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HomeMy WebLinkAbout16- Amendment 3 to PSA - Confluence Consulting - Bozeman Creek Enhancement at Bogert ParkA m e n d m e n t N o . 3 t o P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t f o r B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t C o n s t r u c t i o n A d m i n i s t r a t i o n f o r B o g e r t P a r k T H I S A G R E E M E N T i s m a d e a s o f t h i s / } ? M ~ ~ , 2 0 1 6 , b e t w e e n T H E C I T Y O F B O Z E M A N , a M u n i c i p a l C o r p o r a t i o n , P . O . o ~ a n , M o n t a n a , . 5 9 7 7 1 - 1 2 3 0 ( O W N E R ) a n d C o n f l u e n c e C o n s u l t i n g , P . O . B o x 1 1 3 3 B o z e m a n , M o n t a n a , 5 9 7 1 5 ( C O N S U L T A N T ) . W H E R E A S , t h e p a r t i e s h a v e e n t e r e d i n t o a P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 2 , h e r e i n r e f e r r e d t o a s O r i g i n a l A g r e e m e n t f o r t h e F i r s t S t a g e o f D e s i g n f o r t h e B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t P r o j e c t f o r B o g e r t P a r k ; a n d W H E R E A S , t h e S c o p e o f W o r k i n c l u d e d a s A t t a c h m e n t A o f t h e O r i g i n a l A g r e e m e n t c o n t a i n e d a p r o v i s i o n t h a t u p o n a c q u i s i t i o n o f t h e n e c e s s a r y f u n d i n g a n d a t t h e s o l e d i s c r e t i o n o f t h e C i t y C o n f l u e n c e C o n s u l t i n g m a y b e s e l e c t e d t o c o m p l e t e t h e d e s i g n a n d o v e r s e e t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e p r o j e c t t o i t s c o m p l e t i o n . W H E R E A S , t h e p a r t i e s d e s i r e t o f u r t h e r a m e n d t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t . N O W , T H E R E F O R E , I N C O N S I D E R A T I O N O F T H E M U T U A L C O V E N A N T S C O N T A I N E D H E R E I N , t h e p a r t i e s a g r e e a s f o l l o w s : T h e c o n d i t i o n s a n d p r o v i s i o n s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c o p e o f W o r k f o r C o n s t r u c t i o n A d m i n i s t r a t i o n f o r B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t s a t B o g e r t P a r k S u b m i t t e d 6 / 3 0 / 1 6 a r e h e r e b y i n c o r p o r a t e d i n a n d m a d e p a r t o f t h i s a g r e e m e n t . T h e S c o p e o f S e r v i c e s a n d C o n s u l t i n g F e e s a r e i n c r e a s e d p e r t h i s e x h i b i t . S e c t i o n 4 - P a y m e n t : S e c t i o n 4 o f t h e o r i g i n a l a g r e e m e n t i s m o d i f i e d t o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : C o n s u l t a n t i s t o p r o v i d e c o n s t r u c t i o n a d m i n i s t r a t i o n a n d o v e r s i g h t a n d p r o d u c e t h e s p e c i f i e d p r o j e c t d e l i v e r a b l e s f o r a t o t a l f i x e d c o s t o f $ 3 6 , 6 6 9 . T h i s f i g u r e i n c l u d e s a l l l a b o r , e q u i p m e n t , m a t e r i a l s , a n d e x p e n s e s . D e l i v e r a b l e s a r e s p e c i f i e d i n t h e a t t a c h e d S c o p e o f W o r k f o r C o n s t r u c t i o n A d m i n i s t r a t i o n f o r B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t s a t B o g e r t P a r k S u b m i t t e d 6 / 3 0 / 1 6 . W o r k m a y b e g i n o n c e C i t y s o n o t i f i e s C o n s u l t a n t . C o n s u l t a n t s h a l l b e p a i d o n a f i x e d f e e b a s i s w i t h t h e t o t a l a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 3 6 , 6 6 9 . P r o g r e s s p a y m e n t s w i l l b e p a i d m o n t h l y u p o n s u b m i t t a l o f i t e m i z e d i n v o i c e s p r o v i d i n g p e r c e n t a g e c o m p l e t e f o r m a j o r t a s k i t e m s . E x c e p t a s s p e c i f i c a l l y a m e n d e d h e r e i n , t h e o r i g i n a l a g r e e m e n t s h a l l r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t a n d t h e P a r t i e s s h a l l b e b o u n d b y a l l t e r m s a n d c o n d i t i o n s t h e r e i n . 1 I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h e r e t o d o m a k e a n d e x e c u t e t h i s A g r e e m e n t . C I T Y O F B O Z E M A N B Y : ~ 1 ( 2 ~ - e s i d e n t ) / D A T E : _ 7 - - - 1 / ' - - " - J ~ ~ - ~ - O / . . . . . . . . . b _ _ _ _ ( C i t y M a n a g e r ) D A T E : 7 - / % - ( b A T T E S T : 2 S c o p e o f W o r k f o r C o n s t r u c t i o n A d m i n i s t r a t i o n f o r B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t s a t B o g e r t P a r k S u b m i t t e d 0 6 / 3 0 / 1 6 T h e f o l l o w i n g s c o p e o f w o r k i n c l u d e s w o r k a n t i c i p a t e d t o p r o v i d e c o n s t r u c t i o n a d m i n i s t r a t i o n , o v e r s i g h t , a n d a s - b u i l t d o c u m e n t a t i o n f o r t h e B o z e m a n C r e e k E n h a n c e m e n t a t B o g e r t P a r k p r o j e c t . T a s k 1 . P r o j e c t M a n a g e m e n t T h i s t a s k i n c l u d e s a l l p r o j e c t m a n a g e m e n t t a s k s a s n e c e s s a r y t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e t h i s p h a s e o f w o r k . P r o j e c t m a n a g e m e n t s u b t a s k s i n c l u d e : 1 . 1 - C o n t r a c t i n g , s u b c o n t r a c t i n g , b u d g e t t r a c k i n g , a n d p r o g r e s s r e p o r t s . 1 . 2 - P r o j e c t t e a m c o m m u n i c a t i o n , c o o r d i n a t i o n , a n d l o g i s t i c s . I n c l u d e s i n t e r n a l d e s i g n t e a m m e e t i n g s , c o o r d i n a t i o n a n d c o m m u n i c a t i o n w i t h c l i e n t , a n d c o o r d i n a t i n g s u b c o n t r a c t o r a c t i v i t i e s . T a s k 1 D e l i v e r a b l e s 1 . B u d g e t u p d a t e s , a s r e q u e s t e d T a s k 2 . B i d P e r i o d A s s i s t a n c e 2 . 1 - R e s p o n d t o B i d d e r ' s Q u e s t i o n s . T h i s t a s k i n c l u d e s r e s p o n s e t o p r o s p e c t i v e b i d d e r s q u e s t i o n s r e l a t e d t o t h e d e s i g n / c o n s t r u c t i o n o f t h e p r o j e c t . 2 . 2 - P r e p a r e A d d e n d a I f r e q u i r e d , a n a d d e n d u m w i l l b e p r e p a r e d t o i n c l u d e w i t h t h e p r o j e c t p l a n s / s p e c i f i c a t i o n s i n c l u d i n g i t e m s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e b i d p r o c e s s . T a s k 2 D e l i v e r a b l e s 1 . C o n f l u e n c e w i l l c o m p i l e q u e s t i o n s a n d p r e p a r e a r e s p o n s e t o b i d d e r ' s q u e s t i o n s i n a n d s u b m i t r e s p o n s e s e l e c t r o n i c a l l y v i a e m a i l . 2 . A d d e n d u m t o p l a n s / s p e c i f i c a t i o n s w i l l b e p r o v i d e d i n d i g i t a l f o r m a t a n d s u b m i t t e d t o C i t y f o r r e v i e w p r i o r t o s u b m i s s i o n t o b i d d e r s . T a s k 3 . C o n s t r u c t i o n A d m i n i s t r a t i o n 3 . 1 - P r e c o n s t r u c t i o n C o n f e r e n c e C o n f l u e n c e w i l l a t t e n d s i t e v i s i t a t t h e p r o j e c t s i t e t o d i s c u s s p r o j e c t s u p e r v i s i o n , o n - s i t e i n s p e c t i o n , p r o g r e s s s c h e d u l e a n d r e p o r t s , p a y m e n t s t o c o n t r a c t o r s , c o n t r a c t c h a n g e o r d e r s , i n s u r a n c e , s a f e t y , t r a f f i c c o n t r o l , a n d a n y o t h e r i t e m s p e r t i n e n t t o t h e p r o j e c t . 3 . 2 - C o n s t r u c t i o n S t a k i n g 1 C o n s t r u c t i o n s t a k i n g w i l l b e c o n d u c t e d f o r t h e p r o j e c t w i t h a t o t a l o f 5 s t a k i n g t r i p s . T h e k e y p r o j e c t e l e m e n t s l i s t e d b e l o w w i l l b e s t a k e d s u f f i c i e n t l y t o a l l o w c o n s t r u c t i o n o f t h e p r o j e c t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s . A . A c c e s s A g r e e m e n t l i m i t s o n w e s t s i d e o f c r e e k B . C h a n n e l R e a l i g n m e n t a n d b a n k s t a b i l i z a t i o n s t a t i o n i n g C . H i g h F l o w S w a l e a n d r o c k r e v e t m e n t . D . N e w b r i d g e E . G r a v e l t r a i l s e a s t o f c r e e k F . C o n c r e t e s i d e w a l k w e s t o f b r i d g e G . R a i n g a r d e n H . U t i l i t i e s a n d I r r i g a t i o n 3 . 3 - R e v i e w a n d S u b m i t s u b m i t t a l s t o C i t y T h e d e s i g n t e a m w i l l r e v i e w a l l s u b m i t t a l s t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e p r o j e c t p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s , i n c l u d i n g ; c o m p a c t i o n t e s t s r e s u l t s , c o n c r e t e r e p o r t s a n d t e s t s , c h a n n e l m a t e r i a l s p e c i f i c a t i o n s , l a n d s c a p e s c h e d u l e a n d m a t e r i a l s p e c i f i c a t i o n s , b r i d g e s h o p d r a w i n g s , m a t e r i a l a n d s p e c i f i c a t i o n s , p l a y g r o u n d e q u i p m e n t s h o p d r a w i n g s . 3 . 4 - R e v i e w a n d S u b m i t t o C i t y f o r a p p r o v a l o f f i e l d c h a n g e o r d e r C o n f l u e n c e w i l l r e v i e w c h a n g e o r d e r s r e q u e s t e d b y t h e c o n t r a c t o r a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y r e g a r d i n g t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f t h e r e q u e s t s . 3 . 5 - P r o v i d e a n d r e v i e w o f p l a n t i n g a n d i r r i g a t i o n s t a k i n g w i t h C i t y p r i o r t o i n s t a l l a t i o n T h e d e s i g n t e a m w i l l p r o v i d e s t a k i n g / f l a g g i n g o f p r o p o s e d p l a n t i n g s a n d i r r i g a t i o n l o c a t i o n s p r i o r t o i n s t a l l a t i o n . T h e C i t y w i l l b e n o t i f i e d a n d a s i t e v i s i t w i l l b e h e l d w i t h t h e C i t y t o r e v i e w p l a n p r i o r t o i n s t a l l a t i o n . 3 . 6 - P r o v i d e o n - s i t e i n s p e c t i o n o f c h a n n e l w o r k C o n f l u e n c e w i l l p r o v i d e o n - s i t e i n s p e c t i o n o f c h a n n e l w o r k t o e n s u r e t h e c h a n n e l i s c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s . 3 . 7 - P r o v i d e o n - s i t e i n s p e c t i o n o f b r i d g e i n s t a l l a t i o n C o n f l u e n c e w i l l p r o v i d e o n - s i t e i n s p e c t i o n o f c h a n n e l w o r k t o t h e b r i d g e i s c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s . 3 . 8 - A t t e n d w e e k l y p r o g r e s s m e e t i n g s C o n f l u e n c e w i l l a t t e n d u p t o 5 c o n s t r u c t i o n p r o g r e s s m e e t i n g s t o b e h e l d o n s i t e w e e k l y w i t h t h e c o n t r a c t o r a n d C i t y r e p r e s e n t a t i v e s . 3 . 9 - P e r f o r m F i n a l w a l k - t h r o u g h a n d p r e p a r e p u n c h l i s t C o n f l u e n c e a n d d e s i g n t e a m m e m b e r s w i l l a t t e n d a f i n a l w a l k - t h r o u g h m e e t i n g u p o n c o m p l e t i o n o f t h e p r o j e c t . A p u n c h l i s t o f i t e m s t o b e c o m p l e t e d b y t h e c o n t r a c t o r w i l l b e d e v e l o p e d a n d p r o v i d e d t o t h e C i t y a n d c o n t r a c t o r . 3 . 1 0 - S W P P P O v e r s i g h t a n d A d m i n i s t r a t i o n C o n f l u e n c e w i l l a d m i n i s t e r t h e S t o r m w a t e r P o l l u t i o n P r e v e n t i o n P l a n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p e r m i t o b t a i n e d f r o m t h e D e p a r t m e n t o f E n v i r o n m e n t a l Q u a l i t y . C o n f l u e n c e w i l l m a i n t a i n r e q u i r e d r e c o r d s a n d d o c u m e n t c h a n g e s , a s n e e d e d d u r i n g t h e c o n s t r u c t i o n p h a s e o f t h e p r o j e c t . 2 T a s k 3 D e l i v e r a b l e s 1 . A l l s u b m i t t a l s w i l l b e p r o v i d e d t o t h e C i t y u p o n r e v i e w b y t h e d e s i g n t e a m . S u b m i t t a l s w i l l b e p r o v i d e d i n . p d f f o r m a t v i a e m a i l . 2 . A l l c h a n g e o r d e r s w i l l b e p r o v i d e d t o t h e C i t y u p o n r e v i e w b y t h e d e s i g n t e a m . C h a n g e o r d e r s w i l l b e p r o v i d e d i n . p d f f o r m a t v i a e m a i l . 3 . A p u n c h l i s t w i l l b e c r e a t e d a f t e r t h e f i n a l w a l k - t h r o u g h a n d p r o v i d e d t o C i t y a n d c o n t r a c t o r i n . p d f f o r m a t v i a e m a i l . T a s k 4 . P r o j e c t C l o s e o u t 4 . 1 - P r e p a r e a s - b u i l t d r a w i n g s A s - b u i l t d r a w i n g s f o r t h e p r o j e c t w i l l b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h C i t y s p e c i f i c a t i o n s . T a s k 4 D e l i v e r a b l e s 1 . A s - b u i l t d r a w i n g s w i l l b e p r o v i d e d t o t h e C i t y i n . p d f f o r m a t . T a s k 5 . F E M A L O M R A p p l i c a t i o n 5 . 1 - U p d a t e a n d R e v i s e H E C - R A S m o d e l b a s e d o n a s - b u i l t s T h e H E C - R A S m o d e l p r e v i o u s l y d e v e l o p e d f o r t h e C L O M R a p p l i c a t i o n w i l l b e r e v i s e d a s n e c e s s a r y t o r e f l e c t t h e c o n s t r u c t e d p r o j e c t . 5 . 2 - P r e p a r e L O M R a p p l i c a t i o n b a s e d o n a s - b u i l t s T h e L O M R a p p l i c a t i o n w i l l b e p r e p a r e d b a s e d o n t h e a p p r o v e d C L O M R a p p l i c a t i o n w h i c h w i l l b e r e v i s e d a s n e c e s s a r y t o r e f l e c t t h e c o n s t r u c t e d p r o j e c t . 5 . 3 - E v a l u a t e p r o j e c t b a s e d o n p r e l i m i n a r y B o z e m a n C r e e k F l o o d p l a i n S t u d y T h e c o n s t r u c t e d p r o j e c t w i l l a l s o b e e v a l u a t e d u s i n g t h e H E C - R A S m o d e l f o r t h e p r e l i m i n a r y B o z e m a n C r e e k F l o o d p l a i n S t u d y i n o r d e r t o t i e i n t o t h e n e w m a p s t h a t a r e c u r r e n t l y b e i n g r e v i e w e d . 5 . 4 - R e s p o n d t o F E M A c o m m e n t s C o n f l u e n c e w i l l p r o v i d e r e s p o n s e s t o a n y c o m m e n t s r e c e i v e d d u r i n g t h e F E M A r e v i e w p r o c e s s . T a s k 5 D e l i v e r a b l e s 1 . L O M R A p p l i c a t i o n i n . p d f f o r m a t . 3 P r o p o s e d S u b c o n t r a c t o r s T D & H E n g i n e e r i n g C o n s t r u c t i o n S t a k i n g ( T a s k 3 . 1 ) D e s i g n 5 R e s p o n d t o b i d d e r ' s q u e s t i o n s ( T a s k 2 . 2 ) R e v i e w a n d S u b m i t s u b m i t t a l s ( T a s k 3 . 2 ) P r o v i d e a n d r e v i e w o f p l a n t i n g a n d i r r i g a t i o n s t a k i n g ( T a s k 3 . 4 ) F i n a l W a l k - t h r o u g h ( T a s k 3 . 8 ) V a u g h n E n v i r o n m e n t a l S e r v i c e s l n t r i n s i k R e v i e w a n d S u b m i t s u b m i t t a l s ( T a s k 3 . 2 ) P r o v i d e a n d r e v i e w o f p l a n t i n g a n d i r r i g a t i o n s t a k i n g ( T a s k 3 . 4 ) R e s p o n d t o b i d d e r ' s q u e s t i o n s ( T a s k 2 . 2 ) R e v i e w a n d S u b m i t s u b m i t t a l s ( T a s k 3 . 2 ) P r o v i d e o n - s i t e i n s p e c t i o n o f b r i d g e i n s t a l l a t i o n ( T a s k 3 . 6 ) F i n a l W a l k - t h r o u g h ( T a s k 3 . 8 ) P r e p a r e a s - b u i l t d r a w i n g s ( T a s k 4 . 1 ) 4 Cost Estimate A cost estimate for performing this additional scope of work is provided below. Bogert Park Construction Oversight Budget 1.1 1.21 Proiec t Tea m communications a Subtotal $220.oor $1~-$0.00 Bid Pe riod Assistance 2 .1 Respond to bidder's questions 8.00 9.60 3.00 $ 123 .00 $2,113.00 $2,11 3 .00 2 .2 Preoare addenda 6.00 $ -S570.00 $570.00 S ubtota l $O.oor s 1 330.oor $0.00 s o.oar S96o .oo r so.oar $270.oor s 123.oor s2 683 .oor s2 683.ool Construction Administration 3.1 Preconstructio n Site Visit 3 .00 $ $285.00 $285.00 3.2 Construction Staking (5 trips) 2.00 63.00 s 630.00 $7,120.00 $7,120.00 3.3 Re"1ew and Submit submittals to Ci ty (tests, repo rt s, landscape item s, shop dra'Nings) 6.00 16.00 2.00 3.00 s 204.00 $2,814.00 $2,814.00 3 .4 Re"1ew and Subm it to City fo r approva l of all fi eld and change order 8.00 ' s $760.00 $760.00 3.5 Provide and review of planting and irrigation staki ng 'with City pri or to installation 1.00 20 .59 8.00 s 247 .00 $2,812.00 $2,812.00 3.6 Provide On-site in spection of channel v,.,ork 40 .00 6.00 s 5 1.00 $4,361.00 $4,361.00 3.7 Provide On-site inspection of bridge ins ta llat ion 4 .00 2 1.40 s 214.00 $2,734.00 $2,734.00 3.8 Attend ~ekly progress meetings 10.00 s $950.00 S950.00 3.9 Perform Final v..ialk -through and prepare punch list 4 .00 3.00 3.00 $950.00 $950.00 3.4 SWPPP Owrsinh t and Administration 8.00 s S760.00 $760.00 Subtotal $0.00 $8 170,00 $0.00 $6 300.00 $4 040.00 $2 430.00 $1,260.00 $1 346,00 $23 546.00 $23 546.00 4 Proiect Close.Out 4 .1 Prena re as -built drawinns 6.00 16.00 5.00 s 50 .00 $2 240.00 <2 240.00 so.oar $570.oor $1120.00 s o.oar S5oo.oor so.oar s o.oar $5o.oor s2 240.oor $2 240.00 5 FEMA LOMR Aoolication 5.1 Update an d Re \Ase HEC-RAS model based on as-b uilts 8.00 s $760.00 $760.00 5.2 Prepare LO MR application based on as-builts 16.00 s $1 ,520.00 $1,520.00 5.3 Eva luate project based on preliminary Bozeman Creek Floodplain Study 30.00 s $2,850.00 $2,850.00 5.4 Resno nd to FEM A com ments 16.00 s S1 520.00 $1 520.00 $0.00 $6 650.00 $0 .00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $6 650.00 $6 650 .00 Subtotal $0 .00 $0 .00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0 ,00 $0 .00 $0 .00 $0 .00 Total Quantity 2.00 190 .00 16.00 63.00 55.00 28.59 17.00 $1,519.00 36669.00 $36,669.00 Total Cost $220 .00 $18,050.00 $1,1 20 .00 $6,300.00 $5,500.00 $2 ,430.00 $1,530.00 $ 1,519 .00 $ 36,669.00 $ 36,669.00 5