Loading...
HomeMy WebLinkAboutFiscal Year 2021 Approved Budget, City of BozemanApproved Budget For Fiscal Year 2021 July 1, 2020 to June 30, 2021 City of Bozeman, MT Fiscal Year 2021        TABLE OF CONTENTS   EXECUTIVE SUMMARY      CITY MANAGER’S BUDGET MESSAGE  1  R E A D E R S   G U I D E    7         BUDGET SUMMARY       9  B A C K G R O U N D      1 1     CITY STRUCTURE      13    CITY VISION AND STARTEGIC GOALS  13    PERFORMANCE MEASUREMENT    14  ECONOMIC OUTLOOK      14  BUDGET PROCESS      15    FUNDING STRUCTURE      16    BUDGET POLICIES      18  FINANCIAL AND RESERVE POLICIES  18    AWARDS AND ACCOMPLISHMENTS  19    FY21 BUDGET SUMMARY    20       FUND SUMMARIES      29  SUMMARY OF ALL FUND   REVENUES BY TYPE    32                     SUMMARY OF ALL FUND   EXPENDITURES BY TYPE   34  GENERAL FUND       36  SPECIAL REVENUE FUNDS    40  DEBT SERVICE FUNDS      57  CONSTRUCTION FUNDS     59  ENTERPRISE FUNDS      60  INTERNAL SERVICE FUNDS    67  PERMENANENT FUNDS     68    ACTIVITY/DEPARTMENT DETAIL  67  SUMMARY        71  GENRAL GOVERNMENT     75  CITY COMMISSION    77  CITY MANAGER     79  CITY CLERK      81    NEIGHBORHOODS    83    CITY ATTORNEY     85  FINANCE      87  FACILITIES MANAGEMENT  89    INFORMATION TECHNOLOGY  91    HUMAN RESOURCES    93    COMMUNITY DEVELOPMENT     95  MUNICIPAL COURT    97  PUBLIC SAFETY        99  POLICE       101    FIRE        103  BUILDING INSPECTION    105  P A R K I N G      1 0 7   CODE ENFORCEMENT      109  P U B L I C   W O R K S       111  PUBLIC WORKS ADMINISTRATION           113   ENGINEERING        115  GIS/ASSET MANAGEMENT    117  SOLID WASTE & RECYCLING                       119  STORMWATER        121  STREETS        123            VEHICLE MAINTENANCE      125  WASTEWATER‐ OPERATION  127                          WASTEWATER‐ RECLAIMATION  129  FACILITY  WATER‐ OPERATIONS      131                            WATER‐ TREATMENT PLANT    133  WATER‐ CONSERVATION    135  PUBLIC WELFARE     137  RECREATION                                139  FORESTRY        141  P A R K S       143  CEMETERY        145  LIBRARY                                             147   ECONOMIC DEVELOPMENT                149   SUSTAINABILITY      151  AFFORDABLE HOUSING     153  NON‐DEPARTMENTAL                               155              CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY               161  FY 201‐CAPITAL IMPROVEMENT PLAN BUDGET   163      A P P E N D I C E S       167  STATISTICAL SECTION                     169  FISCAL POLICIES                                              173  LONG RANGE FINANCIAL PLANNING    181  GENERAL FUND MINIMUM FUND BALANCE  187   A N A L Y S I S   GLOSSARY OF KEY TERMS                                         193  Executive Summary    June 22, 2020  Bozeman City Residents and City Commission:  We are pleased to present to you the Approved Budget for Fiscal Year 2020‐2021 (FY21). This budget represents  the thoughtful work of dozens of people in developing the spending plan for our organization for the coming fiscal  year.  Bozeman is a vital, growing, and changing city. The City’s total budget this year is estimated to be $121.8  million. This will support 460.11 full‐time equivalent employees and $20.7 million in capital spending. The FY21  budget estimates an annual increase in taxes and assessments for the typical residential property owner of $64.64,  or $5.39 per month. This includes a full year payment of Bozeman Public Safety Center bonds, the new Parks &  Trails District assessment and other changes based on recent rate studies, growth, inflation, and Strategic Plan  objectives.   COVID‐19 Financial Challenges and Outlook With the response to COVID‐19 the United States’ economy has fallen into a recession and in some areas is moving  into recovery. There is still a possibility the economy could fall into a depression. This economic downturn is unlike  any other our economy has seen with its swift changes.   As to what type of recession we will have has yet to be  entirely predicted but is not expected to fall into a depression at this time. A recession more similar to the one the  U.S. encountered in the 1950’s is predicted, where we would have a sharp downturn for the next several months,  followed by rapid growth in early 2021. We could also be headed towards a recession which follows the pattern of  the Great Recession that started in 2008. This budget assumes the first more “U” shaped recession and recovery  but we continue to monitor and plan for a possible longer recession.  We w ill continue to watch all cash flow in all funds and from a ll sources. We are looking  in greater detail at the funding that is based on charges for services and fines such as  water/sewer/solid waste/recreation programs/parking tickets.  In addition, we are  tracking our costs for COVID‐19 in total and for what is eligible for reimbursement from  Federal and State grants. With this extreme uncertainty of how this recession will work  preparing different solutions for each scenario will be needed as we move into FY21.  This time has also emphasized the need for healthy reserves to ensure the City’s ability  to weather these types of economic down turns.  Parks & Trails District May 5, 2020 the Citizens of Bozeman voted to approve the creation of a Parks & Trails District.  The plan for this  district have been in the works for years and developed first with consultants and furthered in the most recent  Capital Improvement Plan and internal staffing plan. A citywide park and trail district is an effort to solve three  major issues:   Deferred Maintenance: The cost of deferred maintenance in our parks and trails is currently ~$6.8 million. This includes assets that need to be repaired or replaced because they are beyond their useful life. Will continue to  monitor the impact  of COVID‐19 on City  Expenditures and the  economy  1 Operations and Maintenance:  Our current level of service for park and trail maintenance is reactionary in nature.  The District will provide a funding source for current city parks and trails, new park projects coming on‐line soon (Story Mill Park, Sports Park, Path to the M, etc.) and 235 acres of neighborhood parks and trails throughout the city that property owners associations are currently maintaining. The Commission determined a five‐year phase in plan of s silver level of services across all parks. Equity: The district eliminates the need for homeowner associations (HOAs) to maintain city parks and trails in their subdivision through HOA fees.  These city property owners who currently pay both general taxes and HOA fees for park and trail maintenance will no longer be paying a higher share of the system costs. All city property owners will pay an annual assessment for park and trail maintenance. The first steps will be taking on the HOA parks and maintaining them at our current level of service. As we move  into years two‐five we will address deferred maintenance and un der the five year ramp up it will take us a little over  ten years to address our current back log. In addition, over the next five years we will be increasing the level service  and will hope to achieve silver level of service by year‐ 5 for all City owned parks.   Strategic Plan The Strategic Plan significantly informs the items Approved in the FY21 budget. The FY19 budget began the first  steps in accomplishing this plan, while FY20 increased the focus throughout the City. Below are some of the efforts  towards the strategic plan with the Top 7 Commission Priorities highlighted (greater detail regarding strategic plan  efforts by division can be found in the Activity Detail section of this document):  1) An Engaged Community. Fostering successful collaboration with other public agencies and building on our successes, which is being achieved through City‐County Regional Planning and other areas such as the CATS (EPIC‐N) program with MSU. We are continuing our work to foster a culture of civic engagement by using our newly adopted communication plan for the organization\ to expand Community Outreach. 2) An Innovative Economy. Supporting retention and growth of both the traded and local business sectors in coordination with the Economic Development Plan that is budgeted to be updated. Working with our urban renewal districts we are strategically investing in infrastructure as a me c h a n i s m  t o  e n c o u r a g e  e c o n o m i c  d e v e l o p m e n t .  W e  a r e  r e v i e w i n g  policy  and  will  aid  the Commission in developing its steps towards its priority of Tax Fairness and Affordability. Year 1‐ Take on HOA  Parks  Year 2‐ Begin  addressing deferred  maintenance Year 3‐ Start to bring up  all Parks to a higher  level of service Year 4‐Continue  deferred maintenance  work and raising level of  service Year 5‐Silver level of  services 2 3) A Safe, Welcoming Community. Support increased capacity of the Community‐based Crisis Response Program with partners as the program is continually refined and with the intent to add an additional community‐based therapist co‐responder in 2020 with the assistance of a grant obtained by Western Montana Mental Health‐Gallatin. 4) A Well‐Planned City. We have developed a Comprehensive Parks Maintenance and Facilities Funding Program and with the recent voter approval of the Parks & Trails District we will be implementing the District. Community Housing will be continuing the implementation of its action plan with refining project selection and designing funding options   such as loan programs, which will  provide  more Affordable  Housing  opportunities.  We  have Planning  &  Land  Use Initiatives  with  the  City  County  Regional  Planning,  NCOD  Update  Part  II  and  a  Historic Preservation Plan.  We will continue moving forward with our Annexation Analysis & Study with bringing back the extension of services plan to the Commission and recommendations for next steps. 5 ) A C r e a t i ve ,  L e a r n i n g  C u l t u r e . Developing  an  ordinance  to  create  a  program  for  all  public buildings built to have 1% of the construction costs to be set aside for art in that public space. This type of program provides a guaranteed funding mechanism for the acquisition of artwork for new public facilities and civic spaces. 6) A Sustainable Environment. This Approved Budget looks at Climate Action and increases the Sustainability Divisions’ budget by 400%, funding such programs as: Economic Analysis for Community Renewable Energy ‐ This will help inform Commission policy and planning, this inter‐local study involving the  communities of Bozeman, Missoula, and Helena will model the environmental benefits and rate impacts associated with pursuing utility‐ scale clean energy by 2030. UDC/Compact Development Standards for EV & Building Electrification‐ With battery prices declining, Electric Vehicle (EV) sales have the potential to surge again following the current pandemic. The City can ensure that the engineering standards for future developments are capable of accommodating future technology. 7) A High Performance Organization. “utilizing key performance and cost measures to monitor, track, and improve the planning and delivery of City programs and services, and promote greater accountability, effectiveness and efficiency” (Strategy 7.4 – Performance Metrics). Specific  Performance  Measures  are  updated  annually  to  compliment  the  budget.    These measures help communicate trends and justify additional resources needed to maintain an acceptable level of service. Plans  for  additional  qualitative  measures  will  be  implemented  in  FY21  through  a  broad community survey.  Information collected through customer satisfaction and citizen surveys will be used to provide valuable perspective complimentary to the quantitative measures. 3 FY21 Approved Budget The City of Bozeman’s Fiscal Year 2021 budget shows decreases when comparing it to FY20 and one reason for this  was the bond issuance and the construction of the Bozeman Public Safety Center (BPSC) in FY20. As compared to  past budgets and FY20 without the BPSC the FY21 budget is increasing.    Revenues Property Taxes‐ With the addition of the Parks & Trails District the Parks budget moves outside the general  fund mills, we recommend a decrease in the property tax mill levy. This year, is the  first full bond payment for the Bozeman Public Safety Center, the levy in total is  recommended at 169.52 mills on all taxable property within city limits. To calculate  property tax revenues, a 3.2% growth rate is assumed from new construction,  leaving the estimated value of a mill at $129,408.  The total annual property tax for  the median home is estimated to be $817.10, an $86.57 decrease from the prior year.   Special  Assessments‐  City  property  owners  pay  annual  Street  maintenance,  Arterial Street, Tree maintenance and the new Parks & Trails assessments based on  the square footage of the lot they own. With the growth of the street network and  other rising costs, the Street Maintenance FY21 budget is larger; therefore, 8% is  the increase in the assessment. With the gas tax funding decreasing and inflation  c ost s th e re is a 3% i nc rease  Ap p roved  for Art e ri al  & Col l e ct or fund. For Tree  Maintenance we needed an inflationary increase of 2%. Parks & Trails is the initial  rate as presented to the Commission of $0.017 per square foot.   Utility Rates‐ the City completed a water and sewer system rate study in FY20 and  adopted rates for FY21, which adjusted both water and sewer rates for all user  classes based on costs of services.  The residential customer is not seeing any  change for water and sewer rates but the other categories do see an increase  ranging from 2% to 20%. For Stormwater we are recommending a 5% increase in the Stormwater fees to keep  up with growth and construction costs, we have a rate study planned to form recommendations going forward.   Expenditures Staffing‐ Budgets for personnel expenditures include both increases in wages and benefit costs, and the  addition of some positions to our work teams.  With the highly competitive job market in Bozeman, extremely  low unemployment and surrounding areas, we will need to make pay adjustments that attempt to keep up with  the wage inflation of our competitors.    In order to take a strategic approach to staffing, we develop a three‐ year plan to address staffing levels across all departments in the organization. With the creation of the Parks  District we will be adding 5.9 FTE and we have 8 FTE being added to Public Works to continue our level of service  as the City grows. We are recommending a total addition of 19.43 FTE.  FY20 Approved  Changes  FY21 FY21  Approved General  Government 78.15          3.38          82.03    Public Safety 151.30        1.40           152.70          Public Services 133.50        8.00           141.50          Public Welfare 85.98          6.65          83.88    Total 448.93 19.43 460.11 Net FTE % Increase From Pervious Year 4.33% Overall decrease in  property tax mills  Increases:  Streets ‐ 8%  A&C‐ 3%  Tree – 2%  Parks (year 1) ‐ $0.017  Storm water 5% increase 4     Operating‐ Many factors have caused changes in operational budgets, which vary by fund. Growth, inflation,  capital projects, and Strategic Plan priorities have influenced increases in operating costs. For FY21, operational  costs total $45 million, which is a 6% increase from FY20. This increase is in many areas and throughout most  departments. A large increase does come from the Parks & Trails district with continued efforts with our newer  larger parks and taking over Home Owner Association parks.   Capital‐ FY21 has over $20.7 million in capital expenditures, which is a 72% decrease over FY20. FY 20 had the  Bozeman Public Safety Center’s $40 million construction. There are major roads  funded through the Street Impact Fee Fund and Arterial Collector District totaling  in $7.5 million. Water and Sewer projects total $6.5 million. Road maintenance,  vehicle replacements, and building improvements are in the plan as well. Parks will  be adding parking to the Storymill Community Park, and Pickleball courts at Bogert  Park. COVID‐19 has not caused us to delay any capital projects and many we want  to get moving quickly to aid in the local economy recovery efforts.   Reserves The FY21 budget has a $345,586 decrease in total fund balances. The Commission voted to remain at their current  reserve level of 16.67% of annual revenues. We recommended that the Commission move towards the Government  Finance Officer Association’s updated best practice with a risk‐based approach. Using the risk based approach, see  appendix D, we have determined a reserve 17% of expenditures as the minimum and also recommended, an  additional amount for unexpected expenditures and to aid in economic down turns. With economic changes we  need to proceed with caution with the Bozeman Public Safety Center’s budget counting on the sale of Fire Station  1 to be at least $2.5 million and with other charges for services in the General fund that might be impacted if there  is a resurgence of COVID‐19.  Due to the current economic factors the Commission felt at this time the City should  not move to a new reserve policy.  In Special Revenue and Enterprise funds, efforts have been made to maintain a  reasonable fund balance based on the operating conditions and circumstances of the fund.        FY21 Citizen Impact A typical residential property owner will see taxes and assessment increases of $64.64 for the year, or $5.39 per  month.  The estimated cost per mill is $4.82. The typical resident is calculated using an average sized lot (7,500s  qft), median home of $354,000 (this was the median home taxable value at last appraisal cycle in FY20) and water  use of 10‐HCF (would be charged tier 2):    Levy/Assessment FY20   Approved Increase  (Decrease) FY21  Approved % Change Street Assessment 216.93         17.36             234.29         8% Arterial Street Assessment 48.06            1.45              49.51             3% Tree (Forestry ) Assessment 26.61            0.54              27.15             2% Parks & Trails Assessment ‐                 127.50         127.50         100% Property Taxes (W/O BPSC)832.19         (103.45)        728.74         ‐12% BPSC Property Tax 71.48            16.89             88.37             24% Storm Water Services 73.76            3.69              77.45             5% Water Service 555.81         ‐                 555.81         0% Sewer Services 630.99         ‐                 630.99         0% Total Annual Estimated Increase 2,455.83     63.97             2,519.80      3% Monthly Increase 5.33              Median home $354,000, 7,500 SQFT lot and 10‐HCF water use $7.5 million in new  street projects and  $6.5 million in water  and sewer projects  5     Looking Forward In developing this year’s spending plan, we realize that there are a number of projects on the near horizon that will  impact our budget in the coming years.  We have been doing the work to plan for them at the financial and  operational level, and they represent exciting opportunities and significant challenges for our community and  organization.    Bozeman Public Safety Center full bond payments levy and operational mills – Fiscal Year 2022 the City will begin  funding operational costs for the building, including added staff.  Added costs are expected to be approximately  $524,000. The funding would come from a General Fund mill levy increase and we have shown in the Mill Levy  calculation in the Budget Summary section to reserve this needed mill capacity.  Landfill Monitoring‐ We use general fund mill levies to fund continued monitoring of the former landfill. We  continue to monitor and we are seeing an increase in funding to keep compliance. We will be taking a longer look  and include this in our upcoming capital plan. This might include future debt financing for certain projects and the  general fund mills will be funding debt payments and other needed expenditures.  COVID‐19‐ The COVID‐19 response and impact will continue well into FY21 and could impact future years with the  economic changes. This is why we have emphasized the need to align with best practices for minimum reserves and  some cushioning beyond to aid with any short falls from the viruses impact.  Conclusion In closing, we are thankful to the Commission, community members, and staff who participated in the many  processes that resulted in this budget.  Staff spent many hours discussing the FY21 budget, designing many  scenarios and options to plan for economic changes due to COVID‐19. Working together, we have consistently found  innovative ways to deliver services and invest in our community in fiscally responsible ways. We believe that the  FY21 Approved Budget will allow us to continue to operate and advance the City of Bozeman.   We are a resilient, enterprising, and creative community.  The FY21 Approved Budget is an achievable plan to  provide efficient and effective services, and to achieve the Commission’s vision and priorities set out in the Strategic  Plan for the City of Bozeman.    Respectfully,  Jeff Mihelich City Manager    Anna Rosenberry, Assistant City Manager     Kristin Donald, Finance Director     6      7 8         Budget Summary   9 10 Budget Summary Municipal budgets serve a number of important functions. In addition to laying out a spending plan for the city, and  allocating resources to meet the diverse needs of the community, Bozeman’s budget:  Is a principal policy and management tool for the city’s administration, reflecting and defining the annual work program; Provides a framework for the city to accomplish its vision and strategic plan; and Reflects core city values of integrity, leadership, service, and teamwork. This Budget Summary provides information about the city, along with information about the budget process,  revenues, expenditures, and city programs and services. It is intended to provide an accessible, transparent way of  learning about the city budget, while accurately showing how the city invests its resources.  Background The City of Bozeman is located on the eastern slope of the Rocky Mountains and is the county seat of Gallatin  County, Montana.  Gallatin County encompasses over 2,500 square miles, bordering Yellowstone National Park to  its south.  The City encompasses an area over 18 square miles with its next‐closest municipality being the City of  Belgrade, approximately 7 miles from our outermost boundary.  Bozeman is located 143 miles west of Billings and  200 miles east of Missoula. Named after one of its early settlers, John Bozeman, the town was incorporated in 1874  and declared a city in 1883 before Montana was admitted into the United State in 1889. Bozeman is home to  Montana State University – Bozeman and the Fighting Bobcats. Th e local newspaper is the Bozeman Daily Chronicle,  and the City is served by Bozeman Yellowstone International Airport at Gallatin Field.   Today, Bozeman is the fourth largest city in the state and is the principal city of the Bozeman micropolitan area,  which consists of all of Gallatin County.  The  City is named after John M. Bozeman, founder  of the Bozeman Trail. Located in the fastest‐ g r o w i n g  c o u n t y  i n  t h e  s t a t e ,  B o z e m a n  w a s   elected an All‐American City in 2001 by the  National Civic League.  Bozeman residents are  known as Bozeman‐ites.   The City has seen large amounts of growth in  the last five years going from a population of  under  40,000  to  50,000.  The  population  is  expected  to  reach  51,287  in  2020.  The  average age is 28 and 56.9% of the population  has Bachelor’s Degree or higher.   Continued Growth Our community continues to see growth in all areas. We see strong building permit activity, and increased traffic  counts and congestion on City streets. According to the 2017 Census estimates, the City of Bozeman population has  increased by 25% since the 2010 Census, whereas Gallatin County outside of Bozeman has increased by 18.5%.  The  37,336 43,334 51,287  ‐  10,000  20,000  30,000  40,000  50,000  60,000 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Estimated Population 11 City of Bozeman has enough water and sewer mains to stretch from Bozeman to Denver and has 110 miles of  stormwater mains.   Level of service ‐ There were 245 new single family homes and 556 multi‐family residential units built in Bozeman in 2019. The City also has 925 acres of parkland, two swim facilities, and four recreation facilities. Transportation‐ The City is responsible for maintaining 221 miles of streets, and the street mileage the City is responsible for maintaining Clean water supply and conservation‐ The City of Bozeman has 294 miles of water mains under our roadways. The average growth of the number of water accounts has been 4.1% a year for the last five years. FY17 FY18 FY19 FY20 Proposed FY21 Total Employees 393.87 406.23 433.08 448.93 460.11 City Employees per 1,000 Residents 8.39 8.37 8.41 8.75 8.80 8.00 8.50 9.00 9.50 10.00 360 380 400 420 440 460 480 City Employees per 1,000 Residents 170 180 190 200 210 220 230 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 City Maintained Road Mileage 12     City Structure The Bozeman City Commission is composed of four members and a Mayor that are elected by the voters of the city  at large in accordance with the City Charter. At every regular city election, the voters of the City shall elect a mayor  at large for a term of four years. The person so elected shall serve as Deputy Mayor and a Commissioner for the  first two years of their term, and mayor for the balance of their term of office. The City Manager is selected by, and  reports to the City Commission.  The City Manager's office is responsible for over‐seeing City staff and completing  tasks as directed by the City Commission.  City Vision and Strategic Goals The plan was adopted in spring 2018. Below are the vision and vision statements adopted by the Commission as  part of the Strategic Plan:  Vision Bozeman remains a safe, inclusive community, fostering civic engagement and creativity, with a thriving diversified  economy, a strong environmental ethic, and a high quality of life as our community grows and changes.  Strategic Vision Statements: 1) An Engaged Community. We foster a culture of engagement and civic leadership based on  innovation and best practices involving community members of all backgrounds and perspectives.      2) An Innovative Economy. We grow a diversified and innovative economy leveraging our natural  amenities,  skilled  and  creative  people,  and  educational  resource s  t o  g e n e r a t e  e c o n o m i c   opportunities.    3)  A  Safe,  Welcoming  Community.  We  embrace  a  safe,  healthy,  welcoming  and  inclusive  community.      4) A Well‐Planned City. We maintain our community's quality of life as it grows and changes,  honoring our sense of place and the 'Bozeman feel' as we plan for a livable, affordable, more  connected city.    5) A Creative, Learning Culture. We expand learning, education, arts, expression and creativity for  all ages.      6) A Sustainable Environment. We cultivate a strong environmental ethic, protecting our clean air,  water,  open  spaces  and  climate,  and  promote  environmentally  sustainable  businesses  and  lifestyles.      7) A High Performance Organization. We operate as an ethical, high performance organization  anticipating future needs, utilizing best practices, and striving for continuous improvement.  13     FY2021 Goals The Commission reviewed the five priorities from FY20 and added to addition priorities. The seven priorities guiding  the FY21 budget are:   Community Outreach   Affordable Housing   Planning & Land Use Initiatives   Annexation Analysis & Study   Parks Maintenance District   Climate Action   Tax Fairness and Affordability  Performance Measures Specific Performance Measures are updated annually to compliment the budget.  These measures help  communicate trends and justify additional resources needed to maintain an acceptable level of serivce.  Most  charts include a “target” or “standard”, describing the overall goal or instustry norm, respectively.  Extensive effort is made each year to identify relevant metrics to support decisions throughout the City’s budget  process.  At least three years of data is used to demonstrate trends in order to provide valuable context as it  relates to an overall increase or decrease over time.  Current fiscal year “Approved” figures represent previously  adopted estimates, while future fiscal year “Recommended” figures represent estimates based on projected  changes for the upcoming budget cycle.   Estimates for Fiscal Year 2021 (FY21) were established prior to the COVID‐19 pandemic.   Changes in both FY20 & FY21 projections are likely to be experienced across all Divisions.   Measures that are at risk include a graphical footnote as a placeholder while a thorough effort  is made over the coming year to analyze any impact.  Budget metrics improve confidence in municipal management, ensuring that limited resources are focused on the  most pressing issues, including againg infrastructure and new growth.  FY2021 Economic Outlook The population of the City has been growing over the last ten years. There were 245 new single family homes and  546 multi‐family residential units built in Bozeman in 2019. This growth has increased the need for City services  and infrastructure.  Montana State University has seen a steady growth of enrollment over the last three years as  well.    With the response to COVID‐19 the United States’ (U.S.) economy has fallen into a recession and could fall into a  depression. This economic downturn is unlike any other our economy has seen with its swift changes.   As to what  type of recession we will have has yet to be entirely predicted but is not expected to fall into a depression at this  time. A recession more similar to the one the U.S. encountered in the 1950’s is predicted, where we would have a  sharp downturn for the next several months, followed by rapid growth in early 2021. We could also be headed  towards a recession, which follows the pattern of the Great Recession that started in 2008. This would be a result  of drawn out response to COVID‐19 that would increase the odds that the U.S. could have a much more severe  recession, which lasts a long time with only slow growth on the rebound. For this budget we have estimated a u‐ shaped recovery.       14     The Consumer Price Index has grown over the last 10 years for the united State and particularly for the Western  States. For FY19 the three year average change was 2.04% while the Western State CPI‐U is showing 3.25% three  year average change.     Before COVID‐19 the unemployment rate is 2.4% and per capita income is $29,097.  The median home price for  2019 was $429,000. The top three major employers are Bozeman Deaconess Hospital, Oracle America and Bozeman  School District #7.     See Appendix A for more statistical details about the City’s demographics and tax base.  Budget Process The City plans for the long‐term needs of our community through a number of efforts and studies.  Consultants  and staff, with numerous public hearings and advisory board meetings prior to their formal adoption by the  Commission, usually develop these documents.  Once adopted, we work diligently to implement the  recommendations and changes outlined in the plans.  The starting point is the Strategic Plan and then the other  master plans that have been developed for each area of concern or study. Along with these documents, the  capital improvement plan is used to budget for capital projects. The following chart outlines our process and  timing for the budget:  0.0% 1.0% 2.0% 3.0% 4.0% 5.0% 6.0% 7.0% 8.0%  $22,000  $23,000  $24,000  $25,000  $26,000  $27,000  $28,000  $29,000  $30,000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Income Per Capita and Poplation Percent Change Per capita Income % Change in Population 225.7 229.6 233.0 234.8 236.5 241.4 246.5 251.2 255.8 227.5 232.4 236.1 239.1 243.0 247.7 257.3 265.2 272.6 200 220 240 260 280 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 CPI‐U United States CPI Western States CPI 15     Funding Structure To better understand this budget document a basic understanding of the structure, often‐used terms, and fund  types  is  helpful.  The  City’s  operating  expenditures  are  organized  into  the  following  hierarchical  categories:   Activities, Departments, Divisions, and Budget Units.    Activity:   Activity represents the highest level of summarization used in the City’s financial structure.   This  level is primarily used for entity‐wide financial reporting and for summarization in this budget document.  Department:  Department is the second level of summarization used in the City’s financial structure.  This  function classification represents a grouping of related operations and programs aimed at accomplishing a  broad goal or providing a major service.    Division:  Department can be further split into divisions, which are usually associated with functioning work  groups that have more limited sets of work responsibilities.  Their primary purpose is organizational and  budgetary accountability.    Budget Unit: Divisions may be further subdivided into budget units.  A budget unit is used to account for  a specific service performed within a division in the pursuit of individual goals and objectives.  A budget  unit is aimed at accomplishing a specific service or regulatory program for which a government is  responsible.    Funds: The activities are funded through various means that are accounted for within specific funds. The City has a  comprehensive fund plan for financial accounting in accordance with the provisions of the recommendations of the  National Council on Governmental Accounting as outlined in their publication Governmental Accounting, Auditing,  and Financial Reporting (GAAFR), which is the standard accounting guide for local governments.    December Capital  Improvement Plan  is adopted and is  based on  department master  plans, citizen  engagement,  advisory boards  and the strategic  plan. January ‐ February Commission  evaluates the  strategic plan and  goals for the up‐ coming years. February ‐ April  Staff develop  budgets and  revenue  projections. The  City Manager  reviews and  prepares proposed  budget. May‐June  The City Manager  provides to the  Commission the  proposed budget  for adoption.  The  Commission adopts  final budget. Agust ‐ September Commission adopts  Mill Levy based on  certified values and  set assessments  based on the  budget 16     Governmental funds are a group of funds that account for activities associated with the City's basic operations. This  group of funds uses a modified accrual basis of accounting and focuses on operating revenues and expenditures.  General Fund:  The General Fund is used to account for all  financial resources of the City, except for those required to be  accounted for in another fund.  The General Fund supports  such basic services as the Legislative Branch, Judicial Branch,  General  Administration,  Police,  Fire,  Finance,  Engineering,  Recreation, and Library services. The City's General Fund is  financed heavily by property taxes, which provide nearly half  of the General Fund revenue.    Special Revenue Funds:  Special Revenue Funds are used to  account for the proceeds of specific revenue sources (other  than expendable trusts, or for major capital projects) that are  legally restricted to expenditure for specific purposes.    Debt Service Funds:  Debt Service Funds are used to account  for the accumulation of resources for, and the payment of,  general long‐term debt principal and interest.    Capital  Project  Funds:    Capital  Project  Funds  are  used  to  account for financial resources to be used for the acquisition  or construction of major capital facilities (other than those financed by proprietary funds).    Proprietary Fund Types Proprietary funds are a group of funds that account for activities that are often seen in the private sector and are  operated in a similar manner as in the private sector. This group of funds uses a full accrual basis of accounting and  focuses on net income and capital maintenance.  Internal Service Funds:  Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services  provided by one department to other departments on a cost‐reimbursement basis.    Enterprise Funds:  Enterprise Funds are used to account for operations that are financed and operated in a  manner similar to private business enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs  (expenses, including depreciation) of providing goods or services to the general public on a continuing basis  be financed or recovered primarily through user charges.    Fiduciary Fund Types Fiduciary funds are trust and agency funds that account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity  or as an agent for individuals, private organizations, other governmental units, or other funds. These include  expendable trust funds, non‐ expendable trust funds, pension trust funds, and agency funds.   Trust Funds:  Trust Funds are used to account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity.   These include (a) expendable trust funds, (b) permanent trust funds, and (c) pension trust funds. Trust  Funds are supported by donations and interest income.  Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special Revenue  Funds Debt Service Capital Project Proprietary  Funds Enterprise Funds Fiduciary Funds 17     Budget Policies State statute provides the “Local Government Budget Act” in MCA 7‐6‐4001.   This section of the law was adopted  by the 2001 Legislature to replace the “Municipal Budget Law” and other various sections of code that related to  city finances.   See detailed Budget and Fiscal Policies in Appendix B. The law limits the amount of expenditures to  recommended appropriations, requires reporting to the State after final budgets and tax levies are adopted, and  provides for a detailed preliminary and final budget adoption within the confines of the State determined property  tax assessment time‐table. The Budget must be “balanced,” and the City can use fund balance as a resource to  balance the budget.  Fund balance should not be used as a long‐term approach to balancing the budget. Planned  uses of fund balances should be limited.   It is also appropriate to use fund balance when fund balances have increased beyond the reserve requirements due  to higher than anticipated revenues. In this circumstance, the use of fund balances will be used for one‐time  expenditures, not ongoing operating costs. In all circumstances, it is important to retain sufficient undesignated  fund balance for unforeseen circumstances. The City's budget encompasses both the operating budget and the  capital improvement budget.  Each budget unit includes amounts appropriated for both operating expenses and  capital items   Basis of Budgeting The basis of budgeting and accounting refers to when a transaction or related event is recognized in an agency’s  budget, or in the operating statement, both of which follow GAAP principles. All governmental funds (including the  general, special revenue, debt service and capital projects funds) use modified accrual as both the basis of budgeting  and  for  accounting/financial  reporting.  Under  the  modified  accrual  system,  revenues  are  recognized  in  the  accounting period in which they become “measurable and available.” “Measurable” means the amount of the  transaction  can  be  determined  and  “available”  means  collectible  within  the  current  period  or  soon  enough  thereafter to pay liabilities of the current period. Property tax is reported as a receivable and deferred revenue  when the levy is certified and as a revenue when due for collection in the subsequent year. An allowance for  estimated uncollectible taxes is included in the estimated tax needed to balance the budget.  The basis of accounting for proprietary funds is full accrual, where revenues are recognized when earned and  expenditures when they are incurred. The basis of budgeting for proprietary funds is full accrual with the exceptions  of depreciation and amortization. For capital assets and capital purchases, funds are budgeted from a perspective  of the actual cash outlay required (cash basis).   Financial and Reserve Polices The following financial policies are established to provide direction in the fulfilling of duties and responsibilities for  the City of Bozeman. The following is a summary of the policies that have a direct impact on the budget process; a  complete listing of Fiscal Policies to be adopted with the budget are in Appendix B.  Long‐range Planning The City needs to have the ability to anticipate future challenges in revenue and expense imbalances so that  corrective action can be taken before a crisis develops. To pro vide city officials with pertinent data to make decisions  for multi‐year policy direction, the Finance Director prepares revenue and expenditure forecasts. These forecasts  will identify changes in revenue and expenditures due to projected new development in the City, program changes,  collective bargaining agreements, asset replacement schedules and capital projects coming online.  18     Capital Planning, and Asset Inventory and Condition Assessment The City annually prepares its Capital Improvement Program to plan capital projects and equipment needs for a  five‐year period. The plan is created on the fund basis and reviews all capital needs greater than $10,000. The plan  can be found on the city website.  Revenue Policies The City values a diversified mix of revenue sources to mitigate the risk of volatility. The major source of revenue  for the General Fund is property tax, which comprises 56% percent of total General Fund revenue in 2019. Since  property values are impacted by the economy and housing market, it is important to make every effort to improve  the diversity of the City’s revenue sources. Tax dollars should support essential city services that benefit and are  available to everyone in the community (such as parks, police and fire protection). For services that largely or solely  benefit individuals, the City should recover full or partial costs of service delivery through user fees.  Use  of  One‐time  and  Unpredictable  Revenues  ‐ One‐time  revenues  should  be  used  only  for  one‐time  expenditures and not for ongoing expenditures. By definition, one‐time revenues cannot be relied on in future  budget years. Appropriate uses of one‐time revenues include early debt retirement, capital expenditures that  will reduce operating costs or address deferred capital needs, and special projects that will not incur ongoing  operating costs.   Expenditure Policies Expenses should always be for City operations and strategic goals. Department heads and the Finance Department  monitor expenditures. All expenditures must comply with City laws, rules and regulations and have proper support  and authorization.   Debt Capacity, Issuance and Management The City shall evaluate and consider the following factors in analyzing, reviewing and recommending the issuance  of obligations before presenting a proposal to the Commission and voters as needed:  1. Purpose, feasibility and public benefit of the project  2. Impact on debt ratios generally applied by rating agencies  3. Availability of appropriate revenue stream(s)  4. Aggregate debt burden upon the City's tax base, including other entities' tax supported debt  5. Analysis  of  financing  and  funding  alternatives,  including  available reserves from other City funds   Awards and Accomplishments The Government Finance Officers Association of the United States and  Canada  (GFOA)  presented  an  award  of  Distinguished  Budget  Presentation to the City of Bozeman for its annual budget for the fiscal  year beginning July 1, 2019.  The City has received this award for each  budget it has prepared in the past 28 years.   In order to receive this award, a governmental unit must publish a  budget document that meets program criteria as a policy document,  as an operations guide, as a financial plan and as a communications  device.    19 FY 20 2 1  Bu d g e t Su m m a r y Th e   C i t y   o f   B o z e m a n ’ s   F i s c a l   y e a r   2 0 2 1   i s   e s t i m a t e d   t o   r e c e i v e   ov e r   $ 1 2 1 . 4   m i l l i o n   i n   r e v e n u e .   F Y 2 1   A p p r o v e d   B u d g e t   a p p r o p r i a t ions are $121.8 million. This  wi l l   s u p p o r t   4 6 0 . 1 1   f u l l ‐ t i m e   e q u i v a l e n t   e m p l o y e e s   a n d   $ 2 0 . 7   m i ll i o n   i n   c a p i t a l   s p e n d i n g .   M a j o r   c h a n g e s   t o   t h e   F Y 2 1   b u d g e t   a r e  listed below:   CO V I D ‐ 1 9   h a s   i m p a c t s   i n   t h e   r e d u c t i o n   o f   G a s   t a x   d o l l a r   ( s p e c i a l   r e v e n u e   f u n d )   a n d   c h a r g e s   f o r   s e r v i c e s   i n   m a n y   o f   o u r   f u n d s .   We have kept our  es t i m a t e s   c o n s e r v a t i v e   a s s u m i n g  a   u ‐ s h a p e d   r e c e s s i o n   a n d   r e c o v e ry .    Pa r k s   &   T r a i l s   D i s t r i c t   h a s   b e e n  c r e a t e d   a d d i n g   a   s p e c i a l   r e v e n ue   f u n d   a n d   a   n e w   a s s e s s m e n t    Fi r s t   f u l l   p a y m e n t   o f   B o z e m a n   Pu b l i c   S a f e t y   C e n t e r   B o n d s .   FY 20 2 1 Fi n a n c i a l Su m m a r y  G e n e r a l   F u n d    S p e c i a l   Re v e n u e    D e b t   S e r v i c e    C o n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s    E n t e r p r i s e    I n t e r n a l   Se r v i c e    Permanent   All Funds  Pr o j e c t e d   B e g i n n i n g    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 7, 4 3 9 , 7 2 9 $      21 , 3 4 2 , 3 4 5 $  8, 6 2 7 , 3 6 6 $      ‐ $                              2 3 , 4 1 9 , 0 4 4 $  1, 3 6 9 , 8 3 6 $      1,532,341 $   63,730,662 $  Es t i m a t e d   R e v e n u e s 32 , 8 5 8 , 9 6 3      32 , 5 7 0 , 8 3 8      4, 7 3 8 , 9 1 0          2, 6 2 1 , 8 0 7          38 , 4 9 2 , 6 1 0      10 , 1 0 1 , 7 9 6      100,500         121,485,424   Le s s   A p p r o p r i a t i o n s 34 , 8 1 7 , 0 9 1      36 , 4 8 6 , 0 1 1      5, 5 4 2 , 6 4 9          2, 2 5 0 , 0 0 0          32 , 4 4 3 , 2 9 9      10 , 2 9 1 , 9 6 0      ‐                 121,831,010   In c r e a s e / ( D e c r e a s e )   i n    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l (1 , 9 5 8 , 1 2 8 )        (3 , 9 1 5 , 1 7 3 )        (8 0 3 , 7 3 9 )              37 1 , 8 0 7                6, 0 4 9 , 3 1 1          (1 9 0 , 1 6 4 )              100,500         (345,586)        Pr o j e c t e d   E n d i n g    F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 5, 4 8 1 , 6 0 1 $      17 , 4 2 7 , 1 7 2 $  7, 8 2 3 , 6 2 7 $      37 1 , 8 0 7 $            2 9 , 4 6 8 , 3 5 5 $  1, 1 7 9 , 6 7 2 $      1,632,841 $   63,385,076 $  Fi n a n c i a l   S u m m a r y ‐   A p p r o v e d   B u d g e t   F i s c a l   Y e a r   2 0 2 0   ‐ 2 0 2 1 20 FY2021 Estimated Mill Levies and Values   FISCAL YEAR FY16 FY17 **FY18 FY19  **FY20  Estimated FY21  MILL VALUE (net of TIFD's)86,564$          89,325$          101,195$        104,321$        125,423$        129,408$            PERCENTAGE CHANGE ‐1.5% 3.2% 13.3% 3.1% 20.2%3.2% GENERAL FUND: All‐Purpose 155.78 148.21 134.39 139.69 124.79 106.18 SPECIAL REVENUE: City Planning 2.00 2.00 2.00 2.00                 2.00                 2.00                     Health/Med Insurance 27.11 26.40 24.48 25.44               22.45               21.40                  Fire Capital & Equipment 4.00 4.00 4.00 4.00                 4.00                 4.00                     Transfer to Stormwater ‐ Landfill Project 1.62 1.56 1.38 0.71                 0.71                 0.77                     Transfer to Landfill Closure ‐ Monitoring ‐                   4.00 3.67 2.38                 2.47                 2.40                     Senior Transportation 1.00 1.00 1.00 1.00                 1.00                 1.00                     Community Housing 3.00 3.00 3.00 3.00                 5.00                 3.00                     TOTAL SPECIAL REVENUE 38.72 41.96 39.53 38.53               37.63               34.56                  DEBT SERVICE:    BPSC GO Bonds ‐                   ‐                    ‐                    ‐                    14.87               18.33                  Park & Trail G.O.Bonds 12.49 12.06 10.68 10.38               8.58                 8.32                     Library G.O. Bonds 3.16                 3.07                 2.73 2.64                 2.20                 2.13                     TOTAL DEBT SERVICE 15.65 15.13 13.41 13.02 25.64 28.78 Total Levied 210.16 205.30 187.33 191.24            188.06            169.52                Percentage Change in Mills 12.4% ‐2.6% ‐8.6% 1.9% ‐1.7% ‐9.7% Property Taxes Levied 18,191,892$  18,338,501$  18,956,859$  19,950,675$  23,587,322$  21,937,686$      Percentage Change in Dollars 9.7% 0.8% 3.4% 5.2% 18.2% ‐7.0%  These funds are being combined into the All Purpose Levy.  They are all subject to MCA 15‐10‐420. General Fund Reduction 363,096$        703,800$        907,719$        718,772$        94,015$          1,826,170$        Capacity for future operations at BPSC 524,102$            911 Mills (Resolution No. 3954)779,076$        803,925$        910,755$        938,889$        1,128,807$     1,164,672$        Total Authorized But Not Levied 1,142,172$     1,507,725$     1,818,474$     1,657,661$     1,222,822$     3,514,945$         Number of Mills Not Levied 13.19              16.88              17.97              15.89              9.75                 27.16                  Maximum Levy Allowed 223.35            222.18            205.30            207.13            197.81            196.69                ** Assessment Year of the two year cycle Tax Authority Authorized but Not Levied MILL LEVIES & MILL VALUES 210.16 205.30 187.33 191.24 188.06 169.52  13.19 16.88  17.97 15.89 9.75 27.16  0.00 50.00 100.00 150.00 200.00 250.00 FY16 FY17 **FY18 FY19 **FY20 Estimated FY21 Total Levied  Number of Mills Not Levied 21     FY2021 Revenues Overall, revenues are estimated at $121.4 million, a $64 million decrease or 34%, over the prior year. The large  difference is mainly due to the bond issuance for the Bozeman Public Safety Center, along with water and sewer  capacity projects being funded through financing that occurred in FY20. Charges for services make up 47% of  revenues, followed by taxes at 23%.        For the General Fund, taxes make up 51% of the revenue sources followed by intergovernmental revenue.    Property Taxes 23% Special  Assessments 5% Licenses & Permits 2% Inter‐ governmental 9% Charges for  Services 47% Fines and  Forfeitures 1% Interest Income 1% Other  Revenues 2% Other Financing  Sources 10% All Funds Revenue by Type Property Taxes 51% Licenses & Permits 1% Inter‐governmental 25% Charges for Services 11% Fines and  Forfeitures 3% Interest Income 0% Other Revenues 1% Other Financing  Sources 8% General Fund Revenue by Type 22     FY2021 Appropriations Expenditures, often called “Appropriations,” are classified under one of six major categories:  Personnel & Benefits,  Operating Expense, Capital, Debt Service, Transfers, and Other Financing Uses.  The graph below shows the relative  percentage of the FY21 budget expenditures for all funds. Operations makes up 37%, followed by Personnel at 34%  and Capital at 17%.  In general, governmental agencies see their largest percentage of expenditures as personnel.  With our growing  City, there is a need for more infrastructure spending. The General Fund personnel expenses are a much higher  percentage, at 67%. There are fewer capital items in the General Fund than all the funds as a whole.     Personnel &  Benefits 34% Operations 37% Capital 17% Debt Service 6% Transfers 6% Other  Financing  Uses 0% All Funds Expenditures by Type Personnel &  Benefits 67% Operations 29% Capital 3%Debt Service 0% Transfers 1%General Fund Expenditures by Type 23     FY2021 Changes in Fund Balance/Working Capital    Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital   General Fund 10 General Fund 7,439,729               32,858,963          34,817,091          5,481,601                Special Revenue Funds   100 Planning Fund 1,735,841               1,643,654            2,545,583            833,912                   103 Health‐Medical Insurance 602,764                   2,768,752            2,768,752            602,764                   108 Community Transportation 18,008                     900                       5,000                    13,908                     109 Highway Safety Improvement Projects 23,706                     200                       ‐                        23,906                     110 Gas Tax Apportionment 1,244,472               1,165,000            2,344,500            64,972                     111 Street Maintenance District 180,928                   6,776,156            6,473,105            483,979                   112 Tree Maintenance 411,878                   818,252               777,909               452,221                   113 Fire Impact Fee 3,108,066               470,000               22,500                  3,555,566                114 Street Impact Fee 2,698,630               4,061,000            6,230,001            529,629                   115 Building Inspection Special Revenue 1,197,080               2,070,600            3,217,852            49,828                     116 Dowtown Improvement District 1,885,421               2,026,653            2,026,653            1,885,421                119 Economic Development Loan Fund 823,034                   50,000                  31,000                  842,034                   120 Community Housing 880,251                   972,252               1,024,705            827,798                   121 Housing Revolving Loan Fund 2,426                       1,195                    ‐                        3,621                        123 Big Sky Ec Dev Grant ‐                           50,000                  50,000                  ‐                            125 Drug Forfeiture 5,448                       248,344               251,960               1,832                        128 Fish Wildlife And Park Management Areas 13,186                     200                      2,000                   11,386                     130 Americans With Disability Act 37,309                    500                      ‐                       37,809                     131 Beautification of Bozeman 1,042                      15                        ‐                       1,057                        132 Bogert Park Special Revenue 18,479                    2,750                   5,000                   16,229                     133 Recreation Department Special Revenue 13,913                    2,075                   ‐                       15,988                     135 Cemetery Department Special Revenue 2,515                      30                        ‐                       2,545                        136 Park Department Special Revenue 5,281                      2,250                   ‐                       7,531                        137 Library Department Special Revenue (10,596)                   20,000                 ‐                       9,404                        138 Law & Justice Center 274,125                  ‐                       19,125                 255,000                   139 Police Department Special Revenue 237,766                  15,000                 40,000                 212,766                   140 Police Domestic Violence ‐                          187,040              187,040              ‐                            141 Street Arterial Construction 415,959                  2,253,473           1,588,500           1,080,932                143 TIF Midtown (formerly N7th)1,600,000              1,164,755           1,164,755           1,600,000                144 TIF NE Urban Renewal 320,000                  273,201              273,201              320,000                   145 TIF Mandeville Industrial 90,680                    25,000                 ‐                       115,680                   Various Lighting Dist.'s (146‐170, 181, 182, 200‐243)483,368                   475,883               528,934               430,317                   174 Victim Witness Advocate 405,098                   73,500                  90,000                  388,598                   175 Senior Transportation 4,822                       129,658               129,408               5,072                        176 Business Improvement District 4,467                       175,750               175,750               4,467                        177 Neighborhood Associations 1,020                       10                         ‐                        1,030                        178 Veteran's Treatment Court 52,283                     145,740               195,409               2,614                        179 Diaster Relief Fund  1,335,117               11,000                  ‐                        1,346,117                CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 24      Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital  183 Fire Department Special Revenue 40,636                    4,000                   10,000                 34,636                     184 Parks Master Plan Develop 17,015                    ‐                       5,000                   12,015                     186 Development Impacts 145,705                  1,500                   5,000                   142,205                   187 Fire Department Equipment 70,561                    522,632              477,500              115,693                   188 City/County Drug Forfeiture 134,578                  1,300                   ‐                       135,878                   189 Story Mansion Special Revenue 1,606                      35,000                 35,048                 1,558                        193 Street Maintenance ‐ Babcock SID 10,581                    2,650                   ‐                       13,231                     194 Street Maintenance ‐ Durston SID 141,513                  4,450                   ‐                       145,963                   195 Parks & Trails District ‐                           3,716,407           3,632,174           84,233                     196 COOCLI Grant ‐                          96,611                 96,647                 (36)                            199 Sports Park ‐                          51,000                 51,000                 ‐                            850 Park Land ‐ Cash in Lieu 656,367                  54,500                 5,000                   705,867                   Total Special Revenue Funds 21,342,345            32,570,838         36,486,011         17,427,172               Debt Service Funds 300 Special Improvement District Revolv. Fund 2,651,562              55,000                 1,313,160           1,393,402                303 G.O. Refunding Series 2012 131,622                  275,400              275,400              131,622                   304 Park & Trails Bond ‐                           1,076,463           1,076,463           ‐                            305 TIF 2007 Downtown Bonds ‐                          332,448              332,448              ‐                            307 Bozeman Public Safety Center ‐ GO Bonds 30,000                    2,372,450           2,372,450           30,000                     310‐448 SID Funds 5,814,182              501,353              46,932                 6,268,603                450 Sports Park Loan ‐                          125,796              125,796              ‐                            Total Debt Service Funds 8,627,366              4,738,910           5,542,649           7,823,627                Construction Funds 500's Capital Projects ‐                           2,621,807           2,250,000           371,807                   Enterprise Funds 600 Water 10,793,530            11,848,976         10,355,250         12,287,256              610 Water Impact Fee ‐ Net Assets 1,423,503              1,965,831           1,561,291           1,828,043                620 Waste Water 3,915,993              10,363,430         10,682,441         3,596,982                630 Waste Water Impact Fee ‐ Net Assets 3,768,547              6,500,674           1,508,452           8,760,769                640 Solid Waste 1,822,704              4,750,631           4,943,893           1,629,442                641 Landfill Post‐Closure & Monitoring 62,209                    312,000              310,000              64,209                     650 Parking Enterprise 1,108,311              1,147,840           1,228,464           1,027,687                670 Storm Water 524,247                  1,603,228           1,853,508           273,967                   Total Enterprise Funds 23,419,044            38,492,610         32,443,299         29,468,355              Internal Service Funds   710 Vehicle Maintenance Shop 362,173                  1,415,728           1,444,636           333,265                   720 Health‐Medical Self‐Insurance Fund 405,290                  5,044,794           5,044,794           405,290                   750 Public Works Administration 602,373                  3,641,274           3,802,530           441,117                   Total Internal Service Funds 1,369,836              10,101,796         10,291,960         1,179,672                Permanent Funds 800 Cemetery Perpetual Care 1,532,341              100,500              ‐                       1,632,841                Total All Funds 63,730,662           121,485,424      121,831,010      63,385,076             CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 25     FY2021 Staffing Changes   We strive to maintain service levels with our growing community. We have a strategic approach to staffing using a  three‐year staffing plan to address our staffing needs on a citywide level. We are adding Parks staff for the new  district and Public Works for level of service.   FY19 FY20 Approved  Changes  FY21 FY21 Total General  Government City Commission 2.10 2.10                  ‐                2.10                  City Manager 9.00 9.00                  ‐                9.00                  Municipal Court 9.50 9.60                  0.38              9.98                  City Attorney 10.70 12.70              ‐               12.70               Finance 14.00 14.00              1.00             15.00               Community Development 14.25 14.25              1.00             15.25               Facilities Management 5.00 5.00                 1.00              6.00                  Information Technology 7.00 7.00                 ‐               7.00                  Human Resources 5.00 5.00                 ‐               5.00                  76.05 78.15              3.38             82.03               Public Safety Police 74.55 75.55              1.40             76.95               Fire 47.00 50.00              ‐               50.00               Building Inspection 19.75 19.75              ‐               19.75               Parking 6.00 6.00                 ‐               6.00                  147.30 151.30            1.40             152.70             Public Services Public Works Administration 16.25 18.25              4.00             22.25               Streets 21.35 22.30              ‐               22.30               Stormwater 7.50 8.50                 1.00              9.50                  Water 26.45 27.65              1.50             29.15               Wastewater 28.55 29.55              0.50             30.05               Solid Waste Collection/Recycling 17.15 18.75              1.00             19.75               Vehicle Maintenance 7.50 8.50                 ‐               8.50                  124.75 133.50            8.00             141.50             Public Welfare Parks 13.85 13.85              5.90             19.75               Recreation 21.90 21.90              ‐               21.90               Cemetery 4.55 4.55                 ‐               4.55                  Forestry 6.65 6.65                 ‐               6.65                  Library 25.78 25.78              0.75             26.53               Ecomic Development 2.00 3.00                 ‐               3.00                  Sustainability 1.50 1.50                 ‐               1.50                  84.98 85.98 6.65 83.88 Total Employees 433.08 448.93 19.43 460.11 Net FTE % Increase From Pervious Year 3.66%4.33% FTE Summary By Department 26 Or g a n i z a t i o n a l Ch a r t Ci t i z e n s   o f   B o z e m a n Mu n i c i p a l   J u d g e Ci t y   C o m m i s s i o n Li b r a r y   B o a r d Li b r a r y   D i r e c t o r   ‐ Gr e g o r y Ad v i s o r y   B o a r d s Pa r k i n g   Co m m i s s i o n Ci t y   M a n a g e r ‐ Mi h e l i c h Ci t y   A t t o r n e y ‐ Su l l i v a n Ci t y   C l e r k ‐ M a a s Ec o n o m i c   De v e l o p m e n t ‐ Fo n t e n o t HR   D i r e c t o r ‐ Va c a n t As s i s t a n t   C i t y   Ma n a g e r ‐ Ro s e n b e r r y Di r e c t o r   o f   P u b l i c   Wo r k s ‐ R e i s t e r Fi n a n c e   D i r e c t o r ‐ Donald IT   D i r e c t o r   ‐ McMahan St r a t e g i c   S e r v i c e s   Director‐HendersonAssistant City Manager‐ Winn Community Development Director‐ Matsen Parks & Recreation Director‐ Overton Fire Chief‐ Waldo Police Chief‐Crawford 27 28 Fund Summaries 29 30 Fund Summaries The purpose of fund summaries is to capture and detail the financial condition of each City fund. A fund summary  provides information on revenues, expenditures and ending funds available. In addition, it functions as a planning  mechanism, as it allows expenditures to be matched to available revenues and/or fund balance. Fund summaries  also identify components of funds available and anticipated uses. It is important to note that sources and uses are  always balanced because a fund’s sources either are expended, become restricted, committed or assigned, or  become unrestricted (unreserved or undesignated) funds available.  City funds can be divided into three categories: governmental funds, proprietary funds and fiduciary funds. By  maintaining separate funds, the City is able to comply with laws that require certain money to be spent for specific  purposes.  Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special  Revenue Funds Street Impact  Fee Street  Maintenance Building  Inspection Fire Impact Fee City Planning Health Medical  Insurance Gas Tax Drug  Forfeitures Victim  Advocate Tree  Maintenance Law and  Justice Center Community  Transportation Fire  Department  Equipment Economic  Development  Revolving Loan Housing  Revolving Loan Community  Housing Downtown  Improvement Street Lighting Park Land TIF N.E. Urban  Renewal TIF N 7th  Corridor Perpetual  Cemetery Care Parks & Trails  District Capital  Improvement  Funds General  Improvement  Funds Debt Service  Funds SID Sinking  Debt Special  Improvment  District  General  Obligation  Bonds Tax Increment  Financing  Bonds Proprietary  Funds Enterprise  Funds Water Water Impact  Fee  Wastewater Wastewater  Impact Fee Solid Waste Parking Stormwater Internal  Service  Fiduciary  Funds 31 Su m m a r y of al l Fu n d Re v e n u e s by Ty p e Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l Fu n d s P r o p e r t y Ta x e s Sp e c i a l A s s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r Se r v i c e s Fi n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 16 , 2 3 0 , 5 4 1 $ 3 7 1 , 9 0 0 $ 8 , 5 9 1 , 8 0 2 $ 3 , 5 7 3 , 8 9 6 $ 1 , 0 7 0 , 0 0 0 $ 8 0 , 0 0 0 $ 3 5 4 , 8 9 0 $ 2 , 5 8 5 , 9 3 4 $ 32,858,963 $ 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 25 8 , 5 1 6 1 1 5 , 7 6 6 8 7 9 , 6 0 0 1 0 , 0 0 0 2 1 7 , 5 9 8 1 6 2 , 1 7 4 1,643,654 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 7 6 8 , 7 5 2 2,768,752 10 8 - C o m m u n i t y T r a n s p o r t a t i o n 90 0 900 10 9 - H i g h w a y S a f e t y I m p r o v e m e n t Pr o j e c t s 20 0 200 11 0 - G a s T a x 1, 1 6 0 , 0 0 0 5 , 0 0 0 1,165,000 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 1 8 , 0 0 0 6 , 6 5 8 , 1 5 6 1 0 , 0 0 0 4 0 , 0 0 0 5 0 , 0 0 0 6,776,156 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 8 0 6 , 2 5 2 4 , 0 0 0 8 , 0 0 0 818,252 1 1 3 - F i r e I m p a c t F e e 45 0 , 0 0 0 2 0 , 0 0 0 470,000 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e 4, 0 0 0 , 0 0 0 6 0 , 0 0 0 1 , 0 0 0 4,061,000 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 2, 0 5 0 , 0 0 0 6 0 0 2 0 , 0 0 0 2,070,600 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 1, 9 1 9 , 8 6 3 56 , 0 5 0 5 0 , 7 4 0 2,026,653 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 50,000 50,000 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 38 8 , 2 2 4 5, 0 0 0 5 7 9 , 0 2 8 972,252 12 1 - H o u s i n g R e v o l v i n g L o a n 20 1 ,1 7 5 1,195 12 3 - B i g S k y E c o n . D e v e l o p m e n t G r a n t 50 , 0 0 0 50,000 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 11 8 , 0 0 0 6 0 , 0 0 0 7 0 0 69,644 248,344 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 20 0 200 13 0 - A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t y 50 0 500 13 1 - B e a u t i f i c a t i o n o f B o z e m a n 15 15 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 25 0 2 , 5 0 0 2,750 13 3 - R e c r e a t i o n S p e c i a l R e v e n u e 75 2 , 0 0 0 2,075 13 5 - C e m e t e r y S p e c i a l R e v e n u e 30 30 13 6 - P a r k S p e c i a l R e v e n u e 50 2 , 2 0 0 2,250 13 7 - L i b r a r y S p e c i a l R e v e n u e - 2 0 , 0 0 0 20,000 13 9 - P o l i c e S p e c i a l R e v e n u e 2, 5 0 0 1 2 , 5 0 0 15,000 14 0 - P o l i c e D o m e s t i c V i o l e n c e 18 7 , 0 4 0 187,040 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 1, 4 4 2 , 3 0 6 7, 0 0 0 3 0 4 , 1 6 7 500,000 2,253,473 1 4 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 1, 0 8 9 , 3 2 8 3 7 , 9 2 7 3 7 , 5 0 0 - 1,164,755 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 26 8 , 8 4 7 1 , 3 5 4 3 , 0 0 0 273,201 14 5 - T I F M a n d e v i l l e F a r m I n d u s t r i a l 25 , 0 0 0 25,000 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g Di s t r i c t s 47 5 , 8 8 3 475,883 1 7 4 - V i c t i m / W i t n e s s A d v o c a t e 70 , 0 0 0 3 , 5 0 0 73,500 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 12 9 , 4 0 8 25 0 129,658 32      Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l F u n d s P r o p e r t y Ta x e s S p e c i a l A s s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r S e r v i c e s F i n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 1 7 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t - 7 5 0 1 7 5 , 0 0 0 175,750 17 7 - N e i g h b o r h o o d A s s o c i a t i o n 10 10 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 10 7 , 2 4 0 2, 5 0 0 3 6 , 0 0 0 145,740 17 9 - D i s a s t e r R e l i e f 11 , 0 0 0 11,000 18 3 - F i r e D e p a r t m e n t S p e c i a l R e v e n u e 1, 0 0 0 3 , 0 0 0 4,000 18 6 - D e v e l o p m e n t I m p a c t s 1, 5 0 0 1,500 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 51 7 , 6 3 2 5, 0 0 0 522,632 18 8 - C i t y / C o u n t y J o i n t F o r f e i t u r e 1, 3 0 0 1,300 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 35 , 0 0 0 35,000 19 3 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - B a b c o c k S I D 65 0 2 , 0 0 0 2,650 19 4 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - D u r s t o n S I D 50 0 3 , 9 5 0 4,450 19 5 - P a r k s & T r a i l s D i s t r i t c 3, 7 1 3 , 9 0 7 2, 5 0 0 3,716,407 19 6 - C O O C L I G r a n t 96 , 6 1 1 96,611 19 9 - S p o r t s P a r k 51 , 0 0 0 51,000 85 0 - C a s h i n L i e u o f P a r k l a n d 4, 5 0 0 5 0 , 0 0 0 54,500 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 50 , 0 0 0 5 , 0 0 0 55,000 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 5 , 4 0 0 275,400 30 4 - P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 7 6 , 4 6 3 1,0 76,463 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 332,448 332,448 30 7 - B P S C G O B o n d s 2, 3 7 2 , 4 5 0 - 2,372,450 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 37 6 , 1 2 7 28 , 3 4 5 9 6 , 8 8 1 501,353 45 0 - S p o r t s P a r k L o a n 12 5 , 7 9 6 125,796 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 53 4 , 0 0 0 2,087,807 2,621,807 60 0 - W a t e r F u n d 1, 5 0 0 1 0 , 9 5 2 , 4 7 6 1 6 0 , 0 0 0 1 3 5 , 0 0 0 600,000 11,848,976 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 1, 9 2 5 , 8 3 1 4 0 , 0 0 0 1,965,831 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 35 , 0 0 0 1 0 , 2 4 8 , 4 3 0 8 0 , 0 0 0 - 10,363,430 6 3 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 1, 2 8 0 , 6 7 4 2 0 , 0 0 0 5,200,000 6,500,674 6 4 0 - S o l i d W a s t e F u n d 4, 7 1 7 , 4 2 2 7 , 2 7 5 2 5 , 9 3 4 4,750,631 64 1 - L a n d f i l l C l o s u r e C o s t s 2, 0 0 0 3 1 0 , 0 0 0 312,000 65 0 - P a r k i n g F u n d 53 2 , 5 0 0 3 0 , 0 0 0 4 0 8 , 0 0 0 5 , 0 0 0 1 7 2 , 3 4 0 1,147,840 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 1, 4 9 7 , 2 2 8 6 , 0 0 0 1 0 0 , 0 0 0 1,603,228 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 1, 4 1 4 , 9 7 8 2 5 0 500 1,415,728 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 5, 0 4 4 , 7 9 4 5,044,794 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 3, 6 4 1 , 2 7 4 - 3,641,274 80 0 - C e m e t e r y P e r p e t u a l C a r e 90 , 5 0 0 1 0 , 0 0 0 100,500 27 , 3 2 0 , 4 2 4 $ 6 , 1 3 4 , 0 1 9 $ 2 , 9 7 2 , 4 0 0 $ 1 0 , 5 0 8 , 2 9 0 $ 5 7 , 2 4 7 , 1 1 1 $ 1 , 6 0 8 , 0 0 0 $ 1 , 2 9 2 , 2 6 0 $ 2 , 5 5 3 , 4 1 3 $ 11,849,507 $ 121,485,424 $ %   o f   T o t a l 22 % 5 % 2 % 9 % 4 7 % 1 % 1 % 2 % 1 0 % 1 0 0 % 33   Su m m a r y of al l Fu n d Ex p e n d i t u r e s by Ty p e   Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l F u n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Uses TOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 22 , 9 9 2 , 9 8 1 $ 1 0 , 37 2 , 3 5 9 $ 85 7 , 3 6 4 $ 5 4 , 3 8 7 $ 54 0 , 0 0 0 $ 34,817,091 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 1, 6 2 9 , 2 7 2 79 3 , 6 4 0 12 2 , 6 7 1 2,545,583 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 7 6 8 , 7 5 2 2,768,752 10 8 - C o m m u n i t y T r a n s p o r t a t i o n 5, 0 0 0 5,000 11 0 - G a s T a x 1, 8 4 4 , 5 0 0 50 0 , 0 0 0 2,344,500 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 1, 8 2 9 , 6 7 4 2, 76 5 , 9 8 4 84 2 , 0 0 0 31 0 , 8 0 0 72 4 , 6 4 7 6,473,105 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 48 1 , 0 8 9 29 6 , 8 2 0 777,909 11 3 - F i r e I m p a c t F e e 22 , 5 0 0 22,500 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e 20 0 , 0 0 1 6, 03 0 , 0 0 0 6,230,001 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 2, 0 0 2 , 9 1 2 86 2 , 9 2 5 35 2 , 0 1 5 3,217,852 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 21 , 7 4 1 1, 67 2 , 4 6 4 33 2 , 4 4 8 2,026,653 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 31 , 0 0 0 31,000 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 88 , 7 0 5 93 6 , 0 0 0 1,024,705 12 3 - B i g S k y E c D e v F u n d 50 , 0 0 0 50,000 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 24 4 , 0 6 0 7, 9 0 0 251,960 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 2, 0 0 0 2,000 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 5, 0 0 0 5,000 13 8 - L a w & J u s t i c e C e n t e r 19 , 1 2 5 19,125 13 9 - P o l i c e S p e c i a l R e v e n u e F u n d 40 , 0 0 0 40,000 14 0 - P o l i c e D o m e s t i c V i o l e n c e 18 7 , 0 4 0 187,040 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 13 8 , 5 0 0 1, 45 0 , 0 0 0 1,588,500 14 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 69 , 2 8 4 1, 09 5 , 4 7 1 - 1,164,755 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 9, 1 0 0 17 2 , 1 0 1 92 , 0 0 0 - 273,201 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g D i s t r i c t s 50 3 , 4 1 4 25 , 5 2 0 528,934 17 4 - V i c t i m / W i t n e s s A d v o c a t e 90 , 0 0 0 90,000 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 12 9 , 4 0 8 129,408 17 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t 17 5 , 7 5 0 175,750 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 54 , 0 6 4 14 1 , 3 4 5 195,409 34      Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l F u n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Uses TOTAL 18 3 - F i r e D e p t S p e c i a l R e v e n u e 10 , 0 0 0 10,000 18 4 - P a r k s M a s t e r P l a n / I m p r o v e m e n t G r a n t s 5, 0 0 0 5,000 18 6 - D e v e l o p m e n t I m p a c t s 5, 0 0 0 5,000 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 42 7 , 5 0 0 50 , 0 0 0 477,500 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 35 , 0 4 8 35,048 19 5 - P a r k s & T r a i l s D i s t r i c t 1, 5 0 1 , 0 7 2 1, 91 8 , 1 0 2 21 3 , 0 0 0 3,632,174 19 6 - C O O C L I G r a n t 42 , 5 5 7 5 4 , 0 9 0 96,647 19 9 - S p o r t s P a r k 51 , 0 0 0 51,000 85 0 - C a s h I n L i e u o f P a r k l a n d 5, 0 0 0 5,000 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 1, 3 1 3 , 1 6 0 1,313,160 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 5 , 4 0 0 275,400 30 4 - B o n d S & I P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 7 6 , 4 6 3 1,076,463 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 33 2 , 4 4 8 332,448 30 7 - BP S C G O B on d s 2, 3 7 2 , 4 5 0 2,372,450 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 46 , 9 3 2 46,932 45 0 - S p o r t s P a r k L o a n 12 5 , 7 9 6 125,796 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 2, 2 5 0 , 0 0 0 2,250,000 60 0 - W a t e r F u n d 2, 2 9 1 , 0 2 0 4, 79 0 , 6 0 0 2, 10 5 , 5 0 0 1, 16 8 , 1 3 0 10,355,250 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 96 , 2 9 1 86 5 , 0 0 0 60 0 , 0 0 0 1,561,291 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 2, 1 8 2 , 9 5 6 4, 22 5 , 4 8 5 3, 03 5 , 0 0 0 1, 23 9 , 0 0 0 10,682,441 63 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 41 4 , 0 3 5 52 5 , 0 0 0 53 0 , 0 1 2 39 , 4 0 5 1,508,452 64 0 - S o l i d W a s t e F u n d 1, 5 6 8 , 2 0 6 3, 00 7 , 6 8 7 36 8 , 00 0 4,943,893 64 1 - L a n d f il l C l o s u r e C o s t s 31 0 , 0 0 0 310,000 65 0 - P a r k i n g F u n d 44 9 , 3 8 2 46 4 , 0 8 2 31 5 , 0 0 0 1,228,464 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 64 0 , 8 6 6 31 7 , 9 0 7 70 0 , 0 0 0 19 4 , 7 3 5 1,853,508 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 58 8 , 7 2 9 85 5 , 9 0 7 1,444,636 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 5, 0 4 4 , 7 9 4 5,044,794 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 2, 4 6 0 , 3 7 9 1, 05 7 , 2 8 0 27 7 , 6 7 1 7, 2 0 0 3,802,530 41 , 1 4 8 , 0 4 9 $ 45 , 22 2 , 5 5 5 $ 20 , 74 0 , 7 2 1 $ 7, 82 5 , 7 5 3 $ 6, 89 3 , 9 3 2 $ - $ 121,831,010 $ %  o f   T o t a l 34 % 37 % 17 % 6% 6% 0%100% 35 General Fund The General Fund is used to account for all financial resources of the City, except for those required to be accounted  for in another fund.  The General Fund supports such basic services as the General Administration, Police, Fire,  Finance, Recreation, and Library services. Over the past ten years, the average percent increase in revenue is 2%  while expenditure change is 4%.     Revenues The City's General Fund is financed heavily by property taxes, which provide nearly half of the General Fund  revenue.  Other revenue sources include: licenses and permits, intergovernmental revenue, charges for services,  fines and forfeitures, interest on investments, operating transfers, and miscellaneous revenues. For the budget, we  have estimated 3.2% growth and have proposed reducing mills with Parks operations being funded through the  new District. Other revenues are estimated with some impact from COIVD‐19. We are estimating the General Fund  to generate $32.8 million in total revenue, with 51% is from property taxes, 25% from the State Entitlement share  and 11% for charges for services.  The following chart shows the breakdown of esimated revenues     ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000  35,000,000  40,000,000 General Fund for the last 10 years and Approved FY21 Revenue Expenditures Fund balance Property Taxes 51% Licenses & Permits 1% Inter‐governmental 25% Charges for Services 11% Fines and Forfeitures 3% Interest Income 0%Other  Revenues 1% Other Financing  Sources 8% General Fund Revenue by Type 36     Expenditures This year’s General Fund budget has $34.8 Million in expenditures. Personnel expenses are the highest portion at  $23 million, followed by operations of $10.3 million. The capital expenditures are $857k, which includes vehicle  replacements, elevator replacement, and Storymill Community Center ventilation system. The break down by  percentage is below:     The expenditures by division show Police with 27% followed by Fire with 17%, non‐cash transfer for State share of  Police and Fire retirement adds to their portion. The next largest groups are the Library and Recreation. See  budget details in the Activity/Division Detail section.   Personnel &  Benefits 67% Operations 29% Capital 3% Debt Service 0% Transfers 1% General Fund Expenditures by Type City Commission 1%City Manager 4% Municipal  Court 3% City Attorney 4% Finance 3% Facilities  Management 5% Information  Technology 4% Human  Resources 2% Police 27% Police Pension (Non‐ Departmental) 5% Fire 17% Fire Pension  (Non‐ Department al) 3% Cemetery 2% Library 7% Recreation 7% Economic  Development 1% Sustainability 1% Non‐Departmental 4% General Fund Expenditures by Division 37     Fund Balance The City adopted policy for General Fund Reserve is to maintain at least 16.67% of the year’s revenue in ending  fund balance. This was based on former Government Finance Officers Association (GFOA) best practice.  We have  done an analysis based on GFOA new recommended risk based approach. Based on this analysis, see Appendix D,  we are recommending 17% of expenditures be the minimum reserve. Due to the current economic factors the  Commission felt at this time the City should not move to a new reserve policy.         ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000 General Fund‐ Fund Balance 38        FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  Revenues Property Taxes 14,903,539                 16,023,193              14,430,541            Gallatin County Option 1,756,872                   1,680,000                1,800,000              Penalty & Interest 372                              ‐                            ‐                          Business/Animal Licenses and Permits 383,320                     414,975                   371,900                  Grants 131,620                      40,000                      50,000                    County Shared ‐ Library 706,762                     706,762                   740,716                  State Shared 7,073,831                   7,219,231                7,801,086              General Government Charges 3,182,509                   2,916,037                3,573,896              Library Fines 35,200                         50,000                      18,000                    Police Court Fines 1,016,839                   1,025,000                1,020,000              Parking Fines 11,717                         25,000                      10,000                    Snow Removal Fines 35,917                         22,000                      22,000                    Interest Income 128,671                      75,000                      80,000                    Admin Reimbursement ‐                               ‐                           225,890                  Miscellaneous Revenue 69,641                         36,000                      60,000                    Refunds & Reimbursements 77,018                         25,000                      25,000                    Rents and Royalties (Leases) 43,110                         44,000                      44,000                    Sales/Unclaimed Property ‐                               5,500                        ‐                          Transfers 2,385,362                   2,729,483                2,580,934              Loan Proceeds 344,167                      ‐                            ‐                          Proceeds‐Asset Disposition 5,763                           20,000                     5,000                      Total Revenues 32,292,230                33,057,181             32,858,963            Expenditures Personnel & Benefits 23,373,030                22,734,715             22,992,981            Operations 6,573,747                  10,149,112             10,372,359            Capital 1,454,335                  1,283,580               857,364                  Debt Service 13,459                        44,470                     54,387                    Transfers 602,863                     355,000                   540,000                  Total Expenditures 32,017,434                34,566,877             34,817,091            010 ‐ General Fund FUND 39     Special Revenue Funds Special Revenue Funds are used to account for the proceeds of specific revenue sources that are legally restricted  to expenditure for specific purposes. The revenue is generated in different ways; some have assessments on  properties, property taxes, charges for services, and some are funded through grants or donations. The City  currently has 119 special revenue funds with a total of $36.6 million expenditures planned in FY21.  Information on  the programs funded or partially funded by these Special Revenue Funds can be found in the description by division  in the Activity/Division Detail section. Highlighted in the following discussion are our Transportation special revenue  funds and some of our major program special revenue funds, followed by the financial information for all special  revenue funds.  Transportation Special Revenue funds Street Maintenance Fund relies on assessments for revenue generation for street maintenance and reconstruction.   The City expanded, the Streets program starting in FY16 to include increased maintenance. The City has seen an  increase in the quantity of streets to maintain as well. This year we are increasing the assessment by 8% again to  be able to adjust to growth and the increased costs.     The Street Maintenance fund budget includes increased amounts of pavement maintenance, capital projects, and  the addition of Streets workers. This trend will continue with the Capital Improvement Plan and the three‐year  staffing plan showing increases for further growth.      17.0% 5.0% 8.0% 8.0% 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 20.0% FY18 Approved FY19 Approved FY20 Approved FY21 Approved Street Maintenance  Assessment Rate Change Street maintenance Assessments    Lot Size FY19  Approved  Increase       Streets 5%     FY20  Approved  Changes       Streets 8% FY21  Approved  Changes       Streets 8% Small ‐ 5,000 sgft 133.91 144.62 156.19 Average= 7,500 sqft 200.86 216.93 234.29 Large= 10,000 sqft 267.81 289.24 323.35  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000 Street Maintenance Fund Financial Trends  Revenue Expenditures 40      Arterial & Collector Street District Fund is a relatively new fund and has seen a phase‐in approach with funding.  Many of the projects funded help in the Street Impact Fee program’s efforts. Due to the role Street Impact Fees  play in the expansion of our Arterial & Collector streets, the A&CD capital plan is tied to projects on the Street  Impact Fee CIP.  Most projects receive funding from both sources. The District will be providing the “local share” of  some projects in advance of development.  The city intends to create a payback district to recover the “local share”  once an adjacent project is developed.  This payback will be deposited to the Arterial & Collector Fund.    The passing  of the new gas tax reduced rates in FY19. We are recommending a 3% rate increase in FY21. This is needed for the  costs of projects and for the reduction in gas tax revenues we are predicted to receive.       The appropriations are mainly planned from the Capital Improvement Plan and the project listing can be found in  the Capital Expenditures Summary Section.       Gas Tax Fund accounts for revenues from State gasoline taxes apportioned fr om the State  of Montana Department of Transportation. These go towards street maintenance projects  and projects associated with the above arterial and collector fund. The total appropriation  for FY21 is $2.1 million. It is estimated that with the Impacts of COVID‐19 that we will see  about 50% less in Gas Tax revenue. With fund balance due to conservative estimate and  the rate increase described is the above Arterial & Collector fund we are able to keep all  projects planned in the Capital Improvement Plan.   Street Impact Fee Fund‐ Street Impact Fees go towards capacity expanding road improvements. The appropriations  are based on the Capital Improvement Plan and total $6.2 million. Both the Capital Improvement Plan and the  project listing can be found in the Capital Expenditures Summary Section.   95% 63% ‐28% 0%3% ‐50% 0% 50% 100% 150% FY17 FY18 FY19 FY20 Proposed FY21 Arterial & Collector Rate Changes  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000  3,500,000 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Budget 2021 Recommneded Arterial & Collector Fund Financial Trends Revenues Expenditures Gas Tax Revenue  predicted to be  50% lower in  FY21  Arterial & Collector Assessments     Lot Size Approved  Decrease      Arterial &  Collector  Approved No  Change  Arterial &  Collector  FY21  Approved  Changes       Streets 3% Small ‐ 5,000 sgft 32.04 32.04 33.01 Average= 7,500 sqft 48.06 48.06 49.51 Large= 10,000 sqft 64.08 64.08 71.10 41     Program Special Revenue Funds Parks & Trails District Fund accounts for special assessment revenues levied, received, and expended for the Parks  & Trails district. This is a new fund with the voter approval on the District that came in May 2020 for the creation  of the District for FY21. The plan as approved by the Commission is a five‐year ramp up to Silver level of service.    This first year the District will take on the Parks currently maintained by the Home Owner Associations and all the  City Parks including the two recent large additions of the Sports Park and the Storymill Community Park. Normal  Parks capital is included in the budget and deferred maintenance will be added in future years as we continue the  ramp up of the District.   Tree  Maintenance  Fund a c c o u n t s  f o r  s p e c i a l  a s s e s s m e n t  r e v e n u e s  l e v i e d ,  r e c e i v e d ,  a n d  expended  for  tree  maintenance provided in the public right of way. In previous years, we raised the assessment by 15% to aid working  towards the Urban Forestry Management Plan.  The desired reserve levels are being achieved and with basic  inflation of costs and staffing, we are recommending an inflationary increase of 2% that is the same increase as last  year fiscal year.      The  Tree Maintenance fund  budget includes operating and personnel expenditures and no capital items are  planned.    Parks & Trails Assessments            Lot Size FY21 Approved  Changes        Small ‐ 5,000 sgft 85.00 Average= 7,500 sqft 127.50 Large= 10,000 sqft 170.00 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 2.0% 15.0% 15.0% 5.0% 2.0% 2% Tree Maintenance Assessment Changes   ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000 2016 Actual 2017 Actual 2018 Actual 2019 Actual 2020 Budget 2021 Recommended Tree Maintennance Fund Financial Trends Revenue Expenditure Tree Assessments                               Lot Size FY19  Approved  Increase   Tree 5%     FY20  Approved  Increase  Tree 2% FY21  Approved  Changes       2% Small ‐ 5,000 sgft 17.39 17.74 18.09 Average= 7,500 sqft 26.09 26.61 27.15 Large= 10,000 sqft 34.78 35.48 36.19 42     Community Development Planning Fund is a special revenue fund that accounts for revenues and expenditures  related to community planning and zoning operations. There are two major revenue sources for the fund, mills from  the general mill levy along with planning fees. During the end of FY20 and into FY21 Planning fees are being  reviewed. The total planned expenditures are $2.4 million.    Building Inspection Fund is supported entirely by the revenue from building fees and  permits.  Revenues and expenditures are statutorily restricted to amounts that support  the building safety program. We are currently examining Building fees and will adjust  based  on  costs.  This  fund  is  dependent  on  construction  in  the  City  and  therefore  is  monitored based on economic conditions. In addition, it is reported in the quarterly report  to the Commission.  Total planned expenditures are $3.2 million which includes new  software to aid in the efficiency and effectiveness of the Division.      ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000 FY18 Actual FY19 Actual FY20 Budget FY20 Estimate FY21 Proposed Community Development Planning Fund Financial Trends Total Revenues:Total Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000  3,500,000 FY18 Actual FY19 Actual FY20 Budget FY20 (Estimated) FY21 Proposed Building Inspection Fund Financial Trends Total Revenues:Total Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected Fees being  reviewed and  revenues are  estimated at  current rates  43     The Community Housing Fund is where our affordable housing program is accounted for. Affor dable Housing is part  of our Strategic Plan and a priority for FY21. With the hiring of the Program Manager, the City is forming an updated  plan to be recommended by the Commission. The fund receives three mills of the general mill levy as well as cash‐ in‐lieu of affordable housing for projects.              568,698  757,236  1,194,514  880,251  904,898   ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000  1,200,000  1,400,000 Actual FY17 Actual FY18 Actual FY19 Approved FY20 Recommended FY21 Workforce Housing Fund Ending Fund Balance Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: 44     All Special Revenue Funds:     FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  Revenues Property Taxes 199,071                     216,980                   258,516                  State Shared 114,495                     111,851                   115,766                  Charges for Services 909,607                     788,800                   879,600                  Interest Income ‐                              6,500                       10,000                    Refunds & Miscellaneous Revenue 49,330                        53,400                     217,598                  Transfers 106,750                     273,043                   162,174                  Total Revenues 1,379,253                  1,450,574               1,643,654              Expenditures Personnel & Benefits 881,772                     1,416,573               1,629,272              Operations 337,908                     421,775                   793,640                  Capital ‐                              35,000                     122,671                  Total Expenditures 1,219,680                  1,873,348               2,545,583              103 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Property Taxes 2,652,759                  2,815,374               2,768,752              Total Revenues 2,652,759                 2,815,374                2,768,752              Expenditures Transfers 2,461,824                  2,815,384               2,768,752              Total Expenditures 2,461,824                  2,815,384               2,768,752              108 ‐ Community Transportation Revenues Interest Income 1,120                          900                          900                         Total Revenues 1,120                          900                          900                         Expenditures Operating 5,312                          ‐                           ‐                          Capital 33,340                        ‐                           5,000                      Total Expenditures 38,652                        ‐                           5,000                      Revenues Interest Income 339                             200                          200                         Total Revenues 339                             200                          200                         FUND Special Revenue Funds 100 ‐ Community Development/Planning 109 ‐ Highway Safety Improvement Projects 45        FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  Revenues State Shared 1,297,155                  1,416,750               1,160,000              Interest Income 34,209                        5,000                       5,000                      Total Revenues 1,331,364                  1,421,750               1,165,000              Expenditures Operations 887,732                     1,157,500               1,844,500              Capital ‐                              240,000                   ‐                          Transfers ‐                              722,850                   500,000                  Total Expenditures 887,732                     2,120,350               2,344,500              Revenues Penalty & Interest 24,246                        11,500                     15,000                    Permits 20,311                        18,000                     18,000                    Public Service 5,712,698                  6,139,336               6,658,156              Interest Income 15,941                        10,000                     10,000                    Other Financing Sources 241,815                     ‐                           ‐                          Refunds & Reimbursements 9,250                          25,000                     25,000                    Proceeds‐Asset Disposition 28,135                        ‐                           ‐                          Loan Proceeds 232,431                     ‐                           ‐                          Transfers 31,900                        ‐                           50,000                    Total Revenues 6,316,727                  6,203,836               6,776,156              Expenditures Personnel & Benefits 1,633,168                  1,756,594               1,829,674              Operations 1,989,848                  2,175,136               2,765,984              Capital 1,625,341                  1,510,080               842,000                  Debt Service 269,723                     310,800                   310,800                  Transfers 695,478                     709,733                   724,647                  Total Expenditures 6,213,558                  6,462,343               6,473,105              Revenues Penalty & Interest 2,038                          2,000                       2,000                      Grants 5,018                          ‐                           ‐                          State Revenue 7,165                          ‐                           ‐                          Public Service 718,527                     774,945                   806,252                  Interest Income 5,108                          3,000                       4,000                      Refunds & Reimbursements 13,943                         Sale of Raw Materials 5,990                          3,000                       6,000                      Total Revenues 757,789                     782,945                   818,252                  Expenditures Personnel & Benefits 451,983                     455,103                   481,089                  Operations 173,720                     242,664                   296,820                  Capital 60,522                        90,000                     ‐                          Total Expenditures 686,225                     787,767                   777,909                  FUND Special Revenue Funds 112 ‐ Tree Maintenance 110 ‐ Gas Tax 111 ‐ Street Maintenance 46      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Public Safety 525,828                     404,134                   450,000                  Interest Income 58,971                         12,000                      20,000                    Refunds & Reimbursements 62,170                         ‐                            ‐                          Total Revenues 646,969                     416,134                   470,000                  Expenditures Operations 39,279                         ‐                            22,500                    Transfers ‐                               20,451                      ‐                          Total Expenditures 39,279                         20,451                      22,500                    Revenues Public Service 4,291,396                   4,429,095                4,000,000              Interest Income 238,874                      60,000                      60,000                    Admin Reimbursement 378                              1,000                        1,000                      Refunds & Reimbursements 115,591                     ‐                            ‐                          Total Revenues 4,646,239                   4,490,095                4,061,000              Expenditures Operations 290,688                      ‐                           200,001                  Capital 641,125                      7,376,000                6,030,000              Transfers ‐                              189,195                    ‐                          Total Expenditures 931,813                      7,565,195                6,230,001              Revenues Permits 1,985,699                   1,958,700                2,050,000              General Government 93,171                         1,500                        600                         Interest Income 49,736                         15,000                      20,000                    M iscellaneous Revenue 102                             ‐                           ‐                          Total Revenues 2,128,708                  1,975,200               2,070,600              Expenditures Personnel & Benefits 1,530,176                  1,869,291               2,002,912              Operations 635,390                     787,945                   862,925                  Capital 8,000                          ‐                           352,015                  Total Expenditures 2,173,566                  2,657,236               3,217,852              115 ‐ Building Inspection Fund FUND Special Revenue Funds 113 ‐ Fire Impact Fee 114 ‐ Street Impact Fee 47      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Property Taxes 1,270,885                   1,674,400                1,919,863              State Shared 56,050                         45,000                      56,050                    Interest Income 61,155                         10,000                      50,740                    Other Revenues ‐                               ‐                            ‐                          Total Revenues 1,388,090                   1,729,400                2,026,653              Expenditures Personnel ‐                               17,929                      21,741                    Operations 343,658                      2,379,173                1,672,464              Capital 132,504                      Transfers 597,863                     418,898                   332,448                  Total Expenditures 1,074,025                   2,816,000                2,026,653              Revenues Interest Income 1,503                           ‐                            ‐                          Loan Principal ‐                               25,000                      25,000                    Loan Interest 26,377                         25,000                      25,000                    Total Revenues 27,880                         50,000                      50,000                    Expenditures Operations 34,600                         31,000                      31,000                    Total Expenditures 34,600                         31,000                      31,000                    Revenues Property Tax Revenue 314,064                     542,450                   388,224                  Interest Income 23,572                         5,000                        5,000                      Loan Principal & Interest 299                              9,500                        1,000                      Other Revenue 30,659                         ‐                            ‐                          Affordable Housing 117,467                      ‐                           578,028                  Transfers 166,188                     ‐                           ‐                          Total Revenues 652,249                     556,950                   972,252                  Expenditures Personnel 45,419                        81,708                     88,705                    Operations 169,551                     852,750                   936,000                  Total Expenditures 214,970                     934,458                   1,024,705              Revenues Interest Income 31                               10                             20                            Loan Principal ‐                              1,000                       1,000                      Loan Interest ‐                              275                          175                         Total Revenues 31                               1,285                       1,195                      116 ‐ TIFD Downtown Improvement 119 ‐ Economic Development Loan 120 ‐ Community Housing Fund 121 ‐ Housing Revolving Loan FUND Special Revenue Funds 48      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Grants 216,125                      50,000                      50,000                    Total Revenues 216,125                      50,000                      50,000                    Expenditures Operations 215,000                      50,000                      50,000                    Total Expenditures 215,000                      50,000                      50,000                    Revenues Grants 67,683                         70,000                      70,000                    State Shared 47,681                         45,000                      48,000                    Police Court Fines 64,350                         60,000                      60,000                    Interest Income 852                              700                           700                         Other Financing Sources 31,265                         23,774                      69,644                    Total Revenues 211,831                     199,474                   248,344                  Expenditures Personnel & Benefits 260,567                     222,710                   244,060                  Operations 10,119                         8,500                        7,900                      Total Expenditures 270,686                     231,210                   251,960                  Revenues Interest Income 299                              200                           200                         Total Revenues 299                              200                           200                         Expenditures Operations 73                                8,000                        2,000                      Total Expenditures 73                                8,000                        2,000                        Revenues Interest Income 524                              400                           500                         Total Revenues 524                              400                           500                         Revenues Interest Income 15                                9                                15                            Total Revenues 15                                9                                15                            123 ‐ Big Sky Econ. Development Grant 125 ‐ Drug Forfeiture Fund 128 ‐ Fish Wildlife & Park Mgmt 130 ‐ Americans with Disability 131 ‐ Beautification of Bozeman FUND Special Revenue Funds 49        FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Interest Income 259                              175                           250                         Donations 2,722                           5,000                        2,500                      Refunds & Reimbursements ‐                               1,100                        ‐                          Total Revenues 2,981                           6,275                        2,750                      Expenditures Operations 10,175                         5,000                        5,000                      Total Expenditures 10,175                         5,000                        5,000                      Revenues Interest Income 152                              75                              75                            Donations 2,328                           2,000                        2,000                      Total Revenues 2,480                           2,075                        2,075                      Revenues Interest Income 35                                30                              30                            Total Revenues 35                                30                              30                            Revenues Interest Income (230)                             100                           50                            Miscellaneous Revenue 2,176                           2,500                        2,200                      Total Revenues 1,946                           2,600                        2,250                      Expenditures Capital 34,024                         ‐                            ‐                          Total Expenditures 34,024                         ‐                            ‐                          Revenues Grants 1,887                           ‐                            ‐                          Interest Income (342)                             ‐                            ‐                          Donations 35,175                         20,000                      20,000                    Total Revenues 36,720                         20,000                      20,000                    Expenditures Operations 41,393                         ‐                            ‐                          Total Expenditures 41,393                         ‐                            ‐                          132 ‐ Bogert Park Special Revenue 133 ‐ Recreation Special Revenue 135 ‐ Cemetery Special Revenue 136 ‐ Park Special Revenue 137 ‐ Library Special Revenue FUND Special Revenue Funds 50      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Expenditures Operations 19,125                         19,125                      19,125                    Total Expenditures 19,125                         19,125                      19,125                    Revenues Grants 2,908                           ‐                           ‐                          Interest Income 3,736                           2,500                        2,500                      Donations 5,719                           3,000                        3,000                      Miscellaneous Revenue 4,232                           9,000                        9,000                      Refunds & Reimbursements 10,653                         500                           500                         Total Revenues 27,248                         15,000                      15,000                    Expenditures Operating 14,617                         40,000                      40,000                    Total Expenditures 14,617                         40,000                      40,000                    Revenues Grants 71,451                        187,040                   187,040                  Total Revenues 71,451                        187,040                   187,040                  Expenditures Personnel & Benefits ‐                               ‐                            ‐                          Operating 71,527                        187,040                   187,040                  Total Expenditures 71,527                        187,040                   187,040                  Revenues Penalty & Interest 3,910                           2,500                        3,500                      Street Maintenance Assessments 1,314,801                   1,372,840                1,442,306              Other Revenues/Refunds 34,844                        522,557                   300,667                  Interest Income ‐                               7,000                        7,000                      Transfers ‐                              722,850                   500,000                  Total Revenues 1,353,555                  2,627,747               2,253,473              Expenditures Operating 53,562                        15,000                     138,500                  Capital 2,897,746                  2,381,000               1,450,000              Total Expenditures 2,951,308                  2,396,000               1,588,500              138 ‐ Law & Justice Center 139 ‐ Police Special Revenue 140 ‐ Police Domestic Violence 141 ‐ Street Arterial Construction FUND Special Revenue Funds 51      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Property Taxes 659,149                     651,949                    1,089,328              State Entitlement Share 37,927                    Interest Income 48,224                         9,500                        37,500                    Proceeds Sales of TIF Bonds ‐                               1,806,500                ‐                          Transfers 19,940                         ‐                            ‐                          Total Revenues 727,313                      2,467,949                1,164,755              Expenditures Personnel ‐                               26,379                      69,284                    Operating 213,653                      2,975,473                1,095,471              Capital 80,811                         ‐                            ‐                          Transfers 40,000                         ‐                            ‐                          Total Expenditures 334,464                      2,975,473                1,164,755              Revenues Property Taxes 158,998                     139,500                   268,847                  Grants 1,356                           ‐                            ‐                          State Entitlement Share 1,354                      Interest Income 3,900                           3,000                        3,000                      Proceeds of Bond Sale ‐                               ‐                            ‐                          Total Revenues 164,254                     142,500                   273,201                  Expenditures Personnel ‐                               26,379                      9,100                      Operating 11,949                        220,121                   172,101                  Debt Service 92,000                         93,000                      92,000                    Transfers 243,897                      ‐                            ‐                          Total Expenditures 347,846                     339,500                   273,201                  Revenues Property Taxes 14,140                        25,000                     25,000                    Interest Income 795                             ‐                           ‐                          Total Revenues 14,140                        25,000                     25,000                    Expenditures Transfers 4,721                          ‐                           ‐                          Total Expenditures 4,721                          ‐                           ‐                          Revenues Special Assessments 472,264                     477,499                   475,883                  Total Revenues 472,264                     477,499                   475,883                  Expenditures Operating 443,780                     457,286                   503,414                  Transfers 31,900                        31,900                     25,520                    Total Expenditures 475,680                     489,186                   528,934                  145 ‐ TIF Mandeville Farm Industrial 146 ‐ 170;181;182; 200 ‐250  ‐ Lighting Districts 143 ‐ TIF Midtown (N 7th Corridor) 144 ‐ TIF NE Urban Renewal District FUND Special Revenue Funds 52      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Police Court Fines 69,721                         65,000                      70,000                    Interest Income 5,921                           3,500                        3,500                      Total Revenues 75,642                         68,500                      73,500                    Expenditures Operating 32,588                         90,000                      90,000                    Total Expenditures 32,588                         90,000                      90,000                    Revenues Property Taxes 104,719                     108,490                   129,408                  Interest Income 202                              250                           250                         Total Revenues 104,921                     108,740                   129,658                  Expenditures Operating 104,703                     108,490                   129,408                  Total Expenditures 104,703                     108,490                   129,408                  Revenues Principal 126,008                     143,000                   175,000                  Penalty & Interest 353                              100                           ‐                          Donations/other 2,750                           25,250                      750                         Total Revenues 129,111                     168,350                   175,750                  Expenditures Operating 129,108                     168,350                   175,750                  Total Expenditures 129,108                     168,350                   175,750                  Revenues Interest Income 14                                10                              10                            Total Revenues 14                                10                              10                            Revenues Grants 82,260                        113,000                   107,240                  Other Revenue 2,230                          2,500                       2,500                      Transfers ‐                              ‐                           36,000                    Total Revenues 84,490                        115,500                   145,740                  Expenditures Personnel & Benefits 40,416                        34,386                     54,064                    Operating 42,772                        117,960                   141,345                  Total Expenditures 83,188                        152,346                   195,409                  174 ‐ Victim/Witness Advocate 175 ‐ Senior Transportation 178 ‐ Veteran's Treatment Court 176 ‐ BID Downtown Improv Dist 177 ‐ Neighborhood Association FUND Special Revenue Funds 53      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Interest Income 40,952                         11,000                      11,000                    Total Revenues 40,952                         11,000                      11,000                    Revenues Interest Income 1,067                           1,000                        1,000                      Donations 4,500                           3,000                        3,000                      Refunds & Reimbursements 600                              ‐                            ‐                          Total Revenues 6,167                           4,000                        4,000                      Expenditures Operating 6,898                           40,000                      10,000                    Total Expenditures 6,898                           40,000                      10,000                    Expenditures Operating 4,694                           ‐                            5,000                      Total Expenditures 4,694                           ‐                            5,000                      Revenues Interest Income 2,475                           1,500                        1,500                      Other Revenue 50                                ‐                            ‐                          Total Revenues 2,525                           1,500                        1,500                      Expenditures Operating ‐                               5,000                        5,000                      Total Expenditures ‐                               5,000                        5,000                      187 ‐ Fire Dept Equipment Revenues Property Taxes 416,794                     433,960                   517,632                  Interest Income 26,337                         2,500                        5,000                      Total Revenues 443,131                     436,460                   522,632                  Expenditures Operating 37,719                         ‐                            ‐                          Capital 547,735                     468,000                   427,500                  Transfers ‐                              600,000                   50,000                    Total Expenditures 585,454                     468,000                   477,500                  183 ‐ Fire Department Special Revenue 184 ‐ Parks Master Plan/Improvement Grants 186 ‐ Development Impacts 179 ‐ Disaster Relief (Hail Damage Events) FUND Special Revenue Funds 54      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  188 ‐ City/County Joint Drug Forfeiture Revenues Interest Income 1,894                          1,300                       1,300                      Total Revenues 1,894                          1,300                       1,300                      Revenues Charges for Services 33,035                        35,000                     35,000                    Total Revenues 33,035                        35,000                     35,000                    Expenditures Operating 36,282                        40,792                     35,048                    Total Expenditures 40,792                        40,792                     35,048                    Revenues Principal 2,159                          2,000                       2,000                      Interest 497                             600                          600                         Interest Income 92                               50                             50                            Total Revenues 2,748                          2,650                       2,650                      Revenues Principal 2,436                          40,000                     3,000                      Interest 456                             500                          500                         Interest Income 1,382                          950                          950                         Total Revenues 4,274                          41,450                     4,450                      195‐ Parks & Trails District Revenues Parks & Trails Assessment ‐                              ‐                           3,713,907              Other ‐                              ‐                           2,500                      Total Revenues ‐                              ‐                           3,716,407              Expenditures Personnel ‐                              ‐                           1,501,072              Operating ‐                              ‐                           1,918,102              Capital ‐                              ‐                           213,000                  Total Expenditures ‐                              ‐                           3,632,174              Revenues Grants ‐                              ‐                           96,611                    Total Revenues ‐                              ‐                           96,611                    Expenditures Personnel & Benefits ‐                              ‐                           42,557                    Operating ‐                              ‐                           54,090                    Total Expenditures ‐                              ‐                           96,647                    193 ‐ Street Maint ‐ Babcock SID 194 ‐ Street Maint ‐ Durston SID 189 ‐ Story Mansion Special Revenue 196 ‐ COOCLI Grant FUND Special Revenue Funds 55      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  199‐ Sports Park Revenues Other ‐                               51,000                      51,000                    Total Revenues ‐                               51,000                      51,000                    Expenditures Operating ‐                               51,000                      51,000                    Total Expenditures ‐                               51,000                      51,000                    Revenues Cash in Lieu of Parkland 177,287                      50,000                      50,000                    Interest Income 22,713                         4,500                        4,500                      Total Revenues 200,000                      54,500                      54,500                    Expenditures Operations ‐                               5,000                        5,000                      Capital 74,686                         ‐                            ‐                          Total Expenditures 74,686                         5,000                        5,000                      850 ‐ Cash in Lieu of Parkland FUND Special Revenue Funds 56     Debt Service Funds Debt Service Funds are used to account for the accumulation of resources for, and the payment of, general long‐ term debt principal and interest. General Obligation Bonds are backed by the full faith and credit of the City and are  payable from ad valorem property taxes. Except for refunding bonds issued to achieve savings, Bozeman voters  must approve general obligation debt prior to issuance. FY20 General Obligation bonds for the Bozeman Public  S afe t y Ce n ter we re  i ssu ed  wi t h  a fu l l b on d  p ayme n t  i n F Y 21. De bt  schedules  are  located  at  the  end  of  the  Activity/Division Section under the Non‐Departmental.       FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Interest Income 72,143                         15,000                      50,000                    Loan Interest 5,019                           3,700                        5,000                      Other ‐                               ‐                          Total Revenues 77,162                         18,700                      55,000                    Expenditures Operating 911                              Transfers ‐                              867,070                    1,313,160              Total Expenditures ‐                              867,070                    1,313,160              Revenues Property Taxes 276,584                     273,300                   275,400                  Total Revenues 276,584                     273,300                   275,400                  Expenditures Debt Service 276,400                     273,300                   275,400                  Total Expenditures 276,400                     273,300                   275,400                  Revenues Property Taxes 1,085,561                   1,076,788                1,076,463              Total Revenues 1,085,561                   1,076,788                1,076,463              Expenditures Debt Service 1,083,838                   1,076,788                1,076,463              Total Expenditures 1,083,838                   1,076,788                1,076,463              Revenues Transfers In 423,923                     418,898                   332,448                  Total Revenues 423,923                     418,898                   332,448                  Expenditures Debt Service 423,923                     418,898                   332,448                  Total Expenditures 423,923                     418,898                   332,448                  FUND Debt Service Funds 300 ‐ SID Revolving Fund 303 ‐ G.O. Refunding Series 2012 304 ‐ Bond S & I Parks & Open Space Bond 305 ‐ 2007 Downtown TIF Bonds 57      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Property Taxes ‐                               1,441,716                2,372,450              Proceeds Sales of GO Bonds ‐                               36,965,000              Transfers  ‐                               ‐                            ‐                          Total Revenues ‐                               38,406,716              2,372,450              Expenditures Debt Service ‐                               1,641,716                2,372,450              Transfers  ‐                               36,735,000              Total Expenditures ‐                               1,641,716                2,372,450              Revenues Special Assessments 429,395                     417,627                   376,127                  Penalty & Interest 88,957                         94,529                      96,881                    Interest Income 35,738                         13,045                      28,345                    Total Revenues 554,090                     525,201                   501,353                  Expenditures Debt Service 252,528                      1,000                        46,932                    Transfers ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 252,528                      1,000                        46,932                    Revenues Special Assessments ‐                               32,000                     125,796                  Total Revenues ‐                               32,000                     125,796                  Expenditures Debt Service ‐                               ‐                           125,796                  Total Expenditures ‐                               ‐                           125,796                  450‐ Ssports Park Foundation Turf Field Loan 310‐448‐ SID Funds FUND D ebt Service Funds 307 ‐ Bozeman Public Safety Center‐ GO  Bonds 58     Construction Funds C a p i t a l  P r o j e c t s  F u n d s  a c c o u n t  f o r  t h e  c o n s t r u c t i o n  o f  g e n e r a l  improvement  projects  financed  by  special  assessments  other  than  those  financed  by  proprietary  funds.  The  City’s  Capital  Improvement  Program  (CIP)  develops the Five‐Year CIP, manages the City’s annual budget process for funding citywide capital maintenance and  expansion  projects,  supports  strategic  capital  planning  and  programming  efforts  with  City  departments,  and  provides analysis for judicious financial decision making.    FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Interest Income 427,901                      ‐                           534,000                  Donations 89,122                         ‐                            ‐                          Refunds & Reimbursements 36,105                         ‐                            ‐                          Transfers 1,037,050                   38,044,733              2,087,807              Grants 186,670                      ‐                            ‐                          Other Funding 2,283,000                   ‐                            ‐                          Total Revenues 4,059,848                   38,044,733              2,621,807              Expenditures Operating 334,465                     280,000                    ‐                          Capital 7,213,794                   41,187,362              2,250,000              Transfers ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 7,548,259                   41,467,362              2,250,000              FUND Construction Funds 500‐566 ‐ Construction Funds 59     Enterprise Funds Enterprise Funds are used to account for efforts that are financed and operated in a manner similar to private  business enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs (expenses, including depreciation) of  providing goods or services to the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily through  user charges.  The following is a discussion of some of the major enterprise funds and ones with larger changes for  FY21, followed by all Enterprise Fund financials.    Water Fund‐ City property owners are, by and large, required to use the City’s Water treatment systems. The City  recently underwent a rate study that included water conservation rate examination, and drought rate and reserve  design. The Commission adopted rates for FY20 and FY21 in Resolution 5065. The rates were based on a rate study  adopted in August 2019. For FY21 the rates in all user classes increase with the exception of residential.  Then rates  will change based on user class:        With these changes, appropriate users classes will be charged based on their cost of service and the City will be able  to achieve and maintain appropriate revenue levels and reserves. Overall, the fund has maintained a healthy reserve  and improved, as well as maintained, the City’s water system.     ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000  10,000,000  12,000,000  14,000,000 Water Fund Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance 60       Wastewater Fund‐ City Property owners are, by and large, required to use the City’s Sewer treatment systems. The  Commission adopted rates for FY20 and FY21 in Resolution 5066. The rates were based on a rate study adopted in  August 2019. Rates vary by user class with all increases except residential:      With these changes, appropriate users classes will be charged based on their cost of service and the City will be able  to achieve and maintain appropriate revenue levels and reserves. Overall, the fund has maintained a healthy reserve  and improved as well as maintained the City’s sewer system. The fund balance needs growth as the infrastructure  is starting to age.        ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000  10,000,000  12,000,000 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Budget 2021 Recommended Wastewater Fund Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance 61     Stormwater Fund‐ The City’s Stormwater fund started in 2013 and had its current rate structure set in April 2015,  rates are based on impervious area, and existing infrastructure. The rate has not changed since the  2015 restructure. With inflation costs and growth, we are recommending a 4% rate increase. With  increasing the rate and with projected growth, the fund will be able to maintain a 45‐dayoperating  reserve and a depreciation reserves to be able to replace unexpected loss of equipment.      Solid Waste Fund ‐The City’s Solid Waste Fund accounts for the garbage and recycling service provided to citizens.  Revenues are comprised of solid waste and recycling fees. Expen ses are for personnel, operations and capital items.  Fund balance is sufficient for depreciation coverage and for an event, if we lose the use of a truck unexpectedly. A  rate study was adopted October 2019 and rates were adopted based on the study. Rates varied depending on user  class.        ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000 Storm Water Fund Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000 Solid Waste Fund Financial Trends Revenue Expenditures Fund Balance 62        FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Penatly & Interest 1,749                          ‐                            ‐                          State Shared 25,515                         1,500                        1,500                      Utility Charges 8,715,531                   10,455,076              10,952,476            Interest Income (1,639)                         160,000                   160,000                  Donations ‐ Contributed Capital 4,874,798                   ‐                            ‐                          Cash in Lieu‐Water Rights 413,536                      ‐                            ‐                          Miscellaneous Revenue 171,050                      50,000                      50,000                    Refunds & Reimbursements ‐                               5,000                      Rents & Royalties 38,567                         80,000                      80,000                    Other Financing Sources ‐                               1,200,000               600,000                  Total Revenues 14,239,107                 11,946,576              11,848,976            Expenditures Personnel & Benefits 3,203,117                   2,085,584                2,291,020              Operating 5,573,070                   4,634,920                4,790,600              Capital 971,834                      4,316,009                2,105,500              Debt Service ‐                               1,165,630                1,168,130              Total Expenditures 9,748,021                   12,202,143              10,355,250            Revenues Utilities & Enterprise 2,757,565                   1,883,070                1,925,831              Interest Income (344)                             5,000                        40,000                    Total Revenues 2,757,221                   1,888,070               1,965,831              Expenditures Operating 152,736                     ‐                           96,291                    Capital 279,399                     1,586,020               865,000                  Transfers ‐                              600,000                   600,000                  Total Expenditures 432,135                     2,186,020               1,561,291              FUND Enterprise Funds 600 ‐ Water Fund 610 ‐ Water Impact Fee 63      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  Revenues Penalties & Interest 23                               ‐                           ‐                          State Shared 36,704                         1,500                        35,000                    Utility & Enterprise 8,876,015                   9,559,623                10,248,430            Interest Income ‐                               91,238                      80,000                    Refunds & Reimbursements 29,035                         ‐                            ‐                          Contributed Capital 4,102,663                   ‐                            ‐                          Other Financing 1,007                           ‐                            ‐                          Total Revenues 13,045,447                 9,652,361                10,363,430            Expenditures Personnel & Benefits 1,987,336                   2,017,844                2,182,956              Operating 3,267,033                   4,069,269                4,225,485              Capital 1,502,439                   3,352,500                3,035,000              Debt Service ‐                               1,476,059                1,239,000              Transfers    ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 6,756,808                   10,915,672              10,682,441            Revenues Utility & Enterprise 1,810,489                   1,282,208                1,280,674              Loan Proceeds ‐                               7,985,000                5,200,000              Interest Income ‐                               20,000                      20,000                    Total Revenues 1,810,489                   9,287,208                6,500,674              Expenditures Operating 83,977                         ‐                           414,035                  Capital 127,634                      8,625,000               525,000                  Debt Service ‐                              ‐                           530,012                  Transfers ‐                              ‐                           39,405                    Total Expenditures 211,611                     8,625,000               1,508,452              630 ‐ Waste Water Impact Fee FUND Enterprise Funds 620 ‐ Waste Water Fund 64      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Penalty & Interest 234                              ‐                            ‐                          State Shared 24,471                         ‐                            ‐                          Recycling Revenue 446,931                     408,035                   578,133                  Utilities & Enterprise 3,479,192                   3,508,627                4,139,289              Interest Income 151                              6,995                        7,275                      Miscellaneous Revenue ‐                               ‐                            Refunds & Reimbursements 3,078                           ‐                            ‐                          Rents and Royalties ‐                               8,240                        8,571                      Roll‐Off Container Rental 14,778                         16,695                      17,363                    Total Revenues 3,968,835                   3,948,592                4,750,631              Expenditures Personnel & Benefits 1,463,392                   1,351,142                1,568,206              Operating 2,769,103                   2,312,942                3,007,687              Capital 736,637                     100,000                   368,000                  Transfers ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 4,969,132                   3,764,084                4,943,893              Revenues Interest 2,914                           ‐                            2,000                      Transfers 368,084                     250,000                   310,000                  Total Revenues 370,998                     250,000                   312,000                  Expenditures Operations 303,372                     250,000                   310,000                  Capital 61,417                        61,417                     ‐                          Total Expenditures 364,789                     311,417                   310,000                  Revenues Licenses and Permits 612,118                     414,000                   532,500                  Charges for Services 64,308                        50,000                     30,000                    Fines and Forfeitures 281,954                     300,000                   408,000                  Interest Income ‐                              5,000                       5,000                      Loan Interest 762                             840                          840                         Miscellaneous Revenue 18,401                        ‐                           ‐                          Rents & Receivables 1,837                          1,500                       1,500                      Transfers from other Funds 250,000                     250,000                   170,000                  Total Revenues 1,229,380                  1,021,340               1,147,840              Expenditures Personnel & Benefits 389,115                     353,362                   449,382                  Operating 744,665                     393,978                   464,082                  Capital 159,336                     112,031                   315,000                  Total Expenditures 1,293,116                  859,371                   1,228,464              640 ‐ Solid Waste Fund 641 ‐ Landfill Post Closure and Monitoring Costs 650 ‐ Parking Fund FUND Enterprise Funds 65      FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues State Shared 8,299                           ‐                            ‐                          Utilities & Enterprise 1,325,150                   1,317,688                1,497,228              Interest Income ‐                               5,500                        6,000                      Contributed Capital 685,144                      ‐                            ‐                          Transfers from other Funds 140,000                      75,000                     100,000                  Total Revenues 2,158,593                   1,398,188                1,603,228              Expenditures Personnel & Benefits 548,094                     408,583                   640,866                  Opeartions 286,662                     240,373                   317,907                  Capital 889,821                     635,000                   700,000                  Debt Service 194,068                     160,346                   194,735                  Transfers     ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 1,918,645                   1,444,302                1,853,508              670 ‐ Storm Water Fund FUND Enterprise Funds 66     Internal Service Funds Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services provided by one department to  other departments on a cost‐reimbursement basis.  The City has three Internal Services, and fund 750‐ Public Works  Administration was new in FY19 to allocate the Public Works Administration, GIS, and Engineering to the enterprise  funds. Fund 710 ‐ Vehicle Maintenance accounts for the maintenance and repair of vehicles used in operation of  City services. Medical Health Insurance Fund 720 Accounts for insurance premiums received from the various City  employees and retirees, and the related costs of health and dental premiums paid to the City’s insurance provider.   FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues General Government 1,360,558                   1,389,462                1,414,978              Interest Income ‐                               250                           250                         Refunds & Reimbursements 1,418                           500                           500                         Total Revenues 1,361,976                   1,390,212                1,415,728              Expenditures Personnel & Benefits 507,716                     541,468                   588,729                  Operating 991,537                     846,332                   855,907                  Capital ‐                               ‐                            ‐                          Total Expenditures 1,499,253                   1,387,800                1,444,636              720 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Public Welfare 4,950,836                   5,044,794                5,044,794              Refunds & Reimbursements 12,393                         ‐                            ‐                          Transfers In ‐                               ‐                            ‐                          Total Revenues 4,963,229                   5,044,794                5,044,794              Expenditures Operating 4,963,229                   5,044,794                5,044,794              Total Expenditures 4,963,229                   5,044,794                5,044,794              Revenues General Government 2,683,979                   2,945,060                3,641,274              Transfers ‐                              105,458                    ‐                          Total Revenues 2,683,979                   3,050,518                3,641,274              Expenditures Personnel & Benefits 1,741,200                  2,089,248               2,460,379              Operating 571,548                     780,812                   1,057,280              Capital 32,649                        75,000                     277,671                  Debt Service 7,117                          7,200                      Total Expenditures 2,345,397                  2,945,060               3,802,530              FUND Internal Service Funds 710 ‐ Vehicle Maintenance 750 ‐ Public Works Administration 67     Permanent Funds Perpetual Cemetery Care Fund 800 accounts for the maintenance fee received from the sale of City cemetery lots,  which is to be used for perpetual care. Beginning in FY19, 35% of all revenue is recorded in to the fund.  The fund  balance has seen healthy growth over the last five years and is estimated to be just under $1.6 million by the end  of FY21.         FY19 Actual   FY20 Budget   FY21  Recommended  Revenues Public Welfare 177,287                     80,000                     90,500                    Interest Income 22,713                        10,000                     10,000                    Total Revenues 200,000                     90,000                     100,500                  800 ‐ Cemetery Perpetual Care Permanent Funds FUND 68 Activity/Department Details    69 70     Activity/Division Detail As stated in the Budget Summary, the budget is separated by activity. Within those activities are the divisions. See  below the Activities and the corresponding divisions.        Activity General  Government City Commission City Manager Municipal Court City Attorney Finance Human  Resources Information  Technology Community  Development Facility  Management Public Safety Police Fire Building  Inspection Parking Public Service Public Works  Admin Streets Storm water Water Water  Reclamation   Facility Solid Waste  Collection &  Recycling Vehicle  Maintenance Public Welfare Parks and  Recreation Library Economic  Development Other Non‐ Departmental Debt Service Special  Improvement  District 71     The divisions are part of larger Departments. The following table lists the Department and corresponding divisions  with  their  activity  shown  with  the  corresponding  color  to  the  chart  on  the  previous  page.          Departments Municipal Court City Commission City Manager City Attorney Finance Human  Resources Information  Technology Community  Development Building  Inspection Affordable  Housing Strategic  Services GIS/Asset  Management Facility  Management SustainabilityPolice Fire Public Works  Admin City Engineer Streets Storm water Water Water Reclamation  Facility Solid Waste Collection & Recycling Vehicle  Maintenance Parks and  Recreation Forestry Recreation Parks Cemetery Library Economic  Development Parking Neighborhoods 72     Performance Measures The City of Bozeman relies on a variety of data to help inform decisions across the organization.  Vision Statement  7 for a High Performance Organization in the City’s states the purpose of “utilizing key performance and cost  measures to monitor, track, and improve the planning and delivery of City programs and services, and promote  greater accountability, effectiveness and efficiency” (Strategy 7.4 – Performance Metrics). Three major focus areas  of Performance Measures are utilized to manage community and employee expectations about the City’s capacity  to deliver services.  Many systems are currently in place to collect and visualize a  w i d e  r a n g e  o f  d a t a  i n t e r n a l  t o  t h e  o r g a n i z a t i o n .     Sophisticated  tools  such  as Computerized  Maintenance  Management  Systems  (CMMS)  provide  detailed  cost  information, including time, materials, and equipment in an  effort to improve efficiencies throughout operations such as  Public Works.   Specific  Performance  Measures  are  updated  annually  to  compliment  the  budget.    These  measures  help  communicate trends and justify additional resources needed to m aintain an acceptable level of serivce.  Most charts  include a “target” or “standard”, describing the overall goal or instustry norm, respectively.  Extensive effort is made each year to identify relevant metrics to support decisions throughout the City’s budget  process.  At least three years of data is used to demonstrate trends in order to provide valuable context as it relates  to an overall increase or decrease over time.  Current fiscal year “Approved” figures represent previously adopted  estimates, while future fiscal year “Recommended” figures represent estimates based on projected changes for the  upcoming budget cycle.   Estimates  for  Fiscal  Year  2021  (FY21)  were  established  prior  to  the  COVID‐19  pandemic.   Changes in both FY20 & FY21 projections are likely to be experienced across all Divisions.   Measures that are at risk include a graphical footnote as a placeholder while a thorough effort  is made over the coming year to analyze any impact.  Budget metrics improve confidence in municipal management, ensuring that limited resources are focused on the  most pressing issues, including againg infrastructure and new growth.  Plans  for  additional  qualitative  measures  will  be  implemented in FY21 through a broad community survey.   Information  collected through  customer satisfaction and  citizen surveys will be used to provide valuable perspective  complimentary  to  the  quantitative  measures  described  above.    Overall, Performance Measures are critical to maximizing the efficiency and effectiveness of local government.   Timely and relevant metrics at all levels provide a framework for improved decision making, while resulting in a  better understanding of the value of services provided throughout the community.    73 74       General Government 75 General Government City Commission- The City Commission is the legislative body of city government comprised of a mayor and four  commissioners. Responsibilities of the Commission include: establishment of policies governing the operation of the  City and appointment of members to citizen advisory boards and commissions.   City Manager – The role of the City Manager is to operate  at the will of the City Commission with a focus on policy,  long range planning, and strategy. The purpose of the City  Manager’s  office  is  the  administration  of  the  City  operations and is to provide overall leadership, direction,  coordination, and support for the City’s activities.   City Clerk (City Manager)‐ The City Clerk’s Office is  dedicated to preparing the proceedings of the City  Commission and preserving the City records, along with  enhancing the ability of the citizenry to participate in  local government.  Neighborhoods (Economic Development) - The  Neighborhoods Program creates systems for communication and engagement with Bozeman neighbors.    City Attorney - The City Attorney is the legal advisor and primary attorney for the city and as such is responsible for  protecting the legal interests of the city and directing the legal operations of the city.  The City Attorney and legal  department staff: represent the city before all courts, administrative agencies, and all city legal proceedings.   Finance - The Finance Department is charged with the overall Finance, Accounting and Treasury administration of the  City.    The  Department  is  comprised  of  three  divisions:  Administration,  Accounting,  and  Treasury.    The  Finance  Department provides support to other departments for all financial matters.   Facilities Management (Strategic Services) - Facilities  Management  is  responsible  for  coordinating  remodeling,  renovations, and new construction projects. Contracted services include activities such as: janitorial services; snow  removal; lawn care; and building systems ventilation, mechanical controls, and building generators.   Information Technology - The Information Technology Department purpose is to manage and operate the City’s  enterprise applications, hardware, and networking services.  The division provides technology services, support to all  departments across the city, and maintains daily operations of the data centers.  Human Resources - The Human Resources Department’s purpose is to support City  functions by ensuring the capability and stability of the workforce. The department  supports  management  and  employees  with  current  lawful  information,  sound  recruitment practices, and benefits, protecting the employment rights of the City  and its employees.    Planning (Community Development) ‐ Plans for the growth and development of  the City of Bozeman. Responsible for Long Range Planning, Development Review,  Historic Preservation, Impact Fees, Affordable Housing and serving related Advisory  Boards and Commissions.  Municipal Court- Municipal Court accounts for costs associated with the judicial  branch  of  City  government.  The  Municipal  Court  hears  cases  involving  city  ordinances,  misdemeanor  cases  defined  by  state  criminal  codes, may  conduct  (preliminary hearings) in felony cases, and Orders of Protection.  76     City Commission  Major Objectives:  Work closely with the administration and other  government officials to lobby for state legislation  beneficial to cities.   Improve public facilities and the quality of  services delivered to the public in order to meet  the needs of the citizenry.    Ensure  that  all  decisions  are  protective  of  the  health, safety and general welfare of the citizens  of this community.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making 1% of the funds  expenses      FY20 Strategic Plan  Set FY20 Strategic Priorities  o Community Outreach  o Affordable Housing  o Planning & Land Use Initiatives  o Annexation Analysis & Study  o Parks Maintenance District  FY21 Strategic Plan  Set FY21 Strategic Priorities  o Community Outreach  o Affordable Housing  o Planning & Land Use Initiatives  o Annexation Analysis & Study  o Parks Maintenance District  o Climate Action  o Property Tax Relief and Fairness        Commission 1% General Fund 77 FY21 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   Operating budget lower due to FY20 having the one‐time technology for the Commission room  Capital   Portion of Laserfishe upgrade  Department Fund  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY COMMISSION 010‐ General                287,466               295,877               270,068 ‐8.7% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY COMMISSION Salaries & Benefits                143,088               158,882               163,189 2.7% CITY COMMISSION Operating                  62,765               135,950                 81,500 ‐40.1% CITY COMMISSION Capital                  80,360                          ‐                  24,334 100.0% CITY COMMISSION Debt Service                     1,253                   1,045                    1,045 0.0% CITY COMMISSION Transfers                           ‐                           ‐   0.0% TOTALS                287,466               295,877               270,068 ‐8.7% Department Division   FY19 Actual   FY19 Budget   FY21 Approved  % Change CITY COMMISSION 1110‐ City Commission                287,466               295,877               270,068 ‐8.7% Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 61% Operating 30% Capital 9% Debt Service 0% Transfers 0% 78     City Manager  Major Objectives: The City Manager’s office is support of the Mission,  Values, and Goals of the City and to implement the  City’s Strategic Plan.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 4% of the  fund’s expenditures.    FY20 Accomplishments  Design  and  Construction  Management  of  Bozeman  Public  Safety  Center;  received  3CMA  Award of Excellence for BPSC education effort   Recruitment  of  new  City  Manager  including  Interim City Manager   Passage of the Communications Plan    FY20 Strategic Plan There were many accomplishments across the  organization.     Performance Measures The City Manager’s office facilitates public education  for ballot measures including BPSC and P&TD.  The City Manager’s office provides all employees  with timely meetings to update on important topics  impacting the City.    FY21 Strategic Plan The City Manager is charged with implementing the  plan. There is a focus on the seven priorities and the  other projects selected by the Commission. Within  the City Manager’s Office there is a focus on:   A high performing organization that utilizes best  practices to anticipate future needs, and engages  the community for continuous improvement City  Manager 3% General Fund 79 FY21 Budget   Personnel  No FTE Changes  Operating   Lobbyist for upcoming legislative session.  Capital   None  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY MANAGER 010‐ General           1,024,196               951,156              949,774 ‐0.1% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY MANAGER Salaries & Benefits              779,318               814,010              790,550 ‐2.9% CITY MANAGER Operating              243,625               137,146              159,224 16.1% CITY MANAGER Capital                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% CITY MANAGER Debt Service                   1,253                          ‐                            ‐   0.0% CITY MANAGER Transfers                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% TOTALS           1,024,196               951,156              949,774  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY MANAGER 1210‐ City Administration           1,024,196               951,156              949,774 ‐0.1% TOTALS           1,024,196  951,156                            949,774  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 83% Operating 17% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 80     City Clerk (City Manager’s Office)  Major Objectives:  Support the  City Commission by preparing the  proceedings  and  managing  the  public  meeting  process.   Preserve  the  City’s  records  and  manage  organization,  accuracy,  accessibility,  and  completeness.   Coordinate  the  City’s  many  citizen  advisory  boards, commissions, and committees.   Perform  centralized  administrative  tasks  including  bid/RFP/RFP  management,  records  requests,  public  noticing,  public  comment,  codification,  election  coordination,  ethics  and  financial disclosure tracking, grant approvals, etc.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up less than 1%  of the fund’s expenditures.  FY20 Accomplishments Procedural improvements:   Online public notices   Alcohol licensing cheat‐sheet   Resolution/Ordinance title consistency   Board/commission/committee accuracy and  consistency  FY20 Strategic Plan Strategic Plan ‐ 1.1 Outreach  b.)  Dramatically  increase transparency  and  create  access to all city documents    Performance Measures ***Performance measures will be refined in FY21 to  match systems necessary to collect data   Process 100% of applicable documents for public  access in the Laserfiche document management  system.     Track disposition across city departments, with a  long‐term goal of significantly increased disposal,  document and disposition transparency through  a formalized process, and increased facility space.    FY21 Strategic Plan Strategic Plan ‐ 1.1 Outreach  b.)  Dramatically  increase transparency  and  create  access to all city documents  Strategic Plan – 1.2 Community Engagement  a.) Enhance City Committees and Advisory Boards  c.)  Create  a  Standard  Boards  and  Commission  Onboarding and Education Process    City Clerk 1% General Fund 4,615 4,558 4,079 4,600 5,000  0 2,000 4,000 6,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Documents Processed for Public Access *Source = Laserfiche 81 FY21 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   No major changes  Capital   None    Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY CLERK 010‐ General              225,900               259,175              256,881 ‐0.9% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY CLERK Salaries & Benefits              155,274               159,355              160,661 0.8% CITY CLERK Operating                69,373                 98,775                95,175 ‐3.6% CITY CLERK Capital                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% CITY CLERK Debt Service                   1,253                    1,045                   1,045 0.0% CITY CLERK Transfers                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS              225,900               259,175              256,881  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY MANAGER 1220‐City Clerk              225,900               259,175              256,881 ‐0.9% TOTALS              225,900  259,175                            256,881  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 63% Operating 37% Capital 0% Debt Service 0% 82     Neighborhoods   (Economic Development)  Major Objectives:  Advance  engagement  opportunities  and  communication  with  Bozeman  neighbors,  MSU  and students.   Support  neighbors  by  managing  outreach  systems that target underserved areas.     Strengthen collaborations and partnerships with  MSU, students, public agencies and community  stakeholders.    Budget Allocation Funded by the General Fund, making up less than 1%  of the fund’s expenditures.    FY20Accomplishments  Advance  engagement  opportunities  and  communication  with  Bozeman  neighbors,  MSU  and students.   Support  neighbors  by  managing  outreach  systems that target underserved areas.     Strengthen collaborations and partnerships with  MSU, students, public agencies and community  stakeholders.    FY20 Strategic Plans  1.2  Community  Engagement  –  Broaden  and  deepen  engagement  of  the  community  in  city  government,  innovating methods  for  inviting  input from the community and stakeholders.    1.3  Public  Agencies  Collaboration  –  Foster  successful  collaboration  with  other  public  agencies and  build on  these  successes.  (1.3c  Enhance our relationship with MSU)  Performance Measures ***Performance measures will be refined in FY21 to  match systems necessary to collect data   Monitor program activity both inside and outside  of  formal  neighborhood  boundaries  to  demonstrate  the  reach  of  community  engagement.     Track partnerships with community stakeholders  to  better  understand  the  impact  we  can  have  when working together.     Quantify  public  engagement  meetings,  events,  and communication throughout City projects to  show the value of the services we provide and the  value that we place on community input.    FY21 Strategic Plan  1.2b Community Engagement Plan – Develop a  plan to increase community engagement in city  decision‐making processes  o Advance engagement opportunities and  communication  with  Bozeman  neighbors, MSU and students.  o Support neighbors by managing outreach  systems that target underserved areas.    o Strengthen  collaborations  and  partnerships with MSU, students, public  agencies and community stakeholders.     1.3c Enhance our relationship with MSU  o EPIC‐N ‐ 4‐6 collaborative courses in FY21  o Assist with Off Campus Living Program  Neighborhoods 0% General Fund 83 FY21 Budget   Personnel  No FTE changes  Operating   No major changes  Capital   None  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change NEIGHBORHOODS 010‐ General                86,935               102,462              103,466 1.0% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change NEIGHBORHOODS Salaries & Benefits                70,284                 72,442                73,446 1.4% NEIGHBORHOODS Operating                16,651                 30,020                30,020 0.0% NEIGHBORHOODS Capital                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% NEIGHBORHOODS Debt Service                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% NEIGHBORHOODS Transfers                         ‐                             ‐                            ‐   0.0% TOTALS                86,935               102,462              103,466  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change Economic  Development 1260‐ Neighborhood                86,935               102,462              103,466 1.0% TOTALS                86,935  102,462                            103,466  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 71% Operating 29% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 84     City Attorney  Major Objectives:  To  be  a  critical  part  of  the  City’s  leadership  through integration with department directors,  HPO members, the City Commission, and other  city agencies.    To enforce  state  laws  and  city  ordinances  pertaining to misdemeanor offenses within the  city and to prosecute criminal cases in a timely  and efficient manner.   To direct the legal operations of the city and serve  as the city's legal counsel.   Budget Allocation Funded mainly from the General Fund, making up 4%  of the fund’s expenditures  The Department oversees the programming for the  special  revenue  fund  174Victim/Witness  advocate.  Total funding breakdown:     FY20 Accomplishments  Continuing  to  build  our  team  through  professional  development,  training,  and  coordination.    Continued  effective  integration  into  all  City  departments as demonstrated by a significant list  of accomplishments    Increase  in  efficiency  and  effectiveness  of  the  prosecution team FY20 Strategic Plans The City Attorney’s Office plays a role in the majority  of strategic plan items especially, of the top seven,  the following:    Affordable Housing    Planning and Land Use   Annexation Analysis    Parks & Trails District  Performance Measures FY21 Strategic Plan Resources are needed to participate in all aspects of  strategic plan implementation. City  Attorney 4% General Fund 010‐ General  Fund 94% 174‐ Victim  Witness  Advocate 6% 85 FY21 Budget   Personnel  No changes in personnel, there was already an FTE added last year funded with different funds but is now in the  General fund with our new administrative cost allocation we are able to recoup cost from other funds better.   Operating   No major changes  Capital   Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY ATTORNEY 010‐ General Fund            1,223,019         1,315,436           1,524,785  15.9% CITY ATTORNEY 174‐ Victim Witness Advocate                 32,588               90,000                 90,000 0.0% TOTALS            1,255,607         1,405,436           1,614,785  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY ATTORNEY Salaries & Benefits            1,120,240         1,168,786           1,355,085 15.9% CITY ATTORNEY Operating               135,367             236,650              237,700 0.4% CITY ATTORNEY Capital                          ‐                          ‐                  22,000 0.0% CITY ATTORNEY Debt Service                          ‐                          ‐                            ‐   0.0% CITY ATTORNEY Transfers                          ‐                          ‐                            ‐   0.0% TOTALS            1,255,607         1,405,436           1,614,785  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CITY ATTORNEY 1410‐ City Attorney            1,221,101         1,309,436           1,518,785 16.0% CITY ATTORNEY 1460‐ Criminal Prosecution ‐  General                       125                 1,000                   1,000 0.0% CITY ATTORNEY 1462‐ Criminal Prosecution ‐  Victim/Witness                 34,381               95,000                 95,000 0.0% TOTALS            1,255,607         1,405,436           1,614,785  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount 0 VIRTUAL SERVER TO RUN EDISCOVERY      12,000  0 NEW PRINTER      10,000  Salaries &  Benefits 84% Operating 15% Capital 1% Debt Service 0% Transfers 0% 86     Finance  Major Objectives:  To assure efficient and effective management of  the  public's  resources  by  providing  quality  financial  services  and  safeguarding  the  City’s  Assets   To manage and account for the City's finances in  accordance with Generally Accepted Accounting  Principles,  as  set  forth  by  the  Governmental  Accounting  Standards  Board  and  prepare  a  Comprehensive Annual Financial Report.   To prepare a comprehensive budget on an annual  basis that encompasses all funds of the City.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 3% of the  fund’s expenditures.    FY20 Accomplishments  Government Finance Officers Association Awards  for the Comprehensive Annual Financial Report  and Budget Book   R a t e  a n d  f e e  s t u d i e s  i n  f o r  R e c r e a t i o n  a n d   Solidwaste    Bozeman Public Safety Center Bond Offering and  receiving a bond rating upgrade to Aa1  FY20 Strategic Plans The Finance Department supports the strategic plan  efforts across the organization and focused internally  on:   We worked towards item 7.1 b ‐Create a Culture  of Innovation through lean practices   7.3  C  Improve  Departmental  Collaboration  t h r o u g h  c r o s s  f u n c t i o n a l  t e a m s  a n d  i n  o u r   internal support role   7.5 Funding and Delivery of City Services ‐ Use  equitable and sustainable sources of funding for  appropriate City services, and deliver them in a  lean and efficient manner  Performance Measures  Receive Awards for financial reporting; FY18  Comprehensive  Annual  Financial  Report  received  Government  Finance  Officer  Association’s  certificate  in  Achieving  Excellence in financial reporting and the FY20  Budget received their Distinguished Budget  Award.    Through lean process eliminate waste, and  strive for efficiency while remaining effective.  2019 saw 1,200 hard cost savings per year  and 768 hours of staff time per year. 2020 is  off to a good start already saving 300 FTE  hours through process efficiency.    FY21 Strategic Plan The Finance Department supports the strategic plan  efforts  across  the  organization  and  will  focus  internally on:   7.1 b ‐Create a Culture of Innovation   7.3  C  Improve  Departmental  Collaboration  t h r o u g h  c r o s s  f u n c t i o n a l  t e a m s  a n d  i n  o u r   internal support role   7.5 Funding and Delivery of City Services ‐ Use  equitable and sustainable sources of funding for  appropriate City services, and deliver them in a  lean and efficient manner  Finance 3% General Fund  ‐  50,000  100,000  150,000  200,000 FY18 FY19 FY19 FY20 FY21 Utility Bills Issued and Invoicess  Processed Treasury: Utility Bills Issued & Processed Accounting:  Invoices Processed 87 FY21 Budget     Personnel  No FTE changes in regards to the General fund. Utility billing staff is budgeted under fund 750‐ PW Admin fund  along with a new FTE for FY21 a Budget Analyst with a focus Public Works.   Operating   No major changes  Capital     Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FINANCE 010‐ General Fund        1,005,186         1,001,680                975,759  ‐2.6% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FINANCE DEPARTMENT Salaries & Benefits           789,200            805,392                752,367 ‐6.6% FINANCE DEPARTMENT Operating           215,186            196,288                195,362 ‐0.5% FINANCE DEPARTMENT Capital                   800                        ‐                   28,030 0.0% FINANCE DEPARTMENT Debt Service                       ‐                          ‐                             ‐   0.0% FINANCE DEPARTMENT Transfers                       ‐                          ‐                             ‐   0.0% TOTALS        1,005,186         1,001,680                975,759  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FINANCE DEPARTMENT 1510‐ Finance Administration           281,877            281,303                233,893 ‐16.9% FINANCE DEPARTMENT 1520‐ Accounting           463,501            457,303                476,657 4.2% FINANCE DEPARTMENT 1530‐ Treasury           259,808            263,074                265,209 0.8% TOTALS        1,005,186  1,001,680                      975,759  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project # Project Name Amount GF347 ANALYTICSNOW      28,030  Salaries &  Benefits 77% Operating 20% Capital 3%Debt Service 0% Transfers 0% 88 Facilities (Strategic Services)  Major Objectives:  Provide  a  safe,  comfortable,  and  professional  working environment in all city facilities.   Maintain all buildings and related equipment in  good working condition in a proactive manner  that will help extend useful life.   Maintain  a  proactive  approach  for  long‐term  facility planning and project scheduling in order  t o  a v o i d  c o s t l y  p r o b l e m s  o f  d e f e r r e d   maintenance.   Implement  building  design,  maintenance,  and  operational practices resulting in energy saving  measures.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 5% of the  fund’s expenditures.      FY20 Accomplishments  Bozeman  Public  Safety  Center  –  Working  with  architect’s, Contractor, Consultants, Clients, and  Vendors in the overall design.   Professional  Building  Renovation  –  Managing  overall day to day activities with regard to move  coordination,  move  activities,  and  construction  activities.      Bogert  Pavilion  Renovation  –  Working  with  contractors  on  the  budget,  design  and  winterization activities.  FY20 Strategic Plans 3.1.a Bozeman Public Safety Center   Participated in all phases of the project design  7.3.c Improve Departmental Collaboration   Stiff  Building  –  Twelve  Divisions  within  Six  D e p a r t m e n t  I m p a c t e d ,  C e n t r a l i z e d  C u s t o m e r   Service   Public Safety Center – Collaboration with Police,  Fire, Municipal Courts, Victim Services, Legal, and  IT Departments  7.4.c Performance Measures   Data  is  being  collected  within  the  structure  of  Cityworks process  Performance Measures  Establish a Facility Condition Index (FCI) for  all City owned buildings to help prioritize  current and future needs.   ***Efforts in FY21 will establish necessary  benchmarks, including future project needs    FY21 Strategic Plan 3.1.a Bozeman Public Safety Center  Complete  design  phases  moving  into  construction  phase   6.3.d Climate Change Adaptation and Mitigation    LED Retrofits  Solar PV (Site analysis)  EV Charging Stations (Site analysis)  Air Filtration  7.3.cImprove Departmental Collaboration  Preventative Maintenance between Parks & Facilities  Library Expansion Planning  Facilities 5% General Fund 22.3%27.0%30.0% 0% 20% 40% 60% FY19 Actual FY20 Approved FY21 Recommended Percent of Work That is Preventative  Maintenance *Source = Cityworks Target = 40% 2.4 3.0 4.0 0 1 2 3 4 5 FY19 Actual FY20 Approved FY21 Recommended Service Request Median Response Time Target < 24 hours *Source = Cityworks 89 FY21 Budget   Personnel  Project Coordinator added  Operating   Slight Increase in service costs   Capital  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT 010‐ General Fund         1,293,395      1,572,966          1,808,708 15.0% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT Salaries & Benefits             332,299          356,169              445,648 25.1% FACILITIES MANAGEMENT Operating             920,156      1,183,297          1,213,060 2.5% FACILITIES MANAGEMENT Capital               40,940            33,500              150,000 347.8% FACILITIES MANAGEMENT Debt Service 0.0% FACILITIES MANAGEMENT Transfers                     ‐                            ‐   0.0% TOTALS         1,293,395      1,572,966          1,808,708  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FACILITIES MANAGEMENT 1810‐ City Hall             454,077          558,589              621,299 11.2% FACILITIES MANAGEMENT 1820‐ Fire Station #1               40,547            53,189                61,381 15.4% FACILITIES MANAGEMENT 1830‐ Shop Complex               84,627          109,190              115,267 5.6% FACILITIES MANAGEMENT 1840‐ Professional Building             244,403          292,825              429,203 46.6% FACILITIES MANAGEMENT 1850‐ Senior Center               87,740            83,465                89,390 7.1% FACILITIES MANAGEMENT 1860‐ Library             320,948          383,489              390,994 2.0% FACILITIES MANAGEMENT 1870‐ Fire Station #2               15,765            22,945                29,131 27.0% FACILITIES MANAGEMENT 1880‐ Fire Station #3               45,288            69,274                68,716 ‐0.8% FACILITIES MANAGEMENT 1890‐ Vehicle Mtc Facility                        ‐                        ‐                    3,327 100.0% TOTALS         1,293,395  1,572,966     1,808,708          Department Budget by Fund Department Budget by Category                                                                             Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 25% Operating 67% Capital 8% Transfers 0%Project #Project Name Amount GF001 ELEVATOR REPLACEMENT‐ STIFF   125,000  GF324  NEW DEPARTMENT VEHICLE        25,000  90     Information  Technology  Major Objectives:  Support  all  technology  related  hardware/software for the city.   M a i n t a i n  a n t i v i r u s  a n d  o t h e r  s e c u r i t y  r e l a t e d   components to keep City data safe.   Design  and  support  systems  that  provide  continuity of operations in the event of a system  failure.   Support Strategic plan objectives as they pertain  to City Technology and communications.  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 4% of the  fund’s expenditures.      FY20 Accomplishments  Moved from 86% to 92% on ADA compliance for  the website.  Quality Assurance from 87% to 95%.   New AV system for Commission Room   New  SQL  Server  2017  Cluster  created  and  database migrations started.  FY20 Strategic Plans Department involved in 16 items   Push Notifications‐1.1a‐All but texting completed   PD and FD Technology‐3.1d‐Deployed fire and PD  tablets   Public  Safety  Center‐3.1a‐Meetings  to  discuss  technology needs  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  Increased  Community  Engagement  in  City  Decision Making‐1.2b  o Assist  with  choice  and  deployment  of  engagement toolset   Library Expansion Planning‐5.1a   $3,000  o Working with BSD7 Tech to connect new  High  School  Library  branch  to  City  Network.   Systems Integrations‐7.3b  o Avolve and Eplan review Upgrades and  ties to Central Square and City Works  IT 4% General Fund 62.5 64.0 66.6 69.1 61.3 55 60 65 70 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of City Staff per Full Time Employee *Source = NeoGov  Standard = 60 City Staff / IT FTE 97% 100%100% 95% 96% 97% 98% 99% 100% FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Deployments Completed Standard = 100% *Source = IT Documentation 0 5 10 15 Emergency High Normal Low Ticket Resolution (FY20 Q1/Q2) *Source = Lansweeper Average Days for Resolution Benchmark in Days 91 FY21 Budget   Personnel  No FTE change  Operating   Increase due to software maintenance contracts  Capital  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY 010‐ General Fund            1,078,941         1,336,193             1,526,921 14.3% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY Salaries & Benefits               644,715           740,212                850,565 14.9% INFORMATION TECHNOLOGY Operating               351,079           418,981                478,356 14.2% INFORMATION TECHNOLOGY Capital                 83,147            177,000                198,000 11.9% INFORMATION TECHNOLOGY Debt Service                          ‐                        ‐                             ‐   0.0% INFORMATION TECHNOLOGY Transfers                          ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS            1,078,941         1,336,193             1,526,921  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change INFORMATION TECHNOLOGY 1910‐ Information Technology            1,078,941         1,336,193             1,526,921 14.3% TOTALS            1,078,941  1,336,193                  1,526,921  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount GF062  PERSONAL COMPUTER (PC) RE      65,000  GF080  CITY‐WIDE SWITCHES&ROUTRS      50,000  GF265  SERVER REPLACEMENT GF         48,000  GF289  SERVER FARM SOFTWARE UPGRADES      35,000  Salaries &  Benefits 56% Operating 31% Capital 13% Debt Service 0% Transfers 0% 92     Human Resources  Major Objectives:  Process the City’s payroll and process all related  payment and tax filings   Manage the City’s employee benefits   Monitor  compliance  with  labor  contracts,  employee handbook, laws, rules, and regulations   Support Strategic Plan objectives as they pertain  to the City’s workforce  Budget Allocation Funded by the General Fund, making up 2% of the  fund’s expenditures.      FY20 Accomplishments  Successfully  implemented  NEOGOV  applicant  tracking   Hired Training Specialist   Implemented new hire orientation program  FY20 Strategic Plans  7.2a  Be  a  “Best  in  Class”  Employer  We  are  e n g a g i n g  i n  p a y  s t u d i e s  f o r  n o n ‐ r e p  a n d  o p e n   contracts  to  determine  market  pay  for  our  positions.    7 . 2 b  D e v e l o p  a n d  I m p l e m e n t  a n  I n n o v a t i v e   Onboarding Program for New Employees – We  developed an orientation program for new hires  to welcome them to employment with the City.   7.3d Set Diversity Goals – In the past year, we  have  improved  our  diversity  in  positions  traditionally held by males in the Public Safety  and Public Works.  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  7.2a‐  Increase  training  budget  to  assist  with  achieving “Best in Class” Employer status through  professional  development  offered  through  training and development tracking   7.2d‐  Maintain  diversity  advertisement  budget  for focused effort on achieving diversity goals.   7.2a‐ Continue to refine and strengthen new hire  orientation program to assure the City will remain  a “Best in Class Employer”   HR 2% General Fund 0.14 0.12 0.13 0.13 0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Selection Ratio *Source = Internal Data/NeoGov Target = 0.15 0.18 0.35 0.33 0.33 0 0.1 0.2 0.3 0.4 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Turnover Rate *Source = Internal Data Target = 0.35 0.90 0.94 0.94 1.09 1.02 0.5 0.7 0.9 1.1 1.3 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Work Comp Modification Factor *Source = MMIA Target = 1.0 93 FY21 Budget   Personnel  No FTE change  Operating   Increase is mainly due to new software licenses, one being a learning management system to aid in strategic plan  vision statement 7  Capital  None   Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change HUMAN RESOURCES 010‐ General Fund                441,345             568,710             616,143 8.3% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change HUMAN RESOURCES Salaries & Benefits                327,040             467,510             476,144 1.8% HUMAN RESOURCES Operating                114,305             101,200             139,999 38.3% HUMAN RESOURCES Capital                           ‐                            ‐   0.0% HUMAN RESOURCES Debt Service                         ‐                            ‐   0.0% HUMAN RESOURCES Transfers                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS                441,345             568,710             616,143 8.3% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change HUMAN RESOURCES 2010‐ Human  Resources                441,345             568,710             616,143 8.3% TOTALS                441,345  568,710                         616,143  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries & Benefits 77% Operating 23% Debt Service 0% Transfers 0% 94     Planning (Community Development)  Major Objectives:  Continually working toward making the planning  process accessible, understandable and efficient  for citizens   Evaluate  and  make  recommendations  to  the  Planning Board, City Commission and the Director  of  Public  Works  on  all  annexations  and  subdivisions of land   Review business licenses for compliance with the  city’s zoning ordinance  Budget Allocation Planning Fund – Special Revenue Fund    FY20 Accomplishments City Projects lead by Planning Division    Community Plan Updates‐ continued efforts to  update Bozeman’s growth policy   UDC  Community  Platform‐  gathering  feedback  from citizens  FY20 Strategic Plans  New information available to the public through  P u s h  N o t i f i c a t i o n s  a n d  G I S  L a n d  U s e  &   Infrastructure Development Tracking Tools (Well  Planned City | Objective Item 4.1c)   New  photos  and  inventory  sheets  on  Historic  Preservation  and  Architectural  Inventory  Map  Viewer  (Well Planned City | Objective Item 4.1c)   Increased  Outreach  &  Community  Engagement  by  meeting  regularly  with  the  contractor  and  design  professional  communities  to  gather  feedback  on  our  review  processes.  (Engaged  Community | Objective Items 1.1 & 1.2)   Promoted  informed  conversations  on  growth  through  the  Community  Plan  (Growth  Policy)  Update process by offering numerous community  involvement opportunities (Well Planned City |  Objective Item 4.1a)  Performance Measures Performance Measures  ***Additional performance measures will be  developed in FY21 to replace metrics now under  Code Compliance   Measure the median review time for projects and  plans by type to both identify where additional  efficiencies can be made internally as well as infer  public and design professionals understanding of  the planning process.  ***FY21 investments in technology will provide the  necessary data     Calculate the median number of work days to  review a building permit for zoning compliance to  identify planning’s influence on the total building  permit review time.  ***FY21 efforts to improve efficiency through  operational changes will establish the necessary  benchmark (i.e., merging Planning & Building frontline  staff responsibilities)  FY21 Strategic Plan Engaged Community   Outreach  –  Strengthen  and  innovate  how  we  deliver  information  to  the  community  and  our  partners (Objective 1.1)   Public Agencies Collaboration – Foster successful  collaboration  with  other  public  agencies  and  build on these successes (Objective 1.3e)  A Well Panned City   Update Historic Preservation Guidelines – Update  the  NCOD  Guidelines  and  promote  continued  investment  in  the  city’s  inventory  of  historic  structures  relative  to  ongoing  infill  and  redevelopment (Objective 4.2d)  Sustainable Environment   Work  with  Wetland  Review  professionals  to  ensure preservation of environmentally sensitive  parcels that contribute to water quality, wildlife  corridors, and wildlife habitat (Objective 6.6)  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000 FY18 Actual FY19 Budget FY20 Approved 100‐Community Development  Fund 95 FY21 Budget   Personnel  Addition, of a Planner II   Operating   Consulting services increase with the next round NCOD and public outreach funding  Capital       Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 100‐Community Development  Fund            1,350,715          1,873,348            2,330,696  24.4% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT Salaries & Benefits               977,363          1,416,573            1,467,035 3.6% COMMUNITY DEVELOPMENT Operating               358,357              421,775              775,990 84.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Capital                 14,995                35,000                87,671 150.5% COMMUNITY DEVELOPMENT Debt Service 0.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Transfers 0.0% TOTALS            1,350,715          1,873,348            2,330,696  72.6% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 1610‐ Planning Operations               515,953              793,670            1,341,215 69.0% COMMUNITY DEVELOPMENT 1620‐ Development Review               512,239              633,524              696,491 9.9% COMMUNITY DEVELOPMENT 1630‐ Long‐Range Planning               322,523              446,154              292,990 ‐34.3% TOTALS            1,350,715          1,873,348            2,330,696  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount GF284 LASERFISCHE      19,333  0 AVOLVE SOFTWARE (PLANNING PORTION)     68,338  Salaries &  Benefits 63% Operating 33% Capital 4% 96     Municipal Court  Major Objectives:  Continue providing an up‐to‐date court docket.   Plan  an  efficient  operating  space  for  the  new  BPSC.   Begin planning for a smooth transition to the New  Bozeman Public Safety Center.   Maintain  an  efficient  collection  system  concentrating  on  CitepayUSA.com,  Municipal  Services  Bureau,  and  collection  of  fines  and  restitution.  Budget Allocation Funded mainly by General Fund    The Veteran Court is provided for by a grant and  accounted for in the Special revenue fund 178‐ Veteran Treatment Grant and an opioid grant for the  VET court supporting a case manager.     Performance Measures   Municipal  Court 3% General Fund General  Fund 76% Veteran  Treatment  Grant Fund 16% COOCLI  Grant 8% 7,057 5,947 6,221 6,051 6,500 7,672 6,436 7,046 6,813 7,000  0 5,000 10,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Citations *Source = Full Court Officer Citations Total Citations Standard ≤ 8,000 $114,060 $137,702 $125,057 $108,090 $125,000   $‐  $50,000  $100,000  $150,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Restitution Collected The target is to continuously increase the amount collected *Source = Full Court 10 9 7 6 7 0 2 4 6 8 10 12 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Appeals *Source = Full Court 97 FY21 Budget   Personnel  FTE increase of .13 for part time judge and a Vets Court case manager faded mid‐FY20 funded by a grant.  Operating   Increase in grant funding operations  Capital   None  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change MUNICIPAL COURT 010‐ General Fund             867,357            908,059              908,462 0.0% MUNICIPAL COURT 178‐ Veteran Court               83,188            152,346              195,409 28.3% MUNICIPAL COURT 196‐ COOCLI Grant                96,611  100.0%          TOTALS             950,545        1,060,405           1,200,482  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change MUNICIPAL COURT Salaries & Benefits             769,172            776,013              835,991 7.7% MUNICIPAL COURT Operating             179,490            282,492              362,601 28.4% MUNICIPAL COURT Capital                        ‐                         ‐                            ‐    MUNICIPAL COURT Debt Service                 1,883                 1,900                   1,890 0.0% MUNICIPAL COURT Transfers                        ‐                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS             950,545        1,060,405           1,200,482 13.2% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change MUNICIPAL COURT 1310‐Municipal Court             950,545            955,024           1,200,482 25.7% TOTALS             950,545            955,024           1,200,482 25.7% Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 70% Operating 30% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 98     Public Safety 99     Public Safety Police- The Police Department budget accounts for costs associated  with providing all law enforcement services within the City of Bozeman.  The general fund budget primarily supports the operation of the patrol,  investigative and support services divisions. Officers from these divisions  are responsible for detecting, preventing, and investigating all crimes  occurring within the City as well as providing a broad range of public  safety services.  Fire Department - The Fire Department provides fire, rescue, hazardous  materials, and emergency medical services throughout Bozeman, while  ensuring  that  firefighters  are  equipped  and  trained  to  nationally  recognized consensus standards.  Additionally the department ma intains  a  fire  prevention  program  that  is  comprised  of  fire  and  life  safety  i n s p e c t i o n s ,  c o m m u n i t y  o u t r e a c h ,  s c h o o l  p r o g r a m s ,  e m e r g e n c y   preparedness, and public education.    Building Inspection (Community Development) ‐ The Building Division unit accounts for expenditures utilized to  monitor construction projects within the City of Bozeman jurisdictional area as allowed by state law. The intent of  this budget unit is to provide guidance and to enforce the minimum building code standards in order to safeguard  life, health, property and public welfare by regulating  and controlling the use, design, quality of materials  and construction of buildings and structures within the  Bozeman city limits.    Parking (Economic Development)‐  The  Parking  Services  Division  (PSD),  recently  joined  to  the  Economic  Development  Department,  has  responsibility  for  managing  and  enforcing  public  parking  within  the  City  of  Bozeman,  to  include  the  Downtown  (B‐3),  MSU  &  Bozeman  High  Residential  Parking  Permit  Districts,  Bridger  Park  Downtown  Garage, the Black/Rouse/N Willson/S. Willson surface  lots, and on all on‐street parking.  Code Enforcement (Community Development)‐ The City of Bozeman's Code Compliance Officers address City and  State ordinances and codes as they relate to the health, safety and general quality of life concerns of our residents,  neighborhoods, and community.  100     Police  Major Objectives:  Detect,  investigate,  and  proactively  deter  criminal activity and apprehend and hold criminal  offenders accountable.   Provide assistance to those who cannot care for  themselves or those in danger of physical harm.    Develop positive programs, in partnership with  the  members  of  our  community,  to  address  public  safety  issues  through  community  engagement and outreach.  Budget Allocation Funded mainly by the General Fund  Additional programs are funded by special revenue  funds. FY20 Accomplishments  Hired and trained 6 full time officers and 2 part  t i m e  o f f i c e r s  w i t h  3  m o r e  f u l l  t i m e  s t a r t i n g  i n   March 2020 that will allow for full sworn staffing  plus  attainment  of  an  over‐hire  target  staffing  level.   Implemented  a  Community‐Based  Crisis  Response Program in collaboration with partners  utilizing a co‐responder model with a therapist  that  responds  to  mental  health  calls  with  law  enforcement.  FY20 Strategic Plans  3.1 e Adopt, Fund and Implement Staffing Plan for  Police   3.2a  Strengthen  Community  Service  Networks  and  3.2c  Develop  a  City/County  Social  Service  Network of the Strategic Plan    Performance Measures   FY21 Strategic Plan  3.1a,  Develop  a  Criminal  Justice  Facility  Plan  ‐  Continue  to  work  with  consultants  on  facility  design and construction that is set to begin in  Spring 2020.     3.1.d Update Public Safety Technology Systems ‐ Further implementation of records management  system  assisting  detention,  prosecution  and  others with integration and improved workflow  and service delivery.  Police 27% General Fund 47,136  50,548 48,099 49,000 50,000   40,000  45,000  50,000  55,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Total Calls for Service *Source = Zuercher Calls for Service Population 86.01 71.78 61.71 82 70 134.2 134.6 136.0 134.0 136.0 0 50 100 150 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Crime Rate per 1,000 Citizens The target is to have a lower crime rate than the average  of comparable communities *Source = Zuercher Average Crime Rate for Comparable MT Communities 691 673 636 610 585 500 550 600 650 700 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Mental Health‐Related Calls for Service The target is to improve service delivery and reduce repeat calls *Source = Zuercher  101 FY21 Budget   Personnel  One Part‐time officer and one new school Resource Officer for the new high school.   Operating   No major changes   Capital     Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change POLICE 010‐ General Fund           9,502,293       8,994,621           9,453,639  5.1% POLICE 125‐ Drug Forfeiture              270,651           242,052               251,960  4.1% POLICE 138‐ Law & Justice Ctr. Prepaid Rent                19,125             19,125                 19,125  0.0% POLICE 139‐ Police Special Revenue                14,617             40,000                 40,000  100.0% POLICE 140‐ Police Domestic Violence                71,451           187,040               187,040  100.0%     TOTALS           9,878,137       9,482,838           9,951,764  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change POLICE Salaries & Benefits           8,280,987       7,866,925           8,507,486 8.1% POLICE Operating           1,023,999       1,157,913           1,231,278 6.3% POLICE Capital              573,241           458,000               213,000 ‐53.5% POLICE Debt Service 0.0% POLICE Transfers 0.0% TOTALS           9,878,227       9,482,838           9,951,764  4.9% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change POLICE 3010‐ Police Operations           7,783,684       7,237,004           7,539,794 4.2% POLICE 3020‐ Crime Control & Investigations           1,580,540       1,743,165           1,882,769 8.0% POLICE 3040‐ Drug Forfeiture              270,651           242,052               251,960 4.1% POLICE 3070‐ Animal Control              243,262           260,617               277,241 6.4% TOTALS           9,878,137       9,482,838           9,951,764  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Project #Project Name Amount GF053  PATROL CAR & EQUIP RPLCMT   183,000  GF292  MOBILE DATA EQUIP             30,000  Salaries &  Benefits 86% Operating 12% Capital 2% 102     Fire  Major Objectives:  Continued Implementation of Fire Master Plan   Continued  pursuit  of  Fire  Department  Accreditation   Bozeman Public Safety Center  Budget Allocation Fire is supported operationally through the General  Fund.     The Fire Department is supported also by special  revenue funds with one being for its capital  replacements;    FY20 Accomplishments  Fire Station Alerting System        Continuity of Operations Plan   Brought on 7 new employees FY20 Strategic Plans  1.3.c  Enhance  our  relationship  with  Montana  State University‐ COOP / Station 2 / Video Project  /  Gym  Collapse  /  Police  Chief  Search  /  Event  Planning   3.1.b  Improve  emergency  preparedness  plans‐ COOP / EMS Ordinance / Community Outreach  Program   3.1.d Update public safety technology systems‐ Station Alerting / MDT updates   Performance Measures   FY21 Strategic Plan  3.1.b Improve Emergency Preparedness Plans ‐  COOP / Community Program    3.1.c Implement Fire Station Location Plan ‐ BPSC  / Fire Station 2   3.1.d Update Public Safety Technology Systems ‐  Fire Station Alerting  Fire 17% General Fund 010‐ General  Fund 92% 113‐ Fire  Impact  Fees 0% 183‐ Fire  Departme nt Special  Revenue 0% 187‐ Fire Capital  & Equipment  Replacement 8% 1:44 1:43 1:41 1:00 1:00 5:47 5:54 5:48 5:00 5:00 0:00 1:12 2:24 3:36 4:48 6:00 7:12 8:24 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Mi n u t e s (tu r n o u t   an d   r e s p o n s e   t i m e   i s   c u m u l a t i v e   w i t h   c a l l   p r o c e s s i n g   t i m e ) Average Emergency Call Response Time *Source = Emergency Reporting Turnout and Response Time Call Processing Time Call Processing Standard = 1 min Turnout and Response Standard = 5 min 6,264 5,798 5,823 6,088 6,000  4,696 4,589 4,896 4,700 5,100 1,682 1,642 1,991 1,724 2,1000 2,000 4,000 6,000 8,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Incident Numbers *Source = Emergency Reporting Number of Apparatus Used For All Runs Total Calls Number of Overlapping Incidents 326 357 268 240 240 0 100 200 300 400 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Ho u r s Training Hours Per Fire Fighter *Source = Emergency Reporting National Standard (240 hours) 103 FY21 Budget   Personnel  No changes to FTE but an increase in overtime budget  Operating   Operational increases due inflation and cost increases with station alerting system   Capital       Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FIRE 010‐ General Fund               6,456,369           5,500,325              5,779,015  0.0% FIRE 113‐ Fire Impact Fees                    39,279                 20,451                    22,500  0.0% FIRE 183‐ Fire Department Special  Revenue                       7,155                 50,000                    10,000  0.0% FIRE 187‐ Fire Capital & Equipment  Replacement                  580,454           1,068,000                 477,500  100.0%         TOTALS               7,083,257           6,638,776              6,289,015  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FIRE Salaries & Benefits               6,028,867           5,064,356              5,262,860 3.9% FIRE Operating                  506,655              485,969                 548,655 12.9% FIRE Capital                  547,735              468,000                 427,500 ‐8.7% FIRE Debt Service 0.0% FIRE Transfers             620,451                    50,000 0.0% TOTALS               7,083,257           6,638,776              6,289,015  ‐5.3% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FIRE 3110‐ Fire Administration                  508,282              461,028                 471,987 2.4% FIRE 3120‐ Fire Operations               6,488,395           6,090,348              5,716,128 ‐6.1% FIRE 3130‐ Operational Readiness                    48,516                 48,000                    51,500 7.3% FIRE 3140‐ Fire Prevention                    25,845                 26,000                    36,000 38.5% FIRE 3160‐ Hazardous Materials                    10,752                 13,400                    13,400 0.0% FIRE 3170‐ Disaster & Emergency services                       1,467                          ‐                               ‐   0.0% TOTALS               7,083,257           6,638,776              6,289,015  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by Division Project #Project Name Amount FE12 PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT      39,500  FE15 CARDIAC MONITOR REPLACEMENT   175,000  FE16 EXTRACTION TOOLS   150,000  FE24 DIESEL FILTER SYSTEMS      63,000  Salaries &  Benefits 83% Operating 9% Capital 7% Transfers 1% 104     Building Inspection  (Community Development)  Major Objectives:  Recruit  staff  to  provide  an  adequate  level  of  qualified  staff  to  handle  our  current  and  projected workload.   Build a diverse workforce in both experience and  education  without  sacrificing  our  work  quality,  service and minimum performance standards.   Revaluate  and  adjust  the  Division  operational  budget  to  eliminate  any  unnecessary  spending  but  ensure  funding  for  all  of  the  necessary/required Division expenditures.  Budget Allocation Department is funded in a single fund, Building  Inspection Fund – Special Revenue Fund.    FY20 Accomplishments  Continued working to improve coordination and  communications between the Building Division,  other city departments and our customers.   Provided expert technical advice and consultation  for our customers.   All office staff became nationally certified Permit  Technicians  FY20 Strategic Plans  Continue  to  provide  educational  opportunities  for our customers and our staff.   Maintain the Building Division web page to keep  it functioning as a valuable tool and information  source for our customers.   Fine tune and optimize our computer software  for both field and office staff to improve customer  service and gain staff efficiency.  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  Continue to make staff time available allowing  customers  to  make  appointments  with  Plans  Examiners  and  the  Building  Official  to  review  plans and code requirements.   Continue  with  our  Winter  Training  Program  to  provide building code based classes for our staff  and our customers.   Continue with staff continuing education to stay  current  with  code  changes  as  well  as  new  materials and construction methods.   Continue  training  our  new  Building  Inspectors,  allowing them to gain code knowledge. 2,128,708  2,047,164  2,070,600   2,000,000  2,050,000  2,100,000  2,150,000 FY19 Actual FY20 (Estimated) FY21 Proposed 115‐ Building Inspection Fund 27.2 26.8 23.9 20.4 24.0 0 10 20 30 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Average Daily Inspections Per Inspector *Source = ePlan Standard = 15 $101  $176 $155 $158 $150  $130 $132 $139 $226 $140 $0 $50 $100 $150 $200 $250 $300 $350 $400 $450 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Mi l l i o n s   o f   D o l l a r s Building Permit Valuation *Source = Naviline Residential Permits Valuation Commercial Permits Valuation 221 372 823 392 850370 407 304 332 275 0 200 400 600 800 1,000 1,200 FY17 FY18 FY19 FY20 Projected FY21 Recommended Residential Permits *Source = Naviline Multi‐Unit Single Family 105 FY21 Budget Personnel  No changes in FTE  Operating   Increase due to computer supplies for replacing field tough pads and software licenses  Capital   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change BUILDING INSPECTION 115‐ Building Inspection Fund            2,176,566            2,657,236            3,217,852  21.1% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change BUILDING INSPECTION Salaries & Benefits             1,530,176             1,869,291             2,002,912 7.1% BUILDING INSPECTION Operating                635,390                787,945                862,925 9.5% BUILDING INSPECTION Capital                     8,000                           ‐                 352,015 100.0% TOTALS            2,173,566            2,657,236            3,217,852  21.1% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change BUILDING INSPECTION  3210‐Buidling Inspection             2,176,566             2,657,236             3,217,852  21.1% TOTALS             2,176,566             2,657,236             3,217,852  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Project #Project Name Amount 0 AVOLVE SOFTWARE (BUILDING PORTION)   205,015  0 SELECTRON   147,000  Salaries &  Benefits 62% Operating 27% Capital 11% 106     Parking (Economic Development)  Major Objectives:  Regulate  the  use  of  on‐street  and  off‐street  public  parking  to  the  best  use  of  our  citizens  through  equitable  enforcement  and  management practices.   Operate  the  Parking  Services  Division  in  an  effective and fiscally sustainable manner.   Facilitate  a  prosperous  local  economic  environment  through  the  provision  of  safe,  convenient,  available,  and  cost‐appropriate  public parking resources.  Budget Allocation Parking Fund‐ Enterprise fund    FY20 Accomplishments  Received 2019 IMPACT Award from T2 Systems,  Inc.   Organized  the  first‐ever  ‘Montana  Parking  Summit’    Implemented ‘mail citation’ program at parking  garage   Submitted  ordinance  to  the  Bozeman  City  Commission (2033) for creation of new Parking  Benefit Zones.  FY20 Strategic Plans  4.2  High  Quality  Urban  Approach  ‐  Parking  M a n a g e m e n t  b y  D i s t r i c t  ‐  D e v e l o p e d ,  a n d   su b m i tt e d t o th e Boz e m an  Ci t y Comm i ssi on , a  legal/operational  structure  for  the  creation  of  Parking Benefit Zones.   4.3  Strategic  Infrastructure  Choices  ‐  Working  with other stakeholders, completed 2 separate  studies.    4.4  Vibrant  Downtown,  Districts  &  Centers  ‐  Expanded  relationships  with  downtown  stakeholders  and  businesses  to  enhance  the  public parking.  Performance Measures ***Development of performance measures are  currently underway in a combined effort with the  Parking Commission   Measure the effectiveness of on‐street  parking management by demonstrating that,  over time, an increasing percentage of  downtown block faces have occupancy rates  within, but not exceeding, the target range  of 75‐85%.  ***FY21 efforts to collect and analyze on‐street  occupancy data will deliver this information      Measure fiscal health of the public parking  management system by tracking, over time,  a ratio of total revenue per paid public  parking space to total cost per paid public  parking space.   ***Systems adjustments are needed to track  operations associated with this level of detail  FY21 Strategic Plan  4.2  High  Quality  Urban  Approach  ‐  Parking  M a n a g e m e n t  b y  D i s t r i c t  ‐   D e v e l o p  a   comprehensive, integrated approach to parking  management  for  the  downtown,  midtown,  university, and other districts. Consider a range of  solutions  including  both  on‐street  parking  and  parking garages.   4.3  Strategic  Infrastructure  Choices  ‐  Prioritize  long‐term  investment  and  maintenance  for  existing and new infrastructure.   4.4  Vibrant  Downtown,  Districts  &  Centers  ‐ Promote a healthy, vibrant Downtown, Midtown,  and other commercial districts and neighborhood  centers  –  including  higher  densities  and  intensification of use in these key areas.  1,000,000  1,050,000  1,100,000  1,150,000  1,200,000 FY19 Budget FY20 FY21 Recommended 650‐ Parking Enterprise Fund 107 FY21 Budget   Personnel  No FTE added  Operating   Increase in costs, such as DMV fees, postage and roof snow removal  Capital   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKING 650‐ Parking Enterprise Fund               1,443,919        1,082,669            1,228,464 13.5% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKING Salaries & Benefits                  404,709           426,764               449,382 5.3% PARKING Operating                  714,762           425,905               464,082 9.0% PARKING Capital                  324,448           230,000               315,000 37.0% PARKING Debt Service                             ‐                         ‐                            ‐   0.0% PARKING Transfers                             ‐                         ‐                            ‐   0.0% TOTALS               1,443,919        1,082,669            1,228,464  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKING 3310‐ Parking Administration                  558,061           326,950               369,967 13.2% PARKING 3320‐ Parking Operations/Enforcement                  353,070           380,283               598,886 57.5% PARKING 3330‐ Parking Garage Operations                  532,788          375,436               259,611 ‐30.9% TOTALS               1,443,919        1,082,669            1,228,464  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Project #Project Name Amount P017   ROUSE PARKING LOT RE‐DESIGN AND IMPROVEMENTS    280,000  P025 REPLACEMENT VEHICLE      35,000  Salaries & Benefits 36% Operating 38% Capital 26% Debt Service 0% Transfers 0% 108     Code Enforcement  (Community Development)  Major Objectives:  Promote and maintain a safe and desirable living  and work environment   M a i n t a i n  a n d  i m p r o v e  t h e  q u a l i t y  o f  l i f e  f o r   community members   Administer  fair  and  unbiased  enforcement  to  correct violations of State and Municipal Codes Budget Allocation Funding split with 4 funds:    FY20 Accomplishments  R66% reduction in non‐compliant STRs with over  50% of the approved STRs being granted since  compliance efforts began   Surpassed snow removal fines by 14% so far this  season compared to last season, without the aid  of short term worker (Mark is really hitting the  streets)   Increased  cooperation  between  Code  Compliance  and  other  city  agencies  (Storm  Water/Forestry/Engineering/Building)  (over  20  joint cases) FY20 Strategic Plans  Installed mobile system in one code compliance  vehicle (Safe, Welcoming Community | Objective  3.1d)   Began using Central Square for cases: 839 cases  entered  as  of  2‐28‐20  (A  Well‐Planned  City  |  Objective 4.1c)   Partnered  w/  Solid  Waste  on  Illegal  Dumping  cases increasing efficiency of both organizations  and better serving the citizens (High Performance  Organization| Objective 7.3c)  Performance Measures ***Additional performance measures will be  developed in FY21 (formally Community Dev.)   Track the median compliance time from  complaint to closure for zoning code  compliance complaints to show the  effectiveness of the code compliance  program and gauge our public education  communication efforts.  FY21 Strategic Plan  GIS  Land  Use  &  Infrastructure  Development  Tracking  ‐ Provide  easy‐to‐use,  accurate  and  informative  tracking  of  land‐use  and  infrastructure development trends and project‐ specific progress for use across the organization  to  inform  strategic  infrastructure  investments.  (Objective 4.1c). Community  Development  Fund 25% General  Fund 25% Building  Inspection  Fund 25% Public Works  Admin Fund 25% 109 FY21 Budget   Personnel  No FTE added  Operating   Typical operating costs for this program  Capital         Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 100‐Community Development  Fund                         ‐                214,887  100.0% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT Salaries & Benefits              162,237 100.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Operating                17,650 100.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Capital                35,000 100.0% TOTALS                          ‐                            ‐                214,887  100.0% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 1650‐ Code Enforcement                          ‐                            ‐                214,887 100.0% TOTALS                          ‐                            ‐                 214,887  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount CC01 CODE COMPLIANCE VEHCILE                                35,000  Salaries & Benefits 76% Operating 8% Capital 16% 110     Public Works 111     Public Works Public Works Administration- Public Works administration oversees and supports the Public Works’ divisions.  Engineering - Provide professional level technical support to the other Public Works divisions and other City  Departments.   GIS & Asset Management (Strategic Services)‐ Geographic Information System provides the foundation for data  collection, analysis and visualization for many aspects of city government.  Asset Management leverages this data  to minimize risk and life‐cycle costs to effectively deliver best‐in‐class service throughout the community.    Solidwaste ‐ The Solid Waste Division (SWD) proudly serves the City of Bozeman Solid Waste customers by  providing them with a myriad of programs and services that effectively and efficiently manage municipal solid waste  generated within the Bozeman City limits.   Stormwater‐  Manage  stormwater  infrastructure  through  maintenance,  improvement,  and  repair  activities  to  ensure the adequate control and conveyance of urban stormwater runoff, reducing the City’s liability associated  with flooding. Protect and improve waterway health and treatment infrastructure projects to safeguard the public,  environment,  and  local  waterways  from  pollution.  Streets Maintenance - The goal of the Street  Maintenance division is to help provide for a  network  of  safe  roadways  for  the  traveling  public and access to desired destinations in a  quick, convenient, safe and comfortable manner  while  minimizing  harmful  effects  on  the  environment.  Vehicle Maintenance ‐  T h e  V e h i c l e   Maintenance budget unit accounts for the costs of repairing and maintaining vehicles of the City. The budget unit  operates under an internal service fund. Charges are assessed against departments, which have vehicles repaired.  Wastewater – Operations ‐ Providing and maintaining a wastewater collection system for the City.  The Division  maintains a program of inspecting, cleaning, root cutting, repairing sanitary sewer mains and manholes, and tapping  for new wastewater stubs.  Wastewater operations is also respon sible for maintaining the City’s eight sanitary sewer  lift stations.  Wastewater- Water Reclamation Facility (WRF) ‐ The WRF is an award‐winning plant with the main objective  being to protect and enhance the water quality of the East Gallatin River where it discharges. Through its beneficial  reuse program, the WRF maintains compliance with the Montana Pollutant Discharge Elimination System (MPDES)  discharge permit administered by the DEQ.   Water – Operations - Operating and maintaining the City’s water transmission and distribution system. We are  responsible for: locating, maintaining, and repairing existing water lines and appurtenances; overseeing installation  of new water lines; installing and rotating water meters and reading all meters monthly.   Water- Water Treatment Plant (WTP) ‐ Water Treatment Plants maintain a quality drinking water supply. The City  has 2 WTPs: 22 MGD Sourdough Plant and 3.7 MGD Lyman Creek Plant. All plants are operated 24 hours per day,  365 days per year.   Water- Water Conservation ‐ Protect and enhance water resources through conservation in order to meet the  IWRP’s 50‐year demand reduction target.    112     Public Works Admin  Major Objectives:  Coordinate the activities of the Public Works Dept.  Divisions.    Establish  and  maintain  policies,  procedures,  and  protocol for the department’s functions.    Provide general oversight of activities affected by  new federal and state mandates.    Assure master plan implementation is cost‐effective  and  that  infrastructure  improvements  are  constructed in a quality manner to provide reliable  service for immediate and long‐term needs.  Budget Allocation Public Works Admin Internal Service Fund FY20 Accomplishments The Administrative Division has successfully hired a new  Public Works Director.  FY20 Strategic Plans  4.3 E Annexation of Islands & Critical Adjacent Lands  – Working with other City departments on updating  the City’s Annexation policy   1.3 E Enhance our relationship with State & Federal  Agencies   4.3 F Prepare for Metropolitan Planning Organization  Designation (hired Transportation Engineer)  Performance Measures This function oversees the performance of all of public  works.  FY21 Strategic Plan Oversee all of Public Works Strategic Plan efforts in  FY21  Public  Works  Admin 27% 113 FY21 Budget   Personnel  Administrative assistant and Budget Analyst (reporting to Finance) added.  Operating   Administrative allocation methodology change for administrative services (HR, IT Finance, Legal etc) and  computer supplies.  Capital     Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 750‐ Public Services Admin.           551,630.00                693,816              1,016,370  46.5% PUBLIC WORKS ADMIN 600‐ Water Fund                             ‐                     2,896                            ‐    0.0%              TOTALS                  551,630               696,712              1,016,370  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN Salaries & Benefits                  444,682               562,011                 638,760 13.7% PUBLIC WORKS ADMIN Operating                  106,948               134,701                 358,277 166.0% PUBLIC WORKS ADMIN Capital                             ‐                             ‐                    19,333 100.0% PUBLIC WORKS ADMIN Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% PUBLIC WORKS ADMIN Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS                  551,630               696,712              1,016,370  45.9% Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4010‐ Public Services  Administration                  551,630               696,712              1,016,370  45.9% TOTALS                  551,630  696,712             1,016,370            Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries & Benefits 63% Operating 35% Capital 2% Debt Service 0% Transfers 0% Project #Project Name Amount GF284 LASERFISCHE      19,333  114 Engineering  Major Objectives:  Design and oversee construction of the annual  street,  water,  and  wastewater  replacement  projects   Review  and  ensure  that  public  infrastructure  installed by private sector conforms to the City’s  standards   Develop  and  implement  the  City’s  water,  wastewater,  stormwater,  water  resources,  and  transportation  master  plans  and  associated  capital budgets  Budget Allocation Engineering personnel and basic operating costs are  funded Public Works Admin Internal Service Fund:    FY20 Accomplishments  Completed Sourdough Transmission Main Phase I  and Water Treatment Tank   Work 75% complete on Streets around new high  school   Completed Baxter Lane Improvements   N. Tracy Street Reconstruction  FY20 Strategic Plans  Completed  sewer  capacity  mapping  for  development    Completed  failing  intersections  mapping  for  development   Completed street light study   Ongoing work on Annexation Analysis and Study  (4.3e)  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  Staff  Water  Resources  Engineer  and  Transportation Demand Management Specialist  Positions to Strategic Vision   Project Management Software Development  o S t r a t e g i c  P l a n  1 . 1  a  a n d  b  –   Communication and Transparency  o S t r a t e g i c  P l a n  7  –  H i g h  P e r f o r m a n c e   Organization   Engineering Standards Update‐ Strategic Plan 4 –  Well Planned City ENGINEERI NG 41% 750‐ PW Admin Fund $2,818,162  $4,020,419  $3,606,000  $4,221,440  $3,525,000  0  $1M  $2M  $3M  $4M  $5M FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Value of Internal Design Work *Source = Internal Tracking $26,414,404  $21,287,204  $16,110,464 $18,233,770 $16,287,000  $3,382,760 $2,943,755 $3,415,880 $2,892,959 $3,169,000  0  $5M  $10M  $15M  $20M  $25M  $30M FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Value of Consultant Work *Actual FY19 & FY20 numbers will vary due to the  start/completion date of the approved projects. *Source = Internal Tracking Value of Associated Construction Projects Value of Consultant Design Contracts 162 220 291 231 230 0 50 100 150 200 250 300 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Development Application Reviews *Source = Internal Tracking 115   FY21 Budget Personnel  Travel Demand Engineer and Engineer II‐ Water  Operating   Increases in outside consulting work for the division  Capital   Oversees capital in the impact fee funds and the Arterial & Collector fund.     Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change ENGINEERING 750‐ Public Services Admin.                  960,762            1,255,758             1,544,935  23.0%              TOTALS                  960,762            1,255,758             1,544,935  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change ENGINEERING Salaries & Benefits                  815,745                973,288             1,157,588 18.9% ENGINEERING Operating                  105,251                282,470                311,809 10.4% ENGINEERING Capital                    32,649                 68,338 #DIV/0! ENGINEERING Debt Service                      7,117                   7,200 0.0% ENGINEERING Transfers 0.0% TOTALS                  960,762            1,255,758             1,544,935  23.0% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4020‐ Engineering                  960,762            1,255,758             1,544,935 23.0% TOTALS                  960,762            1,255,758             1,544,935  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 75% Operating 20% Capital 4% Debt Service 1% Project #Project Name Amount 0 AVOLVE SOFTWARE (ENGINEERING PORTION)      68,338  116     GIS/Asset  Management (Strategic Services)   Major Objectives:  Reduce  operations  &  maintenance  costs  by  leveraging data to be more efficient   Plan  for  future  growth  while  mitigating  issues  related to aging infrastructure    Measure,  monitor  and  communicate  performance for city services   Engage  citizens  and  provide  transparency  to  effectively communicate value  Budget Allocation Funded by the Public Works Admin Internal Service  Fund  FY20 Accomplishments  Development Project Portal‐ Planning Process +  Building  Permits  +  Current  &  Future  Infrastructure   ArcGIS Enterprise – Staff Enabled   o Intersection LOS & Sanitary Constrictions   (*2019 Commission Priority)  o Street Closures / Encroachment Permits /  Street Cuts   Community  Outreach  &  Transparency‐  Smartsheet / Growth Policy / PD Calls for Service  FY20 Strategic Plans  Land Use & Infrastructure Tracking (4.1.c)   Data Analysis Tools (7.4.a)   Performance Measures (7.4.b)  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  Sustainable  Technology  (4.3.d)‐Utility  Tracking  Software  *Commission Priority = Climate Action   System Integration (7.3.b)‐ Cityworks for Forestry  / Water Conservation / Sustainability   Data  Analysis  Tools  (7.4.a)‐  ArcGIS  Urban  3‐D   *Commission Priority = Planning & Land Use   Performance Measures (7.4.b & 7.4.c)‐ National  Citizen Survey   GIS/ ASSET  MANAGEMENT 33% 750‐ PW Admin 27,466  76,136 86,596 105,000 115,000   ‐  50,000  100,000  150,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Web Map Application Sessions Target is to continuously increase web map use *Source = Geocortex Analytics, ArcGIS Portal, & ArcGIS Online 77 83 117 112 125 0 50 100 150 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Cityworks Users *Source = Cityworks Standard = 125 Column1 Parks Forestry Streets  Water/  Wastewater Stormwater  Level of Service  (defined)  A B‐ A‐ A+ A+  Overall Risk  (analyzed)  B‐  C  B‐  A+ A‐  Deferred  Maintenance  (declining)  F C+ A+ A‐ A‐  Preventative  Maintenance  (In place)  C‐  B  A  A+ A+  Measured  Outcomes  (communicated)  C+ A‐ C‐ B‐ A‐  Overall Grade C B‐ B+ A A  Asset Management Report Card Grade  Grades reflect GIS/AM work in support of the Divisions  *Source = GIS/AM Staff 117 FY21 Budget   Personnel  GIS Coordinator  Operating   Increases due to software maintenance contracts and software purchases  Capital     Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change GIS/ASSET MANGT 750‐ Public Services Admin.                 796,309                995,486             1,241,225  24.7%              TOTALS                  796,309                995,486            1,241,225  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change GIS/ASSET MANGT Salaries & Benefits                  480,773                553,949               664,031 19.9% GIS/ASSET MANGT Operating                  218,206                366,537               387,194 5.6% GIS/ASSET MANGT Capital                    97,330                 75,000               190,000 153.3% GIS/ASSET MANGT Debt Service 0.0% GIS/ASSET MANGT Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS                  796,309                995,486             1,241,225  24.7% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4025‐ GIS (Strategic Services  Department)                 796,309                995,486            1,241,225 24.7% TOTALS                  796,309                995,486             1,241,225  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount GIS04 AERIAL PHOTOGRAPHY      65,000  GIS16  PERFORMANCE MANAGEMENT AND CIVIC   125,000  Salaries & Benefits 54% Operating 31% Capital 15% Transfers 0% 118     Solid Waste  Major Objectives:  Offer quality service to the residents of Bozeman   Promote waste reduction thru recycling efforts   Optimize operational efficiencies Budget Allocation Solid Waste Fund – Enterprise Fund     The Division also oversees the Landfill Post Closure  fund:    FY20 Accomplishments  Burns & McDonnell completed rate study which  c o m m i s s i o n  a d o p t e d  r a t e s  f o r  F Y 2 0  –  F Y 2 1  i n   October 2019 FY20 Strategic Plans  1.3c  Enhance  our  relationship  with  Montana  State University‐ Pooling our resources with MSU,  there has been over 100,000 pounds of recycling  diverted from football games in the past 7 years.     6.3b   Increase Solid Waste Recycling Services.   Adopt incentive programs to increase the public’s  utilization  of  city  recycling  and  solid  waste  services.  Performance Measures  Measure the pounds of refuse and recycling per  customer  per  collection  event  to  measure  the  impact of the waste diversion programs.  ***Methodology will be defined in FY21 based on recently implemented systems to track the necessary data.   FY21 Strategic Plan  1.3c  Enhance our relationship with Montana State  University    6 . 3 b    I n c r e a s e  S o l i d  W a s t e  R e c y c l i n g  S e r v i c e s .     Adopt incentive programs to increase the public’s  utilization of city recycling and solid waste service  o Efforts underway in a feasibility study on  City‐ wide recycling and organics collection program  delivery due end of April 2020.  o Adding ReCollect Software to our webpage  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000 FY19 Actual FY20 Budget FY21 Recommended 640‐ Solid Waste Fund  ‐  100,000  200,000  300,000  400,000 FY19 Actual FY20 Budget FY21 Recommended 641‐ Landfill Post Closure 27.7%32.7%34.2%37.3%36.5% 72.3% 67.3%65.8%62.7% 63.5% 10,100  11,173 11,802 11,523  12,412  0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 14,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Residential Customers The target is to increase the percentage of recycling  customers *Source = Ramspro Recycling & Refuse Customers Refuse Only Customer 817 1,037 1,083 1,337 1,194  705 762 819 894 955 1,005  1,575 1,279  1,906  1,400   ‐  500  1,000  1,500  2,000  2,500  3,000  3,500  4,000  4,500 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Tonnage Diverted From The Landfill The target is to increase the waste diverted from the  landfill *Source = Ramspro Residential Recycling Commercial Recycling Compost 119 FY21 Budget   Personnel  One Solid Waste Operator  Operating   Increases in costs of operations for gas and recycling charges  Capital   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE 640‐ Solid Waste Fund               4,554,380            5,154,777            4,943,893  ‐4.1% SOLIDWASTE 641 ‐ Landfill Post Closure                  236,997                287,417                 310,000 0.0%              TOTALS               4,791,377           5,442,194             5,253,893  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE Salaries & Benefits               1,511,047            1,465,420            1,568,206 7.0% SOLIDWASTE Operating               3,228,667            3,025,357            3,317,687 9.7% SOLIDWASTE Capital                    51,663                951,417                 368,000 ‐61.3% SOLIDWASTE Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% SOLIDWASTE Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS               4,791,377            5,442,194            5,253,893  ‐3.5% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE 5810‐Collection Operation               4,109,406            4,691,539            4,420,004 ‐5.8% SOLIDWASTE 5820‐ Recycling                  444,974                463,238                 523,889 13.1% SOLIDWASTE Landfill Post Closure                  236,997                287,417                 310,000 7.9% TOTALS               4,791,377            5,442,194            5,253,893  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries & Benefits 30% Operating 63% Capital 7% Debt Service 0% Transfers 0% Project #Project Name Amount SW45 TOTE DELIVERY TRUCK      38,000  SW52 SIDE LOAD TRUCK‐ REPLACEMENT   300,000  SW54 PICKUP TRUCK      30,000  120     Stormwater  Major Objectives:  Protect the public from flooding and pipe failures   Improve stream health   Comply with environmental regulations  Budget Allocation Stormwater Fund – Enterprise Fund    FY20 Accomplishments  Inspected  and  Maintained  18.1%  of  the  Storm  Sewer   Wrote  Six  Facility  Stormwater  Pollution  Prevention Plans   Created  Adopt  a  Drain Program,  11  Residents,  772 lbs. of debris FY20 Strategic Plans  An  Engaged  Community  ‐1.2  Community  Engagement   6. Sustainable Environment  o 6.1 Clean Water Supplies  o 6.6 Habitat    Performance Measures       FY21 Strategic Plan  Continue working towards strategic vision 4 for a  well‐planned City    W o r k  t o w a r d s  v i s i o n  s t a t e m e n t  7  H i g h   Performing Organization    1,200,000  1,300,000  1,400,000  1,500,000  1,600,000  1,700,000 FY19 Actual FY20 Budget FY21 Recommended 670 Stormwater Fund 2.4% 20.3%14.2%20.0%20.0% 6.0% 33.0%28.0% 53.0%53.0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Construction Site Management Program *Sources = Cityworks Inspection Rate Annual Compliance Score Inspection Target Annual Compliance Target 2.0%3.2%7.1% 20.0% 20.0%25.0% 32.0% 45.0%45.0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Stormwater Facility Management Program *Source = Cityworks Inspection Rate Annual Compliance Score Inspection Target Annual Compliance Target FY17 n/a FY18 D 60.5% FY19 F 54.0% FY20  App. C FY21  Recom. C ** See the City of Bozeman and Montana State University Stormwater Management Plan for more information at  https://www.bozeman.net/government/stormwater/learn‐about‐stormwater.  Stormwater River Impact Report Card  *Source = COB Stormwater Management Plan 121 FY21 Budget   Personnel  One Project manager  Operating   Increases in costs of operations and initial costs for new employee.  Capital     Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE 640‐ Solid Waste Fund               4,554,380            5,154,777            4,943,893  ‐4.1% SOLIDWASTE 641 ‐ Landfill Post Closure                  236,997                287,417                 310,000 0.0%              TOTALS               4,791,377           5,442,194             5,253,893  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE Salaries & Benefits               1,511,047            1,465,420            1,568,206 7.0% SOLIDWASTE Operating               3,228,667            3,025,357            3,317,687 9.7% SOLIDWASTE Capital                    51,663                951,417                 368,000 ‐61.3% SOLIDWASTE Debt Service                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% SOLIDWASTE Transfers                             ‐                             ‐                              ‐   0.0% TOTALS               4,791,377            5,442,194            5,253,893  ‐3.5% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SOLIDWASTE 5810‐Collection Operation               4,109,406            4,691,539            4,420,004 ‐5.8% SOLIDWASTE 5820‐ Recycling                  444,974                463,238                 523,889 13.1% SOLIDWASTE Landfill Post Closure                  236,997                287,417                 310,000 7.9% TOTALS               4,791,377            5,442,194            5,253,893  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount STDM03 DOWNTOWN TRUNK LINE PH2    350,000  STRH01 DOWNTOWN MECH STORM PH3    300,000  STOP02 STORMWATER RATE STUDY      50,000  Salaries &  Benefits 35% Operating 17% Capital 38% Debt  Service 10% Transfers 0% 122     Street Maintenance  Major Objectives:  Implement an efficient pavement management  plan,  in  turn  creating  yearly  maintenance  programs for failing street infrastructure.   Utilize  pavement  condition  assessment  for  planning  and  scheduling  our  repairs  from  potholes to complete reconstruction   Maintain streets and alley right‐of‐ways to allow  traffic to move in a safe and prudent manner.  Budget Allocation Funded is from Special revenue funds mainly the  Street Maintenance Fund and Street Projects funded  by Street Impact Fees and the Arterial & Collector  Fund    FY20 Accomplishments  With the help of HR, fully staffed for 6 months of  FY20.    All  new  hires  got  CDL  licenses  before  winter.   No pothole claims.   At the Montana Snow Roadeo, operators Andy  Pitcher won first in motor grader and all around  champion, Raven Spears placed second in motor  grader in her first year of state wide competition.   Matt Heckel placed first in snowplow.  FY20 Strategic Plans  1.1 Outreach‐ Use of Next Door, Facebook and  Twitter to keep our citizens informed where we  are working.   1.3 Public Agencies Collaboration‐ Enhance our  relationship with MSU by use of the Industrial &  Management  Systems  Engineering  Design  Capstone for Optimizing Snow Plow Routes.   4.5  Housing  and  Transportation  Choices‐  Enhancing  the  Pedestrian  and  Cycling  System.   Sweeping and cleaning bike lanes year round.  Performance Measures         Strategic Plan  4.3d  Strategic  Infrastructure  Choices:  Explore  Sustainable Technology‐Always look at ways to  purchase or up fit vehicles and equipment with  non fossil fuel energy sources such as electricity  and solar power.   4.5c,d  Housing  and  Transportation  Choices‐  Enhancing  the  Pedestrian  and  Cycling  System.   Sweeping and cleaning bike lanes year round.    6.2  Protect  Local  Air  Quality‐  Protect  local  air  quality  by  sweeping  up  sand  and  other  road  debris as soon as possible. 110‐ Gas Tax  Fund 12% 111‐ Street Mainenance Fund 34%114‐ Street  Impact Fees 32% 141‐ Street  Arterial  Construction 8% 146‐170,  181‐182,  200‐250‐ Lighting  Districts 3% 504‐ Construction  Funds 11% 15.7 14.8 13.8 13.4 12.9 0 5 10 15 20 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Street Mileage per Full Time Employee *Source = GIS & NeoGov Standard = 13 miles/FTE 14.3 18.4 15.9 15.0 15.0 0 5 10 15 20 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Potholes Filled per Street Mile Standard is to fill potholes at a rate to sustain 0 MMIA  pothole claim payouts *Source = Cityworks FY17 0 FY18 0 FY19 0 FY20 App. 0 FY20  Recom. 0 Number of Paid Pothole Related MMIA Claims* The COB Streets Department's standard is to have 0 paid pothole related claims *Source = MMIA 123 FY21 Budget   Personnel  No Changes  Operating   Operational costs increasing with maintaining more roads and an increase in general construction costs.  Capital   Many replacement and new vehicles and annual street projects, see Capital section for all the detailed capital  listing for the Street maintenance fund, Gas tax fund, Street Impact Fee fund, and Arterial & Collector fund.   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change STREETS 010‐ General Fund                  168,321                              ‐                               ‐   0.0% STREETS 108‐ Community Transportaion Fund                    38,652                              ‐                       5,000 0.0% STREETS 110‐ Gas Tax Fund                  887,732                2,120,350             2,344,500 10.6% STREETS 111‐ Street Mainenance Fund               6,213,302                6,462,343             6,473,105 0.2% STREETS 114‐ Street Impact Fees               5,216,654                7,565,195             6,230,001 ‐17.6% STREETS 141‐ Street Arterial Construction               2,951,308                2,396,000             1,588,500 ‐33.7% STREETS 146‐170, 181‐182, 200‐250‐ Lighting  Districts                  472,270                   477,499                 528,934 10.8% STREETS 504‐ Construction Funds               1,090,959                1,072,000             2,178,000 103.2%    TOTALS            17,039,198              20,093,387           19,348,040  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change STREETS Salaries & Benefits               1,633,168                1,756,594             1,829,674 4.2% STREETS Operating               4,141,365                3,805,995             5,452,399 43.3% STREETS Capital            10,267,564              12,579,080           10,505,000 ‐16.5% STREETS Debt Service                  269,723                   310,800                 310,800 0.0% STREETS Transfers                  727,378                1,640,918             1,250,167 ‐23.8% TOTALS            17,039,198              20,093,387           19,348,040  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change STREETS 4110‐ Street Operations               5,741,015              12,655,465           11,076,597 ‐12.5% STREETS 4120‐ Street Maintenance                  887,732                 2,120,350             2,594,500 22.4% STREETS 4130‐ Street Construction               9,231,457                4,320,733             4,639,147 7.4% STREETS 4150‐ Street Lighting                  565,034                    535,499                586,934 9.6% STREETS 4171‐ Traffic Signs & Markers                  613,960                    461,340                 450,862 ‐2.3% TOTALS            17,039,198              20,093,387           19,348,040  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 10% Operating 28% Capital 54% Debt Service 2% Transfers 6% 124     Vehicle Maintenance  Major Objectives:  To  maintain  vehicles  and  equipment  in  good  running condition thereby enabling various City  personnel  to  perform  daily  assignments  safely  and without delay due to mechanical failure or  breakdown.    The  Division  emphasizes  the  importance  of  having  a  well‐structured  preventative  maintenance program online for all equipment  and vehicles.  Budget Allocation Internal Service Fund‐ Vehicle Maintenance Internal  Service Fund FY20 Accomplishments  All technicians are Automotive Service Excellence  (ASE) certified with half of them Master Certified.   Three technicians are Emergency Vehicle  Technician certified.  Both supervisors are  certified.   Benefits of an Internal Service fund.  FY20 Strategic Plans  6.2  Protect  local  Air  Quality‐  Any  time  we  diagnose  an  emissions  problem  it  is  repaired.   Driving with the check engine light on can emit  50% more Co2.   7.2 Employee Excellence‐ Our mechanics are the  best in the valley maybe even the state.  One  minute they are working on a weed eater and  then repairing a 30,000 pound motor grader in a  snowstorm at 10 below zero while a ladder truck  awaits.   7.3c  Best  Practices,  Creativity  &  Foresight‐  Improve Departmental Collaboration‐ We work  with  every  department  to  purchase  and  bid  equipment that best fits the needs of the user as  well as explore options to share equipment.    Performance Measures  Calculate and monitor preventative vs  reactive maintenance.  ***Systems adjustments will be made in  FY21 to collect the necessary data   FY21 Strategic Plan  7.2  Protect  local  Air  Quality‐  Any  time  we  diagnose an emissions problem it is repaired.     7.2 Employee Excellence‐ Our mechanics are the  best in the valley maybe even the state.    7.3c  Best  Practices,  Creativity  &  Foresight‐  Improve Departmental Collaboration.   1,300,000  1,350,000  1,400,000  1,450,000  1,500,000  1,550,000 FY19 Actual FY20 Budget FY21 Recommended 710‐ Vehicle Maintenance Fund 92.6% 96.3%95%95%95.9% 98.4%98%98% 93.2%94.3% 90%90% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Fleet Operational Time *Source = Cityworks Police Department Water/Sewer Department Streets Department Police & Water/Sewer Standard = 95% Streets Standard = 92% 4 8 4 3 5 8.7 7 6.5 7.4 13.5 9.5 8.5 0 5 10 15 20 25 30 35 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Days from Initiation to Completion for Internal  Vehicle Service Requests (by priority) *Source = Cityworks High (standard = 2 days)Medium (standard = 6 days) Low (standard = 8 days) 125 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   No major changes  Capital   None  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE 710‐ Vehicle Maintenance Fund            1,499,253          1,387,800            1,444,636 4.1% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE Salaries & Benefits                507,716              541,468               588,729 8.7% VEHICLE MAINTENANCE Operating                991,537              846,332               855,907 1.1% VEHICLE MAINTENANCE Capital                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% VEHICLE MAINTENANCE Debt Service                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% VEHICLE MAINTENANCE Transfers                           ‐                           ‐                            ‐   0.0% TOTALS            1,499,253          1,387,800            1,444,636 4.1% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change VEHICLE MAINTENANCE 6010‐ Vehicle Maintenance Shop            1,499,253          1,387,800            1,444,636 4.1% TOTALS            1,499,253          1,387,800            1,444,636  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 89% Operating 11% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 126     Wastewater-  Operations  Major Objectives:  Adequately  maintain  and  locate  the  City’s  wastewater  system  including  manholes,  wastewater collection and transmission systems  and lift stations   Clean our entire collections system annually to  minimize stoppages   Televise  the  existing  sewer  infrastructure  to  determine  problems  and  overall  condition  of  sewer mains, enabling repairs in a timely manner  and  helping  to  prioritize  renovation  projects  funded through CIP  Budget Allocation Operations are funded by the Wastewater Enterprise  Fund and new capacity projects are funded by the  Wastewater impact Fee     FY20 Accomplishments  Continued aggressively engaging educating and  inspecting businesses for Fats Oils and Grease  issues inspected over 50 businesses this FY.   Lower than median sewer backups caused by  blockages in the main (43 / 100 miles of pipe /  year).   Going to replace root bound sewer connections  in New Hyalite view this summer. Dowl selected  as project engineer.  FY20 Strategic Plans  6.1  Clean  Water  Supplies‐  Ensure  adequate  supplies of clean water for today and tomorrow.  By cleaning and root cutting our sewer mains we  maintain a low number of backups.  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  6.1 Clean Water Supplies‐ Ensure adequate  supplies of clean water for today and tomorrow.  By cleaning and root cutting our sewer mains we  maintain a low number of backups.  Wastewat er  Operation s 36% Wastewater Fund  1.3 1.3 0.43 1 1.2 0 0.5 1 1.5 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Overflow Events per 100 Miles of  Main *Source = Cityworks National Standard < 1.2 events/100 miles of main (AWWA) 50 61.2 57.6 50 56 0 20 40 60 80 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Miles of Root Cut Mains *Source = Cityworks Standard = 56 miles/year 30.9 26 37.5 50 41.3 0 20 40 60 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Miles of Flushed Mains *Source = Gnet Standard = 41.3 miles/year 127 FY21 Budget   Personnel  Adding 1 FTE‐ Water/Sewer Operator split with the Water fund  Operating   Increase in costs and increased staffing supplies  Capital   Annual pipe replacement and other annual projects, see Capital section for all the detailed capital listing for the  Wastewater fund, and Wastewater Impact Fee fund.     Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WASTEWATER OPERATIONS 620‐ Wastewater Fund           3,774,968        3,505,788             3,579,910 2.1% WASTEWATER OPERATIONS 630‐ Wastwater Impact Fee           1,826,376        7,343,417             1,508,452 ‐79.5% TOTALS           5,601,344      10,849,205             5,088,362  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WASTEWATER  OPERATIONS Salaries & Benefits               984,263           926,727                942,035 1.7% WASTEWATER  OPERATIONS Operating           2,691,592        1,806,561             1,901,910 5.3% WASTEWATER  OPERATIONS Capital           1,925,073        7,546,500             1,675,000 ‐77.8% WASTEWATER  OPERATIONS Debt Service                      416            530,012                530,012 0.0% WASTEWATER  OPERATIONS Transfers                          ‐               39,405                  39,405 0.0% TOTALS           5,601,344      10,849,205             5,088,362  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WASTEWATER 5210‐ Wastewater Operations           3,269,682        9,647,300             3,883,957 ‐59.7% WASTEWATER 5220‐ Utilities Locates                 73,387              92,900                  92,900 0.0% WASTEWATER 5230‐ Wastewater Services                   3,657                5,000                    5,000 0.0% WASTEWATER 5240‐ Wastewater Construction           2,230,005        1,061,905             1,064,405  0.2% WASTEWATER 5250‐ Manholes                 13,971              25,000                  25,000 0.0% WASTEWATER 5260‐ Televising                   6,733              12,100                  12,100 0.0% WASTEWATER 5280‐ Main Repairs                   3,909                5,000                    5,000 0.0% TOTALS           5,601,344      10,849,205             5,088,362  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 19% Operating 37% Capital 33% Debt Service 10% Transfers 1% 128     Wastewater- Water  Reclamation Facility  Major Objectives:  Protect and enhance the water quality of the East  Gallatin River   Consistently achieve compliance with all aspects  of  the  city’s  Discharge  permit  (MPDES)  and  in  most cases be below allotted limit.   Comply with all EPA 503 Bio‐solids requirements  and regulations, minimizing unpleasant orders.  Budget Allocation FY20 Accomplishments  Continued with asset maintenance management  through CIP program and operating budget.    Operation staff Increased number of SOP/training  exercises,  implemented  cross‐training  with  maintenance,  Expanded  data  tracking  and  microbial analysis (microscopy), Decreased use of  a major chemical Mg(OH)2.   Meet  Montana  Department  of  Environmental  Quality  discharge  permit  requirements.  No  permit violationsFY20   FY20 Strategic Plan  1.3e)  Enhance  our  relationship  with  State  and  Federal  Agencies:  Ongoing  permit  negotiation  with DEQ and EPA requesting discharge variance.   6.4d) Climate Change Adaption and Mitigation:  Completed  Digesters  #1  and  #2  clean  and  refurbishment. To increase methane production  used as primary heat for the WRF.   7.2a) Be a “Best in Class” Employer: 10 out of 14  W R F  e m p l o y e e s  a r e  S t a t e  o f  M o n t a n a   Wastewater Certified.  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  6.1  Clean  Water  Supplies‐  The  WRF  has,  in  preparation for their permit renewal, studied and  will continue to study the river downstream of  the WRF plant discharge. The goal of the WRF is  to understand the river so we can protect the  watershed downstream of the treatment plant. Water  Reclamation  Facility 64% Wastewater Fund $1,851 $1,523 $1,607 $1,428 $1,608 $0 $1,000 $2,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Total O&M Dollars per Million Gallons of  Wastewater Flow Treated Annually *Source = Hach WIMS Standard = $1,608 1.95 3.90 1.88 3.34 3.3450.0 64.7 56.9 56.2 56.2 0 20 40 60 80 100 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Loading Per Million Gallons of Wastewater Flow  Treated Daily *Source = Hach WIMS Phosphorus Nitrogen Phosphorous Standard = 3.87 Nitrogen Standard = 77.3 86.8% 91.7%95.7%93.6%95.6% 13.2% 8.3%4.3%6.4%4.4% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Preventative vs. Corrective Maintenance *Source = JobCal % Preventative Maintenance % Corrective Maintenance Target = 83% Preventative 129 FY21 Budget   Personnel  No change  Operating   Minor inflationary costs to operations  Capital   Annual projects, see Capital section for all the detailed capital listing for the Wastewater fund, and Wastewater  Impact Fee fund.   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER RECLAIMATION FACILITY 620‐ Wastewater Fund           4,082,425        5,618,824            7,102,531 26.4% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER RECLAIMATION FACILITY Salaries & Benefits           1,184,297        1,202,252            1,240,921 3.2% WATER RECLAIMATION FACILITY Operating           2,324,045        2,677,572            2,737,610 2.2% WATER RECLAIMATION FACILITY Capital               574,083            500,000            1,885,000 277.0% WATER RECLAIMATION FACILITY Debt Service       1,239,000            1,239,000 0.0% WATER RECLAIMATION FACILITY Transfers                          ‐                         ‐                             ‐   0.0% TOTALS           4,082,425        5,618,824            7,102,531  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WASTEWATER 5610‐ WRF Operations           3,089,143        4,474,372            6,070,039 35.7% WASTEWATER 5620‐ Laboratory               519,150            511,052                463,492 ‐9.3% WASTEWATER 5630‐ Sludge Injection               392,492            568,600                554,200 ‐2.5% WASTEWATER 5640‐ Pretreatment                 14,761              64,800                  14,800 ‐77.2% WASTEWATER 5650‐ WRF Construction                 66,879                       ‐                             ‐   0.0% TOTALS           4,082,425  5,618,824      7,102,531           Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 19% Operating 43% Capital 19% Debt Service 19% Transfers 0% 130     Water - Operations  Major Objectives:  M a i n t a i n  t h e  C i t y ’ s  2 8 8  m i l e s  o f  t h e  w a t e r   distribution system, hydrants, valves, meters and  pressure reducing valves.   Respond to water distribution problems 24 hrs a  day 7 days a week.  Budget Allocation Operations are funded by the Water Enterprise Fund  and new capacity projects are funded by the Water  impact Fee     FY20 Accomplishments  Helped oversee refurbishment and startup of the  Pear St Booster Station.  FY20 Strategic Plans  6.1 Clean Water Supplies Continued Lead Service  L i n e  r e m o v a l  b o t h  w i t h i n  t h e  d e p a r t m e n t  a n d   outside  contractors  down  to  30  known  lead  service  lines.  Have  started  second  inventory  looking for galvanized lines with lead goosenecks.  Performance Measures FY21 Strategic Plan 6.3 Climate Action‐ Reduce community and municipal  Greenhouse  Gas  (GHG)  emissions,  increase  the  supply of clean and renewable energy; foster related  businesses.   Pear  Street  Booster  Station  was  designed  for  energy efficiency using variable frequency drives  for the pumps. Water  Operations 44% Water Fund 2.5 3.5 5.2 4 5 0 2 4 6 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Water Main Breaks/Leaks 100 Miles of Pipe (National Standard (AWWA) ≤  31) *Source = Cityworks 0.7 0.4 0.51 0.7 0.6 0 0.2 0.4 0.6 0.8 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended 4‐12 Hour Disruption of Water Service/1,000  Accounts (National Standard (AWWA) ≤ 1.43) *Source = Cityworks 449 461 331 475 425 0 100 200 300 400 500 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended New Water Service Line Inspections *Source = Cityworks 131 FY21 Budget   Personnel  Adding 1 FTE‐ Water/Sewer Operator shared funding with the Wastewater fund.  Operating   Inflationary increases in the costs of operations  Capital   Annual projects and equipment replacements, see Capital section for all the detailed capital listing for the Water  fund, and Water Impact Fee fund.  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER OPERATIONS 600‐ Water Fund               5,260,189          4,533,824                4,585,224 1.1% WATER OPERATIONS 610‐ Water Impact Fees               1,276,585          2,575,729                1,036,291 ‐59.8% TOTALS               6,536,774          7,109,553                5,621,515  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER OPERATIONS Salaries & Benefits               1,160,086          1,196,370                1,212,444 1.3% WATER OPERATIONS Operating               4,212,787          2,114,954                2,219,571 4.9% WATER OPERATIONS Capital                  562,660          3,198,229                1,589,500 ‐50.3% WATER OPERATIONS Debt Service                      1,241                        ‐                                ‐   0.0% WATER OPERATIONS Transfers                  600,000             600,000                   600,000 0.0% TOTALS               6,536,774          7,109,553                5,621,515  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER 5010‐ Water Operations               3,166,587          4,453,456                2,624,554 ‐41.1% WATER 5020‐ Utility Locates                    57,762               93,750                     93,750 0.0% WATER 5030‐ Water Services                    42,355               35,000                     35,000 0.0% WATER 5040‐ Water Construction               2,657,698          1,822,500                2,162,500 18.7% WATER 5060‐ Meter Reading                  539,571             587,347                   588,211 0.1% WATER 5070‐ Hydrants                    41,343               80,000                     80,000 0.0% WATER 5080‐ Water Valves                      7,662               17,500                     17,500 0.0% WATER 5090‐ Main Repairs                    23,796               20,000                     20,000 0.0% TOTALS               6,536,774          7,109,553                5,621,515  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries & Benefits 22% Operating 39% Capital 28% Debt Service 0% Transfers 11% 132     Water- Water  Treatment Plant  Major Objectives:  Protect public health through optimization of the  Sourdough and Lyman Creek Plants.   Maintain  high‐quality  drinking  water  of  low  turbidity,  void  of  contaminants,  and  meeting  water supply demands of the City.   Monitoring  and  maintaining  WTP  facilities  to  ensure current needs are met and to anticipate  future water quality and quantity needs.  Budget Allocation Operations are funded by the Water Enterprise Fund  and new capacity projects are funded by the Water  impact Fee    FY20 Accomplishments  5.3 MG finished water storage tank online July  2019   Sourdough  48”  pipeline  segment  completed  December 2019 FY20 Strategic Plans 6.1 Clean Water Supplies  7.3 Best Practices, Creativity & Foresight   7.3d Updated the WTP Emergency Response  Plan  7.4 Performance Metrics          Performance Measures   FY21 Strategic Plan 6.1 Clean Water Supplies  7.3 Best Practices, Creativity & Foresight   7.3c Improve Departmental Collaboration   7.3d Update Departmental Plans‐ Complete  Risk and Resiliency Plan required by EPA  7.4 Performance Metrics‐ Continue to improve on  performance measures through plant optimization  and data collection  Water  Treatment  Plant 49% Water Fund 2.30 2.17 1.97 1.50 1.50 0 1 2 3 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 RecommendedMi l l i o n s   o f   G a l l o n s Purchased Median Daily Surplus Hyalite Water (Indicating water the City purchased but did not use) *Source = Hach WIMS Target ≤ 1.5 Million Gallons 1,050 1,023 1,001 1,063 1,086 950 1,000 1,050 1,100 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of samples per 10,000 people *Source = Hach WIMS Standard ≥ 1,000 76.5%64.8%76.1% 60.5%60.9% 23.5%35.2%23.9% 39.5%39.1% 0% 20% 40% 60% 80% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Corrective vs Preventative Maintenance Target = 60% Preventative / 40% Corrective *Source = JobCal Percent Preventative Maintenance Percent Corrective Maintenance 133     FY21 Budget Personnel  No changes  Operating   Operational increases due increase in chemical costs and minor parts that and equipment.  Capital   Annual projects and equipment replacements, see Capital section for all the detailed capital listing for the Water  fund, and Water Impact Fee fund.    Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER PLANT 600‐ Water Fund               2,877,362          5,088,729             5,111,197 0.4% WATER PLANT 610‐ Water Impact Fees                  181,958          4,387,323                525,000 ‐88.0% TOTALS               3,059,320          9,476,052             5,636,197  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER  PLANT Salaries & Benefits                  841,751             827,179                918,347 11.0% WATER  PLANT Operating               1,996,609          2,091,920             2,207,220 5.5% WATER  PLANT Capital                  220,960          5,324,000             1,345,000 ‐74.7% WATER  PLANT Debt Service         1,165,630             1,165,630 0.0% WATER  PLANT Transfers                             ‐                67,323                           ‐    TOTALS               3,059,320          9,476,052             5,636,197  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER 4610‐ Water Plant Operations               2,877,362          5,088,729             5,111,197 0.4% WATER 4620 ‐ Water Plan Contruction                  181,958          4,387,323                525,000 ‐88.0% TOTALS               3,059,320          9,476,052             5,636,197  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 16% Operating 39% Capital 24% Debt Service 21% Transfers 0% 134     Water Conservation  Major Objectives:  Establishing and strengthening the community’s  water conservation ethic.   Ensuring adequate water supplies are available;  to meet current and future demands, in times of  drought, for emergency response and long term  drought mitigation  Budget Allocation Funded by the Water Enterprise Fund FY20 Accomplishments  Completion  of  the  Sunset  Hills  Cemetery  and  Lindley Park Water Conservation Project   Launched & recruited participation in Dropcountr  water use portal (~920 users)   Launched commercial rebate program FY20 Strategic Plans  An  Engaged  Community:  1.1  Outreach,  1.2  Community  Engagement,  1.3.c.d  Enhanced  Relationships   A  Well  Planned  City:  4.3.d  Explore  Sustainable  Technology ‐ Development of ‘LawnAssist’ lawn  watering/water budget application feature   A  Sustainable  Environment:  6.1.a  Watershed  Management  Safe Community: 3.1 Public Safety  &  emergency  Preparedness‐  Additional  water  supply sources integrated in drought monitoring  tool     Performance Measures   FY21 Strategic Plan  An  Engaged  Community:  1.1 Outreach  and  1.2  Community  Engagement‐  Professional  Services  for Water Smart Bozeman Education Campaign   A  Well  Planned  City:  4.3.d  Explore  Sustainable  Technology ‐ Irrigation Audits for City Facilities  and  Water  Loss  Audit  on  Water  Distribution  System   A Sustainable Environment: 6.1.a   Water Conservation 6% Water Fund 216  300  126  300 225  133  137  81  140  125  60  128  117  160  175 48  67  57  70  85  0 100 200 300 400 500 600 700 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Water Conservation Rebates The target is to continuously increase the rebate program *Source = GIS Rebate Tracking Database Toilets Clothes Washers Showerheads Landscape & Irrigation System 42 65 61 70 100  0 50 100 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Outdoor Sprinkler System  Assessments Target = 200 assessments *Source = Internal Tracking System 0 50 100 150  ‐  10,000  20,000  30,000  40,000  50,000  60,000 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 GP C D Po p u l a t i o n Gallons Per Capita Per Day (GPCD) Water  Demand & Population The target is to show a long term decreasing GPCD trend  independent of annual weather anomalies *Source = Naviline & US Census Total Water Demand (GPCD)Population 120 GPCD 108 GPCD 135 FY21 Budget   Personnel  1 FTE Water Conservation Technician   Operating   Increases in operations with new staff and expanding program  Capital     Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER CONSERVATION 600‐ Water Fund                  341,721             546,285                  658,829 20.6% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER CONSERVATION Salaries & Benefits                  142,241             150,185                  160,229 6.7% WATER CONSERVATION Operating                  177,768             393,600                  460,100 16.9% WATER CONSERVATION Capital                    18,349                   36,000 100.0% WATER CONSERVATION Debt Service                      3,363                 2,500                      2,500 100.0% WATER CONSERVATION Transfers 0.0% TOTALS                  341,721             546,285                  658,829  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change WATER 4640‐ Water Conservation                  341,721             546,285                  658,829 20.6% TOTALS                  341,721             546,285                  658,829  Department Budget by Fund Department Budget by Category Department Budget by  Division Project #Project Name Amount WC02 WATER USE DATA DEVELOPMENT      36,000  Salaries &  Benefits 24% Operating 70% Capital 6% Debt Service 0% 136     Public Welfare 137     Public Welfare Recreation (Parks & Recreation)- The Recreation Division is responsible for identifying the recreation needs of our  growing community and offering quality programs in  diverse  interest  areas  that  satisfy  those  needs.  The  division has a committed staff that remains focused on  program  quality  and  customer  satisfaction  while  offering  all‐inclusive  opportunities  in  outdoor  recreation,  sports,  fitness,  and  cultural  arts.    The  Aquatics  Division  is  comprised  of  one  year‐round  indoor  facility,  the  Swim  Center  and  one  outdoor  seasonal facility, Bogert Pool. Forestry (Parks & Recreation)- The Forestry Division  is committed to providing a healthy, safe, and aesthetically pleasing community forest. Environmental, economic,  and social benefits from the urban forest raise the standard of living for Bozeman residents.  Parks (Parks & Recreation)- The Parks Division is responsible for the overall development and maintenance of 44  public parks, 52 + miles of trails and associated sports fields and open space within the City limits.  Cemetery (Parks & Recreation)- The  73+acre  Sunset  Hills  Cemetery,  the  only  City  owned  and  maintained  cemetery, is a virtual arboretum of stately pine, fir, spruce, ash, maple, cedar and various ornamental trees, which  are maintained by the Forestry Division with assistance from the Cemetery Division. The cemetery  currently  contains  over  16,000  burial  sites,  three  columbariums,  nine  dedicated  affiliation  areas  and  ample  room  for  expansion.  Library- The  Bozeman  Public  Library  creates  opportunities  that  inspire curiosity,  exploration  and  connection. The Library is the community cultural center  that connects all Bozeman citizens to their neighbors and  the world.  Economic Development - Our  community  strengthens  and diversifies the local economy by supporting business  sectors that create & sustain mid‐ to high‐paying jobs,  enhancing the high quality of life in the greater Bozeman  Sustainability (Strategic Services) - Coordinates  with  city  departments  and  community  stakeholders  to  promote a sustainable environment and reduce greenhouse gas emissions.  Affordable Housing (Community Development) ‐ As Bozeman grows, the city is working to develop a long‐term  plan to meet the housing needs of its residents through the Affordable Housing Program.  138     Recreation (Parks & Recreation)  Major Objectives:  Offer recreational opportunities and facilities that  promote health and wellness and improve the  quality of life for the Bozeman community.   To provide recreation and fitness opportunities to  the  community  in  an  environment  that  encourages and instructs individuals how to be  safe in, on, and around water.    Budget Allocation Funded by the General Fund  FY20 Accomplishments  Enhanced program and facility safety procedures  & training   Added family events: Spooky Swim, Easter Egg  Hunt, and Dive in Movie.     Replacement  of  secondary  sanitization  system.   Increased  air  and  water  quality.  Decreased  chemical and energy consumption.  FY20 Strategic Plans  1.3  b)  Enhance  our  relationship  with  Bozeman  School District #7   1.4  Business  and  Institutional  Partnerships‐ Explore opportunities for partnerships with key  business groups and non‐profit organizations.    3.4  Active  Recreation‐Facilitate  and  promote  recreational  opportunities  and  active  health  programs and facilities  Performance Measures Recreation Aquatics FY21 Strategic Plan  1.3  b)  Enhance  our  relationship  with  Bozeman  School District #7   3.4  Active  Recreation‐Facilitate  and  promote  recreational  opportunities  and  active  health  programs and facilities.    7.3 Best Practices, Creativity & Foresight‐ Utilize  best  practices,  innovative  approaches,  and  constantly anticipate new directions and changes  relevant to the governance of the City.  Recreation 7% General Fund 40%45%50% 0% 50% 100% FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Recreation Program Cost Recovery *Source = Naviline & COB Finance Department Standard = 50% (National Average = 27.3%) 99%90%90% 80% 100% FY19 FY20…FY21… Percentage of Participants Satisfied with  Recreation Programs *Source = Hard copy surveys. Moving to digital surveys in FY21 to capture  more feedback Standard ≥ 90% 658 750 800 0 500 1000 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Individuals on the Aquatics  Program Wait Lists Standard ≤ 200 *Source = Sportsman 4 6 8141218 0 50 FY19 FY20…FY21… Ho u r s Pool Closures Due to Mechanical Failures Swim Center Standard ≤ 48 hours Bogert Standard ≤ 24 hours *Source = Manually Tracking Bogert Pool Swim Center 139 FY21 Budget   Personnel  No FTE Changes  Operating   Increase in operating cost from program increases and Recreations’ share of the PROST plan update  Capital         Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change RECREATION 010‐ General Fund              1,818,963                1,939,523            2,182,249 12.5% RECREATION 189‐ Story Mansion Operating  Fund                    36,282                     40,792                 35,048 ‐14.1% TOTALS 1,855,245              1,980,315              2,217,297          Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change RECREATION Salaries & Benefits              1,018,646                1,131,688            1,164,451 2.9% RECREATION Operating                  685,271                   811,547               891,158 9.8% RECREATION Capital                  151,328                     37,080               157,000 100.0% RECREATION Debt Service                             ‐                                ‐                    4,688 0.0% RECREATION Transfers 0.0% TOTALS              1,855,245                1,980,315            2,217,297  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 8010‐ Recreation Operations              1,098,342                   569,258               657,550 15.5% PARKS AND RECREATION 8020‐ Swim Center                  348,980                1,036,463            1,066,584 2.9% PARKS AND RECREATION 8030‐ Bogert Pool                    89,394                    86,576                 85,976 ‐0.7% PARKS AND RECREATION 8040‐ Facilities: Lindley, Beall &  Story                  277,818                   205,743               328,159 59.5% PARKS AND RECREATION 8050‐ Recreation Programs                    40,711                     82,275                 79,028 ‐3.9% TOTALS              1,855,245                1,980,315            2,217,297  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 52% Operating 39% Capital 9% Debt Service 0% Project #Project Name Amount GF302  PASSENGER VAN                       37,000  GF333  SMCC GYM VENTILATION SYSTEM   120,000  140     Forestry (Parks & Recreation)  Major Objectives:  Continue  both  reactive  and  proactive  maintenance for Bozeman’s 23,946 public trees  in  boulevards,  developed  city  parks,  and  city‐ owned properties.   Manage  potential  risk  factors  through  site  inspections,  proper  pruning,  and  high‐risk  tree  removals.   I d e n t i f y  a n d  c o r r e c t  e n c r o a c h i n g  v e g e t a t i o n   utilizing  Forestry  staff  (public  trees)  and  Code  Compliance (private trees).   Maintain Cost Share and Voucher Replacement  programs,  while  increasing  Public  Outreach  to  improve tree diversity and resident interaction.  Budget Allocation Funded  by  the  Tree  Maintenance  Special  Revenue  Fund  FY20 Accomplishments  Spring Planting – Increasing tree diversity with  innovative programs and new partnerships   Contracted Services – High risk tree removals and  mature tree pruning   Hosted Northern Rockies Tree School FY20 Strategic Plans Climate Change Adaptation and Mitigation ‐ Increase  the  community's  resiliency  and  preparedness  in  response to climate change.    Performance Measures   FY21 Strategic Plan  6.2 Protect Local Air Quality   6.3 Climate Action ‐d) Climate Change Adaptation  and  Mitigation  ‐ Increase  the  community's  resiliency  and  preparedness  in  response  to  climate change.  757,339  782,945  818,252   720,000  740,000  760,000  780,000  800,000  820,000  840,000 FY19 FY20 Budget FY21 Recommended 91.1%92.1%90.0%90.0% 8.9%7.9%10.0%10.0% 85% 90% 95% 100% FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Proactive vs. Reactive Maintenance Source = GIS Work Tracking System Proactive Tree Maintenance Reactive Tree Maintenance Target = 90% Proactive 35%33%33%31% 15% 25% 35% 45% FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Percent of Population That is Ash Standard: Reduce Ash to 20% of Population Source = GIS Work Tracking System Target = 20% 141 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   Increase in District administrative costs.  Capital   None       Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FORESTRY 112‐ Tree Maintenance Fund                  686,225                   787,767                   777,909 ‐1.3% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change FORRESTRY Salaries & Benefits                  451,983                   455,103                   481,089 5.7% FORRESTRY Operating                  173,720                   242,664                   296,820 22.3% FORRESTRY Capital                    60,522                     90,000                              ‐   ‐100.0% FORRESTRY Debt Service                             ‐                                ‐                                ‐   0.0% FORRESTRY Transfers                             ‐                                ‐                                ‐   0.0% TOTALS                  686,225                   787,767                   777,909  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7710‐ Tree Maintenance                  686,225                   787,767                   777,909 ‐1.3% TOTALS                  686,225                   787,767                   777,909  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 62% Operating 38% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 142     Parks (Parks & Recreation)  Major Objectives:  Continue adding, upgrading, and maintaining safe  and  quality  sports  fields,  trail  corridors,  community  gathering  areas,  and  playground  equipment.    Provide  expanded  maintenance  and  care  to  restrooms, litter control, pet waste disposal, turf  care, and water conservation efforts.    Improve, maintain, and expand the trail system in  coordination with development and our partners.    Continue to upgrade park signage for uniformity  and less maintenance.  Budget Allocation With the New District Parks will be funded through a  special assessment in a special revenue fund. It’s the  first year of the Parks & Trails District Special Revenue  fund.  FY20 Accomplishments  Effectively  managed  and  maintained  the  Bozeman Sports Park during its inaugural season,  with  over  4000  hours  of  play  and  8500  tournament visitors.   Assumed  maintenance  responsibilities  of  the  Story Mill Community Park.   Construction completed on the Path to the “M” &  Drinking Horse, with maintenance responsibilities  turned  over  to  the  Parks  Division  in  spring  of  2020.  FY20 Strategic Plans  3.4 Active Recreation      4.3  Strategic  Infrastructure  (Parks  and  Trails  District.)   6.5 Parks, Trails & Open Space  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  3 .  A  S a f e ,  W e l c o m i n g  C o m m u n i t y 3.4‐  Active  Recreation‐ Facilitate and promote recreational  opportunities  and  active  health  programs  and  facilities. (Maintaining and operating high quality  playgrounds, sports fields, trail corridors.)   4.  High  Quality  Urban  Approach  4.3‐  Prioritize  long‐term  investment  and  maintenance  for  existing and new infrastructure.  A.) Develop a  comprehensive parks maintenance and facilities  plan. (Parks and Trails District Implementation)   6. A Sustainable Environment 6.5‐ Support the  maintenance and expansion of an interconnected  s y s t e m  o f  p a r k s ,  t r a i l s  a n d  o p e n  s p a c e .   A . )   (PROST update)  38 71 75 80 0 50 100 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended User Agreements *Source = Sportsmans 370 425 425 485 0 200 400 600 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Park Reservations *Source = Sportsmans 537 406 403 467 389  445  417 344 400  344   ‐  200  400  600  800  1,000  1,200 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Hours spent on Sanitation & Turf  Maintenance per FTE *Source = Cityworks Sanitation Hours per FTE Turf Maintenance hours per FTE Standard = 500 hours/FTE 143 FY21 Budget   Personnel  With the new District additional seasonal workers are being added along with a Contract Coordinator, an Assistant  Superintendent and Parks planner for a total of 5.9 FTE  Operating   Increases in operational costs with new Sports Park and Storymill being added  Capital   Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS 10‐ General Fund           1,895,309            2,458,500                           ‐   ‐100.0% PARKS 128‐ FWP Management Areas                         73                    8,000                    2,000 ‐75.0% PARKS 132 ‐ Bogart Park                   5,300                    5,000                    5,000 0.0% PARKS 136‐ Park Special Revenue                 34,024                           ‐                             ‐   100.0% PARKS 184‐ Parks Master Plan Development                   4,694                          ‐                     5,000 100.0% PARKS 195 ‐ Parks & Trails Mtc District                          ‐                             ‐             3,632,174 100.0% PARKS 199‐ Sports Park                          ‐                   51,000                  51,000 0.0% PARKS 563‐ 568‐ Parks & Open Space Bond           5,273,312                           ‐                             ‐   0.0% PARKS 850‐ Parkland Trust                 74,686                    5,000                    5,000 0.0% TOTALS 7,287,398           2,527,500           3,700,174           Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS Salaries & Benefits               945,766            1,031,864            1,501,072 45.5% PARKS Operating               791,304                962,636            1,986,102 106.3% PARKS Capital           5,541,242                533,000                213,000 ‐60.0% PARKS Debt Service                   9,086 0.0% PARKS Transfers 0.0% TOTALS           7,287,398            2,527,500            3,700,174  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7610‐ Parks Operations           7,287,398            2,527,500            3,700,174 46.4% TOTALS 7,287,398           2,527,500           3,700,174           Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 37% Operating 50% Capital 13% Project #Project Name Amount GF115  PARK VEHICLE REPLACEMENTS      60,000  GF291  PICKLEBALL COURTS                    95,000  GF339 ADDITIONAL PARKING SMC   300,000  PTD04 PARK VEHICLES      58,000  144     Cemetery (Parks & Recreation)  Major Objectives: Develop new cemetery blocks and lots for internments  as demand dictates.  Provide an easily accessible, safe,  and serene setting for cemetery/gravesite visitation.  Continued  excellence  in  providing  professional  and  dignified internment services.  Budget Allocation Funding through the General Fund    FY20 Accomplishments  Construction  continuing  on  the  Southwest  Montana Veteran’s Cemetery, with retaining walls  completed during the winter of 2020 and the spine  and sidewalk scheduled for spring of 2020.   Continuing design and construction of Southwest  Montana Veteran’s Cemetery with Phase II being  the 5000 square foot plaza scheduled for summer  of 2020.    GF 231‐Cemetery irrigation project completed in  the fall of 2019, implementation scheduled for the  spring of 2020.  FY20 Strategic Plans  6.1‐  Clean  Water  Supplies‐  Project  Gf  231‐  c o n v e r t i n g  t h e  c e m et e r y f r o m  t r e a t ed  w a t e r  t o   surface  water.  Saving  258  acre  feet  of  treated  water per year   7.3 Best Practices, Creativity & Foresight‐ Utilize  best  practices,  innovative  approaches,  and  constantly anticipate new directions and  Performance Measures   FY21 Strategic Plan  6.A  Sustainable  Environment  ‐  We  cultivate  a  strong environmental ethic; protect our clean air,  w a t e r ,  o p e n  s p a c e s  a n d  c l i m a t e ;  a n d  p r o m o t e   environmentally  sustainable  businesses  and  lifestyles.   6.1‐Clean  Water  Supplies‐  Ensure  adequate  supplies of clean water for today and tomorrow.  GF 231‐ Cemetery Irrigation Project   6.2‐  Protect  local  air  quality‐  The  cemetery’s  diverse  array  of  trees,  turf  and  open  space  contributes  to  a  vast  amount  of  carbon  sequestration.  Cemetery 2% General Fund 435 450 500 575 0 200 400 600 800 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of User Group Agreements &  Partnerships Including BSF, Farmer Agreement, Cyclocross, etc. *Source = Cemetery Staff 5,159 5,004 4,156 5,000 5,200   ‐  2,000  4,000  6,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Groundskeeping & Cemetery Beautification  Hours *Source = Cityworks Standard = 5,100 hours 95 83 85 87 90 34 36 42 34 30 18 12 29 20 30 0 50 100 150 200 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Burials by Type The standard is to support community burial needs *Source = CIMS Ash Burials Standard Burials Columbarium Burials 145 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   Small equipment purchase increase operating costs.  Capital    Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CEMETERY 010‐ General Fund               772,606                541,628                564,835 4.3% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change CEMETERY Salaries & Benefits               329,502                354,994                363,299 2.3% CEMETERY Operating               117,202                141,634                156,536 10.5% CEMETERY Capital               325,902                  45,000                  45,000 0.0% CEMETERY Debt Service                          ‐                             ‐                             ‐   0.0% CEMETERY Transfers                          ‐                             ‐                             ‐   0.0% TOTALS               772,606                541,628                564,835  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change PARKS AND RECREATION 7210‐ Cemetery Operations               772,606                541,628                564,835 4.3% TOTALS               772,606                541,628                564,835  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Project #Project Name Amount GF268  SW MT VETERAN'S CEMETERY      45,000  Salaries &  Benefits 64% Operating 28% Capital 8% Debt Service 0% Transfers 0% 146     Library  Major Objectives:  S p a c e  ‐  D e s i g n  &  I m p l e m e n t  a n  e x p a n s i o n  t o   ensure that the Library has adequate space to  Bozeman's growing needs.   Technology ‐ Use technology & digital resources  to enhance the Library experience.   Programming ‐ Provide unique programming to  inform & enrich the lives of target audiences of  Library users.   Outreach ‐ Engage new & broader audiences in  taking advantage of the Library's resources.  Budget Allocation Funded  through  the  General  fund  A construction fund is setup for Library Maintenance  which is funded by up to 2% of unspent appropriation  from the prior year.  FY20 Accomplishments  Library Strategic Plan for 2018‐2021 ‐ Continue to  implement the strategic plan: making progress on  increasing  Library  Space,  Technology,  Programming and Outreach.  FY20 Strategic Plans 5.1 a) Library Expansion Planning ‐Continue to work  with the Library Foundation on a RFP for a Master  Plan  of  the  existing  building  and  grounds.  In  partnership with the Bozeman Public Schools for a  BPL  presence  in  the  Gallatin  High  School  Library  starting in the fall of 2020.  Performance Measures     FY21 Strategic Plan  Strategic Plan 5.1 a) Library Expansion Plan‐ The  Library’s staffing plan for FY21 adds .75 FTE for  Library Assistants. These hours will be added to  existing part time staff and enable us to have a  presence in the Gallatin High School Library.  Library 7% General Fund 1,059 797 956 867 890 0 200 400 600 800 1,000 1,200 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Pr o g r a m s   a t t e n d e d   p e r   F T E Program Attendance per FTE *Source = Library Tracking System Standard = 800 694,940 669,820 666,992 642,902 630,774 ‐23,586 26,773 29,000 31,500  60% 70% 80% 90% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Library* vs Bookmobile Circulation Trends Standard is to see increased bookmobile use *Library circulation refers to all traditional hard copy print,  audio, & video circulation Source = Workflows Traditional Circulation (print, audio, video)Bookmobile Circulation 538,084 541,332 548,567 532,738 535,593  48,067 41,804 40,877 41,024 38,306  114,307 110,270 104,321 95,024 89,339  115,430 128,768 158,859 191,232 215,560  0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Circulation Trends Standard is to increase digital circulation *Source = Workflows Print Audiobook Video Digital Circulation (eBooks, audio, video) 147 FY21 Budget   Personnel  Increase of part time hours for West Side Library at the new high school for a total of .75FTE  Operating   Decrease is due to the reduction in the Library Depreciation fund spending. Increase in the Generl fund is mainly  in Library Materials  Capital   Continued carpet replacement  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change LIBRARY 010‐ General Fund                2,201,567               2,244,974                2,478,892 10.4% LIBRARY 137‐ Library Special Revenue                      41,393                             ‐                                ‐   #DIV/0! LIBRARY 561‐ Library Depreciation  Fund                      48,187                  280,000                     72,000 ‐74.3% TOTALS                2,291,147               2,524,974                2,550,892  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change LIBRARY Salaries & Benefits                1,586,944               1,687,401                1,802,659 6.8% LIBRARY Operating                    540,933                  837,573                   676,233 ‐19.3% LIBRARY Capital                      48,208                    72,000 0.0% LIBRARY Debt Service                        3,387 0.0% LIBRARY Transfers                    111,675 0.0% TOTALS                2,291,147               2,524,974                2,550,892  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change LIBRARY 7810‐ Library Operations                    940,317               1,037,157                1,000,265 ‐3.6% LIBRARY 7820‐ Technical Services                    314,392                  318,245                   337,626 6.1% LIBRARY 7830‐ Information Services                    393,164                  495,148                   528,224 6.7% LIBRARY 7840‐ Children's Services                    191,388                  193,661                   287,813 48.6% LIBRARY 7850‐ Circulation Services                    451,886                  480,763                   396,964 ‐17.4% TOTALS                2,291,147               2,524,974                2,550,892  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Salaries &  Benefits 71% Operating 26% Capital 3% 148     Economic  Development  Major Objectives:  Increasing economic activity that improves our  community’s prosperity;   Supporting innovation and encouraging growth in  mid‐to‐high wage sectors; and   Facilitating  the  creation  of  mid‐to‐high  paying  jobs/high quality employment to match the high  quality of life.  Budget Allocation Funded Operationally from the General Fund    Oversees the programming of Special Revenue Fund,  which includes Urban Renewal Districts.    FY20 Accomplishments/ FY20 Strategic Plan  2.1  Business  Growth  ‐  Support  retention  and  growth  of  both  the  traded  and  local  business  sectors while welcoming and encouraging new and  existing  businesses,  in  coordination  with  the  Economic Development Plan.   2.2  Infrastructure  Investments  ‐  Strategically  invest  in  infrastructure  as  a  mechanism  to  encourage  economic  development.  a)  Identify  Commercial/Industrial  Infrastructure  Needs.  Identify sites for new or redevelopment in areas  that lack adequate infrastructure and develop new  financing strategies to fund these investments.   2.3 Workforce Development ‐ Support education  and workforce development initiatives to improve  the skills of our citizens.  Performance Measures FY21 Strategic Plan  2.1  Business  Growth  ‐  Support  retention  and  growth  of  both  the  traded  and  local  business  sectors.    2.2  Infrastructure  Investments  ‐  Strategically  invest in infrastructure.    2.3 Workforce Development ‐ Support education  and workforce development initiatives.  Economic Development 1% General Fund 010‐ General  Fund 11% 119‐ Economic  Development  Loan 1%123‐ Big Sky  Economic  Development Grant 1% 116‐ Dowtown TIF  District 48% 143‐ North  7th  Corridor  TIF District 28% 144‐North  East Urban  Renewal TIF  District 7% 176‐ Downtown  BID 4% 186‐ Development  Impacts (Big  Box) 0% 17 37 21 89 61 0 20 40 60 80 100 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Jobs created through the Big Sky Trust  Fund Program *Source = Big Sky Trust Fund $1,328,695 $1,328,695 $1,328,695 $1,328,695 $1,328,695  $3,068,902 $3,769,917 $4,159,996  $5,987,410 $5,987,410  $0 $2,000,000 $4,000,000 $6,000,000 $8,000,000 Downtown TIF Incrememental Taxable  Value *Source = Prospera Downtown TIF Incremental Value Downtown TIF Taxable Base Value $3,512,246 $3,507,723 $3,507,723 $3,507,723 $3,507,723  $1,003,546 $948,716 $982,574 $1,714,155 $1,714,155  $0 $1,000,000 $2,000,000 $3,000,000 $4,000,000 $5,000,000 $6,000,000 Midtown TIF Incrememental Taxable  Value *Source = Prospera Midtown URD Incremental Value Midtown URD Taxable Base Value 149 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   Broadband study, Economic Development Strategy update and other matching funds for economic projects  Capital     Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT 010‐ General Fund                        361,881              474,229               467,010 ‐1.5% ECONOMIC DEVELOPMENT 119‐ Economic Development Loan 34,600                                      31,000                 31,000 0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 123‐ Big Sky Economic Development  Grant                        215,000                50,000                 50,000 0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 116‐ Dowtown TIF District                    1,074,025           2,816,000            2,026,653 ‐28.0% ECONOMIC DEVELOPMENT 143‐ North 7th Corridor TIF District                        334,464           3,001,852            1,164,755 ‐19.5% ECONOMIC DEVELOPMENT 144‐North East Urban Renewal TIF  District                        347,391              339,500               273,201 #DIV/0! ECONOMIC DEVELOPMENT 145‐ Mandeville Farm TIF                            4,000 5.1% ECONOMIC DEVELOPMENT 176‐ Downtown BID                        128,801              167,160               175,750 5.1% ECONOMIC DEVELOPMENT 186‐ Development Impacts (Big Box)                 5,000                    5,000 ‐61.2% ECONOMIC DEVELOPMENT 191‐ Tourism BID                    1,087,916 #DIV/0! ECONOMIC DEVELOPMENT 505‐ NEURD TIF Bond Construction                        930,587 #DIV/0! TOTALS                    4,518,665           6,884,741            4,193,369  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT Salaries & Benefits                        231,015              289,826               292,745 1.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Operating                    2,166,446           6,083,017            3,456,176 ‐43.2% ECONOMIC DEVELOPMENT Capital                    1,143,444                20,000 #DIV/0! ECONOMIC DEVELOPMENT Debt Service                          92,000                93,000                 92,000 0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Transfers                        885,760              418,898               332,448 ‐20.6% TOTALS                    4,518,665           6,884,741            4,193,369  Department Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change ECONOMIC DEVELOPMENT 8240‐ Economic Development                        611,481              560,229               553,010 ‐1.3% ECONOMIC DEVELOPMENT          ‐  Downtown Improvement Districts                    3,907,184           6,324,512            3,640,359 ‐42.4% TOTALS 4,518,665                   6,884,741                   4,193,369  Department Budget by Category Department Budget by  Division Department Budget by Fund Project #Project Name Amount GF275  FIBER OPTIC CONDUIT AND VAULTS      20,000  Salaries &  Benefits 7% Operating 82% Capital 1% Debt Service 2%Transfers 8% 150     Sustainability (Strategic Services)  Major Objectives:  Advance  our  utility  tracking  capabilities  and  reporting   Develop a Climate Action & Resiliency Plan   Implement  the  2019  Climate  Vulnerability  Assessment & Resiliency Strategy   Explore a building energy stretch code Budget Allocation Funded by the General Fund (only 0.48% of the fund  expenditures)    FY20 Accomplishments  Completed  Climate  Vulnerability  Assessment  &  Resiliency Strategy (Climate Change Adaptation &  Mitigation, 6.3.d)   2020 Bozeman Climate Plan (Update the Climate  Action Plan 6.3a)  o 10 of 13 public engagement events completed  with diverse staff participation  o Provisionally  adopted  new  greenhouse  gas  emissions reduction targets FY20 Strategic Plans Expanded  City‐Utility  Collaboration  (Create  Solar  Energy Policies 6.3.c)   Renewable Energy Steering Committee with Big  Sky,  Bozeman,  Helena,  Missoula,  and  NorthWestern Energy   Green Tariff Stakeholder Committee  Performance Measures    Monitor community greenhouse gas emissions to  inform adopted goals for reduction.    FY21 Strategic Plan  Update the Climate Action Plan 6.3.a    Create Solar Energy Policies 6.3.c   Climate Change Adaptation & Mitigation, 6.3.d   Explore Sustainable Technology 7.3.b      Sustainability  1% General Fund $2,500 $7,904 $0 $2,500 $5,000 $22,477 $40,330 $58,183 $82,737 $111,791 $0 $20,000 $40,000 $60,000 $80,000 $100,000 $120,000 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Bozeman Energy Project Annual incentives &  Aggregate Savings Target: Annual 30% Increase to Total Savings *Source = Bozeman Energy Project Annual BEP Incentives Aggregate BEP Savings 99 105 114.7 109.3 110 73.3 75.1 78.5 80 75 0 50 100 150 FY17 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended kB t u / S F Municipal Building Energy Use Intensity (EUI) *Source = NorthWestern Energy City Hall Library City Hall Standard = 53 Library Standard = 72 26% reduction in GHG emissions by  2025 (compared to 2008) 100% net clean  electricity by 2030 Carbon neutral by 2050 151 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   Additional projects and consultant work for Economic Analysis for Community Renewable Energy, LED Retrofits  for City Facilities, EV Site Assessments for City Facilities and Solar Site Assessments for City Facilities   Capital   None      Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SUSTAINABILITY 10‐ General Fund                      192,169              165,790                 349,205 110.6% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SUSTAINABILITY Salaries & Benefits                      123,853              127,115                 136,641 7.5% SUSTAINABILITY Operating                        47,883                38,675                 207,325 436.1% SUSTAINABILITY Capital                        16,067                         ‐                              ‐   100.0% SUSTAINABILITY Debt Service                          4,366                         ‐                      5,239 0.0% SUSTAINABILITY Transfers                                 ‐                           ‐                              ‐   0.0% TOTALS                      192,169              165,790                 349,205  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change SUSTAINABILITY 8250‐ Sustainability  (Strategic Services)                     192,169              165,790                 349,205 110.6% TOTALS                      192,169              165,790                 349,205  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 39% Operating 59% Capital 0% Debt Service 2% Transfers 0% 152     Community Housing  (Community Development)  Major Objectives:  Provide down‐payment assistance & low‐interest  loans   Offer impact fee reimbursement for affordable  housing projects   Match funds for low‐interest tax credit project  applications.  Budget Allocation Funded by the Community Housing Special Revenue  Fund    FY20 Accomplishments  Affordable  Housing  Needs  Assessment  Completed in February, 2019   Community  Housing  Action  Plan  Adopted  in  November, 2019 (Resolution 5081) FY20 Strategic Plans Strategic Plan ‐ Develop a Comprehensive Affordable  Housing  Action  Plan  that  does  the  following:  (Objective 4.5b)   Mandates  the  creation  of  affordable  housing  across  all  dwelling  unit  types.   (Current inclusionary zoning ordinance pertains  to single family homes only)   Provides the prescribed flexibility in the manner  in which the mandate can be accomplished.   Provides a substantial, broad‐based and reliable  source  of  funding  for  the  construction  of affordable  housing  and  for  affordable  housing  loans.   Actively encourages Bozeman’s major employers  to develop workforce housing programs for their  employees.  (Ongoing  meetings  and  efforts  regarding this issue) Performance Measures     FY21 Strategic Plan A Well Planned City | Housing & Transportation  Choices (Objective 4.5b, 1‐3)   Impact Fee / Down Payment Assistance | $200K    Road to Home HRDC| $40K   HRDC Annual Administration Contract | $20K   Studies  and  Code  work|  $120K     ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000  1,200,000 FY19 Actual FY20 Budget FY21 Recommended 10 0 18 22 0 10 20 30 40 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Affordable Units Constructed  (mandated by Inclusionary Zoning Ordinance) *Source = Approved Affordable Housing Plans Target = 31/year 10 24 36 20 0 20 40 60 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Number of Units in Approved Housing Plans  (final plat) *Source = Approved Affordable Housing Plans Target = 50/year 0 0 $117,465  $578,028  $0 $100,000 $200,000 $300,000 $400,000 $500,000 $600,000 $700,000 FY18 FY19 FY20 Approved FY21 Recommended Cash‐in‐Lieu Funds Received Standard = $0, as units are preferable to Cash‐in‐Lieu *Source = Approved Affordable Housing Plans 153 FY21 Budget   Personnel  No changes  Operating   Increased funding to projects based on approvals from CAHAB and consultant services to implement plan.  Capital   None    Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY HOUSING 120‐ WCommunity Housing Fund                         214,970                  934,458            1,024,705 9.7% Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY HOUSING Salaries & Benefits                           45,419                     81,708                 88,705 8.6% COMMUNITY HOUSING Operating                         169,551                  852,750              936,000 9.8% COMMUNITY HOUSING Capital                                    ‐                               ‐                            ‐   0.0% COMMUNITY HOUSING Debt Service                                    ‐                                ‐                            ‐   0.0% COMMUNITY HOUSING Transfers                                    ‐                                ‐                            ‐   0.0% TOTALS                         214,970                  934,458            1,024,705  Division Category  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  % Change COMMUNITY HOUSING 8230‐ Community Housing                         214,970                  934,458           1,024,705 9.7% TOTALS                         214,970                  934,458            1,024,705  Department Budget by Category Department Budget by Fund Department Budget by  Division Salaries &  Benefits 9% Operating 91% Capital 0% Debt Service 0% Transfers 0% 154     Non-Departmental About: The Non‐Departmental unit accounts for expenditures that are not associated with a specific city department.  Examples  include  insurance  premiums  paid  by  the  City,  costs  of leave  pay‐outs  for  terminating  employees,  contingency funds, etc.   Major Objectives: To accurately budget and account for non‐departmental costs.  Budget Issues and Details General Fund  General fund allocation of liability & property insurance ‐ $510,345;     General fund   o Contribution to the band ‐ $10,440;  Professional services for the landfill, $25,000; Contingency  appropriation ‐ $150,000;   HRDC Streamline $300,000;  HAVEN $30,000; Help Center $30,000;  o Police & Fire state share retirement (non‐cash) ‐ $2,915,014;    Debt service fund for Intercap loan for Bronken and Storymill projects ‐ $40,480   Transfer to Landfill Monitoring Fund ‐ $310,000; Transfer to Stormwater Fund for Landfill Loan payments ‐  $100,000; and Special revenue funds support $80,000.    Debt items     Fund Category  Division  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  10 Operating Insurance 489,046             491,391             510,345              10 Operating General 133,982             3,228,702          3,505,454           10 Debt Debt Service Intercap 40,480               40,480                10 Transfers Transfers 491,188             405,000             540,000               General Fund Non‐ Departmental           1,114,216           4,165,573           4,596,279  103 Transfers  Transfers ‐ Insurance            2,461,824           2,815,384           2,768,752  175 Operating  General ‐ Galavan                104,703               108,490               129,408  501 Construction  BPSC                178,014         40,115,362                          ‐    720 Operating  Insurance            4,949,240           5,044,794           5,044,794  Fund Category  Division  FY19 Actual   FY20 Budget   FY21 Approved  300 Transfers  SID Revolving Loan Fund                       911                867,070           1,313,160  303 Debt Service  G.O. Refunding Series 2012               276,400               273,300               275,400  304 Debt Service  Parks and Open Space Bond            1,083,838            1,076,788            1,076,463  305 Debt Service  2007 Downtown TIF Bonds               423,923               418,898               332,448  307 Debt Service  Bozeman Public Safety Center                           ‐            38,376,716           2,372,450  310‐448 Debt Service  SID funds               253,240                   1,000                 46,932  450 Debt Service  Sports Park Turf Loan                           ‐                    32,000               125,796  155     Below are the budget details followed by the debt schedules:   Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 1/1/2021 ‐                     546,225.00         546,225.00          7/1/2021 1,280,000.00    2.000% 546,225.00          1,826,225.00      2,372,450.00      1/1/2022 ‐                     533,425.00         533,425.00          7/1/2022 1,305,000.00    2.000% 533,425.00          1,838,425.00      2,371,850.00      1/1/2023 ‐                     520,375.00         520,375.00          7/1/2023 1,330,000.00    3.000% 520,375.00          1,850,375.00      2,370,750.00      1/1/2024 500,425.00         500,425.00          7/1/2024 1,370,000.00    4.000% 500,425.00          1,870,425.00      2,370,850.00      1/1/2025 ‐                     473,025.00         473,025.00          7/1/2025 1,425,000.00    4.000% 473,025.00          1,898,025.00      2,371,050.00      1/1/2026 ‐                     444,525.00         444,525.00          7/1/2026 1,480,000.00    4.000% 444,525.00          1,924,525.00      2,369,050.00      1/1/2027 ‐                     414,925.00         414,925.00          7/1/2027 1,540,000.00    4.000% 414,925.00          1,954,925.00      2,369,850.00      1/1/2028 ‐                     384,125.00         384,125.00          7/1/2028 1,600,000.00    4.000% 384,125.00          1,984,125.00      2,368,250.00      1/1/2029 ‐                     352,125.00         352,125.00          7/1/2029 1,665,000.00   4.000% 352,125.00         2,017,125.00     2,369,250.00      1/1/2030 ‐                     318,825.00         318,825.00          7/1/2030 1,730,000.00   4.000% 318,825.00         2,048,825.00     2,367,650.00      1/1/2031 ‐                     284,225.00         284,225.00          7/1/2031 1,800,000.00   4.000% 284,225.00         2,084,225.00     2,368,450.00      1/1/2032 ‐                     248,225.00         248,225.00          7/1/2032 1,875,000.00   4.000% 248,225.00         2,123,225.00     2,371,450.00      1/1/2033 ‐                     210,725.00         210,725.00          7/1/2033 1,950,000.00   4.000% 210,725.00         2,160,725.00     2,371,450.00      1/1/2034 ‐                     171,725.00         171,725.00          7/1/2034 2,025,000.00   4.000% 171,725.00         2,196,725.00     2,368,450.00      1/1/2035 ‐                     131,225.00         131,225.00          7/1/2035 2,110,000.00   2.250% 131,225.00         2,241,225.00     2,372,450.00      1/1/2036 107,487.50         107,487.50          7/1/2036 2,155,000.00   2.375% 107,487.50         2,262,487.50     2,369,975.00      1/1/2037 81,896.88           81,896.88            7/1/2037 2,205,000.00   2.375% 81,896.88           2,286,896.88     2,368,793.76      1/1/2038 55,712.50           55,712.50            7/1/2038 2,260,000.00   2.375% 55,712.50           2,315,712.50     2,371,425.00      1/1/2039 28,875.00           28,875.00            7/1/2039 2,310,000.00   2.500% 28,875.00           2,338,875.00     2,367,750.00      TOTALS 33,415,000.00 11,616,193.76   45,031,193.76   45,031,193.76    CITY OF BOZEMAN General Obligation Bonds Bozeman Publice Safet Center,  Series 2019 DEBT SERVICE SCHEDULE 156     Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 1/1/2021 ‐                   73,406.25        73,406.25          7/1/2021 220,000.00     2.250% 73,406.25        293,406.25       3,925,000.00     1/1/2022 ‐                   71,206.25        71,206.25          7/1/2022 225,000.00     2.250% 71,206.25        296,206.25       3,700,000.00     1/1/2023 ‐                   68,675.00        68,675.00          7/1/2023 230,000.00     2.500% 68,675.00        298,675.00       3,470,000.00     1/1/2024 ‐                   65,800.00        65,800.00          7/1/2024 235,000.00     2.500% 65,800.00        300,800.00       3,235,000.00     1/1/2025 ‐                   62,862.50        62,862.50          7/1/2025 245,000.00     2.500% 62,862.50        307,862.50       2,990,000.00     1/1/2026 ‐                   59,800.00        59,800.00          7/1/2026 250,000.00     4.000% 59,800.00        309,800.00       2,740,000.00     1/1/2027 ‐                   54,800.00        54,800.00          7/1/2027 260,000.00     4.000% 54,800.00        314,800.00       2,480,000.00     1/1/2028 ‐                   49,600.00        49,600.00          7/1/2028 270,000.00     4.000% 49,600.00        319,600.00       2,210,000.00     1/1/2029 ‐                   44,200.00        44,200.00          7/1/2029 280,000.00     4.000% 44,200.00        324,200.00       1,930,000.00     1/1/2030 ‐                   38,600.00        38,600.00          7/1/2030 290,000.00     4.000% 38,600.00        328,600.00       1,640,000.00     1/1/2031 ‐                   32,800.00        32,800.00          7/1/2031 305,000.00     4.000% 32,800.00        337,800.00       1,335,000.00     1/1/2032 ‐                   26,700.00        26,700.00          7/1/2032 315,000.00     4.000% 26,700.00        341,700.00       1,020,000.00     1/1/2033 ‐                   20,400.00        20,400.00          7/1/2033 325,000.00     4.000% 20,400.00        345,400.00       695,000.00        1/1/2034 ‐                   13,900.00        13,900.00          7/1/2034 340,000.00     4.000% 13,900.00        353,900.00       355,000.00        1/1/2035 ‐                   7,100.00          7,100.00            7/1/2035 355,000.00     4.000% 7,100.00          362,100.00       ‐                      TOTALS 5,100,000.00  2,266,840.63  7,366,840.63     CITY OF BOZEMAN General Obligation Refunding Bonds, Trails, Open Space & Parks,  Series 2014 DEBT SERVICE SCHEDULE 157     Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Due Payment Rate Payment Payment Balance 1/1/2021 ‐                    137,325.00      137,325.00          7/1/2021 435,000.00      2.500% 137,325.00      572,325.00          7,180,000.00    1/1/2022 ‐                    131,887.50      131,887.50          7/1/2022 450,000.00     2.750% 131,887.50      581,887.50         6,730,000.00    1/1/2023 ‐                    125,700.00      125,700.00          7/1/2023 460,000.00     3.000% 125,700.00      585,700.00         6,270,000.00    1/1/2024 ‐                    118,800.00      118,800.00          7/1/2024 475,000.00     2.800% 118,800.00      593,800.00         5,795,000.00    1/1/2025 ‐                    112,150.00      112,150.00          7/1/2025 490,000.00     3.250% 112,150.00      602,150.00         5,305,000.00    1/1/2026 ‐                    104,187.50      104,187.50          7/1/2026 505,000.00     3.500% 104,187.50      609,187.50         4,800,000.00    1/1/2027 ‐                    95,350.00        95,350.00            7/1/2027 520,000.00     3.750% 95,350.00        615,350.00         4,280,000.00    1/1/2028 ‐                    85,600.00        85,600.00            7/1/2028 540,000.00     4.000% 85,600.00        625,600.00         3,740,000.00    1/1/2029 ‐                    74,800.00        74,800.00            7/1/2029 565,000.00     4.000% 74,800.00        639,800.00         3,175,000.00    1/1/2030 ‐                    63,500.00        63,500.00            7/1/2030 585,000.00     4.000% 63,500.00        648,500.00         2,590,000.00    1/1/2031 ‐                    51,800.00        51,800.00            7/1/2031 610,000.00     4.000% 51,800.00        661,800.00         1,980,000.00    1/1/2032 ‐                    39,600.00        39,600.00            7/1/2032 635,000.00     4.000% 39,600.00        674,600.00         1,345,000.00    1/1/2033 ‐                    26,900.00        26,900.00            7/1/2033 660,000.00     4.000% 26,900.00        686,900.00         685,000.00       1/1/2034 ‐                    13,700.00        13,700.00            7/1/2034 685,000.00     4.000% 13,700.00        698,700.00         ‐                      TOTALS 9,900,000.00  4,355,805.28  14,255,805.28    CITY OF BOZEMAN General Obligation Refunding Bonds, Trails, Open Space & Parks, Series 2013 DEBT SERVICE SCHEDULE 158       Payment Principal Interest Interest Semi‐Annual Principal Date Payment Rate Payment Payment Balance 1/1/2021 ‐                   ‐         41,724.00        41,724.00          7/1/2021 249,000.00    2.44       41,724.00        290,724.00      3,171,000.00    1/1/2022 ‐                   ‐         38,686.20        38,686.20          7/1/2022 255,000.00    2.44       38,686.20        293,686.20      2,916,000.00    1/1/2023 ‐                   ‐         35,575.20        35,575.20          7/1/2023 259,000.00    2.44       35,575.20        294,575.20      2,657,000.00    1/1/2024 ‐                   ‐         32,415.40        32,415.40          7/1/2024 268,000.00    2.44       32,415.40        300,415.40      2,389,000.00    1/1/2025 ‐                   ‐         29,145.80        29,145.80          7/1/2025 277,000.00    2.44       29,145.80        306,145.80      2,112,000.00    1/1/2026 ‐                   ‐         25,766.40        25,766.40          7/1/2026 279,000.00    2.44       25,766.40        304,766.40      1,833,000.00    1/1/2027 ‐                   ‐         22,362.60        22,362.60          7/1/2027 286,000.00    2.44       22,362.60        308,362.60      1,547,000.00    1/1/2028 ‐                   ‐         18,873.40        18,873.40          7/1/2028 293,000.00    2.44       18,873.40        311,873.40      1,254,000.00    1/1/2029 ‐                   ‐         15,298.80        15,298.80          7/1/2029 303,000.00    2.44       15,298.80        318,298.80      951,000.00       1/1/2030 ‐                   ‐         11,602.20        11,602.20          7/1/2030 308,000.00    2.44       11,602.20        319,602.20      643,000.00       1/1/2031 ‐        7,844.60          7,844.60            7/1/2031 317,000.00    2.44       3,977.20          320,977.20      326,000.00       1/1/2032 ‐                   ‐         3,977.20          3,977.20            7/1/2032 326,000.00    2.44       10,125.00        336,125.00      ‐                      TOTALS 3,420,000.00 568,824.00     3,988,824.00    CITY OF BOZEMAN TAX INCREMENT URBAN RENEWAL REVENUE BONDS, SERIES 2007 (DOWNTOWN BOZEMAN IMPROVEMENT DISTRICT) DEBT SERVICE SCHEDULE 159 160 CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY 161 Capital Expenditure Summary The CIP includes any planned expenditure of $25,000 or greater, that results in the acquisition of an asset with a  useful life of 3 years or more. There is a couple of “exception s” or “extensions” of this definition that we have found  helpful and necessary in past years:   General Planning Documents (master plans, community surveys, etc.) are NOT included in our CIP.   Specific plans that involve pre‐engineering or preliminary design of facilities are often (but not always)  included in the CIP.   Software purchases that could potentially be “software as a service”.  Cloud based services are beginning  to replace our purchase of outright software and hardware.  In the CIP, we have treated the software  projects as a capital outlay purchase; although a “service” type, solution may actually be chosen during the  bidding/proposal process.    State law and City charter require the City to prepare the CIP. State Law requires the City to maintain a Capital  Improvement Plan for our Development Impact Fee programs.   Und er Montana Code Annotated (MCA), this Capital  Improvement Plan provides the schedules and cost projections required under MCA §7‐6‐1602(2)(k)(i‐iv). In Article  5.06 of the adopted City Charter, the City Manager is responsible for preparing and submitting a multi‐year capital  program to the City Commission no later than December 15 for the ensuing fiscal year.  This  five‐year  plan  includes  long‐range  plans  for  our  current  facilities  while  keeping  in  mind  level  of  service  standards. In a community with relatively high cost of living, the ability of citizens to afford the needed utility rate,  fee, and assessment levels is of concern.  At the same time, the City strives to keep existing facilities properly  maintained — and not pass deferred maintenance costs and problems on to future generations. The staff have  taken a lot of time and care in preparing this document. The efforts toward our Strategic Plan when developing our  plan.  FY21 Capital impacts on operational costs:  The larger infrastructure projects have an impact on our operational costs, which can include increased cost  for maintenance, additional monitoring, and additional services such as more roads to plow with the street  construction scheduled. The major wastewater projects discussed earlier will add maintenance time and  monitoring.  The streets that will be constructed will affect the Street Maintenance fund’s operational  budgets in FY21 with the additional snow plowing and into the future for repairs and maintenance.   Expanding the vehicle fleet increases maintenance and gas expenditures. This budget year there are some  vehicles and other mobile equipment replacements that will not have as big of impact as the new vehicles  expanding the number in the fleet.    We  are  not  constructing  any  major  building  in  this  budget  but  there  are  some  remodels  but  their  operational impact is minimal since there is not additional need for cleaning and utilities.  This includes the  Professional building elevator replacement and Storymill Community Center.     162     FY21 Capital Project Listing     Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 10 Cemetery GF268  SW MT VETERAN'S CEMETERY                    45,000  10 City Attorney 0 VIRTUAL SERVER TO RUN EDISCOVERY                    12,000  10 City Attorney 0 NEW PRINTER                    10,000  10 Commission GF284 LASERFISCHE                    19,334  10 Commission 0 ADDITIONAL TECH FOR SOFTWARE UPGRADES                      5,000  10 Ecnomic Development GF275  FIBER OPTIC CONDUIT AND VAULTS                    20,000  10 Facilities Management GF001 ELEVATOR REPLACEMENT‐ STIFF                 125,000  10 Facilities Management GF324  NEW DEPARTMENT VEHICLE                      25,000  10 Finance GF347 ANALYTICSNOW                    28,030  10 Information Technology GF062  PERSONAL COMPUTER (PC) RE                    65,000  10 Information Technology GF080  CITY‐WIDE SWITCHES&ROUTRS                    50,000  10 Information Technology GF265  SERVER REPLACEMENT GF                       48,000  10 Information Technology GF289  SERVER FARM SOFTWARE UPGRADES                    35,000  10 Police GF053  PATROL CAR & EQUIP RPLCMT                 183,000  10 Police GF292  MOBILE DATA EQUIP                           30,000  10 Recreation GF302  PASSENGER VAN                                     37,000  10 Recreation GF333  SMCC GYM VENTILATION SYSTEM                 120,000  10 Total                 857,364  100 Planning‐ Code Compliance CC01 CODE COMPLIANCE VEHCILE                                               35,000  100 Planning GF284 LASERFISCHE                    19,333  100 Building Inspection 0 AVOLVE SOFTWARE (Planning  PORTION)                   68,338  100 Total                 122,671  108 Community Transportation 0 FY21 TAP Projects                      5,000  108 Total                      5,000  111 Street Maintenance STR20  Annual Bike Path Improvement                 100,000  111 Street Maintenance STR22  Grader Lease                    60,000  111 Street Maintenance STR30  Annual Median & Boulevard                    65,000  111 Street Maintenance STR34  Sweepers                                 100,000  111 Street Maintenance STR40  Dump Truck  Plow Sander                  200,000  111 Street Maintenance STR49  Sanders                    27,000  111 Street Maintenance STR75 Annual Pedestrian Ramp                 100,000  111 Street Maintenance STR83 N 27TH MEDIAN LANDSCAPING                    50,000  111 Street Maintenance STR92 OAK ST MEDIAN LANDSCAPING                    60,000  111 Street Maintenance STR98  REPLACE #3223‐LIGHT DUTY                    35,000  111 Street Maintenance STR99  REPLACE #3250‐LIGHT DUTY                    45,000  111 Total                 842,000  General (10) Planning (100) Community Transportation (108) Street Maintenance (111) 163       Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 114 Street Impact Fee SIF001 RIGHT OF WAY ACQUISITION                 300,000  114 Street Impact Fee SIF009 KAGY (WILLSON TO 19TH) DESIGN & CONSTRUCTION              1,000,000  114 Street Impact Fee SIF110 *MANLEY & GRIFFIN (INTERSECTION  IMPROVEMENTS)                  1,600,000  114 Street Impact Fee SIF112 HIGHLAND & MAIN INTERSECTION REIMBURSEMENT                   130,000  114 Street Impact Fee SIF113 *GRIFFIN (7TH TO ROUSE) ‐ CONSTRUCTION                1,000,000  114 Street Impact Fee SIF116 *BRIDGER DR & STORY MILL RD (INTERSECTION  IMPROVEMENTS) CONSTRUCTION               1,200,000  114 Street Impact Fee SIF117 *STORY MILL (GRIFFIN TO BRIDGER)                   250,000  114 Street Impact Fee SIF118 *BABCOCK (15TH TO 19TH)                     200,000  114 Street Impact Fee SIF146 KAGY/11TH INTERIM IMPROVEMENTS                 100,000  114 Street Impact Fee SIF150 15TH ‐ PATRICK TO BAXTER IMPROVEMENTS                 250,000  114 Total              6,030,000  115 Building Inspection 0 AVOLVE SOFTWARE (BUILDING PORTION)                205,015  115 Building Inspection 0 SELECTRON                 147,000  115                 352,015  141 Arterial & Collector SIF110 MANLEY & GRIFFIN                 400,000  141 Arterial & Collector SIF113 GRIFFIN (7TH TO ROUSE) ‐ CONSTRUCTION                 500,000  141 Arterial & Collector SIF116 BRIDGER DR & STORY MILL RD (INTERSECTION  IMPROVEMENTS) ‐ CONSTRUCTION                  300,000  141 Arterial & Collector SIF117 STORY MILL (GRIFFIN TO BRIDGER) ‐ CONSTRUCTION                 250,000  141 Total              1,450,000  187 Fire & Capital Equipment FE12 PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT                    39,500  187 Fire & Capital Equipment FE15 CARDIAC MONITOR REPLACEMENT                 175,000  187 Fire & Capital Equipment FE16 EXTRACTION TOOLS                 150,000  187 Fire & Capital Equipment FE24 DIESEL FILTER SYSTEMS                    63,000  187 Total                 427,500  195 Parks & Trails District GF115  PARK VEHICLE REPLACEMENTS                    60,000  195 Parks & Trails District GF291  PICKLEBALL COURTS                                  95,000  195 Parks & Trails District GF339 ADDITIONAL PARKING SMC                 300,000  195 Parks & Trails District PTD04 PARK VEHICLES                    58,000  195 Total                 513,000  504 Street Reconsturction SCR01 CURB SPOT REPAIR                    60,000  504 Street Reconsturction SCR13 S 6TH: BABCOCK TO CLEAVELAND              2,118,000  504 Total              2,178,000  561 Library Depreciation Fund LIB22 NEW CARPET PUBLIC AREA                    72,000  561 Total                    72,000  Street Impact Fee (114) Building Inspection (115) Arterial & Collector (141) Fire & Capital Equipment (187) Parks & Trails District (195) Street Reconsturction (504) Library Depreciation  (561) 164       Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 600 Water Fund WC02 WATER USE DATA DEVELOPMENT                    36,000  600 Water Fund W03    ANNUAL WATER PIPE REPLACEMENT                    22,500  600 Water Fund W04‐21 WATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM ‐  CONSTRUCTION              1,200,000  600 Water Fund W47    REPLACE #2647 ‐ 1998 1/2 TON CHEVY PICKUP                    27,000  600 Water Fund W87 LYMAN TANK & TRANMISSION MAIN  DESIGN                   750,000  600 Water Fund W99 HYALITE GUARDRAIL EXTENSION                    70,000  600 Total              2,105,500  610 Water Impact Fee WIF32  GROUNDWATER WELL FIELD AND TRANSMISSION  CONSTRUCTION                 500,000  610 Water Impact Fee WIF37  SOURDOUGH CANYON NATURAL STORAGE ‐  PLANNING & DESIGN                     25,000  610 Water Impact Fee WIF53 NELSON MDWS WATER MAIN OV                 340,000  610 Total                 865,000  620 Wastewater fund WW07   ANNUAL WASTEWATER PIPE REPLACEMENT  PROGRAM‐DESIGN                    25,000  620 Wastewater fund WW08   WASTEWATER PIPE REPLACEMENT PROGRAM‐ CONSTRUCTION               1,000,000  620 Wastewater fund WW106 FIBER CONDUIT: DAVIS>WRF                    69,000  620 Wastewater fund WW107 FIBER CONDUIT: I‐90 XING                    36,000  620 Wastewater fund WW49 ADDITIONAL FUNDING FOR ROLL OFF STORAGE                 700,000  620 Wastewater fund WW69   SMALL WORKS PROJECTS                     120,000  620 Wastewater fund WW70   WRF FACILITY ENGINEERING & OPTIMIZATION                           60,000  620 Wastewater fund WW71 WRF FACILITY PLAN UPDATE                 300,000  620 Wastewater fund WW76   THIRD PRETREATMENT SCREEN                 500,000  620 Wastewater fund WW96 E GALLATIN RIVER AVULSION                    70,000  620 Wastewater fund WWIF47 WW COLLECTION PLAN UPDATE                 125,000  620 Wastewater fund WWIF50  JOINT MSU/DEQ PILOT                    30,000  620 Total              3,035,000  630 Wastewtaer Impact Fee WWIF47 WASTEWATER COLLECTION PLAN UPDATE                    125,000  630 Wastewtaer Impact Fee WWIF51 COTTONWOOD SUB SEWER OVERSIZING                 400,000  630 Total                 525,000  640 Solidwaste SW45 TOTE DELIVERY TRUCK                    38,000  640 Solidwaste SW52 SIDE LOAD TRUCK‐ REPLACEMENT                 300,000  640 Solidwaste SW54 PICKUP TRUCK                    30,000  640 Total                 368,000  650 Praking P017   ROUSE PARKING LOT RE‐DESIGN AND  IMPROVEMENTS                  280,000  650 Praking P025 REPLACEMENT VEHICLE                    35,000  650 Total                 315,000  670 Stormwater STDM03 DOWNTOWN TRUNK LINE PH2                  350,000  670 Stormwater STRH01 DOWNTOWN MECH STORM PH3                  300,000  670 Stormwater STOP02 STORMWATER RATE STUDY                    50,000  670 Total                 700,000  Solidwaste (640) Parking (650) Stormwater (670) Water  (600) Water Impact Fee  (610) Wastewater (620) Wastewater Impact Fee (630)  165             Fund Fund ‐ Division Project #Project Name Amount 750 GIS GIS04 AERIAL PHOTOGRAPHY                    65,000  750 Public Works Admin GIS16  PERFORMANCE MANAGEMENT AND CIVIC  ENGAGEMENT SYSTEM INVESTMENTS                 125,000  750 Public Works Admin GF284 LASERFISCHE                    19,333  750 Engineering 0 AVOLVE SOFTWARE (ENGINEERING PORTION)                    68,338  750 Total                 277,671             20,414,221  Public Works Admin (750) Grand Total 166     Appendices Appendix A‐ Statistical Information Appendix B‐ Budget Financial Polices Appendix C‐ Long Range Planning Appendix D‐ General Fund Minimum Reserve Analysis Appendix E‐ Glossary   167 168 Appendix A: Statistical Information Statistical Information Consumer Price Index The City uses the Consumer Price Index as a general gauge of price inflation this includes all Items, Unadjusted,  Urban Consumers (CPI‐U). The City’s living wage ordinance bases increases on CPI‐U for Western States.    Source:  Bureau of Labor Statistics, US Department of Labor       Population Bozeman’s population has been growing steadily since 2000.  The rate of population has shown a larger increase  the last three years.  The Bozeman Population has median age 28 and has a high percentage of residents holding a  bachelor’s degree or higher at 56.9%. Source:  US Census Bureau:        Year Ending  December,CPI‐U % Change 2009 216 2.70% 2010 219.2 1.50% 2011 225.7 3.00% 2012 229.6 1.70% 2013 233.0 1.50% 2014 234.8 0.80% 2015 236.5 0.70% 2016 241.4 2.10% 2017 246.5 2.11% 2018 251.2 1.92% 2019 255.8 1.80% United States CPI ANNUAL CPI‐U  Western % Change 2009 218.8 ‐0.40% 2010 221.2 1.10% 2011 227.5 2.90% 2012 232.4 2.20% 2013 236.1 1.60% 2014 239.1 1.30% 2015 243.0 1.60% 2016 247.7 1.90% 2017 257.3 3.88% 2018 265.2 3.07% 2019 272.6 2.79% Western States CPI Fiscal Yr Estimated  Population Bozeman's  Estimated Annual  % Change in  Population Accumulated %  Growth Since  2010 2010 37,336       0.94% 2011 38,091       0.09%0.09% 2012 38,645       2.15%2.24% 2013 39,788       1.67%3.91% 2014 41,645       0.28%4.19% 2015 43,334       7.21% 11.39% 2016 45,200       4.19% 15.58% 2017 46,951       4.25% 19.83% 2018 48,532       4.25% 24.08% 2019 49,504       4.25% 28.33% 2020 51,287       4.25% 32.58% 169       Business: Private Employers:  The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest private  employers within the City’s boundaries (2018 data).    Public Employers: The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest public employers  within the City’s boundaries, one of which is the City.    Year % Change in  Population Per capita  Income Median  Age % Residents w/  Bachelors K‐12  enrollment Unemploy ment rate 2009 2.7% 26,313$              27.0 52.7% 5,463                4.6% 2010 0.9% 25,909$              26.0 50.6% 5,509                5.8% 2011 0.1% 25,611$              27.2 50.1% 5,679                5.6% 2012 2.1% 24,709$              27.2 53.9% 5,810                5.2% 2013 1.6%25,608$             27.1 55.4% 5,994               4.3% 2014 0.3%26,427$             26.8 53.3% 6,216               3.5% 2015 6.7%26,335$             27.3 53.6% 6,294               2.9% 2016 4.0%26,350$             27.5 54.4% 6,533               2.8% 2017 4.1%26,506$             27.7 56.5% 6,770               2.8% 2018 4.1%28,748$             27.9 56.5% 6,908               2.8% 2019 4.1%29,097$             28 56.9% 7,015               3.8% Private Employers Size Bozeman Deaconess Hospital  1,000+ Employees Oracle America 500 to 999 Employees Kenyon Noble Lumber & Hardware 250 to 499 Employees Town Pump Convenience Stores 250 to 499 Employees Wal Mart 250 to 499 Employees Zoot Enterprises 250 to 499 Employees Albertson's 100 to 249 Employees Target 100 to 249 Employees Bridger Bowl 100 to 249 Employees Community Food Co‐Op 100 to 249 Employees Costco 100 to 249 Employees First Security Bank 100 to 249 Employees First Student 100 to 249 Employees Reach Inc 100 to 249 Employees McDonalds 100 to 249 Employees Murdoch's Ranch & Home Supply 100 to 249 Employees Ressler Motor 100 to 249 Employees Simms Fishing Products 100 to 249 Employees Town & Country Foods 100 to 249 Employees Williams Plumbing & Heating 100 to 249 Employees Public Employers Size Montana State University  1,000+ Employees School District #7 500 to 999 Employees Belgrade School District 500 to 999 Employees Gallatin County 500 to 999 Employees City of Bozeman 250 to 499 Employees 170     Principal Tax Payers: The annual certified valuation of taxable real and personal property is completed by the Montana Department of  Revenue and transmitted to the City each August.  For fall of 2019, the top taxpayers within the City were as follows.    These ten taxpayers comprised a total of 9.4% of our property tax base.           Debt Limits 2017 2018 2019 Debt limit*147,500,000                 79,407,072                   84,657,390                    Total net debt applicable to limit (11,230,087)$                (10,648,215)$                (185,828,020)$               Legal debt margin 136,269,913$               68,758,856$                 (101,170,630)$               Total net debt applicable to the limit 7.6%13.4%219.5%     as a percentage of debt limit Fiscal Year Tax Payer Assessed  Value % of Total City  Taxable Value Northwestern Energy ‐  Transmission & Distribution 3,870,184        3.71% Verizon Wireless 374,861           0.36% Harry Daum ‐ Gallatin Mall 344,005           0.33% Mitchell Development & Investment 320,473           0.31% NB Staduim View District 312,170           0.30% Stone Ridge Partners LLC 298,223           0.29% CCC Bozeman LLC 292,641           0.28% Bridger Peaks Holding LLC 259,668           0.25% First Security Bank 257,102           0.25% SNH/LTA Properties Trus 248,664           0.24% 171 172     Appendix B: Budget and Financial Policies The overall goal of the City's financial policies is to establish and maintain effective management of the City's  financial resources.  Formal policy statements and major objectives provide the foundation for achieving this goal.   Accordingly, this section outlines the policies used in guiding the preparation and management of the City's overall  budget and the major objectives to be accomplished.  In addition, the rationale, which led to the establishment of  the fiscal policy statements, is also identified.       Budget Development & Administration   1.  A comprehensive annual budget will be prepared for all funds expended by the City.    State law provides that "no money shall be drawn from the treasury of the municipality nor shall any obligation for  the expenditure of money be incurred except pursuant to the appropriation made by the commission."  Inclusion  of all funds in the budget enables the commission, the administration, and the public to consider all financial aspects  of city government when preparing, modifying, and monitoring the budget, rather than deal with the City's finances  on a "piece meal" basis.   2.  The budget will be prepared in such a manner as to facilitate its understanding by citizens and elected officials.       One of the stated purposes of the budget is to present a picture of the City government operations and intentions  for the year to the citizens of Bozeman.  Presenting a budget document that is understandable to the citizens  furthers the goal of effectively communicating local government finance issues to both elected officials and the  public.    3.  Budgetary emphasis will focus on providing those basic municipal services which provide the maximum level  of services, to the most citizens, in the most cost effective manner, with due consideration being given to all  costs‐‐economic, fiscal, and social.    Adherence to this basic philosophy provides the citizens of Bozeman assurance that its government and elected  officials are responsive to the basic needs of the citizens and that its government is operated in an economical and  efficient manner.    4.  The budget will provide for adequate maintenance of capital, plant, and equipment and for their orderly  replacement.    All governments experience prosperous times as well as periods of economic decline.  In periods of economic  decline, proper maintenance and replacement of capital, plant, and equipment is generally postponed or eliminated  as a first means of balancing the budget.  Recognition of the need for adequate maintenance and replacement of  capital, plant, and equipment, regardless of the economic conditions, will assist in maintaining the government's  equipment and infrastructure in good operating condition.  5.  The City will avoid budgetary practices that balance current expenditures at the expense of meeting future  years' expenses.  Budgetary practices such as postponing capital expenditures, accruing future years' revenues, or rolling over short‐ term debt are budgetary practices which can solve short‐term financial problems; however, they can create much  larger financial problems for future administrations and commissions.  Avoidance of these budgetary practices will  assure citizens that current problems are not simply being delayed to a future year.  173       6.  The City will give highest priority in the use of one‐time revenues to the funding of capital assets or other  non‐recurring expenditures.    Utilizing one‐time revenues to fund on‐going expenditures results in incurring annual expenditure obligations which  may  be  unfunded  in  future  years.    Using  one‐time  revenues  to  fund  capital  assets  or  other  non‐recurring  expenditures better enables future administrations and commissions to cope with the financial problems when  these revenue sources are discontinued, since these types of expenditures can more easily be eliminated.   7.  The City will maintain a budgetary control system to help it adhere to the established budget.    The budget passed by the Commission establishes the legal spending limits for the City.  A budgetary control system  is essential in order to insure legal compliance with the City's budget.     8.  The City will exercise budgetary control (maximum spending authority) through City Commission approval of  appropriation authority for each appropriated budget unit.    Exercising budgetary control for each appropriated budget unit satisfies requirements of State law.  It also assists  the commission in monitoring current year operations and acts as an early warning mechanism when departments  deviate in any substantive way from the original budget.    9.  Reports comparing actual revenues and expenditures to budgeted amounts will be prepared monthly.    The City's budget is ineffective without a system to regularly monitor actual spending and revenue collections with  those anticipated at the beginning of the year.  Monthly reports comparing actual revenues and expenditures to  budget  amounts  provide  the  mechanism  for  the  Commission  and  the  administration  to  regularly  monitor  compliance with the adopted budget.   Revenue Collection   1.  The City will seek to maintain a diversified and stable revenue base.    A city dependent upon a few volatile revenue sources is frequently forced to suddenly adjust tax rates or alter  expenditure levels to coincide with revenue collections.  Establishment of a diversified and stable revenue base,  however, serves to protect the City from short‐term fluctuations in any one major revenue source.     2.  The City will estimate revenues in a realistic and conservative manner.    Aggressive revenue estimates significantly increase the chances of budgetary shortfalls occurring during the year‐‐ resulting in either deficit spending or required spending reductions.  Realistic and conservative revenue estimates,  on the other hand, will serve to minimize the adverse impact of revenue shortfalls and will also reduce the need for  mid‐year spending reductions.      3.  The City will pursue an aggressive policy of collecting revenues.    An aggressive policy of collecting revenues will help to ensure the City's revenue estimates are met, all taxpayers  are treated fairly and consistently, and delinquencies are kept to a minimum.   4.  The City will aggressively pursue opportunities for Federal or State grant funding.    An aggressive policy of pursuing opportunities for federal or state grant funding provides citizens assurance that  the City is striving to obtain all state and federal funds to which it is entitled, thereby reducing dependence on local  taxpayers for the support of local public services.   5.  User fees and charges will be used, as opposed to general taxes, when distinct beneficiary populations or  interest groups can be identified.    174     User fees and charges are preferable to general taxes because user charges can provide clear demand signals which  assist in determining what services to offer, their quantity, and their quality.  User charges are also more equitable,  since only those who use the service must pay‐‐thereby eliminating the subsidy provided by nonusers to users,  which is inherent in general tax financing.    6.  User fees will be collected only if it is cost‐effective and administratively feasible to do so.    User fees are often times costly to administer.  Prior to establishing user fees, the costs to establish and administer  the fees will be considered in order to provide assurance that the city's collection mechanisms are being operated  in an efficient manner.    Expenditures and Payments   1.  On‐going expenditures will be limited to levels which can be supported by current revenues.    Utilization of reserves to fund on‐going expenditures will produce a balanced budget; however, this practice will  eventually cause severe financial problems.  Once reserve levels are depleted, the City would face elimination of  on‐going costs in order to balance the budget.  Therefore, the funding of on‐going expenditures will be limited to  current revenues.   2.  Minor capital projects or recurring capital projects, which primarily benefit current residents, will be financed  from current revenues.    Minor capital projects or recurring capital projects represent relatively small costs of an on‐going nature, and  therefore, should be financed with current revenues rather than utilizing debt financing.  This policy also reflects  the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.    3.  Major capital projects, which benefit future as well as current residents, will be financed with current  revenues as well as other financing sources (e.g. debt financing).    This policy reflects the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.    4.  Major capital projects, which benefit future residents, will be financed with other financing sources (e.g. debt  financing).    Major capital projects represent large  expenditures of a  non‐recurring  nature  which  primarily  benefit  future  residents.  Debt financing provides a means of generating sufficient funds to pay for the costs of major projects.   Debt financing also enables the costs of the project to be supported by those who benefit from the project, since  debt service payments will be funded through charges to future residents.    5.  Construction projects and capital purchases of $10,000 or more will be included in the Capital Improvement  Plan (CIP); minor capital outlays of less than $10,000 will be included in the regular operating budget.    The Capital Improvement Plan (CIP) differentiates the financing of high cost long‐lived physical improvements from  low cost "consumable" equipment items contained in the operating budget.  CIP items may be funded through debt  financing or current revenues while operating budget items are annual or routine in nature and should only be  financed from current revenues.  6.  Spending Policy:    The City will spend its resources in the following order.  Resources will be categorized according to Generally  Accepted Accounting Principles (GAAP) for state and local governments, with the following general definitions:    175      Restricted ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as grantors, bondholders, and  higher levels of government) through constitutional provisions or by enabling legislation.   Committed  ‐‐  Amounts  constrained  to  specific  purposes  by  the  Cit y  C o m m i s s i o n ;  t o  b e  r e p o r t e d  a s   committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission takes action to  remove or change the constraint.   Assigned ‐‐ Amounts the City intends to use for a specific purpose; intent can be expressed by the Commission  or by an official or body to which the Commission delegates the authority.  The City Commission delegates  this authority to the City Manager.   Unassigned ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported only in the General  Fund.  When both restricted and unrestricted resources are available, spending will occur in the following order, for the  identified fund types:  Fund Type  Order of Spending  General Fund 1. Restricted  2. Committed  3. Assigned  4. Unassigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in the General Fund.    Special Revenue  Funds  1.  Restricted  2.  Committed  3.  Assigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Special Revenue Funds.  Debt Service Funds 1.  Assigned  2.  Committed  3.  Restricted    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Debt Service Funds.  Capital Projects  Funds  1.  Restricted  2.  Committed  3.  Assigned    The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Capital Project Funds.   Debt Administration   1.  The City will limit long‐term debt to capital improvements, which cannot be financed from current revenues.    Incurring long‐term debt serves to obligate future taxpayers.  Excess reliance on long‐term debt can cause debt  levels to reach or exceed the government's ability to pay.  Therefore, conscientious use of long‐term debt will  provide assurance that future residents will be able service the debt obligations left by former residents.  176      2. The City will repay borrowed funds, used for capital projects, within a period not to exceed the expected useful  life of the project.  This policy reflects the view that those residents who benefit from a project should pay for the project.  Adherence  to this policy will also help prevent the government from over‐extending itself with regard to the incurrence of  future debt.      3.  The City will not use long‐term debt for financing current operations.  This policy reflects the view that those residents who benefit from a service should pay for the service.  Utilization of  long‐term debt to support current operations would result in future residents supporting services provided to current  residents.         4.  The City of Bozeman will adhere to a policy of full public disclosure with regard to the issuance of debt.  Full public disclosure with regard to the issuance of debt provides assurance that the incurrence of debt, for which  the public is responsible, is based upon a genuine need and is consistent with underwriters’ guidelines.   Reserves and Fund Balances    1.   Reserves and Fund Balances will be properly designated into the following categories:   Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such as inventory) or are  required to be maintained intact (such as the corpus of an endowment fund).   Restricted  fund  balance  ‐‐ Amounts  constrained  to  specific  purposes  by  their  providers  (such  as  grantors,  bondholders,  and  higher  levels  of  government)  through  constitutional  provisions  or  by  enabling legislation.   Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by the City Commission; to be  reported as committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission  takes action to remove or change the constraint.   Assigned fund balance ‐‐ Amounts the City intends to use for a specific purpose; intent can be expressed  by the Commission or by an official or body to which the Commission delegates the authority.   Unassigned fund balance ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported  only in the General Fund.  2.  A minimum level of General Fund reserve equal to 16.67% of annual revenues will be maintained by the City.   This reserve is committed to be used for:  cash flow purposes, accrued employee payroll benefits which are not  shown as a liability, unanticipated equipment acquisition and replacement, and to enable the city to meet  unexpected expenditure demands or revenue shortfalls.  (See Appendix D for recommendation)  Property taxes represent the City's primary source of general fund revenue.  Property taxes are collected in  November and May of each fiscal year.  Since the City's fiscal year begins on July 1st, the City must maintain an  adequate cash balance in order to meet its expenditure obligations between July 1st and the commencement of  the collection of property taxes in November.    Accrued employee payroll benefits represent a bona fide obligation of the City.  The City will maintain sufficient  reserves to meet its annual expenditure obligations.   The City recognizes the need to maintain adequate equipment in order to carry out required public services.   Equipment acquisition and replacement represent on‐going costs of a relatively minor nature, as compared to major  capital purchases.  We plan for equipment replacement within our Capital Improvement Program.  However,  177     unforeseen equipment problems will arise.  The reserve will provide resources for the immediate, unanticipated  replacement of critical equipment.   The  City  is  subject  to  revenue  shortfalls  and  unexpected  expenditure  demands  during  the  fiscal  year.    An  undesignated General Fund reserve will be maintained to be able to offset these revenue shortfalls or meet  unexpected demands occurring during the year, without suddenly adjusting tax rates or reducing expenditures.   Financial Reporting & Accounting   1. The City will manage and account for its financial activity in accordance with Generally Accepted Accounting  Principles (GAAP), as set forth by the Governmental Accounting Standards Board (GASB).   GASB is recognized as the authority with respect to governmental accounting.  Managing the City's finances in  accordance with GAAP and in accordance with the rules set forth by GASB provides Bozeman citizens assurance  that their public funds are being accounted for in a proper manner.          2. The City will maintain its accounting records for general governmental operations on a modified accrual basis,  with revenues recorded when available and measurable, and expenditures recorded when services or goods are  received and liabilities incurred.  Accounting records for proprietary fund types and similar trust funds will be  maintained on an accrual basis, with all revenues recorded when earned and expenses recorded at the time  liabilities are incurred, without regard to receipt or payment of cash.  Adherence to this policy will enable the City to prepare its fi nancial statements in accordance with GAAP as set forth  by the GASB.            3.  The City of Bozeman will prepare a Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) in conformity with  Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).  The report will be made available to the general public.  The  CAFR  shall  be  prepared  in  accordance  with  the  standards  establis h e d  b y  t h e  G F O A  f o r  t h e  C e r t i f i c a t e  o f   Achievement for Excellence in Financial Reporting Program  The  Certificate  of  Achievement  represents  a  significant  accomplishment  for  a  government  and  its  financial  management.  The program encourages governments to prepare and publish an easily readable and understandable  comprehensive annual financial report covering all funds and financial transactions of the government during the  year.  The CAFR provides users with a wide variety of information useful in evaluating the financial condition of a  government.  The program also encourages continued improvement in the City's financial reporting practices.         4.  The City will ensure the conduct of timely, effective, and annual audit coverage of all financial records in  compliance the local, state, and federal law.  Audits of the City's financial records provide the public assurance that its funds are being expended in accordance  with Local, State, and Federal law and in accordance with GAAP.  Audits also provide management and the  Commission  with  suggestions  for  imp r o v e m e n t  i n  i t s  f i n a n c i a l  o perations  from  independent  experts  in  the  accounting field.         5.  The City of Bozeman will maintain a policy of full and open public disclosure of all financial activity.  Full and open public disclosure of all financial activity provides the public with assurance that its elected officials  and administrators communicate fully all financial matters affecting the public.    6.  The modified accrual basis of accounting and budgeting is used for the governmental funds.  Under the  modified accrual basis of accounting, revenues are recorded when susceptible to accrual, i.e., both measurable  178     and available.  Available means collectible within the current period or soon enough thereafter to be used to pay  liabilities of the current period.  Expenditures are recorded when the related liability is incurred.  Employee  compensated absences and principal and interest on long‐term debt expenditures are recorded when due in the  current period.  The accrual basis of accounting is used for proprietary funds.  Under this method, revenues are  recorded when earned and expenses are recorded when the related liability is incurred.  For budget preparation  and presentation, the proprietary funds’ expenses are converted to expenditures and follow the same budget  format as the government fund types.  Capital outlays in the enterprise funds are presented as expenses for  budget basis, but are recorded as assets along with associated depreciation expense on the GAAP basis.  Debt  service principal payments in the enterprise funds are accounted for as expenses for budget purposes, but are  reported as reduction of long‐term debt liability on the GAAP basis.  Recording capital outlays as expenditures and principal payments on long‐term debt for budget purposes, presents  a clearer picture of the City’s financial operations, is easier to administer for cash flow purposes, and is easier for  the lay person to understand.       179 180     Appendix C: Long Range Financial Planning 5‐year Financial Plans: Each year, the City also prepares and maintains financial plans for the current year and the  ensuing 5 years for the following funds:  Special Revenue Funds  Street Maintenance Fund   Arterial & Collector Fund   Tree Maintenance Fund   Parks & Trails District Fund  Enterprise Funds   Water Fund   Wastewater Fund   Stormwater Fund   Solid Waste Fund   These plans are developed as a part of the annual budget process and are based on current and future estimates of  staffing levels, estimated increases in operating costs such as supplies, fuel, and chemicals, and recommended the  capital plans.  The plans project revenue requirements, expenditure levels, and estimated reserve levels for each of  the five years.    Special Revenue Funds STREET MAINTENANCE:  The Street Maintenance long‐term plan continues to show increases in assessment to meet the needs of the capital  plan and growth. We are showing stabilization in rates and achievement of our desired reserve level established in  FY19.      (1,000,000)  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000  9,000,000  10,000,000 2019 Actual 2020 Budget 2021 Recommended 2022 Projection 2023 Projection 2024 Projections2025 Projections Street Maintenance Fund Projection Revenue Expenditures Fund Balance 181     ARTERIAL AND COLLECTOR  The assessment is predicted to stay at the FY21 rate and need slight increases of 2% to fund the capital program.  This fund also relies on the gas tax remaining at current levels as well.      PARKS & TRAILS DISTRICT FUND  Parks & Trails District Fund plan as approved by the Commission is a five‐year ramp up to Silver level of service.         (500,000)  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000  3,500,000  4,000,000  4,500,000 Budget FY20  Recommended FY21  Projected FY22  Projected FY23  Projected FY24  Projected FY25 Arterial & Collector Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000 Recommed FY21  Projected FY22  Projected FY23  Projected FY24  Projected FY25 Parks & Trails District Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected 182     TREE MAINTENANCE FUND  The Tree maintenance fund needs to continue to build a fund balance to be able to address capital needs and  emergency funds.    Enterprise Funds WATER FUND   Recently, the City had a rate study completed for the Water fund. Rates and reserve levels were designed to ensure  proper revenue coverage and reserve amounts, including a drought reserve. In FY23 the Lyman tank project is  planned and will be financed.                ‐  100,000  200,000  300,000  400,000  500,000  600,000  700,000  800,000  900,000  1,000,000 Budget FY20 Recommended FY21   Projected FY22   Projected FY23   Projected FY24   Projected FY25 Tree Mantenance Fund Projections Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected  ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000 2019 2020 Budget 2021 Recommended 2022 Projected2023 Projected2024 Projected2025 Projected Water Fund Financial Trends Revenues Expenditures Fund Balance 183       WASTEWATER FUND   Recently, the City had a rate study completed for the Wastewater fund. Rates and reserve levels were designed to  ensure proper revenue coverage and reserve amounts.      STORM WATER FUND  Projected with 2% growth assumption and increases in rates are needed to further compensate in growth and  higher construction costs to continue to maintain and replace infrastructure.              ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000  10,000,000  12,000,000  14,000,000  16,000,000 Wastewater Fund Projections Revenues Expenditures Fund Balance  (500,000)  ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000 Budget FY20 Recommended FY21 Projected FY22 Projected FY23 Projected FY24 Projected FY25 Storm Water Fund Projections Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures:Ending Fund Balance ‐ Projected 184       SOLID WASTE FUND  The fund recently underwent a rate study and the Commission adopted FY20 and FY21 rates in October 2019.           $‐  $1,000,000  $2,000,000  $3,000,000  $4,000,000  $5,000,000  $6,000,000 2020 Budget 2021 Recommended 2022 Projected 2023 Projected 2024 Projected 2025 Projected Solid Waste Projections Revenue Expenditures Fund Balance 185 186     Appendix D- General Fund Balance Minimum Analysis Background Fund balance is a critical for financial stability and flexibility. Reserves aid in governments being able to respond to  events, buffer against economic down turns and are a factor for bond ratings. The City of Bozeman adopted its  current General fund reserve policy April 26, 2010 via ordinance.1 The minimum fund reserve is “16 2/3 percent of  estimated general fund revenues” and was adopted based on the GFOA’s best practice recommendation at the  time. GFOA has since revised its best practices and recommend a policy be developed articulating “a framework  and process for how the government would increase or decrease the level of unrestricted fund balance over a  specific time period.   In particular, governments should provide broad guidance in the policy for how resources  will be directed to replenish fund balance should the balance fall below the level prescribed.”2  Appropriate Level ‐ The amount of reserve needed is unique to every local government since all deal  with different revenue streams, live in areas with higher risk of natural disaster, and have different aged  infrastructure. At a minimum, the GFOA recommends, “at a minimum, that general‐purpose  governments, regardless of size, maintain unrestricted budgetary fund balance in their general fund of no  less than two months of regular general fund operating revenues or regular general fund operating  expenditures.” Then based on a review of the governments risk factors determine what is beyond the  minimum.  Use and Replenishment‐ The reserve policy should include the conditions and/or circumstances where  the funds can be used and if the balance goes below the desired level, there should be a plan to relish the  reserve  For the FY20 budget we reviewed GFOA’s best practice, and its referenced material, as well as GFOA case studies  and examples of polices from other cities. We have performed analysis to determine factors for the appropriate  level. When looking at our reserve we followed GFOA’s methodology used in their study done on the City of  Colorado Springs.3 Based on the research and analysis we recommended in Appendix D of the FY20 budget the  expansion of the General fund reserve policy.  The City Manager Recommended FY21 Budget, for the General Fund to meet our risk based analysis of 17% of  expenditures and to slightly surpass it.   The Commission decided due to the current economic impacts of COVID‐19 to remain using the current fund  balance policy.                                                                   1  https://library.municode.com/mt/bozeman/codes/code_of_ordinances?nodeId=PTIICOOR_CH2AD_ART6FI_DIV2BU_S2.06.180MILEBUGEF UUNFUBA     2 http://www.gfoa.org/fund‐balance‐guidelines‐general‐fund   3 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf   187     Analysis Using GFOA’s best practice and their own analysis, we examined the City’s risk factors in regards to the General  fund. We reviewed revenue volatility, infrastructure upkeep, Vulnerability to Extreme Events and Public Safety  Concerns, Expenditure Volatility, and Growth of the Community. With COVID‐19 and its impacts have emphasized  the importance of fund balances for our City.      Risk Factors Revenue Volatility The more volatile a government’s revenue sources the higher a risk for fast changes and the need to respond to  down turns. This type of risk requires higher reserve to be in place to be able to respond to revenue drops instead  of suddenly reducing service levels.  The City’s General fund revenues are mainly from four sources: property  taxes, charges for services, intergovernmental revenues and other financing sources. Other financing sources are  typically for debt issuance so it does not need to be included in the analysis.  Property taxes‐ Property taxes make up about 50‐52% of the General fund’s revenues. Traditionally property taxes  are not as volatile as others taxes are, such as sales tax. Based on the linear increase in actuals this revenue is  currently not showing signs of volatility.     ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000  35,000,000  40,000,000 General Fund for the last 10 years and CM  Recommended FY21 Revenue Expenditures Fund balance 11,764,184 11,544,728 11,751,346 12,513,690  14,512,728 14,904,243 15,268,625 15,689,266 16,660,411 17,703,193   ‐  2,000,000  4,000,000  6,000,000  8,000,000  10,000,000  12,000,000  14,000,000  16,000,000  18,000,000  20,000,000 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 FY20 Budget Property tax  188     Intergovernmental Revenues ‐ The largest part of this revenue stream is the State entitlement share, which  increases based on the average change of the last 3 years of CPI. There have been talks at the legislature to  reduce these funds and the economy could have an impact. Grants would be included in this revenue item and  that could increase this revenue, as the City grows larger and qualifies for more funding. Based on the linear  increase in actuals this revenue is currently not showing signs of volatility.     Charges for Services ‐ Charges for services has shown volatility. We have seen volatility with COVID‐19 and will see  some impacts at the start of FY21. In order to be able to weather declines in this revenue reserves are critical.   The City has increased fees recently to align better with cost of services, specifically in Parks and Recreations.  With it being only 9% of revenues and the recent efforts these just require monitoring and cost recovery analysis  but no reserve fund changes are needed to cover possible down turns beyond the current minimum.      6,046,956 6,139,548 6,277,896 6,570,978 6,807,755 7,056,466 7,393,702 7,686,022 7,912,213 7,965,993   ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000  9,000,000 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 FY20 Budget Intergovernmental Revenues  2,324,185 2,382,714  2,166,750 2,139,772  2,395,464  1,928,343  2,165,642  2,295,677  2,760,256  3,182,509   ‐  500,000  1,000,000  1,500,000  2,000,000  2,500,000  3,000,000  3,500,000 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 Charges for services   189     Infrastructure Upkeep Worn infrastructure holds a potential risk of failure and General fund reserves maybe needed to repair and  replace unexpected failures of assets. The City’s infrastructure is vast and is planned for in many different fund  reserves, for example, water and wastewater reserves are part of the rate study and the model to plan for  replacement and maintenance. The General fund infrastructure is the facilities accounted for in the General fund  including administrative buildings and parks and recreation facilities. This winter Bozeman saw record heavy  snowfall and had a partial collapse at Bogart Park. The Pavilion is about $3.4 million to replace.  MSU saw a bigger  catastrophe due to the snowfall and older buildings. The City is having our other structure examined but there  should be some funding set aside in the reserve for the infrastructure and next year with the further study and  expansion of our asset management program we can better quantify this risk going forward. This area is a risk and  is also a reason to have more than minimum to easily utilized funds in emergency infrastructure events.   Vulnerability to Extreme Events and Public Safety Concerns Extreme events require public safety programs that must continue to be funded while waiting for any state and  federal aid. “For example, reimbursement from the Federal Emergency Management Agency (FEMA) does not  always occur right away, so it is important to have reserves to absorb the cost in the meantime, and FEMA does  not necessarily reimburse 100 percent of the cost of responding to an event.”4 The City has taken measures to  prepare for events with the Climate Action Plan and the joint project with MSU for Continuity of operations  planning.  COVID‐19 has shown a cost to the City and so could future resurgence or other pandemics.  Montana is  prone wildfires, heavy snowfall and flooding.  As we developed these plans, we can further examine the need for  a reserve beyond our minimum.  Expenditure Volatility Unexpected expenditures or non‐reoccurring expenditures are often funded by reserves, unlike re‐occurring that  should be funded by reoccurring revenues and not reserves. Reoccurring should be part of the operating budget  and the risk of non‐reoccurring can be planned for in the reserve.  We have limited our funding for capital  expenditures and in the future either reserve should be built up for capital items or debt financing might have to  increase.                                                                 4 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf    $‐  $5,000,000.00  $10,000,000.00  $15,000,000.00  $20,000,000.00  $25,000,000.00  $30,000,000.00  $35,000,000.00  $40,000,000.00 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 FY20 Budget Expenditures of Types PERSONNEL OPERATING CAPITAL DEBT SERVICE TRANSFERS 190     The City has relied upon the prior year spending not to happen and use carryforward of 4% to balance operating  expenditures. The trend has been decreasing but one‐time monies have off set it, which will not always be the  case. The budget can only rely on 2.5% carryforward but at this time the need for more reserve is not needed,  however the reserve calculation should be based on expenditures rather than revenues due to this trend  (highlighted with stars below).      The exception should be made for non‐cash items that are required to be shown in the budget because they are  shown as revenue coming and expenditures going out. The city has one of these for the State retirement  contribution for Police and fire that is around $2.4 million. This item should be excluded from the minimum since  in essence, it is a wash and there is no actual cash coming or going from the City.   Growth of the Community “Rapid growth of the community could call for larger levels of reserves, lest service requirements expand beyond  the City’s ability to continue services in the face of revenue interruption. For instance, property tax revenues may  not be received until a couple of years after development occurs, yet the government will still need to provide for  the public safety, health, and welfare of these members of the community in the meantime.”5 The City has seen  an average of 4% growth over the last 4 years. The General fund faces level of service constraints as the City  grows. Infrastructure is paid for through other means such as impact fees. Level service are operating expenses  and reoccurring so this will not impact the need for addition minimum reserve amounts but rather impact  operating budget decisions in regards to the General Fund.                                                                  5 http://www.gfoa.org/sites/default/files/Colorado%20Springs_FINAL_0.pdf   $‐  $5,000,000.00  $10,000,000.00  $15,000,000.00  $20,000,000.00  $25,000,000.00  $30,000,000.00  $35,000,000.00  $40,000,000.00 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18 FY19 FY20 Budget Total Expenditures Total Revenues 191     Recommendations Implement FY21 risk based recommendation of 17% of the fund’s expenditures and revise the City Ordinance. The  ordinance should allow for annual analysis of the needed reserve, its use and replenishment if used.     Appropriate Level At a minimum, that general‐purpose fund will maintain unrestricted budgetary fund balance in their  general fund of no less than two months of regular general fund operating revenues. In addition, any  amount greater based on the analysis of the following risk factors:   Revenue Volatility   Infrastructure Upkeep   Vulnerability to Extreme Events and Public Safety Concerns   Expenditure Volatility   Growth of the Community  Fund balance will meet this minimum determined unless it has been used as described below.     Use and Replenishment Available fund balances shall not be used for ongoing operating expenditures, unless a determination has  been made that available balances are in excess of required guidelines and that plans have been  established to address any future operating budget shortfalls. Emphasis shall be placed on one‐time uses  that achieve future operating cost reductions.  Uses that would cause going below the minimum should be limited to:   Unanticipated expenditures of a non‐reoccurring nature   Meet unexpected increases in service delivery costs  Replenishment plan should be established when dropping below the minimum and should be replenished  at a maximum of three years.      ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000 7,439,729  6,465,279  5,904,856  General Fund‐ Fund Balance 192     Appendix E: Glossary of Key Terms ACCRUAL BASIS ‐ A basis of accounting in which transactions are recognized at the time they are incurred, as  opposed to when cash is received or spent.     APPROPRIATION‐ Legal authorization granted by City Commission to make expenditures and incur obligations.     ASSESSED VALUATION ‐ A value that is established for real and personal property for use as a basis for levying  property taxes.  (For the City of Bozeman, the Montana Department of Revenue establishes Property values.)       ASSET ‐ Resources owned or held by a government having monetary value.     BALANCED BUDGET ‐ Refers to a government budget with revenues equal to expenditures.     BOND ‐ A written promise to pay a sum of money on a specific date at a specified interest rate.  The most  common types of bonds are general obligation, revenue, and special assessment district bonds.  These are most  frequently used for construction of large capital projects such as buildings, streets, and water and waste water  lines.     BOND RATING ‐ An evaluation of a bond issuer’s credit quality and perceived ability to pay the principal and  interest on time and in full.     BOND REFINANCING ‐ The payoff and re‐issuance of bonds, to obtain better interest rates and/or bond  conditions.     BUDGET ‐ Plan of financial operation, embodying an estimate of proposed expenditures for a given period (City of  Bozeman’s budget is for a fiscal year July 1—June 30) and the proposed means of financing them.  Upon approval  by Commission, the appropriation ordinance is the legal basis for incurring expenditures.     BUDGET AMENDMENT‐ A procedure to revise the appropriation ordinance through action by the City  Commission.    BUDGET CALENDAR ‐ The schedule of key dates or milestones which the City follows in the preparation, adoption,  and administration of the budget.     BUDGET MESSAGE ‐ The opening section of the budget which provides the City Commission and the public with a  general summary of the most important aspects of the budget, changes from the current and previous fiscal  years, and recommendations regarding the financial policy for the upcoming period.     BUDGETARY BASIS ‐ This refers to the form of accounting utilized throughout the budget process.  These  generally take one of three forms:  GAAP, Cash, and Modified Accrual.     BUDGETARY CONTROL ‐ The control or management of a government or enterprise in accordance with  an  approved budget for the purpose of keeping expenditures within the limitations of available appropriations and  available revenues.     CAPITAL BUDGET ‐ The Capital Budget comprises the capital improvements that are funded in the current budget  year.     193     CAPITAL EXPENDITURE ‐ The item has a unit cost over $5,000, benefits future periods, has a normal useful life of  1 year or more, has an identity that does not change with use (i.e. retains its identity throughout its useful life),  and s identifiable and can be separately accounted for.  Improvements to existing assets must add life and value  to be included as a capital item.     CAPITAL IMPROVEMENTS ‐ Expenditures related to the acquisition, expansion, or rehabilitation of an element of  the government’s physical plant; sometimes referred to as infrastructure.       CAPITAL IMPROVEMENTS PROGRAM (CIP) ‐ A plan for capital expenditures needed to maintain, replace, and  expand the City’s heavy equipment and public infrastructure (for example streets, parks, buildings, etc.)  The CIP  projects these capital equipment and infrastructure needs for a set number of years (5 years for City of Bozeman’s  Program) and is updated annually to reflect the latest priorities, cost estimates and changing financial estimates  or strategies.  The first year of the adopted CIP becomes the basis of the City’s capital budget.     CAPITAL OUTLAY ‐ Items that cost more than $5,000 and have a useful life of one year or more.     CAPITAL PROJECT ‐ New facility, technology system, land or equipment acquisition, or improvements to existing  facilities beyond routine maintenance.  Capital projects are included in the CIP and become fixed assets.     CASH BASIS ‐ A basis of accounting in which transactions are recognized only when cash is increased or  decreased.     CDBG ‐ Community Development Block Grant.      CONTINGENCY ‐ A budgetary reserve set aside for emergencies or unforeseen expenditures not  otherwise  budgeted.     CONTRACTED SERVICES  ‐ Expenditures for services performed by firms, individuals, not other city departments.     DEBT LIMIT ‐ The maximum amount of gross or net debt which is legally permitted.     DEBT RATIO ‐ Ratios which provide a method of assessing debt load and the ability to repay debt which plays a  part in the determination of credit ratings.  They are also used to evaluate the City’s debt position over time and  against its own standards and policies.     DEBT SERVICE ‐ Payment of principal and interest related to long term loans or bonds.     DEBT SERVICE FUND ‐ A fund established to account for the accumulation of resources for, and the payment of,  general long‐term debt principal and interest.     DEBT SERVICE FUND REQUIREMENT ‐ The amounts of revenue which must be provided for a Debt Service Fund so  that   all principal and interest payments can be made in full on schedule.     DEFICIT  ‐ The excess of an entity’s liabilities over its assets or the excess of expenditures over revenues during a  single accounting period.     DEPARTMENT‐ A major administrative division of the City which indicates overall management responsibility for  an operation or a group of related operations within a functional area.     DEPRECIATION ‐ Expiration in the service life of fixed assets, attributable to wear and tear, deterioration, action of  physical elements, inadequacy, and obsolescence.  194        DESTINGUISHED BUDGET PRESENTATION AWARD ‐ A voluntary awards program administered by the  Government Finance Officers Association to encourage governments to prepare effective budget documents.      DIVISION ‐ A group of homogenous cost centers within a department.     ENTERPRISE FUND ‐ A fund established to account for operations that are financed and operated in a manner  similar to private business enterprises ‐ where the intent of the  governing body is that the costs (expenses,  including depreciation) of providing goods or services to the general public on a continuing basis be financed or  recovered primarily through user charges.     ESTIMATE ‐ The most recent prediction of current year revenue and expenditures. Estimates are based upon  many months of actual expenditure and revenue information and are prepared to consider the impact of  unanticipated costs or other economic changes.       ESTIMATED REVENUE ‐ The amount of projected revenue to be collected during the fiscal year.     EXPENDITURES  ‐ Decreases in net financial resources.       FISCAL YEAR ‐ The time period signifying the beginning and ending period for recording  financial transactions.   The City's fiscal year begins on July 1 and ends on June 30 of each year.     FIXED ASSETS ‐ Assets of long‐term character which are intended to continue to be held or used, such as land,  buildings, machinery, furniture and other equipment.       FTE ‐ See Full Time Equivalent.     FULL FAITH AND CREDIT‐ A pledge of a government’s taxing power to repay debt obligations.     FULL TIME EQUIVALENT Also referred to as FTE.  The yearly personnel hours worked by a position divided by the  total available work hours for a full year (2080).     FUND ‐ An accounting entity with a self‐balancing set of accounts which are segregated        for the purpose of carrying on specific activities or attaining certain objectives in       accordance with special regulations, restrictions or limitations.     FUND BALANCE  ‐ The excess of assets over liabilities.  The beginning fund balance is the residual funds brought  forward from the previous fiscal year.         Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such as inventory) or are  required to be maintained intact (such as the corpus of an endowment fund).  Restricted fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as grantors,  bondholders, and higher levels of government) through constitutional provisions or by enabling  legislation.  Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by a government itself using its  highest level of decision‐making authority; to be reported as committed, amounts cannot be used for any  other purpose unless the government takes the same highest‐level action to remove or change the  constraint.  Assigned fund balance ‐‐ Amounts a government intends to use for a specific purpose; intent can be  expressed by the governing body or by an official or body to which the governing body delegates the  195     authority.  Unassigned fund balance ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported only  in the General Fund.      GAAP ‐ See Generally Accepted Accounting Principles.     GENERAL FUND  ‐ The fund used to account for all of the City’s financial resources except those required to be  accounted for in another fund.     GENERAL OBLIGATION BONDS  (G.O. Bonds) ‐ Bonds for the payment of which the full faith and credit of the  issuing  government are pledged.  These bonds usually require voter approval and finance a variety of public  projects such as roads, buildings, parks and improvements.     GOAL ‐ A statement of broad direction, purpose or intent based on the needs of the community.       G.O. BONDS ‐ See General Obligation Bonds.    GOVERNMENTAL FUNDS ‐ Funds generally used to account for tax‐supported activities.  Governmental funds  include: general, special revenue, debt service, capital projects, and permanent funds.     GRANT ‐ A contribution by one government unit or funding source to another.  The contribution is usually made  to aid in the support of a specified function (e.g. public safety or drug enforcement,) but is sometimes for general  purposes.     IMPROVEMENT DISTRICT ‐ Special assessment districts formed by property owners who desire and are willing to  pay for mutually enjoyed improvements such as lighting or street maintenance.     INFRASTRUCTURE ‐ Facilities that support the daily life and growth of the city, for example, streets, public  buildings, wastewater treatment, parks.       INTERGOVERNMENT REVENUE ‐ Funds received from federal, state, and other local government sources in the  form of grants, shared revenues, and payments in lieu of taxes.       INTERNAL SERVICE FUND ‐ A fund used to account for the financing of goods or services provided by one  department or agency to other departments on a cost‐reimbursement basis.     LEASE‐PURCHASE AGREEMENT ‐ Contractual agreements, which are termed “leases”, but which in substance,  amount to purchase contracts for equipment and machinery.     LEVY ‐ (Verb) To impose taxes, special assessments, or service charges for the support of governmental activities.   (Noun)  The total amount of taxes, special assessments, or service charges imposed by a government.     LINE‐ITEM BUDGET ‐ A budget that lists each expenditure category (salary, materials, telephone  service, travel,  etc.) separately, along with the dollar amount budgeted for each specific category.      LONG‐TERM DEBT ‐ Debt with a maturity of more than one year after the date of issuance.     MANDATE ‐ Legislation passed by the state or federal government requiring action or provision of services and/or  programs by the City.  Examples include the Americans with Disabilities Act, which requires such actions as  physical facility improvements and provision of specialized equipment for public recreation and transportation.  196        MILL LEVY ‐ Rate applied to Assessed Valuation to determine property taxes.  A mill is 1/10th of a penny or $1.00  of tax for each $1,000 of assessed valuation.      OBJECT ‐ As used in expenditure classification, this term applies to the article purchased  or the service obtained  (as distinguished from the results obtained from expenditures).  Examples are personnel services, contracted  services, and supplies and materials.     OBJECTIVE ‐ Desired outcome‐oriented accomplishments that can be measured and achieved within a given time  frame, and advances the activity or organization toward a corresponding goal.     OPERATING BUDGET ‐ The portion of the budget pertaining to daily operations that provides basic governmental  services.  The operating budget contains appropriations for such expenditures as personnel, supplies, utilities,  materials, and services.     ORDINANCE ‐ A formal legislative enactment by the City Commission.  If it is not in conflict with any higher form  of law, such as state statute or constitutional provision, it has the full force and effect of law within the  boundaries of the City.     OUTSTANDING BONDS ‐ Bonds not yet retired through principal payment.     OVERLAPPING DEBT ‐ The City’s proportionate share of the debt of other local governmental units, which either  overlap it or underlie it.  The debt is generally apportioned based on relative assessed value     PAYMENT IN LIEU OF TAXES ‐ Also referred to as PILT.  Payments made in lieu of taxes from another government  or entity.     PERFORMANCE BUDGET ‐ A budget that focuses on departmental goals and objectives rather than line items,  programs, or funds.  Workload and unit cost data are collected in order to assess effectiveness and efficiency of  services.    PERSONNEL SERVICES ‐ Items of expenditures in the operating budget for salaries and wages paid for services  performed by City employees, as well as the fringe benefit costs.     PROPERTY TAX ‐ A levy upon each $100 of assessed valuation of real and personal property within the City of  Bozeman.     PROPRIETARY FUND‐ Funds that focus on the determination of operating income, changes in net position (or cost  recovery) financial position, and cash flows.  Proprietary funds include enterprise and internal service funds.     RESOLUTION‐ A special or temporary order of a legislative body (City Commission) requiring less legal formality  than an ordinance or statute.     RESOURCES ‐ Total amounts available for appropriation including estimated revenues, fund transfers, and  beginning fund balances.     REVENUE ‐ Funds that the government receives as income.  It includes items such as tax  payments, fees for  specific services, receipts from other governments, fines, forfeitures, grants, shared revenues and interest  income.     197     REVENUE BONDS ‐ Bonds sold for constructing a project that will produce revenue for the government.  That  revenue is pledged to pay the principal and interest of the bond.     RISK MANAGEMENT ‐ An organized attempt to protect a government’s assets against accidental loss in the most  economical method.     SPECIAL IMPROVEMENT DISTRICT (SID) ‐ An area defined and designated for improvements, often financed with  bond proceeds that specifically benefit the property owners within the area of the district.  Debt is repaid through  annual assessments to property owners.     SPECIAL REVENUE FUND ‐ A fund used to account for the proceeds of specific revenue sources (other than special  assessments, expendable trusts, or of major capital projects) that are legally restricted to expenditure for  specified purposes.     STATE SHARED REVENUE ‐ Revenues levied and collected by the state but shared with local governments as  determined by state government.  Entitlement funds received by the City form the state of Montana is the largest  State Shared Revenue.     TAXES ‐ Compulsory charges levied by a government for the purpose of financing services performed for the  common benefit.  This term does not refer to specific charges made against particular property for current or  permanent benefits, such as special assessments.     TIF‐ Tax Increment Financing.  A method of using incremental increases in property tax values to fund the  improvements or efforts of a designated area.     TRANSFERS IN/OUT‐ Amounts transferred from one fund to another to assist in financing the services from the  recipient fund.     UNRESERVED FUND BALANCE ‐ The portion of a fund’s balance that is not restricted for a specific purpose and is  available for general appropriation.     USER CHARGES OR FEES ‐ The payment of a fee for direct receipt of a public service by the party benefiting from  the service.     WORKING CAPITAL ‐ The different between current assets and current liabilities.     WORKLOAD INDICATOR ‐ A unit of work to be done (e.g. number of permit applications received for the number  of burglaries to be investigated.)     WRF ‐ Water Reclamation Facility; commonly referred to in the past as a Wastewater Treatment Plant. 198