Loading...
HomeMy WebLinkAbout2-4-16 Draft Board of Ethics Minutes    BOARD OF ETHICS  The Board of Ethics of the City of Bozeman met in the Madison Room, City Hall at 121 North Rouse on Thursday,  January 4th at 4:00 PM. Present were Board members Chris Carraway, Melissa Frost, and Mary Jane McGarity. Staff  present were City Manager Chris Kukulski, City Attorney Greg Sullivan, and Executive Assistant Robin Crough. Betsy  Webb with Montana State University was also in attendance.  1. CALL MEETING TO ORDER  Meeting called to order at 4:10 PM – Madison Room, City Hall, 121 North Rouse by Chair Carraway.  2. CHANGES TO THE AGENDA  M. Frost inquired about the effect of Billings’ recent ethics actions on Bozeman, if any. C. Kukulski stated that  Billings contacted him a few months prior. Billings weighed the pros and cons of their current program vs. the  state, and went with the state. G. Sullivan added that there was an issue of complaints, with concern of local  politics playing a role in the process, and how the complaint was adjudicated at the local level. Now City of Billings  complaints will default to state law, which puts it to the Yellowstone County Attorney. C. Carraway also added that  Billing’s ethics board was not being viewed as independent. The questions was asked, how would that work in  Bozeman? It was deemed that the City would probably hire outside counsel because of conflict (dependent on the  situation). In Bozeman, the board has the authority to make the findings, not the punishment, but it may have  been different in Billings. Bozeman has a many‐year foundation of a successful ethics program prior to any  complaints. This foundation did not exist in Billings, as it was politicized early. M. Frost asked what the implications  are for the City. C. Kukulski stated that the City Charter mandates the board, so we don’t have a choice to disband.  If the elected body doesn’t like the setup, they would need to amend the Charter, which is unlikely to happen. B.  Webb recommended speaking with Dan Clark at MSU’s Local Government Center for further information. C.  Carraway noted that as long as Bozeman continues to have three apolitical citizens on the board, the City should  be fine. C. Kukulski confirmed that he did not anticipate any change.  3. PUBLIC COMMENT  Chair Carraway opened public comment.  No person commented.  Chair Carraway closed public comment.  4. APPROVAL OF MINUTES – NOVEMBER 12, 2015  C. Carraway motioned to approve the minutes as submitted from November 12, 2015. M. Frost seconded the  motion. The motion passed 3‐0.  5. ACTION ITEMS  A. Disclosure of Information or Comments Received (Carraway)  None.  B. City Attorney’s Update (Sullivan)    No new items since the November 12, 2015 meeting.      C. Recommendation for the City’s 2016 Annual Ethics Training (Crough/Kukulski)  Out of the City’s High Performance Organization (HPO) group and Betsy Webb’s work, a group of HPO members  decided to be proactive and dig deeper into the outcomes, and what the City can do to move the needle even  further. The group is a result of the survey results, specifically bringing the City’s attention to the issue of Big E and  Little e ethics. Many ethics issues were in fact personnel, morale, or assumption issues. The approach the City  wants to take with Betsy is to make that a significant piece of the training for 2016. The City also wants to return to  face‐to‐face training this year, with scenario‐based discussions. The intent is to be productive and enjoyable.  Online is good every 5 years or so. The plan is to tap into MSU’s Masters of Public Administration (MPA) program  to see where we can integrate and form a partnership. The City is looking at the fall instead of spring. C. Kukulski  asked the board for their feedback.  B. Webb added to the discussion. Initially the idea was to do the training in tandem with the rollout of the  Employee Handbook, but that will not be pursued. Now that the size of groups isn’t at issue, the groups can go up  to 40. B. Webb loved the idea of bringing in MPA students, and Eric Austin loved the idea as well. B. Webb will be  there to conduct the training, but the students will be involved as an educational experience. If the students write  the experience up as an engagement process, this will be the third research project done with ethics work. What  everyone has learned so far has informed how we have gone forward.  C. Carraway stated the idea of always making the training different is very good. M. Frost added that not just the  difference is important, but the buy‐in. How do we make this a part of what everyone thinks and does? This can be  accomplished by adding value each time, and in this case it’s bringing in the students, so it becomes normal.  C. Kukulski noted that the plan is to deliberately approach the boards differently, based on feedback. There are  options between B. Webb and Dan Clark with the MSU Local Government Center. B. Webb discussed making a  video with D. Clark and the Local Government Center that covers board ethics issues, and then each one of the  boards watches the video. G. Sullivan added it would be helpful to have a staff or Commission liaison there to  facilitate. This can also help the Local Government Center have a product that they can use elsewhere in the state.  C. Kukulski noted that there is also a need for training on normal board issues. G. Sullivan mentioned that a 45  minute video on state law, open meetings, and Roberts Rule of Order, followed by liaison‐driven training with a  few scenarios would be ideal. C. Kukulski noted that this can be added to the budget. C. Carraway noted that while  this may seem like a small change, the boards will get a lot more out of it. C. Kukulski determined he will speak  with Dan Clark about pulling this off.   M. McGarity asked if there is any benefit to bringing the boards together. B. Webb noted that the last time they  brought them together there was definitely significant pushback from the boards to come, but once they got there  and were engaged it was fine. C. Kukulski stated there were pros and cons, but the City will work with D. Clark and  see which he thinks will work better. The Local Government Center, Montana League of Cities and Towns (MLCT),  and the Montana Municipal Interlocal Authority (MMIA) have been working together around the state recently, as  they are trying to help prop up and build up the value of the Local Government Center. B. Webb mentioned that  she thinks they are fully funded for the time being.   M. Frost asked that if we know the boards don’t want to go to extra meetings, and we know they want relevant  training, any details on what they actually want? B. Webb noted that Brian Close provided accurate feedback. C.  Kukulski believes they just want different scenarios. M. McGarity stated that some boards are more prone to  having an ethics influence. M. Frost added that she would be interested in feedback after the training from them,  and to tailor it to them in the future. C. Carraway added that we must make it useful where boards can actually  learn something. M. Frost agrees that it feels like it is strongly weighted towards the staff.      M. McGarity asked if there was an example of a board with an ethics violation. The consensus was absolutely, so  we will bring in fresh examples. M. McGarity was curious as to who thought the training was a waste of time, as  that would be helpful for tailoring. It may also be worth the effort to tailor a training to those on boards without  obvious risk of violations.   B. Webb stated it is important to remind people why they’re in the room. The citizens of Bozeman added this when  they rewrote the charter. G. Sullivan added that if we are to group boards, we should be strategic about grouping,  for example, quasi‐judicial vs. judicial, so we can tailor the scenarios. C. Carraway stressed adding in some practical  training, introducing them to something that they know is relevant. G. Sullivan added that they are constantly  asking for this. C. Kukulski noted that the Parking Commission has recently had a number of challenging issues. He  also added that we need to have at least one catch‐all for those who don’t make it or can’t attend.  B. Webb inquired if any board members had been let go for not completing the training. G. Sullivan responded no.  C. Carraway believed that last time a list was made of first‐time offenders and repeat offenders.   G. Sullivan asked whether the City wanted to do anything survey‐like in order to keep the frequency of data  coming in. B. Webb wasn’t sure since we haven’t extensively gone back and told everyone the results. G. Sullivan  noted that the HPO group was supposed to relay the results to their staff, as that was the intent whether or not  they did it. He was unsure of the result of that, so it needs to be brought back up at HPO. C. Kukulski added that we  need to be prepared for when they get asked. G. Sullivan stated it needs to be an agenda item, and that C. Winn  needs to get a ping to add it to HPO. M. Frost believes that the City needs to overdo the communication about the  results. As for specifics of the training, B. Webb believes we have a good benchmark number, and that we don’t  need to ask the same questions again for another three years at the earliest. 2017/18 would be the next time to  provide similar training.  B. Webb also asked about bringing this information to the citizens. C. Kukulski mentioned the National Citizen  Survey (NCS) that the City recently conducted. There were no specific ethics questions, but there were service  questions. He was nervous as to whether the results would be swayed by the Bearcat, but the results were much  more positive. The group had further discussion on the NCS results.  B. Webb added that the issue of defining ethics with this year’s training is timely, especially the difference between  policy and ethics. C. Kukulski will push the NCS results hard with the media. B. Webb stated the action steps. D.  Clark needs to be looped in, so she, R. Crough, or C. Kukulski will reach out to him. The City will use the HPO team  to bring in scenarios (and we will default to C. Winn on how we want to manage that, possibly through a  committee). The training should ideally happen between September and mid‐October. There will probably be 10‐ 12 MPA students total participating.  6. FYI/DISCUSSION  A. Upcoming Schedule  C. Carraway stated that the next meeting should be three months out unless there is an ethics issue, which would  be May. Then the next meeting would be in October. Tuesday, May 17th at 4:15 PM was confirmed.  7. ADJOURNMENT  C. Carraway adjourned the meeting at 4:52 PM.      This meeting is open to all members of the public. For more information, please contact Robin Crough, Executive  Assistant, at 582‐2306.  Committee meetings are open to all members of the public. If you have a disability and require assistance, please  contact our Interim ADA Coordinator, Assistant City Manager Chuck Winn at 582‐2307 (TDD 582‐2301).