Loading...
HomeMy WebLinkAbout20- Professional Services Agreement - Kadrmas, Lee & Jackson dba KLJ - Railroad Quiet Zone StudyExhibit A Bozeman Railroad Quiet Zone Study Engineer’s Scope of Services The project includes preparation of a Quiet Zone (QZ) Study to determine acceptable safety measure  improvement alternatives for three at‐grade crossings (Griffin Dr., N. Rouse Ave. and N. Wallace  Ave.) that would qualify the entire area encompassing these three crossings for Quiet Zone  approval. The QZ Study will follow the Federal Railroad Administration’s (FRA) guidelines to analyze  each of the three crossings, assess QZ compliant alternatives and determine the feasibility of  selected, preferred safety measures at each crossing. A report deliverable will be provided to the  City to document the analysis process and the following required tasks:     Establish a purpose and need for the  project   Traffic Operations Analysis   Review of FRA regulations and  policies for QZ’s   Analysis and Compilation of Crash  Data   Review of existing safety devices in  use   Environmental and Social Impacts   Access Management  Evaluation of  advantages/disadvantages   Analysis of existing facilities  Feasibility of construction  alternatives   Evaluation of possible alternatives to  improve safety   Recommended implementation plan   Cost estimates for each alternative     Engineer is to provide the following services, related to the various procedures of the project as  listed:     Project Kick‐Off Meeting:  o Attend up to one (1) meeting with KLJ/SRF team and City representatives to  establish the intended purpose and need for the project and determine project  scope extents. Task complete.  o Attend up to one (1) meeting with KLJ/SRF team, City and Sanderson Stewart  representative, via virtual/teleconference meeting, to coordinate inclusion of  raised median in Griffin St. design. Task complete.     Data Collection  o Obtain record drawings of the Phase 1 N. Rouse Ave. reconstruction project  from MDT.  o Obtain existing conditions survey drawing of Griffin Dr. and proposed design  corridor alignment/layout for Griffin Dr. reconstruction from Sanderson  Stewart.  o Review record drawings of N. Wallace Ave. Reconstruction from rail crossing to  south. Desktop data collection of existing N. Wallace Ave. corridor conditions  north of rail crossing using available aerial imagery and GIS information.  o Review collected data to define, at a minimum, the following data:   Road and railroad  alignments   Presence of curb & gutter   Extents of existing  crossing panels   Signal pole locations and  existing electrical  infrastructure   Edge of road travel way  Utilities (public and  private)   Pedestrian facilities   o Coordinate with MRL personnel to verify train volume counts and other data  necessary to perform QZ calculator analyses.  o Collect traffic volume at each crossing for minimum required 24‐hour period.  o Coordinate with MRL personnel to confirm presence of constant warning time  (CWT) vehicle detection at each crossing.     Diagnostic Review  o Identify required stakeholders and coordinate/schedule diagnostic review  meeting on‐site with all stakeholders for all three crossings. Stakeholders  anticipated to include City of Bozeman, FRA, MRL, BNSF, MDT and KLJ/SRF team.  o Prepare diagnostic meeting packet to include meeting form, grade crossing  inventory forms and aerial maps of each crossing.  o Conduct and attend one (1) diagnostic review meeting at all three crossings to  discuss alternatives for Standard Safety Measures (SSM) and Alternative Safety  Measures (ASM) improvements at each crossing area, to include pedestrian  facilities.  o Provide memorandum to City summarizing meeting minutes and preferred safety  measure improvements determined during the diagnostic meeting for each  crossing.     Safety Measure Alternatives Analysis  o Analyze feasibility of SSM’s and any possible ASM’s based on preferences  established during diagnostic meeting and site constraints determined during  data collection task.   o Consult with the City to determine SSM’s and/or ASM’s, if any, not to be  considered for further analysis based on feasibility and City’s long‐range plans.  o Consult with City and Sanderson Stewart to make final determination of QZ  improvement options to be constructed with Griffin Dr. reconstruction project.     Quiet Zone Calculator Analyses  o Utilize required FRA Quiet Zone Calculator to determine the Quiet Zone Risk Index  (QZRI) of the defined study area.  o Prepare up to three (3) QZ compliant scenarios to provide the City with the  potential for a phased implementation plan that qualifies for QZ approval with  the minimum initial investment and provides additional improvement options to  be scheduled and budgeted to maintain QZ approval as conditions and risk  indexes warrant.   Scenario 1:  Consider minimum improvements needed to obtain initial QZ  approval of study area.   Scenario 2:  Consider combination of selected crossing improvements at  any of the three crossings, which will help City with phasing decisions.   Scenario 3:  Consider optimum improvements at all three crossings  combined for long term QZ maintenance.     Safety Measure Exhibits and Report  o Prepare Draft Report summarizing the QZ Study, selected SSM’s and/or ASM’s  and recommendations for proceeding with the final steps required to establish  the QZ.  o Report will include:   Study purpose and need and summary of the work completed during the  study.   Recommended safety measures and improvements at each crossing.   Concept/Planning level, 2D plan view crossing layouts overlaid onto aerial  maps for six (6) selected improvement options (two per crossing).   Opinion of probable costs for implementation of recommended  improvements at each crossing assuming improvements are made  independent of additional street reconstruction measures, as may be  necessary (i.e. street widening, lane tapering, relocating bike lanes/ped  pathways, etc.).   Summary of the safety measure alternatives evaluated at each crossing.   Summary of the data collected at each crossing: existing conditions,  traffic and train data and crash data.   Summary of the QZ implementation process.  o Attend up to one (1) meeting with the City to present results and  recommendations of the study.  o Submit draft report to all stakeholders involved in diagnostic meeting for review  and comment.  o Prepare and provide final report document to City, updated to address  stakeholder comments, as required.                The scope is based on Owner providing the following:   Payment for all application fees.   A workable AutoCAD file of Griffin Drive’s design survey of grade crossing and extending  at least 200’ from crossing in both directions and 2D linework for proposed  improvements.   Traffic impact and planning information for all developments currently under City review  within 0.5 miles of each crossing.    Part 2 – Additional Services    A2.01 Additional Services Requiring Owner’s Written Authorization  A.  If authorized in writing by Owner, Engineer shall furnish or obtain from others  Additional Services of the types listed below.   Field design survey of corridors and rail crossings   Public involvement meetings with area landowners, business owners and/or the public at  large.   City Commission presentations.   Preliminary and Final engineering design of crossing improvement measures.   Assistance with preparation of easement documents or right‐of‐way deed documents.   Assistance with Federal, State or other project funding applications.   Environmental permitting.   Erosion and Sediment Control permitting with City and DEQ, including SWPPP and  MPDES.   Providing Bidding/Contractor negotiations.   Construction Phase Service including contract administration, construction review, etc.    A2.02 Additional Services Not Requiring Owner’s Written Authorization    A.  For such Additional Services listed below, Engineer need not request or obtain  specific advance written authorization from Owner.  Engineer shall cease  performing or furnishing such Additional Services upon receipt of written notice  from Owner.     Additional planning meetings beyond those quantified in the above Scope of Services.   Preparing concept layouts and cost estimates for improvement options and scenarios  beyond those quantified in the above Scope of Services.   Intermediate and/or final design level review of proposed Griffin Dr. improvement  plans.