Loading...
HomeMy WebLinkAbout12-18-17 City Commission Packet Materials - C9. Grant Agreement with HRDC for General Funding Commission Memorandum REPORT TO: Honorable Mayor and City Commission FROM: Kristin Donald, Finance Director SUBJECT: Grant Agreement with Human Resources Development Council of District IX, for general funding of $77,560 AGENDA ITEM TYPE: Consent MEETING DATE: December 18, 2017 RECOMMENDATION: Authorize the City Manager to sign the attached grant agreement with HRDC BACKGROUND: On June 26, 2017, the Commission appropriated $77,560 for general funding for HRDC; and on November 14, 2017 HRDC presented a proposal to the City Commission for a grant of up to $77,560 for general operation of HRDC, which identified strategic areas for use of the City funding. The Commission approved the funding proposal on November 14, 2017. UNRESOLVED ISSUES: None. ALTERNATIVES: As suggested by the City Commission. FISCAL EFFECTS: This item was budgeted for in the FY18 budget Report compiled on: December 7, 2017 Attached: Grant agreement with HRDC for general funding of $77,560 68   Grant Agreement – General Funding      Page 1    GRANT AGREEMENT  HRDC – General Funding    THIS AGREEMENT is made and entered into this 18 day of December, 2017 by and between the  City of Bozeman, Montana, a self‐governing municipal corporation located at 121 N. Rouse  Ave., Bozeman MT 59771 (“City”) as Grantor and Human Resources Development Council of  District IX, Inc. (“HRDC”), a Montana nonprofit corporation located at 32 South Tracy Ave.,  Bozeman Montana 59715 as Grantee.  WHEREAS, on October 17, 2005 the Bozeman City Commission adopted Resolution No. 3866  establishing policies for the granting of funds from the City of Bozeman to a requesting entity;  and  WHEREAS, on June 26, 2017, the Commission appropriated $77,560 for general funding for  HRDC; and  WHEREAS, on November 14, 2017 HRDC presented a proposal to the City Commission for a  grant of up to $77,560 for general operation of HRDC, which identified strategic areas for use of  the City funding; and  WHEREAS, the City approved the HRDC proposal for the funds on November 14, 2017.  THE PARTIES AGREE:  1. The Grant.  The City will grant and release to HRDC a sum of up to seventy‐seven  thousand five hundred sixty dollars ($77,560) from its General Fund (the “Grant”)  pursuant to the payment terms in Section 3.  2. Use of Grant Funds.  Grant funds will be used by HRDC soley as described in their  proposal presented November 14, 2017 (the “Project”).   3. Payment of Grant Funds   a. HRDC may request the Grant funds during the fiscal year ending June 30, 2018 as  needed by providing proof of expenses paid.  Proof of payment shall be as  determined in the sole discretion of the City’s Director of Finance.   b. Any funds from the Grant not awarded during the fiscal year ending June 30,  2018 will remain in the City’s General Fund and will be available for other  appropriation.    69   Grant Agreement – General Funding      Page 2    4. Grantee Representations  a. HRDC has familiarized itself with the nature and extent of this Agreement and  with all local conditions and federal, state and local laws, ordinances, rules, and  regulations that in any manner may affect HRDC’s performance under this  Agreement.  b. HRDC represents and warrants to City that it has the experience and ability to  perform its obligations under this Agreement; that it will perform said  obligations in a professional, competent and timely manner and with diligence  and skill; that it has the power to enter into and perform this Agreement; and  that its performance of this Agreement shall not infringe upon or violate the  rights of any third party, whether rights of copyright, trademark, privacy,  publicity, libel, slander or any other rights of any nature whatsoever, or violate  any federal, state and municipal laws. The City will not determine or exercise  control as to general procedures or formats necessary for HRDC to meet this  warranty.  c. HRDC represents and warrants to City that the Grant funds are necessary to  accomplish the financial requirements of the Project.  5. Reports/Accountability/Public Information.  If Grant funds are paid to HRDC, HRDC will  provide to the City a formal written report that includes, at a minimum, the proof of  expenses paid. HRDC agrees to develop and/or provide such other documentation as  requested by the City demonstrating HRDC’s compliance with the requirements of this  Agreement.  HRDC must allow the City, its auditors, and other persons authorized by the  City to inspect and copy its books and records for the purpose of verifying that monies  provided to HRDC pursuant to this Agreement were used in compliance with this  Agreement and all applicable provisions of federal, state, and local law.  HRDC will retain  such records for seven years after receipt of final payment under this Agreement unless  permission to destroy them is granted by the City.  HRDC shall not issue any statements,  releases or information for public dissemination without prior approval of the City.  6. Independent Contractor Status.  The parties agree that HRDC, its agents, employees,  contractors, or subcontractors, are independent contractors for purposes of this  Agreement and are not to be considered employees or agents of the City for any  purpose.  HRDC and its agents, employees, contractors, or subcontractors, are not  subject to the terms and provisions of the City’s personnel policies handbook and may  not be considered a City employee for workers’ compensation or any other purpose.   HRDC, its agents, employees, contractors, or subcontractors, are not authorized to  represent the City or otherwise bind the City in any way.  70   Grant Agreement – General Funding      Page 3    7. Default and Termination.  If HRDC fails to comply with any condition of this Agreement  at the time or in the manner provided for, the City may terminate this Agreement if the  default is not cured within fifteen (15) days after written notice is provided to HRDC.   The notice will set forth the items to be cured.  If this Agreement is terminated pursuant  to this Section, HRDC will repay to the City any Grant funds already delivered to HRDC  for the Project.      8. Limitation on HRDC’s Damages; Time for Asserting Claim  a. In the event of a claim for damages by HRDC under this Agreement, HRDC’s  damages shall be limited to contract damages and HRDC hereby expressly waives  any right to claim or recover consequential, special, punitive, lost business  opportunity, lost productivity, field office overhead, general conditions costs, or  lost profits damages of any nature or kind.  b. In the event HRDC wants to assert a claim for damages of any kind or nature,  HRDC must first  provide City with written notice of its claim, the facts and  circumstances surrounding and giving rise to the claim, and the total amount of  damages sought by the claim, within ninety (90) days of the facts and  circumstances giving rise to the claim.  In the event HRDC fails to provide such  notice, HRDC shall waive all rights to assert such claim.  9. Representatives  a. City’s Representative.  The City’s Representative for the purpose of this  Agreement shall be Kristin Donald or such other individual as City shall designate  in writing.  Whenever approval or authorization from or communication or  submission to City is required by this Agreement, such communication or  submission shall be directed to the City’s Representative and approvals or  authorizations shall be issued only by such Representative; provided, however,  that in exigent circumstances when City’s Representative is not available, HRDC  may direct its communication or submission to other designated City personnel  or agents and may receive approvals or authorization from such persons.  b. HRDC’s Representative.  HRDC’s Representative for the purpose of this  Agreement shall be Heather Grenier or such other individual as HRDC shall  designate in writing.  Whenever direction to or communication with HRDC is  required by this Agreement, such direction or communication shall be directed  to HRDC’s Representative; provided, however, that in exigent circumstances  when HRDC’s Representative is not available, City may direct its direction or  communication to other designated HRDC personnel or agents.   71   Grant Agreement – General Funding      Page 4    10. Indemnity/Waiver of Claims/Insurance.  To the fullest extent permitted by law, HRDC  agrees to defend, indemnify and hold the City and its agents, representatives,  employees, and officers (collectively referred to for purposes of this Section as the City)  harmless against all third party claims, demands, suits, damages, losses, and expenses,  including reasonable defense attorney fees, which arise out of, relate to or result from  HRDC’s (i) negligence, (ii) willful or reckless misconduct, or (iii) making or refusing to  enter into a lease agreement for any Project rental unit.   Such obligations shall not be construed to negate, abridge, or reduce other rights or  obligations of indemnity that would otherwise exist. The indemnification obligations of  this Section must not be construed to negate, abridge, or reduce any common‐law or  statutory rights of the indemnitee(s) which would otherwise exist as to such  indemnitee(s).  HRDC’s indemnification obligations under this Section shall be without  regard to and without any right to contribution from any insurance maintained by City.   Should any indemnitee described herein be required to bring an action against HRDC to  assert its right to defense or indemnification under this Agreement or under HRDC’s  applicable insurance policies required below the indemnitee shall be entitled to recover  reasonable costs and attorney fees incurred in asserting its right to indemnification or  defense but only if a court of competent jurisdiction determines HRDC was obligated to  defend the claim(s) or was obligated to indemnify the indemnitee for a claim(s) or any  portion(s) thereof.   In the event of an action filed against City resulting from the City’s performance under  this Agreement, the City may elect to represent itself and incur all costs and expenses of  suit.    HRDC also waives any and all claims and recourse against the City or its officers, agents  or employees, including the right of contribution for loss or damage to person or  property arising from, growing out of, or in any way connected with or incident to the  performance of this Agreement except “responsibility for his own fraud, for willful injury  to the person or property of another, or for violation of law, whether willful or  negligent” as per 28‐2‐702, MCA.  These obligations shall survive termination of this Agreement and the services  performed hereunder.   In addition to and independent from the above, HRDC shall at HRDC’s expense secure  insurance coverage through an insurance company or companies duly licensed and  authorized to conduct insurance business in Montana which insures the liabilities and  72   Grant Agreement – General Funding      Page 5    obligations specifically assumed by HRDC in this Section. The insurance coverage shall  not contain any exclusion for liabilities specifically assumed by HRDC in this Section  unless and to the extent coverage for such liability is not reasonably available.  The insurance shall cover and apply to all claims, demands, suits, damages, losses, and  expenses that may be asserted or claimed against, recovered from, or suffered by the  City without limit and without regard to the cause therefore and which is acceptable to  the City and HRDC shall furnish to the City an accompanying certificate of insurance and  accompanying endorsements in amounts not less than as follows:   Workers’ Compensation – statutory;   Employers’ Liability ‐ $1,000,000 per occurrence; $2,000,000 annual aggregate;   Commercial General Liability ‐ $1,000,000 per occurrence; $2,000,000 annual  aggregate    The City of Bozeman, its officers, agents, and employees, shall be endorsed as an  additional or named insured on a primary non‐contributory basis on the Commercial  General Liability policy.  The insurance and required endorsements must be in a form  suitable to City and shall include no less than a thirty (30) day notice of cancellation or  non‐renewal. The City must approve all insurance coverage and endorsements prior to  delivery of Grant funds to HRDC. HRDC shall notify City within two (2) business days of  HRDC’s receipt of notice that any required insurance coverage will be terminated or  HRDC’s decision to terminate any required insurance coverage for any reason.  11. Nondiscrimination.  HRDC will not discriminate on the basis of race, color, religion,  creed, political ideas, sex, age, marital status, national origin, actual or perceived sexual  orientation, gender identity, or physical or mental disability in providing access, support  or assistance pursuant to this Agreement to youth in need of shelter.  HRDC will have a  policy to provide equal employment opportunity in accordance with all applicable state  and federal anti‐discrimination laws, regulations, and contracts.  HRDC will not refuse  employment to a person, bar a person from employment, or discriminate against a  person in compensation or in a term, condition, or privilege of employment because of  race, color, religion, creed, political ideas, sex, age, marital status, national origin, actual  or perceived sexual orientation, gender identity, physical or mental disability, except  when the reasonable demands of the position require an age, physical or mental  disability, marital status or sex distinction.  HRDC shall be subject to and comply with  Title VI of the Civil Rights Act of 1964; Section 140, Title 2, United States Code, and all  regulations promulgated thereunder.  HRDC shall require these nondiscrimination terms  of its sub‐Contractors providing services under this agreement.  73   Grant Agreement – General Funding      Page 6    12. Public Meetings and Access to Public Records      a.  Meetings of HRDC that pertain to the receipt or expenditure of Grant funds from  the City are subject to the open meeting requirements of Montana law, including  those set forth in Title 7, Chapter 1, Part 41, MCA and Title 2, Chapter 3, MCA.  To  ensure compliance, HRDC will provide agendas for meetings that pertain to the  receipt or expenditure of Grant funds covered by this Agreement to the City Clerk’s  office no later than 72 working hours prior to meeting for notice on the City’s official  posting board and any other sites deemed reasonable by the Clerk’s office.  In  addition, meeting minutes will be kept by HRDC and provided to the City Clerk’s  office no later than 90 days after the meeting.  These minutes shall be posted and  made available to the public by the City Clerk’s office except for those minutes taken  during a closed meeting in accordance with 2‐3‐203, MCA.  Minutes taken during a  closed meeting shall also be provided to the City Clerk’s office but shall be handled  in accordance with the City Clerk’s regular executive session protocol and kept  private in a secured cabinet.  b. In accordance with 7‐1‐4144, MCA and subject to any applicable legal obligation to  protect and preserve individual confidential or private information, upon reasonable  request and at reasonable times during normal business hours, HRDC shall make  such records available for inspection and copying by members of the public. HRDC  may charge for such copying in accordance with the policies of the City, which HRDC  hereby adopts for such purposes.   c. To determine whether a meeting or part of a meeting may be closed to the public  and to determine whether information contained in HRDC documents is protected  by law from disclosure, HRDC may seek a determination of the City Attorney at no  cost to HRDC.  Such request and determination shall not create an attorney‐client  relationship between HRDC and the City.   13. Attorney’s Fees and Costs.  In the event it becomes necessary for a party to this  Agreement to retain an attorney to enforce any of the terms or conditions of this  Agreement or to give any notice required herein, then the prevailing party shall be  entitled to reasonable attorney’s fees and costs, including fees, salary, and costs of in‐ house counsel to include City Attorney.  14. Integration and Modification.  This document contains the entire agreement between  the parties and no statements, promises or inducements made by either party or agents  of either party not contained in this written Agreement may be considered valid or  binding. This Agreement may not be modified except by written agreement signed by  both parties.    74   Grant Agreement – General Funding      Page 7    15. Dispute Resolution  a. Any claim, controversy, or dispute between the parties, their agents, employees,  or representatives shall be resolved first by negotiation between senior‐level  personnel from each party duly authorized to execute settlement agreements.   Upon mutual agreement of the parties, the parties may invite an independent,  disinterested mediator to assist in the negotiated settlement discussions.  b. If the parties are unable to resolve the dispute within thirty (30) days from the  date the dispute was first raised, then such dispute may only be resolved in a  court of competent jurisdiction in compliance with the Applicable Law provisions  of this Agreement.  16. No Assignment.  HRDC may not subcontract or assign HRDC’s rights, including the right  to Grant payments, or any other rights or duties arising hereunder, without the prior  written consent of City.    17. No Third Party Beneficiary.  The terms and provisions of this Agreement are intended  solely for the benefit of each party and their respective successors and assigns.  It is not  the parties’ intent to confer third party beneficiary rights upon any other person or  entity.  18. Choice of Law.  This Agreement shall be governed and construed in accordance with the  laws of the State of Montana without regard to conflict of law provisions.  The Parties  agree to submit to the personal and exclusive jurisdiction of the courts located within  Gallatin County, Montana.  19. Non‐Waiver.  A waiver by either party of any default or breach by the other party of any  terms or conditions of this Agreement does not limit the other party’s right to enforce  such term or conditions or to pursue any available legal or equitable rights in the event  of any subsequent default or breach.  20. Severability.  If any portion of this Agreement is held to be void or unenforceable, the  balance of the Agreement shall continue in effect.  21. Counterparts.  This Agreement may be executed in counterparts, which together  constitute one instrument.  **** END OF AGREEMENT EXCEPT FOR SIGNATURES ****     75   Grant Agreement – General Funding      Page 8    IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this instrument the day and year  indicated below.  _______________________   Date: __________  Andrea Surratt, City Manager  City of Bozeman         _______________________   Date: __________  Heather Grenier, President and CEO  HRDC     Approved as to form:    _______________________   Date: __________  Greg Sullivan, City Attorney  City of Bozeman           76