Loading...
HomeMy WebLinkAbout12-03-15 IFAC - Minutes    Impact Fee Advisory Committee Thursday, December 3, 2015 6:00pm, City Commission chambers, City Hall– 121 N. Rouse Ave.   A. 06:03:32 PM Call meeting to order Anna Rosenberry ‐ Present  George Thompson ‐ Present  James Nicholson ‐ Present  Rick Hickson ‐ Present  Chris Mehl ‐ Present  Rob Evans ‐ Present  B. 06:03:44 PM Changes to the Agenda – move the transportation impact fee agenda item to the top of the action item list. C. 06:04:01 PM Approve minutes from 11/17/2015 ‐ no changes to the minutes. Board unanimously approves the minutes.   D. 06:05:00 PM Public Comment – No Public comment E. 06:05:13 PM Action Items 1. 06:05:16 PM Transportation Impact Fee Capital Improvement Program Review the proposed Transportation impact fee CIP and take action to make a recommendation to the  City Commission.   Anna Rosenberry begins overview on the Transportation Impact Fee Capital Improvements.  Board decides to begin discussion on the streets. Anna Rosenberry begins discussion.  06:12:03 PM Chris Mehl questions the increase from 2% to 5%. Anna Rosenberry responds in detail.   06:13:48 PM James Nicholson questions the ramifications of 2% instead of 5%. Anna Rosenberry  responds that if they do not reach 5%, they can re‐estimate next year and pull a project out next year.  Anna Rosenberry gives examples of increases in previous years which makes the 5% increase seem to be  a reasonable number to use.       Board banter as Anna Rosenberry pulls up information for Chris Mehl.   Anna Rosenberry states that they are using very conservative numbers so that they don’t have to cut a  project in the future – this way, they won’t have funding projects in the future.  06:17:18 PM Rob Evans states that they put these numbers together for a high level conceptual analysis  of what wants to be done. They are moving towards getting better numbers in the way they are trying  to move how they do Impact Fees.   06:18:18 PM Board member makes a comment without using microphone – inaudible.  06:18:42 PM Anna Rosenberry questions if he’s referring to the financial summary sheet. Inaudible  response from board member (no microphone).  06:19:43 PM Anna Rosenberry responds to concerns expressed by inaudible board member. She stated  that she is trying to keep the document easy to read, but can expand some or the information for more  detail. She reminds the board that they idea is to spend the money in the street impact fee fund  upfront. More comment from board member without a microphone requesting ways to adjust the data  they were provided with to be more detailed.   06:21:46 PM Anna Rosenberry asks if there are any additional questions about the financial summary.  Ms. Rosenberry questions if Craig Woolard would like to speak about the projects listed.   06:22:10 PM Craig Woolard begins explaining the projects forecasted for a 5 year period and why they  are taking their chosen approach to completing those projects.   06:23:49 PM Rob Evans clarifies that the plan is not a reactive plan, that it is a plan based on the  transportation needs of Bozeman as a whole. Craig Woolard confirms that is the intention, based on  their assessment of the needs and that the funds will be paid back at some point as development takes  place. This plan will improve the whole network. Rob Evans states that he finds this approach refreshing.   06:26:08 PM Craig Woolard explains that there are some projects where they take the risk of a late  payback, but it takes into account the needs of the whole network and it’s a risk worth taking.   06:27:11 PM George Thompson states that he feels the North 11th area will likely be repaid more  quickly, as the project planned for that space will open the whole area up. Craig Woolard states that  currently there’s no development there, but by building those roads they increase connectivity. He  states they are taking some risks in selective areas. There will eventually be development there, we just  don’t’ know where.   06:28:55 PM Anna Rosenberry states that there are large tracts of land between Durston and Oak that  remain undeveloped. So, it’s an example of what could happen, even if you put in full infrastructure. Just  because they are putting this infrastructure in place, does not mean that’s where people will have to  develop.      06:29:59 PM Anna Rosenberry clarifies that by doing infrastructure this way, they will be developing the  road to its full potential and not just a portion of the road to accommodate what building was taking  place, to come back and redo the road when more development went in. Craig Woolard confirms.  06:31:01 PM Craig Woolard questions if Rob Evans has anything to add with regards to the map. Rob  Evans states that he does not have anything to add to that visual, but did display another visual aid for  the board to review regarding the projects in the 5 year plan.  06:31:41 PM Anna Rosenberry explains to the board that intersection funding is 80% Impact Fees and  20% from arterial and collector funds, which is why some projects may show up on both funding maps.   Chris Mehl states that he would appreciate any thoughts on this to take back to the commission.   06:33:05 PM James Nicholson states that he would support providing thoughts on this. He states that he  thinks the program makes sense. He feels it’s shifting back to what has been done in the past. He would  like to see some basis for the 80%/20% split, but feels it’s a good number.   06:33:39 PM George Thompson states he likes the 80/20 because it presents a compromise. He feels  this presents a middle of the road approach to move forward.   06:35:01 PM Chris Mehl questions whether staff has any comment on the 80/20 split to comment to the  commission. Craig Woolard states that he argued for 100%. He felt 60/40 was his attempt to make  policy practical, but it doesn’t work in practice. He agrees that 80/20 is a compromise. He doesn’t feel it  has much of a rational basis, it is simply a compromise between the 60/40 and 100% which did not seem  to be approved from a political stand point.   06:36:57 PM Rick Hixson said he agrees with Craig Woolard’s statement. He feels they are already  advocating for some substantial changes and this is the way to move forward.   06:37:38 PM Chris Mehl questions if by doing this, they lose the ability to do an intersection in the next  2‐3 years. Craig Woolard responds. Board discusses the impact on intersections. Craig Woolard states  that when they go through and put the money to the projects, they have used up all of the available  impact fees. He states that with the money they have, even if they changed it to 100%, that it wouldn’t  make much of a difference. There may be 1 or 2 projects that get delayed.   06:41:04 PM Anna Rosenberry discusses the contribution from arterial and collector fund vs. street  impact fee fund.   06:42:28 PM Discussion amongst board members. Mr. Nicholson states that he feels this is set up to  work.   06:43:29 PM Mr. Saunders states that in the end the same amount of money will be spent by the City,  but that with the 80/20 split they’re avoiding confrontation on the intersection issue. Anna Rosenberry  states that with the split they are determining what projects are impact fee eligible and which are not.       06:45:09 PM Mr. Woolard states that this project allows for them to put projects into action without  doing it piece by piece.   06:46:04 PM Mr. Nicholson asks if the staff presentation is complete.   06:46:45 PM Commissioner Mehl requested staff to present on the projects listed, as there had be some  changes since the last project list they received. Mr. Woolard stated he would get that information for  him. Ms. Rosenberry stated that yes, there have been a number of additions, and once they determine  whether it is ok to do these projects before the impact fees have been collected, it will open up what  can be done.   06:50:24 PM Mr. Nicholson stated that C & H Engineering questioned if there would be funds available  for strictly developer‐driven projects. Mr. Woolard stated that with this approach, it is difficult to  respond to developer’s needs, especially when they are outside of the street network.   06:52:31 PM Mr. Nicholson questions what the solution might be for this type of situation. Mr. Woolard  states that it would likely be similar to the recent Stuckey Road Annexation – where the road needed to  be developed to City standards, by the developer, in order for building permits to be issued. He stated  that the City will do what it can to help, but that with the proposed plan, they will be cutting funding  pretty close, depending on the bidding environment. He stated that it is a mistake to develop islands of  land outside of the City and leave them stranded – which is what we have been doing.   06:55:53 PM Mr. Thompson states that he sees this as the City being in a hole and we are trying to dig  ourselves out of this. He states that we will activate this plan for a couple of years and then need to  reevaluate this in a few years when some of the holes are filled in and then discuss with developers  where development may be taking place in the future. Mr. Woolard states that’s a good way of looking  at it. Mr. Woolard is concerned that we will start this project and then be distracted by projects outside  of the network and it will take away from completing the projects proposed to fill in the gaps in the  network.   06:57:53 PM Ms. Rosenberry requests for clarification on how some projects are currently being  developed. Mr. Saunders explains. Mr. Woolard states that with regards to the project examples  discussed, they do not have the same impact on the overall network as the projects proposed on the list  the board was presented with and therefore, they fall down on the priority list. Mr. Woolard proposes  that the board meets once every 6 months or so to determine if requests being made need to be raised  in priority, but without changing the overall improvements of the network that need to take place.   07:02:35 PM Mr. Nicholson states that he likes that approach and Mr. Thompson states that he supports  the idea of meeting every 6 months also.   07:03:10 PM Mr. Nicholson questions how the payback districts will be implemented and when the pay  back will occur. Mr. Woolard clarifies his question. Mr. Woolard states that the earlier, the better. He  states that he would suggest at annexation. Mr. Saunders points out that in many cases the property is  already annexed and that it depends on the nature of the project, since impact fees would vary      depending on the type of development that will be set into place. Mr. Woolard states that we know in  advance what these streets need to be developed to, and that we already have them designed. So,  when developers some in, the City will be able to show them what streets are there and the cost  associated with their development. Whereas, currently there’s a lot of discussion about what type of  road needs to be developed for each project and they are pieced together based on demand. The goal is  to get away from that.   07:07:04 PM Mr. Nicholson stated that more direction and assurance is a good thing, but from a  developer’s standpoint, it would be beneficial to have payback take place at final plat, because then  their cash flow is negative until they begin to sell off properties.   07:08:16 PM Ms. Rosenberry states that the way impact fees currently exist, they are based on a  project. At annexation, a project doesn’t necessarily exist, so likely the fees will not be refunded until a  later time as Mr. Nicholson suggested.   07:09:02 PM Mr. Nicholson questions why Graf Street is not going to 19th street. Mr. Woolard states  that portion of the road will be completed with the Theological institute project. It will be developer  funded and the City will piggy back on that project to complete Graf to 11th.   07:09:50 PM Mr. Nicholson closes questions from the board for staff. Open to public comment. No  public comment. No quorum – no vote.   07:10:20 PM Final comments from the committee. No comments.   2. 07:10:37 PM Water Impact Fee Capital Improvement Program Review the proposed Water impact fee CIP and take action to make a recommendation to the City  Commission.   07:11:14 PM Anna Rosenberry begins presentation on Water Impact Fee Capital Improvement Program  Recommended Motion: I move to recommend to the City Commission approval of the Water Impact Fee  Capital Improvement Program as presented.  07:12:51 PM Commissioner Mehl questions if they will be able to rank the projects – as there will be  projects that may very well be refunded more quickly. He also questions the ground water increase from  $2 million to $5.2 million. Ms. Rosenberry states that there may be a typo because there are no $5  million dollar expenses listed. Mr. Woolard responds the first portion of his question. Board discusses  further.   Mr. Hixson states that it’s important to consider the actual costs when redoing the impact fee schedule.  Mr. Saunders explains in more detail.   07:19:19 PM Ms. Rosenberry comments that the water rights are not included in the cost – and typically  have not been.       07:20:23 PM Commissioner Mehl questions if they could put together more information on what items  have been added and why, since the last time they saw the report.   07:21:06 PM Mr. Thompson questions if the 2 year water well project will be completed in 2 years. Mr.  Woolard states that it is an aggressive schedule, but he doesn’t feel it is unrealistic. Mr. Woolard states  that if the transfer of water rights goes quickly, that they will need to have the funds available, which is  why it’s scheduled as it is.   07:22:49 PM Mr. Nicholson questions one of the projects presented and whether it belongs in the  impact fees budget. Mr. Woolard responds in detail. Ms. Rosenberry states that the first 8” of water is  the equivalent to providing the first two lanes of road. Mr. Nicholson states that he feels the Utility Fund  might be a better funding source.   07:24:33 PM Mr. Nicholson questions how the debt will be repaid. Ms. Rosenberry responds. She stated  repayment was calculated on the minimum owed, which could allow for extra impact fee funds to be  spent on other projects, but more than likely they will repay the debt sooner with any excess funds.   07:27:08 PM Closes questions for staff, No public comment. No quorum for a vote.   3. 07:27:36 PM Wastewater Impact Fee Capital Improvement Program Review the proposed Wastewater impact fee CIP and take action to make a recommendation to the City  Commission.   Anna Rosenberry begins presentation on Wastewater.   07:28:44 PM Craig Woolard discusses the projects presented.   07:31:06 PM Ms. Rosenberry stated that to get some of the projects completed, the City will need to  borrow money, as there is not enough cash to front those projects.   Mr. Mehl points out some projects that were on the list that have since been removed. He was curious  why they were removed completely as most of them were high priority. Ms. Rosenberry and Mr.  Woolard indicate that they may not be the same project name any more – as they reevaluated the  master plan and set new priorities based on the new plan. Board continues to discuss the new priorities.   07:36:57 PM Commissioner Mehl questions the change in price for the South University District. Ms.  Rosenberry states that she will have to look into it. Mr. Woolard states they have been updating project  costs as they get information, but there may be a disconnect with that project.   07:38:39 PM Jon Henderson stated that there have been a lot of hands on this and they need to  reevaluate all of the numbers and make sure information is transferring properly between various  systems.   07:39:44 PM End of questions for the staff. No public comment. No quorum, so board will not vote.       07:39:57 PM Commissioner Mehl states that he would like to get more information on how they  prioritized corridors. Mr. Woolard stated that they were largely based on traffic counts, safety concerns  and connectivity. Nothing is documented officially. He will also be adding risk of payback to the  prioritizing criteria.   07:42:21 PM Mr. Nicholson states that it appears there has been a lot of time put into it the last couple  of weeks to create the plan. He states that as a volunteer, he does not have the time to put into  determining the priorities and is trusting the opinions of staff for what needs to be completed.   07:43:28 PM Rick Hixson states that many of the projects have been priorities for years and now they  will have a means to complete them. He doesn’t feel that the priorities have changed much over time.  We aren’t going to chase the development anymore, they are finally going to get them off the list.   07:44:28 PM Commissioner Mehl stated that it sounds like we should move forward with this and  reevaluate in June before the new fiscal year begins.   07:45:40 PM Rick Hixson stated that eventually the priorities will speak for themselves. Board discusses  WTI and its ability to predict impact of development on transportation more effectively.   F. FYI/Discussion G. 07:53:19 PM Adjournment For more information please contact Alicia Kennedy at akennedy@bozeman.net This Committee generally meets the 2nd and 4th Thursday of the month as needed at 6:00pm. Committee meetings are open to all members of the public. If you have a disability and require  assistance, please contact our ADA coordinator, Chuck Winn at 582‐3207 (TDD 582‐2301).