Loading...
HomeMy WebLinkAbout10-13-15 BHPAB minutes1    Preservation Advisory Board minutes October 13, 2015  6:00 pm  Upstairs Conference Room of the Stiff Professional Building  20 East Olive Street, Bozeman, Montana  Mark, Pat, Courtney, Kelsey, Merri, Chris Saunders, Commissioner Andrus; Lora Dalton (6:21 pm)  Minutes taken by Courtney Kramer, HPO  A. Meeting called to order 6:04pm B. No changes to the agenda C. Disclosure of Ex Parte Communication Merri K. mentioned that she’ll be doing some volunteer transcription for the Extreme History Project. It  seems unlikely there will be a conflict.   D. Public Comment – Please state your name and address in an audible tone of voice for the  record.  This is the time for individuals to comment on matters falling within the purview of the  Committee.  There will also be an opportunity in conjunction with each action item for comments  pertaining to that item.  Please limit your comments to three minutes.  No public comment  E. Minutes – approval of minutes from September 8, 2015 MH moves approval of the minutes, PJ seconds. Motion passes.   F. Introduction of Invited Guests/Special Presentation CK introduction of Chris Saunders. csaunders@bozeman.net   G. Action Items 1.  Action Item 1 election of new board secretary   KM describes the need for a board secretary. Discussion of doing a “permanent” appointment vs. a  temporary secretary until Board elections in January.   Merri agrees to serve as a board secretary until January. MH nominates MK; PJ seconds. Motion passes.  MK to serve as temporary secretary until January 2016.   2.  Action Item 2: Recommendation of revisions to Division 6 of Article 5 of the Bozeman  Municipal Code (BMC), “Historic Preservation Advisory Board” to the City Commission.  2    Discussion of the board between Sec. 2.05.890 “Establishment and quorum”   CA: Why 9 members? Is that realistic within the community’s participation with the board; will the board  be able to achieve quorum.   Discussion of sec. 2.05.920 Meetings, notice of meetings  Recommendation to have meetings quarterly.  PJ notes the potential for board membership to lose interest if the board doesn’t meet routinely. Would  prefer to see it remain monthly.   MH notes the requirement of the state funding to meet quarterly. Would prefer the board meet  monthly in an effort to be more active.   MK: Needs to be monthly in the context of keeping the ball rolling on events.    LD: MH makes a good point; if Board wants to be a functional entity that accomplishes things, we have  to meet monthly. If we’re here to check off the paperwork to meet the State grant, we could meet  monthly but we owe it to the Community to be more active.   Discussion of fund raising. CK notes that the Bicycle Advisory Board, which though Commission  resolution 4246 is authorized to raise funds for education and outreach. CK suggests going that route  rather than including a specific funding mechanism in the ordinance. General agreement.   PJ: seemed like there were more discussion points last week?  CA question on defining the professional standards? Edit to add SOI professional qualification standards  for the professionals appointed to the board.   LD: I move to approve the modifications to Sec. 2.05.860 “Object,” 2.05.890 “Establishment and  Quorum,” 2.05.910 “Staff,” 2.05.920 “Meetings and Notice of Meetings” and 2.05.930 “Powers and  Duties,” as recommended by Staff and discussed by the Preservation Board. MK seconds Discussion: CA asks what happens after Board’s recommendation. CS notes Staff will add it to a City Commission agenda for approval in the near future. KM calls the vote: motion passes. 3. Action Item 3: Recommendation of revisions to Division 3 of Article 6 the Bozeman  Municipal Code (BMC), “Tax Abatement” to the City Commission  Discussion of modifications to tax abatement ordinance. Discussion of how the ordinance is better suited for commercial projects than residential projects. 3    PJ Motions: I move to approve the modifications to Sec. 2.06.350 “Intent,”02.06.380 “Procedures” and  Sec. 2.06.390 “Standards,” as recommended by Staff and discussed by the Preservation Board.  LD seconds Motion passes   4. Action Item 4: Adoption of new Rules of Procedure to replace existing bylaws.   CK notes it’s mostly boilerplate modifications PJ: I move to adopt the new Rules of Procedure as directed by the City Attorney’s office, recommended by  Staff and discussed by the Preservation Board.    LD seconds  Motion passes 5.  Action Item 5: Approval of memo to the City Commission reporting on the 2015  Preservation Awards and recommending modifications and a budget request for the  2016 Preservation Awards.   Discussion between staff and Commissioner Andrus about making budget requests; CA would prefer to  see them as a part of the annual Community Development Department budget.   LD moves to approve the memo to the City Commission reporting on the status of the 2015 Preservation  Awards and requesting a budget for the 2016 Preservation Awards.   PJ seconds  Motion passes.   H. FYI/Discussion 1. Preservation Awards LD: how many people are we expecting for the awards as she calls the caterers to ask for donations of  snacks.   Modifications to the Eligibility and Application. Hopes by adding the form by early January we’ll get  better nominations.    Nomination form authorized for approval. CK will forward to Marina for inclusion and to “go live” in  early January.   2. NCOD Report on NCOD evaluation. Draft report due on October 19th. Scheduled for City Commission meeting  on December 14th?  4    KM: Do we want to schedule a special meeting to provide comment on the NCOD evaluation?  CK explains rest of the calendar and suggest the board provide comment.  MK thinks it’s important for the board to give an official comment. Suggests the Board members plan to  attend the December 14 meeting to provide comment.   Next BHPAB meeting scheduled for Wednesday, November 4 at 6pm in the Stiff Professional Building.   Suggestion to have the document available to the Board as early as possible in advance of the Board  meeting. PJ will suggest the consultant team include a summary.   CS notes that the Code amendments for demolition have been sent to the City Attorney’s office for  review. The plan is to have that completed by the end of this year.   3. Recruitment CK notes that the Extreme History Project had suggested community members interested in  preservation apply for membership.   LD is working to develop a new member.   PJ: Should we ask Extreme History Project if we could do an ad on their facebook? CK to do an ad on our  facebook?  LD to contact a group on the MSU campus interested in sustainability.   CK to draft a short blurb with link to application. Will ask it do go through all the normal media routes.   4. Historic Preservation Officer report ‐ CK’s departure on the 15th of October. Chris Saunders the interim point of contact:  csaunders@bozeman.net / 406‐582‐2267  ‐ Montana History Conference Report  ‐ Reconnaissance Survey  I. Adjournment‐ 7:51pm POJ moves to adjourn  LD seconds  Motion passes  This board generally meets the second Tuesday of the month from 6:00 to 8:00 PM in the Upstairs  Conference Room of the Stiff Professional Building at 20 East Olive Street in Bozeman. Preservation  Board  meetings are open to all members of the public. If you have a disability and require assistance,  please contact our ADA coordinator, Chuck Winn (TDD 582‐2307).