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HomeMy WebLinkAbout16- Amendment 2 to Task Order 3 - DOWL - Streets and Utilities Land Agent ServicesA M E N D M E N T # 2 T O T A S K O R D E R N U M B E R 0 3 I s s u e d u n d e r t h e a u t h o r i t y o f P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s M a s t e r T a s k O r d e r A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C i t y o f B o z e m a n a n d D O W L f o r : P r o f e s s i o n a l a n d t e c h n i c a l s e r v i c e s f o r t h e a c q u i s i t i o n o f r i g h t o f w a y , e a s e m e n t s a n d r e a l p r o p e r t y t o a l l o w f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f v a r i o u s s t r e e t a n d u t i l i t i e s i m p r o v e m e n t s w i t h i n t h e C i t y o f B o z e m a n T h i s A m e n d m e n t t o T a s k O r d e r N o . 3 i s d a t e d B o z e m a n ( C i t y ) a n d D O W L ( C o n t r a c t o r ) . _ _ _ _ _ , , , , J . . _ . l . P J . . . , ~ ~ - . . . _ _ l \ . , _ ~ _ _ _ _ _ , 2 0 ~ b e t w e e n C i t y o f T h e f o l l o w i n g r e p r e s e n t a t i v e s h a v e b e e n d e s i g n a t e d f o r t h e w o r k p e r f o r m e d u n d e r t h i s T a s k O r d e r : C i t y : B r i t F o n t e n o t C o n t r a c t o r : T o n y G a d d o , P . E . S C O P E O F W O R K : T h e s c o p e o f w o r k f o r T a s k O r d e r N o . 3 - A m e n d m e n t # 2 i s d e t a i l e d i n t h e a t t a c h e d P r o j e c t S c o p e o f S e r v i c e s . C O M P E N S A T I O N : C o n t r a c t o r s h a l l b e r e i m b u r s e d o n a t i m e a n d m a t e r i a l s b a s i s f o r t h e a d d i t i o n a l s e r v i c e s w i t h t h e o r i g i n a l b u d g e t i n c r e a s e d b y $ 1 9 , 3 3 5 . 0 0 , t o a r e v i s e d t o t a l c o s t n o t t o e x c e e d $ 6 0 , 7 0 5 . 0 0 . T h e t o t a l c o s t f o r T a s k O r d e r N o . 3 - A m e n d m e n t # 2 i s d e t a i l e d i n t h e a t t a c h e d P r o j e c t C o s t E s t i m a t e . C o n t r a c t o r s h a l l i n v o i c e n o m o r e o f t e n t h a n m o n t h l y f o r s e r v i c e s p r o v i d e d i n t h e p r i o r m o n t h . T h e p r o v i s i o n s o f t h e P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s M a s t e r T a s k O r d e r A g r e e m e n t a n d a n y S p e c i a l T e r m s a n d C o n d i t i o n s a n d / o r E x h i b i t s o r A t t a c h m e n t s t o t h i s T a s k O r d e r s h a l l g o v e r n t h e W o r k I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s a u t h o r i z e d t o c o m m i t r e s o u r c e s o f t h e c o m p a n i e s h a v e e x e c u t e d t h i s T a s k O r d e r : : : : ~ : r a ~ D a t e : ~ _ , _ , , _ f h ~ ~ ~ J A _ , _ _ . ~ " " - - - - - - F e d . I l ) . N o . 9 2 - 0 1 6 6 3 0 1 A p r i l 2 2 , 2 0 1 6 P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t f o r S t r e e t s a n d U t i l i t i e s L a n d A g e n t S e r v i c e s P r o j e c t S c o p e o f S e r v i c e s T a s k O r d e r N o . 3 A m e n d m e n t # 2 T h e C i t y o f B o z e m a n p l a n s t o c o n s t r u c t t h e N m t h ? 1 1 1 A v e n u e L i g h t i n g I m p r o v e m e n t s p r o j e c t , a n d r e q u i r e s t h e a c q u i s i t i o n o f p r i v a t e p r o p e 1 i y i n t e r e s t s , i n t h i s c a s e e a s e m e n t s , t o f a c i l i t a t e c o n s t r u c t i o n . T h i s T a s k O r d e r N o . 3 - A m e n d m e n t # 2 i s i n t e n d e d t o o u t l i n e t h e S c o p e o f S e r v i c e s t h a t D O W L w i l l p r o v i d e t o g e t t h a t p r o j e c t t o c o n s t r u c t i o n . T h e s c o p e o f t h i s p r o j e c t i n c l u d e s a c q u i r i n g p u b l i c a c c e s s a n d u t i l i t y e a s e m e n t s f o r t h e N . i h A v e n u e c o r r i d o r f r o m W . M a i n S t r e e t t o J u n i p e r S t r e e t . T h e N o 1 i h ? 1 1 1 A v e n u e L i g h t i n g I m p r o v e m e n t s p r o j e c t p l a n s a n d d o c u m e n t s s p l i t t h e p r o j e c t i n t o f o u r s e p a r a t e p h a s e s o f t h e p r o j e c t : P h a s e 1 : 1 - 9 0 t o J u n i p e r S t r e e t ( c o m p l e t e d ) ; P h a s e 2 : J u n i p e r S t r e e t t o D u r s t o n R o a d ; P h a s e 3 : D u r s t o n R o a d t o W . B e a l l S t r e e t ; P h a s e 4 : W . B e a l l S t r e e t t o W . M a i n S t r e e t . F o r t h i s R / W a c q u i s i t i o n p r o j e c t , D O W L w i l l c o n t i n u e n e g o t i a t i o n s t o o b t a i n e a s e m e n t s f o r 3 3 p r o p e 1 i i e s i n P h a s e 2 a n d 3 , c o n d u c t a d d i t i o n a l R / W r e s e a r c h i n P h a s e 1 t o d e t e r m i n e e x i s t i n g e a s e m e n t l o c a t i o n s , a n d w i l l c o n d u c t f m i h e r n e g o t i a t i o n s w i t h 2 p r o p e r t i e s i n P h a s e 4 t h a t p r e v i o u s l y h a d b e e n c l o s e d . U p o n a c c e p t a n c e o f t h i s T a s k , D O W L w i l l c o n t i n u e t o w o r k w i t h t h e p r o j e c t t e a m m e m b e r s a n d p r o p e 1 t y o w n e r s t o a c q u i r e e a s e m e n t s . T h e i n i t i a l t a s k o r d e r f o r t h i s p r o j e c t i n c l u d e d r e s e a r c h t i m e t o c o m p l e t e t h e n e c e s s a r y i n f m m a t i o n g a t h e r i n g p h a s e s o f t h e p r o j e c t a n d w i l l b e a u g m e n t e d w i t h t h i s a m e n d m e n t d u e t o o w n e r s h i p c h a n g e s . A d d i t i o n a l w o r k i s r e q u i r e d t o f i n i s h o u t t h e e a s e m e n t a c q u i s i t i o n p h a s e s f o r m u l t i p l e p r o p e 1 i i e s i n b o t h p h a s e s . D u e t o t h e t i m e c o n s u m i n g a c q u i s i t i o n n a t u r e w i t h a c q u i r i n g e a s e m e n t s v i a d o n a t i o n , a d d i t i o n a l t i m e i s r e q u i r e d t o c o m p l e t e t h i s w o r k f o r t h e r e m a i n i n g p a r c e l s . I n a d d i t i o n , a d d i t i o n a l M e m o r a n d u m o f A g r e e m e n t s ( M O U ) h a v e b e e n r e q u i r e d b y s o m e p r o p e 1 t y o w n e r s p r i o r t o s i g n i n g t h e e a s e m e n t d o c u m e n t s . D O W L w i l l p r e p a r e M O U ' s f o r p a r c e l s t h a t r e q u i r e s u c h i n f o r m a t i o n a n d w o r k w i t h t h e p r o j e c t t e a m m e m b e r s t o f i n a l i z e t h e M O U l a n g u a g e . E a s e m e n t d o c u m e n t s , p a r c e l e x h i b i t s , p l a t s , f i g u r e s , p r o p e 1 i y o w n e r c o n t a c t a n d o w n e r s h i p d a t a , a n d c o n s t r u c t i o n p l a n s w i l l b e p r o v i d e d b y t h e C i t y , u n l e s s n o t e d s p e c i f i c a l l y i n t h i s s c o p e . D O W L w i l l c o o r d i n a t e w i t h t h e C i t y s t a f f o n p r o j e c t p r o g r e s s a n d m e e t i n g s w i t h p r o j e c t t e a m m e m b e r s . T h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s w i l l b e c o n d u c t e d f o r A m e n d m e n t # 2 a s o u t l i n e d b e l o w i n a d d i t i o n t o t h e a c t i v i t i e s o u t l i n e d i n t h e o r i g i n a l t a s k o r d e r . D D W L P a g e 1 o f 2 A p r i l 2 2 , 2 0 1 6 1 . 0 P R O J E C T R E S E A R C H • P r o p e r t y o w n e r s h i p i n f o r m a t i o n f o r p a r c e l s i n P h a s e 1 , i n a n d a r o u n d t h e W e s t l a k e s A d d i t i o n w i l l b e o b t a i n e d . 2 . 0 P R O P E R T Y O W N E R C O N T A C T • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 3 . 0 T I T L E C O M M I T M E N T S • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 4 . 0 A P P R A I S A L S A N D R E V I E W A P P R A I S A L S • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 5 . 0 A C Q U I S I T I O N S • C o n d u c t m e e t i n g s w i t h p r o p e r t y o w n e r s t o a c q u i r e d o n a t e d e a s e m e n t s . • P r e p a r e M e m o r a n d u m o f U n d e r s t a n d i n g d o c u m e n t s f o r p r o p e 1 i y o w n e r s a s r e q u i r e d . 6 . 0 R E L O C A T I O N S E R V I C E S • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 7 . 0 C L O S I N G • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 8 . 0 F I N A L S U B M I T T A L A N D C L O S E O U T • A d d i t i o n a l w o r k i s n o t i n c l u d e d i n t h i s s c o p e . 9 . 0 P R O J E C T M A N A G E M E N T • A t t e n d c o o r d i n a t i o n m e e t i n g s w i t h p r o j e c t t e a m m e m b e r s . C O N T I N G E N C Y D u e t o t h e n a t u r e o f p r o p e 1 i y a c q u i s i t i o n w o r k , t h e t i m e r e q u i r e d t o w o r k w i t h i n d i v i d u a l p r o p e 1 i y o w n e r s v a r i e s s i g n i f i c a n t l y . T h e s c o p e o f s e r v i c e s a s d e t a i l e d i n t h i s d o c u m e n t i n c l u d e s a l l t h e n e c e s s a r y s t e p s t o a c q u i r e e a s e m e n t s f r o m p r i v a t e o w n e r s , b u t m u c h o f t h a t w o r k r e l i e s o n g o o d c o o p e r a t i o n a n d t i m e l y r e s p o n s e s f r o m a l l p a i i i e s . T h e c o n t i n g e n c y i t e m s e r v e s t o c a p t u r e t h e p o s s i b l e a d d i t i o n a l c o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e a c q u i s i t i o n p r o c e s s d u e t o c h a l l e n g i n g s i t u a t i o n s w i t h p r o p e 1 i y o w n e r s . P a g e 2 o f 2 D D W L " " " " " C i t v o f B o z e m a n R / W A c a u i s i t i o n : T a s k O r d e r N o . 3 P r o j e c t C o s t E s t i m a t e - - N . 7 t h A v e . L i g h t i n g - - A m e n d m e n t # 2 D A - · V P R O J E C T N O : 4 5 2 4 . 1 1 4 0 2 . 0 3 E S T . P R E P A R E D B Y : D O W L P A Y S C H . : T i m e a n d M a t e r i a l s - - N T E P r o j e c t R e a l E s t a t e M a n a g e r / R i g h t o f W a y T i t l e A s s i s t a n t P r o f e s s i o n a l A c t i v i t y T a s k s T o t a l H o u r s M a n a g e r C o o r d i n a t o r A g e n t S p e c i a l i s t C o o r d i n a t o r S u r v e y o r S u r v e y C r e w C l e r i c a l W O R K T O B E C O M P L E T E D 1 . 0 P R O J E C T R E S E A R C H O b t a i n a n d r e v i e w a v a i l a b l e c o n s t r u c t i o n p l a n s . O b t a i n a n d r e v i e w p r o p o s e d e a s e m e n t d o c u m e n t s . O b t a i n a n d r e v i e w a v a i l a b l e p r o j e c t d o c u m e n t a t i o n . O b t a i n c u r r e n t o w n e r s h i p i n f o r m a t i o n . 4 4 S U B T O T A L ( H O U R S ) 4 0 4 0 0 0 0 0 0 2 . 0 P R O P E R T Y O W N E R C O N T A C T C o m p i l e C o n t a c t I n f o r m a t i o n I N o t A p p l i c a b l e I n i t i a t e C o n t a c t I I W o r k o n A g r e e m e n t s S U B T O T A L ( H O U R S ) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 : 3 . 0 T I T L E C O M M I T M E N T S I N o t A p p l i c a b l e I ' S U B T O T A L I H O U R S l 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 . 0 A P P R A I S A L S A N D R E V I E W A P P R A I S A L S I N o t A p p l i c a b l e I S U B T O T A L ( H O U R S ) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 . 0 A C Q U I S I T I O N S C o n d u c t m e e t i n g s w i t h p r o p e r t y o w n e r s 7 3 1 7 2 P r e p a r e M e m o r a n d u m o f U n d e r s t a n d i n g D o c u m e n t s 1 1 1 8 2 S U B T O T A L ( H O U R S ) 8 4 2 8 0 0 0 0 0 0 2 6 . 0 R E L O C A T I O N S E R V I C E S I N o t A p p l i c a b l e I S U B T O T A L I H O U R S l 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 . 0 C L O S I N G C o m p l e t e f i n a l t i t l e t r a n s f e r d o c u m e n t s . 0 I N o t A p p l i c a b l e I S U B T O T A L I H O U R S l 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 . 0 F I N A L S U B M I T T A L A N D C L O S E O U T D e l i v e r C o m p l e t e d T i t l e T r a n s f e r D o c u m e n t s 0 P r o j e c t C l o s e o u t 0 I N o t A p p l i c a b l e I Q N Q C o f D e l i v e r a b l e s 0 S U B T O T A L ! H O U R S ) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 : 9 . 0 P R O J E C T M A N A G E M E N T P r o j e c t a d m i n i s t r a t i o n . 2 2 C o o r d i n a t i o n m e e t i n g s . 8 8 : S U B T O T A L I H O U R S l 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 C O N T I N G E N C Y N e g o t i a t i o n C h a l l e n g e s 8 4 4 8 0 T o t a l P r o j e c t H o u r s 1 8 2 6 1 7 4 0 0 0 0 0 q 1 D C J W L P a g e 1 o f 2 . . C O S T S U M M A R Y D I R E C T L A B O R H o u r s R a t e E x t e n s i o n R e a l E s t a t e M a n a g e r 6 1 5 0 . 0 0 9 0 0 . 0 C P r o j e c t M a n a g e r / C o o r d i n a t o r 1 7 4 1 0 5 . 0 0 1 8 , 2 7 0 . 0 0 R i g h t o f W a y A g e n t 0 0 . 0 C T i t l e S p e c i a l i s t 0 9 0 . 0 0 0 . 0 0 A s s i s t a n t C o o r d i n a t o r 0 1 2 0 . 0 0 0 . 0 ( P r o f e s s i o n a l S u r v e y o r 0 0 . 0 0 S u r v e y C r e w 0 0 . 0 0 C l e r i c a l 2 5 5 . 0 0 1 1 0 . 0 0 T O T A L H O U R S 1 8 2 T O T A L L A B O R $ 1 9 , 2 8 0 . 0 0 D I R E C T N O N L A B O R M i s c e l l a n e o u s ( B ! u e l i n e p r i n t s . m y t a r s . m u 1 t i r i t h p a p e r , t e l e p h o n e , p o s t a g e , m i s c . e q u i p m e n t r e n t a l , m a p s , p h o t o s , s u r v e y m t ! s . , d i s p l a y b o a r d s , e t c . ) U n i t Q u a n t i t v R a t e C o m o u t e r H o u r s P e r H o u r O . O C T i l l e c o m m i t m e n t s E a c h P e r P a r c e l O . O C V e h i c l e R e n t a l D a y s P e r D a y O . O i M i l e a a e M i l e s 5 5 P e r M i l e $ 1 . 0 0 5 5 . 0 A i r l i n e T r i o s T r i p s P e r T r i p 0 . 0 L o d g i n g D a y s P e r D a y 0 . 0 M e a l s D a y s P e r D a y 0 . 0 ( T O T A L D I R E C T N O N L A B O R $ 5 5 . 0 ( O U T S I D E S E R V I C E S A N D S U B C O N T R A C T S ( L U M P S U M \ R / W A p p r a i s a l s R / W R e v i e w A p p r a i s a l s ~ T O T A L O U T S I D E S E R V I C E S A N D S U B C O N T R A C T S R E C A P I T U L A T I O N T o t a l D i r e c t L a b o r T o t a l D i r e c t N o n L a b o r T o t a l O u t s i d e S e r v i c e s & S u b c o n t r a c t s ~ T O T A L E S T I M A T E D A M E N D M E N T # 2 C O S T ( N T E ) T O T A L C U R R E N T C O N T R A C T C O S T I N T E l T O T A L E S T I M A T E D C O S T ( N T E ) 0 D C J W L P a g e 2 o f 2