Loading...
HomeMy WebLinkAboutSpecial Presentation 1FISCAL YEAR 2020 3rd Quarter Financial Report Ending 3rd Quarter, 03/31/2020 Issued: 05/04/20 By: Kristin Donald, Finance Director Information is unaudited and is as of date pulled 207 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 1 All City Funds - FY20 QTR3 and COVID-19 updates For the quarter ending 3/31/20 the City appears to be aligned with past years and within budget. The COVID‐19 (Corona  virus) began to impact the City operations beginning March 13, 2020. The final and fourth  quarter of FY20 will show COVID‐19 having a larger impact on the City’s financials. We are  monitoring for any adjustments needed for FY20 spending and beyond.  We continue to watch  all cash flow in all funds and from all sources. We are looking in greater detail at the funding  that is based on charges for services and fines such as water/sewer/solid waste/recreation  programs/parking tickets.  In addition, we are tracking our costs for COVID‐19 in total and for  what is eligible for reimbursement from Federal and State grants.   Financial Outlook and FY21 Planning With the response to COVID‐19 the United States’ (U.S.) economy has fallen into a recession and could fall into a  depression. This economic downturn is unlike any other our economy has seen with its swift changes.   As to what type of  recession we will have has yet to be entirely predicted but is not expected to fall into a depression at this time. A recession  more similar to the one the U.S. encountered in the 1950’s is predicted, where we would have a sharp downturn for the  next several months, followed by rapid growth in early 2021. We could also be headed towards a recession which follows  the pattern of the Great Recession that started in 2008. This would be a result of drawn out response to COVID‐19 that  would increase the odds that the U.S. could have a much more severe recession, which lasts a long time with only slow  growth on the rebound. Revenues Revenue recorded through the third quarter of the fiscal year totaled $118.6 M.  This represents 63% of the total revenue  budgeted.    Expenditures Expenditures after the third quarter, the City is in line to stay on budget for the Fiscal Year 2020. For all City funds, there  remains adequate budget allocations for this point in time for all categories.  82%64%49%48%49% 80%90%112% 242% 18%36%51%52%51% 20%10% -12% -142% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% City ALL FUNDS - Revenues Through 3rd QTR FY20 Received Estimated Remaining Will continue to monitor the impact of COVID-19 on City Expenditures and the economy 208 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 2 General Fund - FY20 QTR3 The General Fund is used to account for all financial resources of the City, except for those required to be accounted for  in another fund. As of the third quarter, spending is on track to stay within budget.   Revenues As of the end of the third quarter the General fund has received $19.4M of the estimated $33M or 59% of budgeted  revenues. The largest single source of revenue for the general fund is tax dollars, which are  assessed/collected twice during the fiscal year. The first collection was in November and the  second collection will occur in May.  Many of these sources have a seasonal component that  effects collections at this point in the year, one being Spring/Summer recreation program  enrollments making charges for services receive 82% of its estimated revenues. The first day  of registration on March 1st saw 1,833 enrollments that includes both recreation programs  and swim lessons. This works towards our efforts of strategic goal to facilitate and promote  recreational opportunities and active health programs and facilities.      71% 54% 23% 42% 8% 29%46% 77% 58% 92% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Personnel Operations Capital Debt Service Transfers City ALL FUNDS- Expenditures Through 3rd QTR FY20 Budget Allocation Used Remaining 2,217,575 10,014,906 3,731,356 1,850,470 427,560 852,033 339,118 698,462 7,688,287 4,234,637 899,013 (317,060)269,967 75,857 (2,000,000) - 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 14,000,000 16,000,000 18,000,000 20,000,000 General Fund- Revenue Through 3rd QTR FY20 Received Estimated Remaining First day of summer recreation program registration saw 1,833 enrollments 209 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 3 As demonstrated in the next graph the percentage collected for this point of the year is in line with past years.    Expenditures As of the third quarter, spending is on track in the General fund to stay within budget. There are some larger capital  projects, such as the Anderson Pavilion at Bogert Park that is just starting to get underway. In addition, there are other  operating expenditures that ramp up as we enter the fourth quarter but these expenditures could be reduced due to the  shelter in place during the fourth quarter.     As demonstrated in the graph below the percentage expended for this point of the year is in line with past years.    FY20 3rd QTR Received, 59% FY19 3rd QTR Received, 57% FY18 3rd QTR Received, 62% 54% 55% 56% 57% 58% 59% 60% 61% 62% 63% Revenue Received Percent of Estimated Revenue Received by 3rd QTR 16,612,864 5,375,417 1,200,209 266,250 6,121,851 4,773,695 899,298 88,750 - 5,000,000 10,000,000 15,000,000 20,000,000 25,000,000 Personnel Operations Capital Transfers General Fund- Expenditures Through 3rd Qtr FY20 Expenditures Unused Allocation FY20 3rd QTR Expenditures, 66% FY19 3rd QTR Expenditures, 64% FY18 3rd QTR Expenditures, 66% 63% 63% 64% 64% 65% 65% 66% 66% 67% 67% % Of Budget Expended Percent of Budget Expended by 3rd QTR 210 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 4 Outlook and trends FY21 will not be an appraisal year (Fy20 was a re‐appraisal year), so we won’t see major impacts of a recession in our  taxable values for FY21.  We are estimating to see about a 3% increase in value with new construction that has already  happened. FY22 will be a re‐appraisal year and depending on how this recession impacts the housing market and when  recovery starts, we could see a similar dip as we saw during the last recession. The next two graphs show the major General  fund revenues, we will be monitoring closely for possible recession impacts.        Other Governmental Funds- FY20 QTR3 (Special Revenue Funds) Special Revenue Funds are used to account for the proceeds of a specific revenue source, usually required to be  restricted by statute or ordinance. While we have dozens of special revenue funds, of note the Building Inspection fund  and the Community Development fund since they are good indicators of the local economy.   The Building Inspection Fund is supported entirely by the revenue from building fees and permits.  Revenues and  expenditures are statutorily restricted to amounts that support the division. At this time, the fund has collected $1.6M or  81% of budgeted revenues. As demonstrated in the graph below the percentage collected for this point of the year is  similar to past years. - 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 14,000,000 16,000,000 18,000,000 FY2006 FY2007 FY2008 FY2009 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 General Fund Taxes and State Shared Taxes Intergovernmental Revenue - 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 3,000,000 3,500,000 FY2006 FY2007 FY2008 FY2009 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 General Fund Charges, Licenses and Fines Trends Licenses & Permits Charges for Services Fines & Forfeitures 211 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 5 Fund expenditures amounted to $1.7M through the 3rd quarter, or 65% of the budgeted $2.6M for the fiscal year. Outlook and trends The last recession had a large impact on the housing market and construction industry, the Building Inspection fund  revenues dropped dramatically during the recession and saw a slow recovery. We will be watching building permits closely  and modeling different recession scenarios as we develop the FY21 budget. At the start of the fourth quarter there has  not been any slowdown in the Building Inspection fund and operations, so for now this recession has not hit development  in the City.    FY20 3rd QTR % Collected, 81% FY19 3rd QTR % Collected, 72% FY18 3rd QTR % Collected, 85% 65% 70% 75% 80% 85% 90% Revenue Received Percent of Estimated Revenue by 3rd QTR FY20 3rd QTR Expenditures, 65%FY19 3rd QTR Expenditures, 56% FY18 3rd QTR Expenditures, 71% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% % Of Budget Expended Building Inspection Percent of Budget Expended by 3rd QTR - 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 Building Inspection Licenses & Permits 212 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 6 The Community Development Fund (Planning Fund) is a separate fund that accounts for revenues and expenditures  related to planning and zoning operations. Total revenues amounted to $1.2M through the 3rd quarter, or 74% of  budgeted revenues for the year. As demonstrated in the graph below the percentage collected for this point of the year  is in line but slightly lower than with past years, which had a more conservative estimates.    Community Development Fund expenditures amounted to $1.3 M through the 3rd quarter, or 70% of the budgeted  $1.87M for the fiscal year.  Outlook and trends As stated above, the recession had a large impact on the housing market and construction industry, the Planning fund  revenues dropped dramatically during the recession and saw a slow recovery. We will be watching their plan applications  closely and modeling different recession scenarios as we develop the FY21 budget. At the start of the fourth quarter there  was a slight slowdown due to creating socially distancing procedures and then operations picked back up to a normal pace  in the Planning fund and operations. For now this recession has not slowed the development in the City.  FY20 3rd QTR % Collected, 74% FY19 3rd QTR % Collected, 88%FY18 3rd QTR % Collected, 85% 65% 70% 75% 80% 85% 90% Revenue Received Percent of Estimated Revenue Received by 3rd QTR FY20 3rd QTR Expenditures, 70% FY19 3rd QTR Expenditures, 64% FY18 3rd QTR Expenditures, 61% 56% 58% 60% 62% 64% 66% 68% 70% 72% % Of Budget Expended Planning Percent of Budget Expended by 3rd QTR - 200,000 400,000 600,000 800,000 1,000,000 1,200,000 FY2006 FY2007 FY2008 FY2009 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 FY2016 FY2017 FY2018 FY2019 Planning Fund Charges for Services 213 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 7 Enterprise Funds FY20 QTR3 Enterprise Funds are used to account for operations that are financed and operated in a manner similar to private business  enterprises.  Enterprise  Funds  account  for  the  City's  Water,  Wastewater,  Solid  waste,  Stormwater and Parking services. In regards to COVID‐19, we are not doing any water shut‐ offs or hangtags for late payments of any utilities, and continue our practice, with expansion  of the grace period, of setting up payment plans for customers who fall behind.   Revenues As of the end of the third quarter revenues are in line with expectations. Water and wastewater are in line and we have  large reserves in these funds because of their infrastructure to support. Parking has 92% of its revenue estimate already  collected so this will aid in weathering the current shelter in place and non‐safety parking enforcement happening in the  fourth quarter. Solidwaste has collected 84% of our estimation, which is good but this fund was impacted in the last  recession and as we have started the fourth quarter we have seen changes in the Commercial size with the accounts  having less frequent pickups and we have seen reduction in recycling for cost savings for residential.     As demonstrated in the graph below the percentage collected for this point of the year is similar to past years. Water in  FY20 is a little lower but July and August (QTR 1 of FY20) were milder than the years prior.       7,933,537 7,396,267 3,509,269 1,136,344 981,176 4,013,039 2,640,127 656,412 342,063 82,164 - 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 14,000,000 Water Wastewater Solidwaste Stormwater Parking Enterprise Funds Revenue Received 3rd QTR FY20 Received Estimated Remaining 66%69%73%74%75%76%84%80%77%77%77%76% 92% 79% 114% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% FY20 3rd QTR % Collected FY19 3rd QTR % Collected FY18 3rd QTR % Collected Percent of Estimated Revenue Received by 3rd QTR Water Wastewater Solidwaste Stormwater Parking Suspended water shut-offs, hangtags and associated fees 214 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 8 Expenditures All funds are in line to stay on budget. There are capital projects that will begin in the fourth quarter, specifically in Water  and Wastewater funds and that is why they are just over 52% of their budgets this late in the year.   As demonstrated in the graph below the percentage expended for this point of the year is in line with past years.  Outlook and Trends In the last recession the Solidwaste fund was greatly impacted. This fund has a reserve of 90 days operating and a capital  reserve for one truck.  We have already seen changes as stated earlier at the start of the fourth quarter. We will continue  to monitor this fund and create scenarios and solutions to keep the Solidwaste fund solvent until recovery.     5,479,710 4,705,685 3,159,690 769,909 645,871 4,692,024 4,418,927 1,995,087 890,612 436,798 - 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 Water Wastewater Solidwaste Stormwater Parking Enterprise Funds Expenditures 3rd QTR FY20 Expenditures Remaining 54% 37%37% 52%44%47% 61% 78%74% 46%41%39% 60% 60% 68% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% FY20 3rd QTR Expenditures FY19 3rd QTR Expenditures FY18 3rd QTR Expenditures Percent of Budget Expended by 3rd QTR Water Wastewater Solidwaste Stormwater Parking - 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 3,000,000 3,500,000 4,000,000 4,500,000 Solid Waste Charges for Services 215 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 9 Impact Fee Funds Total revenue from Impact Fees is $5.1 Million through the 3rd quarter of FY20 or 33% of the budgeted revenues for  Street, Fire, Water and Wastewater Impact Fees combined. This percentage is so low in the Waste Water Impact Fee  fund due to the large projects that are requiring financing and are currently in the process of obtaining the financing.  The nature of impact fees make the revenue a difficult number to estimate accurately because it depends on the size  and attributes of various building permits that are issued. Revenue collection is higher than expected for just impact fees  alone (financing sources removed) as pictured below.     Spending on projects within these funds are all part of the Capital Improvement Plan.  Several  FY19 projects have carried over for these funds to be completed in FY20. There are two major  wastewater projects that will start this summer one being the Davis Lift station the other  being the Norton East Rach interceptor together they are about $15M.  This  is  working  towards  the  strategic  goal  of Increasing Capacity of Sewer Pipes to Accommodate  Development Projects.  Outlook and Trends Impact fees are tied directly to development and any recessions in the development and building sector would impact this  funding. These funds are spent on large and multi‐year projects. Many planned in FY20 will begin construction in FY21.  We will monitor these funds closely and some projects may be delayed to ensure funding.       89% 69% 109% 77% 50% 100%98% 65% 157% 105%102%99% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% FY20 3rd QTR % Collected FY19 3rd QTR % Collected FY18 3rd QTR % Collected Percent of Estimated Revenue Received by 3rd QTR Water Impact Fee Wastewater Impact Fee Street Impact Fee Fire Impact Fee Davis Lift Station and Norton East Ranch Interceptor are underway 24%20% 6%2%6%4% 29%35%44% 93%96% 58% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% FY20 3rd QTR Expenditures FY19 3rd QTR Expenditures FY18 3rd QTR Expenditures Percent of Budget Expended by 3rd QTR Water Impact Fee Wastewater Impact Fee Street Impact Fee Fire Impact Fee 216 FY20 3RD QUARTER FINANCIAL REPORT 10 Conclusion The City entered the third quarter in a strong position but will have financial impacts from COVID‐19 in the fourth quarter  and as we enter FY21.  We have been reviewing the funding that was impacted by the last recession so we can monitor  and also prepare a few scenarios for FY21.  Again, this down turn started differently than the last one so we might have  to have different responses or might see other areas impacted. The housing market was impacted greatly in the last  recession but right now we have not seen a slowdown in local development. With this extreme uncertainty of how this  recession will work preparing different solutions for each scenario will be needed as we move into FY21. This time has  also emphasized the need for healthy reserves to ensure the City’s ability to weather these types of economic down turns.      This report will be posted to the City website on the Finance page under Budget and Financial Reports  217