7.4 8.5 9.5 0 5 10 15 20 25 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Days From Initiation to Completion for  Internal Vehicle Service Requests (by priority) High Medium Low 119     FY20 Budget   Personnel  Adding 1 FTE a City Service Worker  Operating   Increase in fleet has increased operating costs  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE 710‐ Vehicle Maintenance Fund            1,382,402         1,259,462            1,387,800 10.2% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE Salaries & Benefits                492,099             481,127               541,468 12.5% VEHICLE MAINTENANCE Operating                890,303             778,335               846,332 8.7% VEHICLE MAINTENANCE Capital                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% VEHICLE MAINTENANCE Debt Service                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% VEHICLE MAINTENANCE Transfers                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% TOTALS            1,382,402         1,259,462            1,387,800 10.2% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE 6010‐ Vehicle Maintenance Shop            1,382,402         1,259,462            1,387,800 10.2% Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 59% Operating 41% Capital 0%Debt Service 0%Transfers 0% 120     Wastewater‐ Operations Major Objectives:  Adequately  maintain  and  locate  the  City’s  wastewater  system  including  manholes,  wastewater collection and transmission systems  and lift stations   Clean our entire collections system annually to  minimize stoppages   Televise  the  existing  sewer  infrastructure  to  determine  problems  and  overall  condition  of  sewer mains, enabling repairs in a timely manner  and  helping  to  prioritize  renovation  projects  funded through CIP  Budget Allocation Funded by the Wastewater Enterprise Fund     FY19 Accomplishments  More  aggressively  engaging  educating  and  inspecting businesses for Fats Oils and Grease  issues.   Lower  than  median  sewer  backups  caused  by  blockages in the main. ‐ 1.3 / 100 miles of pipe /  year.   Started to plan for replacing root bound sewer  connections in New Hyaliteview.  FY19 Strategic Plans  1.3C  Enhance  our  relationship  with  MSU‐  We  now  meet  quarterly  with  Montana  State  to  communicate water and sewer information.  We  are assisting them with goal setting and utility  maintenance programs and they are helping us  by  working  on  cross  connection  control  and  sewer infiltration issues.  Performance Measures       FY20 Strategic Plan  7.4 a Develop Data Analysis tools‐ This was a  pilot year where we used Cityworks data pushed  to  an  excel  spreadsheet  to  schedule  maintenance.  All sewer maintenance that we do  had a rate and pace determined and a number of  days scheduled to complete. Wastewat er  Operation s 44% Wastewater Fund 0.14 1.3 1.3 0.5 1 0 0.5 1 1.5 2 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Number of Overflow Events per 100 Miles of  Main National Standard 47.58 50 61.2 50 50 0 10 20 30 40 50 60 70 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Miles of Root Cut Mains 60 30.9 26 60 50 0 10 20 30 40 50 60 70 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Miles of Flushed Mains 121     FY20 Budget   Personnel  Adding 1 FTE‐ Sewer Operator  Operating   Minor adjustments showing a reduction in operating costs  Capital   Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WASTEWATER OPERATIONS 620‐ Wastewater Fund           3,881,356        3,472,368             3,505,788 1.0% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WASTEWATER  OPERATIONS Salaries & Benefits               852,401           856,835                926,727 8.2% WASTEWATER  OPERATIONS Operating           2,204,492        1,513,033             1,456,561 ‐3.7% WASTEWATER  OPERATIONS Capital               824,463        1,102,500             1,122,500 1.8% WASTEWATER  OPERATIONS Debt Service                          ‐                        ‐                             ‐   0.0% WASTEWATER  OPERATIONS Transfers                          ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS           3,881,356        3,472,368             3,505,788  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WASTEWATER 5210‐ Wastewater Operations           2,689,658        2,309,868             2,343,288 1.4% WASTEWATER 5220‐ Utilities Locates                   2,282              92,900                  92,900 0.0% WASTEWATER 5230‐ Wastewater Services                   1,025                5,000                    5,000 0.0% WASTEWATER 5240‐ Wastewater Construction           1,149,623        1,022,500             1,022,500  0.0% WASTEWATER 5250‐ Manholes                 28,495              25,000                  25,000 0.0% WASTEWATER 5260‐ Televising                   6,058              12,100                  12,100 0.0% WASTEWATER 5280‐ Main Repairs                   4,215                5,000                    5,000 0.0% TOTALS           3,881,356        3,472,368             3,505,788  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 26% Operating 42% Capital 32% Debt Service 0% Transfers 0% Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 620 Wastewater ‐ Operations WW07  ANNUAL WASTEWATER PIPE REPLACEMENT  PROGRAM‐DESIGN                    22,500  620 Wastewater ‐ Operations WW08  WASTEWATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM‐ CONSTRUCTION              1,000,000  122     Wastewater‐ Water Reclamation Facility Major Objectives:  Protect and enhance the water quality of the  East Gallatin River   Consistently achieve compliance with all aspects  of the city’s Discharge permit (MPDES) and in  most cases be below allotted limit.   Comply with all EPA 503 Bio‐solids requirements  and regulations, minimizing unpleasant orders.  Budget Allocation FY19 Accomplishments  Continued with asset maintenance management  through  CIP  program  and  operating  budget.  Including,   Meeting Montana Department of Environmental  Quality discharge permit requirements.   Continued  with  staff  education.  Three  employees  passed  State  of  Montana  Wastewater Certification.  FY19 Strategic Plans  1.3e) Enhance our relationship with State and  Federal  Agencies:  Ongoing  permit  negotiation  with DEQ and EPA requesting discharge variance.   6.4d) Climate Change Adaption and Mitigation:  Completed  Digesters  #1  and  #2  clean  and  refurbishment. To increase methane production  used as primary heat for the WRF.   7.2a) Be a “Best in Class” Employer: 10 out of 15   WRF  employees  are  State  of  Montana  Wastewater  Certified.  One  took  test  in  Feb.  three are actively studying for certification test.   Performance Measures  Calculate and monitor preventative vs  corrective maintenance.     FY20 Strategic Plan  1.1a) Outreach – 3.4) Active Recreation ‐There is  a fishing access off the WRF parking lot. The river  joined the WRF discharge and continued on.   1.1a)  Outreach  ‐the  WRF  puts  out  a  superior  effluent discharge. Having the river back to the  original location help communicate to the public   through  the  fishing  access  the  quality  of  the  WRFs effluent discharge.   3.4) Active Recreation: ‐The fishing access was a  very popular spot for not only fishing but also  dog walking and  short hiking. Fish have been  caught literally feet from the WRFs discharge. Water  Reclamation  Facility 56% Wastewater Fund $1,300  $1,600 $1,749  $2,040 $2,162 $0 $500 $1,000 $1,500 $2,000 $2,500 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Cost per Million Gallons of Wastewater  Flow Treated 123     FY20 Budget   Personnel  No change  Operating   Inflationary costs to operations  Capital     Debt Service  There was an assumption made for a  possible debt issuance in FY19. The  debt service is actually occurring in the  Impact Fee fund and will be budgeted  for payment there going forward.    Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER RECLAIMATION FACILITY 620‐ Wastewater Fund           3,949,129        7,443,304           5,618,824 ‐24.5% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER RECLAIMATION FACILITY Salaries & Benefits           1,134,935        1,144,278           1,202,252 5.1% WATER RECLAIMATION FACILITY Operating           2,224,923        2,572,967           2,677,572 4.1% WATER RECLAIMATION FACILITY Capital               589,271        2,250,000               500,000 ‐77.8% WATER RECLAIMATION FACILITY Debt Service                          ‐         1,476,059           1,239,000 ‐16.1% WATER RECLAIMATION FACILITY Transfers                          ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS           3,949,129        7,443,304           5,618,824  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WASTEWATER 5610‐ WRF Operations           2,990,112        4,861,605           4,474,372 ‐8.0% WASTEWATER 5620‐ Laboratory               440,783           487,490               511,052 4.8% WASTEWATER 5630‐ Sludge Injection               430,554           553,400               568,000 2.6% WASTEWATER 5640‐ Pretreatment                   4,115             64,750                  65,400 1.0% WASTEWATER 5650‐ WRF Construction                 83,565        1,476,059                          ‐   ‐100.0% TOTALS           3,949,129  7,443,304      5,618,824           Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 620 Wastewater WW54   REPLACE #1783 ‐ 1995 FORD DUMP TRUNK                     100,000  620 Wastewater WW69   SMALL WORKS PROJECTS                     100,000  620 Wastewater WW96   EAST GALLATIN RIVER AVULSION RESTORATION                        300,000  Salaries &  Benefits 21% Operating 48% Capital 9% Debt Service 22% Transfers 0% 124     Water ‐ Operations Major Objectives:  Maintain  the  City’s  288  miles  of  the  water  distribution  system,  hydrants,  valves,  meters  and pressure reducing valves.   Respond to water distribution problems 24 hrs a  day 7 days a week.  Budget Allocation Funded by the Water Enterprise fund      FY19 Accomplishments  S e l e c t e d  a n d  t r a i n e d  a  c o n t r a c t o r  t o  p e r f o r m   one call locates during business hours.   Achieved  a  near  perfect  score  in  the  ISO  evaluation 38.66 out of 40 possible points.  FY19 Strategic Plans 6.1  Clean  Water  Supplies  Continued  Lead  Service  L i n e  r e m o v a l  b o t h  w i t h i n  t h e  d e p a r t m e n t  a n d   outside contractors down to 70 known lead service  lines.  Performance Measures FY20 Strategic Plan 6.2 Protect Local Air Quality Purchase another meter  gateway will eliminate some of the driving we now  do getting meter reads. Water  Operation s 45% Water Fund 125     FY20 Budget   Personnel  Adding 1 FTE‐ Water Operator  Operating   Inflationary increases in the costs of operations  Capital   Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER OPERATIONS 600‐ Water Fund               3,769,696          6,651,133                4,533,824 ‐31.8% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER OPERATIONS Salaries & Benefits               1,247,340          1,145,232                1,196,370 4.5% WATER OPERATIONS Operating               1,784,898          2,016,892                2,114,954 4.9% WATER OPERATIONS Capital                  737,458          3,489,009                1,222,500 ‐65.0% WATER OPERATIONS Debt Service                             ‐                          ‐                                ‐   0.0% WATER OPERATIONS Transfers                             ‐                          ‐                                ‐   0.0% TOTALS               3,769,696          6,651,133                4,533,824  Department Division FY18 Actual  FY19Budget   FY20 Approved  % Change WATER 5010‐ Uwater Operations               2,751,971          2,366,084                2,477,727 4.7% WATER 5020‐ Utility Locates                      4,484               95,450                     93,750 ‐1.8% WATER 5030‐ Water Services                    39,181               35,000                     35,000 0.0% WATER 5040‐ Water Construction                  242,744          3,469,009                1,222,500 ‐64.8% WATER 5060‐ Meter Reading                  664,942             568,090                   587,347 3.4% WATER 5070‐ Hydrants                    35,926               80,000                     80,000 0.0% WATER 5080‐ Water Valves                    11,468               17,500                     17,500 0.0% WATER 5090‐ Main Repairs                      1,890               20,000                     20,000 0.0% TOTALS               3,752,606          6,651,133                4,533,824  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 26% Operating 47% Capital 27% Debt Service 0% Transfers 0% Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 600 Water ‐ Operations W03    ANNUAL WATER PIPE REPLACEMENT                    22,500  600 Water ‐ Operations W04‐20 WATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM ‐  CONSTRUCTION              1,200,000  126     Water‐ Water Treatment Plant Major Objectives:  Protect public health through optimization of the  Sourdough and Lyman Creek Plants.   Maintain  high‐quality  drinking  water  of  low  turbidity,  void  of  contaminants,  and  meeting  water supply demands of the City.   Monitoring  and  maintaining  WTP  facilities  to  ensure current needs are met and to anticipate  future water quality and quantity needs.  Budget Allocation Funded by the Water Enterprise fund    FY19 Accomplishments  5.3 MG finished water storage tank online before  end of FY19   Lyman  Creek  spring  overflow  monitoring  equipment completed   Hilltop tank mixer will be installed before the end  of FY19  FY19 Strategic Plans 6.1 Clean Water Supplies Performance Measures FY20 Strategic Plan 6.1 Clean Water Supplies Water  Treatment  Plant 50% Water Fund 127     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Reduction in consulting services for capital projects for the prior year  Capital   Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER PLANT 600‐ Water Fund               2,562,029          5,013,637             5,088,729 1.5% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER  PLANT Salaries & Benefits                  887,562             792,975                827,179 4.3% WATER  PLANT Operating               1,573,809          2,340,032             2,091,920 ‐10.6% WATER  PLANT Capital                  100,658             715,000             1,004,000 40.4% WATER  PLANT Debt Service                             ‐           1,165,630             1,165,630 0.0% WATER  PLANT Transfers                             ‐                          ‐                             ‐    TOTALS               2,562,029          5,013,637             5,088,729  Department Division FY18 Actual  FY19Budget   FY20 Approved  % Change WATER 4610‐ Water Plant Operations               2,526,029          5,013,637             5,088,729 1.5% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 600 Water W62    REPLACE #3446 ‐ WTP GMC SIERRA PICKUP                           45,000  600 Water W66   SCADA METERS, TRANSDUCERS &  COMMUNICATIONS                    10,000  600 Water W84    SOURDOUGH TANK INSPECTION & IMPROVEMENTS                   600,000  600 Water W91    TURBIDIMETER REPLACEMENT                       14,000  600 Water W94    MYSTIC LAKE BEAVER DECEIVER                        35,000  600 Water W96   SOURDOUGH RAW TRANSMISSION MAIN FLOW  CONTROL VALVE AND METER                 300,000  Salaries &  Benefits 16% Operating 41% Capital 20% Debt  Service 23% Transfers 0% 128     Water Conservation Major Objectives:  Establishing and strengthening the community’s  water conservation ethic.   Ensuring adequate water supplies are available;  to meet current and future demands, in times of  drought, for emergency response and long term  drought mitigation  Budget Allocation Funded by the Water Enterprise Fund FY19 Accomplishments  Grant  extension  approval  &  construction  contract  for  the  Sunset  Hills  Cemetery  Water  Conservation Project   Drought  tolerant  demonstration  garden  installation at Museum of the Rockies    Increased  participation  in  sprinkler  system  assessments by 65%.  FY19 Strategic Plans  1.3.c.d  Enhanced  Relationships  ‐Outreach  Program, Demo Garden, MSU Student Masters  Project (Drought Communication)   A Well Planned City: 4.3.d Explore Sustainable  Technology  ‐  Dropcountr  customer  water  use  portal development   A  Sustainable  Environment:  6.1.a  Watershed  Management  ‐Municipal  watershed  data  collection, improvements to drought monitoring  to  Performance Measures     FY20 Strategic Plan  An Engaged Community: 1.1 Outreach and 1.2  Community Engagement   A Well Planned City: 4.3.d Explore Sustainable  Technology  ‐CIP  WC02:  Subscription  to  Customer Water Use Portal, Dropcountr    A  Sustainable  Environment:  6.1.a  Watershed  Management – CIP WC05 and WC06, along with  outreach and incentive programs. Water  Conservat ion 5% Water Fund 385  216 300 275 300  127  133  137 135 140  107  60  128 150 160  32  48  67  70 70  0 100 200 300 400 500 600 700 800 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Water Conservation Rebates Toilets Clothes Washers Showerheads Landscape & Irrigation System 24  42  65 60  70  0 20 40 60 80 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Number of Outdoor Sprinkler System  Assessments 0 20 40 60 80 100 120 140  ‐  10,000  20,000  30,000  40,000  50,000  60,000 FY09FY10FY11FY12FY13FY14FY15FY16FY17FY18 GP C D Po p u l a t i o n Gallons Per Capita Per Day (GPCD) Water  Demand & Population Total Water Demand (GPCD)Population 111 GPCD  Avg. 121 GPCD  Avg.  129     FY20 Budget   Personnel  Addition of a short‐term worker 0.20 FTE  Operating   Increases in operations and expanding the program  Capital   None  Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER CONSERVATION 600‐ Water Fund                  316,114            534,477                  546,285 2.2% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WATER CONSERVATION Salaries & Benefits                  102,575            147,377                  150,185 1.9% WATER CONSERVATION Operating                  185,921            301,100                  393,600 30.7% WATER CONSERVATION Capital                    27,618              86,000                             ‐   ‐100.0% WATER CONSERVATION Debt Service                             ‐                          ‐                       2,500 100.0% WATER CONSERVATION Transfers                             ‐                          ‐                               ‐   0.0% TOTALS                  316,114            534,477                  546,285  Department Division FY18 Actual  FY19Budget   FY20 Approved  % Change WATER 4640‐ Water Conservation                  316,114            534,477                  546,285 2.2% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 28% Operating 72% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 130     Public Welfare 131     Public Welfare Recreation (Parks & Recreation)- The Recreation Division is responsible for identifying the recreation needs of  our  growing  community  and  offering  quality  programs in diverse interest areas that satisfy those  needs.  The  division  has  a  committed  staff  that  remains focused on program quality and customer  satisfaction while offering all‐inclusive opportunities  i n  o u t d o o r  r e c r e a t i o n ,  s p o r t s ,  f i t n e s s ,  a n d  c u l t u r a l   arts.  The Aquatics Division is comprised of one year‐ round  indoor  facility,  the  Swim  Center  and  one  outdoor seasonal facility, Bogert Pool. Forestry (Parks & Recreation)- The  Forestry  Division is committed to providing a healthy, safe, and aesthetically pleasing community forest. Environmental,  economic, and social benefits from the urban forest raise the standard of living for Bozeman residents.  Parks (Parks & Recreation)- The Parks Division is responsible for the overall development and maintenance of  44 public parks, 52 + miles of trails and associated sports fields and open space within the City limits.  Cemetery (Parks & Recreation)- The 73+acre Sunset Hills Cemetery, the  only City owned and  maintained  cemetery, is a virtual arboretum of stately pine, fir, spruce, ash, maple, cedar and various ornamental trees, which  are maintained by the Forestry Division with assistance from the Cemetery Division. The cemetery currently  contains over 16,000 burial sites, three columbariums, nine dedicated affiliation areas and ample room for  expansion.  Library- The  Bozeman  Public  Library  creates  opportunities  that  inspire  curiosity,  exploration  and  connection. The Library is the community cultural center  that connects all Bozeman citizens to their neighbors  and the world.  Economic Development - Our community strengthens  and diversifies the local economy by supporting business  sectors that create & sustain mid‐ to high‐paying jobs,  enhancing the high quality of life in the greater Bozeman  Sustainability (Strategic Services) - Coordinates with  city  departments  and  community  stakeholders  to  promote a sustainable environment and reduce greenhouse gas emissions.  Affordable Housing (Community Development) ‐ As Bozeman grows, the city is working to develop a long‐term  plan to meet the housing needs of its residents through the Affordable Housing Program.  132     Recreation (Parks & Recreation) Major Objectives:  Offer  recreational  opportunities  and  facilities  that promote health and wellness and improve  the quality of life for the Bozeman community.   To provide recreation and fitness opportunities  to  the  community  in  an  environment  that  encourages and instructs individuals how to be  safe in, on, and around water.    Budget Allocation Funded by the General Fund  O v e r s e e s  t h e  S t o r y  M a n s i o n  O p e r a t i n g  S p e c i a l   Revenue fund  FY19 Accomplishments  Policy  and  fee  schedule  for  facility  use  and  programs implemented   Full Day Summer Camps added    Story  Mill  Community  Center  opened  to  the  public in July 2018   State Swim Meet.  Biggest meet ever held at the  Swim Center, 454 swimmers.    FY19 Strategic Plans   1.3 b) Enhance our relationship with Bozeman  School District #7   1.4  Business  and  Institutional  Partnerships‐ Explore opportunities for partnerships with key  business groups and non‐profit organizations.    3.4  Active  Recreation‐Facilitate  and  promote  recreational  opportunities  and  active  health  programs and facilities  Performance Measures Recreation  I d e n t i f y  t h e  p e r c e n t a g e  o f  t o t a l  p r o g r a m   hours that are at full capacity relative to the  program hours that are canceled due to low  registration  numbers,  to  track  program  performance and community interest.  Aquatics  Measure the number of hours we are unable  to  staff  according  to  the  MT  Health  Code  10/20 rule.     Track  the  number  of  individuals  on  swimming lesson wait lists to identify if we   are meeting the community needs.  FY20 Strategic Plan  1.3 b) Enhance our relationship with Bozeman  School District #7   1.4  Business  and  Institutional  Partnerships‐ Explore opportunities for partnerships with key  business groups and non‐profit organizations.    3.4  Active  Recreation‐Facilitate  and  promote  recreational  opportunities  and  active  health  programs and facilities. Recreatio n 6% General Fund 320 71 121 414 216 220 489 150 155 605 700 0 200 400 600 800 1,000 1,200 1,400 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Facility Rentals Beall Park Recreation Center Lindley Center Story Mansion Story Mill Community Center 133     FY20 Budget   Personnel  No changes with the exception of separating out aquatics payroll to their division code  Operating   Minor adjustments that in total was a reduction  Capital         Divison Fund # FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change RECREATION 010‐ General Fund              1,749,189                1,943,909            1,939,793 ‐0.2% RECREATION 189‐ Story Mansion Operating  Fund                    31,946                     57,302                 40,792 ‐28.8% TOTALS 1,781,135              2,001,211              1,980,585          Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change RECREATION Salaries & Benefits                  931,306                1,059,330            1,131,688 6.8% RECREATION Operating                  578,533                   825,381               811,817 ‐1.6% RECREATION Capital                  271,296                   116,500                 37,080 100.0% RECREATION Debt Service                             ‐                                ‐                            ‐   0.0% RECREATION Transfers                             ‐                                ‐                            ‐   0.0% TOTALS              1,781,135                2,001,211            1,980,585  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 8010‐ Recreation Operations              1,010,730                1,148,297               569,528 ‐50.4% PARKS AND RECREATION 8020‐ Swim Center                  322,811                   457,565            1,036,463 126.5% PARKS AND RECREATION 8030‐ Bogert Pool                    61,721                    89,576                 86,576 ‐3.3% PARKS AND RECREATION 8040‐ Facilities: Lindley, Beall &  Story                  327,870                   231,083               205,743 ‐11.0% PARKS AND RECREATION 8050‐ Recreation Programs                    58,003                     74,690                 82,275 10.2% TOTALS              1,781,135                2,001,211            1,980,585  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 10 General Fund‐ Recreation GF296  SWIM CENTER   FRONT FURNACE                       37,080  Salaries &  Benefits 57% Operating 41% Capital 2%Debt Service 0% Transfers 0% 134     Forestry (Parks & Recreation) Major Objectives:  Continue  both  reactive  and  proactive  maintenance for Bozeman’s 23,946 public trees  in  boulevards,  developed  city  parks,  and  city‐ owned properties.   Manage  potential  risk  factors  through  site  inspections, proper pruning, and high‐risk tree  removals.   I d e n t i f y  a n d  c o r r e c t  e n c r o a c h i n g  v e g e t a t i o n   utilizing Forestry staff (public trees) and Code  Compliance (private trees).   Maintain Cost Share and Voucher Replacement  programs, while increasing Public Outreach to  improve tree diversity and resident interaction.  Budget Allocation Funded by the Tree Maintenance Special Revenue  Fund  FY19 Accomplishments  Completed City‐Wide Tree Inventory of 23,946  public  trees:  location,  species,  condition,  size,  and work history.   Contract services for high‐risk tree removals   Spring Planting ‐ Record Number of Tree Planting  (284)  FY19 Strategic Plans Climate Change Adaptation and Mitigation ‐ Increase  the  community's  resiliency  and  preparedness  in  response to climate change.    Performance Measures *  Track  the  percentage  of  Proactive  vs  Reactive  maintenance        FY20 Strategic Plan  6.2 Protect Local Air Quality   6.3  Climate  Action  ‐d)  Climate  Change  Adaptation  and  Mitigation  ‐ Increase  the  community's  resiliency  and  preparedness  in  response to climate change.   6.5 Parks, Trails & Open Space   6.6 Habitat   600,000  650,000  700,000  750,000  800,000  850,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 35%34%33% 15% 20% 25% 30% 35% 40% FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Percent of Population that is Ash Goal 135     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Only minor adjustment for a small reduction  Capital          Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FORESTRY 112‐ Tree Maintenance Fund                  701,164                   825,577                   787,767 ‐4.6% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change FORRESTRY Salaries & Benefits                  432,444                   435,400                   455,103 4.5% FORRESTRY Operating                  143,947                   244,177                   242,664 ‐0.6% FORRESTRY Capital                  124,773                   146,000                     90,000 ‐38.4% FORRESTRY Debt Service                             ‐                                ‐                                ‐   0.0% FORRESTRY Transfers                             ‐                                ‐                                ‐   0.0% TOTALS                  701,164                   825,577                   787,767 ‐4.6% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7710‐ Tree Maintenance                  701,164                   825,577                   787,767 ‐4.6% Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 112 Forestry FOR14 Forestry Chip Truck                    90,000  Salaries &  Benefits 58% Operating 31% Capital 11% Debt Service 0%Transfers 0% 136     Parks (Parks & Recreation) Major Objectives:  Continue  adding,  upgrading,  and  maintaining  safe  and  quality  sports  fields,  trail  corridors,  community  gathering  areas,  and  playground  equipment.    Provide  expanded  maintenance  and  care  to  restrooms, litter control, pet waste disposal, turf  care, and water conservation efforts.    Improve, maintain, and expand the trail system  in  coordination  with  development  and  our  partners.    Continue to upgrade park signage for uniformity  and less maintenance.  Budget Allocation Funded mainly with the General Fund  Special Revenue fund also fund project operations  and projects  FY19 Accomplishments  Opening on the Bozeman Sports Park in April of  2019. Installation of two synthetic turf fields in  spring/summer of 2019.   Assumed  maintenance  responsibilities  of  the  Story Mill Community Center grounds, with the  Story Mill Community Park slated to open later  this coming July.    Continued work, research and development of a  Parks and Trails District model for the City of  Bozeman.  FY19 Strategic Plans  3.4 Active Recreation      4.3  Strategic  Infrastructure    (Parks  and  Trails  District.)  Performance Measures  Track  the  total  number  of  users  &  agreements (Park & Rec. programs, special  events, community teams, traveling teams,  etc.)   FY20 Strategic Plan  6.5 Parks, Trails  & Open Space (PROST update)   3.4‐ Active Recreation‐ Facilitate and promote  recreational  opportunities  and  active  health  programs and facilities.   4.3‐  Prioritize  long‐term  investment  and  maintenance for existing and new infrastructure.   A.) Develop a comprehensive parks maintenance  and facilities plan.    Parks 7% General Fund 137     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Increases in operational costs with new Sports Park and Storymill being added  Capital   Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS 010‐ General Fund           1,742,002            2,267,621            2,258,500 ‐0.4% PARKS 128‐ FWP Management Areas                          ‐                     8,000                    8,000 0.0% PARKS 132 ‐ Bogart Park                 10,175                    5,000                    5,000 0.0% PARKS 199‐ Sports Park                          ‐                             ‐                   51,000  PARKS 563‐ 568‐ Parks & Open Space Bond           8,076,445                           ‐                             ‐   0.0% TOTALS 9,828,622           2,280,621           2,322,500           Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS Salaries & Benefits               930,799            1,079,632            1,031,864 ‐4.4% PARKS Operating               740,134                874,989                957,636 9.4% PARKS Capital           8,157,689                326,000                333,000 2.1% PARKS Debt Service                          ‐                             ‐                             ‐   0.0% PARKS Transfers                          ‐                             ‐   0.0% TOTALS           9,828,622            2,280,621            2,322,500  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7610‐ Parks Operations           9,828,622            2,280,621            2,322,500 1.8% Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 45% Operating 41% Capital 14% Debt Service 0% Transfers 0% Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 10 General Fund‐ Parks GF254 25TH STREET FROM OAK TO TSCHACHE                 333,000  138     Cemetery (Parks & Recreation) Major Objectives: Develop  new  cemetery  blocks  and  lots  for  internments as demand dictates.  Provide an easily  accessible,  safe,  and  serene  setting  for  cemetery/gravesite visitation. Continued excellence  in providing professional and dignified internment  services.  Budget Allocation Funding through the General Fund    FY19 Accomplishments  Completed final layout, grading and design on  the Southwestern Montana Veteran's Cemetery.  Rough grading and dirt removal commenced in  the fall of 2018.   Final  design  and  bid  notification  for  the  Cemetery  Irrigation  project  (GF  231),  with  construction commencing in the spring of 2019.   In  coordination  with  the  Cemetery  Advisory  Board,  improvements  made  to  the  Memorial  Garden and updates made to the Sunset Hills  guide/pamphlet.  FY19 Strategic Plans 6.1‐ Clean Water Supplies‐Ensure adequate supplies of clean  water for today and tomorrow  ‐Project Gf 231‐ converting  the cemetery from treated water to surface water. Saving  258 acre feet of treated water per year.  Performance Measures • Track partnerships with user groups and stakeholders to  illustrate the impact of cooperation and collaboration.  (BSF, Cyclocross, farmer agreement, etc.)    FY20 Strategic Plan  6.A Sustainable Environment    6.1‐Clean  Water  Supplies‐  Ensure  adequate  supplies of clean water for today and tomorrow.  GF 231‐ Cemetery Irrigation Project   6 . 2 ‐  P r o t e c t  l o c a l  a i r  q u a l i t y ‐  T h e  c e m e t e r y ’ s   diverse  array  of  trees,  turf  and  open  space  contributes  to  a  vast  amount  of  carbon  sequestration,  resulting  in  oxygen  production,  storm water reduction and  measurable cooling  effect upon the environment.    Cemetery 2% General Fund 139     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Slight increase in operational costs  Capital    Division Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CEMETERY 010‐ General Fund               521,580                821,433                541,628 ‐34.1% Division Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change CEMETERY Salaries & Benefits               326,694                329,669                354,994 7.7% CEMETERY Operating               150,019                137,764                141,634 2.8% CEMETERY Capital                 44,867                354,000                  45,000 ‐87.3% CEMETERY Debt Service                          ‐                             ‐                             ‐   0.0% CEMETERY Transfers                          ‐                             ‐                             ‐   0.0% TOTALS               521,580                821,433                541,628  ‐34.1% Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7210‐ Cemetery Operations               521,580                821,433                541,628 ‐34.1% Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 10 General Fund‐ Cemetery GF268  SW MT VETERAN'S CEMETERY                    45,000  Salaries &  Benefits 66% Operating 26% Capital 8% Debt Service 0% Transfers 0% 140     Library Major Objectives:  S p a c e  ‐  D e s i g n  &  I m p l e m e n t  a n  e x p a n s i o n  t o   ensure that the Library has adequate space to  Bozeman's growing needs.   Technology ‐ Use technology & digital resources  to enhance the Library experience.   Programming ‐ Provide unique programming to  inform & enrich the lives of target audiences of  Library users.   Outreach ‐ Engage new & broader audiences in  taking advantage of the Library's resources.  Budget Allocation Funded  through  the  General  fund  A construction fund is setup for Library Maintenance  which  is  funded  by  up  to  2%  of  unspent  appropriation from the prior year.  FY19 Accomplishments  Library Strategic Plan for 2018‐2021 ‐ Continue  to  implement  the  strategic  plan:  making  progress  on  increasing  Library  Space,  Technology, Programming and Outreach.   Bookmobile –”Information on the Go” ‐ In our  first year on the road, the Bookmobile checked  out 23,586 items in FY2018. This was 12% of the  total  items  checked  out  at  Bozeman  Public  Library.  Out  of  the  23,586  total  checkouts,  17,527 items were children’s books.   FY19 Strategic Plans 5.1 a) Library Expansion Planning ‐Currently working  on an RFQ for a Master Plan of the existing building  and grounds. Partnership with the Bozeman Public  Schools for a BPL presence in the new High School  Library.  Performance Measures  Measure children’s use of the Bookmobile  over  time  to  track  the  mobile  library’s  effectiveness in helping to raise the rate of  early childhood literacy within the Bozeman  community.     FY20 Strategic Plan  5.1  a)  Library  Expansion  Planning  ‐Currently  working  on  an  RFQ  for  a  Master  Plan  of  the  existing building and grounds. Partnership with  the Bozeman Public Schools for a BPL presence  in the new High School Library.   Partner  with  Economic  Development  to  make  progress  on  City  Strategic  Plan  number  2.1  –  Business Growth.  Library 7% General Fund 0 200 400 600 800 1000 0 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 P r o g r a m s   P r o v i d e d Pr o g r a m   A t t e n d a n c e Library Programs Offered vs  Attendance Adult Programs Attendance Children's Programs Attendance Adult Programs Provided Children's Programs Provided 141     FY20 Budget   Personnel  No change  Operating   Increase in subscriptions and updating the carpet throughout the Library  Capital   None  Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change LIBRARY 010‐ General Fund                2,024,518               2,181,510                2,244,974 2.9% LIBRARY 561‐ Library Depreciation  Fund                      18,612                     32,000                   280,000 775.0% TOTALS                2,043,130               2,213,510                2,524,974  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change LIBRARY Salaries & Benefits                1,545,603               1,606,758                1,687,401 5.0% LIBRARY Operating                    497,527                  606,752                   837,573 38.0% LIBRARY Capital                               ‐                                ‐                                ‐   0.0% LIBRARY Debt Service                               ‐                                ‐                                ‐   0.0% LIBRARY Transfers                               ‐                                ‐                                ‐   0.0% TOTALS                2,043,130               2,213,510                2,524,974  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change LIBRARY 7810‐ Library Operations                    739,014                  894,028                1,037,157 16.0% LIBRARY 7820‐ Technical Services                    300,147                  310,913                   318,245 2.4% LIBRARY 7830‐ Information Services                    418,587                  439,099                   495,148 12.8% LIBRARY 7840‐ Children's Services                    164,777                  157,009                   193,661 23.3% LIBRARY 7850‐ Circulation Services                    420,605                  412,461                   480,763 16.6% TOTALS                2,043,130               2,213,510                2,524,974  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 67% Operating 33% Capital 0%Debt Service 0% Transfers 0% 142     Economic Development Major Objectives:  Increasing economic activity that improves our  community’s prosperity;   Supporting innovation and encouraging growth  in mid‐to‐high wage sectors; and   Facilitating  the  creation  of  mid‐to‐high  paying  jobs/high quality employment to match the high  quality of life.  Budget Allocation Funded Operationally from the General Fund    Oversees the programming of Special Revenue Fund,  which includes Urban Renewal Districts.  FY19 Accomplishments  Big Sky Trust Fund ‐ $442,500 Awarded, 75 bobs  (49 created to date)   Collaboration with the Bozeman Public Library ‐  Business  Consultation  Hours  (Blackstone  Launchpad and SBDC), MicroMegas Podcats, and  Economic Impact Analysis   Urban renewal projects  Performance Measures  Track the Big Sky Trust Fund grant values and  associated number of jobs created.  FY20 Strategic Plan  2.1  Business  Growth  ‐  Support  retention  and  growth of both  the traded and local business  sectors while welcoming and encouraging new  and existing businesses.    2.2  Infrastructure  Investments  ‐  Strategically  invest  in  infrastructure  as  a  mechanism  to  encourage economic development.    2.3 Workforce Development ‐ Support education  and  workforce  development  initiatives  to  improve the skills of our citizens.  Economic Development 1% General Fund 010‐ General  Fund 10% 116‐ Dowtown  TIF District 36%143‐ North  7th  Corridor  TIF District 33% 144‐North  East Urban  Renewal  TIF District 10% 176‐ Downtown  BID 3% 191‐ Tourism  BID 6% $985,532 $1,081,545 $1,232,868 $1,254,091 $1,321,823  $686,023 $651,949 $600,687 $600,000 $600,000   $‐  $500,000  $1,000,000  $1,500,000  $2,000,000  $2,500,000 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Urban Renewal District Increment Value South Bozeman Technology District Northeast Neighborhood URD North Park URD Midtown URD Downtown TIF $15.4 $7.0 $6.9 $1.7 $2.6 $5.3 $5.9 $6.7 $7.5 $0.8 $2.5 $0.9 $1.6 $1.8 $3.2 $3.6 $4.6  $‐  $5  $10  $15  $20 FY16 FY17 FY18 FY19 Approved FY20 Recommended Mi l l i o n s   o f   D o l l a r s Urban Renewal District Building Permit  Valuations (Millions of Dollars) South Bozeman Technology District Northeast Neighborhood URD North Park URD Midtown URD Downtown TIF 143     FY20 Budget   Personnel  Adding 1 FTE Economic Development Technician to be split between the TIFF funds and Parking  Operating   Operational adjustment made, and operations does include $25,000 to study Broadband  Capital   None    Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT 010‐ General Fund                        414,272              491,251              449,229 ‐8.6% ECONOMIC DEVELOPMENT 119‐ Economic Development Loan 37,782                                      31,000                 31,000 ‐83.9% ECONOMIC DEVELOPMENT 186‐ Development Impacts (Big Box)                            7,903                31,000                    5,000 96.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 123‐ Big Sky Economic Development  Grant                          70,000                50,000                 50,000 0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 116‐ Dowtown TIF District                    1,180,721          2,052,500           2,816,000 37.2% ECONOMIC DEVELOPMENT 143‐ North 7th Corridor TIF District                        618,282          1,531,900           3,001,852 ‐21.8% ECONOMIC DEVELOPMENT 144‐North East Urban Renewal TIF  District                        121,987             434,100              339,500 ‐100.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 145‐ Mandeville Farm TIF                            4,721                   4,000                          ‐   3.1% ECONOMIC DEVELOPMENT 176‐ Downtown BID                        132,939              162,175              167,160 3.1% ECONOMIC DEVELOPMENT 191‐ Tourism BID                    1,028,397          1,200,000                         ‐   ‐100.0% TOTALS                    3,617,004          5,987,926           6,859,741  Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT Salaries & Benefits                        220,375              246,661              289,826 17.5% ECONOMIC DEVELOPMENT Operating                    2,099,990          5,219,265           6,569,915 25.9% ECONOMIC DEVELOPMENT Capital                        437,166               30,000                          ‐   ‐100.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Debt Service                          92,000                         ‐                            ‐   0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Transfers                        767,473             488,000                         ‐   ‐100.0% TOTALS                    3,617,004          5,983,926           6,859,741  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT 8240‐ Economic Development                        529,957             603,251              535,229 ‐11.3% ECONOMIC DEVELOPMENT          ‐  Downtown Improvement Districts                    3,087,047          5,384,675           6,324,512 17.5% TOTALS 5,987,926                   6,859,741  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 7% Operating 93% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 144     Sustainability (Strategic Services) Major Objectives:  Advance  our  utility  tracking  capabilities  and  reporting   Develop a Climate Action & Resiliency Plan   Implement  the  2019  Climate  Vulnerability  Assessment & Resiliency Strategy   Explore a building energy stretch code Budget Allocation Funded by the General Fund (only 0.48% of the fund  expenditures)    FY19 Accomplishments  New outreach materials for residential efficiency   Expanded partnerships with local stakeholders  to support solar powered transportation   FY19 Strategic Plans  Climate  Vulnerability  Assessment  &  Resiliency  Strategy  (Climate  Change  Adaptation  &  Mitigation, 6.3.d)  Performance Measures  Track  the  savings  realized  from  upgrades  made to commercial buildings through the  Bozeman Energy Project.  o FY15‐19:   $19,792  incentives  distributed  o 165,256  kWh  saved  (equivalent  to  removing 25 passenger vehicles for  one year)  o 38,220 gallons of water saved  o $17,854  in  annual  small  business  savings     Measure  and  communicate  municipal  energy  consumption  including  buildings,  infrastructure, and fleet.     Monitor  community  greenhouse  gas  emissions  to  inform  adopted  goals  for  reduction.  FY20 Strategic Plan  Update  the  Climate  Action  Plan  6.3.a  ‐  Builds  upon  Vulnerability  Assessment  &  Resiliency  Strategy   C r e a t e  S o l a r  E n e r g y  P o l i c i e s  6 . 3 . c  ‐  R e v i e w   Bozeman Solar Project three‐year data, and use  data to advise City goals for solar project and  engage with NorthWestern Energy   Explore Sustainable Technology 7.3.b ‐ Advanced  m e t e r i n g  a t  W R F  &  W T P   a n d  d a s h b o a r d i n g   performance matrix.     Sustainabi lity  0% Genral Fund 145     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Consulting project in FY19 was a onetime expense for overall operational reduction in FY20  Capital   None      Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SUSTAINABILITY 10‐ General Fund                      151,289             245,726                165,790 ‐32.5% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SUSTAINABILITY Salaries & Benefits                      120,842             124,236                127,115 2.3% SUSTAINABILITY Operating                        30,447              112,490                  38,675 ‐65.6% SUSTAINABILITY Capital                                 ‐                   9,000                            ‐   100.0% SUSTAINABILITY Debt Service                                 ‐                           ‐                              ‐   0.0% SUSTAINABILITY Transfers                                 ‐                           ‐                              ‐   0.0% TOTALS                      151,289             245,726                165,790  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change SUSTAINABILITY 8250‐ Sustainability                      151,289             245,726                165,790 ‐32.5% Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 77% Operating 23% Capital 0%Debt Service 0% Transfers 0% 146     Affordable Housing (Community Development) Major Objectives:  P r o v i d e  d o w n ‐ p a y m e n t  a s s i s t a n c e  &  l o w ‐ interest loans   Offer impact fee reimbursement for affordable  housing projects   Match funds for low‐interest tax credit project  applications.  Budget Allocation Funded by the Workforce Housing Special Revenue  Fund    FY19 Accomplishments  Construction  and  sale  of  eight  affordable  Housing Units in 2018.   Adoption of affordable housing Ordinance No.  2012 amending provisions of Chapter 38, Article  380 of the Bozeman Municipal Code in order to  further the city’s affordable housing goals.   C r e a t i o n  o f  A f f o r d a b l e  H o u s i n g  M a n u a l  a n d   education material.  FY19 Strategic Plans Develop a Comprehensive Affordable Housing Action  Plan that does the following: (Objective 4.5b)   Mandates  the  creation  of  affordable  housing  across all dwelling unit types.    Provides the prescribed flexibility in the manner  in which the mandate can be accomplished   Provides a substantial, broad‐based and reliable  source  of  funding  for  the  construction  of  affordable housing and for affordable housing  loans   Actively encourages Bozeman’s major employers  to develop workforce housing programs for their  employees  (Ongoing  meetings  and  efforts  regarding this issue)  Performance Measures  Track  the  number  of  Affordable  units  Constructed  that  were  mandated  by  Inclusionary  Zoning  Ordinance  as  well  as  other units facilitated or incentivized.     Monitor  the  number  of  units  in  approved  housing plans.     Track the Cash‐in‐Lieu funds received.  FY20 Strategic Plan A  Well  Planned  City  |  Housing  &  Transportation  Choices (Objective 4.5b, 1‐4)   Affordable Housing Action Plan Consultant Fund  Request | $30K    HRDC Homebuyer Education Contract | $20K   HRDC Pre‐purchase Counseling Contract | $20K   Impact Fee or Down Payment Assistance | $200K   Funding  for  Salary  and  Training  of  Affordable  Housing Manager | ~$60K Salary & $5K Training   ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 147     FY20 Budget   Personnel  No changes  Operating   Increased funding to projects based on approvals from CAHAB  Capital   None    Department Fund  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WORKFORCE HOUSING 120‐ Workforce Housing Fund                         127,062                   371,858               934,458 151.3% Department Category  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WORKFORCE HOUSING Salaries & Benefits                           27,052                     78,708                 81,708 100.0% WORKFORCE HOUSING Operating                         100,010                   293,150               852,750 190.9% WORKFORCE HOUSING Capital                                    ‐                                ‐                            ‐   0.0% WORKFORCE HOUSING Debt Service                                    ‐                                ‐                            ‐   0.0% WORKFORCE HOUSING Transfers                                    ‐                                ‐                            ‐   0.0% TOTALS                         127,062                   371,858               934,458  Department Division FY18 Actual  FY19 Budget   FY20 Approved  % Change WORKFORCE HOUSING Workforcehousing                         127,062                   371,858               934,458 151.3% Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 9% Operating 91% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 148     Non‐Departmental About: The Non‐Departmental unit accounts for expenditures that are not associated with a specific city department.  Examples include insurance premiums paid by the City, costs of leave pay‐outs for terminating employees,  contingency funds, etc.   Major Objectives: To accurately budget and account for non‐departmental costs.  Budget Issues and Details General Fund  General fund allocation of liability & property insurance ‐ $491,391;     General fund   o Contribution to the band ‐ $10,440;  Professional services for the landfill, $25,000; Contingency  appropriation ‐ $150,000;   HRDC Streamline $150,000;  HRDC Streamline Grant match of $20,000  and HRDC Fork & Spoon $25,000   Police & Fire state share retirement (non‐cash) ‐ $2,668,262;    Debt service fund for Intercap loan for Bronken and Storymill projects ‐ $40,480   Transfer to Landfill Monitoring Fund ‐ $280,000;  Transfer to Stormwater Fund for Landfill Loan payments  ‐ $75,000;     Debt items    Fund Category  Division  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  10 Operating Insurance 455,208             298,182             491,391              10 Operating General 99,643               457,684             380,440              10 Operating General (non‐Cash)‐                       2,400,348          2,668,262           10 Debt Debt Service Intercap ‐                      ‐                      40,480                10 Transfers Transfers 632,084             491,188             355,000                        1,186,935           3,647,402           3,935,573  103 Transfers  Transfers ‐ Insurance            2,407,104           2,654,566           2,815,384  175 Operating  General ‐ Galavan                100,678               104,321               108,490  501 Construction  BPSC                           ‐                             ‐            40,115,362  720 Operating  Insurance            4,814,465           4,820,912           5,044,794  Fund Category  Fun Name  FY18 Actual   FY19 Budget   FY20 Approved  300 Transfers  SID Revolving Loan Fund                           ‐                  224,011               867,070  303 Debt Service  G.O. Refunding Series 2012               276,500               276,900               273,300  304 Debt Service  Parks and Open Space Bond            1,081,238           1,088,138           1,076,788  305 Debt Service  2007 Downtown TIF Bonds               422,288               423,673               418,898  307 Debt Service  Bozeman Public Safety Center                           ‐                             ‐              1,641,716  307 Transfers  Bozeman Public Safety Center                           ‐                             ‐            36,735,000  310‐448 Debt Service  SID funds                      972                385,800                   1,000  450 Debt Service  Sports Park Turf Loan                           ‐                        32,000  ** Estimated in the process of issuing first part of FY20 149     Below are the budget details followed by the debt schedules (Note: Bozeman Public Safety Center bonds have  yet to be issued so the schedule is not included and half year payment is an estimate).     Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 7/1/2019 215,000.00      2.000% 77,706.25         292,706.25        4,360,000.00     1/1/2020 ‐                    75,556.25         75,556.25          7/1/2020 215,000.00      2.000% 75,556.25         290,556.25        4,145,000.00     1/1/2021 ‐                    73,406.25         73,406.25          7/1/2021 220,000.00      2.250% 73,406.25         293,406.25        3,925,000.00     1/1/2022 ‐                    71,206.25         71,206.25          7/1/2022 225,000.00      2.250% 71,206.25         296,206.25        3,700,000.00     1/1/2023 ‐                    68,675.00         68,675.00          7/1/2023 230,000.00      2.500% 68,675.00         298,675.00        3,470,000.00     1/1/2024 ‐                    65,800.00         65,800.00          7/1/2024 235,000.00      2.500% 65,800.00         300,800.00        3,235,000.00     1/1/2025 ‐                    62,862.50         62,862.50          7/1/2025 245,000.00      2.500% 62,862.50         307,862.50        2,990,000.00     1/1/2026 ‐                    59,800.00         59,800.00          7/1/2026 250,000.00      4.000% 59,800.00         309,800.00        2,740,000.00     1/1/2027 ‐                    54,800.00         54,800.00          7/1/2027 260,000.00      4.000% 54,800.00         314,800.00        2,480,000.00     1/1/2028 ‐                    49,600.00         49,600.00          7/1/2028 270,000.00     4.000% 49,600.00        319,600.00       2,210,000.00     1/1/2029 ‐                   44,200.00        44,200.00          7/1/2029 280,000.00     4.000% 44,200.00        324,200.00       1,930,000.00     1/1/2030 ‐                   38,600.00        38,600.00          7/1/2030 290,000.00     4.000% 38,600.00        328,600.00       1,640,000.00     1/1/2031 ‐                   32,800.00        32,800.00          7/1/2031 305,000.00     4.000% 32,800.00        337,800.00       1,335,000.00     1/1/2032 ‐                   26,700.00        26,700.00          7/1/2032 315,000.00     4.000% 26,700.00        341,700.00       1,020,000.00     1/1/2033 ‐                   20,400.00        20,400.00          7/1/2033 325,000.00     4.000% 20,400.00        345,400.00       695,000.00        1/1/2034 ‐                   13,900.00        13,900.00          7/1/2034 340,000.00     4.000% 13,900.00        353,900.00       355,000.00        1/1/2035 ‐                   7,100.00          7,100.00            7/1/2035 355,000.00     4.000% 7,100.00          362,100.00       ‐                      TOTALS 5,100,000.00  2,266,840.63  7,366,840.63     CITY OF BOZEMAN General Obligation Refunding Bonds, Trails, Open Space & Parks,  Series 2014 DEBT SERVICE SCHEDULE 150     Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 7/1/2019 420,000.00      2.000% 146,362.50      566,362.50          8,045,000.00    1/1/2020 ‐                    142,162.50      142,162.50          7/1/2020 430,000.00      2.250% 142,162.50      572,162.50          7,615,000.00    1/1/2021 ‐                    137,325.00      137,325.00          7/1/2021 435,000.00      2.500% 137,325.00      572,325.00          7,180,000.00    1/1/2022 ‐                    131,887.50      131,887.50          7/1/2022 450,000.00      2.750% 131,887.50      581,887.50          6,730,000.00    1/1/2023 ‐                    125,700.00      125,700.00          7/1/2023 460,000.00      3.000% 125,700.00      585,700.00          6,270,000.00    1/1/2024 ‐                    118,800.00      118,800.00          7/1/2024 475,000.00      2.800% 118,800.00      593,800.00          5,795,000.00    1/1/2025 ‐                    112,150.00      112,150.00          7/1/2025 490,000.00      3.250% 112,150.00      602,150.00          5,305,000.00    1/1/2026 ‐                    104,187.50      104,187.50          7/1/2026 505,000.00     3.500%104,187.50      609,187.50         4,800,000.00    1/1/2027 ‐                    95,350.00        95,350.00            7/1/2027 520,000.00     3.750% 95,350.00        615,350.00         4,280,000.00    1/1/2028 ‐                    85,600.00        85,600.00            7/1/2028 540,000.00     4.000% 85,600.00        625,600.00         3,740,000.00    1/1/2029 ‐                    74,800.00        74,800.00            7/1/2029 565,000.00     4.000% 74,800.00        639,800.00         3,175,000.00    1/1/2030 ‐                    63,500.00        63,500.00            7/1/2030 585,000.00     4.000% 63,500.00        648,500.00         2,590,000.00    1/1/2031 ‐                    51,800.00        51,800.00            7/1/2031 610,000.00     4.000% 51,800.00        661,800.00         1,980,000.00    1/1/2032 ‐                    39,600.00        39,600.00            7/1/2032 635,000.00     4.000% 39,600.00        674,600.00         1,345,000.00    1/1/2033 ‐                    26,900.00        26,900.00            7/1/2033 660,000.00     4.000% 26,900.00        686,900.00         685,000.00       1/1/2034 ‐                    13,700.00        13,700.00            7/1/2034 685,000.00     4.000% 13,700.00        698,700.00         ‐                      TOTALS 9,900,000.00  4,355,805.28  14,255,805.28    CITY OF BOZEMAN General Obligation Refunding Bonds, Trails, Open Space & Parks, Series 2013 DEBT SERVICE SCHEDULE 151         Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 7/1/2019 260,000.00      2.000% 7,950.00           267,950.00        535,000.00        1/1/2020 ‐                    5,350.00           5,350.00            7/1/2020 265,000.00      2.000% 5,350.00           270,350.00        270,000.00        1/1/2021 ‐                    2,700.00           2,700.00            7/1/2021 270,000.00      2.000% 2,700.00           272,700.00        ‐                      TOTALS 3,080,000.00   250,394.38       3,330,394.38     CITY OF BOZEMAN General Obligation Refunding Bonds, Series 2012 DEBT SERVICE SCHEDULE Payment Principal Interest Interest Semi-Annual Principal Date Payment Rate Payment Payment Balance 7/1/2019 220,000.00 4.25 101,786.25 321,786.25 3,995,000.00 1/1/2020 - - 97,111.25 97,111.25 7/1/2020 230,000.00 4.40 97,111.25 327,111.25 3,765,000.00 1/1/2021 - - 92,051.25 92,051.25 7/1/2021 240,000.00 4.50 92,051.25 332,051.25 3,525,000.00 1/1/2022 - - 86,651.25 86,651.25 7/1/2022 250,000.00 4.60 86,651.25 336,651.25 3,275,000.00 1/1/2023 - - 80,901.25 80,901.25 7/1/2023 260,000.00 4.70 80,901.25 340,901.25 3,015,000.00 1/1/2024 - - 74,791.25 74,791.25 7/1/2024 275,000.00 4.80 74,791.25 349,791.25 2,740,000.00 1/1/2025 - - 68,191.25 68,191.25 7/1/2025 290,000.00 4.95 68,191.25 358,191.25 2,450,000.00 1/1/2026 - - 61,013.75 61,013.75 7/1/2026 300,000.00 4.95 61,013.75 361,013.75 2,150,000.00 1/1/2027 - - 53,588.75 53,588.75 7/1/2027 315,000.00 4.95 53,588.75 368,588.75 1,835,000.00 1/1/2028 - - 45,792.50 45,792.50 7/1/2028 330,000.00 4.95 45,792.50 375,792.50 1,505,000.00 1/1/2029 - - 37,625.00 37,625.00 7/1/2029 350,000.00 5.00 37,625.00 387,625.00 1,155,000.00 1/1/2030 - - 28,875.00 28,875.00 7/1/2030 365,000.00 5.00 28,875.00 393,875.00 790,000.00 1/1/2031 - - 19,750.00 19,750.00 7/1/2031 385,000.00 5.00 19,750.00 404,750.00 405,000.00 1/1/2032 - - 10,125.00 10,125.00 7/1/2032 405,000.00 5.00 10,125.00 415,125.00 - TOTALS 4,215,000.00 1,614,721.25 5,829,721.25 CITY OF BOZEMAN TAX INCREMENT URBAN RENEWAL REVENUE BONDS, SERIES 2007 (DOWNTOWN BOZEMAN IMPROVEMENT DISTRICT) DEBT SERVICE SCHEDULE 152     CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY 153     Capital Expenditure Summary The CIP includes any planned expenditure of $10,000 or greater, that results in the acquisition of an asset with a  useful life of 3 years or more. There is a couple of “exceptions” or “extensions” of this definition that we have  found helpful and necessary in past years:   General Planning Documents (master plans, community surveys, etc.) are NOT included in our CIP.   Specific plans that involve pre‐engineering or preliminary design of facilities are often (but not always)  included in the CIP.   Software purchases that could potentially be “software as a service”.  Cloud based services are beginning  to replace our purchase of outright software and hardware.  In the CIP, we have treated the software  projects as a capital outlay purchase; although a “service” type, solution may actually be chosen during  the bidding/proposal process.    State law and City charter require the City to prepare the CIP. State Law requires the City to maintain a Capital  Improvement Plan for our Development Impact Fee programs.   Under Montana Code Annotated (MCA), this  Capital Improvement Plan provides the schedules and cost projections required under MCA §7‐6‐1602(2)(k)(i‐iv).  In Article 5.06 of the adopted City Charter, the City Manager is responsible for preparing and submitting a multi‐ year capital program to the City Commission no later than December 15 for the ensuing fiscal year.  This five‐year plan includes long‐range plans for our current facilities while keeping in mind level of service  standards. In a community with relatively high cost of living, the ability of citizens to afford the needed utility rate,  fee, and assessment levels is of concern.  At the same time, the City strives to keep existing facilities properly  maintained — and not pass deferred maintenance costs and problems on to future generations. The staff have  taken a lot of time and care in preparing this document. The efforts toward our Strategic Plan when developing  our plan.  Strategic Plan  Engaged Community: By  making  technology  improvements  we  have  been  able  to  make  this  Capital  Improvement Plan more concise, informative and citizen‐user friendly. The Lasher Fiche upgrade (GF337) will  aid in our efforts for 1.1 b‐Dramatically increase transparency and create access to all city documents.    Innovative Economy: The General fund includes a project for Fiber Optic Conduit this aids in our efforts for  2.2 a Identify Commercial/ Industrial Infrastructure Needs.  Safe, Welcoming Community:   o 3.1 a‐Develop a Criminal Justice Facility Plan and 3.1 c‐Implement the Fire Station Location Plan with  the Bozeman Public Safety Center and later in the capital plan Fire Station 2 relocation is scheduled  for FY23.   o Both Police and Fire FY20 has the second payment for the radio lease with Gallatin County as part of  3.1 d Update Public Safety Technology Systems.   o 3.4 Active Recreation is included throughout the General fund plan with many projects that encourage  and promote active recreation such as the proposed aquatics/recreation center (GF056). We have  several park amenities proposed with splashpads and pickleball courts in the plan as well.    Well‐Planned City: 154     o Software investment in the Public Works administration Fund works towards 4.1 c ‐GIS Land Use &  Infrastructure Development Tracking.  o The Wastewater fund and Wastewater Impact fund have many projects that achieve 4.3 b Increase  Capacity of Sewer Pipes to Accommodate Development Projects.  o We have proposed the creation of a Parks and Trails Maintenance District that works towards 4.3 a  Develop a Comprehensive Parks Maintenance Facilities Funding Program that would provide funding  for Parks’ capital needs.  o All the road projects funded by the Street Impact Fee fund and Arterial & Collector fund will include  bike lanes and aid in our efforts towards 4.5 a Enhance Non‐motorized Transportation. In addition,  every  year  the  Street  Maintenance  fund  has  allocation  of  $25,000  annually  for  bike  path  improvements and some additional project are planned n FY20 increase the amount.   Creative, Learning Culture: As other efforts work towards this visions efforts and identify projects they will  be added to this plan when they meet the capital plan definition.     Sustainable Environment:  The Water fund with the Water Conservation have a project to create a water  conservation and efficiency plan in 2020 to achieve 6.2 a Watershed Management, which is to develop and  implement a regional watershed approach.   High Performance Organization:   o This year we worked towards item 7.1 b ‐Create a Culture of Innovation by changing our CIP database  system for project tracking and plan development.  We are now using our city‐wide  budgeting  system’s project module for all CIP items.  This will make it easier to merge approved projects into the  approved budget, begin tracking projects in their initial stages, and give us increased project cost  reporting.  We are also recommending that we continue to innovate the plan for next year by  increasing the CIP threshold from its current level of $10,000 to a new minimum level of $25,000. For  the FY21 to FY25 CIP we recommend using a $25,000 threshold. This will align us with best practices  and allow us to make better capital decisions by focusing on true capital items and less maintenance  and operational expenses.   o This year we started earlier specifically with Finance and Public Works to improve the process, this  aids in our efforts towards strategic plan item 7.3 C Improve Departmental Collaboration.    Using this plan adopted in December the City incorporates the first year of the plan into the budget.   FY20 Capital Projects with Material Operational Impacts  The Bozeman Public Safety Center will begin construction in FY20. This exciting advancement of the City’s  public safety services and the strategic plan moves Police, Courts, Prosecutors and Fire Station 1 into one  building.  This  project  does  add  large  operational  and  maintenance  costs  going  forward.  Operational  costs  are estimated to be  at  least  $360k.  As  155     we finish design we can finalize these numbers and will need to included in the future General fund mill  levy.    Sewer capacity‐expanding project The Norton East Ranch Outfall Diversion (WWIF38) is $5,200,000.    Major roads funded through the Street Impact Fee Fund and Arterial Collector fund a good portion is for  building of the roads surrounding the new high school.    Road maintenance, vehicle replacements and building improvements are in the plan as well. Most capital  projects have some sort of impact on ongoing operational costs.   FY20 Capital impacts on operational costs:   The larger infrastructure projects have an impact on our operational costs, which can include increased  cost for maintenance, additional monitoring, and additional services such as more roads to plow with the  street construction scheduled. The major wastewater projects discussed earlier will add maintenance  time and monitoring.  The streets that will be constructed will affect the Street Maintenance fund’s  operational  budgets  in  FY20  with  the  additional  snow  plowing  and  into  the  future  for  repairs  and  maintenance.   Expanding the vehicle fleet increases maintenance and gas expenditures. This budget year there are some  vehicles and other mobile equipment replacements that will not have as big of impact as the new vehicles  expanding the number in the fleet.    We  are  not  constructing  any  major  building  in  this  budget  but  there  are  some  remodels  but  their  operational impact is minimal since there is not additional need for cleaning and utilities.  This includes  the Professional building remodel and the City Commission room.     156     Included in the plan looking out towards the future: 2021  ‐  This  includes  a  water  fund  major  project  for  the  Lyman  Tank and  Transmission Main Construction W88, which will be funded through financing for  $10million. Griffin 7th to Rouse SIF113 funded by Street Impact Fees and Arterial  collector funds is scheduled in FY21 for a project total of $3.7 million.             2022 ‐ The Indoor/Outdoor aquatics center is planned for FY22 and  will be funded through bonds going to the citizens for a vote. The  Water  fund  has  an  over  $6million  projects,  PRV  Phase  2  ‐  Automation and Instrumentation Upgrades W71 which will provide  necessary  water  system  maintenance  work.  Routine  vehicle  replacements, pipe replacements and road maintenance is planned.        2023 ‐ Fowler connection (Huffine to Oak) SIF114 funded by Street Impact Fees and  Arterial collector funds is scheduled in FY23 for a project total of $7.5 million.  Wastewater Impact Fees has a capacity project N Frontage Rd Interceptor WWIF20  scheduled for just under $5.3 million. The relocation of Fire Station 2 is scheduled  to align with service needs as outlined in the adopted master plan.            2024‐ Water fund and Street Impact Fee fund have added improvements to their time  lines. Street Impacts Fee fund sees Kagy improvements for the South side of town with  SIF009. The Water fund adds W71, which is the second phase of automation and  instrumentation upgrades for the treatment plant.          157     FY20 Capital Project Listing   Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 10 General Fund‐ Cemetery GF268  SW MT VETERAN'S CEMETERY                    45,000  10 General Fund‐ Facilities GF274  CITY HALL BOZ CREEK IMPRV                    33,500  10 General Fund‐ Parks GF254 25TH STREET FROM OAK TO TSCHACHE                 333,000  10 General Fund‐ Parks NEW BOGART PARK PAVILLION REPAIRS                 200,000  10 General Fund‐ Police GF053  PATROL CAR & EQUIP RPLCMT                 118,000  10 General Fund‐ Police GF166  COUNTY RADIO LEASE                       295,000  10 General Fund‐ Police GF292  MOBILE DATA EQUIP                           30,000  10 General Fund‐ Police GF293  NON‐PATROL CAR NEW VEHICLES                    15,000  10 General Fund‐ Recreation GF296  SWIM CENTER   FRONT FURNACE                       37,080  10 General Fund‐IT GF062  PERSONAL COMPUTER (PC) RE                    50,000  10 General Fund‐IT GF080  CITY‐WIDE SWITCHES&ROUTRS                    50,000  10 General Fund‐IT GF265  SERVER REPLACEMENT GF                       20,000  10 General Fund‐IT GF289  SERVER FARM SOFTWARE UPGRADES                    35,000  10 General Fund‐IT GF310  APC REPLACE  FOR DATA CEN                    12,000  10 General Fund‐IT GF312  ISCI FLASH UPGRADE CHALL                    10,000               1,283,580  100 Planning CD06 PLANNING VEHICLE REPLACEMENT REQUEST                     35,000                     35,000  110 Gas Tax‐ Street Maintenance STR30  Annual Median & Boulevard                    60,000  110 Gas Tax‐ Street Maintenance STR75  Annual Pedestrian Ramp Repair                 100,000  110 Gas Tax‐ Street Maintenance STR91  MSU Kagy Pedestrian Crossing                    80,000                  240,000  111 Street Maintenance STR20  Annual Bike Path Improvement                    53,080  111 Street Maintenance STR22  Grader Lease                    60,000  111 Street Maintenance STR34  Sweepers                                 100,000  111 Street Maintenance STR39  Truck Mounted Tack Oil Distributor                 210,000  111 Street Maintenance STR49  Sanders                    27,000  111 Street Maintenance STR50  Snowplows                    12,000  111 Street Maintenance STR68  Rectangular Rapid Flashing Beacon                    10,000  111 Street Maintenance STR71  Maintenance & Rehabilitation (Mill & Overlay)                 575,000  111 Street Maintenance STR73  Replace Skid Steer                    90,000  111 Street Maintenance STR78  Replace #2748 ‐Truck                        35,000  111 Street Maintenance STR83 N 27TH  Median Landscaping & Irrigation (Oak to  Baxter)                   50,000  111 Street Maintenance STR85  Replace 1992 Wheel Loader                 180,000  111 Street Maintenance STR92 Oak St Median Landscaping & irrigation (Davis to  Ferguson)                   60,000  111 Street Maintenance STR95  Signal Conflict Monitor Tester                    13,000  111 Street Maintenance STR97  REPLACE #3149‐LIGHT DUTY                    35,000               1,510,080  112 Forestry FOR14 Forestry Chip Truck                    90,000                     90,000  10 General Fund  Total 100 Community Development Total 110 Gas Tax Total 111 Street Maintenance Total 112 Forestry Total 158          Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 114 Street Impact Fee SIF001 RIGHT OF WAY ACQUISITION                 250,000  114 Street Impact Fee SIF057 OAK (FLANDERS MILL TO RYUN SUN WAY) ‐  CONSTRUCTION               1,000,000  114 Street Impact Fee SIF076 FOWLER CONNECTION (HUFFINE TO OAK) ‐  DESIGN                    500,000  114 Street Impact Fee SIF098 OAK & COTTONWOOD (INTERSECTION  IMPROVEMENTS) ‐ ROUNDABOUT CONSTRUCTION                 2,192,000  114 Street Impact Fee SIF105 COTTONWOOD (DURSTON TO OAK) ‐ CONSTRUCTION               1,250,000  114 Street Impact Fee SIF110 MANLEY & GRIFFIN (INTERSECTION IMPROVEMENTS)  ‐ CONSTRUCTION                     1,600,000  114 Street Impact Fee SIF123 BRIDGER DR & STORY MILL RD (INTERSECTION  IMPROVEMENTS) ‐ DESIGN                 100,000  114 Street Impact Fee SIF132 STORY MILL (GRIFFIN TO BRIDGER) ‐ DESIGN                     50,000  114 Street Impact Fee SIF134 OAK (COTTONWOOD TO FLANDERS MILL) ‐  CONSTRUCTION                  434,000               7,376,000  141 Arterial & Collector SIF057 OAK (FLANDERS MILL TO RYUN SUN WAY) ‐  CONSTRUCTION                 500,000  141 Arterial & Collector SIF076 FOWLER CONNECTION (HUFFINE TO OAK)  ‐ DESIGN                  500,000  141 Arterial & Collector SIF098 OAK & COTTONWOOD (INTERSECTION  IMPROVEMENTS) ‐ROUNDABOUT CONSTRUCTION                  548,000  141 Arterial & Collector SIF110 MANLEY & GRIFFIN (INTERSECTION IMPROVEMENTS)  ‐ CONSTRUCTION                        400,000  141 Arterial & Collector SIF134 OAK (COTTONWOOD TO FLANDERS MILL) ‐  CONSTRUCTION                  433,000               2,381,000  187 Fire Capital FE06 Radio Replacement Program                 250,000  187 Fire Capital FE12 Personal Protective Equip                    38,000  187 Fire Capital FE17 Wildlands Apparatus                         55,000  187 Fire Capital FE18 Light Duty Vehicles                         80,000  187 Fire Capital FE19 Utility Vehicle                    45,000                  468,000  500's Construction Funds BPSC Bozeman Public Safety Center            40,115,362  500's Construction Funds SCR01 ANNUAL CURB REPLACEMENT & CONCRETE REPAIR  PROGRAM                    60,000  500's Construction Funds SCR16 N 17TH (DURSTON TO END) ‐ DESIGN AND  CONSTRUCTION              1,012,000             41,187,362  141 Arterial & Collector Total 187 Fire Capital & Equipment Replacement Total 500's Construction Funds Total 114 Street Impact Fee Total 159          Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 600 Water W62    REPLACE #3446 ‐ WTP GMC SIERRA PICKUP                           45,000  600 Water W66   SCADA METERS, TRANSDUCERS &  COMMUNICATIONS                    10,000  600 Water W84    SOURDOUGH TANK INSPECTION & IMPROVEMENTS                   600,000  600 Water W91    TURBIDIMETER REPLACEMENT                       14,000  600 Water W94    MYSTIC LAKE BEAVER DECEIVER                        35,000  600 Water W96   SOURDOUGH RAW TRANSMISSION MAIN FLOW  CONTROL VALVE AND METER                 300,000  600 Water ‐ Operations W03    ANNUAL WATER PIPE REPLACEMENT                    22,500  600 Water ‐ Operations W04‐20 WATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM ‐  CONSTRUCTION              1,200,000               2,226,500  610 Water Impact Fee WIF25 DAVIS 12" WATER MAIN & VALLEY CENTER  16"WATER MAIN                    725,729  610 Water Impact Fee WIF40  SOURDOUGH TRANSMISSION MAIN   PHASE 2                 4,320,000  610 Water Impact Fee WIF47 GRAF AND S. 27TH WATER TRANSMISSION MAIN  OVERSIZE                  150,000  610 Water Impact Fee WIF50  I‐90 WATER MAIN EXTENSION              1,100,000               6,295,729  620 Wastewater WW54   REPLACE #1783 ‐ 1995 FORD DUMP TRUNK                     100,000  620 Wastewater WW69   SMALL WORKS PROJECTS                      100,000  620 Wastewater WW70   WRF FACILITY ENGINEERING & OPTIMIZATION                           60,000  620 Wastewater WW88   RE‐TUBE BOILER                               25,000  620 Wastewater WW91   UPDATE CONTROLS NETWORK                           20,000  620 Wastewater WW96   EAST GALLATIN RIVER AVULSION RESTORATION                        300,000  620 Wastewater ‐ Operations WW07  ANNUAL WASTEWATER PIPE REPLACEMENT  PROGRAM‐DESIGN                    22,500  620 Wastewater ‐ Operations WW08  WASTEWATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM‐ CONSTRUCTION               1,000,000               1,627,500  630 Wastewater Impact Fee WWIF22 DAVIS‐FOWLER INTERCEPTOR                  125,000  630 Wastewater Impact Fee WWIF35 BABCOCK SANITARY SEWER UPGRADE                         245,000  630 Wastewater Impact Fee WWIF37 HUNTERS WAY SEWER CAPACITY UPGRADE                     350,000  630 Wastewater Impact Fee WWIF38 NORTON EAST RANCH OUTFALL DIVERSION              5,200,000  630 Wastewater Impact Fee WWIF42 MANLEY ROAD SEWER UPGRADE                 504,000               6,424,000  640 Solidwaste SW32 Front Load Truck Replacement                 270,000  640 Solidwaste SW36 Side Load Truck ‐ New                     290,000  640 Solidwaste SW53 Pickup Truck                                 30,000  640 Solidwaste SW55 Side Load Truck                           300,000                  890,000  630 Wastewater Impact Fee Total 640 Solidwaste Total 600 Water Total 610 Water Impact FeeTotal 620 Wastewater Total 160             Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 641 Landfill Closure Closure Costs                    61,417                     61,417  650 Parking P004  SURFACE PARKING LOT HARDWARE & SOFTWARE  SYSTEMS                    15,000  650 Parking P020   PARKING VEHICLE LEASES                        45,000  650 Parking P023 PARKING TECHNOLOGY PHASE II                     150,000  650 Parking NEW IVR ‐ Voice message system                    20,000                  230,000  670 Stormwater STDM01 DOWNTOWN TRUNK LINE REHAB                 400,000  670 Stormwater STDM02 MANLEY DITCH REHAB                       100,000  670 Stormwater STUO01 STORMWATER FACILITY PLAN                 150,000                  650,000  750 Public Works Admin GIS03  ASSET MANAGEMENT SOFTWARE                    75,000                     75,000             73,051,168 Total Capital Expenditures 641 Landfill ClosureTotal 650 Parking Total 670 Stormwater Total 750 Public Works Admin Total 161        162     Appendices Appendix A‐ Statistical Information Appendix B‐ Budget Financial Polices Appendix C‐ Long Range Planning Appendix D‐ General Fund Minimum Reserve Analysis Appendix E‐ Glossary   163 164     Appendix A: Statistical Information Statistical Information Consumer Price Index The City uses the Consumer Price Index as a general gauge of price inflation this includes all Items, Unadjusted,  Urban Consumers (CPI‐U). The City’s living wage ordinance bases increases on CPI‐U for Western States.    Source:  Bureau of Labor Statistics, US Department of Labor                 Year Ending  December,CPI‐U % Change 2008 210.2 0.10% 2009 216 2.70% 2010 219.2 1.50% 2011 225.7 3.00% 2012 229.6 1.70% 2013 233 1.50% 2014 234.8 0.80% 2015 236.5 0.70% 2016 241.4 2.10% 2017 246.5 2.11% 2018 251.1 1.87% United States CPI 210.2 216 219.2 225.7 229.6 233.0 234.8 236.5 241.4 246.5 251.1 219.6 218.8 221.2 227.5 232.4 236.1 239.1 243.0 247.7 257.3 265.2 200 210 220 230 240 250 260 270 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 CPI‐U United States CPI Western States CPI 165     Population Bozeman’s population has been growing steadily since 2000.  The rate of population has shown a larger increase  the last three years.  The Bozeman Population has median age that has held steady at 27 and has a high percentage  of residents holding a bachelor’s degree or higher at 55.5%. Source:  US Census Bureau:          People QuickFacts                                                   Bozeman Montana Bozeman as %   of Montana  Data Population: 2018 estimate 46,596 1,074,167 4.34% Population: 2010 (April 1) estimates base 37,282 989,417 3.77% Population: Percent change 4/01/10 to 7/01/16 21.40% 4.40% Population: 2010 census 37,280 989,415 3.77% Fiscal Yr Estimated  Population Bozeman's  Estimated Annual  % Change in  Population Accumulated %  Growth Since  2007 2008 35,944        3.19% 7.69% 2009 36,933        2.75% 10.44% 2010 37,280        0.94% 11.38% 2011 37,314        0.09% 11.47% 2012 38,116        2.15% 13.62% 2013 38,753        1.67% 15.30% 2014 38,860        0.28% 15.57% 2015 41,660        7.21% 22.78% 2016 43,405        4.19% 26.97% 2017 45,250        4.25% 31.22% 2018 46,595        4.25% 35.47% Year % Change in  Population Per capita  Income Median Age % Residents w/  Bachelors K‐12 enrollment Unemployment  rate 2008 3.1% 23,387$              27.2 53.7% 5,432                   2.7% 2009 2.7% 26,313$              27.0 52.7% 5,463                   4.6% 2010 0.9% 25,909$              26.0 50.6% 5,509                   5.8% 2011 0.1% 25,611$              27.2 50.1% 5,679                   5.6% 2012 2.1% 24,709$              27.2 53.9% 5,810                   5.2% 2013 1.6% 25,608$              27.1 55.4% 5,994                   4.3% 2014 0.3% 26,427$              26.8 53.3% 6,216                   3.5% 2015 6.7% 26,335$              27.3 53.6% 6,294                   2.9% 2016 4.0% 26,350$              27.5 54.4% 6,533                   2.8% 2017 4.1% 26,506$              27.7 56.5% 6,770                   2.8% 2018 4.1% 28,748$              27.9 56.5% 6,908                   2.8% 166     Business: Private Employers:  The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest private  employers within the City’s boundaries (2018 data).    Public Employers: The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest public  employers within the City’s boundaries, one of which is the City.      Private Employers Size Bozeman Deaconess Hospital  1,000+ Employees Oracle America 500 to 999 Employees Kenyon Noble Lumber & Hardware 250 to 499 Employees Town Pump Convenience Stores 250 to 499 Employees Wal Mart 250 to 499 Employees Albertson's 100 to 249 Employees Balckhawk Industries 100 to 249 Employees Bridger Bowl 100 to 249 Employees Community Food Co‐Op 100 to 249 Employees Costco 100 to 249 Employees First Student 100 to 249 Employees JC Billion 100 to 249 Employees McDonalds 100 to 249 Employees Murdoch's Ranch & Home Supply 100 to 249 Employees Ressler Motor 100 to 249 Employees Simms Fishing Products 100 to 249 Employees Town & Country Foods 100 to 249 Employees Williams Plumbing & Heating 100 to 249 Employees Zoot Enterprises 100 to 249 Employees Public Employers Size Montana State University  1,000+ Employees School District #7 500 to 999 Employees Belgrade School District 500 to 999 Employees City of Bozeman 500 to 999 Employees Gallatin County 250 to 499 Employees 167     Principal Tax Payers: The annual certified valuation of taxable real and personal property is completed by the Montana Department of  Revenue and transmitted to the City each August.  For fall of 2017, the top taxpayers within the City were as  follows.   These ten taxpayers comprised a total of 9.4% of our property tax base.       City Staffing Per Capita   Debt Limits Tax Payer Assessed  Value % of Total Northwestern Energy ‐  Transmission & Distribution 5,379,804         57.10% Verizon Wireless 583,961            6.20% Centurylink, Inc. (Qwest) 524,350            5.57% Charter Communitcation 498,174            5.29% NB Staduim View District 460,554            4.89% Harry Daum ‐ Gallatin Mall 446,722            4.74% Stone Ridge Partners LLC 423,820            4.50% Mitchell Development & Investment 376,921            4.00% Bridger Peaks Holding LLC 375,052            3.98% First Security Bank 352,421            3.74% 2015 2016 2017 2018 Debt limit*84,500,000                  142,464,717               147,500,000               168,633,783                Total net debt applicable to limit (15,356,726)$              (16,454,841)$              (18,613,264)$              (14,598,588)$               Legal debt margin 69,143,274$               126,009,876$             128,886,736$             154,035,195$              Total net debt applicable to the limi 18.2%11.6%12.6%8.7%     as a percentage of debt limit Fiscal Years 168     Appendix B: Budget and Financial Policies The overall goal of the City's financial policies is to establish and maintain effective management of the City's  financial resources.  Formal policy statements and major objectives provide the foundation for achieving this goal.   Accordingly, this section outlines the policies used in guiding the preparation and management of the City's overall  budget and the major objectives to be accomplished.  In addition, the rationale, which led to the establishment  of the fiscal policy statements, is also identified.       Budget Development & Administration   1.  A comprehensive annual budget will be prepared for all funds expended by the City.    State law provides that "no money shall be drawn from the treasury of the municipality nor shall any obligation  for the expenditure of money be incurred except pursuant to the appropriation made by the commission."   Inclusion of all funds in the budget enables the commission, the administration, and the public to consider all  financial aspects of city government when preparing, modifying, and monitoring the budget, rather than deal with  the City's finances on a "piece meal" basis.   2.  The budget will be prepared in such a manner as to facilitate its understanding by citizens and elected  officials.       One of the stated purposes of the budget is to present a picture of the City government operations and intentions  for the year to the citizens of Bozeman.  Presenting a budget document that is understandable to the citizens  furthers the goal of effectively communicating local government finance issues to both elected officials and the  public.    3.  Budgetary emphasis will focus on providing those basic municipal services which provide the maximum level  of services, to the most citizens, in the most cost effective manner, with due consideration being given to all  costs‐‐economic, fiscal, and social.    Adherence to this basic philosophy provides the citizens of Bozeman assurance that its government and elected  officials are responsive to the basic needs of the citizens and that its government is operated in an economical  and efficient manner.    4.  The budget will provide for adequate maintenance of capital, plant, and equipment and for their orderly  replacement.    All governments experience prosperous times as well as periods of economic decline.  In periods of economic  decline,  proper  maintenance  and replacement  of  capital,  plant, and  equipment  is  generally  postponed  or  eliminated as a first means of balancing the budget.  Recognition of the need for adequate maintenance and  replacement of capital, plant, and equipment, regardless of the economic conditions, will assist in maintaining the  government's equipment and infrastructure in good operating condition.  5.  The City will avoid budgetary practices that balance current expenditures at the expense of meeting future  years' expenses.  169     Budgetary practices such as postponing capital expenditures, accruing future years' revenues, or rolling over  short‐term debt are budgetary practices which can solve short‐term financial problems; however, they can create  much larger financial problems for future administrations and commissions.  Avoidance of these budgetary  practices will assure citizens that current problems are not simply being delayed to a future year.    6.  The City will give highest priority in the use of one‐time revenues to the funding of capital assets or other  non‐recurring expenditures.    Utilizing one‐time revenues to fund on‐going expenditures results in incurring annual expenditure obligations  which may be unfunded in future years.  Using one‐time revenues to fund capital assets or other non‐recurring  expenditures better enables future administrations and commissions to cope with the financial problems when  these revenue sources are discontinued, since these types of expenditures can more easily be eliminated.   7.  The City will maintain a budgetary control system to help it adhere to the established budget.    The budget passed by the Commission establishes the legal spending limits for the City.  A budgetary control  system is essential in order to insure legal compliance with the City's budget.     8.  The City will exercise budgetary control (maximum spending authority) through City Commission approval  of appropriation authority for each appropriated budget unit.    Exercising budgetary control for each appropriated budget unit satisfies requirements of State law.  It also assists  the commission in monitoring current year operations and acts as an early warning mechanism when departments  deviate in any substantive way from the original budget.    9.  Reports comparing actual revenues and expenditures to budgeted amounts will be prepared monthly.    The City's budget is ineffective without a system to regularly monitor actual spending and revenue collections  with those anticipated at the beginning of the year.  Monthly r eports comparing actual revenues and expenditures  to budget amounts provide the mechanism for the Commission and the administration to regularly monitor  compliance with the adopted budget.   Revenue Collection   1.  The City will seek to maintain a diversified and stable revenue base.    A city dependent upon a few volatile revenue sources is frequently forced to suddenly adjust tax rates or alter  expenditure levels to coincide with revenue collections.  Establishment of a diversified and stable revenue base,  however, serves to protect the City from short‐term fluctuations in any one major revenue source.     2.  The City will estimate revenues in a realistic and conservative manner.    Aggressive revenue estimates significantly increase the chances of budgetary shortfalls occurring during the year‐ ‐resulting  in  either  deficit  spending  or  required  spending  reductions.    Realistic  and  conservative  revenue  estimates, on the other hand, will serve to minimize the adverse impact of revenue shortfalls and will also reduce  the need for mid‐year spending reductions.      3.  The City will pursue an aggressive policy of collecting revenues.    An aggressive policy of collecting revenues will help to ensure the City's revenue estimates are met, all taxpayers  are treated fairly and consistently, and delinquencies are kept to a minimum.  170      4.  The City will aggressively pursue opportunities for Federal or State grant funding.    An aggressive policy of pursuing opportunities for federal or state grant funding provides citizens assurance that  the City is striving to obtain all state and federal funds to which it is entitled, thereby reducing dependence on  local taxpayers for the support of local public services.   5.  User fees and charges will be used, as opposed to general taxes, when distinct beneficiary populations or  interest groups can be identified.    User fees and charges are preferable to general taxes because user charges can provide clear demand signals  which assist in determining what services to offer, their quantity, and their quality.  User charges are also more  equitable, since only those who use the service must pay‐‐thereby eliminating the subsidy provided by nonusers  to users, which is inherent in general tax financing.    6.  User fees will be collected only if it is cost‐effective and administratively feasible to do so.    User fees are often times costly to administer.  Prior to estab lishing user fees, the costs to establish and administer  the fees will be considered in order to provide assurance that the city's collection mechanisms are being operated  in an efficient manner.    Expenditures and Payments   1.  On‐going expenditures will be limited to levels which can be supported by current revenues.    Utilization of reserves to fund on‐going expenditures will produce a balanced budget; however, this practice will  eventually cause severe financial problems.  Once reserve levels are depleted, the City would face elimination of  on‐going costs in order to balance the budget.  Therefore, the funding of on‐going expenditures will be limited to  current revenues.   2.  Minor capital projects or recurring capital projects, which primarily benefit current residents, will be  financed from current revenues.    Minor capital projects or recurring capital projects represent relatively small costs of an on‐going nature, and  therefore, should be financed with current revenues rather than utilizing debt financing.  This policy also reflects  the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.    3.  Major capital projects, which benefit future as well as current residents, will be financed with current  revenues as well as other financing sources (e.g. debt financing).    This policy reflects the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.    4.  Major capital projects, which benefit future residents, will be financed with other financing sources (e.g.  debt financing).    Major capital projects represent large expenditures of a non‐recurring nature which primarily benefit future  residents.  Debt financing provides a means of generating sufficient funds to pay for the costs of major projects.   Debt financing also enables the costs of the project to be supported by those who benefit from the project, since  debt service payments will be funded through charges to future residents.   171      5.  Construction projects and capital purchases of $10,000 or more will be included in the Capital Improvement  Plan (CIP); minor capital outlays of less than $10,000 will be included in the regular operating budget.    The Capital Improvement Plan (CIP) differentiates the financing of high cost long‐lived physical improvements  from low cost "consumable" equipment items contained in the operating budget.  CIP items may be funded  through debt financing or current revenues while operating budget items are annual or routine in nature and  should only be financed from current revenues.  6.  Spending Policy:    The City will spend its resources in the following order.  Resources will be categorized according to Generally  Accepted Accounting Principles (GAAP) for state and local governments, with the following general definitions:     Restricted ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as grantors, bondholders,  and higher levels of government) through constitutional provisions or by enabling legislation.   Committed  ‐‐  Amounts  constrained  to  specific  purposes  by  the  City  Commission;  to  be  reported  as  committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission takes action to  remove or change the constraint.   Assigned  ‐‐  Amounts  the  City  intends  to  use  for  a  specific  purpose;  intent  can  be  expressed  by  the  Commission  or  by  an  official  or  body  to  which  the  Commission  delegates  the  authority.    The  City  Commission delegates this authority to the City Manager.   Unassigned ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported only in the General  Fund.  When both restricted and unrestricted resources are available, spending will occur in the following order, for the  identified fund types:  Fund Type  Order of Spending  General Fund 1. Restricted  2. Committed  3. Assigned  4. Unassigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in the General Fund.    Special Revenue  Funds  1.  Restricted  2.  Committed  3.  Assigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Special Revenue Funds.  Debt Service Funds 1.  Assigned  2.  Committed  3.  Restricted    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Debt Service Funds.  172     Fund Type Order of Spending  Capital Projects  Funds  1.  Restricted  2.  Committed  3.  Assigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Capital Project Funds.   Debt Administration   1.  The City will limit long‐term debt to capital improvements, which cannot be financed from current revenues.    Incurring long‐term debt serves to obligate future taxpayers.  Excess reliance on long‐term debt can cause debt  levels to reach or exceed the government's ability to pay.  Therefore, conscientious use of long‐term debt will  provide assurance that future residents will be able service the debt obligations left by former residents.   2. The City will repay borrowed funds, used for capital projects, within a period not to exceed the expected  useful life of the project.  This policy reflects the view that those residents who benefit from a project should pay for the project.  Adherence  to this policy will also help prevent the government from over‐extending itself with regard to the incurrence of  future debt.      3.  The City will not use long‐term debt for financing current operations.  This policy reflects the view that those residents who benefit from a service should pay for the service.  Utilization of  long‐term debt to support current operations would result in future residents supporting services provided to current  residents.         4.  The City of Bozeman will adhere to a policy of full public disclosure with regard to the issuance of debt.  Full public disclosure with regard to the issuance of debt provides assurance that the incurrence of debt, for which  the public is responsible, is based upon a genuine need and is consistent with underwriters’ guidelines.   Reserves and Fund Balances    1.   Reserves and Fund Balances will be properly designated into the following categories:   Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such as inventory) or are  required to be maintained intact (such as the corpus of an endowment fund).   Restricted fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as  grantors, bondholders, and higher levels of government) through constitutional provisions or by  enabling legislation.   Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by the City Commission; to be  reported as committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission  takes action to remove or change the constraint.  173      Assigned fund balance ‐‐ Amounts the City intends to use for a specific purpose; intent can be  expressed by the Commission or by an official or body to which the Commission delegates the  authority.   Unassigned fund balance ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported  only in the General Fund.  2.  A minimum level of General Fund reserve equal to 16.67% of annual revenues will be maintained by the City.   This reserve is committed to be used for:  cash flow purposes, accrued employee payroll benefits which are not  shown as a liability, unanticipated equipment acquisition and replacement, and to enable the city to meet  unexpected expenditure demands or revenue shortfalls.  (See Appendix D for recommendation)  Property taxes represent the City's primary source of general fund revenue.  Property taxes are collected in  November and May of each fiscal year.  Since the City's fiscal year begins on July 1st, the City must maintain an  adequate cash balance in order to meet its expenditure obligations between July 1st and the commencement of  the collection of property taxes in November.    Accrued employee payroll benefits represent a bona fide obligation of the City.  The City will maintain sufficient  reserves to meet its annual expenditure obligations.   The City recognizes the need to maintain adequate equipment in order to carry out required public services.   Equipment acquisition and replacement represent on‐going costs of a relatively minor nature, as compared to  major  capital  purchases.    We  plan  for  equipment  replacement  within  our  Capital  Improvement  Program.   However, unforeseen equipment problems will arise.  The reserve will provide resources for the immediate,  unanticipated replacement of critical equipment.   The  City  is  subject  to  revenue shortfalls and unexpected  expenditure  demands  during  the  fiscal  year.    An  undesignated General Fund reserve will be maintained to be able to offset these revenue shortfalls or meet  unexpected demands occurring during the year, without suddenly adjusting tax rates or reducing expenditures.   Financial Reporting & Accounting   1. The City will manage and account for its financial activity in accordance with Generally Accepted Accounting  Principles (GAAP), as set forth by the Governmental Accounting Standards Board (GASB).   GASB is recognized as the authority with respect to governmental accounting.  Managing the City's finances in  accordance with GAAP and in accordance with the rules set forth by GASB provides Bozeman citizens assurance  that their public funds are being accounted for in a proper manner.          2. The City will maintain its accounting records for general governmental operations on a modified accrual  basis, with revenues recorded when available and measurable, and expenditures recorded when services or  goods are received and liabilities incurred.  Accounting records for proprietary fund types and similar trust funds  will be maintained on an accrual basis, with all revenues recorded when earned and expenses recorded at the  time liabilities are incurred, without regard to receipt or payment of cash.  Adherence to this policy will enable the City to prepare its financial statements in accordance with GAAP as set  forth by the GASB.           174      3.  The City of Bozeman will prepare a Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) in conformity with  Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).  The report will be made available to the general public.  The  CAFR shall be prepared in accordance with the standards establi shed by the GFOA for the Certificate of  Achievement for Excellence in Financial Reporting Program  The  Certificate  of  Achievement  represents  a  significant  accomplishment  for  a  government  and  its  financial  management.    The  program  encourages  governments  to  prepare  and  publish  an  easily  readable  and  understandable  comprehensive  annual  financial  report  covering  all  funds  and  financial  transactions  of  the  government during the year.  The CAFR provides users with a wide variety of information useful in evaluating the  financial condition of a government.  The program also encourages continued improvement in the City's financial  reporting practices.         4.  The City will ensure the conduct of timely, effective, and annual audit coverage of all financial records in  compliance the local, state, and federal law.  Audits of the City's financial records provide the public assurance that its funds are being expended in accordance  with Local, State, and Federal law and in accordance with GAAP.  Audits also provide management and the  Commission  with  suggestions  for  imp r o v e m e n t  i n  i t s  f i n a n c i a l  o perations  from  independent  experts  in  the  accounting field.         5.  The City of Bozeman will maintain a policy of full and open public disclosure of all financial activity.  Full and open public disclosure of all financial activity provides the public with assurance that its elected officials  and administrators communicate fully all financial matters affecting the public.    6.  The modified accrual basis of accounting and budgeting is used for the governmental funds.  Under the  modified accrual basis of accounting, revenues are recorded when susceptible to accrual, i.e., both measurable  and available.  Available means collectible within the current period or soon enough thereafter to be used to  pay liabilities of the current period.  Expenditures are recorded when the related liability is incurred.  Employee  compensated absences and principal and interest on long‐term debt expenditures are recorded when due in  the current period.  The accrual basis of accounting is used for proprietary funds.  Under this method, revenues  are recorded when earned and expenses are recorded when the related liability is incurred.  For budget  preparation and presentation, the proprietary funds’ expenses are converted to expenditures and follow the  same budget format as the government fund types.  Capital outlays in the enterprise funds are presented as  expenses for budget basis, but are recorded as assets along with associated depreciation expense on the GAAP  basis.  Debt service principal payments in the enterprise funds are accounted for as expenses for budget  purposes, but are reported as reduction of long‐term debt liability on the GAAP basis.  Recording  capital  outlays  as  expenditures  and  principal  payments  on  long‐term  debt  for  budget  purposes,  presents a clearer picture of the City’s financial operations, is easier to administer for cash flow purposes, and is  easier for the lay person to understand.       175 176     Appendix C: Long Range Financial Planning 5‐year Financial Plans: Each year, the City also prepares and maintains financial plans for the current year and the  ensuing 5 years for the following funds:  Special Revenue Funds  Street Maintenance Fund   Arterial & Collector Fund   Tree Maintenance Fund  Enterprise Funds   Water Fund   Wastewater Fund   Stormwater Fund   Solid Waste Fund (Rate study being conducted no Plan for FY20)  These plans are developed as a part of the annual budget process and are based on current and future estimates  of staffing levels, estimated increases in operating costs such as supplies, fuel, and chemicals, and approved the  capital plans.  The plans project revenue requirements, expenditure levels, and estimated reserve levels for each  of the five years.    Special Revenue Funds STREET MAINTENANCE:  The Street Maintenance long‐term plan continues to show increases in assessment to meet the needs of the  capital plan and growth. We are showing stabilization in rates and achievement of our desired reserve level  established in FY19.      ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000  9,000,000 2019 Budget 2020 Recommend 2021 Projection 2022 Projection 2023 Projection 2024 Projections Street Maintenance Fund Projection Revenue Expenditures Fund Balance 177                   Street Maintenance District - 5 year Projection FY2020 Budget Preparation Approved Proposed Projected Projected Projected Projected Customer Increase - sq ft 2%2%2%2%2%2% Rate Increase - General 5%8%10%12%0%0% Rate Increase - Added Maintenance 0%0%0%0%0%0% Rate Increase - Street Reconstruction 0%0%0%0%0%0% 5.0%8.0%10.0% 12.0% 0.0%0.0% General Street Maintenance FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 FY24 Proportional Assessment Share 85.0%85.0%85.0%85.0%85.0%85.0% Beginning Fund Balance - Projected 528,760 334,733 76,733 360,445 238,514 1,067,050 Estimated Revenues: Assessments: Undesignated 4,008,541.29 4,402,821 4,925,436 5,610,269 5,705,644 5,802,639 Assessments: Added Maintenance 1,026,782 1,026,782 1,026,782 1,026,782 1,026,782 1,026,782 Street Cut Permits 18,000 18,000 18,000 18,000 18,000 18,000 Interest Earnings 10,000 10,000 10,000 10,000 10,000 10,000 Penalty & Interest 11,500 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 Other Revnue 10,000 25,000 25,000 25,000 25,000 25,000 Total Estimated Revenues:5,084,823 5,494,603 5,992,218 6,677,051 6,772,425 6,869,421 Proposed Expenditures: Personnel 1,629,339 1,756,594 1,756,594 1,910,074 1,948,275 1,987,241 Staffing plan PW allocation FY21 and 22 - 153,480 210,834 - - Operations 2,019,804 2,175,129 2,218,631.58 2,416,484.21 2,464,814 2,514,110 Debt Service, incl Intercap 315,207 310,800 310,800 310,800 310,800 310,800 Approved CIP *with adjustments 1,314,500 1,510,080 1,269,000 1,950,789 1,220,000 1,234,000 Total Proposed Expenditures:5,278,850 5,752,603 5,708,506 6,798,981 5,943,889 6,046,151 Ending Fund Balance - Projected 334,733 76,733 360,445 238,514 1,067,050 1,890,320 Street & Curb Reconstruction FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 FY24 Accumulated Assessment Amount 15.0%15.0%15.0%15.0%15.0%15.0% Beginning Designated Fund Balance - Projected 39,149 40,195 40,195 40,195 40,195 40,195 Estimated Revenues: Assessments Designated: Reconstruction & Curbs 696,525 709,733 724,510 741,340 758,457 775,865 Proposed Expenditures: Transfers to Construction Fund 695,478 709,733 724,510 741,340 758,457 775,865 Ending Designated Fund Balance - Projected 40,195$ 40,195$ 40,195$ 40,195$ 40,195$ 40,195$ Reserve Policy: 30 build Day Operating Reserve (15,15, 20,20,30)162,918$ 174,350$ 243,261$ 265,654$ 323,554$ 395,519$ 162,918$ 174,350$ 243,261$ 265,654$ 323,554$ 395,519$ diff 212,009.74$ (57,422)$ 157,380$ 13,055$ 783,691$ 1,534,996$ Total Annual Assessments: Small Lot, 5,000 sq ft. 138.59$ 149.67$ 164.64$ 184.40$ 184.40$ 184.40$ Average Lot, 7,500 sq ft.207.92$ 224.55$ 247.01$ 276.65$ 276.65$ 276.65$ Large Lot, 10,000 sq ft. 277.22$ 299.40$ 329.34$ 368.86$ 368.86$ 368.86$ Capped Residential, 15,000 sq ft. 415.83$ 449.10$ 494.01$ 553.29$ 553.29$ 553.29$ 178     ARTERIAL AND COLLECTOR  The assessment is predicted to stay at the FY20 rate and need slight increases of 2% to fund the capital program.  This fund also relies on the gas tax remaining at current levels as well.       (2,000,000)  (1,000,000)  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000 Budget FY19 Recommended FY20  Projected FY21 Projected FY22  Projected FY23 Projected FY24 Arterial & Collector Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance ‐ Projected Arterial & Collector District - 5 year Projection FY2020 Budget Preparation Adopted Proposed Projected Projected Projected Projected Customer Increase - sq ftg 2% 2% 2% 2% 2% 2% Rate Increase - General -28%0%2%2%2%2% -26%2%4%4%4%4% Arterial & Collector Maintenance & Cap Budget FY19 Recommended FY20 Projected FY21 Projected FY22 Projected FY23 Projected FY24 Beginning Fund Balance - Projected 1,781,963 627,223 818,725 2,087,077 2,103,636 (854,888) Estimated Revenues: Assessments: 1,306,466 1,332,595 1,386,432 1,442,444 1,500,719 1,561,348 Gas Tax Funding from fund 110 708,000 722,850 737,307 752,053 767,094 782,436 Interest Earnings 17,820 7,000 8,187 20,871 21,036 (8,549) Penalty & Interest 2,286 2,500 2,426 2,524 2,626 2,732 Revenue - Payback Districts 378,688 522,557 300,667 300,667 - - Developer contributions - - 1,683,333 - - - Total Estimated Revenues:2,413,260 2,587,502 4,118,353 2,518,559 2,291,475 2,337,967 Proposed Expenditures: Personnel - - - - - Operations 115,000 15,000 - - - - Debt Service, incl Intercap - - - - - - Approved CIP 3,453,000 2,381,000 2,850,000 2,502,000 5,250,000 - Total Proposed Expenditures:3,568,000 2,396,000 2,850,000 2,502,000 5,250,000 - Ending Fund Balance - Projected 627,223 818,725 2,087,077 2,103,636 (854,888) 1,483,079 Total Annual Assessments: Small Lot, 5,000 sq ft.34.52$ 34.52$ 35.90$ 37.34$ 38.83$ 40.38$ Average Lot, 7,500 sq ft.51.78$ 51.78$ 53.85$ 56.01$ 58.25$ 60.58$ Large Lot, 10,000 sq ft.69.03$ 69.03$ 71.79$ 74.66$ 77.65$ 80.76$ Capped Residential, 15,000 sq ft.103.55$ 103.55$ 107.69$ 112.00$ 116.48$ 121.14$ 179     TREE MAINTENANCE FUND  The Tree maintenance fund needs to continue to build a fund balance to be able to address capital needs and  emergency funds.       ‐  100,000  200,000  300,000  400,000  500,000  600,000  700,000  800,000  900,000  1,000,000 Budget FY19 Recommend FY20   Projected FY21   Projected FY22   Projected FY23   Projected FY24 Tree Maintenance Fund Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected Tree Maintenance District - 5 year Projection FY2020 Budget Preparation Approved Recommend Projected Projected Projected Projected Proposed Rate Increase 5%2%2%2%0%0% Estimated Growth in Assessable SqFt 2%2%2%2%2%2% Budget FY19 Beginning Fund Balance - Projected 345,584 271,260 266,437 361,190 321,954 357,287 Estimated Revenues: Assessments 744,853 774,945 806,252 838,825 855,602 872,714 Penalty and Interest 1,200 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 Interest Earnings 2,200 3,000 2,200 2,200 2,200 2,200 Sale of Cost-Share-Trees 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000 Total Estimated Revenues: 751,253 782,945 813,452 846,025 862,802 879,914 Proposed Expenditures: Existing Personnel 435,400 455,103 468,756 482,819 497,303 512,222 Operations -- 244,177 242,664 249,944 257,442 265,166 273,120 Capital 146,000 90,000 - 145,000 65,000 75,000 Total Proposed Expenditures: 825,577 787,767 718,700 885,261 827,469 860,343 Ending Fund Balance - Projected 271,260 266,437 361,190 321,954 357,287 376,857 Reserve Policy: General Capital reserve 65,000 72,000 78,000 85,000 90,000 90,000 Working Capital for Emerald Ash Incidents 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 45 Days Pers & Ops 83,783 86,026 88,607 91,265 94,003 96,823 248,783 258,026 266,607 276,265 284,003 286,823 Remaing Fund Balance 22,476 8,411 94,583 45,689 73,284 90,034 Annual Assessments: Small Lot, 5,000 sq ft. 15.73 16.05 16.37 16.70 16.70 16.70 Average Lot, 7,500 sq ft.23.61 24.08 24.56 25.05 25.05 25.05 Large Lot, 10,000 sq ft.31.48 32.11 32.75 33.41 33.41 33.41 Extra Large, 15,000 sq ft 47.21 48.16 49.12 50.10 50.10 50.10 Recommend FY20 Projected FY21 Projected FY22 Projected FY23 Projected FY24 180     Enterprise Funds WATER FUND   Recently, the City had a rate study  completed  for  the  Water  fund.  Rates  and  reserve  levels  were  designed  to  ensure  proper  revenue  coverage  and  reserve  amounts,  including  a  drought  reserve.                             ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000 Water Fund Projections Revenues Expenditures Fund Balance 181     WASTEWATER FUND   Recently, the City had a rate study completed for the Wastewater fund. Rates and reserve levels were designed  to  ensure  proper  revenue  coverage  and  reserve  amounts.      ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000 2019 Budgeted 2020 Recommended FY21 Projected FY22 Projected FY23 Projected FY24 Projected Wastewater Fund Projections Revenues Expenditures Fund Balance 182     STORM WATER FUND  Projected  with  2%  growth  assumption and increases in  rates  are  needed  to  further  compensate  in  growth  and  higher  construction  costs  to  continue  to  maintain  and  replace infrastructure.                     Storm Water Utility - 5 Year Budget & Rate Projection FY2020 Budget Preparation Approved Proposed Projected Projected Projected Projected Rate Increase 0%4%4%5%5%5% Customer Increase 2%2%2%2%2%2% Budget FY19 Recommended FY20 Projected FY21 Projected FY22 Projected FY23 Projected FY24 Beginning Fund Balance - Projected 706,361 660,247 478,134 346,735 238,660 214,508 Estimated Revenues: Storm Water Utility Charges 1,322,688 1,403,107 1,488,416 1,594,094 1,707,275 1,828,491 Low Income Discount (5,000) (5,200) (5,408) (5,678) (5,962) (6,260) Interest Earnings 5,500 5,500 5,500 5,500 5,500 5,500 Transfers from Other Funds 75,000 75,000 75,000 75,000 75,000 75,000 Total Estimated Revenues:1,398,188 1,478,407 1,563,508 1,668,916 1,781,812 1,902,731 Proposed Expenditures: Personnel 408,583 580,938 580,938 631,001 701,496 726,048 Staffing Plan FY21-22 26,335 50,063 Operating 240,373 268,372 276,423 284,716 293,257 302,055 CIP 635,000 650,000 650,000 650,000 650,000 650,000 Debt Service (includes Landfill) 160,346 161,211 161,211 161,211 161,211 161,211 Transfers - - - 1,403 - - Total Proposed Expenditures:1,444,302 1,660,521 1,694,907 1,776,991 1,805,964 1,839,314 Ending Fund Balance - Projected 660,247 478,134 346,735 238,660 214,508 277,924 Reserve Policy: 45 Day Operating Reserve 80,008 104,709 105,702 112,897 122,641 126,752 Depreciation Reserve Est 120,000 120,000 120,000 120,000 120,000 120,000 200,008 224,709 225,702 232,897 242,641 246,752 Remaining Fund Balance 460,239$ 253,424$ 121,033$ 5,763$ (28,133)$ 31,172$  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000 Storm Water Fund Projections Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance ‐ Projected 183 184     Appendix D- General Fund Balance Minimum Analysis Background Fund balance is a critical for financial stability and flexibility. Reserves aid in governments being able to respond  to events, buffer against economic down turns and are a factor for bond ratings. The City of Bozeman adopted  its current General fund reserve policy April 26, 2010 via ordinance.1 The minimum fund reserve is “16 2/3  percent of estimated general fund revenues” and was adopted based on the GFOA’s best practice  recommendation at the time. GFOA has since revised its best practices and recommend a policy be developed  articulating “a framework and process for how the government would increase or decrease the level of  unrestricted fund balance over a specific time period.   In particular, governments should provide broad  guidance in the policy for how resources will be directed to replenish fund balance  should the balance fall  below the level prescribed.”2  Appropriate Level ‐ The amount of reserve needed is unique to every local government since all deal  with different revenue streams, live in areas with higher risk of natural disaster, and have different aged  infrastructure. At a minimum, the GFOA recommends, “at a minimum, that general‐purpose  governments, regardless of size, maintain unrestricted budgetary fund balance in their general fund of  no less than two months of regular general fund operating revenues or regular general fund operating  expenditures.” Then based on a review of the governments risk factors determine what is beyond the  minimum.  Use and Replenishment‐ The reserve policy should include the conditions and/or circumstances where  the funds can be used and if the balance goes below the desired level, there should be a plan to relish  the reserve  We have reviewed GFOA’s best practice, and its referenced material, as well as GFOA case studies and examples  of polices from other cities. We have performed analysis to determine factors for the appropriate level. When  looking at our reserve we followed GFOA’s methodology used in their study done on the City of Colorado  Springs.3 Based on the research and analysis we are recommending the expansion of the General fund reserve  policy as stated in the adopted budget book and of the ordinance.                                                                 1  https://library.municode.com/mt/bozeman/codes/code_of_ordinances?nodeId=PTIICOOR_CH2AD_ART6FI_DIV2BU_S2.06.180MILEBUGE FUUNFUBA     2 http://www.gfoa.org/fund‐balance‐guidelines‐general‐fund   3 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf   185     Analysis Using GFOA’s best practice and their own analysis, we examined the City’s risk factors in regards to the General  fund. We reviewed revenue volatility, infrastructure upkeep, Vulnerability to Extreme Events and Public Safety  Concerns, Expenditure Volatility,  Risk Factors Revenue Volatility  The more volatile a government’s revenue sources the higher a risk for fast changes and the need to respond to  down turns. This type of risk requires higher reserve to be in place to be able to respond to revenue drops  instead of suddenly reducing service levels.  The City’s General fund revenues are mainly from four sources:  property taxes, charges for services, intergovernmental revenues and other financing sources. Other financing  sources are typically for debt issuance so it does not need to be included in the analysis.    Property taxes‐ Property taxes make up about 50‐52% of the General fund’s revenues. Traditionally property  taxes are not as volatile as others taxes are, such as sales tax. Based on the linear increase in actuals this  revenue is currently not showing signs of volatility.     ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000  35,000,000 Historical Revenues and Fund balance Revenue Fund balance 9,395,059  11,764,184 11,544,728 11,751,346 12,513,690  14,512,728 14,904,243 15,268,625 15,689,266  16,621,534   ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000  10,000,000  12,000,000  14,000,000  16,000,000  18,000,000 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 Budget FY2019 Property tax  186     Intergovernmental Revenues ‐ The largest part of this revenue stream is the State entitlement share, which  increases based on the average change of the last 3 years of CPI. There have been talks at the legislature to  reduce these funds and the economy could have an impact. Grants would be included in this revenue item and  that could increase this revenue, as the City grows larger and qualifies for more funding. Based on the linear  increase in actuals this revenue is currently not showing signs of volatility.     Charges for Services ‐ Charges for services has shown volatility. The City has increased fees recently to align  better with cost of services, specifically in Parks and Recreations. With it being only 9% of revenues and the  recent efforts these just require monitoring and cost recovery analysis but no reserve fund changes are needed  to cover possible down turns beyond the current minimum.      5,323,697  6,046,956 6,139,548 6,277,896 6,570,978 6,807,755 7,056,466 7,393,702 7,686,022 7,642,511   ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000  9,000,000 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 Budget FY2019 Intergovernmental Revenues  2,324,185 2,382,714  2,166,750 2,139,772  2,395,464  1,928,343  2,165,642 2,295,677  2,760,256  2,925,871   ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000  3,500,000 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 Budget FY2019 Charges for services   187     Infrastructure Upkeep  Worn infrastructure holds a potential risk of failure and General fund reserves maybe needed to repair and  replace unexpected failures of assets. The City’s infrastructure is vast and is planned for in many different fund  reserves, for example, water and wastewater reserves are part of the rate study and the model to plan for  replacement and maintenance. The General fund infrastructure is the facilities accounted for in the General  fund including administrative buildings and parks and recreation facilities. This winter Bozeman saw record  heavy snowfall and had a partial collapse at Bogart Park. The Pavilion is about $3.4 million to replace.  MSU saw  a bigger catastrophe due to the snowfall and older buildings. The City is having our other structure examined but  there should be some funding set aside in the reserve for the infrastructure and next year with the further study  and expansion of our asset management program we can better quantify this risk going forward. The FY20  Reserve should include 0.4% to address this risk.   Vulnerability to Extreme Events and Public Safety Concerns  Extreme events require public safety programs that must continue to be funded while waiting for any state and  federal aid. “For example, reimbursement from the Federal Emergency Management Agency (FEMA) does not  always occur right away, so it is important to have reserves to absorb the cost in the meantime, and FEMA does  not necessarily reimburse 100 percent of the cost of responding to an event.”4 The City has taken measures to  prepare for events with the Climate Action Plan and the joint project with MSU for Continuity of operations  planning.  Montana is prone wildfires, heavy snowfall and flooding.  As we developed these plans, we can  further examine the need for a reserve beyond our minimum.  Expenditure Volatility  Unexpected expenditures or non‐reoccurring expenditures are often funded by reserves, unlike re‐occurring  that should be funded by reoccurring revenues and not reserves. Reoccurring should be part of the operating  budget and the risk of non‐reoccurring can be planned for in the reserve.  We have limited our funding for  capital expenditures and in the future either reserve should be built up for items or debt financing might have to  increase.    We have not seen a rise of such expenditures but the City has relied upon the prior year spending not to happen  and use carryforward of 4% to balance operating expenditures. The trend has been decreasing but one‐time                                                               4 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf   0% 20% 40% 60% 80% 100% FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 BUDGET Expenditures by Type PERSONNEL OPERATING CAPITAL DEBT SERVICE TRANSFERS 188     monies have off set it, which will not always be the case. The budget can only rely on 2.5% carryforward but at  this time the need for more reserve is not needed, however the reserve calculation should be based on  expenditures rather than revenues due to this trend (highlighted with stars below).    The exception should be made for non‐cash items that are required to be shown in the budget because they are  shown as revenue coming and expenditures going out. The city has one of these for the State retirement  contribution for Police and fire that is around $2.4 million. This item should be excluded from the minimum  since in essence, it is a wash and there is no actual cash coming or going from the City.   Growth of the Community  “Rapid growth of the community could call for larger levels of reserves, lest service requirements expand  beyond the City’s ability to continue services in the face of revenue interruption. For instance, property tax  revenues may not be received until a couple of years after development occurs, yet the government will still  need to provide for the public safety, health, and welfare of these members of the community in the  meantime.”5 The City has seen an average of 4% growth over the last 4 years. The General fund faces level of  service constraints as the City grows. Infrastructure is paid for through other means such as impact fees. Level  service are operating expenses and reoccurring so this will not impact the need for addition minimum reserve  amounts but rather impact operating budget decisions in regards to the General Fund.                                                                      5 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf   $‐  $5,000,000.00  $10,000,000.00  $15,000,000.00  $20,000,000.00  $25,000,000.00  $30,000,000.00  $35,000,000.00  $40,000,000.00 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 BUDGET Total Expenditures Total Revenues 189     Recommendations  Begin working towards the following recommendations and revise the City Ordinance once the City has achieved  this objective, evaluated the method, and the City Commission has approved this approach.   Appropriate Level Based on the above analysis, 17% of budgeted expenditures (appropriations), this will be set at budget time  where both the current fund balance and projected fund balance will meet this minimum unless it has been  used as described below.   Use and Replenishment Available fund balances shall not be used for ongoing operating expenditures, unless a determination has been  made that available balances are in excess of required guidelines and that plans have been established to  address any future operating budget shortfalls. Emphasis shall be placed on one‐time uses that achieve future  operating cost reductions.  Uses that would cause going below the minimum should be limited to:   Unanticipated expenditures of a non‐reoccurring nature   Meet unexpected increases in service delivery costs  Replenishment plan should be established when dropping below the minimum and should be replenished at a  maximum of three years.     190     Appendix E: Glossary of Key Terms ACCRUAL BASIS ‐ A basis of accounting in which transactions are recognized at the time they are incurred, as  opposed to when cash is received or spent.     APPROPRIATION‐ Legal authorization granted by City Commission to make expenditures and incur obligations.     ASSESSED VALUATION ‐ A value that is established for real and personal property for use as a basis for levying  property taxes.  (For the City of Bozeman, the Montana Department of Revenue establishes Property values.)       ASSET ‐ Resources owned or held by a government having monetary value.     BALANCED BUDGET ‐ Refers to a government budget with revenues equal to expenditures.     BOND ‐ A written promise to pay a sum of money on a specific date at a specified interest rate.  The most  common types of bonds are general obligation, revenue, and special assessment district bonds.  These are most  frequently used for construction of large capital projects such as buildings, streets, and water and waste water  lines.     BOND RATING ‐ An evaluation of a bond issuer’s credit quality and perceived ability to pay the principal and  interest on time and in full.     BOND REFINANCING ‐ The payoff and re‐issuance of bonds, to obtain better interest rates and/or bond  conditions.     BUDGET ‐ Plan of financial operation, embodying an estimate of proposed expenditures for a given period (City  of Bozeman’s budget is for a fiscal year July 1—June 30) and the proposed means of financing them.  Upon  approval by Commission, the appropriation ordinance is the legal basis for incurring expenditures.     BUDGET AMENDMENT‐ A procedure to revise the appropriation ordinance through action by the City  Commission.    BUDGET CALENDAR ‐ The schedule of key dates or milestones which the City follows in the preparation,  adoption, and administration of the budget.     BUDGET MESSAGE ‐ The opening section of the budget which provides the City Commission and the public with  a general summary of the most important aspects of the budget, changes from the current and previous fiscal  years, and recommendations regarding the financial policy for the upcoming period.     BUDGETARY BASIS ‐ This refers to the form of accounting utilized throughout the budget process.  These  generally take one of three forms:  GAAP, Cash, and Modified Accrual.     BUDGETARY CONTROL ‐ The control or management of a government or enterprise in accordance with  an  approved budget for the purpose of keeping expenditures within the limitations of available appropriations and  available revenues.     191     CAPITAL BUDGET ‐ The Capital Budget comprises the capital improvements that are funded in the current  budget year.     CAPITAL EXPENDITURE ‐ The item has a unit cost over $5,000, benefits future periods, has a normal useful life of  1 year or more, has an identity that does not change with use (i.e. retains its identity throughout its useful life),  and s identifiable and can be separately accounted for.  Improvements to existing assets must add life and value  to be included as a capital item.     CAPITAL IMPROVEMENTS ‐ Expenditures related to the acquisition, expansion, or rehabilitation of an element  of the government’s physical plant; sometimes referred to as infrastructure.       CAPITAL IMPROVEMENTS PROGRAM (CIP) ‐ A plan for capital expenditures needed to maintain, replace, and  expand the City’s heavy equipment and public infrastructure (for example streets, parks, buildings, etc.)  The CIP  projects these capital equipment and infrastructure needs for a set number of years (5 years for City of  Bozeman’s Program) and is updated annually to reflect the latest priorities, cost estimates and changing  financial estimates or strategies.  The first year of the adopted CIP becomes the basis of the City’s capital  budget.     CAPITAL OUTLAY ‐ Items that cost more than $5,000 and have a useful life of one year or more.     CAPITAL PROJECT ‐ New facility, technology system, land or equipment acquisition, or improvements to existing  facilities beyond routine maintenance.  Capital projects are included in the CIP and become fixed assets.     CASH BASIS ‐ A basis of accounting in which transactions are recognized only when cash is increased or  decreased.     CDBG ‐ Community Development Block Grant.      CONTINGENCY ‐ A budgetary reserve set aside for emergencies or unforeseen expenditures not  otherwise  budgeted.     CONTRACTED SERVICES  ‐ Expenditures for services performed by firms, individuals, not other city departments.     DEBT LIMIT ‐ The maximum amount of gross or net debt which is legally permitted.     DEBT RATIO ‐ Ratios which provide a method of assessing debt load and the ability to repay debt which plays a  part in the determination of credit ratings.  They are also used to evaluate the City’s debt position over time and  against its own standards and policies.     DEBT SERVICE ‐ Payment of principal and interest related to long term loans or bonds.     DEBT SERVICE FUND ‐ A fund established to account for the accumulation of resources for, and the payment of,  general long‐term debt principal and interest.     DEBT SERVICE FUND REQUIREMENT ‐ The amounts of revenue which must be provided for a Debt Service Fund  so that  all principal and interest payments can be made in full on schedule.     192     DEFICIT  ‐ The excess of an entity’s liabilities over its assets or the excess of expenditures over revenues during a  single accounting period.     DEPARTMENT‐ A major administrative division of the City which indicates overall management responsibility for  an operation or a group of related operations within a functional area.     DEPRECIATION ‐ Expiration in the service life of fixed assets, attributable to wear and tear, deterioration, action  of physical elements, inadequacy, and obsolescence.     DESTINGUISHED BUDGET PRESENTATION AWARD ‐ A voluntary awards program administered by the  Government Finance Officers Association to encourage governments to prepare effective budget documents.      DIVISION ‐ A group of homogenous cost centers within a department.     ENTERPRISE FUND ‐ A fund established to account for operations that are financed and operated in a manner  similar to private business enterprises ‐ where the intent of the  governing body is that the costs (expenses,  including depreciation) of providing goods or services to the general public on a continuing basis be financed or  recovered primarily through user charges.     ESTIMATE ‐ The most recent prediction of current year revenue and expenditures. Estimates are based upon  many months of actual expenditure and revenue information and are prepared to consider the impact of  unanticipated costs or other economic changes.       ESTIMATED REVENUE ‐ The amount of projected revenue to be collected during the fiscal year.     EXPENDITURES  ‐ Decreases in net financial resources.       FISCAL YEAR ‐ The time period signifying the beginning and ending period for recording  financial transactions.   The City's fiscal year begins on July 1 and ends on June 30 of each year.     FIXED ASSETS ‐ Assets of long‐term character which are intended to continue to be held or used, such as land,  buildings, machinery, furniture and other equipment.       FTE ‐ See Full Time Equivalent.     FULL FAITH AND CREDIT‐ A pledge of a government’s taxing power to repay debt obligations.     FULL TIME EQUIVALENT Also referred to as FTE.  The yearly personnel hours worked by a position divided by the  total available work hours for a full year (2080).     FUND ‐ An accounting entity with a self‐balancing set of accounts which are segregated        for the purpose of carrying on specific activities or attaining certain objectives in       accordance with special regulations, restrictions or limitations.     FUND BALANCE  ‐ The excess of assets over liabilities.  The beginning fund balance is the residual funds brought  forward from the previous fiscal year.         Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such as inventory) or are  193     required to be maintained intact (such as the corpus of an endowment fund).  Restricted fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as  grantors, bondholders, and higher levels of government) through constitutional provisions or by  enabling legislation.  Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by a government itself using its  highest level of decision‐making authority; to be reported as committed, amounts cannot be used for  any other purpose unless the government takes the same highest‐level action to remove or change the  constraint.  Assigned fund balance ‐‐ Amounts a government intends to use for a specific purpose; intent can be  expressed by the governing body or by an official or body to which the governing body delegates the  authority.  Unassigned fund balance ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported  only in the General Fund.      GAAP ‐ See Generally Accepted Accounting Principles.     GENERAL FUND  ‐ The fund used to account for all of the City’s financial resources except those required to be  accounted for in another fund.     GENERAL OBLIGATION BONDS  (G.O. Bonds) ‐ Bonds for the payment of which the full faith and credit of the  issuing  government are pledged.  These bonds usually require voter approval and finance a variety of public  projects such as roads, buildings, parks and improvements.     GOAL ‐ A statement of broad direction, purpose or intent based on the needs of the community.       G.O. BONDS ‐ See General Obligation Bonds.    GOVERNMENTAL FUNDS ‐ Funds generally used to account for tax‐supported activities.  Governmental funds  include: general, special revenue, debt service, capital projects, and permanent funds.     GRANT ‐ A contribution by one government unit or funding source to another.  The contribution is usually made  to aid in the support of a specified function (e.g. public safety or drug enforcement,) but is sometimes for  general purposes.     IMPROVEMENT DISTRICT ‐ Special assessment districts formed by property owners who desire and are willing  to pay for mutually enjoyed improvements such as lighting or street maintenance.     INFRASTRUCTURE ‐ Facilities that support the daily life and growth of the city, for example, streets, public  buildings, wastewater treatment, parks.       INTERGOVERNMENT REVENUE ‐ Funds received from federal, state, and other local government sources in the  form of grants, shared revenues, and payments in lieu of taxes.       INTERNAL SERVICE FUND ‐ A fund used to account for the financing of goods or services provided by one  department or agency to other departments on a cost‐reimbursement basis.  194        LEASE‐PURCHASE AGREEMENT ‐ Contractual agreements, which are termed “leases”, but which in substance,  amount to purchase contracts for equipment and machinery.     LEVY ‐ (Verb) To impose taxes, special assessments, or service charges for the support of governmental  activities.  (Noun)  The total amount of taxes, special assessments, or service charges imposed by a government.     LINE‐ITEM BUDGET ‐ A budget that lists each expenditure category (salary, materials, telephone  service, travel,  etc.) separately, along with the dollar amount budgeted for each specific category.      LONG‐TERM DEBT ‐ Debt with a maturity of more than one year after the date of issuance.     MANDATE ‐ Legislation passed by the state or federal government requiring action or provision of services  and/or programs by the City.  Examples include the Americans with Disabilities Act, which requires such actions  as physical facility improvements and provision of specialized equipment for public recreation and  transportation.     MILL LEVY ‐ Rate applied to Assessed Valuation to determine property taxes.  A mill is 1/10th of a penny or  $1.00 of tax for each $1,000 of assessed valuation.      OBJECT ‐ As used in expenditure classification, this term applies to the article purchased  or the service obtained  (as distinguished from the results obtained from expenditures).  Examples are personnel services, contracted  services, and supplies and materials.     OBJECTIVE ‐ Desired outcome‐oriented accomplishments that can be measured and achieved within a given  time frame, and advances the activity or organization toward a corresponding goal.     OPERATING BUDGET ‐ The portion of the budget pertaining to daily operations that provides basic  governmental services.  The operating budget contains appropriations for such expenditures as personnel,  supplies, utilities, materials, and services.     ORDINANCE ‐ A formal legislative enactment by the City Commission.  If it is not in conflict with any higher form  of law, such as state statute or constitutional provision, it has the full force and effect of law within the  boundaries of the City.     OUTSTANDING BONDS ‐ Bonds not yet retired through principal payment.     OVERLAPPING DEBT ‐ The City’s proportionate share of the debt of other local governmental units, which either  overlap it or underlie it.  The debt is generally apportioned based on relative assessed value     PAYMENT IN LIEU OF TAXES ‐ Also referred to as PILT.  Payments made in lieu of taxes from another  government or entity.     PERFORMANCE BUDGET ‐ A budget that focuses on departmental goals and objectives rather than line items,  programs, or funds.  Workload and unit cost data are collected in order to assess effectiveness and efficiency of  services.    195     PERSONNEL SERVICES ‐ Items of expenditures in the operating budget for salaries and wages paid for services  performed by City employees, as well as the fringe benefit costs.     PROPERTY TAX ‐ A levy upon each $100 of assessed valuation of real and personal property within the City of  Bozeman.     PROPRIETARY FUND‐ Funds that focus on the determination of operating income, changes in net position (or  cost recovery) financial position, and cash flows.  Proprietary funds include enterprise and internal service funds.     RESOLUTION‐ A special or temporary order of a legislative body (City Commission) requiring less legal formality  than an ordinance or statute.     RESOURCES ‐ Total amounts available for appropriation including estimated revenues, fund transfers, and  beginning fund balances.     REVENUE ‐ Funds that the government receives as income.  It includes items such as tax  payments, fees for  specific services, receipts from other governments, fines, forfeitures, grants, shared revenues and interest  income.     REVENUE BONDS ‐ Bonds sold for constructing a project that will produce revenue for the government.  That  revenue is pledged to pay the principal and interest of the bond.     RISK MANAGEMENT ‐ An organized attempt to protect a government’s assets against accidental loss in the most  economical method.     SPECIAL IMPROVEMENT DISTRICT (SID) ‐ An area defined and designated for improvements, often financed  with bond proceeds that specifically benefit the property owners within the area of the district.  Debt is repaid  through annual assessments to property owners.     SPECIAL REVENUE FUND ‐ A fund used to account for the proceeds of specific revenue sources (other than  special assessments, expendable trusts, or of major capital projects) that are legally restricted to expenditure for  specified purposes.     STATE SHARED REVENUE ‐ Revenues levied and collected by the state but shared with local governments as  determined by state government.  Entitlement funds received by the City form the state of Montana is the  largest State Shared Revenue.     TAXES ‐ Compulsory charges levied by a government for the purpose of financing services performed for the  common benefit.  This term does not refer to specific charges made against particular property for current or  permanent benefits, such as special assessments.     TIF‐ Tax Increment Financing.  A method of using incremental increases in property tax values to fund the  improvements or efforts of a designated area.     TRANSFERS IN/OUT‐ Amounts transferred from one fund to another to assist in financing the services from the  recipient fund.     196 UNRESERVED FUND BALANCE ‐ The portion of a fund’s balance that is not restricted for a specific purpose and is  available for general appropriation.  USER CHARGES OR FEES ‐ The payment of a fee for direct receipt of a public service by the party benefiting from  the service.  WORKING CAPITAL ‐ The different between current assets and current liabilities.   WORKLOAD INDICATOR ‐ A unit of work to be done (e.g. number of permit applications received for the  number of burglaries to be investigated.)  WRF ‐ Water Reclamation Facility; commonly referred to in the past as a Wastewater Treatment Plant. 197