Loading...
HomeMy WebLinkAbout05-15-17 City Commission Packet Materials - Minutes Commission Memorandum REPORT TO: Honorable Mayor and City Commission FROM: Robin Crough, City Clerk Anna Rosenberry, Assistant City Manager SUBJECT: Approve the Regular Meeting Minutes from April 3, April 10, April 17, and April 24, 2017, Special Meeting Minutes from April 11 and April 20, 2017, and User Access to Linked Minutes MEETING DATE: May 15, 2017 AGENDA ITEM TYPE: Minutes NOTE: For PCs, your internet browser must be Internet Explorer Version 10 or higher. Google Chrome, Firefox or Safari all work as well. To view the video and the minutes of April 3, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). To view the video and the minutes of April 10, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). To view the video and the minutes of April 11, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). To view the video and the minutes of April 17, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). To view the video and the minutes of April 20, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). To view the video and the minutes of April 24, 2017 that are linked to the video please click here (minutes are located by clicking on the related documents tab above agenda). RECOMMENDATION: Approve the Regular and Special City Commission Minutes as submitted. SUGGESTED MOTION: I move to approve the combined City Commission Minutes from April 3, April 20, April 11, April 17, April 20, and April 24, 2017, as submitted. BACKGROUND: In 2013, The Clerk’s Office identified goals related to the Commission’s priority of Improving Technology Utilization and Proficiency. Improvements included: 4  Live streaming broadcast of the City Commission Meeting  Meeting efficiency  Better access of meeting information for staff and the public  Time savings  Streamlined approach to citizen involvement and public comment AV Capture was chosen as the vendor to perform these services, and subsequently implemented. Since August of 2013, the City Commission Minutes have been linked with audio and video. Along with the City Commission, other City Advisory Boards are beginning to utilize the system as well. LOCATION: The AV Capture Archives and Live Streaming of City Commission Minutes and Meetings can be found at www.bozeman.net by choosing the “I want to…” icon, and selecting the final link “Watch a commission or board meeting video.” VIEWING: Selecting a meeting should automatically start the video. The draft minutes and all associated materials from the meeting are located under the video in the Attached Documents area, as well as the final minutes once approved. Users can then can click on each time-stamped hyperlink to find the section that they wish to view from the meeting. If the video does not automatically start at that point, the user may need to press play on the video itself. The City Commission Minutes are archived in a variety of ways due to State records retention guidelines. They are part of the Commission’s Meeting Packets as a DRAFT and are finally scanned with a wet signature and archived as a permanent record in electronic format. Both have separate retention times. Users are always welcome to contact the City Clerk’s Office at 582-2320 or email agenda@bozeman.net for assistance. ALTERNATIVES: As suggested by Commission. FISCAL EFFECTS: None. Attachments: Draft Minutes Report Prepared on May 9, 2017 5   Page 1 of 12      THE CITY COMMISSION MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Monday, April 03, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present  Staff Present at the Dais: Acting City Manager Chuck Winn, City Attorney Greg Sullivan, City Clerk Robin  Crough, Development Review Manager Brian Krueger, Community Development Director Marty Matsen  A. 06:01:14 PM (00:02:21) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:01 PM.    B. 06:01:27 PM (00:02:34) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:02:56 PM (00:04:03) Changes to the Agenda  Consent Item 3 was pulled and moved to the first item on the Action agenda.  Acting City Manager Chuck Winn made and announcement regarding occupant load.  Mayor Taylor discussed the process for public comment due to the crowd.  Commissioner Mehl asked about the order of the agenda.    D. 06:07:01 PM (00:08:08) Consent    1. Authorize Payment of Accounts Payable Claims for Goods and Services (LaMeres)    2. Approve the Impact Fee Credit IFCR‐1701 for the Signalization of the Intersection of Ferguson  Avenue and Babcock Street, and Authorize the Acting City Manager to Sign the Funding  Contract (Saunders)    3. Approve the Final Plat for The Lakes at Valley West ‐ Phase 3 Subdivision, Authorize the  Director of Public Works to Execute the Same on Behalf of the City of Bozeman, and Authorize  the Director of Community Development to Execute the Improvements Agreement on Behalf  of the City of Bozeman (Saunders)    MOVED TO ACTION AGENDA  6 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 2 of 12    4. Approve the Request for Cash In‐Lieu of Parkland Dedication for the Professional Drive  Apartments Site Plan, Located at 766 & 776 Professional Drive, Application 17090 (Quasi‐ Judicial) (WerBell)    5. Ratify the Street Division's Grant Submission for the 2017 Montana Air and Congestion  Initiative (MACI) Equipment Purchase Program to Purchase a Water Flush Truck and/or  Sweepers (Vandelinder)    6. Authorize the Acting City Manager to Sign the License Agreement with BoTrails, LLC for  Bozeman Pond Park Trail Work (Poissant)    7. Authorize the Acting City Manager to Sign the Notice of Award and Purchase Agreement with  Rocky Mountain Truck Center for One (1) New 2017 Asphalt Patching Machine (Vandelinder)     8. Authorize the Acting City Manager to Sign Task Order Number 3 with DOWL for the Design of  Four In‐Line Stormwater Treatment Units Located Near the Intersections of West Main Street  and North 3rd Avenue, West Main Street and North Grand Avenue, West Main Street and  North Willson Avenue, and West Main Street and North Tracy Avenue (Mehrens)    9. Resolution 4794, Selecting a Bond Purchase Proposal for Northeast Urban Renewal District  Bonds and Enter into Negotiations for the Purchase of Tax Increment Urban Renewal Revenue  Bonds (Fontenot)      06:07:07 PM (00:08:14) City Manager Overview  Acting City Manager Winn provided a brief overview of Consent Items 1, 2, 4‐9.    06:09:25 PM (00:10:32) Public Comment on Consent Items 1, 2, 4‐9  There was no public comment.    06:09:43 PM (00:10:50) Motion and Vote to approve Consent Items 1, 2, 4‐9 as submitted. The motion  passed 5‐0.  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  E. 06:10:20 PM (00:11:27) Special Presentation / Mayoral Proclamation    1. Equal Pay Day Presentation and Proclamation (Jorgenson / Taylor)      06:10:42 PM (00:11:48) Special Presentation  Melissa Herron with Bozeman BPW presented on Equal Pay Day. Babs Noelle discussed her experience  7 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 3 of 12    with the gender pay gap. Marjorie Seymour discussed her family history and the positive impact of equal  pay. City of Bozeman HR Manager Bethany Jorgensen provided an annual progress report regarding  equal pay. She discussed the data collection, positive changes, the utilization of best practices in the  administration of pay, and goals for next year.    06:24:36 PM (00:25:43) Mayoral Proclamation  Mayor Taylor presented the 2017 Equal Pay Day Proclamation.    F. 06:29:01 PM (00:30:08) Public Comment     06:30:07 PM (00:31:14) Marilee Brown, Public Comment  Ms. Brown discussed SB 251 and the fact that the City of Bozeman had a lobbyist lobbying for the short‐ term rental bill.    G. 06:33:23 PM (00:32:44) Action Items    Consent Item 3. 06:33:23 PM (00:32:43) Approve the Final Plat for The Lakes at Valley West  ‐ Phase 3 Subdivision, Authorize the Director of Public Works to Execute the Same on Behalf  of the City of Bozeman, and Authorize the Director of Community Development to Execute  the Improvements Agreement on Behalf of the City of Bozeman (Saunders)      06:33:44 PM (00:33:05) Staff Presentation  Policy and Planning Manager Chris Saunders discussed the final plat and the typical process.    06:34:42 PM (00:34:02) Questions of Staff  DM Andrus asked why this final plat was unusual.    06:35:48 PM (00:35:09) Questions of Applicant  DM Andrus asked the applicant to clarify the project and payment plan.    06:37:24 PM (00:36:44) Public Comment  There was no public comment.    06:37:34 PM (00:36:55) Motion and Vote to approve the final plat for The Lakes at Valley West – Phase  3 Subdivision, authorize the Director of Public Works to execute the same on behalf of the City of  Bozeman, and authorize the Director of Community Development to execute the Improvements  Agreement on behalf of the City of Bozeman. The motion passed 5‐0.    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  8 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 4 of 12    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    1. 06:38:16 PM (00:37:37) Black Olive Site Plan and Certificate of Appropriateness, 202 South  Black Avenue, Application 16432 (Quasi‐Judicial) (Krueger)      06:38:34 PM (00:37:54) Disclosures  CR Krauss has had informal, ex parte communications with community members, and attended public  meetings.  CR Mehl has also had ex parte conversations since the submittal, none were extensive. He attended  DRB.  DM Andrus has had conversations prior to the formal submittal of the application, and attended DRB.  CR Pomeroy also attended the last DRB meeting.  Mayor Taylor has had inadvertent conversations since the submittal, and been to a number of  community meetings.    06:42:55 PM (00:42:16) Staff Presentation  Development Review Manager Brian Krueger entered relevant material into the record and presented  on the Black Olive Site Plan. He discussed the project location, site plan, the vicinity, the current existing  building, civil drawings, the level 1 plan (including parking), the landscape plan, building elevations, the  initial design, and height and width comparisons to adjacent buildings. He noted the public comment  received for the project during its multiple iterations, the findings presented in the report, and the  recommended conditions of approval. The recommendation is to approve with conditions. The  unresolved issues exist with the DRB denying recommendation, and the car share program, both  discussed in further detail.    07:16:30 PM (01:15:51) Questions of Staff  CR Krauss appreciated the staff report. He asked that Mr. Krueger answer publically the questions the  Commission asked earlier.  CR Mehl asked if there are any variances or deviations, or relaxations. He asked the City Attorney about  the Commission’s discretion regarding a car share. He asked about other citys’ requirements for  downtown parking. He asked about provided bike slots. He also asked about traffic study’s findings. City  Development Review Engineering Shawn Kohtz responded in detail. He asked about street parking  policy. He asked for examples of the higher level of project design. He asked about the differences  between this and the previously approved Lark. He asked why the ride share materials were only  recently received. He asked if residential preference will be given with the upcoming parking plan  review.  CR Pomeroy asked if the City was going to be creating a neighborhood parking district. Acting City  Manager Winn responded. She asked about street parking requirements.  9 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 5 of 12    DM Andrus asked about staff’s comparison of this project to R‐2 zoning. She asked if neighborhood  character is considered.  Mayor Taylor asked about the length of the building compared to the federal building. He asked if it was  considered whether the car share program would work or not work. Community Development Director  Marty Matsen responded in detail.  CR Mehl asked if it will matter if it’s a condo or a rental in the efficacy of the car share?    07:56:17 PM (01:55:38) Recess  Mayor Taylor called the Commission into recess until 8:05 PM.    08:10:48 PM (02:10:09) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting back to order at 8:10 PM.    08:11:48 PM (02:11:09) Questions of Staff Continued  Mr. Krueger answered an email question as to whether adjacent zoning used to be something else. He  also answered if the application was within the trip exchange district for impact fee reductions.    08:14:18 PM (02:13:39) Applicant Presentation  Applicant Andy Holloran commended the staff for their report. He provided history on his recent  developments in downtown. He discussed the housing demand and shortage in Bozeman. He discussed  why the location was chosen according to his criteria. He introduced the project team available this  evening.    08:21:56 PM (02:21:17) Questions of Applicant  CR Pomeroy asked how soon he would have a car sharing contract and how soon could it be  implemented. She asked if the neighbors requested a Parking District, would he pay for the signs. She  also asked if he agreed that the residents of the building shouldn’t be able to purchase one of those  permits.  DM Andrus asked about his consideration of the glazing on the northwest windows. She asked about  the outdoor seating area. She asked about balcony maintenance. She asked about the success of the  potential car share, and further logistics. Rick Williams with Rick Williams Consulting responded in detail.  Mayor Taylor asked about the relevance of the comparative car share examples given. He asked on the  record if he asked the City about consulting on this project given he works with the City on other  projects. He asked about why the number of four was provided for the car share program.  DM Andrus asked how it would work for non‐residents using the car share.  CR Mehl asked how the developer would find the parking slots if the car share company went belly‐up.  He asked if the applicant has any concerns with the staff report.    08:45:15 PM (02:44:35) Questions of Staff Continued  CR Mehl asked Mr. Krueger to clarify the setback on the east side.    08:45:43 PM (02:45:03) Public Comment  10 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 6 of 12    Mayor Taylor opened public comment.    08:45:53 PM (02:45:14) Chris Shayda, Public Comment  Mr. Shayda discussed his love of the community. He is excited about bringing more people into town  without cars. People want to live downtown, and that’s not available.    08:49:14 PM (02:48:35) Freya Varvoeyzo, Public Comment  Miss Varvoeyzo discussed her concern with too many cars on the street and that she will feel unsafe.  She stated it will hurt the surroundings and ruin the neighborhood.    08:51:08 PM (02:50:29) Alan Bay, Public Comment  Mr. Bay supports the project. He stated that projects like this help protect open space. He noted the  decades of planning that has gone into creating this community. At some point the City needs to commit  to the change discussed in growth policy.    08:54:08 PM (02:53:29) Scott Drenbow, Public Comment  Mr. Drenbow discussed the current unknowns of the project including renters, the car share, and  charging for parking. He stated the building is too tall for the neighborhood. He asked to consider  context.    08:57:21 PM (02:56:42) Jackie Persons, Public Comment  Ms. Persons has a problem with the size and scale, and is concerned about parking. She asked the  Commission to look beyond just the recommendation of staff. She is also concerned about the car share  program.    08:59:16 PM (02:58:37) Kelly Beavers, Public Comment  Ms. Beavers supports the project because Bozeman is growing, and how does Bozeman absorb the  growth. She is discouraged that discussion now is backwards or present‐looking. Certainty is an  important element of growth, and she doesn’t want to discourage investment. The City needs to think  about density.    09:02:04 PM (03:01:25) Sten Anderson, Public Comment  Mr. Anderson supports the project. He loves open lands, and he enjoys there is a community downtown.    09:03:43 PM (03:03:04) Steve Cannon, Public Comment  Mr. Cannon spends significant time in downtown. He asked the Commission to reinvent downtown  parking. He challenged the Commission to consider the future.    09:06:53 PM (03:06:14) Jeff Milchen, Public Comment  Mr. Milchen supports downtown density, parking innovation, etc. He stated that the project does not  necessarily reflect those ideals, and expressed other doubts. He urged a rejection.    11 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 7 of 12    09:10:23 PM (03:09:43) Ellen Stevenson, Public Comment  Ms. Stevenson stated just because the City could approve this project, doesn’t mean it’s right. She  quoted a book titled “Small is Beautiful.” She proposed alternatives to the developer.    09:13:29 PM (03:12:50) Jerry Burton, Public Comment  Mr. Burton represents Regis, a new business in Bozeman in the 5 West building. He discussed people  embracing the live/work/play concept. Black Olive will be a positive in the community.    09:15:10 PM (03:14:30) Barbara Leigh, Public Comment  Ms. Leigh has lived here for 54 years and she is in favor of downtown development, but she is not in  favor of the project. She expressed concern with the car share and parking.    09:18:57 PM (03:18:18) Rebecca Behrent, Public Comment  Ms. Behrent has lived in the neighborhood for 54 years. She discussed the pros and cons of renting  apartments. She is concerned of traffic and parking caused by renters, as well as circulating drivers.    09:22:14 PM (03:21:35) Daryl Behrent, Public Comment  Mr. Behrent isn’t against downtown development, but he is against development without sufficient  infrastructure. He noted that the parking study was done in summer, during low parking times. He  expressed doubts of the car share program. He requested denial.    09:25:56 PM (03:25:17) Tyler Bruglin, Public Comment  Mr. Bruglin stated that the Black Olive is a positive in the community, as housing is needed. He discussed  the project as an adaptation to the new demands on Bozeman, and improving the community.    09:29:34 PM (03:28:55) Lisa Kirk, Public Comment  Ms. Kirk discussed upcoming growth, code allowing this development, and the neighborhood’s vision.  She requested a moratorium on buildings over three stories in height.    09:32:51 PM (03:32:11) Clark Babcock, Public Comment  Mr. Babcock has lived in the neighborhood for many years, and repeated concerns of his neighbors,  including scale, parking, and height. He requested denial.    09:34:41 PM (03:34:02) Richard Brown, Public Comment  Mr. Brown stated that people do not use ride shares for outdoor activities. There would be no  enforcement. This would open the floodgates.    09:36:28 PM (03:35:49) Kevin Thane, Public Comment  Mr. Thane, member of CAHAB, discussed that the proposed rents would not be affordable rents, but it  does increase the supply of housing, which has a positive effect.    09:37:47 PM (03:37:08) Paul Neubauer, Public Comment  12 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 8 of 12    Mr. Neubauer stated that the Commission is charged with answering appropriateness for the site  beyond just code. He stated that zoning does not determine context. He stated the Commission cannot  ignore the DRB, as it alienates and demoralizes the citizens and Citizen Advisory Boards.    09:41:18 PM (03:40:39) Cynthia Barnes, Public Comment  Ms. Barnes discussed the challenges of biking in downtown Bozeman. She stated the Black Olive is out of  scale.    09:42:46 PM (03:42:07) Claris O’Weary, Public Comment  Ms. O’Weary displayed a lego model of the scale of the building. She discussed a concern of four cars  replacing parking spots. She noted that surrounding communities won’t be able to participate in  downtown activities if there is no parking.    09:45:59 PM (03:45:19) Gus Chisem, Public Comment  Mr. Chisem stated that one of his favorite things about living near Black Olive was riding his bike and not  being concerned about safety and traffic.    09:47:12 PM (03:46:32) Stewart Mitchell, Public Comment  Mr. Mitchell stated that infill development should happen, but it needs to mean more than just  developer profit. He is concerned about a car share.    09:50:24 PM (03:49:45) Brian Segel, Public Comment  Mr. Segel thanked Mr. Holloran for the public meetings provided. He discussed concerns of traffic and  blocking his view. He discussed the setbacks should be on the other sides. He asked if this building  would be a short‐term rental. He hopes the car share will work. He’d like to see more bicycle.    09:53:41 PM (03:53:02) Jane Davidson‐Clockman, Public Comment  Ms. Davidson‐Clockman is a long‐term resident, she asked the Commission to listen to its advisory  boards. She requested the project get revised.    09:55:53 PM (03:55:14) Discussion   The Commission discussed availability and options.    10:00:16 PM (03:59:36) Meeting Extension  Mayor Taylor extended the meeting until 10:30 PM.    10:02:38 PM (04:01:58) Recess  Mayor Taylor called the Commission into recess for 10 minutes to determine logistics.    10:12:29 PM (04:11:50) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting back to order at 10:12 PM.    13 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 9 of 12    Mayor Taylor stated that the Commission will reconvene this item at 6:00 PM on Tuesday, April 11th.     10:14:36 PM (04:13:57) Public Comment Continued    10:14:45 PM (04:14:05) Bob Horn, Public Comment  Mr. Horn is a future resident, and he chose Bozeman because of the downtown. As a developer and  employers, he looks at cities that embrace code.    10:18:00 PM (04:17:20) Public Comment and the remainder of the item was continued to April 11, 2017  at 6:00 PM.    2. 10:19:05 PM (04:18:26) Appoint Dennis Taylor as Interim City Manager and Authorize the  Mayor to Sign the Interim Employment Agreement (Taylor / Andrus)      10:19:19 PM (04:18:40) Staff Presentation  Mayor Taylor discussed determining Mr. Taylor and discussed pay and housing. Mayor Taylor stated Mr.  Taylor’s references were exemplary.    10:23:21 PM (04:22:42) Questions  CR Mehl asked about leave dates and prorated housing.  CR Krauss asked Mr. Taylor about what he plans on doing while he’s here. Mr. Taylor responded.  CR Mehl asked how he saw his role in the recruitment of the next city manager.    10:29:59 PM (04:29:20) Meeting Extended  Mayor Taylor extended the meeting for 15 minutes.    10:30:05 PM (04:29:26) Questions Continued  CR Krauss asked what Mr. Taylor would be doing that Chuck couldn’t do. He also asked him about his  knowledge of the structure of Bozeman’s government.  CR Pomeroy asked about his familiarity with Bozeman. She asked he could bring that Acting City  Manager Winn couldn’t handle.    10:35:34 PM (04:34:54) Public Comment  There was no public comment.    10:35:46 PM (04:35:06) Motion to appoint Dennis Taylor as interim city manager and authorize the  mayor to enter into an Interim Employment Agreement with Dennis Taylor.   Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: 2nd    14 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 10 of 12    10:36:09 PM (04:35:30) Discussion  CR Mehl spoke with Mr. Taylor and support the idea of an interim and Mr. Taylor.  DM Andrus also supports Mr. Taylor as the interim.  CR Pomeroy stated that Mr. Taylor is qualified, but she doesn’t believe an interim is necessary.  CR Krauss stated he’d like to see Mr. Taylor contribute to the Strategic Plan. Assistant City Manager  Rosenberry will benefit from Mr. Taylor’s assistance.  10:44:34 PM (04:43:55) Meeting Extended  Mayor Taylor extended the meeting for five minutes.  10:44:41 PM (04:44:02) Discussion Continued  Mayor Taylor stated that we are already down staff, this would be a significant disruption. His  recommendation is for him to start tomorrow.  10:46:21 PM (04:45:41) Amendment to the Motion to start the City Manager tomorrow [April 4, 2017].  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  10:46:57 PM (04:46:17) Vote on the Amendment to the Motion to start the City Manager tomorrow  [April 4, 2017]. The motion passed 4‐1.  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Disapprove    10:47:09 PM (04:46:30) Discussion  CR Mehl noted the changes discussed tonight that need to be incorporated including updating the dates  outlined in the staff memo, plus the correction of the dates for July, and the corrections for “up to  $3,000,” the correct dates, and the housing prorated.   10:47:40 PM (04:47:00) Vote on the Motion as Amended to appoint Dennis Taylor as interim city  manager and authorize the mayor to enter into an Interim Employment Agreement with Dennis  Taylor, with a start date of April 4, 2017. The motion passed 4‐1.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  15 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 11 of 12    Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Disapprove  3. 10:48:05 PM (04:47:26) Legislative Update (Andrus)      10:48:15 PM (04:47:35) Staff Presentation  DM Andrus discussed HB473, the fuel tax bill will have an upcoming hearing.    10:49:14 PM (04:48:34) Continue the Hearing to a Date Certain [April 11, 2017] and Meeting Adjourned    10:49:35 PM (04:48:56) Meeting Re‐Opened to Continue Agenda    H. 10:49:36 PM (04:48:57) FYI/Discussion   City Clerk Crough discussed logistics of the upcoming City Manager Recruitment special  meetings.  I. 10:51:18 PM (04:50:39) Adjournment  Mayor Taylor adjourned the meeting at 10:51 PM.      ___________________________________  Carson Taylor  Mayor    ATTEST:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk    PREPARED BY:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk  16 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 3, 2017  Page 12 of 12      Approved on: ___________________________________      17   Page 1 of 20      THE CITY COMMISSION MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Monday, April 10, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present    Staff Present at the Dais: Acting City Manager Chuck Winn, Assistant City Attorney Karen Stambaugh,  and Deputy City Clerk Pearl Michalson  A. 05:59:58 PM (00:00:48) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:00 PM.    B. 06:00:07 PM (00:00:57) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:01:03 PM (00:01:53) Changes to the Agenda  There were no changes to the agenda.     D. 06:01:38 PM (00:02:28) Consent    1. Authorize Payment of Accounts Payable Claims for Goods and Services (LaMeres)     2. Approve a Beer and Wine License for 14 North, of Bozeman, Montana to Sell Liquor at 14  North Church Street (Pitcher)    3. Approve the Westbrook Major Subdivision Phases 2‐4 Final Plat and Authorize the Director of  Public Works to Execute the Same on Behalf of the City of Bozeman, Authorize the Director  of Community Development to Execute the Associated Improvement Agreements, and  Authorize the Acting City Manager to Execute the Public Access Easement, Application 16525  (Saunders)    4. Approve the Request for Cash‐in‐lieu of Parkland Dedication for the McChesney Work‐Live  Site Plan, Located at 623 Nikles Drive, Application 17115 (Quasi‐Judicial) (WerBell)    18 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 10, 2017  Page 2 of 20    5. Authorize the Acting City Manager to Sign the Justice Assistance Grant Application through  the Montana Board of Crime Control (MBCC) for $6,200.00 for Purchase of Five Tasers and  Related Accessories (McLane)    6. Authorize the Acting City Manager to Sign the Notice of Award to Omdahl Excavation &  Utilities, Inc. for the 2017 Olive and Church Street Reconstruction Project (Gamradt)    7. Authorize the Acting City Manager to Sign the License Agreement for the Use of City Conduit  between the City of Bozeman and Blackfoot Communications, Inc. (Fine)    8. Authorize the Acting City Manager to Sign Task Order Number 11 with DOWL for the Right of  Way Acquisition Project for Parcels on Baxter Lane between 7th Avenue and 19th Avenue  (Murray)    9. Authorize the Acting City Manager to Sign the Second (and Final) Addendum to the  Professional Services Agreement with Sprout, Inc. for City Median and Grounds Maintenance  Services for 2017 (Van Delinder)    10. Resolution 4795, Confirmation of Police Officers (Crawford)    11. Resolution 4796, Declaring the Intention of the City of Bozeman to Give its Obsolete Crack‐ Sealing Machine to the Gallatin County Road Department (Van Delinder)      06:01:48 PM (00:02:38) City Manager Overview  Acting City Manager Chuck Winn gave an overview of Consent Items 1‐11.    06:05:48 PM (00:06:38) Public Comment  There was no public comment.    06:05:57 PM (00:06:47) Motion and Vote to approve Consent Items 1‐11 as submitted. The motion  passed 5‐0.    Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    E. 06:06:40 PM (00:07:30) Public Comment        06:07:30 PM (00:08:20) Point of Order  Commissioner Krauss stated that we were in the middle of a continued public hearing and asked if we  were taking public comment, the Mayor stated yes.    06:08:10 PM (00:09:00) Heather Dishaso, Public Comment  19 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 10, 2017  Page 3 of 20    Stated that her family lives here and has recently became homeless when given noticed that the  owners of the home that she was renting from for the last 7 years decided to renovate.  They are on  the waiting list for MSU family housing that would not be available until May. They have applied for  assistance and asked the police for suggested who stated that they should try camping in the  mountains or go to Walmart. Camping in Walmart is only for one night and the local camp ground  would not be open until May, so they camp in Bozeman. For others that may be in a similar situation  she wanted to know where in Bozeman they could be.     06:10:28 PM (00:11:18) Sierra Sky, Public Comment  Stated that her family needed help to try and find a place to stay. She stated that all the homeless  people need help and that she believed planet earth was for everyone.     06:11:11 PM (00:12:01) Kate Bryan, Public Comment  Kate stated that making big decisions were tough. She talked about the B3 design guidelines which  were there to protect homes in the historic district. The current guidelines were created in a rush  process. The maximization goes to developers. The property owners should not have undue burden  because of these guidelines.     06:14:35 PM (00:15:25) Randy Peters, Public Comment  Stated that Bozeman had many plans. All citizens and state holders must be represented. We should  not rush into the future without taking enough time. We must take the time now to get it right for the  future.     06:16:37 PM (00:17:26) Lisa Kirk, Public Comment  Bozeman was growing at 4% a year and as a community we are struggling to have a vision for growth.   Asked how the 2015 decision to minimize public “collaboration” and set a hard boundary on B‐3 NCOD  decisions reflect these values.  Ms. Kirk asked why the city would proceed with role making to effect  the use and value of owner’s properties without notifying the home owners.  Ms. Kirk stated that  changes have been made without the input of the citizens or neighbors. Property owners need to be  involved in the process of changes. The financial interest of the developers had gone ahead of the  interest of the citizens.     06:19:59 PM (00:20:49) Charlie West, Public Comment  Stated that he recently attended the R/UDAT meeting and while he was encouraged by the turn out,  he stated that we need to figure out where all the new people will live, work and shop. He stated that  midtown is clearly right for development and that programs such as parking and car sharing needed  to happen so that people have many options in transportation and getting around. He asked the  commission to consider connectivity and try not to cram so many cars and people into such a short  space.    F. 06:23:21 PM (00:24:10) Action Items    20 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 10, 2017  Page 4 of 20    1. 06:23:52 PM (00:24:42) The 2017 Cresent Cross Annexation and Zone Map Amendment,  Generally Located Southeast of Huffine Lane and South Cottonwood Road, Application 17032  (WerBell)      06:23:56 PM (00:24:45) Staff Presentation   Mitch WerBell gave a presentation on the Cresent Cross annexation and entered his staff report into the  record. This property located southeast of Huffine Lane, and south cottonwood road stated that this was  approximately 28 acres and currently vacant on subdivided agricultural land. The applicant requested R‐ 5 zoning (residential mixed use property that would be high density). Conditional uses, options, and retail  were discussed. The primary differences between R‐3 and R‐4 was discussed (heights of 10 foot  allowances and additional lot coverage). The additional right of way and shared use pathway was  discussed. Water and Sewer truck mains would be extended. The zone findings were found to be  favorable. The DRC recommended approval of this.     06:30:17 PM (00:31:07) Questions for Staff  DM Andrus asked if this was an opinion of the staff that all connectivity such as water, sewer, and  transportation were things were met so that we do not do additional infrastructure pieces in the future  because of where this particular property was located. Staff stated that this was correct.   CR Krauss asked if they needed water hook ups. Staff stated yes. Commissioner Krauss also asked if the  developers would be on the hook for these charges. Staff stated no.  CR Pomeroy asked if it was a good road/power/sewer system. Staff stated that it was.   Mayor Taylor asked if you go east from the blue line, how far until we get to the city again. Staff stated  probably another half a mile.  CR Mehl asked how this would apply to the growth policy.      06:35:34 PM (00:36:24) Applicant Presentation  Chris Budeski, with Madison Engineering was there on behalf of the applicant. This land would be  designated for land use development. He stated that this land was designated for residential development  and felt that it was appropriate to have the higher density. Being on Arterial Streets, at a signalized  location on Huffine made it god location for access to traffic. Main extensions for the sewer and water  would happen. There were a number of waivers that the applicant would have to sign to pay for impacts  that this property may have in future for a number of intersections and roads that would serve this  property. High and Low density was discussed. This would be another opportunity to provide additional  housing that we desperately need. The staff report was viewed and they were in agreement with all the  findings and conditions of approval.     06:39:05 PM (00:39:54) Questions of Applicant  CR Mehl asked about the advisory comments in the staff report that depending on how they build could  result in serious money by the applicant.  The applicant stated he did see those comments and explained  in detail reasons why. The applicant talked about creating some sort of payback district so that as people  developed to the south, that person would get payback for a portion of that capacity.   21 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 10, 2017  Page 5 of 20    CR Pomeroy asked if R‐5 would have affordable housing in that area. The applicant stated that it depended  on who would develop the property in the area. They would comply with whatever ordinance would be  in effect at that time.      06:41:07 PM (00:41:57) Public Comment  There was no public comment.    06:41:22 PM (00:42:12) Motion that having reviewed and considered the staff report, application  materials, public comment, and all information presented, I hereby adopt the findings presented in the  staff report for Application 17032 and move to approve the 2017 Cresent Cross Annexation with the  recommended terms of annexation and direct staff to prepare an annexation agreement for signature  by the parties.    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd    06:41:51 PM (00:42:40) Discussion  CR Krauss stated that the city met the community plan. A few of the concerns that were stated was that  this was a large size to put in R‐5. The challenge to whomever designed this would be mixed use. It’s  carrying a significant load now. He liked that it was on the south side of Huffine. This was a good area to  grow in. There may be some isolated county pockets but it was well within in the city limits.  CR Mehl stated that the case has been well made for this previously and would support this.   CR Pomeroy stated that we had very good roads and a power system. The city talks a lot about affordable  housing and this was something that we need.   Mayor Taylor stated that this was part of filling up the gaps to the east.    06:48:38 PM (00:49:28) Vote that having reviewed and considered the staff report, application  materials, public comment, and all information presented, I hereby adopt the findings presented in the  staff report for Application 17032 and move to approve the 2017 Cresent Cross Annexation with the  recommended terms of annexation and direct staff to prepare an annexation agreement for signature  by the parties. The motion passed 5‐0.    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    06:48:52 PM (00:49:42) Motion that having reviewed and considered the staff report, application  materials, public comment, the deliberations and recommendation of the Zoning Commission at the  22 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 10, 2017  Page 6 of 20    March 21, 2017 public hearing, and all information presented, I hereby adopt the findings presented in  the staff report for Application 17032 and move to approve the 2017 Cresent Cross Annexation Zone  Map Amendment with contingencies required to complete the application processing.    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd    06:49:03 PM (00:49:53) Discussion   CR Krauss stated that this was a big chunk of R‐5 which was intended to be infill. The applicant would be  on the hook for some commercial and he does not believe that a site plan would not able to allow for a  monolithic R‐5 development.   CR Mehl supported this and agreed that since there are two major roads that it would make sense to have  density in this area. He also saw that there would be a large amount of commercial that would have a  node there which would be helpful. The buffer was also agreed with as well.   DM Andrus could not agree more that when she envisioned this area, she envisioned a lot of housing  choices. It would also provide a lot of opportunity.   CR Mehl mentioned that R‐5 has a minimum density that was quite high.  Mayor Taylor agreed with what has already been said. Just because it is R‐5 doesn’t mean something. This  statement was left out there for people to contemplate.     06:53:00 PM (00:53:50) Vote that having reviewed and considered the staff report, application  materials, public comment, the deliberations and recommendation of the Zoning Commission at the  March 21, 2017 public hearing, and all information presented, I hereby adopt the findings presented in  the staff report for Application 17032 and move to approve the 2017 Cresent Cross Annexation Zone  Map Amendment with contingencies required to complete the application processing. The motion  passed 5‐0.    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    2. 06:53:19 PM (00:54:09) West Winds Phase 7 and 8 Major Subdivision, Change to Preliminary  Plat Condition of Approval Number 17, Located Northwest of Tschache Lane and Hunters  Way, Application P14063 (Quasi‐Judicial) (Saunders)      06:54:23 PM (00:55:13) Staff Presentation  23   Page 1 of 11      THE CITY COMMISSION SPECIAL MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Tuesday, April 11, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present    Staff Present at the Dais: Acting City Manager Chuck Winn, Assistant City Attorney Karen Stambaugh,  City Clerk Robin Crough, Community Development Director Marty Matsen, Development Review  Manager Brian Krueger  A. 06:00:00 PM (00:05:24) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:00 PM.    B. 06:00:12 PM (00:05:36) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:01:12 PM (00:06:36) Changes to the Agenda  Mayor Taylor discussed the process of the meeting.  06:04:33 PM (00:09:57) Email Disclosure  Community Development Director Marty Matsen read into the record an email sent from him to Mayor  Taylor and a number of other staff regarding communications from ZipCar regarding a car share.  D. 06:07:12 PM (00:12:36) Public Comment   There was no public comment.    E. 06:08:01 PM (00:13:25) Action Items    1. 06:08:08 PM (00:13:32) Continued from April 3, 2017 Black Olive Site Plan and Certificate of  Appropriateness, 202 South Black Avenue, Application 16432 (Quasi‐Judicial) (Krueger)       Supplemental Memo:   24 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 2 of 11    06:08:44 PM (00:14:08) Jeannie Wilkinson, Public Comment  Ms. Wilkinson spoke in opposition to the project. She spoke that she doesn’t trust the public input  process. She expressed doubts of the car share.  06:11:55 PM (00:17:19) John Preston, Public Comment  Mr. Preston spoke about neighborhood character, and that there are reasons the DRB rejected the  project. He also discussed the lack of parking.  06:15:02 PM (00:20:26) Katherine Ball, Public Comment  Ms. Ball stated she wanted projects that meet more than the minimum guidelines and that contribute to  the community/neighborhood. She stated the project does not fit.  06:18:56 PM (00:24:20) Cathy Cotstakis, Public Comment  Ms. Cotstakis discussed upcoming growth in Bozeman. She discussed a greater need for community  engagement on issues beyond just singular projects. She does have a parking concern as well as mass  and scale issues.  06:23:29 PM (00:28:53) Mary Patzitzer, Public Comment  Ms. Patzitzer discussed the meaning of “listening.” She stated infill, not overfill, three stories, the  parking done right, provide covered bicycle parking, include affordable units, create common green  space, taper the building, be a community member, and how much is too much?  06:24:57 PM (00:30:21) Randy Peters, Public Comment  He referenced the temporary nature of the design guidelines previously adopted. He noted that the DRB  twice rejected the project. He stated this is a cherry‐picking of code. He stated that this does not need to  be rushed, and more input is needed.  06:28:21 PM (00:33:45) Nolan Campbell, Public Comment  Mr. Campbell stated that this is a minor problem for Bozeman, there are more serious issues. He read a  letter from Blackmore owner, and his support of the project. He also discussed growth in Bozeman and  the need for housing.  06:31:45 PM (00:37:09) Russ Tuckerman, Public Comment  Mr. Tuckerman stated that he is in favor of the project, and he urged approval of the project for the  community to have a stab at the car share. He stated that it is unfortunate that the DRB does not  support what staff does. He doesn’t see the legal ground to deny.   06:34:54 PM (00:40:18) Brian Popiel, Public Comment  Mr. Popiel stated he was excited about the project. He noted that the neighborhood would be  supportive if there were the myriad of changes proposed, but no alternatives have been provided. He  urged compliance with criteria and guidelines.  06:38:23 PM (00:43:47) Kate Bryan, Public Comment  Ms. Bryan discussed the intent of code of the protection of adjacent neighborhoods. She discussed the  25 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 3 of 11    rushed process of the NCOD drafting, and the lack of neighborhood input. She stated the process is  flawed, bias, and unfair.  06:42:00 PM (00:47:24) Charlie West, Public Comment  Mr. West stated that the definition of downtown, and discussed a larger, higher density area. He did  state concerns about parking. He asked for denial of the project.  06:45:48 PM (00:51:12) Matthew Kraska, Public Comment  Mr. Kraska recommended the Commission approve the project, based on how the Commission has  previously determined that downtown be developed. He discussed the southside’s historical blockade of  development south of Main Street.  06:48:16 PM (00:53:40) Al Kesselheim, Public Comment  Mr. Kesselheim recommended listening to the DRB and the constituency. He noted that one of the  major problems is the lack of response from the developer.  06:50:01 PM (00:55:25) Nyla Chandler, Public Comment  Ms. Chandler discussed concerns with the project specifically, not the development of the site in  general. She discussed the nature of public involvement in determining the area as B‐3.  06:52:57 PM (00:58:21) Glen Monahan, Public Comment  Mr. Monahan is opposed to the project, as it will significantly impact the surrounding neighborhood  based on its size. He also expressed concerns with the parking, as well as a 24/7 car share. He stated  that the project does not fit architecturally.   06:56:05 PM (01:01:29) Jason Leap, Public Comment  Mr. Leap supports the project, but encouraged the City to stand behind development ordinances. He  discussed the need for high density, downtown housing. He discussed the need to curtail sprawl.  06:58:55 PM (01:04:19) Alison Udall, Public Comment  Ms. Udall lives and operates her business in the neighborhood. She discussed the multi‐use downtown  nature of Germany, which has robust public transportation, but that Bozeman is very different. She  discussed the importance of balance and pleasant/lasting architecture.  07:02:06 PM (01:07:30) Susan Correls, Public Comment  Ms. Correls encouraged denial of the project, as it is too large and does not fit with the neighborhood  aesthetics. She noted the permanence of the project. She stated that maybe the zoning ordinances  weren’t perfect, and why the project isn’t right.  07:04:18 PM (01:09:42) Jeff Stevens, Public Comment  Mr. Stevens stated he is in support of development and the site, but this project in this form isn’t  appropriate. He stated that the developer’s provided car share information isn’t relevant to Bozeman.  He requested the proposal go back to the developer.  26 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 4 of 11    07:06:38 PM (01:12:02) Tom Keck, Public Comment  Mr. Keck discussed high density, but he doesn’t think downtown has the space to provide this level of  high density. He also discussed safety concerns with downtown in general.  07:09:56 PM (01:15:20) Tyler Nyman, Public Comment  Mr. Nyman stated that the project would drastically change the dynamic of the neighborhood. He stated  that it doesn’t fit, and he’s opposed to the project. He agrees there should be apartments and the site,  but there should be better parking.  07:13:05 PM (01:18:29) Bob Cruz, Public Comment  Mr. Cruz discussed the equitable building in NYC, and discussed the commercial aspect of the building.  There has been no discussion of parking for staff and customers for the business to be successful.  07:14:53 PM (01:20:17) Justin Eisel, Public Comment  Mr. Eisel discussed the hardships his family encounters being a one‐car household. He also discussed the  lack of bike parking in addition to car parking. He discussed the influence of the developer. He asked the  Commission not to support the project.  07:17:59 PM (01:23:23) Connie Lange, Public Comment  Ms. Lange stated her opposition to the project, and that the car share will likely not be successful. He  discussed the impact on the neighborhood. She discussed the elitist developments in the downtown  halo.  07:21:02 PM (01:26:26) Scott Johnson, Public Comment  Mr. Johnson discussed the need for housing and infill in Bozeman. He strongly urged support for the  project. As a developer, he relies on guidelines, codes, and plans.  07:22:15 PM (01:27:39) Johnathan Pine, Public Comment  Mr. Pine supports the project, and stated that infill is critical in growing communities like Bozeman.   07:23:37 PM (01:29:01) Loretta Domnechesky, Public Comment  Ms. Domnechesky stated that she doesn’t feel the DRB is being heard. She is concerned of the parking  and congestion. She discussed potential parking problems in the halo. She encouraged denial.  07:26:41 PM (01:32:05) Pat Templin, Public Comment  Ms. Templin noted the neighborhood parking study done last year, stating the neighborhood is already  85% full. She discussed infill vs. sprawl.  07:28:02 PM (01:33:26) Caitlin Odell, Public Comment  Ms. Odell discussed her experience having difficulty finding housing. She also enjoys the walkability of  downtown that her current housing provides. She supports the project.  07:29:46 PM (01:35:10) Ben Goodheart, Public Comment  Mr. Goodheart is excited about the Downtown Improvement Plan and its impact on the future. He  supports the project and stated how important it is for the Commission to follow these plans.  27 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 5 of 11    07:31:04 PM (01:36:28) Larry Pearson, Public Comment  Mr. Pearson supports the project and the zoning ordinances put in place. He supports infill, and  acknowledged challenges changes like this entail.  07:32:43 PM (01:38:07) Megan Romano, Public Comment  Ms. Romano supports the project, as she has recently moved her family here. The project adds more  opportunity for small business to grow in the downtown area. She supports the idea of a local  developer. She did acknowledge the parking problem, but it’s city‐wide.  07:34:11 PM (01:39:35) Nina Romano, Public Comment  Ms. Romano stated that the recent growth has provided opportunity for her family. The building will  give others opportunity her family was given.  07:34:57 PM (01:40:21) Suzanne Howe, Public Comment  Ms. Howe stated that the project meets the letter of the law, but not necessarily the spirit given the  opposition. She discussed the recent R/UDAT process. Density should be strategically placed, but not at  Black and Olive.  07:38:09 PM (01:43:33) Bill Gasteur, Public Comment  Mr. Gasteur is concerned with parking and does not support the project. He detailed rentals and parking  issues.  07:40:37 PM (01:46:01) Sam Haraldson, Public Comment  Mr. Haraldson noted that HRDC’s Streamline riders are a very small percentage of the community. He  stated that realistically it is unlikely to remove vehicles, despite his potential support of high density and  car shares. But he stated that this project is a risk.  07:43:56 PM (01:49:20) Laura Fedro, Public Comment  Ms. Fedro discussed the comparative scale of the project. She discussed comments of City staff  regarding scale and zoning.  07:46:32 PM (01:51:56) Alan Kirk, Public Comment  Mr. Kirk stated that Bozeman’s growth exceeds what this project will provide. He discussed that impacts  of the growing halo will be significant on neighborhoods.  07:50:14 PM (01:55:38) Greta Dyckman, Public Comment  Ms. Dyckman is strongly opposed to the project, specifically because of inadequate parking. She also  noted the viewshed lost, as well as the compromised integrity of the historic neighborhood.  07:54:02 PM (01:59:26) Pete Dyckman, Public Comment  Mr. Dyckman is opposed to the project because of its height and parking issues. He discussed the need  for setbacks and parking for residents.  28 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 6 of 11    07:55:42 PM (02:01:06) Chris Gray, Public Comment  Mr. Gray provided a records request for information regarding the noticing and adoption of Resolution  4598, the NCOD.   07:57:55 PM (02:03:19) Cordell Poole, Public Comment  Mr. Poole noted that he felt the plans and code is under attack this evening. He supports the Downtown  Plan and incentives given to guide growth.  08:01:04 PM (02:06:28) Recess  Mayor Taylor called the Commission into recess until 8:10 PM.  08:13:03 PM (02:18:27) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting back to order.  08:13:33 PM (02:18:57) Rose Valar, Public Comment  Ms. Valar discussed hers and her daughter’s opposition to the project, as they love Bozeman how it is.  08:14:41 PM (02:20:05) Sumana Pataya, Public Comment  As a neighbor, Ms. Pataya opposes the building, having already experienced the congestion. She is also  concerned of the safety of her children given the traffic. She asked the Commission to consider the  historic neighborhood.  08:16:26 PM (02:21:50) Angela Kochelik, Public Comment  Ms. Kochelik urged the Commission to consider Bozeman’s current residents, not potential residents.  She asked for preservation of what Bozeman already is.  08:19:45 PM (02:25:09) Jason Basey, Public Comment  Mr. Basey is a local realtor and property manager, and he spoke of the current lack of supply in the  market all over Bozeman. He stated that mixed‐use projects add value to nearby homes.  08:22:53 PM (02:28:17) Troy Share, Public Comment  Mr. Share, as a downtown business owner, discussed the housing needs of his own professional  employees. He encouraged the neighborhood to accept new neighbors.  08:24:31 PM (02:29:55) Jack Ranieri, Public Comment  Mr. Ranieri stated that he is opposed to the project as he is immediately adjacent. He stated the rules in  place were changed without his notification.  08:27:49 PM (02:33:13) Robert Doherty, Public Comment  Mr. Doherty has been building in the town for years, and that rules always change. He has seen more  challenges for his projects than this project.  08:30:13 PM (02:35:37) Collette Brooks‐Hops, Public Comment  Ms. Brooks‐Hops asked why the aesthetics of this building doesn’t match what is required of other  downtown buildings.  29 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 7 of 11    08:32:44 PM (02:38:08) Applicant Rebuttal  Andy Holloran, Applicant, distributed images of the Black Olive project and the Sobo project. He  discussed the similarity of the projects, and that the Sobo project was approved by the DRB. He brings  the issue up to improve the project. He stated that he did not receive recommendations from the DRB  that gave him something to return with. Mr. Holloran stated that he does seek out B‐3 sites for  development. He stated that he’s is committed to increasing bike parking. He discussed a commissioned  parking study. He stated that the risk in the project is him and his team, which is why he is confident in  the car share and alternative transportation ideas he is proposing. He stated that he hasn’t seen there is  a parking shortage south of Main Street. He discussed night‐time parking options. He noted the zoning  demarcation, and he discussed there could very likely be density adjacent to the project. He stated he  appreciated the feedback of the community, but reiterated that growth is coming.  08:45:56 PM (02:51:20) Questions of Applicant  CR Pomeroy asked for further detail about the car share service, the night‐time parking share, and  parking concerning the coffee shop/employees. She asked what he would do if the car share doesn’t  work?  08:52:37 PM (02:58:01) Questions of Staff  CR Pomeroy asked staff about the car share service. Mr. Krueger responded in detail.  CR Mehl asked Mr. Krueger to display the zoning map in the original presentation, and how long has the  area been downtown‐zoned. He asked about the NCOD process and the level of public involvement, and  what it changed. He asked what the City’s recourse is if the car share is failing in a year. Mr. Matsen  responded in detail. Ms. Stambaugh provided additional information.  09:05:31 PM (03:10:55) Motion that having reviewed and considered the application materials, public  comment, and all the information presented, I hereby adopt the findings presented in the staff report  for application 16432 and move to approve the Black Olive Site Plan and Certificate of  Appropriateness application subject to conditions and all applicable code provisions.   Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Motion  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: 2nd  09:06:02 PM (03:11:26) Discussion  DM Andrus thanked the developer for bringing forward a project that spurred discussion. She discussed  the gray area of the law, and the role of the Commission in interpreting code. She discussed the  downtown and its role in density and development, and neighborhoods. She stated this is the wrong  project in a place where the right one is needed, and she doesn’t support the project.  CR Pomeroy discussed how different the project looks comparative to nearby neighborhoods. She  stated her job is to balance what is best for the community, and that she supports the project for a  number of reasons, including encouraging infill and abiding by ordinances enacted by previous  Commissions.  CR Krauss thanked staff and the applicant, and apologized for the xenophobia Mr. Holloran endured. He  discussed the role of the Commission in interpreting the letter of the law. He described the downtown  30 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 8 of 11    plan and NCOD, as well as additional plans, in great detail. He stated this fits the current built  environment. He stated that the infrastructure issue, specifically parking, is the “but.”   09:59:34 PM (04:04:58) Meeting Extended  Mayor Taylor extended the meeting until 11:00 PM.  09:59:41 PM (04:05:05) Discussion Continued  CR Krauss stated the risk is also on the Commission. It’s a temporary solution to a larger problem. He  stated like it feels like the site is overbuilt.  CR Mehl thanked the public, applicant, and staff. He discussed civility, listening, and respect. He  discussed growth, but how do we control it. He discussed the economic, social, and environmental  impacts. He stated his concern about downtown becoming an entertainment center. He discussed  cumulative impacts, infrastructure, sprawl, and community character. He discussed the downtown  housing need.  Mayor Taylor discussed impending growth, and thinks the parking plan is insufficient. He discussed the  Commission’s interpretation of plans and regulations. He discussed his support of density and the need  for more residents downtown.  10:50:04 PM (04:55:28) Recess & Meeting Extension  Mayor Taylor called a break for 5 minutes and extended the meeting until 11:30 PM.  10:57:18 PM (05:02:42) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting to order.  10:57:49 PM (05:03:13) Discussion Continued  CR Krauss stated the parking is too undeveloped to further discuss tonight.  10:59:50 PM (05:05:14) Amendment that there be a new condition of a minimum of 32 bike storage  spots for this proposal.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd    11:00:18 PM (05:05:42) Discussion  CR Mehl stated this is something he would look at.  CR Krauss stated it makes sense.  Mayor Taylor stated this is guidance.  11:01:53 PM (05:07:17) Vote on the Amendment that there be a new condition of a minimum of 32  bike storage spots for this proposal. The motion passed 5‐0.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  31 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 9 of 11    Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    11:02:11 PM (05:07:35) Discussion  CR Mehl discussed shared use parking.  11:02:31 PM (05:07:55) Amendment to change from 4 car share spaces to one car share shared space.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd    11:02:38 PM (05:08:02) Discussion  CR Mehl stated he is ready to try this on a small scale.  CR Krauss stated the project is still short.  Mayor Taylor stated that he still supports one space per unit.  DM Andrus supports one car share, but still feels strongly there are a lot of loose ends.  11:06:03 PM (05:11:27) Vote on the Amendment to change from 4 car share spaces to one car share  shared space. The motion passed 5‐0.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  11:06:18 PM (05:11:42) Discussion  CR Mehl discussed inconsistencies with parking on nearby streets. Assistant City Attorney clarified that  CR Mehl’s motion is a condition.  11:08:37 PM (05:14:01) Vote on the Motion as Amended that having reviewed and considered the  application materials, public comment, and all the information presented, I hereby adopt the findings  presented in the staff report for application 16432 and move to approve the Black Olive Site Plan and  Certificate of Appropriateness application subject to conditions and all applicable code provisions. The  motion failed 1‐4.  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Motion  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Disapprove  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Disapprove  Mayor ‐ Carson Taylor: Disapprove  32 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 10 of 11    Commissioner ‐ Chris Mehl: Disapprove  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve    11:09:17 PM (05:14:41) Motion to instruct staff within 90 days to have a meeting of the Parking  Commission to discuss the parking situation around this neighborhood, especially Tracy and Bozeman,  as well as why there is no overnight parking on Tracy and Bozeman when the City doesn’t plow them  each week.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd    11:10:15 PM (05:15:39) Discussion  CR Mehl stated that he’d like to have this discussion.  DM Andrus stated it is good timing with the Parking Commission.  CR Krauss stated that back‐in parking at Culbertson should be looked at, and engineering staff should be  brought in.  11:12:38 PM (05:18:02) Vote on the Motion to instruct staff within 90 days to have a meeting of the  Parking Commission to discuss the parking situation around this neighborhood, especially Tracy and  Bozeman, as well as why there is no overnight parking on Tracy and Bozeman when the City doesn’t  plow them each week. The motion passed 5‐0.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  F. 11:12:55 PM (05:18:19) FYI/Discussion  1. Mayor Taylor reminded the Commission that there are two meetings next week.  2. CR Krauss noted that there will be a special Midtown meeting on Thursday.  G. 11:13:39 PM (05:19:03) Adjournment  Mayor Taylor adjourned the meeting at 11:13 PM.      ___________________________________  Carson Taylor  Mayor  33 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 11, 2017  Page 11 of 11      ATTEST:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk    PREPARED BY:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk    Approved on: ___________________________________    34   Page 1 of 7      THE CITY COMMISSION MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Monday, April 17, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present  Staff Present at the Dais: Acting City Manager Chuck Winn, Assistant City Attorney Karen Stambaugh,  City Clerk Robin Crough  A. 06:00:26 PM (00:02:43) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:00 PM.    B. 06:00:34 PM (00:02:51) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:01:29 PM (00:03:46) Changes to the Agenda  There were no changes to the agenda.    D. 06:01:35 PM (00:03:52) Minutes    1. Approve the Regular Meeting Minutes from March 6, March 20, and March 27, 2017, and  User Access to Linked Minutes      06:01:40 PM (00:03:57) Motion and Vote to approve the combined City Commission Minutes from  March 6, March 20, and March 27, 2017, as submitted. The motion passed 5‐0.  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  35   Page 1 of 8      THE CITY COMMISSION SPECIAL MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Thursday, April 20, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present    Staff Present at the Dais: Acting City Manager Chuck Winn, Assistant City Manager Chuck Winn, City  Clerk Robin Crough  A. 05:59:26 PM (00:02:07) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:00 PM.    B. 05:59:36 PM (00:02:17) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:00:20 PM (00:03:01) Changes to the Agenda  There were no changes to the agenda.    D. 06:00:27 PM (00:03:08) Public Comment  There was no public comment.    E. 06:01:18 PM (00:04:00) Action Items    1. 06:01:23 PM (00:04:05) Discussion on Desired Characteristics and Qualifications of the City  Manager (Jorgenson)       06:01:44 PM (00:04:25) Staff Presentation  HR Director Bethany Jorgenson discussed the necessity for determining the knowledge, skills, and  abilities prior to the recruitment process. She discussed the changes she has initially made to the class  specification.    06:05:08 PM (00:07:49) Questions of Staff  36 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 2 of 8    Mayor Taylor asked how the process will work.    06:06:13 PM (00:08:54) Discussion  CR Krauss discussed his desire to figure out a timeline. He discussed the unique nature of the City  Manager reporting to the City Commission. The Commission discussed the potential timeline.   Mayor Taylor wanted an August offer if possible, the Commission discussed in detail.   CR Krauss stated the importance of involving the public substantially, as well as staff input.    06:25:51 PM (00:26:37) Reference Time Stamp / Discussion Continued  DM Andrus asked for clarification for all the changes that HR Director Jorgenson submitted. Ms.  Jorgenson discussed the reorganization, the distributed model for risk management, quantifying  experience, and the residency requirement.  CR Pomeroy asked about the MPA requirement.  CR Krauss asked if this helps the Commission decide who the City Manager should be.  CR Mehl discussed his support of the changes made by staff.  Mayor Taylor discussed risk management and the budget responsibility.  CR Krauss stated he wanted to discuss the characteristics of the City Manager, not the class spec. Upon  the mayor’s request.  DM Andrus asked if the class spec helps determine wages. Ms. Jorgenson noted her suggestions.  CR Mehl discussed the need to lay out what the Commission is looking for.  CR Krauss stated that the class spec should be significantly shorter. He discussed the need for  simplification.  DM Andrus asked if a class specification was necessary, and why do we do it that way.  Mayor Taylor discussed the need to discuss the attributes and qualifications, and update the class spec  at a later date. He discussed the need for 1. Ability to work with other governmental administrators, 2. A  healthy attitude about conflict, 3. Transparency with citizens and Commission, 4. Positively receive  constructive criticism, 5. Ability to take the community to the next level.  CR Krauss stated his first priority is ethical, second is demonstrated willingness to use good judgment,  must be honest and realistic and able to disseminate that to the Commission, innovation from knowing  the environment, and accountability.  CR Mehl stated proactive, transparent and ethical, works well in a dynamic and fast‐paced environment,  ability to prioritize, high communication skills.  CR Pomeroy’s top five was ethics, transparency, listening to the staff, strong experience with affordable  housing and homelessness/mental issues, ability to lead through growing pains, some expertise on local  option taxes, and equal pay.   DM Andrus’s top five was having vision, communication, pushing the envelope, trust and ethics, and  team‐building.    07:11:14 PM (01:12:00) Reference Time Stamp / Discussion Continued  CR Krauss discussed the need for a nurturing leader to help anticipate the Commission’s needs, and how  the staff is being led.   Mayor Taylor agreed with benevolent and firm.  37 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 3 of 8    CR Pomeroy discussed the focus on people being very important.  CR Krauss reiterated it is important for the City Manager to help staff succeed with the Commission.  DM Andrus discussed analyzing/prioritizing/inspiring.  CR Pomeroy wants someone with a strong personality.  CR Krauss spoke of empathy.  CR Mehl stated the experience should be as a manager.  CR Pomeroy reiterated an ability to focus on people.  Mayor Taylor agreed with an ability to learn, know, and be interested in all aspects of the community.  CR Krauss stated a desire of experience working with a commission. Mayor Taylor stated he just cared  about the ability.  CR Krauss also discussed being open to applicants.    07:36:13 PM (01:36:59) Public Comment  There was no public comment.    07:36:32 PM (01:37:18) Discussion  CR Krauss and CR Mehl asked that the class spec be distributed to the Commission.  CR Mehl is okay with punting the item but it should be raised later.  2. 07:40:06 PM (01:40:52) Direction to Staff on Soliciting Executive Search Firm Proposals for  City Manager Recruitment (Jorgenson)     07:40:27 PM (01:41:13) Recess  Mayor Taylor called the Commission into recess for 10 minutes.  07:52:02 PM (01:52:48) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting back to order at 7:51 PM.  07:52:21 PM (01:53:07) Staff Presentation  HR Director Jorgenson discussed the recommendation of using an executive search firm, and why the  services are incredibly helpful.   07:57:03 PM (01:57:50) Questions of Staff  Mayor Taylor asked what the downsides from doing in‐house. He also asked how much control they  have over viewing applications.  CR Mehl asked about the price estimate, as well as which buffet items were used in the past, and  whether this would be the same.  CR Pomeroy asked if there would be a lot of applicants through the firm.  08:00:48 PM (02:01:34) Public Comment  There was no public comment.  08:01:15 PM (02:02:01) Motion to direct staff to advertise for an executive search firm.  38 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 4 of 8    Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd    08:01:30 PM (02:02:16) Discussion  CR Krauss discussed this is the time to use expertise, and it’s critical they do this right.  08:03:53 PM (02:04:39) Point of Order  It was determined the motion should state “solicit proposals” as it was the intent of the motion.  08:04:22 PM (02:05:09) Discussion Continued  CR Mehl is full supportive.  CR Pomeroy thinks it is a good idea.  DM Andrus also supports the motion.  Mayor Taylor will support the motion, expressing a concern to review some applications.  08:07:07 PM (02:07:54) Vote to direct staff to solicit proposals for an executive search firm. The motion  passed 5‐0.  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  08:07:29 PM (02:08:15) Discussion  CR Krauss noted topics he’d like to see discussed: breadth of the search, how much money to be spent,  advice from the City Attorney regarding confidentiality, the staff role in the process, and how to use the  public.  CR Mehl asked staff to come up with a list of everything that must be done to make this work.  Mayor Taylor asked about upcoming scheduling options. May 3rd at 6:30 PM was determined for the  next rescheduled meeting, and May 18th for a regular meeting.    F. 08:14:35 PM (02:15:21) FYI/Discussion   Acting City Manager Winn noted that sound problems in the room are being addressed.  G. 08:15:13 PM (02:15:59) Adjournment  Mayor Taylor adjourned the meeting at 8:15 PM.    ___________________________________  Carson Taylor  Mayor  39 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 5 of 8      ATTEST:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk    PREPARED BY:    ___________________________________  Robin Crough  City Clerk    Approved on: ___________________________________                          40 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 6 of 8    Discussion on Desired Characteristics and Qualifications of the City Manager  Attributes/Characteristics‐ Overview   Distinguishing feature – unlike any other position in the organization, this position reports  directly to the City Commission.   Should we have input from staff in what they would like to see in a City Manager?   Involve Interim City Manager in discussion   Work with consultants to get ideas about attributes   Discussion about attributes tonight does not stop the conversation   We need to hire a City Manager, not sure class spec helps do that  ‐ describes current  organization   Could we end up with two documents – class spec and document describing attributes, one  describes day‐to‐day and the other describes what we are looking for  Attributes and Qualifications   Being able to effectively work with governmental administrators   Healthy attitude toward conflict   Transparency   Positively receive criticism   Experienced… leads dynamic org forward   Ethical   Demonstrated willingness to use good judgment  o Proactive  ‐ out in front of commission and public   See far ahead   Must be able to communicate to commission the reality of a situation   Anticipate issues and future events   Accountability  o Position of leading not following  o Risk management  o Credit‐giver and blame‐taker   Proactive – looking ahead   Integrity, transparency, ethical   Works well in dynamic environment   Prioritization (ability to prioritize)   High communication skills  o Ability to thoroughly (and redundantly) communicate   Ethics   Transparency   Listen to staff  41 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 7 of 8     Focus on people (community, affordable housing, growth experience, exp with  homeless/mental health issues)  o Someone who can get around in the community and connect with all    Not just connecting with a small portion of the community   Expertise with local option taxes   Equal Pay   Vision (visionary leadership)   Communication (writing, speaking, listening, staff, neighbors)   Pushing the envelope (anticipation, helping us to think out of our box and about things that are  coming   Ethics/trust   Teambuilding  o Investing in people  o Builds trust   Nurturing (mentoring) leader  o Helps staff relate to and succeed with commission (pivot point)   Benevolent, but firm leader  o Says “this is the way we’re going to go” BUT listens   Ability to juggle multiple bosses   Analyzing, prioritizing, inspiring (successful prioritization)  o Ability to get buy‐in from commission and staff    Strong personality  o Ability to work with all 5 bosses, and  o Pushing own agenda   Empathy    Emotional intelligence     Class Spec Discussion   Consider leaving out reference to any organization changes in class spec   Risk management – the buck stops here. Leave section in.   City Manager presents the budget, leave in   Are we describing the attributes and characteristics in the class spec?   Hopefully candidates will look at the class spec. should be up to date   Gives idea of what City Manager is stepping into   Consider re‐writing general statement of duties   Consider taking summary of duties from the charter   Consider reducing the length of the class spec   Consider waiting to update the class spec until consultant provides guidance   Commission to make edits to class spec  42 Bozeman City Commission Special Meeting DRAFT MINUTES, April 20, 2017    Page 8 of 8    Timeline/Process   Decide about working with a consultant   During the decision time, make some decisions about the distinguishing features and attributes   When will new City Manager be hired?  4‐6 months?  Can we hire someone before the  beginning of school – make the offer in August (timeline ends August 7)?  This may be a bit  ambitious.   This means we need to hire an outside firm right away.   How do we involve the public in the process?  Sub‐committees?   Want to make sure we are moving efficiently without sacrificing the process   Process, timeline, and then attributes?  Guidelines for City Commissioners?  Other Thoughts   Separate experience from characteristics   Attributes vs. core competencies   Likely to hire someone who is experienced as a manager (not necessarily ACM who is reporting  to CM) – would have some knowledge of programs (affordable housing, etc.), but wouldn’t be  the expert.   Haven’t said we would hire CEO of corporation, but could   Having the ability to do these things is necessary.  Experience is valuable   Materials need to say we aren’t just hiring an experienced City Manager.  Are we open to  promoting someone who has good experience at a lower level?      43   Page 1 of 8      THE CITY COMMISSION MEETING OF BOZEMAN, MONTANA  MINUTES  Monday, April 24, 2017  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Present  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Present  Mayor ‐ Carson Taylor: Present  Commissioner ‐ Chris Mehl: Present  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Present  Staff Present at the Dais: Interim City Manager Dennis Taylor, Assistant City Manager Chuck Winn, City  Attorney Greg Sullivan, City Clerk Robin Crough  A. 05:59:59 PM (00:02:42) Call to Order – 6:00 PM ‐ Commission Room, City Hall, 121 North Rouse  Mayor Taylor called the meeting to order at 6:00 PM.    B. 06:00:07 PM (00:02:50) Pledge of Allegiance and a Moment of Silence    C. 06:00:52 PM (00:03:35) Changes to the Agenda  Mayor Taylor has an announcement before the Special Presentations.    D. 06:01:15 PM (00:03:58) Consent    1. Authorize Payment of Accounts Payable Claims for Goods and Services (LaMeres)    2. Approval of Depository Bonds and Pledged Securities as of March 31, 2017 (Clark)    3. Authorize the Interim City Manager to Sign the Memorandum of Agreement, Public Use  Easement, and Temporary Construction Easement with J. Swenson for Right‐of‐Way  Acquisition for Construction of Improvements to Oak Street, Parcel 6 (Hixson)    4. Authorize the Interim City Manager to Sign a Professional Services Master Task Order  Agreement with Advanced Engineering and Environmental Services, Inc. (AE2S) for On‐Call  Engineering Services at the City of Bozeman Water Treatment Plant (Heaston)    5. Authorize the Interim City Manager to Sign a Purchase Agreement with Kenneth J.  VanDeWalle, Architect, AIA, Inc. for the Sports Park Entry Pavilion Shade Structure (Poissant)     44 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 2 of 8    6. Authorize the Interim City Manager to Sign a Contract Agreement with Hydro Logistics  Irrigation, LLC for the City Hall Landscape Improvement Project (Mehrens)      06:01:18 PM (00:04:01) City Manager Overview  Interim City Manager Dennis Taylor provided an overview of Consent Items 1‐6.  06:03:04 PM (00:05:47) Public Comment  There was no public comment.  06:03:19 PM (00:06:02) Motion and Vote to approve Consent Items 1‐6 as submitted. The motion  passed 5‐0.  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Motion  Commissioner ‐ Chris Mehl: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  E. 06:03:36 PM (00:06:19) Public Comment   There was no public comment.    F. 06:05:03 PM (00:07:46) Special Presentations    06:05:06 PM (00:07:49) Mayoral Presentation  Mayor Taylor noted that April is Water Conservation Month and encouraged the city to participate.    1. 06:07:01 PM (00:09:44) Fire Department Annual Report (Waldo)  Fire Chief Josh Waldo presented the Commission with the 2016 Annual Report, discussing  data, projects, and future projects. He also discussed the Master Plan update, the internal  strategic plan, new radios, and additional future projects.    06:13:38 PM (00:16:21) Questions of Staff  DM Andrus asked how many firefighters the City had?  CR Mehl asked how the City compared to our peers in number of fire calls. He asked if the EMS trends  will continue. He asked about training timelines.  Mayor Taylor stated he appreciated the work of the department.    2. 06:17:46 PM (00:20:29) Presentation on Criminal Justice System Support Services  (Saverud/Crawford)  Stacy Wesem of Gallatin County Victim Services read a case scenario. Police Chief Steve  Crawford spoke about officer training, call response and investigations, collaboration and  45 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 3 of 8    partnerships, and the Gallatin Project and the grant they administer. Stacy Wesem provided  further information about Gallatin County Victim Services, their role, and detail about the  services they provide. City Domestic Violence Prosecutor Anna Saverud discussed her role and  responsibilities. She spoke in detail about prosecution and emphasized the collaboration with  this group. Erica Coyle, Director of HAVEN, discussed the services provided by HAVEN.     06:44:49 PM (00:47:32) Questions of Presenters  CR Mehl thanked the presenters and the City Attorney’s office. He asked what else the community could  be doing, are there any gaps? Ms. Saverud noted that one of the biggest challenges is affordable  housing. Ms. Coyle added childcare as another issue. He also asked how much does this group work with  the medical community and K‐12, and does Marci’s law have an effect on their work? Chief Crawford  spoke of the interface with Bozeman Health. Ms. Wesem discussed their work with the school resource  officers. She acknowledged that Marci’s Law will be a challenge with the huge increase in their caseload.  CR Pomeroy asked if domestic violence has been increasing. She asked if domestic violence and mental  health issues were related.  CR Krauss asked the Chief to provide him with comparative numbers alluded to. He addressed  affordability, and asked is there something to be done to prevent area homicides. Ms. Saverud discussed  the increase in calls hopefully means people are more confident in the response.  Mayor Taylor asked about the process if a threat is heard. Chief Crawford and Ms. Saverud responded.  He also asked why cases like the case scenario are only charged misdemeanors.   CR Krauss asked if MSU is fully participating in the Sexual Assault Response Team. He asked if there are  other partners like churches or others freely reporting? Ms. Coyle spoke of future efforts and Ms.  Wesem spoke of walk‐ins and people reaching out.  DM Andrus how a new Law & Justice Center could impact these agency’s work. Space and logistical  issues were discussed.    G. 07:22:30 PM (01:25:13) Action Items    1. 07:22:35 PM (01:25:18) A Preliminary Plat Application to Allow the Subdivision of a Portion of  Lot R‐1, J&D Family Subdivision (Plat J‐502) into One (1) Commercial Lot, a Remainder Lot (R‐ 2), and Road Right‐of‐Way, Application 17071 (Quasi‐Judicial) (Rogers)      07:22:58 PM (01:25:41) Staff Presentation  Planner Tom Rogers entered his staff report into the record, and provided an overview of the  preliminary plat. He noted there was no public comment, and DRC recommends approval.    07:26:54 PM (01:29:37) Questions of Staff  CR Pomeroy asked what will happen with a restricted development lot.  DM Andrus asked if groundwater was mitigated in the conditions.      46 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 4 of 8    07:30:16 PM (01:32:59) Applicant Presentation  Chris Wassey of Genesis Engineering stated he is here to answer questions.     07:30:33 PM (01:33:16) Questions of Applicant  CR Mehl asked the applicant what he had in mind. He asked if he had seen the staff report.  CR Pomeroy asked what would happen with the restricted development lot.    07:33:08 PM (01:35:51) Public Comment  There was no public comment.    07:33:24 PM (01:36:07) Motion that having reviewed and considered the application materials, public  comment, and all the information presented, I hereby adopt the findings presented in the staff report  for application 17071 and move to approve the J&D Family Minor Subdivision with conditions and  subject to all applicable code provisions.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd    07:33:42 PM (01:36:25) Discussion  CR Mehl is in agreement with the subdivision.  07:34:31 PM (01:37:14) Vote that having reviewed and considered the application materials, public  comment, and all the information presented, I hereby adopt the findings presented in the staff report  for application 17071 and move to approve the J&D Family Minor Subdivision with conditions and  subject to all applicable code provisions. The motion passed 5‐0.  Commissioner ‐ Chris Mehl: Motion  Commissioner ‐ Jeff Krauss: 2nd  Deputy Mayor ‐ Cynthia Andrus: Approve  Commissioner ‐ Jeff Krauss: Approve  Mayor ‐ Carson Taylor: Approve  Commissioner ‐ Chris Mehl: Approve  Commissioner ‐ I‐Ho Pomeroy: Approve  07:34:51 PM (01:37:34) Recess  Mayor Taylor called the Commission into recess until 7:45 PM.  07:46:04 PM (01:48:47) Call to Order  Mayor Taylor called the meeting back to order at 7:46 PM.  2. 07:46:11 PM (01:48:54) Recommendations for Regulating Short Term Rentals (Winn)      07:46:21 PM (01:49:04) Staff Presentation  Assistant City Manager Chuck Winn thanked the Police and Fire Chief for their work. He introduced the  47 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 5 of 8    team that worked on the recommendations and how the City got to the status quo. He provided what  data the City has regarding short‐term rentals. He noted the public engagement and input on the  subject. He specifically discussed the INC’s recommendations and other best practices throughout the  state. He discussed the legal authority of the City. Mr. Winn proposed definitions, examples of what the  types proposed would mean, and the general requirements for each type. He discussed recommended  fees, as well as forms and education on the website that would be necessary.    08:17:06 PM (02:19:49) Questions of Staff  DM Andrus asked if Type 1 was a boarding house. She asked about the registration and fee, and why a  cap wasn’t recommended. She asked about fire self‐certification.  CR Mehl asked what reasoning other Montana cities authority has been to not regulate. He asked about  input from the City‐County Board of Health. Assistant City Attorney Karen Stambaugh responded in  detail. He also asked about requiring insurance. He asked if staff was proposing any changes in the CUP  process. He asked why limiting assembly was omitted. He asked about the effective date and next steps.  He asked about corporate ownership. He asked about resource lack for enforcement. He asked why  there was no annual sunset. He asked why no fee for Type 1 and the difference for fire inspections. He  asked why no notice for Type 1 and 2 to the neighbors. He asked about regulating density.  CR Krauss asked about regulations for Bed & Breakfasts. He asked if there was a minimum‐sized lot. He  also about duplexes in R‐1. He asked about allowing affordable units as short‐term rentals. He asked  about maintaining single‐family districts. He asked if the zoning code gives adequate authority to ban or  heavily regulate within specific zoning districts.  CR Pomeroy asked if fire inspections are required for Type 1, and that there is no cost for Type 1. She  asked if the City has the ability to enforce. She asked how the City could control parking.  Mayor Taylor asked what the role of money is. He asked if the City could make this a civil infraction.  CR Pomeroy asked if the fee was proposed to be equitable for hotels.    09:17:30 PM (03:20:13) Public Comment  Mayor Taylor opened public comment.    09:18:04 PM (03:20:47) George Thompson, Public Comment  Mr. Thompson spoke of the transient nature of occupants and its impact on neighborhood character  and community responsibility.    09:21:39 PM (03:24:22) Jim Goetz, Public Comment  Mr. Goetz discussed the disappearance of R‐1. He spoke of the exceptions of Type 2. He discussed the  lack of standards for CUPs. He spoke of putting some enforcement in AirBnB’s hands.    09:24:03 PM (03:26:46) Susie Hollen, Public Comment  Ms. Hollen commended the public outreach discussed the qualifications for types and provided a  recommendation for a local contact instead of owner. She noted this is similar to an inn and similar rules  should apply. She suggested continuity of management to cover a change of ownership. There should be  a responsible party at any time.  48 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 6 of 8      09:27:57 PM (03:30:40) Kathy Powell, Public Comment  Ms. Powell noted that the core recommendations are flawed, primarily in Type 2 and 3, and its potential  change of neighborhood character. She proposed a 2% limit in zones. She also discussed ADUs.    09:31:30 PM (03:34:13) Jill Davenport, Public Comment  Ms. Davenport expressed the importance of neighborhoods.    09:33:28 PM (03:36:11) Emily Hooker, Public Comment  Ms. Hooker stated the priority of this endeavor should be to preserve the livability of the town and  neighborhoods. Her plea is to revisit growth issues related to this.    09:35:52 PM (03:38:35) Richard Canfield, Public Comment  Mr. Canfield emphasized neighborhoods, and referenced the INC’s recommendations. He stated not to  dodge the density issue. He noted the importance of predictability.    09:40:10 PM (03:42:53) Marilee Brown, Public Comment  Ms. Brown noted that there is a lot of conflicting statute. She discussed arguments in favor of short‐ term rentals.    09:44:51 PM (03:47:34) David Mercer, Public Comment  Mr. Mercer spoke that residential neighborhoods won’t see any benefits from the commercial interests.    09:47:12 PM (03:49:55) Paul House, Public Comment  Mr. House runs vacation rentals and has asked for regulation. He discussed details of the  recommendations.    09:50:24 PM (03:53:07) Jason Delmue, Public Comment  Mr. Delmue is a vacation rental owner, and he discussed comparisons with long‐term rentals. The data  doesn’t support that short‐term rentals are more negative. He discussed issues that are unaddressed.     09:53:34 PM (03:56:17) Dave Johnston, Public Comment  Mr. Johnston stated that he enjoys vacation rentals, and some regulation is good. He asked if HOA  covenants can help regulate.    09:55:43 PM (03:58:26) Meeting Extended   Mayor Taylor extended the meeting until 10:30 PM.    09:55:51 PM (03:58:34) Questions of Staff  DM Andrus asked if we thinking of laws that weren’t yet established.    09:57:51 PM (04:00:34) Discussion  49 Bozeman City Commission Meeting DRAFT MINUTES, April 24, 2017  Page 7 of 8    CR Krauss discussed the purpose of zoning. He discussed some of his preferences for revisions and  options he did like.  CR Mehl expressed his preferences for clarifications and changes.  DM Andrus listed her recommended changes.  CR Pomeroy listed her recommended changes.  Mayor Taylor noted his preferences. He discussed the nature of landlords/tenants and long‐term  renters.    10:25:02 PM (04:27:45) Meeting Extended  Mayor Taylor extended the meeting until 10:45 PM.    10:25:06 PM (04:27:49) Discussion Continued  The Commission and staff discussed the process for coming back with changes.    3. 10:30:02 PM (04:32:45) Appointment to the City Planning Board (Michalson)      10:30:07 PM (04:32:50) Upon receipt of Gallatin County’s designation, Mayor Taylor appointed Gerald  Pape as the County Appointment to the City Planning Board with an updated term expiring on January  31, 2019.    10:30:20 PM (04:33:03) Public Comment  Mayor Taylor opened public comment.    10:30:24 PM (04:33:07) Gerald Pape, Public Comment  Mr. Pape discussed his history of appointment and his dual appointment for the City‐County.    4. 10:32:28 PM (04:35:11) Legislative Update (Andrus)      10:32:31 PM (04:35:14) Commission Presentation  DM Andrus provided an update on the gas tax bill, HB 473.    10:33:59 PM (04:36:42) Public Comment  There was no public comment.    H. 10:34:05 PM (04:36:48) FYI/Discussion  1. Mayor Taylor stated that there is no procedure to bring the Black Olive back as a  reconsideration.  2. Mr. Winn thanked the Commission for their support of the staff on the short‐term rental  issue this evening.  3. Community Development Director Martin Matsen stated that a formal reclaim would be  necessary again for Black Olive to come before the Commission.  50