Loading...
HomeMy WebLinkAbout5-24-16 FINAL Board of Ethics Minutes    BOARD OF ETHICS  The Board of Ethics of the City of Bozeman met in the Madison Room, City Hall at 121 North Rouse on Tuesday,  May 24th at 4:30 PM. Present were Board members Chris Carraway, Melissa Frost, and Mary Jane McGarity. Staff  present were City Manager Chris Kukulski, City Attorney Greg Sullivan, and Executive Assistant Erika Heidecker.  Betsy Webb with Montana State University was also in attendance.  1. CALL MEETING TO ORDER  Meeting called to order at 4:42 PM – Madison Room, City Hall, 121 North Rouse by Chair Carraway.  2. CHANGES TO THE AGENDA   No changes were requested.  3. PUBLIC COMMENT  Chair Carraway opened public comment.  No person commented.  Chair Carraway closed public comment.  4. APPROVAL OF MINUTES – NOVEMBER 12, 2015  M. Frost motioned to approve the minutes as submitted from February 4, 2016. C. Carraway seconded the  motion. The motion passed 3‐0.   5. ACTION ITEMS  A. Disclosure of Information or Comments Received (Carraway)  None.  B. City Attorney’s Update (Sullivan)  G. Sullivan noted that he had three scenarios to disclose to the board. In the first instance, G. Sullivan learned that  a former employee accepted a gift well over the allowed limit. It was determined that the gift was received after  the employment term ended. The gift appears to have been a thank you present for work performed in his/her  role for the city.  If the gift had been accepted during the employee’s tenure with the city, would have been in  clear violation of the city’s ethics policies. G. Sullivan and C. Kukulski noted that the city was not pursuing this  violation but that, as a result of this situation, they will focus on this type of issue during training. Furthermore,  C.Kukulski noted that going forward, the city will add language to affiliate agreements reminding them of the city’s  policies regarding gifts and asking them to avoid putting city employees in this type of situation.   In the second scenario, G. Sullivan noted that a current employee accepted a gift from an affiliate that fell  between $25‐$100. The gift was given as a thank you for work done outside of normal working hours but within  his/her management/admin role for the city. G. Sullivan noted that the employee has completed a disclosure form.  M. Frost asked G. Sullivan and C.  Kukulski what they have learned from these scenarios. G. Sullivan replied that in  the first scenario, the employee appeared to know what s/he was doing. The second scenario occurred after ethics  trainings were implemented and this employee should have taken a time out rather than accepting the gift. G.      Sullivan noted that from his understanding, employees were doing that—they have been taking a time out and/or  coming to him or a manager with the issue. However, he noted that there need to be more of these conversations  and more needs to be done to empower employees to say no. C. Kukulski noted that he has witnessed unintended  but uncomfortable scenarios as a result of affiliates attempting to give gifts. As an example he noted an affiliate  who was giving different‐valued gift cards to employees who were similarly situated. Though these gift cards were  for a minimal amount, the varying amounts led to more damaging results than positive. Similarly, he noted that  though not in violation of ethics policy, acts like this may give the wrong appearance of preferential treatment. M.  McGarity commented that she liked the idea of adding language about gifts to affiliate MOU’s to help prevent  these kind of situations in the future. C.Kukulski added that using anonymous versions of these scenarios in  training could be useful as they will hit home for employees.  In the third scenario, G. Sullivan explained that a current employee came to him because s/he won a door prize at  a national conference and was not sure if s/he was allowed to keep it. G. Sullivan noted that this situation fell  under a provision in the code of ethics regarding random prizes, which states that a gift does not include a random  drawing that someone attends as an employee. G. Sullivan proceeded to ask the employee for further clarification  on the drawing and found that, though it was held for those who attended a demonstration by a vendor, anyone  was welcome to attend the demonstration and enter the drawing. Because of this, G. Sullivan found that the prize  was valid through this code. G. Sullivan added that the employee ultimately gave the prize away as s/he did not  feel right keeping it. C. Carraway noted that if the drawing had been held in an invitation‐only room, it would have  been a different conclusion.    C. Recommendation for the City’s 2016 Annual Ethics Training (Crough/Kukulski)  C. Kukulski recapped the progress that was made since the last meeting. The HPO had created a subgroup, an  ethics team, which gathered information from employees. This information was shared and helped form the  training program. B. Webb noted this helped create the idea of using three scenarios during training: gifts, big  ethics, and little ethics.   B. Webb mentioned that Dan Clark should be brought in to lead separate trainings for board members, while she  would lead the employee trainings. C. Kukulski agreed, adding that there had been consistent feedback asking for  separate board training, as too often they felt that employee training did not apply to them. He noted that  separate board training was one core shift this year, the other was the big ethics/little ethics feedback which was  received from staff. B. Webb noted that employee trainings this year would consist of 10 to 15 75‐minute sessions  with roughly 30 employees at each. The trainings will cover: defining ethics, defining resources (for example, who  to go to if an ethics issue arises), gifts, big ethics, and little ethics. B. Webb asked if these training sessions would  be cross‐department groups and G. Sullivan and C. Kukulski agreed that cross‐department training would be a  good idea.   C. Kukulski determined that he would touch base with Dan Clark to keep him updated on the trainings. He  mentioned that there had been talk of videotaping the board trainings so members could watch them at home. C.  Kukulski added that though potential recordings might be useful for members who could not attend live trainings,  live trainings would be preferable. B. Webb agreed that live trainings should be urged as it would be beneficial for  trainees to have someone knowledgeable available for questions.        6. FYI/DISCUSSION  A. Upcoming Schedule  C. Carraway suggested the next meeting be held on September 20th 4:30 PM.   7. ADJOURNMENT  C. Carraway adjourned the meeting at 5:15 PM.  This meeting is open to all members of the public. For more information, please contact Erika Heidecker, Executive  Assistant, at 582‐2306.  Committee meetings are open to all members of the public. If you have a disability and require assistance, please  contact our Interim ADA Coordinator, Assistant City Manager Chuck Winn at 582‐2307 (TDD 582‐2301).