Loading...
HomeMy WebLinkAboutFiscal Year 2019 Approved Budget, City of BozemanFISCAL  YEAR  2019  Approved Budget  FOR FISCAL YEAR 2019                 JULY 1, 2018 TO JUNE 30, 2019 CITY OF BOZEMAN, MONTANA  TABLE OF CONTENTS EXECUTIVE SUMMARY  CITY MANAGER’S BUDGET MESSAGE  1  BUDGET SUMMARY  9  B A C K G R O U N D  1 1   CITY STRUCTURE 12  CORE VALUES   12  CITY VISION AND STARTEGIC GOALS  12  BUDGET PROCESS 13  FUNDING STRUCTURE   14  BUDGET POLICIES 16  FINANCIAL AND RESERVE POLICIES  17  AWARDS AND ACCOMPLISHMENTS  18  FY2019 BUDGET SUMMARY  18  FUND SUMMARIES 27  GENERAL FUND  29  SPECIAL REVENUE FUNDS  32  DEBT SERVICE FUNDS    45  CONSTRUCTION FUNDS   46  ENTERPRISE FUNDS  47  INTERNAL SERVICE FUNDS  52  PERMENANENT FUNDS   53  SUMMARY OF ALL FUND        REVENUES BY TYPE   54    SUMMARY OF ALL FUND   EXPENDITURES BY TYPE  56  ACTIVITY/DEPARTMENT DETAIL  59  GENRAL GOVERNMENT  CITY COMMISSION 65  CITY MANAGER  67  CITY CLERK  NE I G H B O R H O O D S   CITY ATTORNEY  71  FINANCE 75  FACILITIES MANAGEMENT  77  INFORMATION TECHNOLOGY  79  HUMAN RESOURCES    81  COMMUNITY DEVELOPMENT   83  MUNICIPAL COURT 85  PUBLIC SAFETY  P O L I C E  89   F I R E  93   BUILDING INSPECTION 95  P A R K I N G  9 7 PUBLIC WORKS  PUBLIC WORKS ADMINISTRATION   101 STREETS   105 STORMWATER     109 WATER   111 WASTEWATER      115 SOLID WASTE & RECYCLING           119 VEHICLE MAINTENANCE             121  PUBLIC WELFARE  PARKS & RECREATION    125 LIBRARY   131 COMMUNITY SERVICES  135 OTHER  NON‐DEPARTMENTAL    127 CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY  FY 2019‐CAPITAL IMPROVEMENT PLAN BUDGET 145  APPENDICES  STATISTICAL SECTION     FISCAL POLICIES            161   LONG RANGE FINANCIAL PLANNING   169  GLOSSARY OF KEY TERMS          173  155 Executive Summary 1 June 25, 2018  Bozeman City Commission:  We are pleased to present to you the Approved Budget for Fiscal Year 2018‐2019 (FY19).   This budget represents  the thoughtful work of dozens of people in developing the spending plan for our organization for the coming fiscal  year.  Bozeman is a vital, growing and changing city.  This year, we have focused on equipping the organization to  cope with our community’s continued rapid growth and have incorporated the City’s new Strategic Plan into   budget priorities.    The FY19 budget estimates an annual increase in taxes and assessments for the typical resident of $6.39, or $0.53  per month. This is amount does not include Water and Sewer rate changes.  Water and Sewer rates are likely to  change according to a cost‐of‐service rate study that the City is performing.  The consultant will propose those  rate changes to the Commission in August.  Continued Growth – Our community’s most recent evidence of continued growth includes the US Census data  showing an estimated population increase of 4.4% this year, on top of the 4.3% increase for last year.  We see  strong building permit activity and increased traffic counts and congestion on City streets.  Much of our budget  recommendation is made in response to the prolonged growth that Bozeman continues to experience.  In order  to maintain service levels and perform the work necessary to accomplish our Strategic Plan action items, we must  expand our staff in key areas.   2018 Strategic Plan Adoption – On April 16, 2018 the City adopted its first Strategic Plan. This accomplishment  significantly  informs  the  items  approved  in  the  FY19  budget.  The  full  plan  can  be  found  at  https://www.bozeman.net/city‐projects/bozeman‐strategic‐plan.    Vision Statements Engaged Community: The City’s first Communications Coordinator position, initially funded in FY18,  plays a key role in our community engagement efforts in FY19.  This position will significantly advance our  w o r k  t o  f o s t e r  a  c u l t u r e  o f  c i v i c  e n g a g e m e n t  b y  c r e a t i n g  a  d e t ailed  communication  plan  for  the  organization,  expand  outreach  to  the  community,  and  oversee  a  citizen  engagement  process.   Communication and outreach is one of the seven priorities for this fiscal year. Innovative Economy: Several Strategic Plan action items, that can also be found in the 2016Economic  Development Strategy, will be implementing through the ongoing work of the Economic Development  Department this year.   2 Safe, Welcoming Community: The Bozeman Public Safety Facility is a safety‐related priority for the  FY19; we will work towards supporting high quality public safety facilities and emergency preparedness  by resolving the current Police, Fire, Prosecution and Courts spaced needs now and into the future.   Well‐Planned City: To consistently improve our community’s quality of life as it grows, the priorities of  Planning and Land Use Initiatives and Annexation Analysis and Study are included in this year’s efforts.  For FY19, we will be conducting studies in these areas to ensure we grow in a responsible manner.  We  will also be enhancing our affordable housing program to further the FY19 Affordable Housing priority,  by using one‐time monies from the General Fund.  We are recommending in the FY19 budget to transfer  of $166,188 to the Workforce Housing fund for affordable housing projects. Included in this budget is the  last phase of the consultant work for creation of a Parks Maintenance District.  This work will give the  Commission  information  on  the  possible  paths  toward  defining  a  different  funding  source  for  park  maintenance city‐wide.  Creative, Learning Culture: We plan to partner with MSU, utilizing their student and faculty  population to accomplish some strategic plan action items through college‐level class assignments. This  will be a new partnership for education and learning between the City and the University that has not  existed in the past.   Sustainable Environment: Most notable in our sustainability efforts is the Climate Action & Resiliency  Plan that we plan to begin in FY19.  High Performance Organization: Maintaining the City’s current levels of service and implementing  action items in the Strategic Plan requires the additional staff that has been included in this budget. Key  among them include civilian positions to support the Police Department according to the  recommendations from the Police Staffing Plan, a plan review engineer to assist with workload created  by development permitting, and a SCADA (Supervisory control and data acquisition) Systems Manager  for the Wastewater Division of Public Works.   2019 Approved Budget Revenues Property Taxes With the growth of the City, expected service levels, and the strategic plan initiatives, it is necessary to  increase the property tax mill levy. This is necessary to address the needs of the expanding City while  funding ongoing operations with sustainable revenues. In total, our Approved Budget levies 190.90 mills  on all taxable property within City limits.   3 This is be a 3.57 mill increase  over the previous year. To calculate property tax revenues, a 4% growth  rate is assumed from new construction, leaving the estimated value of a mill at $105,244.  The total annual  property tax for the median home is estimated to be $724.66, a $13.55 increase from the prior year.  Special Assessments City property owners pay annual street maintenance, arterial street, and tree maintenance assessments  based  on  the  square  footage  of  the  lot  they  own.  This  funding  supports  the  Street  Maintenance  Department, arterial capital projects and to support Forestry Department. In order to keep streets in  repair the streets assessments needs a 5% increase.  The Tree assessment also needs a 5% increase. Last  session, the Montana Legislature passed House Bill 473, which authorized a 4.5 cent increase in the gas  tax which went into effect on July 1, 2017. As a result, the arterial and collector assessment can be reduced  by 28%.  In total, the FY19 budget includes an $18.19 reduction in special assessments for the average  sized  lot.  The  following  is  a  breakdown  of  the  assessments  and  their  impact  on  residential  lots: 173.08 188.76  210.16 205.30  187.33 190.90  0.00 50.00 100.00 150.00 200.00 250.00 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Mi l l s Fiscal Year Tax Levy 4 Charges for Services Recently, the Commission adopted new fee structures and increases to our charges for services. The parks  usage and recreation programs, and cemetery services had fee structure changes, which will increase  revenue. The new residential short‐term rental license, a simplified business license fee, and planning fee  adjustments were fee changes approved this year for our community development programs.   Utility Rates The City is currently undergoing a rate study for our water and sewer systems. For the FY19 budget, rate  changes have not yet been included.  Presentation of the studies should occur during the later part August  and  finalized  rate  changes  will  be  presented  in  resolutions  to be  adopted  in  late  August  or  early  September.  Due to the adequacy of current revenues, we are not recommending a Stormwater rate  increase this year.    Expenditures Staffing In order to take a strategic approach to staffing, we are developing a three‐year plan to address staffing  levels across all departments in the organization. This is the first year of the plan, and we have focused on  critical need areas to help us maintain service levels while addressing specific projects in the recently  adopted Strategic Plan.   The Budget adds 12.85 FTE in the changing year.    The approved positions are the addition of 3 FTE and 4.25 FTE in the General Government and Public  Services (Public Works) areas respectively.  We are also adding 2.6 FTE in Public Safety and 2.0 in Public  Welfare areas.  The specific position titles are described in the following table.   Current FY18 Recommended  Changes FY19 FY19 Total General  Government 71.30               3.25  75.80               Public Safety 144.20            3.10  147.05             Public Services 120.25            4.50  123.75             Public Welfare 80.48              2.00  80.73               Total 416.23 12.85 427.33 Net FTE % Increase From Pervious Year 3.09% 5 Operating Budgets Many factors have caused changes in operational budgets.  These changes vary by fund. Growth, inflation,  capital projects, and Strategic Plan priorities have influenced increases in operating costs. For FY 19  operational costs total $38.5 million, which is a 12% increase from FY18. This increase is in many areas  and throughout most departments. There are contracted services for studies relating to the strategic plan  and increases in contract renewals with vendors.  Capital FY19 has over $34.3 million in capital expenditures, which is a 29% increase over FY18. There are large  sewer capacity projects that aid in the School District’s effort in building a new High school. These  infrastructure projects (Davis Lift Station and the Front Street Interceptor) will require financing in order  to be completed. We plan to borrow for their completion for a total of just under $8 million. Street Impact  Fee and Arterial Collector shared projects will fund construction of the streets surrounding the new high  school. In addition to these major projects, there is planned road maintenance, vehicle replacements and  building improvements.   Total Budget The chart below illustrates the total appropriations approved in the FY19 budget by activity.  The majority  of expenditures this year are attributed to Public Service (Public Works) efforts.    Department FTE Position 1.00 Administrative Assistant II 1.00 Code Compliance Manager Information Technology 1.00 System Administrator I Human Resources 1.00 Human Resource Generalist 1.00 Police Information Generalist 0.60  Animal Control Officer (full Time) (.40 + .60 = 1 FTE) Fire 1.00 Building/Life Safety Specialist 1.00 Lead Billing Clerk 1.00 Engineer I Streets 0.75 Service Worker Streets (1 FTE ‐.25 short term= .75) Water 0.50 Controls Integrator Technician (1 FTE ‐ .5 Service worker= .50) Wastewater 1.00 Scada Manager Parks 2.00 Parks Worker Police Public Works Administration/Engineering Community Development 6 The General Fund The General Fund is used to account for all financial resources of the City that are not required to be  segregated into a separate fund.   The General Fund is the most complex fund; it receives the most  numerous sources of revenue and supports the highest number of departments.   The table below shows  the General Fund breakdown of the budget by department:  General  Government  9% Other  12% Public Safety 15% Public Services  52% Public Welfare 12% Budget Appropriations by Type City Attorney  4% City Commission  1%City Manager  5% Economic  Development  1% Facilities  Management  5% Finance 3% Fire  20% Human Resources 2%Information  Technology 4% Library 6% Municipal Court  3% Non‐Departmental 3% Parks and Recreation 15% Police 28% General Fund Appropriation by Department 7 Reserves The FY19 budget has a reduction in total fund balances mainly due infrastructure needs and to the use of one‐ time monies from the prior year. The General Fund reserve will maintain at its required minimum of 16.67% of  annual revenues. In Special Revenue and Enterprise funds, efforts have been made to maintain a reasonable fund  balance based on the operating conditions and circumstances of the fund.   This year, it is important to increase  fund balances in Street Maintenance (which have occasionally been budgeted to a negative balance), and in Tree  Maintenance for an equipment reserve. We have planned to increased Solid Waste’s fund balance to be able to  adjust to any pressures from the market, as it completes with private sector garbage and recycling services.   Citizen Impact A typical residential property owner will see taxes and assessment increases, not including Water and Sewer rate  changes, of $6.39 for the year, or $0.53 per month.  The typical resident is calculated using an average sized lot  (7,500sqft) lot and the median home of $292,000:  Conclusion In closing, we are thankful to the Commission, community members and staff who participated in the many  processes that resulted in this budget.  Staff spent many hours discussing the Strategic Plan, which helped guide  our priorities for FY19, and we believe that the FY19 Approved Budget will allow us to continue to operate and  advance the City of Bozeman.   Working together, we have consistently found innovative ways to deliver services and invest in our community in  fiscally responsible ways.  We are a resilient, enterprising and creative community.  The FY19 Approved Budget is  FY18 Approved FY19  Recommended FY 19  Recommended  increase %  Change Street Assessment 198.02                    207.92                    9.90 5.0% Arterial Street Assessment 69.97                      51.78  (18.19)                     ‐26.0% Tree (Forestry ) Assessment 22.48 23.61  1.13 5.0% Property Taxes 711.10                   724.66                   13.55   1.9% Storm Water Services 70.92                     70.92  ‐   0.0% Water Service 516.24                   TBD TBD Sewer Services 606.72                   TBD TBD  6.39$                      0.53$                      Total Annual Increase Pending Water/ Sewer rates Monthly Increase 8 an achievable plan to provide efficient and effective services and to achieve the Commission’s vision and priorities  set out in the Strategic Plan for the City of Bozeman.  Respectfully,  Andrea Surratt, City Manager Anna Rosenberry, Assistant City Manager Kristin Donald, Finance Director 9 Budget Summary 10 11 Budget Summary Municipal budgets serve a number of important functions. In addition to laying out a spending plan for the city,  and allocating resources to meet the diverse needs of the community, Bozeman’s budget:  Is a principal policy and management tool for the city’s administration, reflecting and defining the annual work program; Provides a framework for the city to accomplish its vision and strategic plan; and Reflects core city values of integrity, leadership, service, and teamwork. This Budget Summary provides information about the city, along with information about the budget process,  revenues, expenditures, and city programs and services. It is intended to provide an accessible, transparent way  of learning about the city budget, while accurately showing how the city invests its resources.  Background The City of Bozeman is located on the eastern slope of the Rocky Mountains and is the county seat of Gallatin  County, Montana.  Gallatin County encompasses over 2,500 square  miles,  bordering  Yellowstone  National  Park  to  its  south.    The  City  encompasses  an  area  over  18  square  miles  with  its  next‐closest  municipality being the City of Belgrade, approximately 7 miles from our  outermost boundary.  Bozeman is located 143 miles west of Billings and  200 miles east of Missoula. Named after one of its early settlers, John  Bozeman, the Town was incorporated in 1874 and declared a city in  1883 before Montana was admitted into the United State in 1889.  Bozeman is home to Montana State University – Bozeman and the Fighting Bobcats. The local newspaper is the  Bozeman Daily Chronicle, and the City is served by Bozeman Yellowstone International Airport at Gallatin Field.  Today, Bozeman is the fourth largest city in the state and is the principal city of the Bozeman micropolitan area,  which consists of all of Gallatin County.  The City is named after John M. Bozeman, founder of the Bozeman Trail.  Located in the fastest‐growing county in the state, Bozeman was elected an All‐American City in 2001 by the  National  Civic  League.  Bozeman  residents are known as Bozeman‐ites.   T h e  C i t y  h a s  s e e n  l a r g e  a m o u n t s  o f   growth in the last five years going from a  population  of  under  40,000  to  over  45,000.  The  average  age  is  27.7  and  56.5% of the population has Bachelor’s  Degree  or  Higher.  Currently,  the  u n e m p l o y m e n t  r a t e  i s  2 . 8 %  a n d  p e r   capita income is $26,506.  The top three  major  employers  are  Bozeman  Deaconess Hospital, Oracle America and  Bozeman School District #7.  12 City Structure The Bozeman City Commission is  composed of four members and a mayor are elected by the voters of  the  city  at  large  in  accordance  with  the  City  Charter.  At  every  regular city election, the voters of  the city shall elect a mayor at large  for  a  term  of  four  years.  The  person  so  elected  shall  serve  as  deputy mayor and a commissioner  for the first two years of his or her  term, and mayor for the balance  of his or her term of office. The  City Manager is selected by, a nd reports to the City Commission.  The City Manager's office is responsible for over‐ seeing City staff and completing tasks as directed by the City Commission.  Core Values City  Commission  Resolution  No.  3832  adopted  the  City’s  core  values  in  2005.    They  were  developed through extensive discussions the City  Manager  had  with  staff  groups  from  all  departments  including  department  directors.   These core values are what create the culture of  our organization.  City Vision and Strategic Goals The City recently adopted a Strategic Plan.  The plan was adopted in spring 2018. Below are the vision and vision  statements adopted by the Commission as part of the Strategic Plan:  Vision Bozeman  remains  a  safe,  inclusive  community,  fostering  civic  engagement  and  creativity,  with  a  thriving  diversified economy, a strong environmental ethic, and a high quality of life as our community grows and changes.  Strategic Vision Statements: 1) An Engaged Community. We foster a culture of engagement and civic leadership based on innovation and best practices involving community members of all backgrounds and perspectives. 2) An Innovative Economy. We grow a diversified and innovative economy leveraging our natural amenities, skilled and creative people, and educational resources to generate economic opportunities. Integrity •Be honest, hardworking, reliable and accountable to the public. Leadership •Take initiative, lead by example, and be open to innovative ideas. Service •Work unselfishly for our community and its citizens. Teamwork •Respect others, welcome citizen involvement, and work together to achieve the best result. City of Bozeman Citizens Mayor ‐ Cyndy  Andrus Deputy Mayor‐ Chris Mehl Commissioner‐ Terry  Cunningham Commissioner‐ I‐Ho Pomeroy Commissioner‐ Jeff Krauss Municipal Judge City Manager‐ Andrea Surratt City  Departments 13 3) A Safe, Welcoming Community. We embrace a safe, healthy, welcoming and inclusive community. 4) A Well‐Planned City. We maintain our community's quality of life as it grows and changes, honoring our sense of place and the 'Bozeman feel' as we plan for a livable, affordable, more connected city. 5) A Creative, Learning Culture. We expand learning, education, arts, expression and creativity for all ages. 6) A Sustainable Environment. We cultivate a strong environmental ethic, protecting our clean air, water, open spaces and climate, and promote environmentally sustainable businesses and lifestyles. 7)A High Performance Organization. We operate as an ethical, high performance organization anticipating future needs, utilizing best practices, and striving for continuous improvement. FY2019 Goals The action items adopted in the plan in spring 2018 were prioritized. The goals set for 2019 are listed below:   1. Community Outreach 2. Affordable Housing 3. Planning and Land Use Initiatives 4. Annexation Analysis and Study 5.Parks Maintenance District 6. Partnerships for Education and Learning 7. Law & Justice Center Project FY2019 CPI The population of City has been growing over the last ten years. There were 738 total new housing units built in  2017. Since 2007, the City has annexed 1,064.9 acres. This growth has increased the need for City services and  infrastructure.   The  Consumer  Price  index  has  grown over the last 10 years for the  united  State  and  particularly  for  the Western States. For FY18 the  three  average  change  was  1.2%  while FY19 is showing 1.64% three  average change in CPI‐U.  See Appendix A for more statistical  details  about  the  City’s  demographics and tax base.  Budget Process The City plans for the long‐term needs of our community through a number of efforts and studies.  These  documents are usually developed by consultants and staff, with numerous public hearings and advisory board  meetings prior to their formal adoption by the Commission.  Once adopted, we work diligently to implement the  recommendations and changes outlined in the plans.  The starting point is the Strategic plan and then the other  14 master plans that have been developed for each area of concern or study. Along with these documents, the capital  improvement plan is used to budget for capital projects. The following chart outlines our process and timing for  the budget:  Funding Structure To better understand this budget document a basic understanding of the structure, often‐used terms, and fund  types is helpful. The City’s operating expenditures are organized in to the following hierarchical categories:   Activities, Departments, Divisions, and Budget Units.    Activity:   Activity represents the highest level of summarization used in the City’s financial structure.    This level is primarily used for entity‐wide financial reporting and for summarization in this budget  document.  Department:  Department is the second level of summarization used in the City’s financial structure.  The  function classification represents a grouping of related operations and programs aimed at accomplishing  a broad goal or providing a major service.    Division:  Department can be further split into divisions which are usually associated with functioning  work groups that have more limited sets of work responsibilities.  Their primary purpose is organizational  and budgetary accountability.    Budget Unit: Divisions may be further subdivided into budget units.  A budget unit is used to account  for a specific service performed within a division in the pursuit of individual goals and objectives.  A  budget unit is aimed at accomplishing a specific service or regulatory program for which a government is  responsible.    December Capital Improvement  Plan is adopted and  is based on  department master  plans, citizen  engagement,  advisory boards and  the strategic plan. January ‐ February Commission  evaluates the  strategic plan and  goals for the up‐ coming years. ** FY19 this occured  in April with  Adoption of the new  Startegic Plan February ‐ April  Staff develop  budgets and revenue  projections. The City  Manager reviews and  prepares proposed  budget. May‐June  The City Manager  provides to the  Commission the  proposed budget for  adoption.  The  Commission adopts  final budget. Agust ‐ September Commission adopts  Mill Levy based on  certified values and  sets assessments  based on the budget 15 For example, to account for the expenses of constructing a new  Wastewater Treatment Plant the City uses the following financial  structure:  Funds: The activities are funded through various means that are accounted for within specific funds. The City has a  comprehensive fund plan for financial accounting in accordance with the provisions of the recommendations of  the National Council on Governmental Accounting as outlined in their publication Governmental Accounting,  Auditing, and Financial Reporting (GAAFR), which is the standard accounting guide for local governments.  Governmental funds are a group of funds that account for activities associated with the City's basic operations.  This  group  of  funds  uses  a  modified  accrual  basis  of  accounting  and  focuses  on  operating  revenues  and  expenditures.  General Fund:  The General Fund is used to account  for all financial resources of the City, except for those  required to be accounted for in another fund.  The  General  Fund  supports  such  basic  services  as  the  Legislative  Branch,  Judicial  Branch,  General  Administration,  Police,  Fire,  Finance,  Engineering,  Recreation, and Library services. The City's General  Fund  is  financed  heavily  by  property  taxes,  which  provide nearly half of the General Fund revenue.    Special Revenue Funds:  Special Revenue Funds are  used to account for the proceeds of specific revenue  sources (other than expendable trusts, or for major  capital  projects)  that  are  legally  restricted  to  expenditure for specific purposes.    Debt Service Funds:  Debt Service Funds are used to  account for the accumulation of resources for, and  the payment of, general long‐term debt principal and  interest.    Capital Project Funds:  Capital Project Funds are used to account for financial resou rces to be used for the  acquisition or construction of major capital facilities (other than those financed by proprietary funds).    Proprietary Fund Types Proprietary funds are a group of funds that account for activities that are often seen in the private sector and are  operated in a similar manner as in the private sector. This group of funds uses a full accrual basis of accounting  and focuses on net income and capital maintenance.  Activity: Public Service Department: Wastewater Plant Division: Operations Budget Unit: Construction Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special Revenue  Funds Debt Service Capital Project Proprietary  Funds Enterprise Funds Fiduciary Funds 16 Internal Service Funds:  Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services  provided by one department to other departments on a cost‐reimbursement basis.    Enterprise Funds:  Enterprise Funds are used to account for operations that are financed and operated in  a manner similar to private business enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs  (expenses, including depreciation) of providing goods or services to the general public on a continuing  basis be financed or recovered primarily through user charges.    Fiduciary Fund Types Fiduciary funds are trust and agency funds that account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity  or as an agent for individuals, private organizations, other governmental units, or other funds. These include  expendable trust funds, non‐ expendable trust funds, pension trust funds, and agency funds.   Trust Funds:  Trust Funds are used to account for assets held by a governmental unit in a trustee capacity.  These include (a) expendable trust funds, (b) permanent trust funds, and (c) pension trust funds. Trust  Funds are supported by donations and interest income.  Budget Policies State statute provides the “Local Government Budget Act” in MCA 7‐6‐4001.   This section of the law was adopted  by the 2001 Legislature to replace the “Municipal Budget Law” and other various sections of code that related to  city finances.   See detailed Budget and Fiscal Policies in Appendix B. The law limits the amount of expenditures to  approved appropriations, requires reporting to the State after final budgets and tax levies are adopted, and  provides for a detailed preliminary and final budget adoption within the confines of the State determined property  tax assessment time‐table. The Budget must be “balanced”, and the City can use fund balance as a resource to  balance the budget.  Fund balance should not be used as a long‐term approach to balancing the budget. Planned  uses of fund balances should be limited.   It is also appropriate to use fund balance when fund balances have increased beyond the reserve requirements  due to higher than anticipated revenues. In this circumstance, the use of fund balances will be used for one‐time  expenditures, not ongoing operating costs. In all circumstances, it is important to retain sufficient undesignated  fund balance for unforeseen circumstances. The City's budget encompasses both the operating budget and the  capital improvement budget.  Each budget unit includes amounts appropriated for both operating expenses and  capital items   Basis of Budgeting The basis of budgeting and accounting refers to when a transaction or related event is recognized in an agency’s  budget, or in the operating statement, both of which follow GAAP principles. All governmental funds (including  the general, special revenue, debt service and capital projects funds) use modified accrual as both the basis of  budgeting and for accounting/financial reporting. Under the modified accrual system, revenues are recognized in  the accounting period in which they become “measurable and available.” “Measurable” means the amount of the  transaction can be determined and “available” means collectible within the current period or soon enough  thereafter to pay liabilities of the current period. Property tax is reported as a receivable and deferred revenue  17 when the levy is certified and as a revenue when due for collection in the subsequent year. An allowance for  estimated uncollectible taxes is included in the estimated tax needed to balance the budget.  The basis of accounting for proprietary funds is full accrual, where revenues are recognized when earned and  expenditures  when  they  are  incurred.  The  basis  of  budgeting  for  proprietary  funds  is  full  accrual  with  the  exceptions of depreciation and amortization. For capital assets and capital purchases, funds are budgeted from a  perspective of the actual cash outlay required (cash basis).   Financial and Reserve Polices The following financial policies are established to provide direction in the fulfilling of duties and responsibilities in  the City of Bozeman. The following is a summary of the policies that have a direct impact on the budget process,  a complete listing of Fiscal Policies to be adopted with the budget are in Appendix B.  Long‐range Planning The City needs to have the ability to anticipate future challenges in revenue and expense imbalances so that  corrective action can be taken before a crisis develops. To provide city officials with pertinent data to make  decisions for multi‐year policy direction, the Finance Director prepares revenue and expenditure forecasts. These  forecasts will identify changes in revenue and expenditures due to projected new development in the City,  program changes, collective bargaining agreements, asset replacement schedules and capital projects coming  online.  Capital Planning, and Asset Inventory and Condition Assessment The City annually prepares it Capital Improvement Program to pl an capital projects and equipment need for a five‐ year period. The plan is created on the fund basis and reviews all capital needs greater than $10,000. The plan can  be found on the city website at: https://www.bozeman.net/Home/ShowDocument?id=5473   Revenue Policies The City values a diversified mix of revenue sources to mitigate the risk of volatility. The major source of revenue  for the General Fund is property tax, which comprises 56% percent of total General Fund revenue in 2019. Since  property values are impacted by the economy and housing market, it is important to make every effort to improve  the diversity of the City’s revenue sources. Tax dollars should support essential city services that benefit and are  available to everyone in the community (such as parks, police and fire protection). For services that largely or  solely benefit individuals, the City should recover full or partial costs of service delivery through user fees.  Use  of  One‐time  and  Unpredictable  Revenues  ‐ One‐time  revenues  should  be  used  only  for  one‐time  expenditures and not for ongoing expenditures. By definition, one‐time revenues cannot be relied on in future  budget years. Appropriate uses of one‐time revenues include early debt retirement, capital expenditures that  will reduce operating costs or address deferred capital needs, and special projects that will not incur ongoing  operating costs.   18 Expenditure Policies Expenses should always be for City operations and strategic goals. Department heads and the Finance Department  monitor expenditures. All expenditures must comply with City laws, rules and regulations and have proper support  and authorization.   Debt Capacity, issuance and management The City shall evaluate and consider the following factors in analyzing, reviewing and recommending the issuance  of obligations before presenting a proposal to the Commission and voters as needed:  1.Purpose, feasibility and public benefit of the project 2.Impact on debt ratios generally applied by rating agencies 3.Availability of appropriate revenue stream(s) 4.Aggregate debt burden upon the City's tax base, including other entities' tax supported debt 5.Analysis of financing and funding alternatives, including available reserves from other City funds Awards and Accomplishments T h e  G o v e r n m e n t  F i n a n c e  O f f i c e r s  A s s o c i a t i o n  o f  t h e   United States and Canada (GFOA) presented an award of  Distinguished  Budget  Presentation  to  the  City  of  Bozeman  for  its  annual  budget  for  the  fiscal  year  beginning July 1, 2017.  The City has received this award  for each budget it has prepared in the past 27 years.   In order to receive this award, a governmental unit must  publish a budget document that meets program criteria  as  a  policy  document,  as  an  operations  guide,  as  a  financial plan and as a communications device.  This award is valid for a period of one year only.  We  believe  our  current  budget  continues  to  conform  to  program requirements, and we are submitting it to GFOA  to determine its eligibility for another award.   FY 2019 Budget Summary The City of Bozeman’s Fiscal year 2019 budget shows  a $12.6 million increase in revenue of (13.2%) and increase  in expenditures of about $12.5 million (11.8%). The major factors impacting revenue are the increase in charges  for services, the estimated 4% growth in taxable value, and the additional levy of property tax mills. Fiscal Year 19  budget has over $34.5 million in capital expenditures, which is a 29% increase over FY18 ($26 million).  The major  expenditure increase affecting FY19 budget are large sewer capacity projects that aid in the School District’s  efforts in building a new High School. These infrastructure projects are the Davis Lift Station and the Front Street  Interceptor. These two capacity efforts include Street Impact Fee and Arterial Collector shared projects to fund  the  building  of  the  roads  surrounding  the  new  High  School.  Beyond  major  projects,  there  is  planned  road  maintenance, vehicle replacements and building improvements.  19 F2 0 1 9 Fi n a n c i a l Su m m a r y  G e n e r a l   F u n d    S p e c i a l   Re v e n u e    D e b t   S e r v i c e    C o n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s    E n t e r p r i s e    I n t e r n a l   Se r v i c e    P e r m a n e n t     A l l   F u n d s   Pr o j e c t e d   B e g i n n i n g  F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 7, 4 8 6 , 6 3 1 $            19 , 45 1 , 2 3 5 $        2, 31 1 , 9 8 9 $            9, 07 2 , 6 1 3 $            18 , 23 5 , 6 6 6 $        1, 0 6 2 , 1 3 7 $            1,307,838 $            58,928,109 $     Es t i m a t e d   R e v e n u e s 31 , 9 1 5 , 5 3 0            26 , 30 4 , 8 8 5            2, 40 6 , 0 2 3                28 4 , 0 1 1                      38 , 48 2 , 2 1 3            8, 4 6 7 , 9 9 5                88,500                          1 0 7 , 9 4 9 , 1 5 7      Le s s   A p p r o p r i a t i o n s 34 , 0 7 7 , 1 8 7            32 , 55 2 , 6 6 5            2, 39 8 , 5 2 2                1, 01 9 , 0 1 1                40 , 30 8 , 0 0 9            8, 4 6 8 , 8 3 1                ‐   118,824,225      In c r e a s e / ( D e c r e a s e )   i n  F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l (2 , 1 6 1 , 6 5 7 )            (6 , 24 7 , 7 8 0 )            7, 5 0 1                              (73 5 , 0 0 0 )                  (1 , 82 5 , 7 9 6 )            (8 3 6 ) 8 8 , 5 0 0                          ( 1 0 , 8 7 5 , 0 6 8 )      Pr o j e c t e d   E n d i n g  F u n d   B a l a n c e / W o r k i n g   C a p i t a l 5, 3 2 4 , 9 7 4 $            13 , 20 3 , 4 5 5 $        2, 31 9 , 4 9 0 $            8, 33 7 , 6 1 3 $            16 , 40 9 , 8 7 0 $        1, 0 6 1 , 3 0 1 $            1,396,338 $            48,053,041 $     Fi n a l   B u d g e t Fi s c a l   Y e a r   2 0 1 8 ‐ 2 0 1 9 Ge n e r a l   F u n d 30 % Sp e c i a l   Re v e n u e 24 % De b t   S e r v i c e 2% Co n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s 0% En t e r p r i s e 36 % In t e r n a l   Se r v i c e 8% Pe r m a n e n t 0% Re v e n u e   b y   F u n d   T y p e Ge n e r a l   F u n d 29 % Sp e c i a l   Re v e n u e 27 % De b t   S e r v i c e 2% Co n s t r u c t i o n   Pr o j e c t s 1% En t e r p r i s e 34 % In t e r n a l   Se r v i c e 7% Permanent 0% Ex p e n d i t u r e s   b y   F u n d   T y p e 20 FY2019 Estimated Mill Levies and Values   FISCAL YEAR FY14 FY15 FY16 FY17 FY 18 FY19 EST MILL VALUE (net of TIFD's)85,637$        87,894$        86,564$        89,325$        101,195$      105,244$       PERCENTAGE CHANGE 2.9% 2.6% ‐1.5% 3.2% 13.3% 4.0% GENERAL FUND: All‐Purpose 134.76 144.77 155.78 148.21 134.39 139.69 SPECIAL REVENUE: C i t y   P l a n n i n g 2 . 0 02 . 0 02 . 0 02 . 0 02 . 0 02 . 0 0                Health/Med Insurance 22.57 23.18 27.11 26.40 24.48 25.22              Fire Capital & Equipment 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00                T r a n s f e r   t o   S t o r m w a t e r   ‐   L a n d f i l l   P r o j e c t 0 . 0 01 . 5 71 . 6 21 . 5 61 . 3 80 .71                T r a n s f e r   t o   L a n d f i l l   C l o s u r e   ‐   M o n i t r i n g0 . 0 00 . 0 00 . 0 04 . 0 03 . 6 72 . 38                S e n i o r   T r a n s p o r t a t i o n 1 . 0 01 . 0 01 . 0 01 . 0 01 . 0 01 . 0 0                W o r k f o r c e   H o u s i n g 0 . 5 01 . 0 03 . 0 03 . 0 03 . 0 03 . 0 0                TOTAL SPECIAL REVENUE 30.07 32.75 38.72 41.96 39.53 38.31              DEBT SERVICE:      Park & Trail G.O.Bonds 0.00 8.13 12.49 12.06 10.68 10.29              Library G.O. Bonds 3.06               3.11               3.16               3.07               2.73 2.61                Transportation G.O. Bonds 5.19 0.00 0.00 0.00 0.00 ‐                  TOTAL DEBT SERVICE 8.25 11.24 15.65 15.13 13.41 12.90              TOTAL ALL LEVIES 173.08 188.76 210.16 205.30 187.33 190.90           Percentage Change in Mills 3.8% 9.4% 12.4% ‐2.6% ‐8.6% 1.7% Property Taxes Levied 14,821,724$ 16,590,871$ 18,191,892$ 18,338,501$ 18,956,859$ 20,091,568$  P e r c e n t a g e   C h a n g e   i n   D o l l a r s 6 . 8 % 1 1 . 9 %9 . 7 %0 . 8 %3 . 4 %6 . 0 % * These funds are being combined into the All Purpose Levy.  They are all subject to MCA 15‐10‐420. General Fund Reduction 1,263,330$   1,271,667$   363,096$      703,800$      705,500$      879,840$       Police & Fire Reductions 578,525$      ‐$               ‐ $               ‐$               ‐$               ‐ $                911 Mills (Resolution No. 3954)749,034$      770,733$      779,076$      803,925$      910,755$      887,207$       Total Authorized But Not Levied 2,590,889$   2,042,400$   1,142,172$   1,507,725$   1,616,255$   1,767,047$     Number of Mills 31.13             23.85             13.19             16.88             15.97             16.79              MILL LEVIES & MILL VALUES Tax Authority Authorized but Not Levied  $‐  $5,000,000  $10,000,000  $15,000,000  $20,000,000  $25,000,000 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Property Tax Dollars 21 FY2019 Revenues Overall, revenues are estimated at $108 million, a $13 million increase in revenue or 14%, over the prior year.  Charges for services make up 48% of revenues, followed by taxes at 22%.   For the General Fund, taxes make up 52% of the revenue sources followed by intergovernmental revenue.  Taxes  22% Special  Assessments 2% Licenses  and  Permits  2% Intergovernmental  Revenues 9% Charges for  Services  48% Fines and  Forfeitures  1% Interest Income  1% Loan Payments  0% Other Revenues  1% Other Financing  Sources 14% Revenues by Type‐ Total Budget Charges for  Services 9% Fines and  Forfeitures 4% Interest Income  0% Intergovernmental  Revenues 24% Licenses and  Permits Total 1% Other Financing  Sources 10% Other Revenues 0% Taxes 52% Revenue by Type‐ General Fund 22 FY2019 Appropriations Expenditures, often called “Appropriations,” are classified under one of six  major categories:  Personnel &  Benefits, Operating Expense, Capital, Debt Service, Transfers, and Other Financing Uses.  The graph below shows  the relative percentage of the FY19 budget expenditures for all funds.  In general, governmental agencies see their largest percentage of expenditures as personnel.  With our growing  City, there is a need for more infrastructure spending. The General Fund personnel expenses are a much higher  percentage, at 64%. There are fewer capital items in the General Fund than all the funds as a whole.   Personnel &  Benefits  30% Operating   31% Captial  30% Debt Service  5% Transfers  5% Appropriations by Category‐ Total Budget Captial  6% Debt Service 0% Operating  28% Personnel &  Benefits  64% Transfers 2% Appropriations by Category‐ General Fund 23 FY2019 Changes in Fund Balance/Working Capital  Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital  General Fund 10 General Fund 7,486,631  31,915,530   34,077,187         5,324,974   Special Revenue Funds 100 Planning Fund 785,972   1,294,196   1,661,194  418,974   103 Health‐Medical Insurance 349,390   2,654,566   2,654,566  349,390   108 Community Transportation 59,092   1,200    ‐    60,292   109 Highway Safety Improvement Projects 23,242   200    ‐    23,442   110 Gas Tax Apportionment 1,511,755  1,411,031   1,171,500  1,751,286   111 Street Maintenance District (571,288)    5,779,698   5,974,325  (765,915)     112 Tree Maintenance 313,475   737,221   825,577   225,119   113 Fire Impact Fee 1,873,002  392,363   ‐     2,265,365    114 Street Impact Fee 2,301,838  4,342,250   6,418,000  226,088   115 Building Inspection Special Revenue 1,604,882  1,800,200   2,660,416  744,666   116 Dowtown Improvement District 1,711,289  1,875,000   2,052,500  1,533,789   119 Economic Development Loan Fund 842,750   50,000     31,000   861,750   120 Community Housing 556,409   495,420   371,858   679,971   121 Housing Revolving Loan Fund 6,496  1,285    ‐     7,781    123 Big Sky Ec Dev Grant ‐    50,000     50,000    ‐    125 Drug Forfeiture 81,152   157,942   231,210  7,884   128 Fish Wildlife And Park Management Areas 12,523   150    8,000  4,673   130 Americans With Disability Act 35,938   300    ‐    36,238   131 Beautification of Bozeman 1,000  9     ‐     1,009    132 Bogert Park Special Revenue 17,644   6,300   5,000  18,944    133 Recreation Department Special Revenue 2,415  2,100    ‐     4,515    135 Cemetery Department Special Revenue 2,418  20    ‐     2,438    136 Park Department Special Revenue 2,371  2,600    ‐     4,971    137 Library Department Special Revenue 90,896   75,100     ‐     165,996    138 Law & Justice Center 312,375   ‐   19,125   293,250   139 Police Department Special Revenue 308,628   14,500     ‐     323,128    140 Police Domestic Violence 45,970   ‐   ‐    45,970   141 Street Arterial Construction 1,515,855  1,734,907   3,568,000  (317,238)     143 TIF Midtown (formerly N7th)1,492,093  661,449   1,531,900   621,642   144 TIF NE Urban Renewal 363,225   141,000   434,100  70,125    145 TIF Mandeville Industrial (8,657)    25,000    4,000  12,343    146 Lighting Dist.'s (146‐170, 181, 182, 200‐243) 507,138   431,600   472,517   466,221   174 Victim Witness Advocate 291,204   66,100     150,000  207,304   175 Senior Transportation 4,198  105,444   105,244  4,398   176 Business Improvement District 7,495  162,700   162,175  8,020   177 Neighborhood Associations 984   8     ‐     992     178 Veteran's Treatment Court ‐    120,000   87,156   32,844   179 Diaster Relief Fund 1,289,310  11,000     ‐     1,300,310    CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 24  Fiscal Year  Projected Fund  Balance/Working  Capital   Estimated  Revnues   Appropriations   Budgeted Ending  Fund  Balance/Working  Capital  Special Revenue Funds 183 Fire Department Special Revenue 113,371   3,650    40,000   77,021    184 Parks Master Plan Develop 54,413   ‐   ‐    54,413   186 Development Impacts 149,891   1,500   ‐     151,391    187 Fire Department Equipment 880,400   423,476   606,000   697,876   188 City/County Drug Forfeiture 159,122   1,600   ‐     160,722    189 Story Mansion Special Revenue (11,943)  22,000     57,302   (47,245)    191 Tourism BID 7,132  1,201,200   1,200,000  8,332   193 Street Maintenance ‐ Babcock SID 8,320  3,200    ‐    11,520   194 Street Maintenance ‐ Durston SID 47,322   40,900     ‐    88,222   850 Park Land ‐ Cash in Lieu 298,728   4,500   ‐     303,228    Total Special Revenue Funds 19,451,235  26,304,885   32,552,665  13,203,455   Debt Service Funds 300 Special Improvement District Revolv. Fund 1,862,643  30,000     224,011  1,668,632   303 G.O. Refunding Series 2012 133,115   275,900   276,900   132,115   304 Park & Trails Bond 40,956   1,083,136   1,088,138  35,954    305 TIF 2007 Downtown Bonds ‐    423,673   423,673  ‐    310 SID Funds 275,275   593,314   385,800   482,789   Total Debt Service Funds 2,311,989  2,406,023   2,398,522  2,319,490   Construction Funds 500's Capital Projects 9,072,613  284,011   1,019,011  8,337,613   Enterprise Funds 600 Water 10,016,459  11,036,454  12,202,143  8,850,770   610 Water Impact Fee ‐ Net Assets 438,668   1,888,070   2,186,020  140,718   620 Waste Water 3,004,211  9,652,361  10,915,672  1,740,900   630 Waste Water Impact Fee ‐ Net Assets 1,548,610  9,287,208   8,625,000  2,210,818   640 Solid Waste 1,557,637  3,948,592   3,764,084  1,742,145   641 Landfill Post‐Closure & Monitoring 60,667   250,000   311,417  (750)   650 Parking Enterprise 905,133   1,021,340   859,371  1,067,102   670 Storm Water 704,281   1,398,188   1,444,302  658,167   Total Enterprise Funds 18,235,666  38,482,213   40,308,009  16,409,870   Internal Service Funds 710 Vehicle Maintenance Shop 652,625   1,265,626   1,259,462  658,789   720 Health‐Medical Self‐Insurance Fund 409,512   4,820,912   4,820,912  409,512   750 Public Works Administration ‐     2,381,457   2,388,457  (7,000)    Total Internal Service Funds 1,062,137  8,467,995   8,468,831  1,061,301   Permanent Funds 800 Cemetery Perpetual Care 1,307,838  88,500     ‐     1,396,338    Total All Funds 58,928,109   107,949,157      118,824,225      48,053,041     CHANGES IN FUND BALANCE/WORKING CAPITAL 25 FY2019 Staffing Changes We strive to maintain service levels with our growing community. We have a strategic approach to staffing this  year and have developed a three‐year staffing plan to address our staffing needs on a citywide level. Going  forward, we hope this staffing plan process will become more refined and predictable for the organization and  community,   Current FY18 Recommended  Changes FY19 FY19 Total General  Government City Commission 2.10                  ‐ 2.10                  City Manager (Admin, Clerk,  Sustainability, Neighborhood)9.00                 ‐ 9.00                  Municipal Court 9.50                 ‐ 9.50                  City Attorney 10.70              ‐ 10.70               Finance 12.50              ‐ 12.50               Community Development 13.00              1.25  14.25               Facilities Management 4.50                 ‐ 4.50                  Information Technology 6.00                 1.00  7.00                  Human Resources 4.00                 1.00  5.00                  71.30              3.25  74.55               Public Safety Police 72.70              1.85  74.55               Fire 46.00              1.00  47.00               Building Inspection 19.50              0.25  19.75               Parking 6.00                 ‐ 6.00                  144.20            3.10  147.30             Public Services Public Works Administration/Engineering 11.50              2.25  13.75               Streets 21.85              0.75  22.60               Stormwater 7.50                 ‐ 7.50                  Water 25.95              0.50  26.45               Wastewater 28.80              1.00  29.80               Solid Waste Collection/Recycling 17.15              ‐ 17.15               Vehicle Maintenance 7.50                 ‐ 7.50                  120.25            4.50  124.75             Public Welfare Parks and Recreation (numerous STW)50.46              2.00  52.46               Library 28.02              ‐ 28.02               Economic Development 2.00                 ‐ 2.00                  80.48              2.00  82.48               Total Employees 416.23 12.85 429.08 26 Or g a n i z a t i o n a l Ch a r t 27 Fund Summaries 28 Fund Summaries The purpose of fund summaries is to capture and detail the financial condition of each City fund. A fund summary provides  information on revenues, expenditures and ending funds available. In addition, it functions as a planning mechanism, as  it  allows  expenditures  to  be  matched  to  available  revenues  and/or  fund  balance.  Fund  summaries  also  identify  components of funds available and anticipated uses. It is important to note that sources and uses are always balanced  because a fund’s sources either are expended, become restricted, committed or assigned, or become unrestricted  (unreserved or undesignated) funds available.  City funds can be divided into three categories: governmental funds, proprietary funds and fiduciary funds. By maintaining  separate funds, the City is able to comply with laws that require certain money to be spent for specific purposes.  Bozeman Fund  Structure  Overview Governmental  Funds General Fund Special Revenue  Funds Street Impact  Fee Street  Maintenance Building  Inspection Fire Impact Fee City Planning Health Medical  Insurance Gas Tax Drug Forfeitures Victim Advocate Tree  Maintenance Law and Justice  Center Community  Transportation Fire Department  Equipment Economic  Development  Revolving Loan Housing  Revolving Loan Community  Housing Downtown  Improvement Street Lighting Park Land TIF N.E. Urban  Renewal TIF N 7th  Corridor Perpetual  Cemetery Care Capital  Improvement  Funds General  Improvement  Funds Debt Service  Funds SID Sinking Debt Special  Improvment  District  General  Obligation  Bonds Tax Increment  Financing Bonds Proprietary  Funds Enterprise Funds Water Water Impact  Fee  Wastewater Wastewater  Impact Fee Solid Waste Parking Stormwater Internal Service  Fiduciary Funds 29 General Fund The General Fund is used to account for all financial resources of the City, except for those required to be accounted for  in another fund.  The General Fund supports such basic services as the General Administration, Police, Fire, Finance,  Recreation, and Library services. Over the past ten years, the average percent change in revenue is 4% while expenditure  change is 5%.   Revenues The City's General Fund is financed  heavily by property taxes, which provide nearly half of the General Fund revenue.   Other  revenue  sources  include:  licenses  and  permits,  intergovernmental  revenue,  charges  for  services,  fines  and  forfeitures, interest on investments, operating transfers, and miscellaneous revenues. For the budget, we have estimated  4% growth and have proposed levying three additional mills to bring annual revenues in line with annual operations. Below  are the property tax trends:   ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000  35,000,000  40,000,000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 **2018**2019 General Fund for the last 10 years and Budget FY19 Revenue Expenditures Fund balance Fiscal  Year  Tax Year  City  Taxable  Value   Change  in TV  City Tax  Levy  Change  in Levy  Total‐  Property Tax  Dollars General Fund‐  Property Tax  Dollars  2015 2014 87,894     2.6% 188.76 9.1% 16,590,871     12,724,414       2016 2015 86,564     ‐1.5% 210.16 11.3% 18,191,892     13,484,940       2017 2016 89,758     3.7% 209.91 ‐0.1% 18,338,501     13,238,858       2018 2017   101,195  12.7% 187.33 ‐10.8% 18,956,357     13,599,596       **2019 2018   105,244  4.0% 190.9 1.9%      20,091,568        14,641,545  30 We are estimating the General Fund to generate $31.8 million in total revenue, with 47% is from property taxes, 22% from  the State Entitlement share and 9% for charges for services.  The following chart shows the breakdown of esimated  revenues.  Expenditures This year’s General Fund budget has $34.1 Million in expenditures. Personnel expenses are the highest portion at $21.8  million,  followed  by  operations  of  $9.5  million.  The  capital  expenditures  are  $2  million,  which  includes  vehicle  r e p l a c e m e n t s  a n d  a d d i t i o n s ,  t h e  C o m m i s s i o n  R o o m  r e m o d e l ,  a n d  P olice  portable  radio  lease.  The  break  down  by  percentage is below:  Property Taxes 47% Gallatin County  Option 5% Licenses and Permits 1% County Shared ‐ Library… State Shared 22% General  Government  Charges 9% Fines and Fees 4%Transfers 8% Loan Proceeds 2% Personnel  & Benefits 65% Operations 29% Capital 5% Debt  Service 0% Transfers 1% 31 Fund Balance The General Fund balance at the beginning of the  budget  year  is  higher  than  expected  due  to  a  settlement of $1 million being awarded the City in  FY18 and an expected carry forward of $1.26 million.  These are on‐time monies and should be and have  been allocated as such. The equivalent of two mill,  $166,188,  has  been  transferred  to  the  Workforce  Housing Fund for Affordable Housing projects. The  remaining one time funds are being used for capital  items. The City has set as its policy for General Fund  to maintain at least 16.67% of the year’s revenue in  ending fund balance. The FY19 approved budget, we  have estimated to have will have 16.72% at the end of the fiscal year.  FY19 Budget The Details of the FY17 Actuals, FY18 Budgets and the FY19 Approved Budget is in the following table:    FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Property Taxes 13,792,894   14,360,641   15,076,534    Gallatin County Option 1,475,731  1,400,000   1,545,000    Penalty & Interest 62    ‐   ‐     Business/Animal Licenses and Permits 356,286  346,337   409,475     Grants 21,939  140,000   40,000    County Shared ‐ Library 671,663  676,000   696,280     State Shared 6,700,100  6,676,170   6,906,231    General Government Charges 2,295,677  2,545,137   2,940,941    Library Fines 48,987  50,000   50,000    Police Court Fines 1,031,080  988,000   1,023,000    Parking Fines 39,233  35,000   38,000    Snow Removal Fines 20,009  20,000   20,000    Interest Income 51,635  45,000   75,000    Admin Reimbursement 1,500  ‐   ‐     Miscellaneous Revenue 27,117  12,000   12,000    Refunds & Reimbursements 4,352  50,000   25,000    Rents and Royalties (Leases)‐   40,000   40,950    Sales/Unclaimed Property 4,500  4,500     5,500    Transfers 2,214,190  2,376,092   2,560,119    Loan Proceeds ‐   563,746   431,500     Proceeds‐Asset Disposition 23,892  15,000   20,000    Total Revenues 28,780,847   30,343,623   31,915,530    Expenditures Personnel & Benefits 21,301,275   20,593,660   21,960,888    Operations 6,016,445  8,985,322   9,788,744    Capital 668,191  1,284,996   1,832,717   Debt Servi ce 3,760  550     3,650    Transfers 822,119  747,084   491,188     Total Expenditures 28,811,790   31,611,612   34,077,187    010 ‐ General Fund FUND 32 Special Revenue Funds Special Revenue Funds are used to account for the proceeds of specific revenue sources that are legally restricted to  expenditure for specific purposes. The revenue is generated in different ways; some have assessments on properties,  property taxes, charges for services, and some are funded through grants or donations.   The Streets Maintenance Fund relies on assessments for revenue generation for street maintenance and reconstruction.  Since the City expanded the Streets program  to included major street maintenance projects  in FY16 there has been a need to increase the  assessment. This year we are recommending a  5% increase.  S t r e e t  M a i n t e n a n c e  f u n d  b u d g e t s  i n c l u d e   increased amounts of pavement maintenance  capital projects, and the addition of Streets  workers, which make up the large portion of  the  increased  expenditures.  This  trend  will  continue  with  the  inclusions  of  the  Capital  Improvement Plan and the three‐year staffing  plan.  As we look to toward the future and the  Capital Improvement Plan, there will need to  be larger increases near 10% for FY20 and FY21. With the increase this year and the next few years, we can build a reserve  in this fund assist in adjusting to unpredicted needs.   33 Street Arterial & Collector District Fund is a relatively  new fund and has seen a phase in approach with  funding. With the passing of the new gas tax, we are  reducing the assessment by the amount of the City’s  new  gas  tax  allocation.  This  will  reduce  the  assessment by 28% and the average lot will see a  reduction in their annual fee from $68.97 to $51.78.  B a s e d  o n  t h e  C a p i t a l  I m p r o v e m e n t  P l a n  a n d  o u r   projections with growth, there may need to be small  increases later in FY22 and FY23 pending the gas tax  allocation as well.   Tree Maintenance Fund accounts for special assessment revenues levied, received, and expended for tree maintenance  provided in the public right of way. In previous years, we raised the assessment by 15% to aid working towards the Urban  Forestry Management Plan. To continue those efforts and to build a reserve for capital items we are recommending a 5%  increase. The program mainly buys large capital items, and if one needs to be replaced unexpectedly, it can be costly. The  5% increase for the average lot would increase from $22.48 to $23.61.   The Workforce Housing  Fund is where  our  affordable  housing  program  is accounted for. Affordable Housing is part  of our Strategic Plan and a priority for  FY19.  With  the  hiring  of  the  program  coordinator,  the  City  is  forming  an  updated  plan  to  be  approved  by  the  Commission. To ensure there is enough  for the program needs, one‐time monies  from the General Fund of $166,188, will  be transferred into the fund. There will  b e  a  r e v i e w  i n  t h e  t h i r d  q u a r t e r  t o   determine if there is additional funding through the cash‐in‐lieu program to equal more than the value to two mills ($210,488).   ‐  100,000  200,000  300,000  400,000  500,000  600,000  700,000  800,000 FY17 FY18 FY19 Workforce Housing Fund Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance 34 All Special Revenue Funds:   FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Property Taxes 180,741   185,830    210,488    State Shared 119,888   108,700    110,733    Charges for Services 799,242   745,925    785,500    Interest Income 7,357   6,000    6,500         Refunds & Miscellaneous Revenue 59,556      53,400       53,400       Transfers 88,037      124,284    127,575    Total Revenues 1,254,821      1,224,139      1,294,196     Expenditures Personnel & Benefits 699,971   971,694    990,695    Operations 265,889   423,669    369,281    Capital ‐       110,000    301,218    Total Expenditures 965,860   1,505,363      1,661,194     103 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Property Taxes 2,263,694      2,476,888      2,654,566     Total Revenues 2,263,694      2,476,888      2,654,566     Expenditures Transfers 2,278,269      2,476,888      2,654,566     Total Expenditures 2,278,269      2,476,888      2,654,566     108 ‐ Community Transportation Revenues Interest Income 806      1,660    1,200         Total Revenues 806      1,660    1,200         Expenditures Capital 59,889      ‐        ‐       Total Expenditures 59,889      ‐        ‐       Revenues Interest Income 200      180       200      Total Revenues 200      180       200      Revenues State Shared 693,945   959,999    1,402,031     Interest Income 11,418      7,000    9,000         Total Revenues 705,363   966,999    1,411,031     Expenditures Operations 157,342   229,500    244,500    Capital ‐       731,000    927,000    Total Expenditures 157,342     960,500       1,171,500       FUND Special Revenue Funds 100 ‐ Community Development/Planning 109 ‐ Highway Safety Improvement Projects 110 ‐ Gas Tax 35  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Penalty & Interest 11,418     11,000    11,500     Permits 18,466     17,500    18,000     Public Service 4,545,407   5,328,172     5,730,198     Interest Income 3,573   10,000    10,000     Other Financing Sources 1,026   ‐      ‐       Refunds & Reimbursements 19,411     ‐      10,000     Proceeds‐Asset Disposition 19,385     ‐      ‐       Loan Proceeds 234,702  ‐      ‐       Transfers 43,227     ‐      ‐       Total Revenues 4,896,615   5,366,672     5,779,698     Expenditures Personnel & Benefits 1,370,643   1,563,694     1,629,339     Operations 1,992,530   1,592,207     2,019,801     Capital 1,101,123   1,773,900     1,314,500     Debt Service 213,529  295,207     315,207       Transfers 598,000  700,000     695,478       Total Expenditures 5,275,825    5,925,008     5,974,325      Revenues Penalty & Interest 1,031   1,350      1,200       Grants ‐   750     ‐       State Revenue 261  ‐      ‐       Public Service 581,734  682,373     730,821       Interest Income 2,633   1,600      2,200       Sale of Raw Materials 2,545   6,000      3,000       Total Revenues 588,204  692,073     737,221       Expenditures Personnel & Benefits 357,941  420,950     435,400       Operations 122,868  228,987    244,177       Capital 33,246     57,000    146,000       Total Expenditures 514,055   706,937      825,577       Revenues Public Safety 315,732  362,250     380,363       Interest Income 12,311     10,000    12,000     Total Revenues 328,043  372,250     392,363       Expenditures Operations 25,000     50,000    ‐       Total Expenditures 25,000     50,000    ‐    FUND Special Revenue Funds 112 ‐ Tree Maintenance 113 ‐ Fire Impact Fee 111 ‐ Street Maintenance 36  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Public Service 3,966,383 3,123,750               4,226,250              Interest Income 126,257 100,000 115,000  Admin Reimbursement 807 960 1,000 Grants 11,891 ‐‐ Total Revenues 4,105,338 3,224,710               4,342,250              Expenditures Operations 374,301 95,000  45,000   Capital 4,728,938 7,651,245               6,373,000              Total Expenditures 5,103,239 7,746,245               6,418,000              Revenues Permits 1,717,846 1,749,800               1,783,700              General Government 1,915 2,350  1,500 Interest Income 12,177 17,000  15,000   Miscellaneous Revenue 52,172 ‐‐ Total Revenues 1,784,110 1,769,150               1,800,200              Expenditures 120,000 Personnel & Benefits 1,311,428 1,565,957               1,702,127              Operations 393,353 488,495 706,608  Capital 51,840 32,500  251,681  Total Expenditures 1,756,621 2,086,952               2,660,416              Revenues Property Taxes 1,080,852 1,813,350               1,820,000              State Shared 56,050 45,660  45,000   Interest Income 19,698 10,000  10,000   Other Revenues ‐1,500  ‐ Total Revenues 1,156,600 1,870,510               1,875,000              Expenditures Operations 295,757 1,235,712               1,618,500              Transfers 792,398 672,288 434,000  Total Expenditures 1,088,155 1,908,000               2,052,500              Revenues Interest Income Loan Principal ‐35,500  25,000   Loan Interest 27,755 13,000  25,000   Total Revenues 27,755 48,500  50,000   Expenditures Operations 35,652 31,000  31,000   Total Expenditures 35,652 31,000  31,000   115 ‐ Building Inspection Fund 116 ‐ TIFD Downtown Improvement 119 ‐ Economic Development Loan FUND Special Revenue Funds 114 ‐ Street Impact Fee 37  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Property Tax Revenue 260,687 278,745 315,732  Interest Income 4,401 3,000  4,000 Loan Principal & Interest 494 9,500  9,500 Transfers ‐‐166,188  Total Revenues 265,582 291,245 495,420                  Expenditures Personnel ‐‐78,708   Operations 284,401 324,400 293,150  Total Expenditures 284,401 324,400 371,858                  Revenues Interest Income ‐50 10   Loan Principal ‐4,900  1,000 Loan Interest 143 375 275 Total Revenues 143 5,325  1,285 Expenditures Operations 7,219 ‐‐ Total Expenditures 7,219 ‐  ‐   Revenues Grants 140,000 50,000  50,000   Total Revenues 140,000 50,000  50,000   Expenditures Operations 140,000 50,000  50,000   Total Expenditures 140,000 50,000  50,000   Revenues Grants 108,023 70,000  75,000   State Shared ‐‐‐ Police Court Fines 53,908 50,500  54,000   Interest Income 69 ‐70   Miscellaneous Revenue ‐‐‐ Other Financing Sources 12,436 111,512 28,872   Total Revenues 174,436 232,012 157,942                  Expenditures Personnel & Benefits 244,728 213,824 222,710  Operations 4,987 7,300  8,500 Total Expenditures 249,715 221,124 231,210                  123 ‐ Big Sky Econ. Development Grant 125 ‐ Drug Forfeiture Fund 120 ‐ Community Housing Fund 121 ‐ Housing Revolving Loan FUND Special Revenue Funds 38  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Interest Income 178 ‐150 Total Revenues 178 ‐150 Expenditures Operations ‐8,000  8,000 Total Expenditures ‐8,000  8,000 Revenues Interest Income 309 240 300 Total Revenues 309 240  300   Revenues Interest Income 9 ‐9   Total Revenues 9 ‐9   Revenues Interest Income 136 85 100 Donations ‐‐5,000 Refunds & Reimbursements 1,087 2,115  1,200 Total Revenues 1,223 2,200  6,300 Expenditures Operations ‐‐5,000 Total Expenditures ‐ ‐  5,000   Revenues Interest Income 110 40 100 Donations 4,167 2,000  2,000 Total Revenues 4,277 2,040  2,100 Expenditures Operations ‐9,500  ‐ Total Expenditures ‐ 9,500  ‐   Revenues Interest Income 21 15 20   Total Revenues 21 15 20   132 ‐ Bogert Park Special Revenue 133 ‐ Recreation Special Revenue 135 ‐ Cemetery Special Revenue 128 ‐ Fish Wildlife & Park Mgmt 130 ‐ Americans with Disability 131 ‐ Beautification of Bozeman FUND Special Revenue Funds 39  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Interest Income 106 30 100 Donations ‐150 ‐ Miscellaneous Revenue 2,320 3,000  2,500 Total Revenues 2,426 3,180  2,600 Expenditures Operations ‐9,000  ‐ Total Expenditures ‐ 9,000  ‐   Revenues Grants 23,708 ‐ Interest Income 56 300 100 Donations 74,630 75,000  75,000   Total Revenues 98,394 75,300  75,100   Expenditures Operations 144,837 ‐‐ Total Expenditures 144,837 ‐  ‐   Expenditures Operations 19,125 19,125  19,125   Total Expenditures 19,125 19,125  19,125   Revenues Interest Income 2,242 1,800  2,000 Donations 2,100 2,000  2,000 Miscellaneous Revenue 5,083 15,000  10,000   Refunds & Reimbursements 7,526 350 500 Total Revenues 16,951 19,150  14,500   Expenditures Operating 35,730 ‐‐ Capital 21,820 ‐‐ Total Expenditures 35,730 ‐  ‐   Revenues Grants 181,308 115,000 ‐ State Shared 10 ‐‐ Transfers ‐150,000 ‐ Total Revenues 181,318 265,000 ‐ Expenditures Personnel & Benefits 12,042 9,929  ‐ Operating 169,275 209,101 ‐ Total Expenditures 181,317             219,030 ‐   136 ‐ Park Special Revenue 137 ‐ Library Special Revenue 138 ‐ Law & Justice Center 139 ‐ Police Special Revenue 140 ‐ Police Domestic Violence FUND Special Revenue Funds 40  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Penalty & Interest 2,281 2,000  2,334 Street Maintenance Assessments 1,092,411 1,816,250               1,333,854              Other Revenues/Refunds ‐‐378,688  Interest Income 13,916 3,000  20,031   Total Revenues 1,108,608 1,821,250               1,734,907              Expenditures Operating 3,933 ‐115,000  Capital 367,727 1,780,311               3,453,000              Total Expenditures 371,660 1,780,311               3,568,000              Revenues Property Taxes 651,887 700,000 651,949  Interest Income 9,727 8,800  9,500 Transfers 116,567 ‐‐ Total Revenues 778,181 708,800 661,449                  Expenditures Operating 331,065 676,000 1,491,900              Capital 778,288 ‐‐ Transfers 47,327 36,000  40,000   Total Expenditures 1,156,680 712,000 1,531,900              Revenues Property Taxes 130,468 143,000 139,500  Grants 1,353 ‐‐ Interest Income 3,314 1,800  1,500 Proceeds of Bond Sale ‐‐‐ Total Revenues 135,135 144,800 141,000                  Expenditures Operating 121,702 156,600 420,100  Transfers 10,000 10,000  14,000   Total Expenditures 131,702 166,600 434,100                  Revenues Property Taxes 56,440 36,097  25,000   Total Revenues 56,440 36,097  25,000   Expenditures Operating 8,482 ‐4,000 Total Expenditures 8,482 ‐  4,000   145 ‐ TIF Mandeville Farm Industrial 141 ‐ Street Arterial Construction 143 ‐ TIF N 7th Corridor 144 ‐ TIF NE Urban Renewal District FUND Special Revenue Funds 41      FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Penalty & Interest ‐                              113                         Special Assessments 426,189                     368,357                  426,562                  Interest Income 5,138                          5,004                       4,925                      Total Revenues 431,327                     373,361                  431,600                  Expenditures Operating 412,158                     409,233                  440,617                  Transfers 31,900                        31,900                     31,900                    Total Expenditures 444,058                     441,133                  472,517                  Revenues Police Court Fines 62,808                        60,950                     63,000                    Interest Income 3,324                          3,000                       3,100                      Total Revenues 66,132                        63,950                     66,100                    Expenditures Operating 54,477                        150,000                  150,000                  Total Expenditures 54,477                        150,000                  150,000                  Revenues Property Taxes 85,567                        92,915                     105,244                  Interest Income 238                             106                          200                         Total Revenues 85,805                        93,021                     105,444                  Expenditures Operating 87,612                        92,915                     105,244                  Total Expenditures 87,612                        92,915                     105,244                  Revenues Principal 120,003                     132,000                  143,000                  Penalty & Interest 316                             200                          200                         Donations/other 14,500                        24,000                     19,500                    Total Revenues 134,819                     156,200                  162,700                  Expenditures Operating 120,000                     156,200                  162,175                  Total Expenditures 120,000                     156,200                  162,175                  Revenues Interest Income 8                                  7                               8                              Total Revenues 8                                  7                               8                              146 ‐ 170;181;182; 200 ‐243  ‐ Lighting Districts 174 ‐ Victim/Witness Advocate 175 ‐ Senior Transportation 176 ‐ BID Downtown Improv Dist 177 ‐ Neighborhood Association FUND Special Revenue Funds 42  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Grants ‐‐113,000  State Shared ‐‐‐ Refunds & Reimbursements ‐‐7,000 Transfers ‐‐‐ Total Revenues ‐‐120,000                  Expenditures Personnel & Benefits ‐‐‐ Operating ‐‐87,156   Total Expenditures ‐ ‐  87,156   Revenues Interest Income 11,004 8,636  11,000   Total Revenues 11,004 8,636  11,000   Revenues Interest Income 833 506 650 Donations 3,332 3,000  3,000 Grants 58,406 40,000  ‐ Total Revenues 62,571 43,506  3,650 Expenditures Operating 26,141 40,000  40,000   Total Expenditures 26,141 40,000  40,000   Revenues Transfers 100,000 ‐‐ Total Revenues 100,000 ‐‐ Expenditures Operating 600 ‐‐ Capital 130,106 ‐‐ Total Expenditures 130,706 ‐  ‐   Revenues Interest Income 1,525 250 1,500 Other Revenue 6,200 ‐‐ Total Revenues 7,725 250 1,500 Expenditures Operating 4,698 ‐‐ Total Expenditures 4,698 ‐  ‐   183 ‐ Fire Department Special Revenue 184 ‐ Parks Master Plan/Improvement Grants 186 ‐ Development Impacts 179 ‐ Disaster Relief (Hail Damage Events) 178 ‐ Veteran's Treatment Court FUND Special Revenue Funds 43  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  187 ‐ Fire Dept Equipment Revenues Property Taxes 347,641 371,660 420,976  Other ‐‐‐ Interest Income 7,045 2,500  2,500 Total Revenues 354,686 374,160 423,476                  Expenditures Capital ‐530,500 606,000  Total Expenditures ‐ 530,500 606,000                  188 ‐ City/County Joint Drug Forfeiture Revenues Fines 500 ‐500 Interest Income 1,114 1,000  1,100 Total Revenues 1,614 1,000  1,600 Revenues Charges for Sevices 25,100 18,500  22,000   Total Revenues 25,100 18,500  22,000   Expenditures Operating 29,955 47,423  57,302   Capital ‐‐‐ Total Expenditures 29,955 47,423  57,302   Revenues Special Assessments 979,804 1,200,000               1,200,000              Penalty & Interest 724 1,200  1,200 Total Revenues 980,528 1,201,200               1,201,200              Expenditures Operations 980,528 1,200,000               1,200,000              Total Expenditures 980,528 1,200,000               1,200,000              R evenues Principal 1,925 4,500  2,000 Interest 684 1,200  1,200 Interest Income 11 ‐‐ Total Revenues 2,620 5,700  3,200 193 ‐ Street Maint ‐ Babcock SID 189 ‐ Story Mansion Special Revenue 191 ‐ Bozeman Tourism BID FUND Special Revenue Funds 44  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Principal 39,688 3,500  40,000   Interest 688 1,750  500 Interest Income 308 40 400 Total Revenues 40,684 5,290  40,900   Revenues Cash in Lieu of Parkland 105,063 ‐‐ Other Revenue 4,229 ‐4,500 Interest Income ‐‐‐ Total Revenues 109,292 ‐4,500 194 ‐ Street Maint ‐ Durston SID 850 ‐ Cash in Lieu of Parkland FUND Special Revenue Funds 45 Debt Service Funds Debt Service Funds are used to account for the accumulation of resources for, and the payment of, general long‐term  debt principal and interest.  Debt schedules are located at the end of the Activity/Department Section under the Non‐ Departmental.    FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Interest Income 28,362 26,000  26,500   Loan Interest 3,445 5,000  3,500 Other 1,917 ‐‐ Total Revenues 33,724 31,000  30,000   Expenditures Transfers ‐1,588,781             224,011                Total Expenditures ‐ 1,588,781             224,011                Revenues Property Taxes 268,046 276,000 275,900                Total Revenues 268,046 276,000 275,900                Expenditures Debt Service 276,500 276,000 276,900                Total Expenditures 276,500 276,000  276,900                Revenues Property Taxes 1,050,075              1,080,538             1,083,136            Total Revenues 1,050,075              1,080,538             1,083,136            Expenditures Debt Service 1,084,454              1,080,537             1,088,138            Total Expenditures 1,084,454              1,080,537             1,088,138              Revenues Transfers In 425,837 422,288 423,673                Total Revenues 425,837 422,288 423,673                Expenditures Debt Service 425,837 422,288 423,673                Total Expenditures 425,837 422,288  423,673                Revenues Special Assessments 432,251 626,389 439,129                Penalty & Interest 125,553 ‐152,985                Interest Income 11,693 ‐1,200 Total Revenues 569,497 626,389 593,314                Expenditures Debt Service 191,142 379,800 385,800                Transfers ‐10,700  ‐ Total Expenditures 191,142 390,500  385,800                310‐447‐ SID Funds FUND Debt Service Funds 300 ‐ SID Revolving Fund 303 ‐ G.O. Refunding Series 2012 304 ‐ Bond S & I Parks & Open Space Bond 305 ‐ 2007 Downtown TIF Bonds 46 Construction Funds General Improvements Capital Projects Funds account for the construction of general improvement projects financed by  special assessments other than those financed by proprietary funds.   FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Interest Income 151,434 ‐ Transfers 851,164 2,272,781               284,011  Other Funding 958,800 ‐‐ Total Revenues 1,961,398 2,272,781               284,011                  Expenditures Operating 16,545 ‐735,000  Capital 4,249,509 2,268,375               284,011  Transfers ‐‐‐ Total Expenditures 4,266,054 2,268,375               1,019,011              FUND Construction Funds 500‐566 ‐ Construction Funds 47 Enterprise Funds Enterprise Funds are used to account for operations that are fi nanced and operated in a manner similar to private business  enterprises‐‐where the intent of the governing body is that the costs (expenses, including depreciation) of providing goods  or services to the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily through user charges.    Water and Wastewater Fund‐ City Property owners are by and large required to use the City’s Water and Sewer treatment  systems. Currently, the City is undergoing a rate study. The revenue projected for FY19 are annualized amounts. Rates are  set in September.   48 Solid Waste Fund ‐The City’s Solid Waste Fund accounts  for the garbage and recycling service provided to citizens.  Revenues are comprised of solid waste and recycling fees.  Expenses are for personnel, operations and capital items.  With a joint effort with the Forestry Department, Solid  waste reduced its capital need by sharing a truck. Fund  balance is sufficient for depreciation coverage and for an  event, if we lose a truck unexpectedly. We recommend  from a 45‐day reserve to a 90‐day reserve to be able to  respond to competition.   Stormwater Fund started in 2013 and had its current rate  structure set in April 2015, rates are based on impervious  area, and existing infrastructure. The rate recommended  for FY19 remains the same as the previous year. With  maintaining the rate and with projected growth, the fund  will  be  able  to  maintain  a  45‐day  reserve  and  a  depreciation reserve to be able to replace unexpected  loss of equipment.   All Enterprise Funds:   FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Penatly & Interest ‐  ‐     ‐     State Shared 1,500   1,500    1,500   Utility Charges 7,898,330    8,590,940    8,985,959    Interest Income 197,899    135,000    168,495    Donations ‐ Contributed Capital ‐  ‐     ‐     Miscellaneous Revenue 50,000    50,000    50,000    Refunds & Reimbursements 5,000   5,000    500    Rents & Royalties 80,000    80,000    80,000    Administrative Reimbursement 1,518,096    1,486,808    ‐     Other Financing Sources ‐  1,750,000    1,750,000    Total Revenues 9,750,825    12,099,248    11,036,454    Expenditures Personnel & Benefits 3,418,374    3,079,228    2,085,584     Operating 4,163,532    4,766,817    4,634,920     Capital 2,100,401    2,808,400    4,316,009     Debt Service 1,313,010    1,313,010    1,165,630     Total Expenditures 10,995,317    11,967,455   12,202,143    FUND Enterprise Funds 600 ‐ Water Fund 49  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Utilities & Enterprise 1,470,000 1,793,400               1,883,070              Interest Income 5,000 5,000  5,000 Total Revenues 1,475,000 1,798,400               1,888,070              Expenditures Operating 164,892 ‐‐ Capital 305,797 3,190,000               1,586,020              Transfers 500 600,000 600,000  Total Expenditures 471,189 3,790,000               2,186,020              Revenues Penalties & Interest ‐‐ State Shared 1,500 1,500  1,500 Utility & Enterprise 8,149,451 8,755,198               9,559,623              Interest Income 15,000 50,000  91,238 Refunds & Reimbursements 284,200 ‐‐ Contributed Capital ‐‐ Other Financing ‐‐ Total Revenues 8,450,151 8,806,698               9,652,361              Expenditures Personnel & Benefits 1,338,524 2,143,921               2,017,844              Operating 5,318,777 3,803,613               4,069,269              Capital 2,727,189 1,562,500               3,352,500              Debt Service ‐1,704,247               1,476,059              Transfers   ‐‐‐ Total Expenditures 9,384,490 9,214,281               10,915,672            Revenues Utility & Enterprise 1,103,550 1,221,150               1,282,208              Loan Proceeds ‐‐7,985,000              Interest Income 20,149 ‐20,000   Total Revenues 1,123,699 1,221,150               9,287,208              Expenditures Operating 44,463 ‐‐ Capital 242,887 1,440,000               8,625,000              Debt Service ‐‐‐ Transfers ‐‐‐ Total Expenditures 287,350 1,440,000               8,625,000              630 ‐ Waste Water Impact Fee FUND Enterprise Funds 610 ‐ Water Impact Fee 620 ‐ Waste Water Fund 50  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Penalty & Interest 54 ‐‐ State Shared 20,852 ‐‐ Recycling Revenue 377,415 396,150 408,035  Utilities & Enterprise 3,236,305 3,391,291               3,508,627              Interest Income 22,248 6,752  6,995 Miscellaneous Revenue 2,069 ‐‐ Refunds & Reimbursements 2,299 ‐‐ Rents and Royalties ‐8,000  8,240 Roll‐Off Container Rental 15,434 16,209  16,695   Sales 2,042,390 ‐‐ Total Revenues 5,719,066 3,818,402               3,948,592              Expenditures Personnel & Benefits 1,058,077 1,197,422               1,351,142              Operating 2,316,888 2,114,835               2,312,942              Capital 798,002 430,000 100,000  Transfers 1,569,319 ‐‐ Total Expenditures 5,742,286 3,742,257               3,764,084              Revenues Transfers 2,375,319 368,084 250,000  Total Revenues 2,375,319 368,084 250,000                  Expenditures Operations 886,685 353,000 250,000  Capital 61,417 61,417  61,417   Total Expenditures 948,102 414,417 311,417                  Revenues Licenses and Permits 482,566 379,000 414,000  Charges for Services 64,492 50,000  50,000   Fines and Forfeitures 336,216 300,000 300,000  Interest Income 6,904 750 5,000 Loan Interest 811 840 840 Miscellaneous Revenue 617 Rents & Receivables 25,067 2,000  1,500 Transfers from other Funds 250,000 250,000 250,000  Total Revenues 1,166,673 982,590 1,021,340              Expenditures Personnel & Benefits 299,921 342,633 353,362  Operating 597,359 365,597 393,978  Capital 9,378 260,000 112,031  Total Expenditures 906,658 968,230 859,371                  640 ‐ Solid Waste Fund 641 ‐ Landfill Post Closure and Monitoring Costs 650 ‐ Parking Fund FUND Enterprise Funds 51  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues State Shared 6,182 ‐‐ Utilities & Enterprise 1,294,328 1,292,753               1,317,688              Interest Income 7,080 5,000  5,500 Contributed Capital 549,096 ‐‐ Transfers from other Funds 140,000 140,000 75,000   Total Revenues 1,996,686 1,437,753               1,398,188              Expenditures Personnel & Benefits 553,566 451,548 408,583  Opeartions 329,185 161,466 240,373  Capital 303,639 650,000 635,000  Debt Service 193,906 225,346 160,346  Transfers    454,000 ‐‐ Total Expenditures 1,834,296 1,488,360               1,444,302              670 ‐ Storm Water Fund FUND Enterprise Funds 52 Internal Service Funds Internal Service Funds are used to account for the financing of goods or services provided by one department to other  departments  on  a  cost‐reimbursement  basis.    The  City  has  three Internal  Services,  and  fund  750‐  Public  Works  Administration is new in FY19 to allocate the Public Works Administration, GIS, and Engineering to the enterprise funds.  Fund 710‐ Vehicle Maintenance accounts for the maintenance and repair of vehicles used in operation of City services.  Medical Health Insurance Fund 720 Accounts for insurance premiums received from the various City departments and  retirees, and the related costs of health and dental premiums paid to the City’s insurance provider.   FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues General Government 1,121,811 1,184,000               1,264,876              Interest Income 60 2,700  250 Refunds & Reimbursements 468 3,000  500 Total Revenues 1,122,339 1,189,700               1,265,626              Expenditures Personnel & Benefits 418,300 480,652 481,127  Operating 789,939 757,392 778,335  Capital 41,210 ‐‐ Total Expenditures 1,249,449 1,238,044               1,259,462              720 ‐ Health‐Medical Insurance Revenues Public Welfare 4,820,912 4,820,912               4,820,912              Refunds & Reimbursements ‐‐ Transfers In Total Revenues 4,820,912 4,820,912               4,820,912              Expenditures Operating 4,715,591 4,820,912               4,820,912              Total Expenditures 4,715,591 4,820,912               4,820,912              Revenues General Government ‐‐2,381,457              Total Revenues ‐‐2,381,457              Expenditures Personnel & Benefits ‐‐1,693,903              Operating ‐‐588,006  Capital ‐‐106,548  Total Expenditures ‐ ‐  2,388,457              FUND Internal Service Funds 710 ‐ Vehicle Maintenance 750 ‐ Public Works Administration 53 Permanent Funds Perpetual Cemetery Care Fund 800 accounts for the maintenance fee received from the sale of City cemetery lots, which  is to be used for perpetual care. Beginning in FY19, 35% of all revenue will be recorded in to the fund.  The interest income  from the trust is transferred to the general fund for use in maintaining the City’s cemetery.   FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  Revenues Public Welfare 115,982 100,000 75,000   Interest Income 14,205 6,000  13,500   Total Revenues 130,187 106,000 88,500   800 ‐ Cemetery Perpetual Care Permanent Funds FUND 54 Su m m a r y of al l Fu n d Re v e n u e s by Ty p e Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l Fu n d s Pr o p e r t y Ta x e s Sp e c i a l As s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r Se r v i c e s Fi n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 16 , 6 2 1 , 5 3 4 $ 4 0 9 , 4 7 5 $ 7 , 6 4 2 , 5 1 1 $ 2 , 9 4 0 , 9 4 1 $ 1, 1 3 1 , 0 0 0 $ 7 5 , 0 0 0 $ 83 , 4 5 0 $ 3,011,619 $ 31,915,530 $ 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 21 0 , 4 8 8 11 0 , 7 3 3 7 8 5 , 5 0 0 6, 5 0 0 53 , 4 0 0 127,575 1,294,196 $ 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 6 5 4 , 5 6 6 2,654,566 $ 10 8 - C o m m u n i t y T r a n s p o r t a t i o n 1, 2 0 0 1,200 $ 10 9 - H i g h w a y S a f e t y I m p r o v e m e n t Pr o j e c t s 20 0 200 $ 11 0 - G a s T a x 1, 4 0 2 , 0 3 1 9, 0 0 0 1,411,031 $ 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 11 , 5 0 0 18 , 0 0 0 5 , 7 3 0 , 1 9 8 1 0 , 0 0 0 10 , 0 0 0 5,779,698 $ 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 7 3 0 ,8 2 1 2, 2 0 0 4, 2 0 0 737,221 $ 11 3 - F i r e I m p a c t F e e 38 0 , 3 6 3 1 2 , 0 0 0 392,363 $ 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e 4, 2 2 6 , 2 5 0 1 1 5 , 0 0 0 1, 0 0 0 4,342,250 $ 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 1, 7 8 3 , 7 0 0 1, 5 0 0 1 5 , 0 0 0 1,800,200 $ 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 1, 8 2 0 , 0 0 0 45 , 0 0 0 1 0 , 0 0 0 1,875,000 $ 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 50,000 50,000 $ 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 4, 0 0 0 9, 5 0 0 481,920 495,420 $ 12 1 - H o u s i n g R e v o l v i n g L o a n 10 1, 2 7 5 1,285 $ 12 3 - B i g S k y E c o n . D e v e l o p m e n t G r a n t 50 , 0 0 0 50,000 $ 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 75 , 0 0 0 5 4 , 0 0 0 7 0 28,872 157,942 $ 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 15 0 150 $ 13 0 - A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t y 30 0 300 $ 13 1 - B e a u t i f i c a t i o n o f B o z e m a n 9 9 $ 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 10 0 6, 2 0 0 6,300 $ 13 3 - R e c r e a t i o n S p e c i a l R e v e n u e 10 0 2, 0 0 0 2,100 $ 13 5 - C e m e t e r y S p e c i a l R e v e n u e 20 20 $ 13 6 - P a r k S p e c i a l R e v e n u e 10 0 2, 5 0 0 2,600 $ 13 7 - L i b r a r y S p e c i a l R e v e n u e 10 0 75 , 0 0 0 75,100 $ 13 9 - P o l i c e S p e c i a l R e v e n u e 2, 0 0 0 12 , 5 0 0 14,500 $ 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 1, 3 3 3 , 8 5 4 20 , 0 3 1 3 8 1 , 0 2 2 1,734,907 $ 14 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 65 1 , 9 4 9 9, 5 0 0 661,449 $ 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 13 9 , 5 0 0 1, 5 0 0 141,000 $ 14 5 - T I F M a n d e v i l l e F a r m I n d u s t r i a l 25 , 0 0 0 25,000 $ 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g Di s t r i c t s 42 6 , 5 6 2 4, 9 2 5 11 3 431,600 $ 17 4 - V i c t i m / W it n e s s A d v o c a t e 63 , 0 0 0 3, 1 0 0 66,100 $ 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 10 5 , 2 4 4 20 0 105,444 $ 55        Ci t y o f B o z e m a n R e v e n u e s : A l l Fu n d s Pr o p e r t y Ta x e s Sp e c i a l As s e s s m e n t s Li c e n s e s & Pe r m i t s In t e r - go v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r Se r v i c e s Fi n e s a n d Fo r f e i t u r e s In t e r e s t In c o m e Ot h e r Re v e n u e s Other Financing SourcesTOTAL 17 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t 20 0 1 9 , 5 0 0 1 4 3 , 0 0 0 162,700 $ 17 7 - N e i g h b o r h o o d A s s o c i a t i o n 8 8 $ 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 11 3 , 0 0 0 7, 0 0 0 120,000 $ 17 9 - D i s a s t e r R e l i e f 11 , 0 0 0 11,000 $ 18 3 - F i r e D e p a r t m e n t S p e c i a l R e v e n u e 65 0 3, 0 0 0 3,650 $ 18 6 - D e v e l o p m e n t I m p a c t s 1, 5 0 0 1,500 $ 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 42 0 , 9 7 6 2, 5 0 0 423,476 $ 18 8 - C i t y / C o u n t y J o i n t F o r f e i t u r e 1, 1 0 0 5 0 0 1,600 $ 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 22 , 0 0 0 22,000 $ 19 1 - B o z e m a n T o u r i s m B I D 1, 2 0 0 , 0 0 0 1, 2 0 0 1,201,200 $ 19 3 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - B a b c o c k S I D 1, 2 0 0 2, 0 0 0 3,200 $ 19 4 - S t r e e t M a i n t e n a n c e - D u r s t o n S I D 50 0 40 , 4 0 0 40,900 $ 85 0 - C a s h i n L i e u o f P a r k l a n d 4, 5 0 0 4,500 $ 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 26 , 5 0 0 3, 5 0 0 30,000 $ 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 5 , 9 0 0 275,900 $ 30 4 - P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 8 3 , 1 3 6 1,083,136 $ 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 423,673 423,673 $ 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 43 9 , 1 2 9 1, 2 0 0 15 2 , 9 8 5 593,314 $ 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 284,011 284,011 $ 60 0 - W a t e r F u n d 1, 5 0 0 8 , 9 8 5 , 9 5 9 1 6 8 , 4 9 5 13 0 , 5 0 0 1,750,000 11,036,454 $ 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 1, 8 8 3 , 0 7 0 5, 0 0 0 1,888,070 $ 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 1, 5 0 0 9 , 5 5 9 , 6 2 3 9 1 , 2 3 8 - 9,652,361 $ 63 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 1, 2 8 2 , 2 0 8 2 0 , 0 0 0 7,985,000 9,287,208 $ 64 0 - S o l i d W a s t e F u n d 3, 9 1 6 , 6 6 2 6, 9 9 5 24 , 9 3 5 3,948,592 $ 64 1 - L a n d f i l l C l o s u r e C o s t s 25 0 , 0 0 0 250,000 $ 65 0 - P a r k i n g F u n d 41 4 , 0 0 0 50 , 0 0 0 3 0 0 , 0 0 0 5, 0 0 0 25 2 , 3 4 0 1,021,340 $ 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 1, 3 1 7 , 6 8 8 5, 5 0 0 75,000 1,398,188 $ 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 1, 2 6 4 , 8 7 6 25 0 500 1,265,626 $ 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 4, 8 2 0 , 9 1 2 4,820,912 $ 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 2, 3 8 1 , 4 5 7 2,381,457 $ 80 0 - C e m e t e r y P e r p e t u a l C a r e 75 , 0 0 0 1 3 , 5 0 0 88,500 $ 24 , 0 1 9 , 7 9 3 $ 3 , 3 9 9 , 5 4 5 $ 2 , 6 2 5 , 1 7 5 $ 9 , 3 9 1 , 2 7 5 $ 50 , 3 5 5 , 0 2 8 $ 1, 5 4 8 , 0 0 0 $ 6 6 4 , 6 5 1 $ 1 , 5 8 4 , 5 2 0 $ 14,361,170 $ 107,949,157 $ %  o f   T o t a l 22 % 3 % 2 % 9 % 4 7 % 1 % 1 % 1 % 1 3 % 1 0 0 % 56 Su m m a r y of al l Fu n d Ex p e n d i t u r e s by Ty p e Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l Fu n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Us e s TOTAL 01 0 - G e n e r a l F u n d 21 , 9 6 0 , 8 8 8 9, 7 8 8 , 7 4 4 1, 8 3 2 , 7 1 7 3, 6 5 0 49 1 , 1 8 8 34,077,187 10 0 - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t / P l a n n i n g 99 0 , 6 9 5 36 9 , 2 8 1 30 1 , 2 1 8 1,661,194 10 3 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 2, 6 5 4 , 5 6 6 2,654,566 11 0 - G a s T a x 24 4 , 5 0 0 92 7 , 0 0 0 1,171,500 11 1 - S t r e e t M a i n t e n a n c e 1, 6 2 9 , 3 3 9 2, 0 1 9 , 8 0 1 1, 3 1 4 , 5 0 0 31 5 , 2 0 7 69 5 , 4 7 8 5,974,325 11 2 - T r e e M a i n t e n a n c e 43 5 , 4 0 0 24 4 , 1 7 7 14 6 , 0 0 0 825,577 11 4 - S t r e e t I m p a c t F e e 45 , 0 0 0 6, 3 7 3 , 0 0 0 6,418,000 11 5 - B u i l d i n g I n s p e c t i o n F u n d 1, 7 0 2 , 1 2 7 70 6 , 6 0 8 25 1 , 6 8 1 2,660,416 11 6 - T I F D D o w n t o w n I m p r o v e m e n t 1, 6 1 8 , 5 0 0 43 4 , 0 0 0 2,052,500 11 9 - E c o n o m i c D e v e l o p m e n t L o a n 31 , 0 0 0 31,000 12 0 - C o m m u n i t y H o u s i n g F u n d 78 , 7 0 8 29 3 , 1 5 0 371,858 12 3 - B i g S k y E c D e v F u n d 50 , 0 0 0 50,000 12 5 - D r u g F o r f e i t u r e F u n d 22 2 , 7 1 0 8, 5 0 0 231,210 12 8 - F i s h W i l d l i f e & P a r k M g m t 8, 0 0 0 8,000 13 2 - B o g e r t P a r k S p e c i a l R e v e n u e 5, 0 0 0 5,000 13 8 - L a w & J u s t i c e C e n t e r 19 , 1 2 5 19,125 14 1 - S t r e e t A r t e r i a l C o n s t r u c t i o n 11 5 , 0 0 0 3, 4 5 3 , 0 0 0 3,568,00 0 14 3 - T I F N 7 t h C o r r i d o r 1, 4 9 1 , 9 0 0 40 , 0 0 0 1,531,900 14 4 - T I F N E U r b a n R e n e w a l D i s t r i c t 42 0 , 1 0 0 14 , 0 0 0 434,100 14 5 - T I F M a n d e v i l l e F a r m I n d u s t r i a l 4, 0 0 0 4,000 14 6 - 1 7 0 ; 1 8 1 ; 1 8 2 ; 2 0 0 - 2 4 1 - L i g h t i n g D i s t r i c t s 44 0 , 6 1 7 31 , 9 0 0 472,517 17 4 - V i c t i m / W i t n e s s A d v o c a t e 15 0 , 0 0 0 150,000 17 5 - S e n i o r T r a n s p o r t a t i o n 10 5 , 2 4 4 105,244 17 6 - B I D D o w n t o w n I m p r o v D i s t 16 2 , 1 7 5 162,175 17 8 - V e t e r a n ' s T r e a t m e n t C o u r t 87 , 1 5 6 87,156 57 Ci t y o f B o z e m a n E x p e n d i t u r e s : A l l Fu n d s Pe r s o n n e l & Be n e f i t s Op e r a t i o n s C a p i t a l D e b t S e r v i c e T r a n s f e r s O t h e r Fi n a n c i n g Us e s TOTAL 18 3 - F i r e D e p t S p e c i a l R e v e n u e 40 , 0 0 0 40,000 18 7 - F i r e D e p t E q u i p m e n t 60 6 , 0 0 0 606,000 18 9 - S t o r y M a n s i o n S p e c i a l R e v e n u e 57 , 3 0 2 57,302 19 1 - B o z e m a n T o u r i s m B I D 1, 2 0 0 , 0 0 0 1,200,000 30 0 - S I D R e v o l v i n g F u n d 22 4 , 0 1 1 224,011 30 3 - G . O . R e f u n d i n g S e r i e s 2 0 1 2 27 6 , 9 0 0 276,900 30 4 - B o n d S & I P a r k s & O p e n S p a c e B o n d 1, 0 8 8 , 1 3 8 1,088,138 30 5 - 2 0 0 7 D o w n t o w n T I F B o n d s 42 3 , 6 7 3 423,673 31 0 - 4 4 7 - S I D F u n d s 38 5 , 8 0 0 385,800 50 0 - 5 6 6 - C o n s t r u c t i o n F u n d s 73 5 , 0 0 0 28 4 , 0 1 1 1,019,011 60 0 - W a t e r F u n d 2, 0 8 5 , 5 8 4 4, 6 3 4 , 9 2 0 4, 3 1 6 , 0 0 9 1, 1 6 5 , 6 3 0 12,202,143 61 0 - W a t e r I m p a c t F e e 1, 5 8 6 , 0 2 0 60 0 , 0 0 0 2,186,020 62 0 - W a s t e W a t e r F u n d 2, 0 1 7 , 8 4 4 4, 0 6 9 , 2 6 9 3, 3 5 2 , 5 0 0 1, 4 7 6 , 0 5 9 10,915,672 63 0 - W a s t e W a t e r I m p a c t F e e 8, 6 2 5 , 0 0 0 8,625,000 64 0 - S o l i d W a s t e F u n d 1, 3 5 1 , 1 4 2 2, 3 1 2 , 9 4 2 10 0 , 0 0 0 3,764,084 64 1 - L a n d f i l l C l o s u r e C o s t s 25 0 , 0 0 0 61 , 4 1 7 311,417 65 0 - P a r k i n g F u n d 35 3 , 3 6 2 39 3 , 9 7 8 11 2 , 0 3 1 859,371 67 0 - S t o r m W a t e r F u n d 40 8 , 5 8 3 24 0 , 3 7 3 63 5 , 0 0 0 16 0 , 3 4 6 1,444,302 71 0 - V e h i c l e M a i n t e n a n c e 48 1 , 1 2 7 77 8 , 3 3 5 1,259,462 72 0 - H e a l t h - M e d i c a l I n s u r a n c e 4, 8 2 0 , 9 1 2 4,820,912 75 0 - P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t i o n 1, 6 9 3 , 9 0 3 58 8 , 0 0 6 10 6 , 5 4 8 2,388,457 35 , 4 1 1 , 4 1 2 $ 38 , 5 4 4 , 6 1 5 $ 34 , 3 8 3 , 6 5 2 $ 5, 2 9 5 , 4 0 3 $ 5, 1 8 9 , 1 4 3 $ - $ 118,824,225 $ %  o f   T o t a l 30 % 32 % 29 % 4% 4% 0%100% 58 59 Activity/Department Details 60 Activity/Department Detail As  stated  in  the  Budget  Summary  the  budget  is  separated  out  by activity.  Within  those  activities  are  the  Departments. See below the Activities and the corresponding Departments  The Department have Divisions within them and there are specific funds that they use for operational budgeting.  The following table lists the Department and corresponding division and budgeted fund for the current fiscal year.   Activity Genral  Government City Commission City Manager Municipal Court City Attorney Finance Human  Resources Information  Technology Community  Development Facility  Management Public Safety Police Fire Building  Inspection Parking Public Service Public Works  Admin Streets Storm water Water Water  Reclamation  Facility Solid Waste  Collection &  Recycling Vehicle  Maintenance Public Welfare Parks and  Recreation Library Economic  Development Other Non‐ Departmental Debt Service Special  Improvement  District 61 Activity Departments Divisions and Budget Units Budgeted Funds City Commission  City Commission, Special Bodies (Ethics Board)General  City Manager Administration, City Clerk, Sustainability and  Neighborhoods, General  Municipal Court Operations General  City Attorney Administration, Civil Litigation, Criminal Litigation,  Criminal Victim‐Witness General, Victim Witness  Advocate Finance Administration, Accounting, Treasury General Community Development Operations, Development Review, Long‐Range  Planning, Historical Preservation Community Development Facilities Maintenance City Hall, City Hall Annex, Shop Complex, Professional  Building, Senior Center, Library, Fire Station #2, Fire  Station #3, Vehicle Maintenance Shop General Information Technology Operations General, Capital Projects Human Resources Operations General Police Operations, Crime Control & Investigations, Drug  Forfeiture, Parking, Animal Control General, Drug Forfeiture, Law &  Justice Center, Domestic  Violence Fire Administration, Operations, Operational Readiness,  Fire Prevention, Special Fire Services, Hazardous  Materials, Disaster & Emergency Services General, Fire Impact Fees, Fire  Special Revenue, Fire  Capital/Equipment Replacement Building Inspection Operations, Life Safety Building Inspection Parking Administration, Operations, Parking Garage Parking Enterprise Public Works Administration Administration, GIS, Engineering, Snow Removal  Enforcement, Weed Cutting Enforcement, Sidewalk  Repair Program, Sidewalk & Curb Construction, SID  Construction Internal Service Fund Streets Operations, Maintenance, Construction, Snow & Ice  Removal, Lighting, Traffic Signs & Markers General, Community  Transportation, Gas Tax, Street  Maintenance, Street Impact  Fees, SIDs, Arterial Construction Water   Operations, Water Conservation, Construction, Utility  Locates, Water Services, Construction, Reservoirs,  Meters, Hydrants, Valves, Repairs Water, Water Impact Fees Wastewater  Operations, Utility Locates, Services, Construction,  Manholes, Televising, Flushing, Repairs, Laboratory,  Sludge Injection, Pretreatment Wastewater, Wastewater Impact  Fees Storm Water Admin and Mapping, Operations, Capital  Improvements Stormwater Enterprise Solid Waste Collection &  Recycling Collections, Recycling, landfill Solid Waste Enterprise Vehicle Maintenance Operations Internal Service Fund Parks & Recreation Cemetery, Parks, Forestry, Recreation General, Parks & Open Space  Bond, Tree Maintenance,  Recreation Special Revenue,  Story Mansion Operating Library Operations, Technical Services, Information, Children’s  Services, Circulation, Construction General, Library Special Revenue,  Library Depreciation Economic Development Economic Development General, Downtown TIF,  Community Housing, Housing  Revolving Loans, North 7th. TIF,  North East Urban Renewal TIF,  Downtown BID, Development  Impacts, Tourism BID Other Non Departmental, GO, SID &  TIF Bonds, SID Revolving Insurance, Contingencies, Transfers, Beautification of  Bozeman, Band, Senior Transportation, Principal &  Interest General, Permissive Medical  Levy, Senior Transportation,  Employee Health Insurance, GO  Refunding Series 2012, Parks &  Open Space Bond, Downtown  TIF, SID Bonds General  Government Public Safety Public Works Public  Welfare 62 63 General Government 64 65 City Commission About: The City Commission is the legislative body of city government. It is comprised of a mayor and four  commissioners. Members of the City Commission are elected at large for four year overlapping  terms.  Responsibilities  of  the  Commission  include:  establishment  of  policies  governing  the  operation of the City, enactment of ordinances and resolutions, adoption of the annual operating  budget, levying of taxes, and appointment of members to citizen advisory boards and commissions.  The Commission employs a City Manager and is responsible for the oversight and evaluation of the  Manager’s performance as the chief administrative officer of the City. The City Commission’s  budget is appropriated in the General fund.  Major Objectives: Work closely with the administration and other government officials to lobby for state legislation beneficial to cities. Develop  broad‐based  city‐wide  support  for  economic  development a nd  t o  f o s t e r coordination of public and private resources as a means of enhancing economic prosperity and environmental quality. Improve public facilities and the quality of services delivered to the public in order to meet the needs of the citizenry. Cooperate with other governmental entities in order to provide services efficiently and effectively and in a manner resulting in the most equitable distribution of the tax burden. Ensure that all decisions are protective of the health, safety and general welfare of the citizens of this community. Accomplishments Adopting the Strategic Plan Working with the City employees to carry out the adopted Vision and Strategic Plan Workload Indicators Budget Issues and Details Business Expenses Increase ‐ $7,000 Commission Room Upgrade ‐ $85,000 0 20 40 60 80 100 120 FY16 Actual FY17 Actual FY18 Estimated FY19 Budget Commission Workload Indicators COMMISSION MEETINGS HELD EXECUTIVE SESSIONS RESOLUTIONS PASSED ORDINANCES PASSED 66 Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  CITY COMMISSION 010 General Fund               179,765    234,148                295,016  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change CITY COMMISSION Salaries & Benefits   128,196     128,798   131,266  1.9% CITY COMMISSION Operating    50,315     100,350    82,200  ‐18.1% CITY COMMISSION Capital    ‐      5,000    80,000  1500.0% CITY COMMISSION Debt Service  1,254  ‐      1,550  0.0% CITY COMMISSION Transfers    ‐    ‐    ‐  0.0% TOTALS   179,765     234,148  295,016  26.0% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change CITY COMMISSION 1110 City Commission   234,148   295,016  60,868   26.0% Department Budget by  Division 67 City Manager About: The role of the City Manager is to operate at the will of the City Commission with a focus on policy, long range  planning, and strategy. The purpose of the City Manager’s office is the administration of the City operations and  is to provide overall leadership, direction, coordination, and support for the City’s activities and workforce. The  City Manager provides information to the City Commission in an effort to support their ability to make informed  policy decisions. The City Manager department includes the City Clerk, Sustainability program, and Neighborhoods  program. The City Manager’s budget is appropriated in the General fund.  City Clerk‐ dedicated to preparing the proceedings of the City Commission and preserving the City records, using integrity to offer timely and courteous service to the citizens and staff of Bozeman Montana, along with enhancing the ability of the citizenry to participate in local government. Sustainability‐ Coordinates with city departments and community stakeholders to advance our Climate Action Plan. This is a Public Welfare activity so Community Services section for details on this program’s budget Neighborhoods‐ provides multiple modes of communication between Bozeman neighbors, City staff and commissioners, as well as other stakeholders like MSU, non‐profit groups, and the Downtown Business Association.  The Neighborhoods Program strives to convey information, updates, and policy changes and processes to the public, and to invite public comment and participation to City operations and policy decisions. Major Objectives: The City Manager’s office is support of the Mission, Values, and Goals of the City and to implement the City’s  Strategic Plan.  City Clerk‐ To support the City Commission and to preserve the City records. Neighborhoods‐ Create understanding of the Neighborhoods Program among Bozeman neighbors and increase those neighborhoods represented by official Neighborhood Associations Key areas, as identified in the City’s Strategic Plan for the City Manager’s Office, are:  A well‐planned city with a focus on safety, sustainability and inclusivity A community that supports creativity, education, and an innovative economy A high performing organization that utilizes best practices to anticipate future needs, and engages the community for continuous improvement Accomplishments The City Manager joined the City of Bozeman half way through FY18 and helped with to refine the activities to  accomplish the strategic plan. The City Manager’s Office looks forward to implementing the Communications  Position, and adopting and implementing the Strategic Plan.  68 Workload and Performance Indicators Budget Issues and Details Administration ‐ Increases in many areas as we continue to adjust to a new City manager, and prepare for a  Communications position. These adjustments can primarily be seen in the Travel and Training, Supplies, and Dues  and Certification accounts. Clerk‐ Staffing increase and software for automation.  Neighborhoods‐ Increase in marketing and engagement workshop supplies to continue outreach efforts.  Budget 0 1000 2000 3000 4000 5000 PAGES OF MINUTES FROM EXECUTIVE SESSIONS PAGES OF MINUTES BIDS/ RFPs / RFQs PROCESSED BOARD APPOINTMENTS PROCESSED DOCUMENTS PROCESSED FOR COMPLETION AND PUBLIC ACCESS RECORDS REQUESTS PROCESSED CIty Manager Office Workload Indicators FY19 Budget FY18 Estimated FY17 Actual Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  CITY MANAGER 010 General Fund         1,233,707          1,216,952          1,339,138  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change CITY MANAGER Salaries & Benefits   920,099    976,385     1,068,849  9.5% CITY MANAGER Operating   312,354    231,517    268,189  15.8% CITY MANAGER Capital  ‐     8,500  ‐   0.0% CITY MANAGER Debt Service   1,254  550   2,100  281.8% CITY MANAGER Transfers  ‐   ‐   ‐   0.0% TOTALS    1,233,707     1,216,952     1,339,138  10.0% Department Budget by Category 69         Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change CITY MANAGER 1210 City Administration              918,541               944,508  25,967         2.8% CITY MANAGER 1220 City Clerk              207,835               297,839  90,004         43.3% CITY MANAGER 1260 Neighborhood Programs                90,576                 96,791  6,215           6.9% TOTALS 1,216,952                    1,339,138        122,186  10.0% Department Budget by  Division 70 71 City Attorney About: The City Attorney is the legal advisor and primary attorney for the city and as such is responsible for protecting  the legal interests of the city and directing its legal operations. The City Attorney, Assistant City Attorneys and  Prosecutors: represent the city before all courts, administrative agencies, and all legal proceedings involving the  City; prosecute misdemeanors including DUI, domestic violence related cases, and other offenses civil and criminal  offenses committed within City; provide legal advice to the City Commission, City Manager, and all departmental  staff and agencies and boards; and  prepare or review contracts, d e ed s, resol u t i on s, ord i n an ce s, and  ot he r  municipal documents. The City Attorney’s Office also oversees litigation involving the city conducted by appointed  counsel. The City Attorney’s budget is appropriated in the General Fund.   Major Objectives:  To work with the Bozeman Police Department and MSU Police Department to enforce state laws and city  ordinances pertaining to misdemeanor offenses within the city.   To work with other city personnel and officials in enforcing city ordinances including zoning, building code,  fire code, etc.   To review legitimate complaints from citizens for the filing of criminal offenses and, if accepted, prosecute  the violations in court.   To prosecute criminal cases in a timely and efficient manner in the best interests of justice, the best  interests of the citizens of Bozeman, and the interests of victims of crime.  Accomplishments  Demonstrated improvement in effectiveness of informing police officers and other witnesses of cancelled  or amended dates for hearings and trials.  Promoted prosecutor to Chief Prosecutor and effectively implemented the new role into the department  and organization.   Resolved several significant pieces of litigation (Digester; Malpractice case) Workload and Performance Indicators    0 20 40 60 80 100 120 140 160 Appeals: Filed by Defense Appeals: Filed by State Bench Trials : Guilty Bench Trials: Not Guilty CCJI Requests: Completed Requests Civil Files Created: # of Files Created Expungement Requests: Responses Filed Jury Trials: Guilty Jury Trials: Not Guilty MMIA Claims: Claims Filed City Attorney Indicators FY19 Budget FY18 Estimated FY17 Actual 72 Budget Issues and Details $10,000 for connecting JustWare (criminal software) to Zuercher (criminal records software). First year includes a $5,000 license and a $5,000 fee for creating the software bridge. Ongoing will be approx. $5,000 per year. Begin the process of going “paperless.” The first step will be to provide the prosecutors Surface Pros (included in IT budget) and to provide the legal assistant desktop scanners. We will also need a docking station and monitor at the L&J office as well as external CD players for use by prosecutors in court for playing video. Increase in bar dues for all seven lawyers. Rates went up to just under $500/year. Budget 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 New Case #s by Primary Offense: All DUIs New Case #s by Primary Offense: Domestic New Case #s by Primary Offense: Muni Code New Case #s by Primary Offense: Remaining… New Case #s by Primary Offense: Traffic New Cases: CITY New Cases: MSU City Attorney Indicators FY19 Budget FY18 Estimated FY17 Actual Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  CITY ATTORNEY 010 General Fund          1,165,824    1,246,948             1,258,873  CITY ATTORNEY 174 Victim Witness Advocate 54,477               150,000               150,000           1,220,301    1,396,948            1,408,873  Department Budget by Fund TOTALS Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change CITY ATTORNEY Salaries & Benefits  961,499   1,037,748   1,119,223  7.9% CITY ATTORNEY Operating  252,569   359,200   289,650  ‐19.4% CITY ATTORNEY Capital  6,234   ‐  ‐   0.0% CITY ATTORNEY Debt Service  ‐    ‐  ‐   0.0% CITY ATTORNEY Transfers  ‐    ‐  ‐   0.0% TOTALS  1,220,302   1,396,948   1,408,873  0.9% Department Budget by Category 73 Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change CITY ATTORNEY 1460 Criminal Prosecution ‐ General  1,000      1,000  ‐        0.0% CITY ATTORNEY 1430‐ Civil Litigation  115,000      25,000  (90,000)      ‐78.3% CITY ATTORNEY 1410 City Attorney  1,130,948       1,232,873  101,925     9.0% CITY ATTORNEY 1462 Criminal Prosecution ‐ Victim/Witness   150,000       150,000  ‐        0.0% TOTALS 1,396,948             1,408,873  11,925  0.9% Department Budget by  Division 74 75 Finance Department About: The Finance Department is charged with the overall Finance, Accounting and Treasury administration of the City.   The  Department  is  comprised  of  three  divisions:  Administration,  Accounting,  and  Treasury.    The  Finance  Department  provides  support  to  other  departments  including  financial  planning,  budgeting,  insurance  administration, accounting and financial statement preparation, data processing, collection and investment of  City funds, debt administration, utility billing, special improvement district accounting, and development of  internal controls.  The Finance Department is budgeted out of the General Fund but some of its costs are allocated  to the Enterprise funds for the support of their financial operations.   Major Objectives: To  manage  and  account  for  the  Cit y ' s  f i n a n c e s  i n  a c c o r d a n c e  w i th  Generally  Accepted  Accounting Principles (GAAP), as set forth by the Governmental Accounting Standards Board (GASB). To prepare a Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) in conformity with GAAP To prepare a comprehensive budget on an annual basis that encompasses all funds of the City. To  monitor  all  department  grants  for  compliance  with  federal  and  state  regulations  and  reporting requirements. To assure efficient and effective management of the public's resources by providing quality financial services. To safeguard and account for City assets and to provide accurate and timely budgetary and financial data to management, City Commission, and the citizens of Bozeman. Accomplishments Government Finance Officers Association Awards for the Comprehensive Annual Financial Report and Budget book Banking Services and Audit Firm Requests for Proposals Rate and fee studies in many areas and funds Workload and Performance Indicators 166,000 169,000 172,000  175,000  16,893 17,200 17,463 18,000  10,915 11,800 12,000 12,350 FY16 Actual FY17 Actual FY18 Estimated FY19 Budget Finance Indicators Accounting: Accounts Payable Checks Processed Treasury: SID Statements Issued & Processed Treasury: Utility Bills Issued & Processed 76 Budget Issues and Details Personnel costs are reduced with utility billing clerks being moved to the Internal Service fund 750 to be allocated  to the enterprise funds that they serve. Increases in training with newer staff and new financial reporting software  component for $35,000 to help with pulling information from the ERP system.   Budget  Achievement FY16 Actual FY17 Actual FY18 Estimated City's Bond Rating: General Obligation Aa3 Aa2 Aa2 Certificate of Achievement for Excellence in Financial Reporting  RECEIVED APPLIED WILL APPLY Distinguished Budget Presentation Award RECEIVED RECEIVED RECEIVED Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  FINANCE 010 General Fund  995,131   1,065,951   957,847  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change FINANCE DEPARTMENT Salaries & Benefits     774,102      876,140  756,309  ‐13.7% FINANCE DEPARTMENT Operating     208,269       189,811  197,538  4.1% FINANCE DEPARTMENT Capital      12,760    ‐      4,000  0.0% FINANCE DEPARTMENT Debt Service   ‐      ‐     ‐  0.0% FINANCE DEPARTMENT Transfers   ‐      ‐     ‐  0.0% TOTALS     995,131     1,065,951  957,847  ‐10.1% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change FINANCE DEPARTMENT 1510 Finance Administration        159,170      269,421  110,251     69.3% FINANCE DEPARTMENT 1520 Accounting        500,164   434,114  (66,050)      ‐13.2% FINANCE DEPARTMENT 1530 Treasury        406,617  254,312  (152,305)    ‐37.5% TOTALS 1,065,951            957,847   251,597  23.6% Department Budget by  Division 77 Facilities Management About: The  Facilities  Management  budget  accounts  for  costs  associated with  sustaining  operations  with  limited  discretionary spending to City owned buildings and grounds including: City Hall; Fire Stations #1, #2 and #3; City  Shop Complex; Alfred M. Stiff Professional Building; Bozeman Public Library; and the Bozeman Senior Center.  Facilities  Management  is  also  responsible  for  coordinating  remodeling,  renovations,  and  new  construction  projects. Contracted services include activities such as: janitorial services; snow removal; lawn care; and building  systems including elevator and fire suppression systems, heating, ventilation, air conditioning systems, mechanical  controls, and building generators. The department also provides support to other divisions with their buildings,  grounds, contract service, internal projects and construction related services as requested.  Major Objectives: Provide a safe, comfortable, and professional working environment in all city facilities. Maintain all buildings and related equipment in good working condition in a proactive manner that will help extend useful life. Maintain a proactive approach for long‐term facility planning and project scheduling in order to avoid costly problems of deferred maintenance. Assure city buildings meet or exceed all applicable building codes, OSHA, and ADA requirements. Implement building design, maintenance, and operational practices resulting in energy saving measures. Accomplishments Completed, or will complete, all the CIP projects funded in FY18 and remaining from FY17 Anticipated for FY17: Retooling of Cityworks asset management, tracking and help desk functions Support Story Mill Recreation Center Renovation Review and update Facility Condition Reports Improve drainage and pedestrian access at the Library Budget Issues and Details The  budget  includes  many  Capital  Improvement  items  at  City  Hall  and  Professional  building.  The  major  expenditure is for the $300,000 remodel of the Commission room of City Hall. The items are described at length  in the Capital Improvement Plan. There has been an increase for custodial needs.   Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  FACILITIES MANAGEMENT 010 General Fund            1,288,646            1,455,651  1,815,352  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change FACILITIES MANAGEMENT Salaries & Benefits     238,846      311,147  378,572  21.7% FACILITIES MANAGEMENT Operating     899,998  979,754    1,149,749  17.4% FACILITIES MANAGEMENT Capital     149,802  164,750  287,031  74.2% FACILITIES MANAGEMENT Debt Service   ‐      ‐     ‐  0.0% FACILITIES MANAGEMENT Transfers   ‐      ‐     ‐  0.0% TOTALS   1,288,646     1,455,651    1,815,352  24.7% Department Budget by Category 78 Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change FACILITIES MANAGEMENT 1810 City Hall  481,166       733,900  252,734       52.5% FACILITIES MANAGEMENT 1820 Fire Station #1        45,430       51,659  6,229      13.7% FACILITIES MANAGEMENT 1830 Shops Complex        97,280         109,159  11,879    12.2% FACILITIES MANAGEMENT 1840 Professional Building  295,735          320,504  24,769    8.4% FACILITIES MANAGEMENT 1850 Senior Center  147,115        83,465  (63,650)       ‐43.3% FACILITIES MANAGEMENT 1860 Library  279,990   396,670  116,680      41.7% FACILITIES MANAGEMENT 1870 Fire Station #2        21,425       21,535  110         0.5% FACILITIES MANAGEMENT 1880 Fire Station #3        50,445       59,239  8,794      17.4% FACILITIES MANAGEMENT 1890 Vehicle Maintenance Facility      37,065       39,221  2,156      5.8% TOTALS 1,455,651         1,815,352        359,701       24.7% Department Budget by  Division 79 Information Technology Department About: The Information Technology Department  purpose is to manage and operate the City's enterprise applications and  networking services. The division provides technology services to the City departments and customers; support,  training and research for City staff; and manages and maintains daily operations of the data centers.  Major Objectives: The Department supports the entire City’s Information Technology needs.   Accomplishments Commission Room Production Equipment Replacement Continued to  upgrade the City Website to  enhance  the  public’s  access  to  City information Assisted with Executime Implementation Upgraded our VMWare Environment to accommodate GIS Server needs Continue upgrades to aging routers and switches at selected locations Transition  to  SIP  trunks  for  redundant phone Service Security Camera Install/Configuration in multiple City Facilities Workload and Performance Indicators Budget Issues and Details Increase in software licenses our occurring in FY19 and have typical three year cycle. There are enhancements to  t e c h n o l o g y  a n d  s t o r a g e  a s  p a r t  o f  t h e  C a p i t a l  I m p r o v e m e n t  P l a n  and  the  continued  rotation  of  desktop  replacements.   0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 FY16 Actual FY17 Actual FY18 Estimated FY19 Budget Help Desk Calls Created and Completed 80 Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  INFORMATION TECHNOLOGY 010 General Fund       955,335        978,222        1,331,185  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change INFORMATION TECHNOLOGY Salaries & Benefits   525,979  586,334   712,461  21.5% INFORMATION TECHNOLOGY Operating   343,513  301,888   392,538  30.0% INFORMATION TECHNOLOGY Transfers  ‐       ‐    ‐   0.0% INFORMATION TECHNOLOGY Capital   85,843  90,000   226,186  151.3% INFORMATION TECHNOLOGY Debt Service  ‐       ‐    ‐   0.0% TOTALS   955,335  978,222      1,331,185  36.1% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change INFORMATION TECHNOLOGY 1910 Information Technology  978,222    1,331,185  352,963  36.1% Department Budget by  Division 81 Human Resources Department About: The Human Resources Department purpose is to support City functions by ensuring the capability and stability of  the workforce.  The manager supports administrators and directors with current lawful information that provides  sound recruitment practices and protects the employment rights of the City and the workforce member.  Major Objectives: Process the City’s payroll and process all related payment and tax filings Mange the City’s employ benefits Monitor  compliance  with  labor  contracts,  employee handbook, laws, rules and regulations Support Strategic Plan objectives as the pertain to the City’s workforce Accomplishments Implemented Electronic Time and Attendance Delivered New Employee Handbook Recruitment – filled 160 positions Payroll – monthly self‐audits, 557 W‐2s issued Performance Evaluations – increased focus on accuracy and completion Worker’s Compensation – model for MMIA Completed Data Collection for Equal Pay Initiative, Began Analysis Workload and Performance Indicators *Calendar years are used for data compilation 1656 1603 1546 1987 111 125 132 160 47 36 31 36 2014 2015 2016 2017 Recruitment Job Applications Received Positions Filled Recruitment Cycle Time – post to final offer (avg.) 82 Budget Issues and Details Increases for hiring advertising for diversity and increase for background checks for new positions. Increase for  training of department staff and scheduling system upgrade to time and attendance software.   Budget 0 100 200 300 400 500 600 W‐2's Issued  New Positions (FY) Voluntary Resignations Involuntary Terminations MPERA System Retirements Health Insurance Wellness Screening Participants Human Resources Indicators 2017 2016 2015 2014 Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  HUMAN RESOURCES 010 General Fund   385,587  413,390   540,618  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change HUMAN RESOURCES Salaries & Benefits  285,475     331,290   408,518  23.3% HUMAN RESOURCES Operating   70,352   82,100     97,100  18.3% HUMAN RESOURCES Capital   29,760  ‐     35,000  0.0% HUMAN RESOURCES Debt Service   ‐    ‐    ‐    0.0% HUMAN RESOURCES Transfers   ‐    ‐    ‐    0.0% TOTALS  385,587     413,390  540,618  30.8% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change HUMAN RESOURCES 2010 Human Resources              413,390       540,618  127,228       30.8% Department Budget by  Division 83 Community Development Department About: The Community Development Department plans for the growth and  development of the City of Bozeman.  Working with property owners, the design community, residents and business owners to plan, build and grow our  community by considering the needs of the current and future residents and property owners within the city  boundaries.  Major  elements  of  our  work  consist  of:  Long  Range  Planning,  Development  Review,  Historic  Preservation, Impact Fees, Affordable Housing and Boards Commissions Served. The Community Development  Department’s budget is appropriated in the special revenue Planning Fund.   Major Objectives: Provide exemplary customer service by making the planning process accessible, understandable, and efficient. Evaluate and make recommendations to the Planning Board, City Commission, and /or Director of Public Works on all applications for annexations and subdivisions of land. Evaluate and make recommendations to the Development Review Committee, Design Review Board, Zoning Commission and City Commission on all proposals for site development. Review business licenses and building permit applications for compliance with the Zoning Ordinance. Aid the City Commission and the Community Affordable Housing Advisory Board in implementing the inclusionary housing ordinance. This is a Public Welfare activity so Community Services section for details on this program’s budget. Support the City’s economic development programs. Accomplishments Revised  City’s  Unified Development Ordinance (UDC) to  advance  community  goals and Commission direction. Supported  the  Bozeman Community Plan and Economic Development Plan Continued  coordination  and cooperation on planning issues with  Gallatin  County,  City  of Belgrade,  School  District  7, Montana  State  University, Montana  Department  of Transportation, Gallatin Valley Land Trust, and other public and private organizations. Budget Issues and Details Increases  are  due  to  contracted  services  for  strategic  plan  action  items.  The  capital  expenditure  is  the  department’s portion of the building remodel.   84 Budget   Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  COMMUNITY DEVELOPMENT 100 Community Development Fund  965,863    1,505,363   1,661,194  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change COMMUNITY DEVELOPMENT Salaries & Benefits  699,975  971,694     990,695  2.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Operating  265,888  423,669     369,281  ‐12.8% COMMUNITY DEVELOPMENT Capital  ‐  110,000     301,218  173.8% COMMUNITY DEVELOPMENT Debt Service  ‐    ‐    ‐   0.0% COMMUNITY DEVELOPMENT Transfers  ‐    ‐    ‐   0.0% TOTALS  965,863     1,505,363     1,661,194  10.4% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change COMMUNITY DEVELOPMENT 1610 Planning Operations    682,473     798,553  116,080  17.0% COMMUNITY DEVELOPMENT 1620 Development Review    500,467     513,353  12,886    2.6% COMMUNITY DEVELOPMENT 1630 Long‐Range Planning    322,423     349,288  26,865    8.3% TOTALS 1,505,363      1,661,194    155,831  10.4% Department Budget by  Division 85 Municipal Court About: The Municipal Judge is an Elected Position. Municipal Court accounts for costs associated with the judicial branch  of City government, which includes one full‐time judge and one three quarter‐time judge, chief clerk, line clerks,  and related operating costs. The Municipal Court hears cases involving city ordinances, misdemeanor cases  defined by state criminal codes, and may conduct (preliminary hearings) in felony cases. The Municipal Judge is  elected every 4 years in a nonpartisan election held in conjunction with the City's regularly scheduled general  election. The Municipal Court’s budget is appropriated in the General fund.  Major Objectives: Maintain an efficient collection system concentrating on Municipal Services Bureau and collection of fines and restitution. Continue effective communications with the City Attorney, Prosecutor, Law Enforcement, and Public Defender’s Office. Budget Issues and Details Increases in many areas as we continue to adjust to a new City manager, an additional Assistant City Manager,  and prepare for a Communications position. These adjustments can primarily be seen in the Travel and Training,  Supplies, and Dues and Certification accounts. The addition of the Veteran Court grant has added a fund, grant  revenue and appropriations for the program.  Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  MUNICIPAL COURT 010 General Fund   719,179      943,811   867,868  MUNICIPAL COURT 178 Veteran Court   ‐        ‐     87,156    719,179      943,811   955,024 TOTALS Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change MUNICIPAL COURT Salaries & Benefits               578,841               681,029               697,956  2.5% MUNICIPAL COURT Operating               140,338               249,782               257,068  2.9% MUNICIPAL COURT Capital ‐       13,000 ‐    ‐100.0% MUNICIPAL COURT Debt Service ‐   ‐   ‐    0.0% MUNICIPAL COURT Transfers ‐                  ‐   ‐    0.0% TOTALS               719,179               943,811               955,024  1.2% Department Budget by Category 86 87 Public Safety 88 89 Police Department About: The Bozeman Police Department budget accounts for costs associated with providing all law enforcement services  to the citizens of the City of Bozeman. The general fund budget primarily supports the operation of the patrol,  investigative and support services divisions. Officers from these divisions are tasked with detecting, preventing,  and investigating all crimes occurring within the City as well as providing a broad range of public safety services.    PATROL DIVISION: The patrol officers of the Bozeman Police  Department  provide  coverage  for  the  City  of Bozeman 24 hours a day.   They respond to all types of calls for service, performing a variety of duties based on the type of call and the resulting need. SUPPORT SERVICES DIVISION: The Division consists of a n i m a l  c o n t r o l ,  c o d e  c o m p l i a n c e ,  a n d  a  c o m m u n i t y resource officer.  The division is also responsible for vehicle procurement and maintenance, uniform and equipment  procurement,  departmental  training  and standards, and police officer recruitment and hiring. Code Compliance includes neighborhood issues such as abandoned vehicles, snow removal.  The division also coordinates citizen volunteers, and handles the bicycle registration program and abandoned bicycle auction. DETECTIVE  DIVISION:  The Detective  Division  is responsible  for  investigating  felony  criminal  activity including crimes against persons, sexual offenses, crimes against children, internet crimes, property crimes and other complex investigations. Detectives are responsible for conducting background and internal affairs investigations, maintaining the Sexual and Violent Offender Registry and assisting the patrol division and other agencies with complex cases. DRUG FORFEITURE: The drug forfeiture budget accounts for the City of Bozeman's costs related to the drug enforcement efforts within the Missouri River Drug Task Force (MRDTF) as outlined in the MRDTF Local Drug Task Force Inter‐local Agreement. The MRDTF encompasses seven counties to include Gallatin, Lewis and Clark, Broadwater, Meagher, Madison, Sweet Grass and Park. This task force is focused on the investigation of local and regional drug and firearm offenses. Major Objectives: Detect, investigate, and proactively prevent criminal activity. Apprehend and hold criminal offenders accountable for their illegal behavior. Participate in court proceedings. Provide assistance to those who cannot care for themselves or those in danger of physical harm. Provide crime prevention education to schools, civic groups, businesses, and the public. • Develop positive programs, in partnership with the members of our community, which incorporate the concept of shared responsibility for public safety. Accomplishments Anticipated for FY19:   Continue to work with City leadership to implement strategic plan into police planning and operations Continue to work jointly with County/911 to fully implement new Records Management Continue to maintain highly trained Bozeman Police Department employees Continued focused recruitment efforts that enhances a diverse workforce that reflects our community 90 Implement a multi‐jurisdictional Special Victims Unit (SVU) whose goal is to provide a comprehensive approach to victims of sexual assault Implement use of part‐time officers to assist patrol shortages in the area of special events and court security Workload and Performance Indicators 91 Budget Issues and Details Increase in training and some operational costs. Capital Improvement Plan implementation has replacement of  several police vehicles.   Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  POLICE 010 General Fund     8,515,713  7,890,215    8,541,786  POLICE 125 Drug Forfeiture      249,715   221,124     231,210  POLICE 138 Law & Justice Center Prepaid Rent      19,125    19,125     19,125  POLICE 139 Police Special Revenue      57,551      ‐   ‐   POLICE 140 Police Domestic Violence      181,318   219,030   ‐       9,023,422  8,349,494    8,792,121 TOTALS Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change POLICE Salaries & Benefits        7,777,855       7,171,689      7,534,344  5.1% POLICE Operating        1,069,280       1,098,805        870,777  ‐20.8% POLICE Capital  176,287  79,000        387,000  389.9% POLICE Debt Service      ‐       ‐       ‐    0.0% POLICE Transfers      ‐       ‐       ‐    0.0% TOTALS        9,023,422       8,349,494      8,792,121  5.3% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change POLICE 3040 Drug Forfeiture            221,124        231,210  10,086         4.6% POLICE 3020 Crime Control & Investigations           1,598,021        2,069,015  470,994       29.5% POLICE 3010 Police Operations           6,319,406            6,250,961  (68,445)       ‐1.1% POLICE 3070 Animal Control            210,943        240,935  29,992         14.2% TOTALS 8,349,494                    8,792,121      442,627  5.3% Department Budget by  Division 92 93 Fire Department About: The Fire Department budget is developed and administered to provide fire, rescue, hazardous materials, and  emergency medical services throughout Bozeman while ensuring that firefighters are equipped and trained to  meet nationally recognized minimum consensus standards. Additionally the budget provides resources necessary  for the department to maintain a fire prevention program that is comprised of fire and life safety inspection,  community  outreach,  school  programs,  rental  safety  initiatives,  emergency preparedness, and public education.  Major Objectives: Anticipated for FY 19: The primary objective of the department for the  next fiscal year is to begin the process of implementing the findings from  the  2017  Master  Plan  update  while  continuing  the  pursuit  of  organizational excellence via the accreditation process of the Center for  Public Safety Excellence Commission on Fire Accreditation International.   The updated Fire Master Plan provided forty‐two recommendations for  the  fire  department  to  review  and  evaluate  for  the  future  growth,  efficiency,  and  effectiveness  of  the  fire  department.    A  primary  recommendation of the Fire Master Plan is the relocation of Fire Station  1  and  2,  thus  department  administration  will  be  working  with  City  Administration to help develop a formalized station location plan.  As the  department continues to pursue accreditation, the completion of a city‐ wide risk assessment and standards of cover will be required.    Accomplishments All members of the department now hold a nationally recognized Fire Instructor I level certification that is a 91% increase from 2016. The department completed the first phase of the Blue Card Hazard Zone Management program, which is a nationally recognized program for incident management. The department completed over 13,000 hours of training which 63% increase was over 2016. The department successfully implemented a new 800 MHz radio system replacing the outdated VHF radio system. The department successfully updated the Fire Protection Master Plan and obtained an improved ISO rating of Class 2. Workload and Performance Indicators A record number of calls, 4696, were answered during 2017, which was just over a 9% increase from calendar year 2016. This increase in service demand is not expected to flatten out or decrease anytime in the near future, rather the department expects to see another 10% or larger increase in service demands in 2017. Budget Issues and Details Implementation of the Fire Protection Master Plan / Pursuit of Accreditation via the Center for Public Safety  Excellence Commission on Fire Accreditation International. Development of a Community Risk Analysis and  Standards of Cover.  Implementation of a station alerting system for emergency response notification.  94 Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  FIRE 010 General Fund  6,196,943    5,287,614  5,331,652  FIRE 113 Fire Impact Fees     14,779  50,000  ‐   FIRE 183 Fire Department Special Revenue     58,891   40,000     40,000  FIRE 187 Fire Capital & Equipment  Replacement  ‐     530,500    606,000   6,270,613    5,908,114  5,977,652  Department Budget by Fund TOTALS Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change FIRE Salaries & Benefits            5,570,430             4,713,667             4,924,814  4.5% FIRE Operating        689,783        663,947       446,838  ‐32.7% FIRE Capital             10,401        530,500       606,000  14.2% FIRE Debt Service           ‐           ‐             ‐    0.0% FIRE Transfers           ‐       ‐             ‐    0.0% TOTALS            6,270,614             5,908,114             5,977,652  1.2% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change FIRE 3120 Fire Operations           5,254,171            5,329,959 75,788         1.4% FIRE 3160 Hazardous Materials    9,050   17,400  8,350           92.3% FIRE 3140 Fire Prevention                25,400                 25,400  ‐                0.0% FIRE 3110 Fire Administration              574,493               557,893  (16,600)       ‐2.9% FIRE 3130 Operational Readiness                45,000    47,000  2,000            4.4% TOTALS 5,908,114         5,977,652         69,538          1.2% Department Budget by  Division 95 Building Inspection About: The  Building  Inspection  Division,  reporting  to  the  Community  Development Department,  accounts  for  expenditures utilized to monitor construction projects within the City of Bozeman Jurisdictional Area as allowed  by state law and as adopted by the City Commission. The intent of the Division is to provide guidance and to  enforce minimum building code standards to safeguard life, limb, health, property and public welfare by regulating  and controlling the design, construction, quality of materials, use and occupancy, location and maintenance of all  buildings and structures within this jurisdiction.  This Division activities are recorded in the special revenue fund  Building Inspection fund.  Major Objectives: Work to improve our building permit issuance procedure wherever possible. Provide expert technical advice and consultation for our customers. Continue implementing and working with new technology in order to provide faster, higher quality, more accessible and streamlined services for our customers in the coming years. Accomplishments Worked to accomplish Department's major objectives throughout the year.  Workload and Performance Indicators 96 Budget Issues and Details The biggest capital item is the fund’s portion of the building remodel.  There is also new staffing for fire  inspection a portion of code compliance.   Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  BUILDING INSPECTION 115 Building Inspection Fund            1,756,622            2,086,952  2,660,416  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change BUILDING INSPECTION Salaries & Benefits    1,311,428  1,565,957      1,702,127  8.7% BUILDING INSPECTION Operating  393,353  488,495    706,608  44.6% BUILDING INSPECTION Capital     51,840   32,500    251,681  674.4% BUILDING INSPECTION Debt Service      ‐      ‐    ‐    0.0% BUILDING INSPECTION Transfers      ‐      ‐    ‐    0.0% TOTALS    1,756,621   2,086,952      2,660,416  27.5% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change BUILDING INSPECTION 3210 Building Inspection Operations   2,086,952    2,660,416  573,464  27.5% Department Budget by  Division 97 Parking About: The Parking Services Division has responsibility for parking enforcement, and public permit sales, within the City  of  Bozeman,  to  include:  Downtown  (B‐3),  MSU  Residential  Parking  Permit  District,  Bozeman  High  School  Residential  Parking  Permit  District,  Bridger  Park  Downtown  Garage, four surface lots (Black, Rouse, N.  Willson 31, N. Willson #2), and all on‐street  parking.  The  Division’s  activities  are  accounted  for  in  an  enterprise  fund,  the  Parking  Services  Fund,  which  has  three  primary  sources  of  revenue:  Citations,  Residential Parking Permits, monthly/annual  leases and permits in the four surface lots  and Bridger Park Downtown garage.   Major Objectives: MISSION: The Bozeman Parking Commission is responsible for managing and regulating public parking in its  districts to best serve the needs of its customers, businesses, residents, employees, and visitors.   Accomplishments Replace the software, hardware, and revenue control/enforcement equipment that supports the management of  public parking in Bozeman.   Workload and Performance Indicators The Division will continue its goal of 11,000 citations and continue to maintain the current parking lots and garage.   Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  PARKING 650 Parking Enterprise Fund       906,658        968,230  859,371  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change PARKING Salaries & Benefits  299,921    342,633     353,632  3.2% PARKING Operating  597,359    365,597     393,708  7.7% PARKING Capital    9,378    260,000     112,031  ‐56.9% PARKING Debt Service  ‐       ‐    ‐  0.0% PARKING Transfers  ‐       ‐    ‐  0.0% TOTALS  906,658    968,230     859,371  ‐11.2% Department Budget by Category 98 Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change PARKING 3330 Parking Garage Operations  197,022     217,805  20,783     10.5% PARKING 3310 Parking Administration  509,359     356,839  (152,520)   ‐29.9% PARKING 3320 Parking Operations/Enforcement  261,849     284,727  22,878     8.7% TOTALS 968,230     859,371     (108,859) ‐11.2% Department Budget by  Division 99 Public Works 100 101 Public Works Administration About: The Public Works Administration budget unit includes the Director of Public Works, Engineering, and GIS. The  Director of Public works has oversight responsibilities for water, wastewater and stormwater utilities, streets  maintenance, signs and signals, vehicle maintenance, solid waste, engineering, and GIS.   The Engineering Division‐ provides technical engineering in the preparation, review, and oversight in the planning,  design,  construction  inspection  and  construction  management  of  the  City’s  Public  Works facilities including water treatment and distribution, wastewater collection and treatment, storm water collection and treatment, streets (with appurtenant curb, gutter, sidewalk and drainage facilities), traffic control facilities, solid waste, and other facility and infrastructure projects. The  GIS  Division‐develops,  supports,  delivers  and  promotes  enterprise  geographic  data  and  spatial technologies to all levels of government and the public. The GIS Division performs a wide variety of data maintenance and analysis for most City departments and coordinates data sharing among various public and private agencies. The GIS Division manages the City’s asset management and deferred maintenance programs, including coordinated capital planning effort throughout Public Works. The GIS Division also implements and maintains the City’s work order management and maintenance system (Cityworks) as well as several public web mapping applications and data portals. Public Works Administration is accounted for in an Internal Service fund and then its costs are allocated to the  funds where the functions its supports are allocated to.   Major Objectives: To coordinate the activities of the Public Works department divisions. To establish and maintain policies, procedures and protocol for conducting the department's functions. To provide general oversight of department activities affected by new federal and state mandates. To assure the City’s long‐term master plans for water, wastewater, stormwater, and transportation facilities are implemented in a cost‐effective manner, and that all City infrastructure improvements are constructed in a quality manner to provide reliable service for the public’s immediate and long‐term needs. To deliver accurate and complete spatial data and analysis for the City of Bozeman and its citizens. Accomplishments Anticipated  GIS  accomplishments  for  FY19:  Finalization  of  system  architecture  stabilization  project,  implementation of Cityworks in Solid Waste, expansion of high level of service of two additional departments,  increases in transparency and access to city records, development of business intelligence tools, assistance with  creation of parks maintenance district, creation of training materials for both staff and public.  102 Workload and Performance Indicators 0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 FY 17 Actual FY18 Estimated FY19 Budgeted GIS Population Served per GIS FTE Interactive Map Visits 0 200 400 600 800 1000 Cityworks Domains/Departments Cityworks Users Asset Types Work Order Templates GIS FY19 Budgeted FY18 Estimated FY 17 Actual 103 Budget Issues and Details There are some technology updates for GIS included in the Capital Improvement Plan. Also, increased staff in  Engineering to aid in the services levels for growth.   Budget  Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  PUBLIC WORKS ADMIN 600 Water   1,396,943   1,705,473  ‐   PUBLIC WORKS ADMIN 562 #713    ‐     ‐    ‐   PUBLIC WORKS ADMIN 750 Public Services Admin    ‐     ‐     2,391,353    1,396,943   1,705,473  2,391,353 TOTALS Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change PUBLIC WORKS ADMIN Salaries & Benefits  869,208        938,493      1,693,903  80.5% PUBLIC WORKS ADMIN Operating  518,791        563,080        557,902  ‐0.9% PUBLIC WORKS ADMIN Capital   8,944        203,900        139,548  ‐31.6% PUBLIC WORKS ADMIN Debt Service      ‐       ‐       ‐    0.0% PUBLIC WORKS ADMIN Transfers      ‐       ‐       ‐    0.0% TOTALS        1,396,943       1,705,473      2,391,353  40.2% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change PUBLIC WORKS ADMIN 4010 Public Services Administration   241,167      580,249  339,082     140.6% PUBLIC WORKS ADMIN 4020 Engineering        563,696  1,016,765  453,069     80.4% PUBLIC WORKS ADMIN 4025 GIS        900,610      794,339  (106,271)    ‐11.8% TOTALS 1,705,473      2,391,353   685,880     40.2% Department Budget by  Division 104 105 Streets About: The goal of the Street Maintenance division is to help provide for a network of safe roadways for the traveling  public and access to desired destinations such as emergency services, schools, employment, shopping, community  services, or other facilities in a quick, convenient, safe and comfortable manner while minimizing harmful effects  on the environment. The fund associated with Street Maintenance are as follows:  STREET MAINTENANCE FUND: The street maintenance district division accounts for the expenditure of special assessments on property in the City for the repair and upkeep of the City's streets. Section 7‐12‐ 4401 MCA authorizes the City to create street maintenance districts for the purpose of maintaining its streets, alleys, and other public places. The maintenance districts were first created during fiscal year 1990‐91. Assessments are levied on each piece of property within the City limits and are recorded on the property owners SID notices annually. Collection takes place in November and May and provide the revenues for the street maintenance district program. The costs incurred in maintaining streets, alleys, and other public places within the maintenance district are assessed against each property within the district based on the assessable area of the property as a percentage of the entire assessable area of the district, exclusive of streets, avenues, alleys, and public places. GAS TAX FUND: The gas tax division accounts for the expenditure of the City's share of state collected gas tax funds allocated to the City by the Montana Department of Transportation (MDT). Section 15‐70‐101 MCA provides that MDT shall allocate gas tax revenues to cities, towns, and counties. One‐half of the City's allocation is based on population and one‐half is based on street and alley mileage. The funds may be used only for construction, reconstruction, maintenance, and repair of streets and alleys. The funds may not be used for equipment purchases. Major Objectives: Implement an efficient pavement management plan, in turn creating yearly maintenance programs for failing street infrastructure. Utilize pavement condition assessment for planning and scheduling our repairs from potholes to complete reconstruction Maintain streets and alley right‐of‐ways to allow traffic to move in a safe and prudent manner. Improve the quality of summer and winter street maintenance work and communicate to the citizens so that they may be better informed and plan for it. Accomplishments Anticipated for FY18:   Complete all CIP improvements. Implement updated Transportation Plan. Facilitate street reconstruction projects identified in the adopted work plan. 106 Workload and Performance Indicators Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  STREETS 010 General Fund          108,295                122,331              ‐   STREETS 108 Community Transportation Fund 59,889 ‐                ‐   STREETS 110 Gas Tax Fund          157,342                960,500             1,171,500  STREETS 111 Street Maintenance Fund            5,275,151   5,925,008             5,974,325  STREETS 114 Street Impact Fees            5,103,238           11,965,049             6,418,000  STREETS 146 Lighting Districts          444,059  441,133                472,517  STREETS 500 Construction Funds            2,714,575             2,178,375                284,011  STREETS 124 Bozeman Area Bike Board 19 ‐                ‐   STREETS 141 Street Arterial Construction          641,727         3,668,345             3,568,000      14,504,295           25,260,741           17,888,353  Department Budget by Fund TOTALS 107 Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change STREETS Salaries & Benefits        1,370,643       1,563,694      1,629,339  4.2% STREETS Operating        3,894,929       2,448,271      2,864,918  17.0% STREETS Capital        8,427,824      20,221,669      12,351,511  ‐38.9% STREETS Debt Service  212,899        295,207        315,207  6.8% STREETS Transfers  598,000        731,900        727,378  ‐0.6% TOTALS       14,504,295      25,260,741      17,888,353  ‐29.2% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change STREETS 4110 Street Operations    16,708,404   10,944,247  (5,764,157)  ‐34.5% STREETS 4120 Street Maintenance     960,500   1,171,500  211,000      22.0% STREETS 4130 Street Construction    6,680,396   4,681,165  (1,999,231)  ‐29.9% STREETS 4150 Street Lighting     499,133         530,517  31,384         6.3% STREETS 4171 Traffic Signs & Markers     412,308         560,924  148,616      36.0% TOTALS 25,260,741     17,888,353    (7,372,388)  ‐29.2% Department Budget by  Division 108 109     Stormwater About: The Stormwater Divisions has three primary objectives:    Manage  stormwater  infrastructure  through  maintenance,  improvement, and repair activities to ensure the adequate control and  conveyance  of  urban  stormwater  runoff,  reducing  the  City’s  liability  associated with flooding.   Protect  and  improve  waterway  health  through  educational  initiatives,  enforcement,  and  treatment  infrastructure  projects t o   safeguard the public, environment, and local waterways from pollution  originating from the City’s urban landscape, active construction sites,  municipal operations, and illicit discharge events.   C o m p l y  w i t h  M D E Q  a n d  U S E P A  e n v i r o n m e n t a l  r e g u l a t i o n s   through  workflow  development  and  strategic  resource  allocation to  reduce the City’s probability of enforcement penalties due to insufficient  pollutant control programs and reduction measures.    The Division’s activities are accounted for in an enterprise fund, the Stormwater Fund.   Major Objectives:  Maintain 20% of the City’s infrastructure network, including manholes, inlets, and underground pipes   Inspect 20% of the City’s active construction sites   Collect and dispose of over 187 tons of sediment through the operation of the Division that would have  otherwise dumped into local waterways;   Inspect 20% of HOA and privately owned stormwater ponds     Implement Stormwater Sampling and Evaluation Plan  Accomplishments (1) Maintain 20% of the City’s infrastructure network, including manholes, inlets, and underground pipes;   (2) Inspect 20% of the City’s active construction sites;   (3) Complete 100% of the Division’s planned capital projects;   (4) Collect and dispose of over 187 tons of sediment through the operation of the Division that would have  otherwise dumped into local waterways;   (5) Inspect 20% of HOA and privately owned stormwater ponds;   (6) Respond to and resolve 100% of reported pollution events;   (7) Implement Stormwater Sampling and Evaluation Plan; and   (8) Generate a Programmatic Evaluation: Report Card grade that evaluates the Divisions' performance.  110 Workload and Performance Indicators Budget Issues and Details 1) Four stormwater mechanical separation units, totaling $350,000 (STRM39); (2) 200’ of boulevard bio‐ retention stormwater treatment, totaling $50,000 (STRM36); (3) Two pipe replacements, totaling $100,000 (STRM51 and STRM13); (4) Numerous inlet replacements, totaling $100,000 (STRM48); (5) Administrative Staff vehicle purchase, totaling $35,000 (STRM54); and (6) Downtown Bozeman Creek Culvert Assessment, totaling $15,000 (STRM57). Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  STORM WATER 670 Storm Water Fund       1,646,212       1,488,360        1,444,302  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change STORM WATER Salaries & Benefits   365,482  451,548    408,583  ‐9.5% STORM WATER Operating   329,185   161,466    240,373  48.9% STORM WATER Capital   303,639   650,000    635,000  ‐2.3% STORM WATER Debt Service  193,906    225,346   160,346  ‐28.8% STORM WATER Transfers   454,000  ‐    ‐  0.0% TOTALS  1,646,212    1,488,360   1,444,302  ‐3.0% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change STORM WATER 4520 Operations and Mtc   200,121  197,624   (2,497)   ‐1.2% STORM WATER 4510 Admin, Enforc. + Mapping   708,239  646,678   (61,561)     ‐8.7% STORM WATER 4530 Construction   580,000  600,000   20,000       3.4% TOTALS 1,488,360     1,444,302          (44,058) ‐3.0% Department Budget by  Division 111 Water About: The operations of the City’s water utility is made up of two division and all operation are accounted for in the  enterprise fund, the Water Fund:  The Water Treatment Plant (WTP) ‐ budget unit accounts for the costs associated with maintaining a quality drinking water supply for the City of Bozeman. The City has two treatment plants: The 22 million gallon per day (MGD) Sourdough Plant and the 3.7 MGD Lyman Creek Plant. All plants are operated 24 hours per day, 365 days per year. The Water Operations‐ budget unit accounts for the costs associated with operating and maintaining the C i t y ' s  w a t e r  t r a n s m i s s i o n  a n d  d i stribution  system.  The  Division i s  a l s o  r e s p o n s i b l e  f o r :  l o c a t i n g , maintaining, and repairing existing water lines and appurtenances; overseeing installation of new lines; installing  water  meters  and  reading  all  meters  monthly.  Water  Operations  is  also  responsible  for maintaining the City’s two water pump stations. The Division maintains the entire water distribution system, ever mindful of its integrity and serviceability, while maintaining potable water through this system. Major Objectives: The Water Treatment Plant (WTP) – o Protect the public health through optimization of the Sourdough Creek and Lyman Creek Water Treatment Plants. o Maintaining high‐quality drinking water of low turbidity, void of contaminants and meeting the water supply demands of the City of Bozeman. o Monitoring and maintaining water treatment plant facilities to ensure current needs are met and to anticipate future water quality and quantity needs. The Water Operations‐   o Maintain and locate the City's water distribution system including mains, fire hydrants, valves,  meters, raw water transmission mains, and pressure reducing valves and vaults. Repair and  replace water infrastructure as needed: lead service lines, hydrants, mains, valves, etc.   o Inspect  all  new  infrastructure  following  installation  prior  to acceptance.  Maintain  a  valve replacement program for leaky or inoperative valves. o Respond to water distribution problems 24 hours a day 7 days a week. o D e v e l o p  a n d  m a i n t a i n  a  c o m p r e h e n s i v e  a n d  c o s t  e f f e c t i v e  s e c u r i ty  system  for  our  water distribution system Accomplishments Anticipated accomplishments for FY19: Completed construction the new 5.3 MG finished water storage tank.  Cleaning of the Sourdough Intake and construction of a Log deck area for future watershed fuel reduction.  Continued  optimization  of  Both  Plants.  Continued  Water  Facility  Plan  and  Water  Conservation  Program  implementations. Continuing to Provide adequate quantity and quality water to our ratepayers with zero state or  federal violations. Increased replacement of water distribution system pipes including lead service lines, which  significantly enhances maintenance of the water distribution system.  112     Workload and Performance Indicators Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  WATER  600 Water Fund          10,995,317           12,067,455           12,202,143  WATER  610 Water Impact Fees               471,189             3,790,000             2,186,020  WATER  601 Water Plant Construction            2,148,219                            ‐    ‐                        WATER  602 Sourdough Tank Construction            1,937,242                            ‐    ‐                                 15,551,967           15,857,455           14,388,163  Department Budget by Fund TOTALS 113 Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change WATER Salaries & Benefits        3,418,375       3,079,228      2,085,584  ‐32.3% WATER Operating        4,328,424       4,766,817      4,068,372  ‐14.7% WATER Capital        6,491,658       5,998,400      6,468,577  7.8% WATER Debt Service        1,313,010       1,313,010      1,165,630  ‐11.2% WATER Transfers    500        600,000        600,000  0.0% TOTALS       15,551,967      15,757,455      14,388,163  ‐8.7% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change WATER OPERATIONS 5060 Meter Reading              577,962     568,090  (9,872)           ‐1.7% WATER OPERATIONS 5080 Water Valves             17,500       17,500  ‐                 0.0% WATER OPERATIONS 5040 Water Construction        4,584,973      4,069,009  (515,964)     ‐11.3% WATER OPERATIONS 5090 Main Repairs             20,000       20,000  ‐                 0.0% WATER OPERATIONS 5070 Hydrants             80,000   80,000  ‐                0.0% WATER OPERATIONS 5030 Water Services             45,000         35,000  (10,000)       ‐22.2% WATER OPERATIONS 5020 Utility Locates             10,450          95,450  85,000          813.4% WATER OPERATIONS 5010 Water Operations        4,957,671    2,611,990  (2,345,681)  ‐47.3% WATER TREATMENT PLANT (WTP) 4610 Water Plant Operations        4,475,565            5,013,637  538,072       12.0% WATER TREATMENT PLANT (WTP) 4620 Water Plant Construction      400,000            1,343,010  943,010       235.8% WATER TREATMENT PLANT (WTP) 4640 Water Conservation              588,334        534,477  (53,857)       ‐9.2% TOTALS 15,757,455    14,388,163       (1,369,292)  ‐8.7% Department Budget by  Division 114 115 Wastewater About: The operations of the City’s wastewater utility is made up of two division and all operation are accounted for in  the enterprise fund, the Wastewater Fund:  The Water Reclamation Facility (WRF) budget accounts for the costs associated with the treatment of the City’s domestic, commercial, and industrial wastewater. The WRF is an award‐winning plant that serves to protect and enhance the water quality of the East Gallatin River. Through its beneficial reuse program, the WRF also maintains compliance with EPA Part 503 Bio‐solids regulations. All plant bio‐solids are thoroughly digested and then dewatered with a screw press. The screw press cake is trucked to the county landfill where it is composted for top soil for use at the landfill. The Wastewater Operations budget unit accounts for the costs associated with providing and maintaining a wastewater collection system for the City. The Division maintains a program of inspecting, cleaning, root cutting, repairing sanitary sewer mains, manholes, and tapping for new wastewater stubs. Wastewater operations is also responsible for maintaining the City’s seven sanitary sewer lift stations. Major Objectives: The Water Reclamation Facility (WRF) – o Protect and enhance the water quality of the East Gallatin River. o Consistently  achieve  compliance  with  all  aspects  of  the  city’s Montana  Pollutant  Discharge Elimination System (MPDES) permit administered by the Montana Department of Environmental Quality. o Maintain the mechanical reliability of the water reclamation facility to ensure uninterrupted operations. o Comply with all EPA 503 Bio‐solids land application requirements and regulations. • Minimize unpleasant odors. The Wastewater Operations – o Adequately maintain and locate the City's wastewater system including manholes, wastewater collection and transmission systems, and lift stations. o Flush our entire collection system annually, minimizing stoppages. o Televise the existing sewer infrastructure to determine problems and the overall condition of sewer mains, enabling repairs in a timely manner and prioritize renovation projects funded through CIP. o Control sewer main root intrusion with an aggressive root cutting. Accomplishments Anticipated  for  FY19:  Increased  replacement  of  wastewater  collection  system  pipes,  significantly  enhancing  maintenance of the wastewater collection system. Increased flow monitoring of the sewer collection system.  Contracting of Locate services.  116 Workload and Performance Indicators Budget Issues and Details Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  WASTEWATER  620 Wastewater Fund    9,384,490     9,314,281   10,815,672  WASTEWATER 630 Wastewater Impact Fees   287,350     1,440,000     8,625,000  WASTEWATER 621 Wastewater EPA Grant   373,644  ‐    ‐   WASTEWATER 622 Watewater Reclamation Facility    2,589,634  ‐    ‐   WASTEWATER 621 EPA Grant  ‐    ‐    ‐      12,635,118     10,754,281     19,440,672  Department Budget by Fund TOTALS 117 Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change WASTEWATER Salaries & Benefits    1,338,524    2,143,921   2,001,113  ‐6.7% WASTEWATER Operating    5,363,240    3,576,556  4,086,000  14.2% WASTEWATER Capital    4,313,521    1,436,519  11,977,500  733.8% WASTEWATER Debt Service    1,619,833    2,600,766   1,476,059  ‐43.2% WASTEWATER Transfers  ‐    896,519   ‐    ‐100.0% TOTALS  12,635,118     10,654,281    19,540,672 83.4% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change WASTEWATER OPERATIONS 5250 Manholes            25,000         25,000  ‐            0.0% WASTEWATER OPERATIONS 5210 Wastewater Operations       3,431,232         10,934,868  7,503,636  218.7% WASTEWATER OPERATIONS 5220 Utility Locates        7,900                92,900  85,000      1075.9% WASTEWATER OPERATIONS 5240 Wastewater Construction       1,022,500          1,022,500  ‐            0.0% WASTEWATER OPERATIONS 5260 Televising            12,100           12,100  ‐            0.0% WASTEWATER OPERATIONS 5280 Main Repairs        5,000           5,000  ‐            0.0% WASTEWATER OPERATIONS 5230 Wastewater Services        5,000           5,000  ‐            0.0% WATER RECLAMATION FACILITY 5620 Laboratory   496,716      487,490  (9,226)      ‐1.9% WATER RECLAMATION FACILITY 5630 Sludge Injection   614,630       553,400  (61,230)   ‐10.0% WATER RECLAMATION FACILITY 5640 Pretreatment            64,750                64,750  ‐            0.0% WATER RECLAMATION FACILITY 5650 WRF Construction       1,704,247          1,476,059  (228,188)     ‐13.4% WATER RECLAMATION FACILITY 5610 WRF Operations       3,265,206          4,861,605  1,596,399    48.9% TOTALS 10,654,281   19,540,672      8,886,391    83.4% Department Budget by  Division 118 119 Solid Waste & Recycling About: The Solid Waste Division provides services to the Citizens of Bozeman and protects public health by ensuring  residential and commercial wastes are collected, transported, and disposed of in a safe and environmentally  responsible manner. The Division encourages recycling by offering a "Pay as you Throw" collection system, which  establishes a direct relationship between the amount a customer pays and the size container they have. The Solid  Waste Division’s recycling program encompasses a wide variety of services to the public for recycling opportunities  thereby reducing the volume of solid waste being land filled.   These services include:   Single‐stream recycling of paper, cardboard, plastic, tin & aluminum cans Bulk curbside recycling opportunities within multi‐family housing. Compost collection during summer months. Brush & pallet recycling, commercial cardboard collection, bulky item/appliance removal and recycling and recycling bins at community events. The Division is accounted for as an enterprise fund.  Major Objectives: Continue the highest quality service to the Citizens of Bozeman Promote  waste  reduction  thru  recycling efforts. To  promote  recycling  opportunities available to the community. Minimize the amount of solid waste going to the landfill for disposal Accomplishments Workload and Performance Indicators 120 Budget Issues and Details Decease $40,000 in road repairs, Increase of $28,000 in fuel related expenses, Increase of $10,000 in equipment  maintenance, Increase of $95,000 for garbage disposal costs, Purchase of $190,000 in totes/dumpsters and roll‐ offs for new accounts, Recycling has an increase of $5,000 in fuel related expenses, Increase in Recycling of  $100,000 for the purchase of compost containers. CIP ‐ $200,000 for grapple truck, reduced to $100,000 with  sharing with the Forestry department.   Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  SOLID WASTE & RECYCLING 640 Solid Waste Fund   5,742,286   3,742,257   3,764,084  SOLID WASTE & RECYCLING 641 Landfill Closure Costs    948,102    414,417    311,417    6,690,388   4,156,674   4,075,501  Department Budget by Fund TOTALS Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change SOLID WASTE  & RECYCLING Salaries & Benefits    1,058,077   1,550,422      1,351,142  ‐12.9% SOLID WASTE  & RECYCLING Operating    3,204,573  1,408,830      2,562,942  81.9% SOLID WASTE  & RECYCLING Capital     859,419  1,197,422       161,417  ‐86.5% SOLID WASTE  & RECYCLING Debt Service     ‐   ‐          ‐  0.0% SOLID WASTE  & RECYCLING Transfers    1,568,319   ‐          ‐  0.0% TOTALS    6,690,388  4,156,674      4,075,501  ‐2.0% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change SOLID WASTE & RECYCLING 5820 Recycling  190,770   297,646  106,876  56.0% SOLID WASTE & RECYCLING 5810 Solid Waste Collection  3,551,487    3,466,438  (85,049)   ‐2.4% SOLID WASTE & RECYCLING 5910 Operations  414,417   311,417  (103,000)   ‐24.9% TOTALS 4,156,674  4,075,501   (81,173)  ‐2.0% Department Budget by  Division 121     Vehicle Maintenance About: The  Vehicle  Maintenance  budget  unit  accounts  for  the  costs  of  repairing  and  maintaining  vehicles  of  City  departments. Vehicle Maintenance staff consists of four full‐time mechanics responsible for keeping City vehicles  in proper working condition, and one full‐time waste oil disposal specialist. The budget unit operates under an  internal service fund. Charges are assessed against departments, which have vehicles repaired, receipts are  deposited in the Vehicle Maintenance fund and used to support salary and operating costs.   Major Objectives: To maintain vehicles and equipment in good running condition thereby enabling various City personnel to perform  their daily assignments safely and without delay due to mechanical failure or breakdown. The Division emphasizes  the importance of having a well‐structured preventative maintenance program online for all equipment and  vehicles. Accomplishments Workload and Performance Indicators The chart is the billable hours to each department:  Budget Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  VEHICLE MAINTENANCE 710 Vehicle Maintenance Fund            1,249,449             1,238,044             1,259,462  Department Budget by Fund 122     Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change VEHICLE MAINTENANCE Salaries & Benefits               418,300                480,652                481,127  0.1% VEHICLE MAINTENANCE Operating               789,939                757,392                778,335  2.8% VEHICLE MAINTENANCE Capital                 41,210                           ‐                             ‐    0.0% VEHICLE MAINTENANCE Debt Service                          ‐                             ‐                             ‐    0.0% VEHICLE MAINTENANCE Transfers                          ‐                             ‐                             ‐    0.0% TOTALS            1,249,449             1,238,044             1,259,462  1.7% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change VEHICLE MAINTENANCE 6010 Vehicle Maintenance Shop           1,238,044            1,259,462  21,418          1.7% TOTALS 27,410,226              20,239,256    (7,170,970) ‐26.2% Department Budget by  Division 123 Public Welfare 124 125 Parks and Recreation About: The Parks and Recreation Department is made up of four divisions that provide a broad range of programs,  services, facilities, and park amenities within the City. The Department is accounted for in the General Fund with  the exception of   Forestry, which is operates in a special revenue fund. The Division for the Department are below:  Cemetery‐ The  73‐acre  Sunset  Hills C e m e t e r y ,  t h e  o n l y  C i t y  o w n e d  a n d maintained  cemetery,  is  a  virtual arboretum of stately pine, fir, spruce, ash, maple, cedar and various ornamental trees, which  are  maintained  by  the  Forestry Division. The cemetery currently contains over 16,000 burial sites with nine dedicated affiliation areas and room for expansion Parks  ‐  is  responsible  for  the  overall development and maintenance of 42 public parks,  52  miles  of  trails  and  associated sports fields and open space within the City limits. Forestry‐  is  committed  to  providing  a  healthy,  safe,  and  aesthetically  pleasing  community  forest. Environmental, economic, and social benefits from the urban forest raise the standard of living for Bozeman residents. Recreation ‐ provides opportunities for the entire community, encouraging both individuals and families to actively recreate. The Department works with the Recreation and Parks Advisory Board and other recreation groups in anticipating recreation demands. This division includes aquatics which oversees the Swim Center and Bogart Outdoor Pool Major Objectives: Cemetery‐  C r e a t e  n e w  c e m e t e r y  b l o c k s  a n d  o p e n  l o t s  u p  f o r  s a l e  a s  d e m a nd  dictates.  Inform  the community through publications, press releases, and advertisements of current policies, procedures, and practices  of  the  Sunset  Hills  Cemetery.  Provide  an  easily  accessible,  safe,  and  serene  setting  for cemetery/gravesite  visitation.    Modernize  and  maintain  an  improved  and  accurate  mapping  and computerized grave registration system. Parks‐ Continue adding, upgrading, and maintaining safe and  quality  sports  fields,  trail  corridors,  community gathering  areas,  and  playground  equipment.  Provide expanded  maintenance  to  restrooms,  litter  control,  pet waste  disposal,  turf  care,  and  playground  equipment. Improve, maintain, and expand the trail system. Oversee and coordinate volunteer, grant funded, and neighborhood park  improvement  projects.  Continue  to  upgrade  park signage for uniformity and less maintenance. Forestry‐  Provide  systematic  maintenance  for Bozeman’s 20,000 trees on street boulevards, in developed parks,  on  trails  and  open  space,  cemetery  property  and around public buildings.  Remove or reduce the potential risk factors associated with publicly owned trees. Identify and correct encroachment problems including street and 126 sidewalk clearance, and the obstruction of sight vision triangles and signs. Implement the city’s cost share  tree program, voucher replacement program, and other planting projects to ensure a diversity in species  and age distribution.   Recreation‐ Improve quality of life and build community by offering recreation opportunities to people of all ages. Accomplishments Continued systematic maintenance of public trees on streets, in parks, cemetery, and around public buildings.  Increased staff safety through partnerships, installed a removable bulkhead at the Swim Center increasing  programming  opportunities  and  safety.  Story  Mill  Community  Center  renovation  project  completed,  completion of the policy and fee schedule for facilities and programs, Assistant Recreation Manager CPRP  certification, increase in partnerships for program implementation, curling club formed, pickleball program  volunteer  run,  streamlined  user  group  and  special  event  applicat i o n  p r o c e s s .  A n t i c i p a t e d  F Y 1 9   Accomplishments: Story Mill Community Center open to the public, recreation division staff relocate to the  center,  program  offerings  expanded,  exterior  building  repairs  and  interior  upgrades  to  include  a  large  multipurpose room that will be available to the public to rent for meetings and events.  Full day camps added  to program offerings, implementation of the policy and fee schedule for programs and facilities, EPACT  software system added for better management of program participant medical information and emergencies,  Beall Park Recreation Center wood floor replacement, Story Mansion sewer repair. Friends of Bogert Pool  volunteer group formed and through their effort, the ceiling will be replaced in the bathhouse and the  retaining wall painted. State high school swim meet will be held at the Swim Center, February 2019.  Workload and Performance Indicators 127 Budget Issues and Details Fees for Parks and Recreation have been formalized into one policy document and raised to cover costs while still  supplementing children and seniors. This will increase revenues for the General fund starting in FY19. Cemetery  fees have also been increased starting FY19 and only 35% of revenues will go to the perpetual care fund instead  of all plot sales. This will also contribute more revenue to the General Fund reducing the General fund supplement  to Cemetery costs.  All fee increases were approved by the City Commission April 16, 2018.  FY2018 saw the addition of Storymill Park and Community Center. The remodeling began in FY18 and will continue  into FY19.  This addition will enhance recreation programs and rental facilities the City has to offer. Coming online  in fall of FY19 is the first phase of Sports Park with four fields and two fields.  The turf fields have been made  possible with a partnership with the Sports Park Foundation who will be managing the field rentals.   128 Budget CEMETERY DIVISION BUDGET FORESTRY DIVISION BUDGET Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  PARKS & RECREATION 010 General Fund  3,651,333   4,562,064   4,784,492  PARKS & RECREATION 112 Tree Maintenance Fund  514,057   706,937   825,577  PARKS & RECREATION 128 FWP Management Areas   84    ‐    8,000  PARKS & RECREATION 184 Park Improvement Grants  130,706    ‐  ‐   PARKS & RECREATION 563‐  568 Parks & Open Space Bond  1,461,912    ‐  ‐   PARKS & RECREATION 189 Story Mansion Operating Fund  25,955   47,423   57,302  5,784,047  5,316,424  5,675,371     Department Budget by Fund TOTALS Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change CEMETERY Salaries & Benefits  321,039        322,345        329,669  2.3% CEMETERY Operating  109,735        133,559        137,764  3.1% CEMETERY Capital      ‐          266,000        354,000  33.1% CEMETERY Debt Service      ‐       ‐       ‐    0.0% CEMETERY Transfers      ‐       ‐       ‐    0.0% TOTALS  430,774        721,904        821,433  13.8% Department Budget by Category Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change FORRESTRY Salaries & Benefits  357,941    420,950     435,400  3.4% FORRESTRY Operating  122,868    228,987     244,177  6.6% FORRESTRY Capital     33,246    57,000     146,000  156.1% FORRESTRY Debt Service  ‐       ‐    ‐  0.0% FORRESTRY Transfers  ‐       ‐    ‐  0.0% TOTALS  514,055    706,937     825,577  16.8% Department Budget by Category 129 PARKS DIVISION BUDGET RECREATION DIVISION BUDGET Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change PARKS Salaries & Benefits  829,141        848,051      1,079,632  27.3% PARKS Operating  652,688        735,183        861,989  17.2% PARKS Capital  177,027        445,246        326,000  ‐26.8% PARKS Debt Service      ‐       ‐       ‐    0.0% PARKS Transfers  100,000      ‐       ‐    0.0% TOTALS        1,758,856       2,028,480      2,267,621  11.8% Department Budget by Category Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change RECREATION Salaries & Benefits   916,943    1,011,496   1,059,330  4.7% RECREATION Operating   403,343    445,913  519,608  16.5% RECREATION Capital  33,375   ‐    116,500  100.0% RECREATION Debt Service  ‐    ‐    ‐    0.0% RECREATION Transfers  ‐    ‐    ‐    0.0% TOTALS    1,353,661    1,457,409   1,695,438  16.3% Department Budget by Category 130 131 Library About: The Bozeman Public Library creates opportunities that inspire curiosity, exploration and connection. The Bozeman  Library shares the vision of the nation's  founders  that  liberty  and  learning  are  inseparable  and  that  a  democratic  people must have free, open and equal  access to information. Bozeman Public  Library  welcomes  all,  especially  the  young, to share in the joy of exploring  the world of information and the realms  of our imagination. The Library budget  unit  accounts  for  the  costs  associated  with  operating  and  maintaining  the  City's Public Library. Approximately one‐ third of the Library’s operating budget is  offset by county funds and is accounted  for in the General fund.  Major Objectives: Provide excellent customer service to Library patrons in a welcoming environment Provide efficient, effective and visionary operation of the Bozeman Public Library Provide a dynamic, relevant collection of materials in all formats to residents of the Library’s service area Provide Library services, programming, and opportunities for lifelong learning for people of all ages Ensure that daily library operations are efficient, timely and provided in a courteous manner Provide excellent Library service by ensuring that the knowledge and skills of Library staff are kept up‐to‐ date through training, workshops, conference attendance and other continuing education opportunities. Accomplishments Anticipated for FY19 ‐ Begin implementation of the Library’s new 2018‐2021 Strategic Plan’s four main goals:   1) SPACE: Design and implement an expansion process to ensure that the Library has adequate space to meet Bozeman’s growing needs; 2)TECHNOLOGY: Use technology and digital resources to enhance the Library experience; 3) TARGETED PROGRAMMING; Provide unique programming to inform and enrich the lives of target audiences of Library users; 4) OUTREACH & ENGAGEMENT: Engage new and broader audiences in t aking advantage of the Library’s resources. Continue to review and update policies with Library Board of Trustees; •Complete pedestrian walkway project and Library parking lot improvements • Continue existing space reconfiguration project in Library building. 132 Workload and Performance Indicators Budget Issues and Details Increases in digital catalogs and services. Reclass of staffing to create a better structure according to the staffing  plan.   Budget  ‐  20,000  40,000  60,000  80,000 Adult Programs Attendance Adult Programs Provided Children's Programs Attendance Children's Programs Provided Volunteer Hours Library Performance Indicators FY16 Actual FY17 Actual FY18 Approved FY19 CM Budget  ‐  200,000  400,000  600,000  800,000 Visitors Circulation of Materials: per Full‐ Time Equivalent Employee (FTE) Public computer use Total Volumes Visitors Library Materials Circulated Library Workload Indicators FY19 CM Budget FY18 Approved FY17 Actual FY16 Actual Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  LIBRARY 010 General Fund   1,960,413     1,993,372    2,181,510  LIBRARY 137 Library Special Revenue Fund     48,390   ‐   ‐   LIBRARY 561 Library Depreciation Fund     50,000   90,000  32,000    2,058,803     2,083,372    2,213,510 TOTALS Department Budget by Fund 133 Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change LIBRARY Salaries & Benefits            1,415,406             1,485,448             1,606,758  8.2% LIBRARY Operating        404,887        527,924       606,752  14.9% LIBRARY Capital             98,391              70,000           ‐    ‐100.0% LIBRARY Debt Service           ‐              ‐             ‐    0.0% LIBRARY Transfers        140,119            ‐             ‐    0.0% TOTALS            2,058,803             2,083,372             2,213,510  6.2% Department Budget by Category Department Division  #Division Name  FY18 Budget  FY 19  Approved  $ Change  % Change LIBRARY 7840 Children's Services  204,568  157,009  (47,559)   ‐23.2% LIBRARY 7850 Circulation Services  311,204   412,461  101,257  32.5% LIBRARY 7830 Information Services  401,496   439,099  37,603  9.4% LIBRARY 7820 Technical Services  281,495   310,913  29,418  10.5% LIBRARY 7810 Library Operations  884,609   894,028  9,419  1.1% TOTALS 2,083,372   2,213,510    130,138     6.2% Department Budget by  Division 134 135 Community Services About: The  Community  Services  Public  Welfare  grouping  contains  the  Department  of  Economic  Development,  the  Sustainability Program and the Workforce Housing fund that fund the Affordable Housing Program.   Economic Development Department: the City’s Economic Development Team to “assist in diversifying our local  economy by creating sustainable, high paying jobs without sacrificing Bozeman’s quality of life.” It also managers  the tac increment and improvement districts.  TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT: The Downtown Improvement District, the Northeast Improvement District, and the North 7th Improvement district account for the costs of the Improvement District Boards and their activities. More recently, a Technology Taxable Improvement District was approved. BUSINESS IMPROVEMENT DISTRICTS: The Downtown Business Improvement District is an organization of downtown property owners who voluntarily commit resources, identify, plan, and act on initiatives with the goal of ensuring long‐term preservation of the City. The Bozeman Tourism Business Improvement District seeks to enhance the economic vitality of Bozeman by promoting tourism through sales and marketing strategies. Program income is derived from each occupied room night from hotels, motels, or other lodging facilities within the district. Sustainability Program‐ Coordinates with city departments  and community stakeholders to advance our Climate Action  Plan  and  reduce  greenhouse  gas  emissions.  Focus  areas  include:  energy  efficiency  and  conservation,  renewable  energy,  alternative  transportation  options,  and  climate  resiliency.    Workforce Housing Program–This fund is for the Affordable  Housing Program that is being developed and is a priority for  FY19 Strategic plan.   Major Objectives: Economic Development:   Implement the Bozeman Fiber Master Plan by planning the expansion of a City‐owned conduit system. Proactively manage the City’s tax increment finance districts. Partner on a unified marketing strategy for business expansion and recruitment with other economic development partners Expand  and  increase  economic  development  outreach,  activities,  and  programs  to  local,  state,  and national business communities. Attend and  collaborate  with local businesses on industry specifi c t rad e sh ows i n  orde r t o p rom ot e Bozeman as a place to do business. Participate in local industry conferences. Sustainability:  Implement, update, and track progress on the City’s Municipal and Community Climate Action Plans. Advance  planning and preparedness for the anticipated impacts of climate change.  136 Accomplishments Promote the photonics industry through the Montana Photonics Industry Alliance and participation in the  Photonics West Conference.  Continue support for TIF districts.  Sustainability updated our community‐wide greenhouse gas emissions inventory, demonstrating a 5% reduction  in greenhouse gas emissions since 2012. Neighborhoods has grown to serve about a third of the City’s  residential housing.  Program staff hired third quarter FY18 increased the Workforce Housing Fund with getting the program started.  Budget Issues and Details A reclass of a position to oversee the TIFF Districts and increase in conduit to continue the fiber network.   Sustainability‐ Update our Climate Action Plan for the community and operations, including greenhouse gas  emissions mitigation and climate resiliency‐$85,000, this is a Strategic plan item as well.  Budget ECONOMIC DEVELOPMENT DEPARTMENT BUDGET  Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  ECONOMIC DEVELOPMENT 010 General Fund  305,614          592,376                491,251  ECONOMIC DEVELOPMENT 116 Downtown TIF District           1,088,156           1,533,288          1,912,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 119 Economic Development Loan   63,198        31,000       31,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 118 Community Housing  ‐   ‐   ‐  ECONOMIC DEVELOPMENT 121 Housing Revolving Loans      718 ‐     ‐   ECONOMIC DEVELOPMENT 120 Community Housing Fund  284,400                124,400 ‐   ECONOMIC DEVELOPMENT 143 North 7th Corridor TIF District   1,027,000        36,000                716,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 144 North East Urban Renewl TIF District        1,877,944        10,000                170,600  ECONOMIC DEVELOPMENT 145 Mandeville Farm TIF  ‐   ‐                      4,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 176 Downtown BID  140,800         132,200                156,251  ECONOMIC DEVELOPMENT 186 Development Impacts (Big Box) ‐   ‐    ECONOMIC DEVELOPMENT 191 Tourism BID           1,100,000     1,100,000          1,200,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 123 Big Sky Economic Development Grant        16,500        50,000       50,000  ECONOMIC DEVELOPMENT 192 TIFD South Bozeman Technology  ‐   ‐   ‐                  ECONOMIC DEVELOPMENT 883 CMC Bozeman Site Remediation  ‐   ‐   ‐                            5,904,330           3,609,264          4,731,102  Department Budget by Fund TOTALS Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change ECONOMIC DEVELOPMENT Salaries & Benefits  209,704        216,774        246,661  13.8% ECONOMIC DEVELOPMENT Operating        4,066,613       2,649,202      3,720,153  40.4% ECONOMIC DEVELOPMENT Capital  778,288  25,000        30,000  20.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Debt Service      ‐       ‐       ‐    0.0% ECONOMIC DEVELOPMENT Transfers  849,725        718,288        734,288  2.2% TOTALS        5,904,330       3,609,264      4,731,102  31.1% Department Budget by Category 137 SUSTAINABILITY PROGRAM BUDGET  WORKFORCE HOUSING PROGRAM BUDGET  Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  SUSTAINABILITY 10 General Fund   161,218  169,912   245,726  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change SUSTAINABILITY Salaries & Benefits      115,820        119,072   124,236  4.3% SUSTAINABILITY Operating      29,598  50,840   112,490  121.3% SUSTAINABILITY Capital      15,800       ‐      9,000 100.0% SUSTAINABILITY Debt Service    ‐         ‐  ‐    0.0% SUSTAINABILITY Transfers    ‐         ‐  ‐    0.0% TOTALS      161,218        169,912   245,726  44.6% Department Budget by Category Department Fund  #Fund Name  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  WORKFORCE HOUSING 120 Workforce Housing Fund   284,400   324,400   371,858  Department Budget by Fund Department Category  FY17 Actual   FY18 Budget   FY19 Approved  %Change WORKFORCE HOUSING Salaries & Benefits           ‐           ‐               78,708  100.0% WORKFORCE HOUSING Operating        284,400        324,400       293,150  ‐9.6% WORKFORCE HOUSING Capital           ‐              ‐             ‐    0.0% WORKFORCE HOUSING Debt Service           ‐             ‐             ‐    0.0% WORKFORCE HOUSING Transfers           ‐              ‐             ‐    0.0% TOTALS        284,400        324,400  371,858  14.6% Department Budget by Category 138 139 Other About: The Non‐Departmental unit accounts for expenditures that are not associated with a specific city department.  Examples include insurance premiums paid by the City, costs of leave pay‐outs for terminating employees,  contingency funds, etc.   Major Objectives: To accurately budget and account for non‐departmental costs.  Budget Issues and Details General fund allocation of liability & property insurance ‐ $498,182; General fund contribution to the band ‐ $10,440; Contingency appropriation ‐ $150,000;  Payment to HRDC for Galavan ‐ $169,244; One time funding for Haven $30,000; HRDC funding $68,000; Park Maintenance District Protest vote $10,000; Reserve for minimum wage increase $20,000; Transfer to Police & Fire state share retirement (non‐cash) ‐ $2,400,348; Transfer to Landfill Monitoring Fund ‐ $250,000;   Transfer to Stormwater Fund for Landf ill Loan payments ‐ $75,000; Transfer to Workforce housing fund $166,188; and Debt repayment (see debt service fund summary) Budget General Items  Fund Category Division FY17 Actual FY18 Budget  FY19 Approved 10 Operating Insurance 412,561             420,483             498,182              10 Operating General 6,000                  10,440               457,684              10 Operating General (non‐Cash)‐  2,430,560          2,400,348           10 Transfers Transfers 582,000             747,084             491,188              1,000,561          3,608,567          3,847,402           103 Transfers Transfers to other funds 2,278,269          2,476,888          2,654,566           175 Operating General 87,612               92,915               105,244              300 Transfers Transfers to other funds ‐  1,588,781          224,011              720 Operating Insurance 4,715,591          4,820,912          4,820,912           140 Debt items followed by debt schedules  Fund Category Division FY17 Actual FY18 Budget  FY19 CM  Recommended  303 Debt Service BOND PRINCIPAL 250,000            255,000 260,000  303 Debt Service INTEREST 26,500              21,000 16,900 4,992,091         6,685,693               5,321,823                304 Debt Service BOND PRINCIPAL 610,000            620,000 635,000  304 Debt Service INTEREST 473,438            460,537 453,138  1,083,438         1,080,537               1,088,138                305 Debt Service BOND PRINCIPAL 205,000            210,000 220,000  305 Debt Service INTEREST 220,838            212,288 203,673  425,838            422,288 423,673  433 Debt Service BOND PRINCIPAL 65,000              60,000 65,000 433 Debt Service INTEREST 8,483                10,000 11,000 73,483              70,000 76,000 435 Debt Service BOND PRINCIPAL 70,000              70,000 70,000 435 Debt Service INTEREST 8,995                26,000 26,000 78,995              96,000 96,000 438 Debt Service BOND PRINCIPAL 26,500              28,000 28,000 438 Debt Service INTEREST 9,413                11,600 11,600 35,913              39,600 39,600 439 Debt Service BOND PRINCIPAL ‐ 70,000 70,000 439 Debt Service INTEREST ‐ 35,000 35,000 ‐ 105,000 105,000  440 Debt Service INTEREST 1,118                1,200 1,200 441 Debt Service BOND PRINCIPAL ‐ 43,000 43,000 441 Debt Service INTEREST ‐ 2,500 25,000 ‐ 45,500 68,000 141 142     143 144 145 CAPITAL EXPENDITURES SUMMARY 146 147 Capital Expenditure Summary The CIP includes any planned expenditure of $10,000 or greater, that results in the acquisition of an asset with a  useful life of 3 years or more. There is a couple of “exceptions” or “extensions” of this definition that we have  found helpful and necessary in past years:  General Planning Documents (master plans, community surveys, etc.) are NOT included in our CIP. Specific plans that involve pre‐engineering or preliminary design of facilities are often (but not always) included in the CIP. Software purchases that could potentially be “software as a service”.  Cloud based services are beginning to replace our purchase of outright software and hardware.  In the CIP, we have treated the software projects as a capital outlay purchase; although a “service” type, solution may actually be chosen during the bidding/proposal process. State law and City charter require the City to prepare the CIP. State Law requires the City to maintain a Capital  Improvement Plan for our Development Impact Fee programs.   Under Montana Code Annotated (MCA), this  Capital Improvement Plan provides the schedules and cost projections required under MCA §7‐6‐1602(2)(k)(i‐iv).  In Article 5.06 of the adopted City Charter, the City Manager is responsible for preparing and submitting a multi‐ year capital program to the City Commission no later than December 15 for the ensuing fiscal year.  Using  this  plan  adopted  in  December  the  City  i n c o r p o r a t e s  t h e  f i r s t  y e a r  o f  t h e  p l a n  i n t o  t h e   budget.  The  plan  includes  large  sewer  capacity  projects that aid in the School District’s efforts in  building  a  new  High  school.  These  infrastructure  projects are the Davis Lift Station WWIF24 and the  Front Street Interceptor WWIF11, and are scheduled  in the Wastewater Impact Fee fund. Both projects  will require financing in order to be completed for a  total  of  just  under  $8  million.  With  these  two  capacity  efforts  there  are  Street  Impact  Fee  and  Arterial  Collector  shared  projects  to  fund  the  building  of  the  roads  surrounding  the  new  high  school.  Beyond  major  projects,  there  is  planned  road  maintenance,  vehicle  replacements  and  building  improvement. Operational impacts are on the side of long term maintenance of infrastructure and maintenance  of vehicles.   148 FY19 Capital Projects with Material Operational Impacts Most  capital  projects  have  some  sort  of  impact  on  ongoing  operational  costs.  FY19  has  some  areas  with  operational cost:  The larger infrastructure projects have an impact on our operational costs, which can include increased cost for maintenance, additional monitoring, and additional services such as more roads to plow with the street construction scheduled. The major wastewater projects discussed earlier will add maintenance time and monitoring.  The streets that will be constructed will affect the Street Maintenance fund’s operational  budgets  in  FY20  with  the  additional  snow  plowing  and  into  the  future  for  repairs  and maintenance. Expanding the vehicle fleet increases maintenance and gas expenditures. This budget year there are some vehicles and other mobile equipment replacements that will not have as big of impact as the new vehicles expanding the number in the fleet. We  are  not  constructing  any  major  building  in  this  budget  but  there  are  some  remodels  but  their operational impact is minimal since there is not additional need for cleaning and utilities.  This includes the Professional building remodel and the City Commission room. Included in the plan looking out towards the future: 2020 ‐ The outlook for the 2020 includes another sewer capacity‐expanding project that is dependent on the Davis  Lift Station being done in 2019. The Norton East Ranch Outfall Diversion WWIF38 is $3,320,000 and will need  financing at this point in the plan. There are again major roads funded through the Street Impact Fee Fund and  Arterial Collector fund a good portion is for building of the roads surrounding the new high school. Fire Station 1  is planned in this year; this will be an expansion and relocation of the current station. Along with these major  projects road maintenance, vehicle replacements and building improvements are in the plan as well.   2021 ‐ This includes a water fund major project for the Lyman Tank and Transmission Main Construction W88,  which will be funded through financing for $10million. Griffin 7th to Rouse SIF113 funded by Street Impact Fees  and Arterial collector funds is scheduled in FY21 for a project total of $3.7 million. This is also the $20 million  portion of the Law Justice Center is scheduled.   2022 ‐ The Indoor/Outdoor aquatics center is planned for FY22 and will be funded through bonds going to the  citizens for a vote. The Water fund has an over $6million projects, PRV Phase 2 ‐ Automation and Instrumentation  Upgrades W71 which will provide necessary water system maintenance work. Routine vehicle replacements, pipe  replacements and road maintenance is planned.  2023 ‐ Fowler connection (Huffine to Oak) SIF114 funded by Street Impact Fees and Arterial collector funds is  scheduled in FY23 for a project total of $7.5 million. Wastewater Impact Fees has a capacity project N Frontage  Rd Interceptor WWIF20 scheduled for just under $5.3 million. The relocation of Fire Station 2 is scheduled to align  with service needs as outlined in the adopted master plan.  149 FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 TOTAL  SCHEDULED  PROJECTS Arterial and Collector District 3,568,000$        1,633,000$     4,802,000$    ‐ $     5,250,000$      15,253,000$     Building Inspection Fund 216,681$      ‐ $          ‐ $          ‐ $    ‐ $       216,681$          Community Development 301,218$      301,218$        ‐ $           10,800$    ‐ $       613,236$          Fire Equipment & Capital Replacement 530,500$      606,000$        423,000$       170,500$        176,750$         1,906,750$       Fire Impact Fee ‐$        ‐ $          ‐ $          ‐ $    ‐ $      ‐ $             Forestry 140,000$      118,000$        ‐ $           145,000$        ‐ $       403,000$          General Fund 12,656,576$      12,656,576$   8,522,277$    21,669,560$   19,154,300$    74,659,289$     Library Depreciation 70,000$        32,000$          75,000$         ‐ $    ‐ $       177,000$          Parking 112,031$      112,031$        330,000$       310,000$        30,000$      894,062$          Solid Waste Collection & Recycling 730,000$      200,000$        560,000$       338,000$        250,000$         2,078,000$       Storm Water Utility 650,000$      650,000$        650,000$       650,000$        650,000$         3,250,000$       Street & Curb Reconstructions 284,011$      744,284$        642,856$       884,042$        4,349,886$      6,905,079$       Street Impact Fee 7,701,245$        6,373,000$     6,876,000$    5,700,000$     250,000$         26,900,245$     Street Maintenance District 2,501,500$        3,233,000$     2,465,500$   2,375,789$     1,985,000$      12,560,789$     Vehicle Maintenance ‐$        ‐ $          ‐ $          ‐ $    ‐ $      ‐ $             Wastewater Fund 1,812,500$        3,412,500$     2,022,500$    1,732,500$     1,652,500$      10,632,500$     Wastewater Impact Fee 1,440,000$        8,625,000$     4,424,797$    721,757$        721,757$         15,933,311$     Water Fund 2,808,400$        4,882,557$     3,435,749$    15,550,625$   10,404,731$    37,082,062$     Water Impact Fee 3,190,000$        1,343,010$     5,945,729$    9,255,000$     1,905,000$      21,638,739$     Total 38,712,662$      44,922,176$   41,175,408$  59,513,573$   46,779,924$    231,103,743$   Scheduled Projects 150 FY19 Capital Project Listing CIP PROJECT FUND PROJECT  NUMBER PROJECT NAME FY19 Arterial & Collector Streets A&C004 Oak & 7th Restriping $60,000 Arterial & Collector Streets SIF109 Oak (Rouse through Cannery District) ‐ Construction*$133,000 Arterial & Collector Streets SIF058 Oak & N 27th (Intersection Improvements) ‐ Design & Construction $200,000 Arterial & Collector Streets SIF108 S 3rd and Graf (Intersection Improvements) ‐ Construction $300,000 Arterial & Collector Streets SIF121 Baxter & Davis (Intersection Improvements) ‐ Roundabout Construction $500,000 Arterial & Collector Streets SIF062 Durston (Fowler to Ferguson) ‐ Construction $760,000 Arterial & Collector Streets SIF085 Baxter (7th to 19th) ‐ Construction $1,500,000 Arterial & Collector Streets Total $3,453,000 Building Inspection New New Position Vehicle $35,000 Building Inspection GF199 PROFESSIONAL BUILDING RECONFIGURATION ‐ Phase 2 $216,681 Building Inspection Total $251,681 Community Development CD05 Copier Replacement $35,000 Community Development GF199 PROFESSIONAL BUILDING RECONFIGURATION ‐ Phase 2 $266,218 Community Development Total $301,218 Fire Equip & Capital Replacement FE12 Personal Protective Equipment $36,000 Fire Equip & Capital Replacement FE14 Structural Collapse Equipme nt $70,000 Fire Equip & Capital Replacement FE06 Radio Replacement Program $250,000 Fire Equip & Capital Replacement FE13 Station Alerting System $250,000 Fire Equip & Capital Replacement Total $606,000 Gas Tax STR75 Annual Pedestrian Ramp Replacement Program $25,000 Gas Tax Curb, Gutter and Sidewalk replacement $50,000 Gas Tax Thermoplastic Lane Marking Projects $25,000 Gas Tax STR72‐19 Street Improvements ‐ Maintenance & Rehabilitati on (Chip Seal) ‐ FY19 $827,000 Gas Tax Total $927,000 General Fund New M&E: Office Equipment & Furniture new positions(1530,2010)$7,000 General Fund GF282 City Hall Vehcile lease Plug‐in Electric Hybrid $9,000 General Fund GF292 PATROL CAR AUXILIARY EQUIPMENT $15,000 General Fund GF010 CEMETERY MOWER REPLACEMENTS $16,000 General Fund GF298 SWIM CENTER – BARRIER WALL IN PUMP ROOM $22,000 General Fund GF275 Fiber Optic Conduit and Vaults $30,000 General Fund GF287 Learning Management System $25,000 General Fund GF297 SWIM CENTER ROOF REPLACEMENT $26,000 General Fund GF195 TURF SWEEPER $32,000 General Fund GF199 PROFESSIONAL BUILDING RECONFIGURATION ‐ Phase 2 $37,031 General Fund GF080 REMOTE CLOSET SWITCHES, ROUTER AND WIRELESS AP REPLACEMENT $45,000 General Fund GF229 ISCSI STORAGE REPLACEMENT $45,000 General Fund GF116 CEMETERY VEHICLE REPLACEMENTS $50,000 General Fund GF241 Replacement of City Hall AC Condensing Unit – Roof Top $50,000 General Fund GF115 PARK VEHICLE REPLACEMENTS $50,000 General Fund GF270 Snow Plowing Vehicle $65,000 General Fund GF295 SWIM CENTER UV SYSTEM REPLACEMENT $68,500 General Fund GF283 Commission Room Technology Upgrade $80,000 General Fund GF268 Southwest Montana Veteran's Cemetery $88,000 151 CIP PROJECT FUND PROJECT  NUMBER PROJECT NAME FY19 General Fund GF034 LARGE DECK MOWER $70,000 General Fund GF205 PROST PLAN UPDATE $109,000 General Fund GF053 PATROL VEHICLE REPLACEMENT $62,000 General Fund GF199 PROFESSIONAL BUILDING RECONFIGURATION ‐ Phase 2 $136,186 General Fund GF166 PORTABLE AND MOBILE RADIO REPLACEMENTS $295,000 General Fund GF304 City Hall Commission Room Expansion/Remodel $200,000 General Fund GF231 CEMETERY IRRIGATION PROJECT $200,000 General Fund Total $1,832,717 Impact Fees Streets SIF109 Oak (Rouse through Cannery District) ‐ Construction $133,000 Impact Fees Streets SIF139 Oak (Flanders Mill to Ryun Sun Way) ‐ Design $150,000 Impact Fees Streets SIF140 Oak (Cottonwood to Flanders Mill) ‐ De sign $180,000 Impact Fees Streets SIF001 Annual Right Of Way Acquisition $250,000 Impact Fees Streets SIF137 Cottonwood (Durston to Oak) ‐ Design $250,000 Impact Fees Streets SIF141 Cottonwood Road, Oak to Baxter ‐ Design $250,000 Impact Fees Streets SIF133 Griffin (7th to Rouse) ‐ Design $400,000 Impact Fees Streets SIF062 Durston (Fowler to Ferguson) ‐ Construction $760,000 Impact Fees Streets SIF058 Oak & N 27th (Intersection Improvements) ‐ Design & Construction $800,000 Impact Fees Streets SIF108 S 3rd and Graf (Intersection Improvements) ‐ Construction $1,200,000 Impact Fees Streets SIF121 Baxter & Davis (Intersection Improveme nts) ‐ Roundabout Construction $2,000,000 Impact Fees Streets Total $6,373,000 Impact Fees Wastewater WWIF36 Baxter Creek Basin ‐ Cottonwood Road 18" Sanitary Sewer Extension $640,000 Impact Fees Wastewater WWIF11 Front Street Interceptor $2,185,000 Impact Fees Wastewater WWIF24 Davis Lane (Lift Station)$5,800,000 Impact Fees Wastewater Total $8,625,000 Impact Fees Water WIF46 Water Main Oversizing, Oak St and Ryun Sun Way $107,000 Impact Fees Water WIF21 S 11th 12" water main extension $136,010 Impact Fees Water WIF33 Groundwater Well Field and Transmission Main Design $500,000 Impact Fees Water WIF14 Loan Debt Service ‐ WTP 5.3MG Concrete Water Storage Reservoir $600,000 Impact Fees Water WIF21 11th and 12' water main extension $136,010 Impact Fees Water WIF46 Water Main Oversizing‐ Oak $107,000 Impact Fees Water Total $1,586,020 Parking Fund P020 Parking Vehicle Leases $10,000 Parking Fund P004 Surface Parking Lot Hardware & Software Systems $15,000 Parking Fund P014 Parking Garage Crack Maintenance and Repair $20,000 Parking Fund P024 Electric Vehicle Charging Station $30,000 Parking Fund GF199 PROFESSIONAL BUILDING RECONFIGURATION ‐ Phase 2 $37,031 Parking Fund Total $112,031 Public Works Admin GIS06 GPS System Replacement $17,500 Public Works Admin GIS08 Large Format Plotter ‐ Replacement $20,000 Public Works Admin GIS12 FME Server $20,000 Public Works Admin GIS11 GIS Computer Replacments $49,048 Public Works Admin Total $106,548 Solid Waste Fund SW46 Grapple Truck (Shared w/ Tree Maint)$100,000 Solid Waste Fund Total $100,000 Solid Waste/ Landfill Fund Software maint.$61,417 Solid Waste/ Landfill Fund Total $61,417 152 CIP PROJECT FUND PROJECT  NUMBER PROJECT NAME FY19 Stormwater Fund STRM54 Admin Staff Vehicle $35,000 Stormwater Fund STRM13 Annual Pipe Rehabilitation and Drainage Projects $50,000 Stormwater Fund STRM36 Boulevard Infiltration Structures ‐ Downtown Stormwater Treatment Phase 2 $50,000 Stormwater Fund STRM51 Pipe Replacement – N. 4th (W. Cottonwood to W. Peach)$50,000 Stormwater Fund STRM48 Annual Inlet Replacement Program $100,000 Stormwater Fund STRM39 Mechanical Separation Units ‐ Downtown Stormwater Treatment Phase 2 $350,000 Stormwater Fund Total $635,000 Street & Curb Reconstruction Fund SCR01 Annual Curb Replacement & Concrete Repair Program $60,000 Street & Curb Reconstruction Fund SCR20 W Lincoln (Grand to Wilson) ‐ Design and Construction $224,011 Street & Curb Reconstruction Fund Total $284,011 Street Maintenance Fund STR50 Plows $12,000 Street Maintenance Fund STR76 Downtown Bozeman Creek Culvert Assessment $15,000 Street Maintenance Fund STR01 Replace #1539 ‐ 2WD 1990 Ford Ranger $16,000 Street Maintenance Fund PW05 Public Works Shops Master Plan $20,000 Street Maintenance Fund STR20 Annual Bike Path Improvements $25,000 Street Maintenance Fund STR49 Sanders $27,000 Street Maintenance Fund STR83 N. 27th Median Landscaping and Irrigation from Oak to Baxter $40,000 Street Maintenance Fund STR01 Replace #2749 ‐ 1997 Ford 1 Ton Manual Transmission F350 $45,000 Street Maintenance Fund STR80 Utility Terrain Vehicle $55,000 Street Maintenance Fund STR77 Oak and 7th Intersection Upgrade $60,000 Street Maintenance Fund STR82 Lease Motor Grader (170,00 to 35K to lease)$35,000 Street Maintenance Fund STR79 Sign Making Machine $60,000 Street Maintenance Fund STR75 Annual Pedestrian Ramp Replacement Program $100,000 Street Maintenance Fund STR89 Spray Patch Truck $250,000 Street Maintenance Fund STR71‐19 Street Improvements ‐ Maintenance & Rehabilitation (Mill & Overlay) ‐ FY19 $554,500 Street Maintenance Fund $1,314,500 Tree Maintenance District FOR11 LOG LOADER & TRUCK (Shared w/ Sol id Waste)$120,000 Tree Maintenance District FOR10 Stump Grinnder ($24,000 from FY18)$26,000 Tree Maintenance District Total $146,000 Wastewater Fund PW05 Public Works Shops Master Plan $20,000 Wastewater Fund WW07 Annual Wastewater Pipe Replacement Program ‐ Design $22,500 Wastewater Fund WW86 Steerable sewer TV tractor $25,000 Wastewater Fund WW87 Sewer Flow Meters $35,000 Wastewater Fund WW70 WRF Facility Engineering & Optimization $50,000 Wastewater Fund WW58 Chip Seal and Topcoat WRF Asphalt $55,000 Wastewater Fund WW69 WRF Facility R&R $75,000 Wastewater Fund WW89 HVAC heat loop optimization $250,000 Wastewater Fund WW39 Resurface and Repaint Clarifiers $320,000 Wastewater Fund WW08‐19 Wastewater Pipe Replacement Program ‐ Construction in 2019 $1,000,000 Wastewater Fund WW49 Roll‐Off Storage Building Construction & Possible 2nd Screw Press Enclosure $1,500,000 Wastewater Fund Total $3,352,500 153 CIP PROJECT FUND PROJECT  NUMBER PROJECT NAME FY19 Water Fund W66 Meters, Transducers & Communications (Replacement Scada Radio & Strap On  Flow Meter)$10,000 Water Fund W57 WTP Facility Engineering & Optimization $20,000 Water Fund W03 Annual Water Pipe Replacement Program ‐ Design $22,500 Water Fund W86 Sourdough Diversion cleanout $25,000 Water Fund WC02 Meter Software Subscription $36,000 Water Fund WC03 Municipal Watershed Data Collection $50,000 Water Fund W58 Module Replace Fund $50,000 Water Fund W78 Hilltop Tank Inspection and Mixing System $130,000 Water Fund W75 Lead Service Line Replacement $200,000 Water Fund W85 South University District 12" Water Main $296,509 Water Fund W87 Lyman Tank and Transmission Main Design $500,000 Water Fund W04‐19 Water Pipe Replacement Program ‐ Construction in 2019 $1,200,000 Water Fund W72 PRV Phase 1 ‐ Mechanical and Structural Upgrades $1,750,000 Water Fund GIS15 GIS Field Vehicle Replacement $26,000 Water Fund Total $4,316,009 $34,383,652Total 154 155 Appendix A: Statistical Information Statistical Information Consumer Price Index The City uses the Consumer Price Index as a general gauge of price inflation this includes all Items, Unadjusted,  Urban Consumers (CPI‐U). The City’s living wage ordinance bases increases on CPI‐U for Western States.    Source:  Bureau of Labor Statistics, US Department of Labor   Year Ending  December,CPI‐U % Change 2007 210 4.10% 2008 210.2 0.10% 2009 216 2.70% 2010 219.2 1.50% 2011 225.7 3.00% 2012 229.6 1.70% 2013 233 1.50% 2014 234.8 0.80% 2015 236.5 0.70% 2016 241.4 2.10% 2017 246.5 2.11% United State CPI ANNUAL CPI‐U  Western % Change 2007 212.2 3.20% 2008 219.6 3.50% 2009 218.8 ‐0.40% 2010 221.2 1.10% 2011 227.5 2.90% 2012 232.4 2.20% 2013 236.1 1.60% 2014 239.1 1.30% 2015 243.0 1.60% 2016 247.7 1.90% 2017 257.3 3.88% Western States CPI 156 Population Bozeman’s population has been growing steadily since 2000.  The rate of population has shown an larger increase  the last three years.  The Bozeman Population has median age that has held steady at 27 and has a high percentage  of residents holding a bachelor’s degree or higher at 56%. Source:  US Census Bureau:  People QuickFacts                   Bozeman Montana Bozeman as %   of Montana  Data Population: 2016 estimate 45,250 1,032,949 4.38% Population: 2010 (April 1) estimates base 37,282 989,417 3.77% Population: Percent change 4/01/10 to 7/01/16 21.40% 4.40% Population: 2010 census 37,280 989,415 3.77% Fiscal Yr Estimated  Population Bozeman's  Estimated Annual  % Change in  Population Accumulated %  Growth Since  2007 2007 34,832   4.50%0.00% 2008 35,944   3.19%7.69% 2009 36,933   2.75% 10.44% 2010 37,280   0.94% 11.38% 2011 37,314   0.09% 11.47% 2012 38,116   2.15% 13.62% 2013 38,753   1.67% 15.30% 2014 38,860   0.28% 15.57% 2015 41,660   7.21% 22.78% 2016 43,405   4.19% 26.97% 2017 45,250   4.25% 31.22% Year % Change in  Population Per capita  Income Median Age % Residents w/  Bachelors K‐12 enrollment Unemployment  rate 2007 4.5% 21,581$              26.5 49.5% 5,356    2.2% 2008 3.1%23,387$             27.2 53.7% 5,432    2.7% 2009 2.7%26,313$             27.0 52.7% 5,463    4.6% 2010 0.9%25,909$             26.0 50.6% 5,509    5.8% 2011 0.1%25,611$             27.2 50.1% 5,679    5.6% 2012 2.1%24,709$             27.2 53.9% 5,810    5.2% 2013 1.6%25,608$             27.1 55.4% 5,994    4.3% 2014 0.3%26,427$             26.8 53.3% 6,216    3.5% 2015 6.7%26,335$             27.3 53.6% 6,294    2.9% 2016 4.0%26,350$             27.5 54.4% 6,533    2.8% 2017 4.1%26,506$             27.7 56.5% 6,770    2.8% 157 Business: Private Employers:  The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest private  employers within the City’s boundaries (2017 data).  Public Employers: The Montana Department of Labor and Industry reports the following largest public  employers within the City’s boundaries, one of which is the City.  Private Employers Size Bozeman Deaconess Hospital  1,000+ Employees Oracle America 250 to 499 Employees Town Pump Convenience Stores 251 to 499 Employees Wal Mart 252 to 499 Employees Albertson's 100 to 249 Employees Barnard Construction 101 to 249 Employees Best Western Gran Tree Inn 102 to 249 Employees Bridger Bowl 103 to 249 Employees Community Food Co‐Op 104 to 249 Employees Costco 105 to 249 Employees First Student 106 to 249 Employees JC Billion 107 to 249 Employees Kenyon Noble Lumber & Hardware 108 to 249 Employees Korman Marketing Group 109 to 249 Employees Martel Construction 110 to 249 Employees McDonalds 111 to 249 Employees Murdoch's Ranch & Home Supply 112 to 249 Employees Ressler Motor 113 to 249 Employees Rosauers Super Markets 114 to 249 Employees Target 115 to 249 Employees Town & Country Foods 116 to 249 Employees Zoot Enterprises 117 to 249 Employees Public Employers Size Montana State University  1,000+ Employees School District #7  1,000+ Employees Belgrade School District 500 to 999 Employees City of Bozeman 250 to 499 Employees Department of Agriculture 251 to 499 Employees Gallatin County 252 to 499 Employees 158 Principal Tax Payers:    The annual certified valuation of taxable real and personal property is completed by the Montana Department of  Revenue and transmitted to the City each August.  For fall of 2017, the top taxpayers within the City were as  follows.   These ten taxpayers comprised a total of 9.4% of our property tax base.   City Staffing Per Capita Tax Payer Assessed  Value % of Total Northwestern Energy ‐  Transmission & Distribution 4,203,090        4.68% Centurylink, Inc. (Qwest)736,068           0.82% Bresnan Communications 708,027           0.79% Verizon Wireless 495,140           0.55% Harry Daum ‐ Gallatin Mall 444,051           0.49% Stone Ridge Partners LLC 417,262           0.46% Mitchell Development & Investment 386,775           0.43% First Security Bank 361,858           0.40% J & D Family Limited Partnership 345,613           0.39% Bridger Peaks Holding LLC 343,028           0.38% 159     City Water, Sewer and Stormwater rate history Fiscal Year Water Rates Wastewater Rates  Storm Water  Rates  1998 3.00% 3.00%   1999 7.00% 28.00%   2000 3.00%      ‐   2001 7.00% 3.00%   2003 6.00%      ‐   2005 10.00% 15.00%   2006 10.00% 10.00%   2007      ‐ 5.00%   2008      ‐ 9.00%   2009 3.20% 10.20%   2010 3.20% 10.20%   2011 4.50% 6%   2012 4.50% 6% Utility Created  2013 3.00% 3.00% 4.00%  2014 0% 3.00% 4.00%  2015 0% 3.00%  Restructuring –  2015  2016 2.50% 3.00%  Restructuring –  2016  2017 2.50% 3.00%  ‐   2018 2.00% 2.00%  ‐   2019 TBD TBD      ‐      Debt Limits 2013 2014 2015 2016 2017 Debt limit*76,450,000 84,657,000 84,500,000 142,464,717 147,500,000 Total net debt applicable to limit (3,643,823)$ (12,771,396)$ (15,356,726)$ (16,454,841)$ (18,613,264)$ Legal debt margin 72,806,177$ 71,885,604$ 69,143,274$ 126,009,876$ 128,886,736$ Total net debt applicable to the limit 4.8% 15.1% 18.2%11.6%12.6% as a percentage of debt limit Fiscal Years 160 161 Appendix B: Budget and Financial Policies The overall goal of the City's financial policies is to establish and maintain effective management of the City's  financial resources.  Formal policy statements and major objectives provide the foundation for achieving this goal.  Accordingly, this section outlines the policies used in guiding the preparation and management of the City's overall  budget and the major objectives to be accomplished.  In addition, the rationale, which led to the establishment  of the fiscal policy statements, is also identified.       Budget Development & Administration  1. A comprehensive annual budget will be prepared for all funds expended by the City. State law provides that "no money shall be drawn from the treasury of the municipality nor shall any obligation  for the expenditure of money be incurred except pursuant to the appropriation made by the commission."   Inclusion of all funds in the budget enables the commission, the administration, and the public to consider all  financial aspects of city government when preparing, modifying, and monitoring the budget, rather than deal with  the City's finances on a "piece meal" basis.  2. The budget will be prepared in such a manner as to facilitate its understanding by citizens and elected officials. One of the stated purposes of the budget is to present a picture of the City government operations and intentions  for the year to the citizens of Bozeman.  Presenting a budget document that is understandable to the citizens  furthers the goal of effectively communicating local government finance issues to both elected officials and the  public.   3. Budgetary emphasis will focus on providing those basic municipal services which provide the maximum level of services, to the most citizens, in the most cost effective manner, with due consideration being given to all costs‐‐economic, fiscal, and social. Adherence to this basic philosophy provides the citizens of Bozeman assurance that its government and elected  officials are responsive to the basic needs of the citizens and that its government is operated in an economical  and efficient manner.   4. The budget will provide for adequate maintenance of capital, plant, and equipment and for their orderly replacement. All governments experience prosperous times as well as periods of economic decline.  In periods of economic  decline,  proper  maintenance  and replacement  of  capital,  plant, and  equipment  is  generally  postponed  or  eliminated as a first means of balancing the budget.  Recognition of the need for adequate maintenance and  replacement of capital, plant, and equipment, regardless of the economic conditions, will assist in maintaining the  government's equipment and infrastructure in good operating condition.  5. The City will avoid budgetary practices that balance current expenditures at the expense of meeting future years' expenses. 162 Budgetary practices such as postponing capital expenditures, accruing future years' revenues, or rolling over  short‐term debt are budgetary practices which can solve short‐term financial problems; however, they can create  much larger financial problems for future administrations and commissions.  Avoidance of these budgetary  practices will assure citizens that current problems are not simply being delayed to a future year.  6. The City will give highest priority in the use of one‐time revenues to the funding of capital assets or other non‐recurring expenditures. Utilizing one‐time revenues to fund on‐going expenditures results in incurring annual expenditure obligations  which may be unfunded in future years.  Using one‐time revenues to fund capital assets or other non‐recurring  expenditures better enables future administrations and commissions to cope with the financial problems when  these revenue sources are discontinued, since these types of expenditures can more easily be eliminated.  7. The City will maintain a budgetary control system to help it adhere to the established budget. The budget passed by the Commission establishes the legal spending limits for the City.  A budgetary control  system is essential in order to insure legal compliance with the City's budget.    8. The City will exercise budgetary control (maximum spending authority) through City Commission approval of appropriation authority for each appropriated budget unit. Exercising budgetary control for each appropriated budget unit satisfies requirements of State law.  It also assists  the commission in monitoring current year operations and acts as an early warning mechanism when departments  deviate in any substantive way from the original budget.   9. Reports comparing actual revenues and expenditures to budgeted amounts will be prepared monthly. The City's budget is ineffective without a system to regularly monitor actual spending and revenue collections  with those anticipated at the beginning of the year.  Monthly r eports comparing actual revenues and expenditures  to budget amounts provide the mechanism for the Commission and the administration to regularly monitor  compliance with the adopted budget.   Revenue Collection  1. The City will seek to maintain a diversified and stable revenue base. A city dependent upon a few volatile revenue sources is frequently forced to suddenly adjust tax rates or alter  expenditure levels to coincide with revenue collections.  Establishment of a diversified and stable revenue base,  however, serves to protect the City from short‐term fluctuations in any one major revenue source.    2. The City will estimate revenues in a realistic and conservative manner. Aggressive revenue estimates significantly increase the chances of budgetary shortfalls occurring during the year‐ ‐resulting  in  either  deficit  spending  or  required  spending  reductions.    Realistic  and  conservative  revenue  estimates, on the other hand, will serve to minimize the adverse impact of revenue shortfalls and will also reduce  the need for mid‐year spending reductions.     163 3. The City will pursue an aggressive policy of collecting revenues. An aggressive policy of collecting revenues will help to ensure the City's revenue estimates are met, all taxpayers  are treated fairly and consistently, and delinquencies are kept to a minimum.  4. The City will aggressively pursue opportunities for Federal or State grant funding. An aggressive policy of pursuing opportunities for federal or state grant funding provides citizens assurance that  the City is striving to obtain all state and federal funds to which it is entitled, thereby reducing dependence on  local taxpayers for the support of local public services.  5. User fees and charges will be used, as opposed to general taxes, when distinct beneficiary populations or interest groups can be identified. User fees and charges are preferable to general taxes because user charges can provide clear demand signals  which assist in determining what services to offer, their quantity, and their quality.  User charges are also more  equitable, since only those who use the service must pay‐‐thereby eliminating the subsidy provided by nonusers  to users, which is inherent in general tax financing.   6. User fees will be collected only if it is cost‐effective and administratively feasible to do so. User fees are often times costly to administer.  Prior to estab lishing user fees, the costs to establish and administer  the fees will be considered in order to provide assurance that the city's collection mechanisms are being operated  in an efficient manner.    Expenditures and Payments  1. On‐going expenditures will be limited to levels which can be supported by current revenues. Utilization of reserves to fund on‐going expenditures will produce a balanced budget; however, this practice will  eventually cause severe financial problems.  Once reserve levels are depleted, the City would face elimination of  on‐going costs in order to balance the budget.  Therefore, the funding of on‐going expenditures will be limited to  current revenues.  2. Minor capital projects or recurring capital projects, which primarily benefit current residents, will be financed from current revenues. Minor capital projects or recurring capital projects represent relatively small costs of an on‐going nature, and  therefore, should be financed with current revenues rather than utilizing debt financing.  This policy also reflects  the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.   3. Major capital projects, which benefit future as well as current residents, will be financed with current revenues as well as other financing sources (e.g. debt financing). This policy reflects the view that those who benefit from a capital project should pay for the project.  164 4. Major capital projects, which benefit future residents, will be financed with other financing sources (e.g. debt financing). Major capital projects represent large expenditures of a non‐recurring nature which primarily benefit future  residents.  Debt financing provides a means of generating sufficient funds to pay for the costs of major projects.  Debt financing also enables the costs of the project to be supported by those who benefit from the project, since  debt service payments will be funded through charges to future residents.   5. Construction projects and capital purchases of $10,000 or more will be included in the Capital Improvement Plan (CIP); minor capital outlays of less than $10,000 will be included in the regular operating budget. The Capital Improvement Plan (CIP) differentiates the financing of high cost long‐lived physical improvements  from low cost "consumable" equipment items contained in the operating budget.  CIP items may be funded  through debt financing or current revenues while operating budget items are annual or routine in nature and  should only be financed from current revenues.  6. Spending Policy: The City will spend its resources in the following order.  Resources will be categorized according to Generally  Accepted Accounting Principles (GAAP) for state and local governments, with the following general definitions:    Restricted ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as grantors, bondholders, and higher levels of government) through constitutional provisions or by enabling legislation. Committed  ‐‐  Amounts  constrained  to  specific  purposes  by  the  City  Commission;  to  be  reported  as committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission takes action to remove or change the constraint. Assigned  ‐‐  Amounts  the  City  intends  to  use  for  a  specific  purpose;  intent  can  be  expressed  by  the Commission  or  by  an  official  or  body  to  which  the  Commission  delegates  the  authority.    The  City Commission delegates this authority to the City Manager. Unassigned ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported only in the General Fund. When both restricted and unrestricted resources are available, spending will occur in the following order, for the  identified fund types:  Fund Type Order of Spending  General Fund 1. Restricted 2. Committed 3. Assigned 4. Unassigned The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in the General Fund.    Special Revenue  Funds  1. Restricted 2.Committed 165 Fund Type Order of Spending  3. Assigned The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Special Revenue Funds.  Debt Service Funds 1. Assigned 2. Committed 3. Restricted The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Debt Service Funds.  Capital Projects  Funds  1. Restricted 2.Committed 3. Assigned The City Commission and the City Manager, individually, have the authority to  express assignments in Capital Project Funds.   Debt Administration  1. The City will limit long‐term debt to capital improvements, which cannot be financed from current revenues. Incurring long‐term debt serves to obligate future taxpayers.  Excess reliance on long‐term debt can cause debt  levels to reach or exceed the government's ability to pay.  Therefore, conscientious use of long‐term debt will  provide assurance that future residents will be able service the debt obligations left by former residents.  2. The City will repay borrowed funds, used for capital projects, within a period not to exceed the expected useful life of the project. This policy reflects the view that those residents who benefit from a project should pay for the project.  Adherence  to this policy will also help prevent the government from over‐extending itself with regard to the incurrence of  future debt.     3. The City will not use long‐term debt for financing current operations. This policy reflects the view that those residents who benefit from a service should pay for the service.  Utilization of  long‐term debt to support current operations would result in future residents supporting services provided to current  residents.         4. The City of Bozeman will adhere to a policy of full public disclosure with regard to the issuance of debt. Full public disclosure with regard to the issuance of debt provides assurance that the incurrence of debt, for which  the public is responsible, is based upon a genuine need and is consistent with underwriters’ guidelines.   Reserves and Fund Balances  1. Reserves and Fund Balances will be properly designated into the following categories: 166 Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such as inventory) or are required to be maintained intact (such as the corpus of an endowment fund). Restricted fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their providers (such as grantors, bondholders, and higher levels of government) through constitutional provisions or by enabling legislation. Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by the City Commission; to be reported as committed, amounts cannot be used for any other purpose unless the City Commission takes action to remove or change the constraint. Assigned fund balance ‐‐ Amounts the City intends to use for a specific purpose; intent can be expressed by the Commission or by an official or body to which the Commission delegates the authority. Unassigned fund balance ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these amounts are reported only in the General Fund. 2. A minimum level of General Fund reserve equal to 16.67% of annual revenues will be maintained by the City. This reserve is committed to be used for:  cash flow purposes, accrued employee payroll benefits which are not shown as a liability, unanticipated equipment acquisition and replacement, and to enable the city to meet unexpected expenditure demands or revenue shortfalls. Property taxes represent the City's primary source of general fund revenue.  Property taxes are collected in  November and May of each fiscal year.  Since the City's fiscal year begins on July 1st, the City must maintain an  adequate cash balance in order to meet its expenditure obligations between July 1st and the commencement of  the collection of property taxes in November.    Accrued employee payroll benefits represent a bona fide obligation of the City.  The City will maintain sufficient  reserves to meet its annual expenditure obligations.   The City recognizes the need to maintain adequate equipment in order to carry out required public services.   Equipment acquisition and replacement represent on‐going costs of a relatively minor nature, as compared to  major  capital  purchases.    We  plan  for  equipment  replacement  within  our  Capital  Improvement  Program.   However, unforeseen equipment problems will arise.  The reserve will provide resources for the immediate,  unanticipated replacement of critical equipment.   The  City  is  subject  to  revenue shortfalls and unexpected  expenditure  demands  during  the  fiscal  year.    An  undesignated General Fund reserve will be maintained to be able to offset these revenue shortfalls or meet  unexpected demands occurring during the year, without suddenly adjusting tax rates or reducing expenditures.   Financial Reporting & Accounting  1. The City will manage and account for its financial activity in accordance with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), as set forth by the Governmental Accounting Standards Board (GASB). GASB is recognized as the authority with respect to governmental accounting.  Managing the City's finances in  accordance with GAAP and in accordance with the rules set forth by GASB provides Bozeman citizens assurance  that their public funds are being accounted for in a proper manner.         167 2. The City will maintain its accounting records for general governmental operations on a modified accrual basis, with revenues recorded when available and measurable, and expenditures recorded when services or goods are received and liabilities incurred.  Accounting records for proprietary fund types and similar trust funds will be maintained on an accrual basis, with all revenues recorded when earned and expenses recorded at the time liabilities are incurred, without regard to receipt or payment of cash. Adherence to this policy will enable the City to prepare its financial statements in accordance with GAAP as set  forth by the GASB.         3. The City of Bozeman will prepare a Comprehensive Annual Financial Report (CAFR) in conformity with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).  The report will be made available to the general public.  The CAFR shall be prepared in accordance with the standards establi shed by the GFOA for the Certificate of Achievement for Excellence in Financial Reporting Program The  Certificate  of  Achievement  represents  a  significant  accomplishment  for  a  government  and  its  financial  management.    The  program  encourages  governments  to  prepare  and  publish  an  easily  readable  and  understandable  comprehensive  annual  financial  report  covering  all  funds  and  financial  transactions  of  the  government during the year.  The CAFR provides users with a wide variety of information useful in evaluating the  financial condition of a government.  The program also encourages continued improvement in the City's financial  reporting practices.        4. The City will ensure the conduct of timely, effective, and annual audit coverage of all financial records in compliance the local, state, and federal law. Audits of the City's financial records provide the public assurance that its funds are being expended in accordance  with Local, State, and Federal law and in accordance with GAAP.  Audits also provide management and the  Commission  with  suggestions  for  imp r o v e m e n t  i n  i t s  f i n a n c i a l  o perations  from  independent  experts  in  the  accounting field.        5. The City of Bozeman will maintain a policy of full and open public disclosure of all financial activity. Full and open public disclosure of all financial activity provides the public with assurance that its elected officials  and administrators communicate fully all financial matters affecting the public.   6. The modified accrual basis of accounting and budgeting is used for the governmental funds.  Under the modified accrual basis of accounting, revenues are recorded when susceptible to accrual, i.e., both measurable and available.  Available means collectible within the current period or soon enough thereafter to be used to pay liabilities of the current period.  Expenditures are recorded when the related liability is incurred.  Employee compensated absences and principal and interest on long‐term debt expenditures are recorded when due in the current period.  The accrual basis of accounting is used for proprietary funds.  Under this method, revenues are recorded when earned and expenses are recorded when the related liability is incurred.  For budget preparation and presentation, the proprietary funds’ expenses are converted to expenditures and follow the same budget format as the government fund types.  Capital outlays in the enterprise funds are presented as expenses for budget basis, but are recorded as assets along with associated depreciation expense on the GAAP 168 basis.  Debt service principal payments in the enterprise funds are accounted for as expenses for budget  purposes, but are reported as reduction of long‐term debt liability on the GAAP basis.  Recording  capital  outlays  as  expenditures  and  principal  payments  on  long‐term  debt  for  budget  purposes,  presents a clearer picture of the City’s financial operations, is easier to administer for cash flow purposes, and is  easier for the lay person to understand.  169 Appendix C: Long Range Financial Planning 5‐year Financial Plans: Each year, the City also prepares and maintains financial plans for the current year  and the ensuing 5 years for the following funds:  Street Maintenance Fund Arterial & Collector Fund Tree Maintenance Fund Stormwater Fund Solid Waste Fund In prior years the Water Fund and Wastewater fund were included in long range planning but for FY19 a  rate study is being performed that will analyze the next five years of the fund to be presented in early fall  for rates setting in October.    These plans are developed as a part of the annual budget process and are based on current and future  estimates of staffing levels, estimated increases in operating costs such as supplies, fuel, and chemicals,  a n d  a p p r o v e d  t h e  c a p i t a l  p l a n s .   T h e  p l a n s  p r o j e c t  r e v e n u e  r e q uirements,  expenditure  levels,  and  estimated reserve levels for each of the five years.    STREET MAINTENANCE:  The Street Maintenance long‐term plan contuse to show increases in assessment to meet the needs of  the capital plan.    ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000 Street Maintenance Fund Financial Trends and  Projections Revenue Expenditures 170 ARTERIAL AND COLLECTOR  The assessment is predicted to stay at the FY19 rate and need slight increases of 2% to fund the capital  program. This fund also relies on the gas tax remaining at current levels as well.  TREE MAINTENANCE FUND  The Tree maintenance fund needs to continue to build a fund balance to be able to address capital needs  and emergency funds.   (1,000,000)  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000 Budget FY18 Budget FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 Arterial & Collector Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance ‐ Projected  ‐  100,000  200,000  300,000  400,000  500,000  600,000  700,000  800,000  900,000  1,000,000 Budget FY18 Budget FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 Tree Maintenance Fund Projection Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance ‐ Projected 171 STORM WATER F UND  Projected with 2% growth assumption and increases in rates starting in FY21 with 2% and up to 3% in FY23  SOLID WASTE FUND  Solid Waste has competition so pricing needs to be able to adjust. Healthy fund balance is key to be able  to respond to the market and to replace capital equipment. The Solid Waste fund is only looking at  minimal rate increase but a rate study will be coming for FY20.    ‐  200,000  400,000  600,000  800,000  1,000,000  1,200,000  1,400,000  1,600,000  1,800,000 Budget FY18 Budget FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 Storm Water Fund Projections Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenditures: Ending Fund Balance ‐ Projected  $‐  $1,000,000  $2,000,000  $3,000,000  $4,000,000  $5,000,000  $6,000,000 Budget FY18 Budget FY19 FY20 FY21 FY22 FY23 Solid Waste Projections Total Estimated Revenues:Total Proposed Expenses:Ending Balance 172 173 Appendix D: Glossary of Key Terms ACCRUAL BASIS   A basis of accounting in which transactions are recognized at the  t i m e   t h e y   a r e   i n c u r r e d ,   a s   o p p o s e d   t o   w h e n   c a s h   i s   r e c e i v e d  or     s p e n t .   AMERICAN RECOVERY  Federal legislation signed in early 2009.  Commonly referred to as  & REINVESTMENT ACT the “Stimulus Bill” or “stimulus.”  (ARRA)   APPROPRIATION   Legal authorization granted by City Commission to make expenditures and incur  o b l i g a t i o n s .   ARRA See “American Recovery & Reinvestment Act”  ASSESSED VALUATION  A value that is established for real and personal property for use as a basis for   l e v y i n g   p r o p e r t y   t a x e s .     ( F o r   t h e   C i t y   o f   B o z e m a n ,   P r o p e r t y  values are   e s t a b l i s h e d   b y   t h e   M o n t a n a   D e p a r t m e n t   o f   R e v e n u e . )   ASSET Resources owned or held by a government having monetary value.  AVAILABLE  Refers to the funds remaining from the prior years which are available for  (UNDESIGNATED)  appropriation and expenditure in the current year  FUND BALANCE .  BALANCED BUDGET Refers to a government budget with revenues equal to expenditures.  BOND   A written promise to pay a sum of money on a specific date at a specified   i n t e r e s t   r a t e .     T h e   m o s t   c o m m o n   t y p e s   o f   b o n d s   a r e   g e n e r a l   obligation,    r e v e n u e ,   a n d   s p e c i a l   a s s e s s m e n t   d i s t r i c t   b o n d s .     T h e s e   a r e   most frequently used  f o r   c o n s t r u c t i o n   o f   l a r g e   c a p i t a l   p r o j e c t s   s u c h   a s   b u i l d i n g s, streets, and water   a n d   w a s t e   w a t e r   l i n e s .   BOND RATING An evaluation of a bond issuer’s credit quality and perceived ability   t o   p a y   t h e   p r i n c i p a l   a n d   i n t e r e s t   o n   t i m e   a n d   i n   f u l l .   BOND REFINANCING The payoff and re‐issuance of bonds, to obtain better interest rates   a n d / o r   b o n d   c o n d i t i o n s .   BUDGET Plan of financial operation, embodying an estimate of proposed expenditures   f o r   a   g i v e n   p e r i o d   ( C i t y   o f   B o z e m a n ’ s   b u d g e t   i s   f o r   a   f i s c a l year July 1—June 30)   a n d   t h e   p r o p o s e d   m e a n s   o f   f i n a n c i n g   t h e m .     U p o n   a p p r o v a l   b y  Commission, the   a p p r o p r i a t i o n   o r d i n a n c e   i s   t h e   l e g a l   b a s i s   f o r   i n c u r r i n g   e x penditures.  BUDGET AMENDMENT A procedure to revise the appropriation ordinance through action by the City   C o m m i s s i o n .   174     BUDGET CALENDAR  The schedule of key dates or milestones which the City follows in the        p r e p a r a t i o n ,   a d o p t i o n ,   a n d   a d m i n i s t r a t i o n   o f   t h e   b u d g e t .      BUDGET MESSAGE  The opening section of the budget which provides the City Commission and the         public with a general summary of the most important aspects of the budget,      c h a n g e s   f r o m   t h e   c u r r e n t   a n d   p r e v i o u s   f i s c a l   y e a r s ,   a n d   r e c ommendations      r e g a r d i n g   t h e   f i n a n c i a l   p o l i c y   f o r   t h e   u p c o m i n g   p e r i o d .      BUDGETARY BASIS This refers to the form of accounting utilized throughout the budget process.       T h e s e   g e n e r a l l y   t a k e   o n e   o f   t h r e e   f o r m s :     G A A P ,   C a s h ,   a n d   M odified Accrual.     BUDGETARY CONTROL The control or management of a government or enterprise in accordance with      a n   a p p r o v e d  budget for the purpose of keeping expenditures within the          limitations of available appropriations and available revenues.     CAPITAL BUDGET  The Capital Budget comprises the capital improvements that are funded in the      c u r r e n t   b u d g e t   y e a r .      CAPITAL      The item has a unit cost over $5,000, benefits future periods, has a normal  EXPENDITURE   useful life of 1 year or more, has an identity that does not change with use (i.e.,      r e t a i n s   i t s   i d e n t i t y   t h r o u g h o u t   i t s   u s e f u l   l i f e ) ,   a n d   s   i d e ntifiable and can be      s e p a r a t e l y   a c c o u n t e d   f o r .     I m p r o v e m e n t s   t o   e x i s t i n g   a s s e t s   must add life and         value to be included as a capital item.     CAPITAL    Expenditures related to the acquisition, expansion, or rehabilitation of an  IMPROVEMENTS   element of the government’s physical plant; sometimes referred to as   `     i n f r a s t r u c t u r e .             CAPITAL IMPROVEMENTS  PROGRAM (CIP)  A plan for capital expenditures needed to maintain, replace, and expand the      C i t y ’ s   h e a v y   e q u i p m e n t   a n d   p u b l i c   i n f r a s t r u c t u r e   ( f o r   e x a m p le streets, parks,         buildings, etc.)  The CIP projects these capital equipment and infrastructure      n e e d s   f o r   a   s e t   n u m b e r   o f   y e a r s   ( 5   y e a r s   f o r   C i t y   o f   B o z e m a n’s Program) and is         updated annually to reflect the latest priorities, cost estimates and changing      f i n a n c i a l   e s t i m a t e s   o r   s t r a t e g i e s .     T h e   f i r s t   y e a r   o f   t h e   a dopted CIP becomes the      b a s i s   o f   t h e   C i t y ’ s   c a p i t a l   budget.     CAPITAL OUTLAY  Items that cost more than $5,000 and have a useful life of one year or more.     CAPITAL PROJECT  New facility, technology system, land or equipment acquisition, or        i m p r o v e m e n t s   t o   e x i s t i n g   f a cilities beyond routine maintenance.  Capital      p r o j e c t s   a r e   i n c l u d e d   i n   t h e   C I P   a n d   b e c o m e   f i x e d   a s s e t s .      CASH BASIS   A basis of accounting in which transactions are recognized only when cash is      i n c r e a s e d   o r   d e c r e a s e d .      CDBG     Community Development Block Grant.  175        CIP     See Capital Improvement Program.     CONTINGENCY    A budgetary reserve set aside for emergencies or unforeseen expenditures not      o t h e r w i s e   b u d g e t e d .      CONTRACTED SERVICES Expenditures for services performed by firms, individuals, not other city       d e p a r t m e n t s .      DEBT LIMIT    The maximum amount of gross or net debt which is legally permitted.     DEBT RATIO    Ratios which provide a method of assessing debt load and the ability to repay      d e b t   w h i c h   p l a y s   a   p a r t   i n   t h e   d e t e r m i n a t i o n   o f   c r e d i t   r a t i ngs.  They are also      u s e d   t o   e v a l u a t e   t h e   C i t y ’ s   d e b t   p o s i t i o n   o v e r   t i m e   a n d   a g a inst its own        s t a n d a r d s   a n d   p o l i c i e s .      DEBT SERVICE    Payment of principal and interest related to long term loans or bonds.     DEBT SERVICE FUND  A fund established to account for the accumulation of resources for, and the      p a y m e n t   o f ,   g e n e r a l   l o n g ‐ t e r m   d e b t   p r i n c i p a l   a n d   i n t e r e s t .      DEBT SERVICE FUND   REQUIREMENT  The amounts of revenue which must be provided for a Debt Service Fund so that     a l l   p r i n c i p a l   a n d   i n t e r e s t   p a y m e n t s   c a n   b e   m a d e   i n   f u l l   o n   schedule.     DEFICIT     The excess of an entity’s liabilities over its assets or the excess of expenditures      o v e r   r e v e n u e s   d u r i n g   a   s i n g l e   a c c o u n t i n g   p e r i o d .      DEPARTMENT    A major administrative division of the City which indicates overall management      r e s p o n s i bility for an operation or a group of related operations within a       f u n c t i o n a l   a r e a .      DEPRECIATION   Expiration in the service life of fixed assets, attributable to wear and tear,      d e t e r i o r a t i o n ,   a c t i o n   o f   p h y s i c a l   e l e m e n t s ,   i n a d e q u a c y ,   a n d  obsolescence.     DESTINGUISHED BUDGET   PRESENTATION AWARDS   PROGRAM   A voluntary awards program administered by the Government Finance Officers      A s s o c i a t i o n   t o   e n c o u r a g e   g o v e r n m e n t s   t o   p r e p a r e   e f f e c t i v e   b udget documents.      DIVISION   A group of homogenous cost centers within a department.     ENTERPRISE FUND  A fund established to account for operations that are financed and operated in a     m a n n e r   s i m i l a r   t o   p r i v a t e   b u s i n e s s   e n t e r p r i s e s   ‐   w h e r e   t h e   intent of the       g o v e r n i n g   b o d y   i s   t h a t   t h e   c o s t s   ( e x p e n s e s ,   i n c l u d i n g   d e p r e ciation) of providing      g o o d s   o r   s e r v i c e s   t o   t h e   g e n e r a l   p u b l i c   o n   a   c o n t i n u i n g   b a s is be financed or      r e c o v e r e d   p r i m a r i l y   t h r o u g h   u s e r   c h a r g e s .      176     ESTIMATE   The most recent prediction of current year revenue and expenditures.         E s t i m a t e s   a r e   b a s e d   u p o n   m a n y   m o n t h s   o f   a c t u a l   e x p e n d i t u r e   and revenue      i n f o r m a t i o n   a n d   a r e   p r e p a r e d   t o   c o n s i d e r   t h e   i m p a c t   o f   u n a n ticipated costs or      o t h e r   e c o n o m i c   c h a n g e s .        ESTIMATED REVENUE  The amount of projected revenue to be collected during the fiscal year.     EXPENDITURES    Decreases in net financial resources.       FISCAL YEAR     The time period signifying the beginning and ending period for recording      f i n a n c i a l   t r a n s a c t i o n s .     T h e   C i t y ' s   f i s c a l   y e a r   b e g i n s   o n   J uly 1 and ends on June 30     o f   e a c h   y e a r .      FIXED ASSETS    Assets of long‐term character which are intended to continue to be        h e l d   o r   u s e d ,   s u c h   a s   l a n d ,   b u i l d i n g s ,   m a c h i n e r y ,   f u r n i t u r e  and          o t h e r   e q u i p m e n t .          FTE     See Full Time Equivalent.     FULL FAITH AND CREDIT A pledge of a government’s taxing power to repay debt obligations.     FULL TIME EQUIVALENT Also referred to as FTE.  The yearly personnel hours worked by a position      d i v i d e d   b y   t h e   t o t a l  available work hours for a full year (2080).     FUND      An accounting entity with a self‐balancing set of accounts which are segregated      f o r   t h e   p u r p o s e   o f   c a r r y i n g   o n   s p e c i f i c   a c t i v i t i e s   o r   a t t a i ning certain objectives in     a c c o r d a n c e   w i t h   s p e c i a l   r e g u l a t i o n s ,   r e s t r i c t i o n s   o r   l i m i t a tions.        FUND BALANCE   The excess of assets over liabilities.  The beginning fund balance is the residual      funds brought forward from the previous fiscal year.            Nonspendable fund balance ‐‐ Amounts that are not in a spendable form (such      a s   i n v e n t o r y )   o r   a r e   r e q u i r e d   t o   b e   m a i n t a i n e d   i n t a c t   ( s u c h  as the corpus of an      e n d o w m e n t   f u n d ) .        Restricted fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by their      p r o v i d e r s   ( s u c h   a s   g r a n t o r s ,   b ondholders, and higher levels of government)      t h r o u g h   c o n s t i t u t i o n a l   p r o v i s i o n s   o r   b y   e n a b l i n g   l e g i s l a t i o n.       Committed fund balance ‐‐ Amounts constrained to specific purposes by a      g o v e r n m e n t   i t s e l f   u s i n g   i t s   h i g h e s t   l e v e l   o f   d e c i s i o n ‐ m a k i n g authority; to be      r e p o r t e d   a s   c o m m i t t e d ,   a m o u n t s   c a n n o t   b e   u s e d   f o r   a n y   o t h e r  purpose unless      t h e   g o v e r n m e n t   t a k e s   t h e   s a m e   h i g h e s t ‐ l e v e l   a c t i o n   t o   r e m o v e or change the      c o n s t r a i n t .     177        A s s i g n e d   f u n d   b a l a n c e ‐‐ Amounts a government intends to use for a specific         purpose; intent can be expressed by the governing body or by an official or body     t o   w h i c h   t h e   g o v e r n i n g   b o d y   d e l e g a t e s   t h e   a u t h o r i t y .        U n a s s i g n e d   f u n d   b a l a n c e ‐‐ Amounts that are available for any purpose; these      a m o u n t s   a r e   r e p o r t e d   o n l y   i n   t h e   G e n e r a l   F u n d .      GAAP     See Generally Accepted Accounting Principles.        GENERAL FUND   The fund used to account for all of the City’s financial resources except those      r e q u i r e d   t o   b e   a c c o u n t e d   f o r   i n   a n o t h e r   fund.     GENERAL OBLIGATION  BONDS (G.O. Bonds)    Bonds for the payment of which the full faith and credit of the issuing        g o v e r n m e n t   a r e   p l e d g e d .     T h e s e   b o n d s   u s u a l l y   r e q u i r e   v o t e r   approval and      f i n a n c e   a   v a r i e t y   o f   p u b l i c   p r o j e c t s   s u c h   a s   r o a d s ,   b u i l d i n gs, parks and        i m p r o v e m e n t s .     GOAL     A statement of broad direction, purpose or intent based on the needs of the      c o m m u n i t y .             G.O. BONDS   See General Obligation Bonds.    GOVERNMENTAL   FUNDS Funds generally used to account for tax‐supported activities.  Governmental  funds include: general, special revenue, debt service, capital projects, and  permanent funds.     GRANT     A contribution by one government unit or funding source to another.  The      c o n t r i b u t i o n   i s   u s u a l l y   m a d e   t o   a i d   i n   t h e   support of a specified function (e.g.         public safety or drug enforcement,) but is sometimes for general purposes.     IMPROVEMENT  Special assessment districts formed by property owners who desire and are  DISTRICT     willing to pay for mutually enjoyed improvements such as lighting or street      m a i n t e n a n c e.     INFRASTRUCTURE  Facilities that support the daily life and growth of the city, for example, streets,         public buildings, wastewater treatment, parks.       INTERGOVERNMENT  REVENUE    Funds received from federal, state, and other local government sources in the      f o r m   o f   g r a n t s ,   s h a r e d   r e v e n u e s ,   a n d   p a y m e n t s   i n   l i e u   o f   t a xes.         178     INTERNAL SERVICE   FUND      A fund used to account for the financing of goods or services provided by one      d e p a r t m e n t   o r   a g e n c y   t o   o t h e r   d e p a r t m e n t s   o n   a   c o s t ‐ r e i m b u r sement basis.     LEASE‐PURCHASE  AGREEMENT   Contractual agreements which are termed "leases", but which in substance      a m o u n t   t o   p u r c h a s e   c o n t r a c t s   f o r   e q u i p m e n t   a n d   m a c h i n e r y .      LEVY      (Verb) To impose taxes, special assessments, or service charges for the support      o f   g o v e r n m e n t a l   a c t i v i t i e s .     ( N o u n )     T h e   t o t a l   a m o u n t   o f   t a xes, special        a s s e s s m e n t s ,   o r   s e r v i c e   c h a r g e s   i m p o s e d   b y   a   g o v e r n m e n t .      LINE‐ITEM BUDGET  A budget that lists each expenditure category (salary, materials, telephone      s e r v i c e ,   t r a v e l ,   e t c . )   s e p a r a t e l y ,   a l o n g   w i t h   t h e   d o l l a r   a m ount budgeted for each      s p e c i f i c   c a t e g o r y .       LONG‐TERM DEBT  Debt with a maturity of more than one year after the date of issuance.     MANDATE   Legislation passed by the state or federal government requiring action or      p r o v i s i o n   o f   s e r v i c e s   a n d / o r   p r o g r a m s   b y   t h e   C i t y .     E x a m p l e s include the      A m e r i c a n s   w i t h   D i s a bilities Act, which requires such actions as physical facility      i m p r o v e m e n t s   a n d   p r o v i s i o n   o f   s p e c i a l i z e d   e q u i p m e n t   f o r   p u b lic recreation and      t r a n s p o r t a t i o n .      MILL LEVY    Rate applied to Assessed Valuation to determine property taxes.  A mill is      1 / 1 0 t h   o f   a   p e n n y   o r   $ 1 . 0 0   o f   t a x   f o r   e a c h   $ 1 ,000 of assessed valuation.      OBJECT     As used in expenditure classification, this term applies to the article purchased      o r   t h e   s e r v i c e   o b t a i n e d   ( a s   d i s t i n g u i s h e d   f r o m   t h e   r e s u l t s   obtained from      e x p e n d i t u r e s ) .     E x a m p l e s   a r e   p e r s o n n e l   s e r v i c e s ,   c o n t r a c t e d  services, and      supplies and materials.        OBJECTIVE   Desired outcome‐oriented accomplishments that can be measured and       a c h i e v e d   w i t h i n   a   g i v e n   t i m e   f r a m e ,   a n d   a d v a n c e s   t h e   a c t i v i ty or organization      t o w a r d   a   c o r r e s p o n d i n g   g o a l .      OPERATING BUDGET  The portion of the budget pertaining to daily operations that provides basic      g o v e r n m e n t a l   s e r v i c e s .     T h e   o p e r a t i n g   budget contains appropriations for such      e x p e n d i t u r e s   a s   p e r s o n n e l ,   supplies, utilities, materials, and services.     ORDINANCE   A formal legislative enactment by the City Commission.  If it is not in conflict      w i t h   a n y   h i g h e r   f o r m   o f   l a w ,   s u c h   a s   s t a t e   s t a t u t e   o r   c o n s t itutional provision, it      h a s   t h e   f u l l   f o r c e   a n d   e f f e c t   o f   l a w   w i t h i n   t h e   b o u n d a r i e s   of the City.     OUTSTANDING BONDS Bonds not yet retired through principal payment.     179     OVERLAPPING DEBT  The City’s proportionate share of the debt of other local governmental units      w h i c h   e i t h e r   o v e r l a p   i t   o r  underlie it.  The debt is generally apportioned based      o n   r e l a t i v e   a s s e s s e d   v a l u e .     PAYMENT IN LIEU     OF TAXES   Also referred to as PILT.  Payments made in lieu of taxes from another        g o v e r n m e n t   o r   e n t i t y .         PERFORMANCE   BUDGET   A budget that focuses on departmental goals and objectives rather than           line items, programs, or funds.  Workload and unit cost data are collected in      o r d e r   t o   a s s e s s   e f f e c t i v e n e s s   a n d   e f f i c i e n c y   o f   s e r v i c e s .     PERSONNEL SERVICES  Items of expenditures in the operating budget for salaries and wages paid for      s e r v i c e s   p e r f o r m e d   b y   C i t y   e m p l o y e e s ,   a s   w e l l   a s   t h e   f r i n g e  benefit costs.     PROPERTY TAX   A levy upon each $100 of assessed valuation of real and personal property      w i t h i n   t h e   C i t y   o f   B o z e m a n .       PROPRIETARY FUND  Funds that focus on the determination of operating income, changes in net  position (or cost recovery) financial position, and cash flows.  Proprietary funds  include enterprise and internal service funds.     RESOLUTION   A special or temporary order of a legislative body (City Commission) requiring      l e s s   l e g a l   f o r m a l i t y   t h a n   a n   o r d i n a n c e   o r   s t a t u t e .      RESOURCES   Total amounts available for appropriation including estimated revenues, fund      t r a n s f e r s ,   a n d   b e g i n n i n g   fund balances.     REVENUE   Funds that the government receives as income.  It includes items such as tax      p a y m e n t s ,   f e e s   f o r   s p e c i f i c   s e r v i c e s ,   r e c e i p t s   f r o m   o t h e r   g overnments, fines,      f o r f e i t u r e s ,   g r a n t s ,   s h a r e d   r e v e n u e s   a n d   i n t e r e s t   i n c o m e .      REVENUE BONDS  Bonds sold for constructing a project that will produce revenue for the        g o v e r n m e n t .     T h a t   r e v e n u e   i s   p l e d g e d   t o   p a y   t h e   p r i n c i p a l   a nd interest of the      b o n d .      RISK MANAGEMENT  An organized attempt to protect a government’s assets against accidental loss in     t h e   m o s t   e c o n o m i c a l   m e t h o d .      SPECIAL IMPROVEMENT  DISTRICT (SID)   An area defined and designated for improvements, often financed with bond      p r o c e e d s   t h a t   s p e c i f i c a l l y   b e n e f i t   t h e   p r o p e r t y   o w n e r s   w i t h in the area of the     d i s t r i c t .       D e b t   i s   r e p a i d   t h r ough annual assessments to property owners.         180 SPECIAL REVENUE   FUND A fund used to account for the proceeds of specific revenue sources (other than   s p e c i a l   a s s e s s m e n t s ,   e x p e n d a b l e   t r u s t s ,   o r   o f   m a j o r   c a p i t a l  projects) that are   l e g a l l y   r e s t r i c t e d   t o   e x p e n d i t u r e   f o r   s p e c i f i e d   p u r p o s e s .   STATE SHARED   REVENUE Revenues levied and collected by the state but shared with local governments   a s   d e t e r m i n e d   b y   s t a t e   g o v e r n m e n t .     E n t i t l e m e n t   f u n d s   r e c e i ved by the City   f o r m   t h e   s t a t e   o f   M o n t a n a   i s   t h e   l a r g e s t   S t a t e   S h a r e d   R e v e n ue.  TAXES Compulsory charges levied by a government for the purpose of financing   s e r v i c e s   p e r f o r m e d   f o r   t h e   c o m m o n   b e n e f i t .     T h i s   t e r m   d o e s   not refer to specific  c h a r g e s   m a d e   a g a i n s t   p a r t i c u l a r   p r o p e r t y   f o r   c u r r e n t   o r   p e r manent benefits,   s u c h   a s   s p e c i a l   a s s e s s m e n t s .   TIF Tax Increment Financing.  A method of using incremental increases in property   t a x   v a l u e s   t o   fund the improvements or efforts of a designated area.   TRANSFERS IN/OUT  Amounts transferred from one fund to another to assist in financing   t h e   s e r v i c e s   f r o m   t h e   r e c i p i e n t   f u n d .   UNRESERVED FUND  BALANCE The portion of a fund’s balance that is not restricted for a specific  purpose and is available for general appropriation.  USER CHARGES OR  FEES   The payment of a fee for direct receipt of a public service by the party   b e n e f i t i n g   f r o m   t h e   s e r v i c e .   WORKING CAPITAL The different between current assets and current liabilities.   WORKLOAD   INDICATOR  A unit of work to be done (e.g. number of permit applications received for the   number of burglaries to be investigated.)  WRF Water Reclamation Facility; commonly referred to in the past as a Wastewater   T r e a t m e n t   P l a n t 181